Процессы коммуникации в администрации Новгородского муниципального района

11) организация утилизации и переработки бытовых и промышленных отходов;

12) утверждение схем территориального планирования Новгородского муниципального района, утверждение подготовленной на основе схемы территориального планирования Новгородского муниципального района документации по планировке территории, ведение информационной системы обеспечения градостроительной деятельности, осуществляемой на территории Новгородского муниципального района, резервирование и изъятие, в том числе путем выкупа, земельных участков в границах Новгородского муниципального района для муниципальных нужд;

13) выдача разрешений на установку рекламных конструкций на территории муниципального района, аннулирование таких разрешений, выдача предписаний о демонтаже самовольно установленных вновь рекламных конструкций на территории муниципального района, осуществляемые в соответствии с Федеральным законом от 13.03.2006 №38-ФЗ "О рекламе";

14) формирование и содержание муниципального архива, включая хранение архивных фондов поселений;

15) содержание на территории Новгородского муниципального района межпоселенческих мест захоронения, организация ритуальных услуг;

16) создание условий для обеспечения поселений, входящих в состав Новгородского муниципального района, услугами связи, общественного питания, торговли и бытового обслуживания;

17) организация библиотечного обслуживания населения межпоселенческими библиотеками, комплектование и обеспечение сохранности их библиотечных фондов;

18) создание условий для обеспечения поселений, входящих в состав Новгородского муниципального района, услугами по организации досуга и услугами организаций культуры;

19) создание условий для развития местного традиционного народного художественного творчества в поселениях, входящих в состав Новгородского муниципального района;

20) организация и осуществление мероприятий по гражданской обороне, защите населения и территории Новгородского муниципального района от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера;

21) создание, развитие и обеспечение охраны лечебно-оздоровительных местностей и курортов местного значения на территории Новгородского муниципального района;

22) организация и осуществление мероприятий по мобилизационной подготовке муниципальных предприятий и учреждений, находящихся на территории Новгородского муниципального района;

23) осуществление мероприятий по обеспечению безопасности людей на водных объектах, охране их жизни и здоровья;

24) создание условий для развития сельскохозяйственного производства в поселениях, расширения рынка сельскохозяйственной продукции, сырья и продовольствия, содействие развитию малого и среднего предпринимательства, оказание поддержки социально ориентированным некоммерческим организациям, благотворительной деятельности и добровольчеству;

25) обеспечение условий для развития на территории Новгородского муниципального района физической культуры и массового спорта, организация проведения официальных физкультурно-оздоровительных и спортивных мероприятий Новгородского муниципального района;

26) организация и осуществление мероприятий межпоселенческого характера по работе с детьми и молодежью;

29) осуществление в пределах, установленных водным законодательством Российской Федерации, полномочий собственника водных объектов, установление правил использования водных объектов общего пользования для личных и бытовых нужд.

30) осуществление отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления Новгородского муниципального района федеральными и областными законами;

31) реализация иных полномочий в соответствии с федеральными и областными законами, Уставом муниципального образования.

Администрация Новгородского муниципального района по поручению Думы Новгородского муниципального района или по согласованию с ней принимает к своему рассмотрению любой вопрос местного значения Новгородского муниципального района, за исключением вопросов, находящихся в исключительной компетенции Думы Новгородского муниципального района

Администрация Новгородского муниципального района, при необходимости, создает ведомственные, межведомственные и иные комиссии для обеспечения осуществления своих полномочий.

Администрация Новгородского муниципального района осуществляет муниципальные заимствования от имени Новгородского муниципального района.

Администрация Новгородского муниципального района принимает решения об образовании земельного участка, в состав которого в первую очередь включаются неиспользуемые земельные участки и земельные участки худшего качества с их оценкой по кадастровой стоимости, выделенные из земельных долей, собственники которых не распоряжались ими в течение трех и более лет с момента приобретения прав на земельную долю (невостребованные земельные доли).

Глава Новгородского муниципального района является по должности Главой администрации Новгородского муниципального района, руководит ее деятельностью на принципах единоначалия.

Глава Новгородского муниципального района подконтролен и подотчетен населению и Думе Новгородского муниципального района.

Глава Новгородского муниципального района избирается населением Новгородского муниципального района на основе всеобщего равного прямого избирательного права при тайном голосовании в порядке, определенном областным законом 18.09.2002 № 69-ОЗ «О выборах Глав муниципальных образований».

Схема организационной структуры Администрации Новгородского муниципального района приведена в Приложении 1.

Организационная структура Администрации Новгородского муниципального района относится к линейно-функциональному типу.

В связи с этим можно сказать, что с одной стороны, нагрузка распределена равномерно и незначительна для главы муниципального образования, подразделения выполняют конкретные функции в своей сфере деятельности, но с другой стороны, не всегда достаточно точно определена ответственность за принимаемые решения, возможны конфликты между подразделениями за использование бюджетных средств.

Можно отметить следующие характерные особенности структуры управления Администрации Новгородского муниципального района:

- подразделения выполняют широкий спектр функций в рамках своей компетенции;

- подразделения обладают необходимыми полномочиями для выполнения своих функций;

- каждое подразделение несет ответственность в рамках своей компетенции;

- численность сотрудников сильно различается от отдела к отделу - часть подразделений нуждается в дополнительных кадрах, в то время как в других, возможно, необходимы сокращения численности персонала.

Подразделением Администрации Новгородского муниципального района, которое занимается кадровыми вопросами, является комитет муниципальной службы.

Задачи комитета:

* организационное обеспечение деятельности Главы муниципального района, Думы Новгородского муниципального района, Администрации муниципального района;

* обеспечение взаимодействия Администрации муниципального района с органами местного самоуправления поселений, иными органами по вопросам реализации законодательства о местном самоуправлении;

* обеспечение выполнения задач, определенных избирательным законодательством для органов местного самоуправления;

* организация, в соответствии с действующим законодательством, муниципальной службы в Администрации муниципального района, осуществление кадровой работы;

Комитет муниципальной службы находится в подчинении Первого Заместителя Главы Администрации Новгородского муниципального района.

Конкретную функцию по управлению персоналом осуществляет сектор кадровой работы.

Сектор кадровой работы является подразделением Администрации района, образованным для обеспечения деятельности администрации, ведения кадрового делопроизводства, обеспечения единой кадровой политики администрации, организации повышения квалификации муниципальных служащих, прогнозирования и планирования потребностей в кадрах.

2.2 Кадровая характеристика Администрации Новгородского района

В Администрации Новгородского муниципального района работает 98 человек. Персонал учреждения можно классифицировать по нескольким категориям.

Во-первых, персонал Администрации Новгородского муниципального района разделяется на руководителей и специалистов.

К категории руководителей относится Глава Администрации и руководители комитетов и отделов.

Также персонал Администрации Новгородского муниципального района разделяется на категории муниципальных должностей.

В таблице 1 представлена характеристика персонала Администрации Новгородского муниципального района по категориям муниципальных должностей.

Таблица 1

Характеристика персонала Администрации Новгородского муниципального района по муниципальным должностям в 2010-2011 году

Категория должности	2010 год	2011 год	Изменения
			Чел.	%
Высшие должности муниципальной службы	6	5	-1	-16,7
Главные должности муниципальной службы	9	9	-	-
Ведущие должности муниципальной службы	43	42	-1	-2,3
Старшие должности муниципальной службы	22	21	-1	-4,5
Младшие должности муниципальной службы	2	2	-	-
Итого	82	79	-3

В 2011 году произошло сокращение численности персонала Администрации Новгородского муниципального района. Была сокращена численность высших ведущих и старших должностей муниципальной службы - на 3 человека.



Рис. 2. Динамика численности персонала Администрации по должностям муниципальной службы

Далее дадим характеристику персонала управления по полу, возрасту и уровню образования. Эти данные, на наш взгляд, также целесообразно представить в разрезе муниципальных должностей. Половозрастная характеристика персонала Администрации Новгородского муниципального района приведена в таблице 2-3.

Таблица 2

Возрастная характеристика персонала Администрации Новгородского муниципального района в 2010 году по должностям муниципальной службы

Группы должностей	Пол	Возраст
	Мужской	Женский	до 30	31-35	36-40	41-45	46-50	51-55	56-60	старше 60
Высшие	3	2	0	0	0	0	2	3	0	0
Главная	2	7	1	0	3	0	0	2	2	1
Ведущая	6	37	5	6	6	5	6	9	5	1
Старшая	3	19	9	6	1	1	0	5	0	0
Младшая	-	3	1	0	1	0	1	0	0	0
Всего:	14	68	16	12	11	6	9	19	7	2

В 2010 году численность мужчин составляла 17% от общей численности персонала - 14 человек. Основная возрастная категория персонала Администрации Новгородского муниципального района в 2010 году - сотрудники в возрасте от 51 до 55 лет, что является скорее отрицательным фактором, однако среди служащих также есть и молодежь - 28 человек в возрасте до 35 лет.

Таблица 3

Качественная характеристика персонала Администрации Новгородского муниципального района в 2011 году по должностям муниципальной службы

Группы должностей	Пол	Возраст
	Мужской	Женский	до 30	31-35	36-40	41-45	46-50	51-55	56-60	старше 60
Высшие	3	2	0	0	0	0	2	3	0	0
Главная	2	7	1	0	3	0	0	2	2	1
Ведущая	6	36	5	6	6	5	6	8	5	1
Старшая	3	18	9	5	1	1	0	5	0	0
Младшая	-	2	1	0	0	0	1	0	0	0
Всего:	14	65	16	11	10	6	9	18	7	2

Половозрастная характеристика персонала Администрации Новгородского муниципального района позволила выяснить, что соотношение мужчин и женщин среди работников организации в 2011 году изменилось незначительно - доля мужчин выросла до 18%.

По возрастным характеристикам изменений также практически не происходило.

На рисунке 3 показана динамика персонала по полу.



Рис. 3. Динамика персонала Администрации Новгородского муниципального района по полу

Из диаграммы видно, что численность женщин за два года снизилась на 3 человека, а численность мужчин не изменилась. При этом в структуре должностей соотношение по полу претерпело изменения в 2011 году - снизилась численность женщин на ведущих, главных и младших должностях.

Рис. 4. Характеристика персонала Администрации Новгородского муниципального района по возрасту в 2010-2011 гг.

В 2011 году по сравнению с 2010 годом только по возрастным группам до 30 лет, 41-45 лет, 46-50 лет, 56-60 лет и старше 60 лет численность персонала осталась неизменной. Численность персонала по остальным категориям сократилось на 1 человека, всего на 3 человека. На наш взгляд, это не сказалось отрицательно на возрастной структуре персонала Администрации Новгородского муниципального района, так как соотношение возрастных категорий практически не изменилось, и в 2011 году основная доля персонала находилась в возрасте до 46 лет, что говорит о хороших перспективах для Администрации Новгородского муниципального района в том случае, если будут приняты меры по удержанию и развитию молодых служащих.

Далее необходимо дать характеристику персонала по уровню образованию в динамике за 2 года. Данные представлены в таблице 4.

Таблица 4

Характеристика персонала Администрации Новгородского муниципального района по образованию в 2010-2011 гг.

Образование	2010 год	2011 год
Среднее специальное	-	-
Неполное высшее	-	-
Высшее	82	79
Итого	82	79

Образовательная структура персонала характеризуется очень хорошо - все служащие Администрации имеют высшее образование. То есть в 2010 и в 2011 году доля сотрудников с высшим образованием составляла 100%.

Последней характеристикой является оценка стажа служащих Администрации. Она представлена на рисунке 5.



Рис. 5. Характеристика служащих Администрации Новгородского муниципального района по стажу работы

коммуникация управление персонал администрация

Персонал Администрации является достаточно опытным, хотя обращает на себя внимание неравномерность распределения персонала по стажу - наибольшая численность служащих со стажем работы от 5 до 10 лет а также стажем работы от 20 до 25 лет.

Подводя итог проведенной характеристике служащих Администрации Новгородского муниципального района можно сделать вывод, что в 2011 году качественная характеристика служащих была удовлетворительной, а сокращение численности персонала, вызванное мероприятиями по оптимизации численности персонала, не нарушила эффективной работы Администрации Новгородского муниципального района.

2.3 Анализ коммуникационных процессов в системе управления персоналом в Администрации Новгородского района

Коммуникационные процессы, проходящие в Администрации, оказывают влияние на все элементы работы, в том числе на систему управления персоналом. Цель данного раздела - провести анализ влияния коммуникационных процессов на эффективность работы с персоналом.

Система коммуникаций в Администрации Новгородского муниципального района включает в себя следующие элементы (рисунок 6).

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 6. Элементы системы коммуникаций Администрации

Дадим характеристику перечисленных элементов.

В Администрации Новгородского муниципального района, как и в любой организации, протекают различные коммуникационные процессы. Их можно разделить на внутренние и внешние коммуникации.

Внутренние коммуникации - это информация, которая передается сотрудниками организации друг другу, т.е. внутри Администрации. При этом внутренние коммуникации подразделяются формальные и неформальные. Формальные коммуникации в свою очередь включают в себя горизонтальные, вертикальные и диагональные связи. Внешние коммуникации - это контакты организации с внешней средой, получаемая оттуда информация и передаваемые контактным аудиториям сведения.

Горизонтальные коммуникации в Администрации Новгородского муниципального района - это связи между линейными руководителями одного уровня, а также между работниками различных подразделений. Интенсивность коммуникационных процессов, происходящих на одном уровне управления, зависит от того, насколько взаимосвязанной является деятельность подразделений, осуществляющих горизонтальные коммуникации.

Горизонтальные коммуникации в Администрации Новгородского муниципального района осуществляются путем запросов со стороны линейных руководителей о предоставлении им необходимой информации, а также в простом обмене информацией между подразделениями.

Внутри различных отделов Администрации Новгородского муниципального района коммуникационные процессы протекают по схеме «всеканальной» коммуникационной сети.

Информация, передаваемая при осуществлении горизонтальных коммуникаций, может быть искажена из-за существования внутренних барьеров, препятствующих эффективному обмену информацией между линейными руководителями.

При осуществлении горизонтальных коммуникаций обратная связь осуществляется в виде обоюдного обмена информацией и совместной выработки решений. Результатом горизонтальных коммуникаций является улучшение или ухудшение работы участников коммуникационного процесса, в зависимости от полученной ими информации. Если данная информация являлась продуктивной и достоверной, то она должна помочь сотрудникам организации в работе. Если же информация была недостоверной и неправильной, то она может повредить работе и привести к выполнению лишних, дублирующихся и несвоевременных работ.

Горизонтальные связи в Администрации Новгородского муниципального района носят линейный характер.

Вертикальные коммуникации в Администрации Новгородского муниципального района - это связь между главой Администрации и линейными руководителями, а также коммуникации между руководителями различных отделов и их подчиненными.

Вертикальные коммуникации между главой Администрации и линейными руководителями осуществляется в двух направлениях. По нисходящей информация от главы Администрации поступает к руководителям комитетов и отделов в форме ежедневных запросов о ходе выполнения работ и получении от них текущей информации. По восходящей линейные руководители направляют главе сельсовета доклады о своей работе и дают отчеты о выполнении порученных им заданий.

Такая связь представляется достаточной при отсутствии помех на пути передачи информации снизу вверх и сверху вниз. Для устранения помех в Администрации Новгородского муниципального района принято получать все распоряжения лично у главы Администрации, и все важные вопросы согласовывать непосредственно с ним. Это обеспечивает передачу информации без посредников и, следовательно, снижает риск ее искажения.

Коммуникационной сетью при осуществлении вертикальных коммуникаций в Администрации Новгородского муниципального района является сеть «Y», при которой участники коммуникационного процесса взаимодействуют не между собой, а лишь общаются с одним участником коммуникационного процесса, расположенном в центре сети. В данном случае глава Администрации собирает у себя всю полученную от линейных руководителей информацию, не распространяя ее среди других участников коммуникационного процесса. Такой сбор информации позволяет главе Администрации осуществлять оперативное управление организацией.

Что касается вертикальных коммуникаций между линейными руководителями и их подчиненными, то они осуществляются также в форме запросов о ходе выполнения работ со стороны руководителей подразделений и предоставления отчетов со стороны работников. При этом по нисходящей линейными руководителями может передаваться информация, которая исходит непосредственно от них, а могут передаваться распоряжения главы Администрации, касающиеся непосредственных исполнителей и выполняемой ими работы.

В таких подразделениях Администрации Новгородского муниципального района, как бухгалтерия, информация передается функциональным руководителем отдельно по каждому подчиненному в зависимости от выполняемой тем работы. Эта информация передается также по коммуникационной сети «Y».

Обратная связь при осуществлении вертикальных коммуникаций проявляется в виде передачи подчиненными руководителю того, как они намереваются решать возникшую проблему. Результатом вертикальных коммуникаций является выполнение приказов и распоряжений, поступивших сверху. Об эффективности коммуникаций можно судить по данным результатам - если работа выполнена качественно и соответствует распоряжению руководителя, то, значит, коммуникационный процесс протекал эффективно. Если же нет, значит, существовали какие-то помехи, помешавшие адекватному восприятию переданной информации.

Для устранения помех и искажений при передаче информации при осуществлении вертикальных коммуникаций линейных руководителей со своими подчиненными приняты непосредственные контакты руководителей с исполнителями работ, что также способствует улучшению обратной связи и повышению результативности работы.

Диагональные коммуникации - это связь линейных руководителей с сотрудниками подразделений, не находящихся в их подчинении и связь сотрудников подразделений с другими линейными руководителями.

Обратной связью при диагональных коммуникациях является обмен информацией между различными подразделениями, а результатом - изменение деятельности подразделений вследствие полученной информации или распоряжений.

Кроме того, в Администрации Новгородского муниципального района существуют еще и неформальные коммуникации. Они осуществляются в рамках различных неформальных групп, возникающих между работниками организации вследствие личных симпатий и привязанностей. Коммуникационные сети и коммуникационные стили в рамках неформальных групп различны и зависят от количества участников неформальной группы, направления общения между ее членами и наличия внутри группы неформального лидера, осуществляющего общую координацию деятельности данной группы.

Каналы коммуникации, используемые в Администрации Новгородского муниципального района, различаются в зависимости от участников коммуникационного процесса.

При осуществлении внутренних коммуникаций в Администрации используются такие каналы, как телефонная связь и различные письменные носители информации - приказы, распоряжения, отчеты, различного рода справки и т.д. Однако самым распространенным и эффективным является канал прямой связи, т.е. непосредственный контакт источника информации и ее получателя. Такой канал исключает помехи и искажения.

Приказы и распоряжения используются при вертикальных нисходящих коммуникациях, а отчеты и доклады - при вертикальных восходящих и при горизонтальных коммуникациях.

При диагональных коммуникациях чаще всего используется телефонная связь.

При осуществлении контактов с внешней средой в Администрации Новгородского муниципального района широко используется еще и такое средство, как компьютер. При помощи компьютера сотрудники организации могут получить любую информацию из внешней среды, при этом такое средство обеспечивает хорошую обратную связь.

Кроме того, при контактах с внешней средой используются также телефон, факс и различная деловая документация.

Средства коммуникации в Администрации Новгородского муниципального района можно разделить на вербальные и невербальные. Виды вербальной коммуникации: устная, письменная речь, слушание. Невербальная коммуникация - это документация, электронная почта, печатные и электронные носители информации, а также особенности поведения человека в процессе коммуникации.

Методы коммуникации, используемые в Администрации Новгородского муниципального района весьма различны, они отличаются в зависимости от используемого типа и средства коммуникаций, как показано в таблице 5.

Таблица 5

Методы коммуникаций, используемых в Администрации

Тип и средство коммуникации	Основные методы коммуникации
Устная	Конференции, совещания, доклады, презентации, групповое обсуждение, встречи один на один, неформальные беседы, собеседования
Письменная	Письма, меморандумы, отчеты, письменные доклады, записки, правила и процедуры, приказы, электронная почта
Невербальная	Поведение человека: гримасы лица, взгляд, интонация, тембр голоса, поза

Роль коммуникаций в системе управления персоналом Администрации Новгородского муниципального района может быть отражена с помощью рисунка 7.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 7. Коммуникационные технологии в системе управления персоналом Администрации Новгородского муниципального района

Коммуникации в системе подбора, отбора и найма персонала включают в себя:

- контакты с организациями, осуществляющими подбор персонала;

- контакты с кандидатами на вакантную должность в процессе подбора;

- собеседования в процессе отбора;

- анализ информации о кандидатах, как устной, так и письменной;

- контакты с руководителями подразделений, в которые осуществляется подбор персонала.

Коммуникации в процессе формирования корпоративной культуры Администрации - это:

- доведение путем различных средств и методов правил поведения и морали муниципальных служащих;

- информирование о целях и ценностях Администрации;

- обеспечение обратной связи со служащими.

Коммуникации для управления конфликтами включают в себя:

- контакты с участниками конфликта;

- контакты с наблюдателями конфликта и руководителем сотрудников, конфликтующих в процессе межличностного или межгруппового конфликта;

- анализ вербальной и невербальной информации, полученной из различных источников о сути конфликта;

- диалоги в процессе разрешения конфликта;

- участие в подготовке письменной документации (например приказов) о разрешении конфликтов.

Коммуникации в процессе взаимодействия руководителей и подчиненных:

- беседы о стиле руководства, используемого руководителями;

- разработка правил дистанционного и личного общения в конкретных коллективах.

Коммуникации для управления поведением персонала - это:

- разработка письменных стандартов поведения персонала;

- беседы с нарушителями дисциплины;

- подготовка документов по результатам дисциплинарного анализа и доведение их до служащих.

В состав коммуникаций для проведения организационных изменений входят:

- проведение информационной кампании об организационных изменениях: беседы с персоналом, с руководителями, подготовка приказов и информационных листков;

- беседы с сотрудниками, которые сопротивляются организационным изменениям;

- обеспечение диалога между руководителями и служащими.

Для анализа того, как именно осуществляется передача коммуникаций в Администрации Новгородского муниципального района, было проведено анкетирование персонала при помощи анкеты, представленной в Приложении 2.

В опросе принимало участие 50 человек.

Ответ на первый вопрос показал, что большинство служащих считает коммуникации в организации недостаточно эффективными - так ответили 45% опрошенных служащих. 30% служащих считает коммуникации достаточно эффективными. Такие ответы свидетельствуют о том, что в настоящее время существуют резервы для повышения эффективности коммуникационных процессов в организации.

На рисунке 8 показана характеристика эффективности коммуникаций в Администрации Новгородского муниципального района.

Рис. 8. Характеристика эффективности коммуникаций в Администрации Новгородского муниципального района

Второй вопрос анкеты предназначен для оценки того, для чего чаще всего используются коммуникации в Администрации Новгородского муниципального района. Он призван выявить также их доминирующий характер - формальный или неформальный. Ответы на данный вопрос представлены на рисунке 9.

Рис. 9. Характер использования коммуникаций в Администрации Новгородского муниципального района

Чаще всего по оценке служащих Администрации Новгородского муниципального района коммуникации используются для неформального общения между служащими. Однако 70% коммуникаций в Администрации все же носят формальный характер - это обмен деловой информацией между подразделениями и служащими, получение поручений от руководства и отчет руководителям о проделанной работе. Кроме того, служащие отмечают, что достаточно часто коммуникации используются для информирования о проведении организационных изменений, самых различных. В Администрации Новгородского муниципального района изменения в ней происходят достаточно часто, и руководство теми или иными способами доводит о них информацию до персонала.

Отвечая на третий вопрос большинство опрошенных - 65% - ответили, что руководство информирует персонал о проведении мероприятий в зависимости от того, какие изменения оно намеревается проводить. 15% ответили, что никогда не информирует, однако это те самые работники, которые работают в Администрации недавно, и при которых не происходило никакого рода мероприятий и изменений. 20% человек ответили, что информирует редко.

При ответе на четвертый вопрос работники Администрации Новгородского муниципального района большинством отметили, что чаще всего руководство сообщает об изменении режима работы.

Относительно ответа на пятый вопрос, 80% человека сказали, что высшее руководство - глава Администрации Новгородского муниципального района сообщает о проведении организационных изменений линейным руководителям, а те, в свою очередь, сообщают об этом своим подчиненным. 6 человек отметили, что руководство ничего не сообщает о проведении организационных изменений. Четверо из них - те, кто недавно работает в Администрации Новгородского муниципального района. Остальные 20% служащих считают, что глава Администрации и его заместители не сообщают, но особенно и не скрывают проведение организационных изменений. Такой ответ свидетельствует о том, что до таких служащих информация о проведении организационных изменений доходит в виде слухов, возможно, претерпев различные изменения, что не может не повлиять на отношение таких служащих к организационным изменениям.

70% опрошенных - в их числе служащие считают, что руководство Администрации Новгородского муниципального района оказывает психологическую поддержку персоналу при проведении организационных изменений. 30% - на младших и старших муниципальных должностях ответило, что руководство не оказывает поддержки персоналу.

Седьмой вопрос призван выявить, что, по мнению служащих, мешает эффективным коммуникациям в организации. Распределение ответов представлено на рисунке 10.



Рис. 10. Основные проблемы в коммуникационных процессах Администрации Новгородского муниципального района

В качестве основной проблемы, мешающей эффективным коммуникациям в Администрации Новгородского муниципального района, опрошенные служащие называют сокрытие руководством части информации. Это говорит том, что служащие Администрации считает, что руководство не информирует их обо всем, что происходит в Администрации, и о чем персонал имеет право знать, и что часто это сказывается на эффективности работы служащих. Такая проблема как наличие большого числа посредников при передаче информации является второй по популярности в Администрации Новгородского муниципального района. Данная проблема является довольно распространенной в организациях с большим число уровней и подразделений. В процессе передачи информации через множество каналов информация искажается. Ряд служащих считает, что эффективным коммуникациям мешает ограниченность средств коммуникации. Такой ответ характерен в основном для служащих на старших и младших муниципальных должностях.

Оценка эффективности устных и письменных коммуникаций представлена на рисунке 11.



Рис. 11. Характеристика эффективности устных и письменных коммуникаций

Для большинства служащих более эффективной является устная коммуникация. Хорошая устная коммуникация в большей степени зависит от того, насколько ясно отправитель представляет себе, какая информация должна быть передана, как он использует словарный запас, чтобы донести до получателя свое сообщение, насколько в открытой манере он взаимодействует с получателем, чтобы тот чувствовал себя свободным для высказывания противоположной точки зрения, запроса дополнительной информации или отражения своих сомнений. Предпочтения устной коммуникации связаны с тем, что она дает возможность немедленной обратной связи и обмена мнениями, а также уточнения информации. Письменная коммуникация - хороший метод оповещения сразу всех заинтересованных лиц, позволяющий передавать большие объемы информации, которую сложно воспринимать после первого ознакомления. Она позволяет повторно обратиться к присланной отправителем информации и защищает отправителя от причуд человеческой памяти и избирательности восприятия. Однако при письменных коммуникациях нет возможности обменяться мнениями, что составляет суть действительного общения. Письменные коммуникации достигают своих целей лишь в тех случаях, когда люди читают и могут понять материал. Именно поэтому ее считают более эффективной только 35% служащих Администрации Новгородского муниципального района.

Только 20% служащих Администрации Новгородского муниципального района всегда имеют доступ к нужной им информации. В основном так ответили руководители различных уровней. 65% служащих только иногда получают доступ к той информации, которая им необходима в текущий момент. Это приводит к тому, что часть информации становится неактуальной, а ее несвоевременное получение снижает эффективность работы персонала. 15% служащих не получают доступа к той информации, которая им нужна.

С точки зрения эффективности использования коммуникаций в управлении персоналом, является необходимым изучение осведомленности персонала о различных аспектах трудовой деятельности. Оценка информированности представлена на рисунке 12.

Рис. 12. Информированность персонала об аспектах трудовой деятельности

В наибольшей степени служащие осведомлены о системе оплаты труда. Менее всего - с правилами трудового распорядка - их содержание примерно знает только 40% служащих. Вообще по всем предложенным к оценке аспектам трудовой деятельности наблюдается недостаточная информированность. Так, обращает на себя внимание недостаток информации по системе премирования, что говорит о том, что руководители в рамках подразделений самостоятельно решают вопросы распределения премий, не информируя персонал о том, на основании чего это происходит.

Эффективная работа персонала должна основываться на том, что служащие помогают организации достичь определенных целей. Отсюда вытекает необходимость знакомства персонала с текущими целями организации. Оценка осведомленности персонала о текущих целях организации представлена на рисунке 13.

Рис. 13. Осведомленность персонала о текущих целях организации

Только 20% служащих считают, что они знают, какие цели в настоящее время стоят перед Администрации Новгородского муниципального района. 45% служащих оценивают свои знания целей организации как частичные. 35% не имеют представления о тех целях, которых стремиться достичь Администрации Новгородского муниципального района. Это показатель того, что информирование персонала о текущей общей деятельности компании является недостаточным.

Персонал должен быть знаком с кадровой политикой и кадровой стратегией организации. Это также является показателем эффективности использования коммуникаций в управлении персоналом. Данные представлены на рисунке 14.

Рис. 14. Знание персоналом кадровой политики и кадровой стратегии Администрации Новгородского муниципального района

Знания данных аспектов управления персоналом являются еще более ограниченными, чем знание организационных целей. Только 10% служащих знают, чем заключается кадровая стратегия и на что направлена кадровая политика Администрации Новгородского муниципального района. 25% служащих не знают содержания кадровой политики и кадровой стратегии, 65% - знают только частично. Персонал не осведомлен о том, в каком качестве воспринимает руководство организации трудовые ресурсы и как оно намеревается их эффективно использовать. Это снижает отдачу от персонала.

Следующий вопрос анкеты представляет оценку владения служащими информацией, относящейся к их работе. Она представлена на рисунке 15.

Рис. 15. Владение служащими информацией, относящейся к их работе

Опрос показал, что в большей степени служащие владеют информацией о тех знаниях и навыках, которые требуются от них на их должностях. Даная информация частично прописана в должностной инструкции, и служащие имеют к ней доступ. Довольно ограниченно служащие осведомлены о рамках ответственности на своем рабочем месте. Только половина служащих знает о производственных задачах, которые стоят перед Администрацией как органом местного самоуправления. Чуть больше половины служащих владеет информацией о том, какие ресурсы они могут использовать в своей работе. Такой низкий уровень информированности не может не сказаться отрицательно на эффективности работы персонала.

Последний вопрос анкеты призван оценить, считают ли служащие Администрации Новгородского муниципального района предоставляемую им информацию достаточной. Результаты оценки представлены на рисунке 16.

Рис. 16. Оценка уровня достаточности информации

Большая часть служащих Администрации Новгородского муниципального района считают, что информация которые предоставляется им в процессе работы, является недостаточной. С учетом степени осведомленности о различных аспектах трудовой деятельности, которую выявили предыдущие вопросы, это утверждение является обоснованным. Только 25% служащих полагают, что владеют информацией в достаточной степени. Преимущественно так ответили руководители разных уровней.

Проведенное исследование показало, что в настоящее время информационная и коммуникативная политика в Администрации Новгородского муниципального района, как вообще, так и в области управления персоналом, является недостаточно эффективной. Персонал не осведомлен о многих важных вопросах, касающихся работы Администрации Новгородского муниципального района в целом и их непосредственной работы в частности.

Коммуникационные системы в управлении персоналом в Администрации Новгородского муниципального района используются достаточно ограниченно. В следующей главе даны рекомендации по их развитию и совершенствованию.

Глава 3. Разработка предложения по совершенствованию коммуникаций в системе управления персоналом в Администрации Новгородского муниципального района

3.1 Мероприятия по совершенствование коммуникационных процессов в системе управления персоналом Администрации Новгородского муниципального района

Индивидуальные планы-задания - это документы, которые призваны максимально уточнить и разъяснить обязанности и функции, закрепленные за специалистом на конкретный отрезок времени в соответствии с выполняемыми им задачами.

Цель таких планов-заданий - сократить и устранить в работе служащих такие моменты, как непонимание своих обязанностей, несоблюдение сроков выполнения работ, частые консультации с руководителем и т.п.

При разработке индивидуального плана-задания учитываются:

- функции и обязанности, закрепленные за специалистом;

- задачи, стоящие перед специалистом в конкретный период времени;

- приобретенный практический опыт и профессиональные навыки служащего;

- особенности рабочего стиля;

- текущие и перспективные задачи органа местного самоуправления, его структурного подразделения.

Индивидуальное задание предназначено для планирования и оценки деятельности исполнителя за месяц руководителем подразделения.

Содержащиеся в индивидуальных заданиях данные могут быть использованы при подведении итогов работы, для анализа загрузки и отношения к работе сотрудников подразделения, а предлагаемая система оценки - как стимул повышения квалификации, творческого отношения к работе.

Индивидуальное задание выдается исполнителю до начала планируемого месяца и содержит перечень порученных ему работ с указанием их конкретных результатов, сроков и трудоемкости выполнения каждой работы в отдельности.

Руководителю подразделения предоставляется право в исключительных случаях вносить в индивидуальные задания обоснованные и взаимоувязанные изменения и дополнения.

Исполнитель, выполнив ту или иную работу, проставляет в индивидуальном задании ее фактическую трудоемкость и срок исполнения. Если работа не выполнена или выполнена не своевременно, а также в других необходимых случаях, он делает соответствующие объяснительные записи в колонке «Примечание».

Заполнив указанные данные по всем позициям, исполнитель работ подписывает индивидуальное задание и в последний день планируемого месяца сдает его руководителю.

Руководитель подразделения в трехдневный срок со дня получения от исполнителей заполненных ими индивидуальных заданий производит оценку выполненных работ по критериям качества и своевременности исполнения, а также по сложности. Кроме того, выносится индивидуальная общая оценка.

По качеству возможны 4 оценки - неудовлетворительно, удовлетворительно, хорошо, отлично. Оценка «неудовлетворительно» ставится если полученные исполнителем работы результаты не соответствуют требованиям разработанного задания, формулировки пункта 3 индивидуального задания или другим условиям, при нарушении которых работу нельзя считать выполненной. При неудовлетворительной оценке исполнитель не получает баллов за выполненную работу.

Оценка «удовлетворительно» означает, что работа выполнена, но не вполне соответствует предъявленным требованиям, необходима ее доработка с целью исправления допущенных ошибок и устранения недостатков. При оценке «удовлетворительно» исполнитель получает за работу 0,5 балла.

Оценка «хорошо» (0,75 балла) означает, что работа выполнена в целом в соответствие с предъявленными требованиями.

Оценка «отлично» (1,0 балл) ставится в том случае, если исполнитель выполнил работу без каких-либо замечаний и проявил не только добросовестность, но и личную инициативу, находчивость, творческий подход к делу.

По сложности устанавливаются четыре оценки, соответствующие четырем категориям сложности: при этом за единицу сложности принимается работа, полностью соответствующая квалификационным требованиям, предъявляемым к данному специалисту и записанным в его должностной инструкции в пунктах «Должен знать» и «Квалификационные требования».

Работы, не полностью соответствующие или несоответствующие знаниям и опыту работника оцениваются соответственно в баллах: 0,75 (2-я категория сложности) и 0,5 (1-я категория сложности).

Наоборот, работы, выполнение которых требует более высокой квалификации, чем та, которой должен обладать специалист, оцениваются повышающим повещающим коэффициентом 1,25 (4-я категория сложности).

Коэффициент выполнения работы по времени рассчитывается как отношение запланированного на выполнение данной работы времени к фактически затраченному времени.

Общая оценка получается как средняя всех частных показателей. Например, если выполненная работа оценивается по качеству выполнения на «хорошо» (0,75 балла), по сложности относится к работам 3-ей категории сложности (1,0 балл) и выполнена на 1 день раньше (Квр = 1,25), то общая оценка будет: (0,75 + 1,0 + 1,25)/3 = 1

В необходимых случаях руководитель делает записи в колонке «Примечания» поясняющие мотивы, по которым он избрал ту или иную оценку выполняемых работ.

Исполнитель должен быть ознакомлен с полностью заполненным и подписанным руководителем индивидуальным заданием.

Оперативное совещание для служащих Администрации - эффективный метод коллективного решения текущих вопросов по выполнению плана работы органов местного самоуправления.

Главными целями проведения оперативного совещания являются: установление конкретных виновников, неполадок и определение мер по их исправлению, также прогнозирование возможных нарушений и отклонений от планов и графиков.

Совещания служат также целям воспитания ответственности, расширения кругозора и повышения деловой квалификации служащих Администрации.

Оперативные совещания должны проводиться в Администрации один раз в неделю (по пятницам) Главой Администрации, его заместителями.

Постоянное время проведения совещаний - с 15 до 16 часов.

Повестка дня оперативного совещания охватывает вопросы, рассмотрение которых вызывается необходимостью.

В работе совещания принимают все структурные подразделения Администрации, уставленные начальниками. Персональный состав участников совещания определяется исходя из принятой повестки дня, о чем соответствующие специалисты и руководители отделов Администрации уведомляются не позже, чем за три дня до проведения вещания.

Во время совещание обсуждаются только вопросы, соответствующие повестки дня, которые не удалось согласовать и решить в рабочем порядке.

Если на совещания выносятся вопросы, которые могли быть решены в рабочем порядке, то они обсуждаются, но ответственным за их решение должностным лицам делается замечание.

В заключительном слове ведущий совещания информирует собравшихся о мере наказания виновного должностного лица.

Результаты совещания фиксируются в протоколе и вручаются всем лицам, которые должны быть проинформированы.

Все принятие совещанием решения и мероприятие ставятся на контроль секретаря Главы Администрации. Форма контроля - контрольная карточка (рисунок 17).

Устанавливается следующий регламент производственного совещания:

Доклад (сообщение)	10 мин.
Содоклад	5 мин.
Объявления	3-5 мин.
Вопросы, замечания, претензии	2 мин.

При участии в работе совещания представителей сторонних организаций им предоставляется время для выступления согласно их просьбе.

Повестку дня оперативного совещания, исходя из указаний руководства и с учетом информации всех служб и отделов, в Администрации Новгородского муниципального района должно готовить комитет управление делопроизводства и контроля, находящееся в подчинении Первого Заместителя Главы Администрации.

Глава Администрации делает общий доклад, в котором обращается внимание на имеющие место или возможные нарушения плана работ, содержатся сведения о результатах работы за истекший период, оценка деятельности подразделений, сведения о ближайших задачах, данные контроля о выполнении решений предыдущих совещаний.

В зависимости от принятой повестки дня, основной доклад или содоклад могут делать также Заместители Главы Администрации.

В обязанности управления по делопроизводству и контролю по ведению оперативных совещаний вменяются такие:

- ведение протокола;

- заполнение контрольных карточек, а такие их сбор и обработка накануне очередного совещания;

- оповещение специалистов, а также представителей сторонних организаций, которые по данной повестке дня должны персонально присутствовать на совещании, ознакомление их с повесткой дня в установлений срок.

Во время совещания все должны придерживаться общей дисциплины проведения оперативного совещания:

– не опаздывать;

– говорить конкретно и коротко, не спорить по мелочам;

– не ограничиваться критическими замечаниями и претензиями, а завершая выступление своими предложениями;

– не подменять обсуждение деловых вопросов сведением личных счетов или борьбой за престиж;

– сдерживать свои эмоции, быть корректным по отношению к другим, не допускать нападок и упреков в оскорбительной форме;

– не прерывать выступающего, вопросы и замечания высказывать только после разрешения ведущего и не все сразу;

– не заниматься посторонними делами и разговорами;

– не курить.

Ведущий открывает оперативное совещание, информируя собравшихся это необходимо, о порядке работы, задачах и целях совещания и т.д.; контролирует ход обсуждения; выступает с заключительным словом, в котором оценку работе отдела, указывает на узкие места; формулирует решения, и замечания участникам, выясняет претензии к ведению совещания, и, требуется, уточняет распорядок и повестку дня следующего совещания.

Обязанности секретаря совещания по контролю исполнения решений совещания заключается в следующем:

- ежедневно просматривать контрольные карточки;

- по мере необходимости напоминать исполнителям работ о приближающихся сроках исполнения документов и решений;

- при исполнении, делать на основании информации ответственного исполнителя соответствующую отметку в контрольной карточке. Все участники совещания обязаны до его начала отметиться у секретаря. В начале совещания секретарь подает список присутствующих ведущему совещания.

КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА

выполнения решений и мероприятий

делового оперативного совещания

от «____» _______________ 201_г.

№ П/П	Подразделение	Установленное нарушение	мероприятия по устранения нарушений	Срок осуществления	ответственный исполнитель	Отметка о выполнении

Рис. 17. Контрольная карточка оперативного совещания

Заслушиваются объяснения только тех должностных лиц, в работе которых имели место отмеченные в докладе нарушения, и тех, кто имеет к ним непосредственное отношение (по вине последних произошло нарушение или оно может быть устранено с их помощью).

Каждый участник совещания имеет право выступить с объяснениями, а также вопросами, замечаниями и претензиями два раза, соответственно установленному регламенту.

3.2 Снижение коммуникационных барьеров в системе управления персоналом Администрации

Все виды коммуникаций (как письменные, так и устные) должны быть своевременны и уместны. Сотрудники часто жалуются, что получают неактуальную информацию, либо их просто поздно информируют, либо, когда их информируют по финансовым или экономическим вопросам, это бывают лишь плохие новости. Наиболее вероятная причина неудач заключается в том, что эффективные коммуникации - это тяжелый труд, он требует значительных навыков и тщательного обдумывания нужд своих служащих и готовности осуществлять коммуникации на различных уровнях.

На рисунке 18 представлена схема эффективных коммуникаций, которую предлагается использовать в Администрации Новгородского муниципального района.

Руководство
Восходящие каналы	- Доски объявлений, информационные письма, внутренние журналы, ежегодные отчеты и т.д
	- Общие собрания и выступления руководства
	- Семинары, практические тренинги, конференции
· Обходы руководства · Данные, полученные при совместном · проведении опросов, консультации служащих · Регулярные брифинговые сессии · Обеды вместе с служащими · Обратная связь от представителей служащих	· Телефонная информационная служба, предоставляющая структурированную информацию на запросы служащих · брифинговые группы · памятки Нисходящие каналы
Служащие

Рис. 18. Двусторонние каналы коммуникации

Реализация данной схемы коммуникаций должна основываться на следующих принципах.

Во-первых, необходимо удовлетворять личные потребности служащих в получении информации, имеющей непосредственное отношение к нему (ней), а именно: система оплаты; часы и условия работы, благосостояние, техника безопасности и охрана здоровья, статус и руководители (люди, которые непосредственно отдают ему(ей) приказы, кто является его(ее) подчиненными), условия отдыха и дополнительные льготы; условия прекращения контракта о найме; отпуск; дисциплина (штрафы и правила); процедура разбора жалоб; главные руководители и представители профсоюза; перспективы, изменения, оказывающие влияние на служащих (новый руководитель, условия труда, реорганизация предприятий, изменение положения офиса и т. д.).

Во-вторых, следует обеспечивать служащих всей информацией, относящейся к их работе, такой, как: навыки и умения; ресурсы; насколько гибким он (она) может быть в своей работе; факторы, влияющие на выполнение работы (сфера ответственности, производственные задачи); факторы, влияющие на окружение на работе; изменения во всем перечисленном.

В-третьих, необходимо предоставить информацию, расширяющую диапазон интересов служащих в сферах, не имеющих прямого и непосредственного отношения к ним, так называемую "базовую информацию", содержащую задачи высшего руководства; цели обучения и дальнейшего образования; цели всего предприятия; информацию о политике организации и финансах, изменениях и т. д.

В Администрации Новгородского муниципального района существует необходимость проводить более формальные заседания, помимо ежедневного неформального общения с служащими, чтобы гарантировать обмен всей необходимой информацией. Для повышения информированности персонала о текущих целях и делах органа местного самоупарвления, предлагается проведение брифинговых групп.