Система управления современной организацией

В Японии широкая автоматизация делопроизводства позволила в несколько раз (!) повысить эффективность конторской работы, многократно расширить ее объем без увеличения числа служащих и принципиально улучшить качество работы. Персональными компьютерами оснащены практически все фирмы, копировальными машинами 83%, факсимильными аппаратами 98%, процессорами текстуальной обработки 89% [8, стр. 160].

Офисная мебель

С появлением новых средств управления меняются взгляды, вкусы и даже мода на техническое оснащение труда руководителя. Совсем недавно высокий начальник должен был иметь большой стол с массивным чернильным прибором, над столом портрет очередного вождя и много, очень много телефонов (иногда около чернильного прибора еще лежала логарифмическая линейка). Потом появились зачем-то громоздкие радиоприемник и телевизор, со стола исчезли телефоны, чернильница и логарифмическая линейка, им на смену пришли телефонный концентратор, или элетап, и счетно-клавишная машинка. Портрет остался. Теперь портрет перекочевал со стены на стол (правда, там теперь не вождь, а жена и детки -- как у американского президента), на стене -- золотой двуглавый орел, а рядом с неизменным гигантским столом -- маленький, с персональным компьютером, которым современный босс пользуется столь же редко, как его предшественник логарифмической линейкой.

Технические средства управления -- аппаратура приема и обработки информации, техника умственного труда, и она жизненно необходима всем, кто работает с информацией. Чем совершеннее эта техника и чем лучше руководитель умеет ею пользоваться, тем эффективнее технология управления, организация управленческого труда и сам процесс управления. Эффективность применения комплекса технических средств (КТС) управления зависит от нескольких условий. Во-первых, от возможностей и качества самой компьютерной техники и средств телекоммуникаций. Во-вторых, от совершенства программного обеспечения и, наконец, от профессиональной подготовленности пользователей этих программных средств и КТС [8, стр. 150].

Сети связи

На современном этапе развития средства связи играют важную роль для обеспечения эффективного управления организацией. Любая задержка информации может повлечь за собой очень серьезные негативные последствия как в финансовом отношении, так и в потери имиджа организации, что в конечном итоге может привести к краху любой организации.

Передача информации может осуществляться вручную либо механически при помощи автоматизированных систем по различным каналам связи.

Первый способ передачи информации и до настоящего времени имеет широкое распространение. При этом информация передается либо при помощи курьера, либо по почте. К достоинствам этого способа можно отнести полную достоверность и конфиденциальность передаваемой информации, контроль за ее получением (при почтовой рассылке в пунктах регистрации прохождения), минимальные издержки, не требующие никаких капитальных затрат. Главными недостатками такого подхода являются невысокая скорость передачи информации и неоперативность в получении ответов.

Второй способ значительно увеличивает скорость передачи информации, повышает оперативность принятия решений [6, стр. 114].

Система документооборота

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Документы, поступающие на предприятие, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение с руководством и доставляются исполнителям. Служба документационного обеспечении управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником, должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте.

В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, котором указывается причина возврата [11, стр. 269].

3. Практическое применение маркетинговой информации в стратегическом планировании

3.1 Стратегическое планирование

При организации системы маркетинговой информации следует понимать, что процесс принятия управленческих решений зависит не только от состояния внешней маркетинговой среды, но и от внутреннего потенциала компании. Поэтому система маркетинговой информации должна обеспечивать систему управления организацией также достаточным объемом информации, касающейся состояния внутренней среды. К данным, характеризующим внутреннюю среду организации, можно отнести: показатели сбыта, состояние задолженности компании, параметры движения денежных средств, объемы рефинансированной прибыли и так далее. В целях аккумулирования этих данных и создается система маркетинговой отчетности.

Хотя создание и регулирование функционирования систем маркетинговой информации - это долгосрочный процесс, выгоды от его применения значительно выше затрат. Кроме того, системы маркетинговой информации могут быть использованные для стратегического планирования (рис. 8).

В соответствии с предложенной на рис. 8 схемой системы маркетинговой информации выступают как определяющий инструмент стратегического планирования. Процесс стратегического планирования складывается из нескольких последовательных стадий, каждая из которых отражена на рисунке своим уровнем иерархии. На этапе постановки конкретной проблематики система управления в первый раз обращается к системе маркетинговой информации за сведениями. На этом этапе уточняются общие характеристики текущего состояния рынка, а также оцениваются возможности применения различных стратегий с точки зрения той информации, которую предоставляют система маркетинговой информации.

Рис. 9. Использование систем маркетинговой информации в стратегическом планировании

Базис для стратегического планирования является информация. На каждом этапе система управления вынуждена обращаться к системе маркетинговой информации за необходимыми сведениями. Таким образом, система маркетинговой информации может быть названа информационной основой управленческого процесса (на рис. 8 отмечена округленным прямоугольником).

Рис. 10. Концептуальная схема функционирования систем маркетинговой информации

Как уже было отмечено, маркетинговая информационная система - это алгоритм, позволяющий регулярно собирать необходимую для принятия рений информацию из различных внешних и внутренних источников и передавать ее заинтересованным лицам (рис. 10).

3.2 Система управления образовательной деятельности в вузах

Рассмотрим описание приемов создания гибкой системы управления образовательной деятельности крупного вуза с обширной территориально разветвленной структурой как единым образовательным комплексом, основанной на рыночных механизмах регулирования и с использованием информационно-аналитической поддержки.

В качестве основных задач, решаемых при создании вышеназванной системы, выступают:

- мониторинг функций и разработок нормативных материалов о связях подразделений программно-целевого блока и матричной структуры управления образовательной деятельности крупного вуза в рыночных условиях;

- разработка новых или адаптация существующих автоматизированных информационных систем как элементов интегрированной системы управления вузом с учетом введения программно-целевого блока и анализа новых функций в управлении;

- совершенствование технологического обеспечения функционирования системы управления образовательной деятельности крупного вуза;

- формирование принципов и разработка методологии управления территориально распределенными образованиями (филиалами, представительствами вуза), в том числе в условиях использования дистанционных технологий обучения.

Кроме того, в рамках создания системы управления образовательной деятельностью крупного вуза должны быть подвергнуты детализации и дальнейшей проработке программно-целевое звено управления вузом в составе ряда структурных подразделений, новые звенья и функции линейно-функциональных блоков.

Реализация данных задач в конкретном высшем учебном заведении предполагает поддержку следующих приоритетных видов деятельности:

- совершенствование организационной структуры вуза;

- меры по демократизации управления вузами;

- меры по обеспечению связи вуза с рынком труда;

- меры по укреплению потенциала вуза и эффективному управлению его ресурсами;

Практическим результатом рассматриваемой работы явится создание информационно-аналитического обеспечения системы управления (web - портал распределенной системы управления и единой корпоративной системы образовательного маркетинга, базы данных для систем информационно-аналитического обеспечения, специализированных GIS и web - приложений). ГИС - технологии включены в качестве информационно-аналитической поддержки только как один из ряда других элементов. Их использование относится в основном к представлению и обработке информации, полученной с обширной территории влияния вуза, тогда как в управлении учебным процессом используются web-технологии.

Параллельно должны быть созданы и апробированы необходимые элементы базового программно-аппаратного обеспечения с созданием (а в ряде случаев с модернизацией) автоматизированных рабочих мест, а также соответствующие сети, объединяющих их. Кроме того, предполагается детальная проработка базового программно-аппаратного обеспечения с описанием автоматизированных рабочих мест руководителя программно-целевого блока, а так же его структуры подразделений (руководителей отделов маркетинга, менеджмента качества образования, приемной комиссии).

Первоочередным этапом создания гибкой системы управления образовательной деятельности крупного вуза является системный анализ функционирования программно-целевого блока, сформированного для адаптации вуза к рынку и современным реалиям высшего образования в Российской Федерации [12, с 43-47 стр.].

Заключение

В настоящей курсовой работе была рассмотрена организация, как явление и как процесс, главным объектом исследования была система управления, которая представляет собой совокупность всех элементов, подсистем и коммуникаций между ними, а так же процессов, обеспечивающих заданное функционирование организации.

Система управления подразделяется на управленческую деятельность и механизм управления.

В состав управленческой деятельности входят методология управления и процессы управления.

В методологию управления входят:

- цели и задачи. Цель - идеальное, мысленное предвосхищение результата деятельности. В кибернетике она обозначает либо желаемое, либо достигнутое путем обратной связи состояние системы. Основная задача управления состоит в формировании системы упреждающего управления, ориентированной на развитие внутренней среды хозяйствующего субъекта и адаптированной к изменениям внешних условий.

- законы и принципы. Закон - это «необходимое, существенное, устойчивое, повторяющееся отношение между явлениями в природе и обществе»; это «связь явлений, обусловливающая их упорядоченное изменение». Принцип - это основное исходное положение теории, учения, науки; внутреннее убеждение человека, определяющее его отношение к действительности; нормы поведения и деятельности, опирающиеся на практический опыт или сложившуюся систему знаний.

- методы. Метод - способ достижения какой либо цели, решение конкретной задачи, совокупность приемов или операций практического и теоретического познания действительности.

- функции. Функции управления - особый вид управленческой деятельности, продукт разделения специализации труда в сфере управления, представляющий собой часть этого процесса, выделенную по определенному признаку.

- технология и практика управления. Технология управления состоит из информационных, вычислительных, организационных и логических операций, выполняемых руководителями и специалистами различного профиля по определенному алгоритму вручную или с использованием технических средств.

В состав процесса управления входят:

- коммуникации. Коммуникации - это обмен информацией между двумя людьми и более. Все виды управленческой деятельности основаны на обмене информацией, поэтому коммуникации и называют связующими процессами.

- схема процесса. Принятие решений осуществляется в основном уполномоченным на это менеджерами на основании анализа информации. Поэтому в основе управленческих технологий лежат процессы обработки информации (информационные технологии) и строящиеся на их основе процедуры принятия решений.

- разработка и реализация решений. Принятие решений - процесс выбора курса действий их двух или более альтернатив.

- информационное обеспечение. Информация есть знание об особом факте, событии или ситуации. Менеджеры в организациях используют информацию, чтобы анализировать и решать проблемы. Они зависят от информации.

В состав механизма управления входят структура управления и техника управления.

В структуру управления входят:

- функциональные системы. Структуру управления включает в себя: функциональные системы, схемы организационных отношений, организационные структуры, профессионализм персонала.

- схемы организационных отношений. Организационная структура аппарата управления - форма разделения труда по управлению производством. Каждое подразделение и должность создаются для выполнения определенного набора функций управления или работ.

- организационные структуры. Под организационными структурами понимается состав и взаимосвязи между различными подразделениями фирмы, которые определяются исходя из единых целевых ориентиров и функциональных задач и базируются на сочетании специализации и кооперации.

- профессионализм персонала. В пример возьмем должность руководителя. Это человек, который направляет деятельность других и несет персональную ответственность за ее результат.

В структуру техники управления входят:

-компьютерная и оргтехника. Организационная техника. Для оснащения организаций государственной службы, промышленных предприятий и коммерческих фирм предлагается мощный арсенал средств управления и обработки текстовой и графической информации.

- офисная мебель. Технические средства управления -- аппаратура приема и обработки информации, техника умственного труда, и она жизненно необходима всем, кто работает с информацией. Чем совершеннее эта техника и чем лучше руководитель умеет ею пользоваться, тем эффективнее технология управления, организация управленческого труда и сам процесс управления.

- сети связи. На современном этапе развития средства связи играют важную роль для обеспечения эффективного управления организацией. Любая задержка информации может повлечь за собой очень серьезные негативные последствия, как в финансовом отношении, так и в потери имиджа организации, что в конечном итоге может привести к краху любой организации.

- система документооборота. Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Каждая подсистема неотъемлемая часть системы управления. В курсовой работе эти элементы рассмотрены более подробно.

Показано место системы маркетинговой информации в стратегическом планировании. Она очень важно, так как система маркетинговой информации должна обеспечивать систему управления организацией достаточным объемом информации, касающейся состояния внутренней среды.

Исходя из выше сказанного, могу сказать, что задачи курсовой работы были выполнены. Все элементы организации и управления были рассмотрены, так же приведен пример и статьи о системе маркетинговой информации в стратегическом планировании.

Библиографический список

Основная литература

1. Демчук, О.Н. Теория организации: учеб. пособие/ Под ред. О.Н. Демчук, Т.А. Ефремова - М.: МПСИ, 2009. - 264 с.

2. Управление организацией: Учебник / Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Соломатина, - 4-е изд., перераб. И доп. - М.: ИНФРАМ, 2010. - 736 с.

3. Скрынченко, Б. Л. Теория организации: учеб. пособие / Скрынченко Б.Л. - М.: Экзамен, 2009. - 286 с.

Дополнительная литература

4. Теория организации: Учебник / Под ред. В.Г. Алиев, В.П. Варфаломеева, Е.А. Варфаломеевой, С.В. Дохолян, В.И. Куликов, В.С. Лапшина, М.В. Малышевой, С.Г. Селиванова - 3-е изд., стереотип. - М.: ЗАО Издательство «Экономика», 2005. - 431 с.

5. Вершигора, Е.Е. Менеджмент: учеб. пособие / Е.Е. Вершигора -- 2-е изд., перераб. и доп. -- М.: ИНФРА-М, 2007. -- 283 с.

6. Гольдштейн, Г.Я. Менеджмент в структуре логических схем / Г.Я Гольдштейн - Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2003. - 230с.

7. Основы менеджмента: учеб. пособие / Под ред. А.А. Радугина, О.А. Зайцева, К.А. Радугина, Н.И. Рогачёвой.- М.: Изд-во «Центр», 2000. - 432 с.

8. Кнорринг, В.И. Теория, практика и искусство управления / В.И. Кнорринг - М.: НОРМА, 2001. - 528 с.

9. Медведев, В.П. Теория организации: учеб.пособие. / В.П. Медведев - М.: ИМЭС, 2004. - 102 с.

10. Румянцева, З.П. Общее управление организацией. Теория и практика: Учебник / З.П. Руменцева. - М.: ИНФРА-М, 2007. - 304 с.

11. Менеджмент: Учебник / Под ред. В.В. Томилова, Л.Н. Бабкиной, У.В. Песоцкой, О.В. Русецкой, В.В. Трофимова, Л.А. Трофимовой - М.:Юрайт-Издат, 2003. - 591 с.

Периодическая литература

12. Богданов, Д.В. Менеджмент в России и за рубежом / Д.В. Богданов // Место системы маркетинговой информации в стратегическом планировании. - 2013. - №2. - С. 43-48.

Размещено на Allbest.ru