Система управления современной организацией (на примере ООО "ВАН-ТРЕЙД")

Размещено на http://www.allbest.ru

Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное агентство по образованию Государственное образовательное учреждение Высшего профессионального обучения

«ОРЕНБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Факультет экономики и управления

Кафедра менеджмента

Задание на курсовую работу

Система управления современной организацией (на примере ООО «ВАН-ТРЕЙД»)

Аннотация

к курсовой работе по дисциплине «Менеджмент» на тему «Система управления современной организацией» (на примере ООО «ВАН-ТРЕЙД»).

Работа состоит из трех глав, содержит 43 страницы, 1 приложение, 5 рисунков, 8 таблиц. В первой главе рассмотрены теоретические аспекты системы управления современной организацией. Рассмотрены внешняя и внутренняя среды организации, а также рассмотрены основные элементы системы управления организацией.

Вторая глава содержит анализ практического содержания элементов системы управления ООО «ВАН-ТРЕЙД». Дана характеристика действующей системы управления организацией и выявлены ее достоинства и недостатки.

В третьей главе приведены практические рекомендации по совершенствованию системы управления организации через внедрение информационного обеспечения управлением в современной организации. А также проведена оценка эффективности предлагаемых мероприятий.

Содержание

Введение

1. Теоретические аспекты системы управления современной организацией

1.1 Понятие и сущность организации

1.2 Внутренняя и внешняя среда организации

1.3 Основные элементы системы управления организацией

2. Практическое содержание элементов системы управления ООО «ВАН-ТРЕЙД»

2.1Организационно - экономическая характеристика деятельности ООО «ВАН-ТРЕЙД»

2.2 Анализ системы управления ООО «ВАН-ТРЕЙД»

2.3 Основные преимущества и недостатки системы управления ООО «ВАН-ТРЕЙД

3 Разработка рекомендаций по совершенствованию системы управления ООО«ВАН- ТРЕЙД»

3.1 Информационное обеспечение управления в современной организации

3.2 Оценка эффективности предлагаемых мероприятий

Заключение

Список использованных источников

Приложение А

внешняя среда информационный управление

Введение

В современных условиях и рамках жесткой конкуренции перед организацией стоит задача выживания и успешного функционирования. Предприятие представляет собой сложную экономическую систему, состоящую на входе из десятков и сотен видов сырья, материалов, топлива и энергии, информации, а на выходе преобразует это все в разнообразную продукцию и услуги. Одним из решающих факторов эффективности и конкурентоспособности предприятия является умение использовать экономические знания об особенностях управления организацией в современных условиях на практике.

Актуальность данной темы обусловлена тем, что в силу многоаспектности целей и задач, стоящих перед современной организацией, управление ею требует специальных знаний, а также использование методов и приемов, обеспечивающих результативно-эффективную совместную деятельность сотрудников всех структурных подразделений. Правильность построения структуры организации определяет достижение целей организации, реализацию ее стратегии и взаимодействие с внешней средой.

Объектом исследования является ООО «ВАН-ТЕЙД», основными видами деятельности, которого являются оптовая и розничная торговля.

Предметом исследования является процесс формирования системы управления современной организации.

Основной целью работы является разработка рекомендаций по совершенствованию системы управления ООО «ВАН-ТРЕЙД».

Для достижения поставленной цели, необходимо решить следующие задачи:

- провести теоретический анализ основ системы управления современной организацией;

- изучить понятие и сущность организации;

- проанализировать внутреннюю и внешнюю среды организации;

- рассмотреть основные элементы системы управления организацией;

- провести анализ практического содержания элементов системы управления ООО «ВАН-ТРЕЙД» и выявить проблемные зоны;

- разработать мероприятия по совершенствованию системы управления ООО «ВАН-ТРЕЙД»;

- провести оценку эффективности предлагаемых мероприятий.

Теоретическую основу исследования составили труды зарубежных и российских ученых в сфере менеджмента и теории организации, таких как: Акулов В.Б., Веснин В.Р., Кибанов А.Я., Мильнер Б.З. и других авторов.

Информационная база исследования включает данные отчетов ООО «ВАН-ТРЕЙД» за 2011 - 2013 гг., материалы кадровой документации и тематических интернет - ресурсов.

Анализируя систему управления организации, использовались различные методы исследования, такие как сбор и анализ статистических данных, метод описания.

Теоретическая значимость заключается в том, что в ходе написания курсовой работы, были выявлены проблемы характерные для системы управления современного предприятия.

Практическая значимость работы заключается в том, что результаты анализа практического содержания элементов управления OOO «ВАН-ТРЕЙД» могут быть использованы для разрешения проблематики управления предприятием в целом, и проведена оценка эффективности предлагаемых мероприятий. Также разработанные мероприятия могут быть использованы как один из вариантов совершенствования для отдельно взятого предприятия.

1. Теоретические аспекты системы управления современной организацией

1.1 Понятие и сущность организации

Организация может быть описана как разновидность социальных систем, объединение людей, совместно реализующих некоторую общую цель и действующих на основе определенных принципов, правил.

Организация как элемент общественной системы, является самой распространенной формой человеческой общности и первичной ячейкой социума. Организация выступает в ролях объекта и субъекта общества. Термин организация традиционно используют в следующих значениях: во-первых, результат или область деятельности; во-вторых, некоторое социально-экономическое образование, ориентированное на достижение определенных коммерческих или некоммерческих, в том числе хозяйственных целей.

М.Х. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури в своем научном труде описывают организацию «как группу людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей"[18]. Одним из главных признаков они обозначают наличие хотя бы двух человек, считающих себя частью одной группы и объединенных общей целью. Из чего можно сделать вывод, что организация - это деятельность группы лиц, которых сознательно координируется для достижения общей цели.

Многообразие определения термина организация подводит к необходимости их обобщения, осмысления и анализа.

Основоположник организационной науки А.А. Богданов в своем фундаментальном труде "Текстология. Всеобщая организационная наука" описывал организацию как «всякая человеческая деятельность объективно является организующей или дезорганизующей"[3]. В повседневной речи понятия организация, организовать, и организаторская деятельность имеют более узкий и специализированный смысл. Наиболее частым является употребление термина организовать в значении группирования людей для какой-нибудь общей цели, координировать и регулировать их действия. Но при более глубоком анализе данное понятие расширяется и включает не только человеческие виды активности, т.е. к рабочую силу, средства производства, но и в том числе применяется к живой и неживой природе во всех ее проявлениях. Несомненно, природа является первым организатором, а человек в свою очередь является лишь одним из ее организованных произведений[4].

Учитывая все вышеперечисленное сущность организации в более широком смысле определяется через следующие компоненты:

- объединение людей, совместно реализующих некоторую программу или цель и действующих на основе определенных правил и процедур;

- совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязи между частями целого;

- внутренняя упорядоченность, согласованность, взаимодействие более или менее дифференцированных и автономных частей целого, обусловленных ее строением.

При этом последние два перечисленных выше определения организации взаимо дополняют друг друга и дают характеристику организации как всеприродного явления, отражающих процесс и состояние, а первое обозначение имеет более узкое, социальное приложение применительно к человеческим организациям. Обобщив все вышеперечисленные значения можно сделать вывод, что под организацией следует понимать упорядоченное состояние элементов целого, включающий процесс по их упорядочению в целесообразную единую общность. Организацию как понятие через структуру можно представить в виде схемы, изображенной на рисунке 1.1.



Рисунок1.1 - Структурное представление понятия «организация»

Как видно из приведенного рисунка 1.1, организация может существовать в двух состояниях - как в статике, так и динамике. В статике она представляет собой некоторое целостное образование (биологического, социального, физического или технического характера), имеющее вполне определенную цель и назначение. В динамике организация предстает в качестве разнообразных процессов по упорядочению составляющих, формированию и поддержанию целостности вновь создаваемых или уже функционирующих природных объектов. Данные процессы могут иметь самоорганизующее начало, т.е. быть результатом естественных физических процессов или состоять из целенаправленных действий людей.

Суть теории организации составляют и определяют ее сущность, т.е. собственное место и роль в системе человеческих знаний, организационное творчество природы и сознательная организационная деятельность человека, подвергнутые глубокому, всестороннему исследованию и преломлению через призму организационного опыта.[5].

С позиции философии понятие организация раскроем через обращение к советскому энциклопедическому словарю, где предлагается следующее определение понятия организация:

- объединение людей, совместно реализующих программу или цель и действующих на основе определенных правил и процедур;

- внутренняя упорядоченность, согласованность, взаимодействие более или менее дифференцированных и автономных частей целого, обусловленных его строением;

- совокупность действий и (или) процессов, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого.

Первое определение понятия организации является синонимом таких терминов, как учреждение, фирма, предприятие, компания и других подобных (далее используемое в тексте как предприятие).

Второе и третье определения более глубоко и полно передают смысл понятия организации, дополняя друг друга. Их объединяет общая часть, заключающаяся в совокупности процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого, их внутренней упорядоченности и согласованности. Наиболее полно отразить смысл термина организация можно через объединение этих определений в единое целое понятия, наиболее часто употребляемого в смысле объяснения научных феноменов в отраслях знаний, не получивших пока достаточно четкого, общего и наиболее полного определения.

Таким образом, организация представляет собой некую общность форм, процессов, явлений, определяющих образование и совершенствование единства многообразных внутренних и внешних свойств, отношений объектов материального мира, их стабильное функционирование и эволюцию[6].

Данное определение термина организация описывает весь спектр систем материального мира, от элементарных частиц, атомов, молекул, машин и механизмов, агрегатов, созданных человеком, включая планеты, звезды, галактики, а также особых типов материальных систем - живых материй и обществ, социально-организованных материй.

Организация- группа людей, деятельность которых координируется для достижения поставленных общих целей. Группа должна соответствовать следующим требованиям:

- наличие не менее двух человек, считающих себя частью группы;

- наличие членов группы, которые работают вместе для достижения общих целей;

-наличие цели, которая принимается как общая для всех членов организации.

На практике выделяют организации формальные и неформальные. Формальные организации - это организации, которые официально зарегистрированы и действуют на основании действующего законодательства и существующих регламентов. Неформальные организации -это организации, действующие вне рамок законодательства, возникшие спонтанно, но его члены взаимодействуют друг с другом достаточно регулярно. Неформальные организации являются неотъемлемой частью каждой формальной организации.

К общим характеристикам организации принято относят следующие:

а) зависимость организации от внешней среды. Организация полностью зависит от внешней среды, то есть окружающего ее мира, как в отношении ресурсов, так и своих потребителей или клиентов;

б) ресурсы организации: информация, кадры организации, материалы, капитал, технология, которые представляют внутреннюю среду организации. Для достижения установленной цели каждая организация преобразует различные собственные ресурсы;

в)разделение труда. Традиционно выделяют следующие виды разделения труда - горизонтальное и вертикальное. Горизонтальное разделение труда предполагает разделение на параллельно функционирующие подразделения внутри самой организации, называющиеся отделами или службами. Координация работы составных частей организации на различные подразделения, отделы и службы - вот что представляет собой вертикальное разделение труда;

г) необходимость управления. Организация может достичь своих целей и задач ее подразделений посредством эффективного вертикального разделения труда, поэтому управление является важной деятельностью для организации, что подразумевает назначения руководителей и определение круга их обязанностей и ответственности.

Таким образом, все организации характеризуются общими чертами: они используют определенные ресурсы и функционируют в определенной внешней среде. Организации создаются для удовлетворения разнообразных потребностей людей в продукции, услугах и поэтому имеют самое различное назначение, строение, размеры и другие параметры.

1.2 Внутренняя и внешняя среда организации

Целостность организации, ее открытость как системы обусловливают четкое разделение внутренней и внешней сред.

В связи с тем, что организация создается людьми, то все ее составные части и связи между ними в разной степени обладают переменным характером. К таким переменным составляющим частям или как их еще называют элементам внутренней среды организации, относятся цели и задачи управления, структуры (производства и управления), технологии и люди, как неотъемлемая часть всего понятия.

Представление о внутренней среде организации, составляющие ее элементы, а также связи и отношения между этими компонентами с целью управления, а также производства продукции или услуг, представлены на рисунке 1.2 [15].



Рисунок 1.2 - Внутренняя среда организации

Структуры организации создают на основе логического и количественного соотношения элементов системы, учитывая все уровни управления. Управляемость организации рассматривается через пропорцию количества руководителей и подчиненных, численности сотрудников, подчиняющихся одному руководителю, а также определяется через взаимоотношение времени принятия решений ко времени перехода объектов управления, в различные состояния, в том числе и прогнозируемые. Управляемость, помимо отмеченных условий, зависит и от используемой технологии.

Относясь к переменным факторам внутренней среды, цели характеризуют конкретные конечные состояния организации. Доведение до исполнителей целей, средств их достижения и причин, затрудняющих достижение, представляет собой важное средство координации работ и составляющих организации [12].

Рассмотрение принципов выделения и группировки факторов, поможет понять их различия.

Одним из подходов к дифференциации факторов внутренней среды может быть определение их через те или иные стороны общих характеристик или таких параметров, как наличие общих целей, разделение труда, преобразование ресурсов, образование подразделений, необходимость и наличие управляющего органа, зависимость организации от внешней среды.

Данный подход представлен в таблице 1.1, в которой отражена группировка факторов внутренней среды организации. Анализ таблицы 1.1 позволяет сделать вывод, что главный показатель дифференциации - преобразование ресурсов. Прежде всего, это обусловлено главной целью организации, то ради чего она и создается - преобразования ресурсов в конечный результат.

Таблица 1.1 - Группировка факторов внутренней среды организации

Наименование фактора	Критерий классификации
Цели и совместные ценности	Наличие общих целей
Персонал, финансовая система, технология, информационная система, бизнес-процессы	Преобразование ресурсов
Стиль организации, используемая стратегия	Зависимость организации от внешней среды
Навыки персонала, и стояще перед ним задачи	Разделение труда
Структура	Образование подразделений
Власть	Необходимость и наличие управляющего органа
Культура организации	Другие

Необходимо отметить, что разделение четко не отнести каждый критерий только к одной группе, что является следствием определенной взаимосвязи и взаимообусловленностью факторов. Изображенное деление показателей и факторов внутренней среды обусловлено прежде всего системным и ситуационным подходами, характеризующими организацию как единое целое, имеющего свои общие со всеми организациями специфические черты.

Кроме того основываясь на том, что организация представляет собой социотехническую систему можно использовать деление факторов на объективные и субъективные, [11]. В группе объективных факторов внутренней среды выделяют следующие: цели, задачи, структура, технология, стратегия, финансовая система, информационная система, бизнес-процессы, персонал, в том числе др. В группе субъективных факторов, определяемых через характеристики и отношения людей на предприятии, выделяют следующие: власть, стиль организации, совместные ценности, навыки персонала, культура организации и др.

Если рассмотреть организацию как преобразующую систему, можно разбить все факторы на три группы: входа (ресурсы); выхода (результаты); процесса преобразования (производство).

Классификация, принятая как верная, является основанием к выделению и оценке полноты предлагаемой системы факторов, поэтому она достаточно важная в теоретическом и практическом смысле. В теории и на практике используют различные подходы при определении параметров внутренней среды организаций. По определению авторов М.Х. Мескона, М. Альберта и Ф. Хедоури к основным внутренним переменным организации относят цели, структура, задачи, технология и люди [18].

Цели определяются как конкретные конечные состояния и желаемый результат, которого стремится добиться группа в совместной деятельности.

При этом у организации могут быть различные цели. Выделяют цели краткосрочные, промежуточные и долгосрочные, по очередности достижения или критерию затрат ресурсов они делятся на большие и малые, а также конкурирующие, дополнительные и независимые. Классификация целей позволяет устанавливать приоритеты, одним целям отдавать предпочтение, а другим, следовательно, откладывать.

Под структурой организации понимается логическая взаимосвязь и взаимозависимость уровней управления и подразделений, которая строится в такой форме, что позволяет наиболее эффективно достигать намеченных целей организации. Характерная черта организации - использование разделения труда [22]. Структура представляет собой совокупность связей и отношений, сложившихся в системе между ее элементами, как важнейшая организационная характеристика. Структура тесно взаимосвязана с составом системы, определяется им и сама в значительной степени его определяет.

Таким образом, структура употребляется как организационная характеристика системы, представляющая собой совокупность устойчивых системообразующих связей и отношений, обеспечивающих стабильность и равновесие системы, взаимодействие, соподчиненность и пропорциональность между составляющими ее компонентами[25].

Следующим направлением разделения труда в организации является формулирование задач. Задача выступает как предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. Каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации, на основе решения руководства о структуре.

Задачи организации подразделяют на три традиционные группы по видам работ: работа с информацией, с людьми и предметами.

Следующей важной внутренней переменной среды является технология. В организациях используют технологии, зависящие от типа производства. Выделяют следующие типы производств: единичное, серийное и массовое. Индивидуализация производства оказывает немалое влияние на технологию, в связи с тем что использование гибких технологий даже в массовом производстве учитывает требования индивидуального заказчика к качеству изделия.

Используемая технология и задачи взаимосвязаны между собой. Это объясняется тем что, реализация задачи подразумевает использование конкурентной технологии в качестве средства преобразования поступающих на входе ресурсов в получаемую форму на выходе. Исторически так сложилось, что влияние этой переменной на управление предприятием определилось четырьмя крупнейшими переворотами в технологии: промышленной революцией, стандартизацией и механизацией, применением конвейерных сборочных линий и компьютеризацией[7].

Последней внутренней переменной организации являются люди, никакая технология не может быть полезной и никакая задача не может быть выполнена без сотрудничества. Посредством своих сотрудников руководящий состав достигает целей организации. Из чего можно сделать вывод, что люди как ресурс являются центральным фактором в любой системе управления. Если руководство не признает каждого работника как личность с присущими только ей неповторимыми переживаниями и запросами, то способность организации достичь поставленных целей снижается и становится равной нулю.

Все системы имеют три составляющих элемента - вход, трансформационный процесс и выход. Они получают сырье, энергию, информацию и другие ресурсы на входе, преобразуют их в процессе в товары и услуги, и на выходе получают прибыль, отходы и т.п. Открытые системы характеризуют некоторые специфические черты. Первая из таких черт - это признание взаимозависимости между системой и внешней средой. Существует граница разделения системы от ее окружения. Изменения во внешней среде воздействуют на один или несколько атрибутов системы, и в свою очередь изменения в системе влияют на окружение.

Организации свойственно отражать состояние внешней среды. В основе ее построения находятся предпосылки следующего характера: экономического, научно-технического, политического, социального или этического.

Внешняя среда в качестве термина состоит из широкого диапазона факторов: конкурирующие организации, действующее законодательство, экономические условия, потребителей, профсоюзы и другие составляющие. Данные взаимосвязанные показатели оказывают влияние не только на функционирование организации, но и на его коммерческую, производственную, инновационную и финансовую деятельность. Предприятие и внешняя среда сосуществуют, взаимодействуя самым активным образом.

Факторы внешней среды традиционно дифференцируют на две большие группы - микросреда и макросреда, или прямого и косвенного воздействия. На рисунке 3 изображена обобщенная схема функционирования предприятия, рассматриваемого с позиции не только его реального, но и предполагаемого взаимодействия с основными экономическими агентами и средами[14].

Факторы прямого воздействия изображены в виде прямоугольников с прямыми и обратными связями. Они непосредственно влияют на функционирование предприятия, испытывая на себе влияние его операций. К данной группе традиционно причисляют поставщиков информационных, трудовых, материальных, финансовых и прочих ресурсов, конкурентов, потребителей, контактные аудитории, органы государственной власти и управления, местную администрацию, средств массовой информации и др.

Факторы косвенного воздействия изображены на схеме в виде широких стрелок одностороннего воздействия. В данной группе выделяют социально-политические, экономические, нормативно-правовые, природные и другие факторы.

Помимо факторов прямого воздействия руководитель обязан учитывать также внешнюю среду косвенного воздействия. Можно сделать вывод, что реакция предприятия на факторы прямого и косвенного воздействия имеет разный характер.

Рисунок 1.4 - Схема внешней среды организации

Организации приходится максимально приспосабливать свои внутренние переменные: цели, задачи, структуру, технологию, персонал и прочие к факторам косвенного воздействия. Вязкость, подвижность, сложность, взаимосвязанность и неопределенность являются неотъемлемыми характеристиками развитости внешней среды [20].

Все факторы внешней среды находятся в тесной взаимосвязи. Степень взаимосвязанности факторов определяет уровень силы, воздействия измененного одного фактора на другой. Наиболее сильной является взаимосвязанность ценовых факторов. Повышение цен на поставляемые ресурсы в свою очередь предполагает рост цен на продукцию, снижение объема сбыта и спроса. При смене поставщиков и качестве поставляемых ресурсов изменяются результаты работы фирмы, технология переработки и используемые трудовые ресурсы. Особенно значима для мирового рынка, который постепенно становится единым, взаимосвязанность факторов среды.

Сложность внешней среды определяется как число факторов для реагирования организацией, а также уровень вариативности каждого фактора. Степень сложности производства определяется напрямую числом факторов.

Предприятия, использующие в производстве многочисленные и различные технологии, имеет более сложную внешнюю среду. Такие предприятия характеризует повышенная подвижность среды, предполагающая относительно высокую скорость изменений в их окружении.

В качестве подвижности внешней среды понимают скорость происхождения изменений в окружении организации. Большинство исследователей указывают нарастающую скорость изменений окружения современных организаций[16]. При этом вокруг одних организаций внешняя среда характеризуется медленным изменением (производство пищевых продуктов, мебели и тары), вокруг других среда наиболее подвижна (производство компьютеров, химическая промышленность и телекоммуникации).

Неопределенность внешней среды определяется наличием необходимой информации, находящейся в распоряжении организация по конкретному фактору и степени ее точности. В ситуации, когда имеется достаточное количество надежной информации, среда становится более точной, чем в ситуациях, когда информации мало или есть сомнения в ее точности, то среда становится более неопределенной.

При повышенной вязкости, сложности и подвижности в целях успешного противостояния среде, такие параметры (факторы) как сложность и быстрота принятия решений должны соответствовать сложности и быстроте происходящих изменений в среде (теорема необходимого разнообразия Эшби).

Р. Уотермен описывает, что в процессе развития общественного производства и наступления постиндустриальной эпохи, развитие организаций решающим образом связано с уровнем реагирования на изменяющиеся факторы внешней среды [17].

Таким образом, одной из наиболее известных в России и за рубежом точек зрения на выделение факторов внутренней среды, является разработанная М. Месконом, М. Альбертом и Ф. Хедоури теория, согласно которой основными переменными внутренней среды выступают цели, задачи, структура, технология, а также люди (персонал организации). Термин "внешняя среда" включает широкий диапазон факторов: конкурирующие организации, экономические условия, профсоюзы, потребителей, природные факторы, действующее законодательство и другие составляющие.

Факторы внешней среды делятся на две основные группы - микросреда и макросреда, или прямого и косвенного воздействия. Эти взаимосвязанные факторы оказывают влияние на функционирование предприятия, и его составляющие производственной, инновационной, коммерческой и финансовой деятельности. Внешняя среда и предприятие не просто сосуществуют, они взаимодействуют самым активным образом и взаимопроникают.

1.3 Основные элементы системы управления организацией

Управление организацией представляет собой непрерывный процесс воздействия на производительность работника, группы или организации в целом для наилучших результатов с позиций достижения поставленных целей.

Цели организации будут реализованы только при условии, что ее деятельность должна быть тщательно скоординирована. Отсюда следует, что управление это необходимый вид деятельности организации. От размеров и структуры организации зависит сложность управленческой деятельности и необходимость ее отделения от других функций.

Система управления состоит из следующих компонентов - механизм управленческого воздействия и совокупность всех элементов, подсистем и их взаимосвязей, а также процессов, обеспечивающих функционирование организации в заданном направлении [9].

Традиционно в системе управления предприятием выделяют две части - управляющую и управляемую.Управляющая часть состоит из дирекции, менеджеров, информационных подразделений, обеспечивающих работу руководящего звена. Эта часть называется административно-управленческим аппаратом. Информация представляет входное воздействие и конечный продукт управляющей части. На данном уровне принимаются управленческие решения, такие как результат анализа, прогнозирования, оптимизации, экономического обоснования и выбора из множества вариантов достижения желаемой цели. 

Управляемая часть подразумевает союз из различных производственных и функциональных подразделений, обеспечивающих производственный процесс [21]. Поступающие на вход управляемой части и выходящие в результате зависят от типа организации.

Система управления состоит из четырех основных элементов:

центр управления, сравнивающий фактический и заданный выход и в случае необходимости вырабатывающий управляющее воздействие;

2) контролирующая структура, измеряющая и передающая информацию о состоянии выхода;

3) канал обратной связи;

4) выход основной системы.

Если рассматривать управление как процесс планирования, организации, мотивации и контроля, то он необходим для того, чтобы формулировать и достигать желаемые цели организации.

Планирование подразумевает постановку желаемых целей организации и определение алгоритм действий работников, необходимых для реализации этих целей. Неопределенность окружающей среды помогает частично преодолеть планирования организации [23]. Планирование для успешного осуществления должно носить непрерывный характер с постоянной корректировкой целей на основе достигнутых промежуточных результатов. 

Организация как одна из функций управления подразумевает создание некоторой структуры. Структуризация работы множества элементов позволяет определить цели, какие задания и кто будет выполнять. 

Одна из функций - мотивация[8]. Функция мотивации целиком и полностью лежит на руководителях, неважно сознательно они занимаются мотивацией при этом или нет. Очевидно, что и описывают многочисленные теории мотивации, успешно мотивировать можно только после выявления потребностей.

Контроль обеспечивает достижение поставленных организацией целей. Можно отметить следующие необходимые элементы (стадии) контроля: установление стандартов; измерение достигнутого и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами; корректировка серьезных отклонений от плана[19]. На последней стадии можно пересмотреть цели исходя из требований ситуации.

По параметру направление управляющего воздействия персонал организации можно разделить на две немаленькие категории - руководители и неруководители. 

Руководителями или управляющими являются субъекты организаторской деятельности, принимающие решения, влияющие на действия других людей, отдающие приказы и контролирующие их исполнение. 

К неруководителям или неуправляемым относят объекты организаторской деятельности, исполняющие приказы руководителей и не вправе принимать решения, влияющие на действия других людей. 

Руководители в организации несут определенные функции, играют свои роли. Функции руководителей четко разграничены. Кроме разделения функций руководителей и неруководителей необходимо развести также и управленческую работу. 

Руководители низового звена -- это руководители, которые находятся непосредственно над не управляющими работниками. Они контролируют выполнение производственных заданий и отвечают за непосредственное использование выделенных ресурсов (сырье и оборудование)[24]. Названия должностей низового звена могут быть: заведующий отделом, старшая медсестра, заведующий кафедрой и мастер. Управленческая карьера часто начинается с самого низового звена. 

Работа в низовом звене является разнообразной. Особенностью данной работы является частый переход от выполнения одной задачи к другой, а также ей присущ также короткий срок выполнения заданий. Младшие начальники много времени общаются с непосредственными подчиненными и гораздо меньше с начальством. 

Среднее звено координирует и контролирует низовое звено. Должности среднего звена называются, например декан факультета или заведующий отделом, а также и директор филиала и т.д. 

Характер работы руководителей среднего звена в разных организациях имеет различную характеристику. Существуют организации, которые предоставляют таким руководителям довольно большую ответственность, что делает их работу схожей с работой начальников высшего звена. Работа носит творческий характер и включает постановку проблем, их обсуждение, предложение вариантов действий и разработку рекомендаций. 

От функций возглавляемого подразделения зависит работа начальников среднего звена. Таким образом, если оно связано с производством, то руководитель среднего уровня будет координировать работу низового звена, много времени заниматься анализом данных о производительности труда и свойствах продукции / услуг, обсуждать возможности разработки новых видов продукции / услуг с инженерами. При условии занятия внешними связями организации возглавляемые подразделения, то бумажная работа будет отнимать большую часть времени, оставшееся время будет потрачено на общение, в том числе различные заседания. 

Менеджеры среднего звена посредничает между высшим руководством и младшими начальниками. Средний менеджмент исполняет особую роль проводников великих идей высшего руководства к низшему менеджменту и персоналу в общедоступной форме.

Роль среднего менеджмента не ограничивается на этом. На представителей этой группы управляющих возлагается задача стимулирования творчества работников и снижение рутинной повседневной деятельности, а также способность к обучающейся организации и созданию мыслящей организации. 

Руководители высшего уровня выполняют особую роль по принятию важнейших (как правило, стратегические) решений [10].

Высшие руководители выполняют большой объем работы, причем их работа не имеет четко очерченных границ. В связи этим, высшие руководители не могут определить успешность своей деятельности. Одним из критериев успешности является продолжение и эффективность деятельности организации, но при этом внешняя среда постоянно меняется, и риск неудачи остается высоким.

Таким образом, управление представляет собой процесс воздействия на систему с целью поддержания заданного или перевода её в новое состояние. Элементами системы управления являются следующие: выход основной системы; контролирующая структура, измеряющая и передающая информацию о состоянии выхода; канал обратной связи и центр управления, сравнивающий фактический и заданный выход и в случае необходимости вырабатывающий управляющее воздействие.

2. Практическое содержание элементов системы управления ООО «ВАН-ТРЕЙД»

2.1 Организационно-экономическая характеристика деятельности ООО «ВАН-ТРЕЙД»

Общество с ограниченной ответственностью «ВАН-ТРЕЙД» было создано в 2001 году как юридическое лицо. Общество является коммерческой организацией. Учредителями Общества с ограниченной ответственностью «ВАН-ТРЕЙД» являются физические лица, с равными долями. Юридический адрес ООО «ВАН-ТРЕЙД»: 460036 г. Оренбург, ул. Юркина, дом 9А.

ООО «ВАН-ТРЕЙД» действует на основании Устава. Общество считается созданным как юридическое лицо с момента его государственной регистрации. Общество является собственником имущества, приобретённого в процессе его деятельности. Основными видами деятельности Общества, согласно Уставу, являются следующие:

- розничная и оптовая торговля;

- коммерческая деятельность;

- маркетинговые, рекламные услуги;

- оказание бытовых и консультационных услуг,

- производство товаров народного потребления.

Следовательно, могут осуществляться любые виды деятельности, не запрещенные законом в установленном порядке. По всем этим видам общество осуществляет деятельность. Отдельными видами деятельности общество может заниматься только после получения соответствующей лицензии.

Основной целью ООО «ВАН-ТРЕЙД» является получение прибыли.

Анализ сложившейся организационной структуры управления предприятия ООО «ВАН-ТРЕЙД» позволит определить степень прогрессивности, выявить основные недостатки системы управления.

Организационная структура управления ООО "ВАН-ТРЕЙД" - линейно-функциональная. При таком типе построении оргструктуры выполнение узкоспециализированных функций переплетается с системой подчиненности и ответственности за непосредственное выполнение задач по отделам.

Для данной структуры является характерным наличие ряда достоинств и недостатков. Так, среди достоинств можно выделить следующие виды:

- пocтpoeниe cвязeй "pyкoвoдитeль - пoдчинeнный" пo иepapxичecкoй лecтницe, пpи кoтopыx каждый работник пoдчинeн тoлькo oднoмy pyкoвoдитeлю;

- ocвoбoждeниe линeйныx pyкoвoитeлeй oт peшeния мнoгиx вoпpocoв, cвязaнныx c плaниpoвaниeм финaнcoвыx pacчeтoв, мaтepиaльнo-тexничecким oбecпeчeниeм и дp..

Организационная структура ООО «ВАН-ТРЕЙД», представлена на рисунке 2.1.



Рисунок 2.1 - Организационная структура ООО «ВАН-ТРЕЙД»

К недостаткам относятся следующие: во-первых, кaждoe звeнo зaинтepecoвaнo в дocтижeнии cвoeй yзкoй цeли, a нe oбщeй цeли организации; во-вторых, oтcyтcтвиe тecныx взaимocвязeй и взaимoдeйcтвия нa гopизoнтaльнoм ypoвнe мeждy пpoизвoдcтвeнными и торговыми пoдpaздeлeниями; в-третьих, чpeзмepнo paзвитaя cиcтeмa взaимoдeйcтвия пo вepтикaли.

Органом управления предприятия ООО «ВАН-ТРЕЙД» является генеральный директор, который координирует работу всей организации и принимает стратегические и тактические решения.

В компании 1 раз в месяц проводится оперативное совещание со всеми линейными и функциональными руководителями, на котором обсуждаются проблемы и пути выхода из них.

Основные характеристики ООО «ВАН-ТРЕЙД» показаны в таблице 2.1.

Таблица 2.1 - Характеристика по ключевым параметрам ООО «ВАН-ТРЕЙД»

Наименование	Характеристика
Цели	Получение прибыли
Полномочия и ответственность	Установлены полномочия и ответственности в пределах компетенции каждого работника согласно должностным инструкциям
Коммуникации	В процессе выполнения работы на предприятии ООО «ВАН-ТРЕЙД» используется как межличностное общение, так и общение с помощью телефонов, электронной почты
Персонал	На предприятии ООО «ВАН-ТРЕЙД» работают административно-управленческий персонал; торговый персонал; специалисты и служащие; вспомогательный персонал
Разделение труда	Каждая категория работников осуществляет свою деятельность в соответствии с должностной инструкцией, трудовыми договорами, инструкциями и другими нормативными актами
Формальные правила поведения, процедуры и контроль	Поведения работников предприятия определяют должностные инструкции и правила внутреннего распорядка

Проведем анализ основных экономических показателей деятельности ООО «ВАН-ТРЕЙД» за 2011-2013 гг. в приложении А.

Данные таблицы позволяют сделать следующие выводы: в период 2011-2013 гг. происходит увеличение выручки ООО «ВАН-ТРЕЙД» на 262893 тыс. руб. или на 896,1%. Причинами увеличения выручки предприятия является расширение ассортимента реализуемой продукции, увеличения спроса на продукцию предприятия, а также увеличение количества постоянных клиентов. Вместе с тем, максимальная выручка у предприятия достигается в 2012 году и составляет 439335 тыс. руб. и к 2013 году снижается до 292229 тыс. руб. или на 33,5%, что связано с появлением крупных предприятий конкурентов, реализующих аналогичную продукцию и проводящих эффективную сбытовую политику.

Себестоимость закупаемой для реализации продукции в связи с увеличением выручки от реализации за весь период увеличилась на 218171 тыс. руб. или на 830%, положительным фактом является ее снижение по отношению к выручке предприятия на 5,94% с 89,59% в 2011 году до 83,65% в 2013 году, также темп роста себестоимости ниже темпа роста выручки предприятия.

Издержки обращения предприятия увеличиваются более ускоренными темпами на 38310 тыс. руб. или на 2917,7%, их удельный вес по отношению к выручке возрастает с 4,47% в 2011 году до 13,55% в 2013 году, что связано с увеличением расходов на оплату труда, на автомобильные перевозки, аренду, расходы на рекламу.

При увеличении выручки анализируемого предприятия происходит увеличение прибыли от продаж на 6412 тыс. руб. или на 368,7%, при этом снижается ее отношение в процентах к выручке. Чистая прибыль предприятия увеличивается на 94 тыс. руб. или на 6,5%. Отрицательным фактом является снижение рентабельности по чистой прибыли на 4,37%, то есть с 4,89% в 2011 году до 0,52% в 2013 году.

Увеличение численности персонала ООО «ВАН-ТРЕЙД» на 15 человек при увеличении выручки предприятия привело к увеличению производительности труда на 1810,61 тыс. руб. или на 691,3%.

Рост стоимости основных фондов на 1162 тыс. руб. или на 143,1% способствует увеличению фондоотдачи предприятия на 111,91 руб. или на 309,7%.

При увеличении среднегодовых остатков оборотных средств предприятия на 73805 тыс. руб. или на 293,9% происходит увеличение коэффициента оборачиваемости и вследствие чего - ускорение товарооборачиваемости, что свидетельствует эффективном использовании оборотных средств.

Таким образом, увеличение выручки предприятия способствует увеличению прибыли от реализации и чистой прибыли, а также производительности труда, эффективно используются основные фонды и оборотные средства общества, о чем свидетельствует рассчитанные коэффициенты фондоотдачи и оборачиваемости.

2.2 Анализ системы управления ООО «ВАН-ТРЕЙД»

В настоящее время на предприятии в соответствии со штатным расписанием среднесписочный состав сотрудников равен 115 человек. Рассмотрим персонал OOO«ВАН-ТРЕЙД» по составу и структуре образования за 2011 - 2013 г. Данные представлены в таблице 2.2.

Таблица 2.2- Состав и структура персоналаOOO«ВАН-ТРЕЙД» по уровню образования за 2011 - 2013 гг.

Показатель	2011 г.	2012 г.	2013 г.
	человек	доля, в %	человек	доля, в %	человек	доля, в %
Всего персонала:	100	100	110	100	115	100
- общее среднее	30	30	28	25,5	28	24,4
- среднее специальное	20	20	27	24,5	27	23,5
- неоконченное высшее	4	4	4	3,6	2	1,7
- высшее	43	43	48	43,6	55	47,8
- сотрудники, имеющие более одного высшего образования	3	3	3	2,7	3	2,6

Исходя из данных таблицы 2.2, можно сделать следующий вывод, структура и состав персонала по уровню образования за отчетный период изменилась. Так, в 2011 году среди персонала с высшим образованием было 43 %, а на долю с общим и средним образованием приходилось по 30 % и 20 % соответственно.

В 2012 году численность персонала с высшим и средним специальным образованием увеличились и стали составлять 43,6 % и 24,5 % соответственно. Количество персонала с общим образованием уменьшилось и стало составлять 25,5%.

В 2013 году также отмечается увеличение доли персонала с высшим образованием и составляет 47,8 %. Уменьшилось количество сотрудников с общим, средним специальным и неоконченным высшим образованиями и составляет 24,4 %, 23,5 % и 1,7 % соответственно.

Таким образом, можно сделать вывод, что уровень образованности персонала за последние 3 года увеличился, и доля сотрудников с высшим образованием составляет 47,8 % от общего числа сотрудников.

За 2013 год 10 % сотрудников прошли учебные курсы для изучения новых передовых технологий применяемых в сфере торговли, 5 % сотрудников занимались самообразованием за свой счет, остальные 80 % не обучались. Что также позволяет сделать вывод, что сотрудники заинтересованы в повышении общего уровня образованности.

Профессиональная подготовка в организации занимает средний уровень. Руководящий состав и торговый отдел постоянно повышает свою квалификацию, проходят обучение, посещают семинары, тренинги. Ведь для них квалификация имеет решающее значение в организации. При этом остальные сотрудники не обучаются.

Проведем анализ состава, структуры и движения персонала на предприятии за последние три года 2011 - 2013 гг. Рассмотрим категории персонала за 2011 - 2013 гг. данные представлены в таблице 2.3.

Таблица 2.3 - Категории персонала OOO«ВАН-ТРЕЙД» за 2011 - 2013гг.

Категории персонала	2011 г.	2012 г.	2013 г.
	человек	доля, в %	человек	доля, в %	человек	доля, в %
Всего:	100	100	110	100	115	100
- руководители	12	12	12	10,9	15	13
- специалисты	35	35	50	45,5	60	52,2
- рабочие	53	53	48	43,6	40	34,8

Как видно из таблицы 2.3, за отчетный период с 2011 по 2013 года соотношений категорий персонала изменилось. Увеличилась доля специалистов по соотношению к рабочим. Что также сказалось на увеличении общего уровня образованности персонала.

Рассмотрим состав и структуру персонала по возрасту и полу. Данные обработаны и представлены в таблице 2.4.На таблицы 2.4видно, что мужчин на предприятии работает больше, чем женщин. Прежде всего, это связано со спецификой деятельности предприятия. Возрастная структура показывает, что в ООО «ВАН-ТРЕЙД» преобладает персонал в возрасте от 20 до 40 лет

Таблица 2.4 -Состав и структура персонала ООО «ВАН-ТРЕЙД» за 2011-2013 гг.

Показатель	2011 г.	2012 г.	2013 г.
	человек	доля, в %	человек	доля, в %	человек	доля, в %
Всего персонала:	100	100	110	100	115	100
Структура по полу: - мужчины - женщины	73 27	73 27	65 45	59,1 40,9	70 45	60,9 39,1
Возрастной состав: - от 20 до 30 лет; - от 30 до 40 лет; - от 40 до 50 лет; - старше 50 лет	25 53 17 5	25 53 17 5	30 56 19 5	27,3 50,9 17,3 4,5	40 47 23 5	34,8 40,9 20 4,3

Рассмотрим систему управления ООО «ВАН -ТРЕЙД» представленную на рисунке 2.2.

Рисунок 2.2 - Система управления ООО «ВАН-ТРЕЙД»

Как видно из рисунка 2.2 каждый элемент системы управления состоит из группы определенных параметров. Все элементы взаимосвязаны и взаимодействуют с внешней средой. Из чего можно сделать вывод, что ООО «ВАН-ТРЕЙД» относится к открытой организации.

Таким образом, можно сделать общий вывод по персоналу компании и охарактеризовать коллектив как профессиональный, молодой и ориентированный на постоянное развитие.

Функции управления персоналом осуществляются его субъектами - должностными лицами и организациями, непосредственно занятыми этой деятельностью. Субъектами управления персоналом являются: линейные и функциональные руководители всех уровней и отдела кадров. К ним относятся главный бухгалтер, коммерческий директор, начальник производственного цеха, начальник транспортного цеха, старший кладовщик, юрист, супервайзер, менеджер по персоналу.

Профессиональные союзы и другие общественные организации, создаваемые для представления и защиты интересов трудящихся и отдельных социальных групп, советы предприятия, собрания (конференции) трудового коллектива, рабочие группы, комиссии по трудовым спорам как субъекты управления персоналом в ООО «ВАН-ТЕЙД» отсутствуют.

Рассмотрим такой показатель как текучесть персонала, через индекс текучести кадров, который иногда называют индексом потери человеческих ресурсов или персонала. Он является традиционной формулой для измерения потерь и рассчитывается следующим образом: количество уволенных за определенный период сотрудников умножают на сто и делят на среднее количество сотрудников за этот же период. Данные обработаны и представлены в таблице 2.5.

Таблица 2.5 - Текучесть кадров ООО «ВАН-ТРЕЙД» за 2011 - 2013 гг.

Показатель	2011 г.	2012 г.	2013 г.
Количество уволенных за год сотрудников, в чел.	27	41	45
Среднее количество сотрудников за год, в чел.	100	110	115
Индекс текучести, в %	27	37,3	40

Как видно из таблицы 2.5, индекс текучести с каждым годом увеличивается - что в целом негативно сказывается на деятельности предприятия. Среди уволенных специальностей преобладают такие, как водитель - экспедитор и грузчик.

По виду передаваемых полномочий структура управления является линейной. Данная структура характеризуется тем, что существует передача задач и полномочий от руководителя к подчиненному и далее к другим подчиненным и при этом образовались уровни управления. Основная характеристика линейной структуры - это сосредоточение всех полномочий и всей информации в руках руководителя каждого уровня. Эта особенность линейной структуры определяет ее преимущество (легкость контроля, быстрота принятия управленческих решений;) и недостатки (высокий уровень требований компетенции руководителя).

Следующим моментом влияющим на управленческую структуру является норма управляемости (диапазон контроля), определяющая предельное число подчиненных, которыми можно эффективно руководить. С точки зрения знания руководителем подчиненных по имени и в лицо, величина нормы управляемости может достигать до 900 человек. На предприятии норма управляемости не превышает 25 человек. Данная норма управляемости позволяет руководителю поддерживать постоянные контакты с подчиненными, обмениваться с ними необходимой информацией, и более качественно выполнять свои функции. В то же время здесь существует опасность того, что он будет излишне вмешиваться в дела сотрудников и ограничивать свободу их поведения.

Итак, анализ персонала компании, как объекта управления организацией показал, что уровень образованности за последние 3 года увеличился и доля сотрудников с высшим образованием составляет 47,8 % от общей численности. Профессиональная подготовка находится на среднем уровне. В целом весь персонал можно охарактеризовать как молодой, профессиональный и ориентированный на постоянное развитие. Была проанализирована текучесть персонала, и выяснилось, что индекс текучести кадров с каждым годом только увеличивается.

2.3 Основные преимущества и недостатки системы управления ООО «ВАН-ТРЕЙД»

На основании проведенного анализа в пунктах 2.1 и 2.2 курсовой работы среди преимуществ системы управления ООО «ВАН-ТРЕЙД» можно выделить следующие:

1. Использование линейно-функциональной структуры управления. При выборе структуры управления организация опирается на цели и задачи, так как она должна подчиняться производству и изменяться в ответ на происходящие в нем изменения. В выбранной структуре должны быть отражены функциональное разделение труда и объем полномочий каждого сотрудника управления. В ООО «ВАН-ТРЕЙД» в качестве структуры была выбрана линейно-функциональная структура. Прежде всего, это объясняется рядом причин, во-первых, организация функционирует на внутреннем рынке, во-вторых, ограниченное (относительно небольшое количество сотрудников), в -третьих, относительно небольшой ассортимент, в-четвертых, в соответствии с выбранной стратегией. Структура ООО «ВАН-ТРЕЙД» подразделяется на следующие отделы: торговый, административно-хозяйственный, транспортный и производственный. Для каждого из перечисленных отделов и с учетом выбранной стратегии были перечислены и описаны полномочия (штабные и линейные), должностные инструкции, представляющие определения основных функций и задач конкретного работника, занимающего определенную должность. Выбранный вид структуры управления ООО «ВАН-ТРЕЙД» является на сегодня наиболее распространенным видом иерархической структуры.