Исследование и совершенствование системы системы управления организацией на примере ГУМО "Спортивный клуб "Химик"

ИССЛЕДОВАНИЕ И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

НА ПРИМЕРЕ ГУ МО «СПОРТИВНЫЙ КЛУБ «ХИМИК»

Дипломная работа

Москва 2008г

ВВЕДЕНИЕ

Организация взаимодействия между людьми в процессе их деятельности, обмене и использовании ценностей, то есть согласование интересов и личных целей для достижения общей цели возможны только благодаря управлению.

Повышение эффективности функционирования предприятий и организаций в значительной мере определяется организованностью их систем управления, включающих в себя все цели, распределенные между различными звеньями, связи между которыми обеспечивают координацию отдельных действий по их выполнению.

Необходимость совершенствования системы управления на современном этапе определяется многими факторами. Это и оптимизация численности аппарата управления, его функций, и повышение мотивации персонала, и разработка систем принятия решения.

Стратегия поведения ориентирована на поиск оптимального решения между централизацией и децентрализацией властных функций, что обусловлено необходимостью: установить рациональные связи между звеньями и структурами управления на всех уровнях, минимизировать число уровней структуры управления; повысить оперативность принимаемых решений; оперативно реагировать на изменения во внешней среде.

С этих позиций структуру управления можно рассматривать как форму разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой происходит процесс управления.

В широком смысле задача по совершенствованию системы управления при этом состоит в том, чтобы выбрать ту систему, которая лучше всего отвечает целям и задачам организации, а также воздействующим на нее внутренним и внешним факторам. Наилучшая система - это та, которая наилучшим образом позволяет организации эффективно взаимодействовать с внешней средой, продуктивно и целесообразно распределять и направлять усилия своих сотрудников и, таким образом, удовлетворять потребности клиентов и достигать своих целей с высокой эффективностью.

Совершенствование управления - огромный и пока ещё мало используемый резерв повышения эффективности хозяйственной и прочей деятельности во всех отраслях производства, а также, безусловно, в системе государственного и муниципального управления.

Изложенные в дипломной работе положения в значительной мере учитывают исследования и научные разработки российских и зарубежных ученых.

Отвечая на вопрос о степени изученности рассматриваемой проблематики в научной и учебной литературе, было установлено, что многие её аспекты представлены в литературе уже весьма подробно.

Теоретические основы управления организацией даны в учебнике под редакцией отечественных авторов А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина Управление организацией: Учебник /Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. - М.: ИНФРА-М, 2005. - 669 с.; учебнике З.П. Румянцевой Румянцева З.П. Общее управление организацией. Теория и практика: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2006. - 304 с., учебном пособии Т.А. Акимовой Акимова Т.А. Теория организации: Учеб. пособие. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - 367 с.; учебнике известных зарубежных специалистов М.Х. Мескона, М. Альберта, Ф. Хедоури Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. - М.: Дело, 2004. - 704 с. и ряде других работ.

Н.И. Архипова, Н.В. Кульба, С.А. Косяченко и другие авторы обстоятельно рассматривают вопросы организационного управленияАрхипова Н.И., Кульба В.В., Косяченко С.А. и др. Организационное управление: Учебное пособие для вузов. - М.: РГГУ, 2007. - 733 с..

А.С. Малин и В.И. Мухин подробно представляют структуру системы управления организацией и возможные пути её совершенствования Малин А.С., Мухин В.И. Исследование систем управления: Учебник для вузов. 3-е изд. - М.: Издательский дом ГУ ВШЭ, 2005. - 400 с..

А.И. Пригожин всесторонне раскрывает вопросы диагностики организаций в целом и их систем управления в частности, а также методы развития организаций Пригожин А.И. Методы развития организаций. - М.: Изд-во «Международный центр финансово-экономического развития», 2003. - 863 с. .

Профессор РГГУ Н.В. Овчинникова в своей монографии освещает исторические аспекты развития науки и практики управления в России в ХХ веке Овчинникова Н.В. История развития теории и практики управления в России в XX веке. - М.: Издательство Ипполитова, 2005. - 200 с., профессор МГУ А.И. Кравченко в учебном пособии Кравченко А.И. История менеджмента: Учеб. пособие. - М.: Академический Проект, 2003. - 560 с., а также А.В. Тебекин и Б.С. Касаев в учебнике - зарубежный и отечественный опыт организации производства и управления Тебекин А.В., Касаев Б.С. Менеджмент организации: Учебник. - М.: КНОРУС, 2007. - 416 с..

В учебнике Г.В. Савицкой, учебнике под редакцией Н.А. Сафронова, учебном пособии Е.Е. Вершигоры и ряде других работ рассмотрены методы экономического анализа организации Савицкая Г.В. Экономический анализ: Учебник. - М.: Новое знание, 2006. - 412 с.; Экономика организации (предприятия): Учебник /Под. ред. Н.А. Сафронова. 2-е изд. - М.: Экономистъ, 2004. - 618 с.; Вершигора Е.Е. Менеджмент: Учеб. пособие. - М.: ИНФРА-М, 2005. - 283 с..

В учебно-методическом модуле Н.И. Архиповой и О.Л. Седовой даны основы теории и практики управления персоналом Архипова Н.И., Седова О.Л. Менеджмент (Управление персоналом): Учебно-методический модуль. - М.: Изд-во Ипполитова, 2003. - 360 с..

Вместе с тем требуют дальнейшего изучения проблемы совершенствования систем управления в конкретных организациях и в реальных условиях их деятельности.

Все вышесказанное определило выбор темы настоящего исследования, его цели и задачи.

Цель дипломной работы - на основе анализа теоретических и практических аспектов системы управления организациями разработать рекомендации по её совершенствованию в ГУ МО «Спортивный клуб «Химик».

Для достижения указанной цели в дипломной работе предполагается решить следующие основные задачи:

· раскрыть понятие управления и основные элементы системы управления организацией;

· рассмотреть принципы управленческой деятельности;

· изучить методы управленческой деятельности;

· дать общую характеристику государственного учреждения и основных направлений его деятельности;

· проанализировать организацию управления ГУМО «Спортивный клуб «Химик»;

· разработать рекомендации по совершенствованию системы управления государственного учреждения.

Объектом дипломного исследования является государственное учреждение Московской области «Спортивный клуб «Химик».

Предметом исследования - система управления ГУ МО «Спортивный клуб «Химик».

Теоретико-методологической основой дипломного исследования послужил системный подход.

Системный подход -- это подход к исследованию объекта (проблемы, явления, процесса) как к системе, в которой выделены элементы, внутренние и внешние связи, наиболее существенным образом влияющие на исследуемые результаты его функционирования, а цели каждого из элементов определены исходя из общего предназначения объекта Малин А.С., Мухин В.И. Исследование систем управления: Учебник для вузов. 3-е изд. - М.: Издательский дом ГУ ВШЭ, 2005. - С. 22..

К настоящему время издано уже множество работ, посвящённых системным исследованиям. Все они рассматривают решение системных задач, в которых объект исследований представляется в виде системы.

Системные задачи могут быть двух типов: системного анализа или системного синтеза. Задачи анализа -- определение свойств системы по известной структуре, изучение свойств уже существующего образования. Задачи синтеза -- определение структуры системы по ее свойствам, т.е. создание новой структуры, которая должна обладать желаемыми свойствами.

Теоретической основой послужили нормативные правовые акты, регулирующие деятельность государственных учреждений. В частности, Гражданский кодекс РФ, Трудовой кодекс РФ и др.Гражданский кодекс РФ. Текст с изменениями и дополнениями на 15 ноября 2007 года. - М.: Эксмо, 2007. - 684 с.; Трудовой кодекс Российской Федерации. Официальное издание. С изм. и доп. - М.: Юрид. лит., 2006. - 272 с..

Были изучены выше названные публикации специалистов, в которых раскрываются сущность и содержание системного подхода, рассматриваются основные элементы системы управления, принципы и методы управленческой деятельности.

Основным методами сбора первичной информации в исследуемой организации стали:

· изучение документов (Устава, штатного расписания учреждения, отчётов о работе с персоналом и т.д.),

· наблюдение,

· опрос.

Методами анализа информации стали:

· формально-логические (сравнение, обобщение, анализ, синтез, индукция, дедукция),

· статистический,

· графический,

· экспертный, др.

Структура дипломной работы подчинена поставленным цели и задачам исследования и включает в себя: введение, три раздела, заключение, список использованных источников и литературы, приложения.

Во введении обосновывается актуальность избранной для исследования темы, определяются степень её изученности в научной литературе, цель и задачи, объект и предмет дипломного исследования, а также его методологическая основа, источники информации и литература, методы сбора и анализа эмпирической информации.

В первом разделе дипломной работы рассматриваются теоретические основы изучения системы управления организацией, понятие управления и основные элементы системы управления организацией, принципы и методы управленческой деятельности.

Во втором разделе дана общая характеристика ГУМО «Спортивный клуб «Химик» и основных направлений его деятельности, проанализирована система его управления.

В третьем разделе разработаны рекомендации по совершенствованию системы управления государственного учреждения.

В заключении приведены все основные выводы и рекомендации, ставшие результатом дипломного исследования.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИЗУЧЕНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

1.1 Система управления организацией и ее основные элементы

В процессе производства, распределения, и потребления материальных благ люди объединяются в различные организационные формы, то есть социально-экономические системы¹ Управление организацией: Учебник / Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. - М.: ИНФРА-М, 2005. - С. 13-15.. Управление в таких системах - это, прежде всего, управление людьми. Оно охватывает воздействие на деятельность людей, объединенных в группы, коллективами с их различными интересами. Это наиболее сложная область управления.

Управление в социальных системах можно рассматривать в широком смысле как управление в любой организации людей независимо от целей их деятельности: управление государством, регионом, армией, церковью, больницей, предпринимательской корпорацией и другие. Во всех названных организациях управление может рассматриваться как целенаправленная деятельность, позволяющая выполнять им конкретные функции.

Так, например, основатель школы научного менеджмента, американский инженер Ф.У. Тейлор (1856--1915) в своем главном труде «Принципы научного менеджмента» доказывал, что лучший менеджмент - это истинная наука, базирующаяся на определенных законах, правилах и принципах. Их умелое использование, по его мнению, дает удивительные результаты и является средством сократить потери, возникающие из-за низкой производительности. Чтобы решить проблему роста производительности, Тейлор сформулировал четыре универсальных принципа управления трудом работников² Исследователи об организациях: Хрестоматия: Пер. с англ. /Под. ред. Д.С. Пью, Д. Дж. Хиксона. - Жуковский: МИМ ЛИНК, 2006. - С. 112.:

· научный подход к выполнению каждого элемента работы;

· научный подход к подбору, обучению и развитию рабочего;

· кооперация с рабочими, обеспечивающая применение научного подхода;

· признание того, что работа и ответственность делятся между менеджерами и рабочими почти поровну.

В нашей стране идеи научного управления примерно в то же время развивали А.А. Богданов (1873-1928), Н.А. Витке (даты рождения и смерти не установлены), А.К. Гастев (1882-1941), О.А. Ерманский (1866-1941), П.М. Керженцев (1881-1940), Е. Ф. Розмирович (1885-1953) и многие другие ученые и практики. Они сосредоточили свои усилия на обосновании принципов управления социалистическими предприятиями, на разработке новых подходов к организации труда и производства. В то время это были проблемы первостепенной важности, напрямую связанные со становлением нового строя.

В экономических и социальных науках термин «управление» не имеет однозначного толкования. Управление долгое время отождествлялось с властью и с односторонним императивным влиянием субъекта управления на объект управления без обратной связи и отражало лишь иерархию в системе.

Наиболее удовлетворительным определением в этой связи будет следующее: управление - процесс формирования и реализации целенаправленного воздействия на объект-систему, основанный на обратной связи, на информационном обмене между субъектом и объектом управления³ Акимова Т.А. Теория организации: Учеб. пособие. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - С. 107..

Управление может осуществляться только в том случае, когда существует реально действующая система управления, посредством которой управление приобретает конкретное содержание и конкретное проявление, а функция управления - практическую реализацию⁴ Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник. - М.: Экономистъ, 2006. - С. 40.. Поэтому система управления делится на две подсистемы: управляющую и управляемую.

Для осуществления управления управляющая подсистема должна располагать необходимыми материальными, трудовыми, финансовыми и другими ресурсами, обеспечивающими реализацию управленческих воздействий. Управляющая подсистема выполняет функции управления деятельностью людей. Она включает в себя аппарат управления со всеми работниками и техническими средствами. В свою очередь управляющая подсистема состоит из двух частей: управляющая и управляющая процессами дальнейшего совершенствования как деятельности людей, так и самой управляющей подсистемы.

В управляющей подсистеме выделяются следующие элементы: планирующий (определяет перспективу развития и будущее состояние системы деятельности); регулирующий (направлен на поддержание и совершенствование установленного режима работы организации); маркетинг; учетный и контрольный (получение информации о состоянии управляющей подсистемы). Необходимость наличия этих элементов в системе основана на сущности управления и потребности выполнения соответствующих функций.

Управляемая подсистема осуществляет многообразные процессы деятельности. В нее входят участки в составе определенных групп рабочих мест, цехи в составе производственных и вспомогательных участков, предприятия в составе основных и вспомогательных цехов, отрасли в составе предприятий. Их функционирование взаимосвязано и взаимообусловлено⁵ Вершигора Е.Е. Менеджмент: Учеб. пособие. - М.: ИНФРА-М, 2005. - С. 14..

Управляющая подсистема непрерывно посылает в управляемую подсистему информацию в виде управленческих решений, основой для которых является информация управляемой подсистемы и информация, поступающая из внешней среды. Под влиянием решений осуществляется взаимодействие между элементами системы⁶ Юкаева В.С. Управленческие решения: Учеб. пособие для вузов. 2-е изд. - М.: Изд. Дом “Дашков и К”, 2006. - С. 12..

При этом необходимо особое внимание уделить такому принципу механизма управления как обратная связь, обеспечивающему обратное влияние объекта управления на его субъект. В тех системах, где он нарушается или вообще отсутствует, отсутствуют или искажаются смысл и результаты управления. Кроме того, обратная связь предполагает обмен информацией, т.е. осуществляет информационное воздействие объекта на субъект. Этот принцип действует непрерывно, поскольку ответные действия управляемой системы влияют на динамику управленческих актов управляющей системы, постоянно учитывающей поступающую информацию.

Субъект и объект управления имеют сложную, многоуровневую структуру. При этом структура рассматривается как относительно устойчивый способ связи элементов объекта, а элемент - это некоторая часть объекта, которая, будучи связана с другими частями объекта, образует сам объект⁷ Основы управления предприятием: Современные тенденции в управлении: Учеб. пособие: В 3-х кн. Кн. 1. /Под ред. Г.И. Андреева, В.А. Тихомирова. - М.: Финансы и статистика, 2005. - С. 14.. Взаимосвязь множества элементов обуславливает целостные свойства этого множества, что при раскрытии содержания или исследования сущности предприятия как организации определяет необходимость в системном подходе.

Факторы внутренней среды формируют организацию как систему, взаимосвязь и взаимодействие элементов которой обеспечивает достижение стоящих перед ней целей. Поэтому изменение одного или нескольких факторов одновременно вызывает необходимость принятия мер управленческого воздействия, направленных на сохранение свойств системы как целостного образования. Например, если произошло изменение стратегического направления в развитии организации, необходимо определить, как это отразится на деятельности таких подсистем как производство, финансы, инновации, персонал и т.д. Другими словами, управляющая система должна разработать план организационных изменений, направленных на достижение целей новой стратегии развития.

Внешние факторы в меньшей мере поддаются воздействию со стороны менеджеров организации, так как формируют среду, в которой работает организация. В современных условиях она характеризуется большой сложностью, динамичностью и неопределенностью, что существенно затрудняет учет факторов внешней среды при принятии организационных решений. Да и сами факторы оказывают различное влияние на работу организации. Например, поставщики, потребители, конкуренты, органы законодательного регулирования, кредиторы, другие организации и институты общества, непосредственно связанные с той областью деятельности, которой занимается данная организация, оказывают прямое влияние на ее работу, характер возникающих проблем и их разрешение.

Управление как инструмент и процесс воздействия субъекта на управляемую систему и её составные элементы предполагает упорядочение её элементов, координацию их функционирования и регулирование деятельности. Система управления, которая призвана обеспечить реализацию всей совокупности функций управления, формируется на основе организационной структуры⁸ Кукура С.П. Теория корпоративного управления. - М.: Экономика, 2004. - С. 133..

Организационная структура - форма распределения задач и полномочий на принятие решений между лицами или группами лиц (структурными подразделениями), составляющими организацию, учитывающая направленность организации на достижение стоящих перед ней целей⁹ Архипова Н.И., Кульба В.В., Косяченко С.А. и др. Организационное управление: Учебное пособие для вузов. - М.: РГГУ, 2007. - С. 190.. Другими словами, структура представляет организацию целого из составных частей. Эффективность структуры определяется количеством, значением, формой и содержанием её составных частей и тем местом, которое они занимают в целом, и существующими между ними отношениями.

Необходимо разграничивать понятия организационная структура и структура управления.

Организационная структура - это совокупность всех структурных подразделений, управляющая и управляемая система.

Под организационной структурой управления необходимо понимать совокупность управленческих звеньев, расположенных в строгой соподчиненности и обеспечивающих взаимосвязь между управляющей и управляемой системами¹⁰ Кабушкин Н. И. Основы менеджмента. - Мн.: Новое знание, 2004. - С. 45..

Наибольшее распространение получила модель руководства организацией, основанная на функциях управления, предложенных классической административной школой управления.

Впервые функции предприятия достаточно подробно были определены и описаны в начале ХХ века Анри Файолем, которого сегодня считают классиком менеджмента¹¹ Кондратьев В.В., Краснова В.Б. Реструктуризация управления компанией. - М.: «ИНФРА-М», 2004. - С.37.. Современные специалисты по организации управления предприятиями основываются, как правило, на этом описании, иногда критикуя, иногда дополняя его.

А. Файоль (1841--1925) различает шесть функций компании: техническая функция (производство), коммерческая функция (закупка и продажа), функции учета (учет), финансовая функция (финансирование), функция обеспечения безопасности (сохранность материальных благ и персонала) и, наконец, административная функция. Именно административной функции А. Файоль посвятил все свое внимание, определив её роль следующим образом:

· предвидеть,

· организовывать,

· руководить,

· координировать,

· контролировать.

Специалистами по организации управления предлагаются и другие классификации функций. Несмотря на некоторые различия, все они схожи в основных чертах. Управленческий процесс рассматривается в составе четырёх базовых составляющих. Их содержание раскрывается следующим образом12 Управление организацией: Учебник / Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. - М.: ИНФРА-М, 2007. - С. 8.:

· планирование - вид управленческой деятельности, связанной с установлением целей, разработкой стратегии и планов организации и её составных частей;

· организовывание - формирование структуры организации и управления, а также обеспечение всем необходимым для её нормальной работы: персоналом, материалами, оборудованием, зданиями, денежными средствами, рабочими местами и пр.;

· мотивация - деятельность по мотивации персонала, активизации людей, работающих в организации, выбору наиболее эффективных каналов коммуникации и разрешению организационных конфликтов;

· контроль - сравнение результатов с целями, корректировка отклонений, а также количественная и качественная оценка и учёт результатов работы организации.

Реализация функций управления осуществляется с учётом принципов управления, которыми руководствуются управляющие органы13 Вершигора Е.Е. Указ. соч. - С. 36.. Эти принципы отражают действие объективных законов и практику управления, а также определяют требования к конкретной системе, структуре и организации управления. В соответствии с этими требованиями образуются органы управления, устанавливаются взаимоотношения между уровнями управления, между организациями и государством, применяются те или иные методы управления.

Подробнее принципы организации управления будут раскрыты в подразделе 1.2.

Исходным же моментом процесса управления является постановка целей. Цель - фундаментальное понятие теории управления и представляет собой предвосхищение результатов какого-либо рода деятельности14 Переверзев М.П., Шайденко Н.А., Басовский Л.Е. Менеджмент: Учебник. - М.: Инфра-М, 2006. - С. 50..

Можно сформулировать общие цели очень простым и коротким способом - покрыть затраты, избежать потерь и получить достаточное количество прибыли, но любая организация имеет разнообразные потребности и цели. Эффективное управление всегда включает уравновешивание различных целей, расстановку приоритетов по множеству целей, которые имеет организация.

Цели организации реализуются через стратегию и тактику и исходят из миссии организации15 Румянцева З.П. Общее управление организацией. Теория и практика: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2006. - С. 165..

Миссия выражает философию и смысл существования организации, то есть даёт представление о сфере деятельности, ключевых целях и принципах работы, о рынках, находящихся в фокусе интересов организации.

Стратегия представляет собой детальный всесторонний комплексный план, предназначенный для того, чтобы обеспечить осуществление миссии организации и достижение её целей.

Тактика - система мер по реализации стратегии в определённые промежутки времени хозяйственной деятельности организации, назначением которой является оперативное управление по достижению целей организации в те или иные периоды её деятельности16 Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М.: Дело, 2004. - С. 283..

Совокупность способов осуществления управленческой деятельности, применяемых для постановки и достижения целей организации, является методами управления17 Управление организацией: Учебник /Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. - М.: ИНФРА-М, 2005. - С. 91.. Методы занимают в управлении особое место, поскольку с их помощью становится возможным достичь желаемой цели. Все методы управления тесно взаимосвязаны и используются для обеспечения оптимальных результатов при достижении целей организации.

Методы современного управления классифицируют на общенаучные и специфические (или частные)18 Переверзев М.П., Шайденко Н.А., Басовский Л.Е. Указ. соч. - С. 64..

Класс общенаучных методов представлен методическим инструментарием, который применяется не только в науке управления, но и в других областях знаний. К общенаучным методам относятся исторический, системный и комплексный подходы, моделирование, экспериментирование, использование алгоритмов математического аппарата, статистические, социологические, политологические и другие области исследований.

Специфические (частные) методы, применяемые в управлении, характеризуются большим разнообразием, что объясняется множественностью достигаемых с их помощью целей и различием объектов управления.

Субъект управления (управляющая система) и объект управления (управляемая система) при наличии цели являются элементами процесса управления19 Тебекин А.В., Касаев Б.С. Менеджмент организации: Учебник. - М.: КНОРУС, 2007. - С. 14..

Управленческое воздействие реализуется через управленческие отношения, субъектами которых выступает персонал предприятия, то есть физические лица - живые люди.

Персонал организации - это один из видов её ресурсов, отличающийся от других (например, финансовых, материальных, сырьевых) ресурсов тем, что работник имеет право отказаться от условий, на которых его собираются использовать, вести переговоры об уровне оплаты труда, переучиваться другим профессиям, участвовать в забастовках, увольняться по собственному желанию и т.п. Персонал не может рассматриваться как однородная субстанция, поскольку каждый работник имеет индивидуальные мотивы и ценности20 Пугачев В.П. Руководство персоналом. - Аспект-Пресс, 2006. - С.13..

Управление персоналом - это деятельность, направленная на целевое изменение мотивации работника и достижение максимальной отдачи, а следовательно, достижение высоких конечных результатов всей деятельности организации21 Маренков Н.Л., Косаренко Н.Н. Управление персоналом организаций: Учеб пособие для студентов вузов. - М.: Академический Проект; Трикста, 2005. - С. 13-16..

Результатом эффективного управления персоналом является сосредоточение усилий работников на выполнении задач, намеченных стратегией организации, обеспечение эффективного использования интеллектуальных и физических возможностей работников, реализацию их потенциала, повышение качества жизни, укрепление трудовых отношений в духе сотрудничества и улучшение морального климата, достижение взаимной выгоды индивидов, формирование у работников необходимых организации интересов и поведения с целью интеграций ожиданий организации с их интересами.

Конечная цель работы с персоналом выражается в обеспечении максимального сближения ожиданий организации и интересов работника, связанных с профессиональной деятельностью. Поэтому сотрудники - это главный ресурс современной организации. Управленец не спрашивает, что они могут сделать для него (как это бывает обычно), он спрашивает, что он может сделать для них, чтобы обеспечить им условия для эффективной работы22 Кукура С.П. Указ. соч. - С. 420..

Для создания эффективной системы мотивации персонала необходимо уделить внимание следующим факторам23 Румянцева З.П. Указ. соч. - С. 254.:

1. разнообразие работы по содержанию;

2. рост и расширение профессиональной квалификации работников;

3. удовлетворение от работы и её результатов;

4. повышение ответственности;

5. условия для проявления инициативы;

6. осуществление самоконтроля.

Среди методов мотивации работников можно выделить следующие24 Румянцева З.П. Указ. соч. - С. 256.:

1. принуждение - основано на страхе подвергнуться наказанию, например в виде увольнения, перевода на нижеоплачиваемую работу, штрафа и т. д.;

2. вознаграждение - в виде систем материального (заработная плата, премии, участие в прибылях и т.д.) и нематериального (награда, благодарность и т. п.) стимулирования хорошего труда;

3. солидарность - развитие у работников ценностей и целей, совпадающих или близких к ценностям и целям организации, что достигается путем убеждения, воспитания, обучения и создания благоприятного организационного климата;

4. приспособление - оказание влияния на цели и задачи организации путем частичного приспособления их к целям менеджеров высшего и среднего уровней. Этот вид мотивации требует делегирования полномочий на нижние уровни, что становится мотивом для внутреннего объединения целей менеджеров и персонала организации.

Эффективное использование персонала в современных организациях предполагает его непрерывное профессиональное развитие, под которым понимается совокупность организационно-экономических мероприятий, охватывающих вопросы оценки кандидатов на вакантную должность, аттестации, планирования деловой карьеры и служебно-профессионального продвижения кадров, работы с резервом25 Архипова Н. И., Седова О. Л. Менеджмент (Управление персоналом): Учебно-методический модуль. - М.: Изд-во Ипполитова, 2003. - С.176..

Сущность организации профессионального развития персонала сводится к комплексу мероприятий по обучению сотрудника, планированию его карьеры. Задачами профессионального развития являются: повышение эффективности выполнения сотрудниками текущей работы; подготовка сотрудников к будущим изменениям; повышение общего уровня компетентности сотрудников, расширение их кругозора, создание возможностей для служебного роста.

В 1990-х годах приобретает популярность новый подход к управлению персоналом, суть которого состоит в перенесении главного внимания на организационную культуру - систему общего мнения и ценностей, разделяемых всеми членами организации26 Кукура С.П. Указ. соч. - С. 419..

Сторонники этого подхода рассматривают организационную культуру как важное стратегическое средство, дающее возможность ориентировать все подразделения на общие цели организации, облегчив общение работников, мобилизовать их инициативу и мотивацию на реализацию этих целей.

Организационная культура выполняет целый ряд функций27 Карташова Л.В., Никонова Т.В., Соломанидина Т.О. Организационное поведение: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2004. - С. 189.:

1. формирует определенный имидж организации, отличающий ее от любой другой;

2. выражается в чувстве общности всех членов организации;

3. усиливает вовлеченность в дела организации и преданность ей;

4. усиливает систему социальной стабильности в организации. Организационная культура - своего рода социальный клей, который помогает сплачивать организацию, обеспечивая присущие для неё стандарты поведения;

5. является средством, с помощью которого формируются и контролируются формы поведения и восприятия, целесообразные с точки зрения данной организации.

Для предприятий, где организационная культура уже сформировалась, очень важно обеспечить её дальнейшее поддержание. Процесс отбора, критерии оценки исполнения работ, система вознаграждений, мероприятия по обучению персонала, развитию карьеры, продвижению и ротации кадров гарантируют, что отобранные кандидаты будут соответствовать организационной культуре предприятия.

Специалисты отмечают три фактора, которые играют определяющую роль в поддержании организационной культуры28 Карташова Л.В. Указ. соч. - С. 191.:

1. отбор персонала - предпочтение отдаётся тем кандидатам, которые в большей степени совместимы с организационной культурой предприятия;

2. деятельность высшего руководящего звена - менеджеры среднего звена устанавливают основные правила и нормы поведения, основываясь на высказываниях руководителей и их реакции на различные ситуации. Перечень этих норм и правил далее опускается на более низкие уровни;

3. методы, которые помогают работникам адаптироваться к организационному окружению (социализация).

Сильная организационная культура помогает компании остаться в бизнесе даже в случае утраты значения первоначальных целей или смены направлений деятельности, поэтому она должна являться предметом пристального внимания со стороны руководства. Управление не только соответствует организационной культуре и сильно зависит от неё, но и может в свою очередь оказывать влияние на формирование и развитие организационной культуры в желательном направлении29 Виханский О.С., Наумов А.И. Указ. соч. - С. 530..

Обобщая изученный материал, систему управления организацией можно представить в виде схемы (Рис. 1.1)30 Управление организацией: Учебник /Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. - М.: ИНФРА-М, 2007. - С. 48..

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 1.1 Система управления организацией

Таким образом, управление - процесс формирования и реализации целенаправленного воздействия на объект-систему, основанный на обратной связи, на информационном обмене между субъектом и объектом управления.

Управление реализуется определенными элементами системы, включающей цели, функции, принципы, методы, управляющую и управляемую подсистемы, обратную связь, персонал, организационную культуру и др.

1.2 Принципы управленческой деятельности

Реализация управления осуществляется с помощью основных исходных положений, правил, называемых принципами управления, которыми руководствуются управляющие органы. Эти принципы отражают действие объективных законов и практику управления, а также определяют требования к конкретной системе, структуре и организации менеджмента. В соответствии с этими требованиями образуются органы управления, устанавливаются взаимоотношения между уровнями управления, между организациями и государством, применяются те или иные методы управления31 Вершигора Е.Е. Указ. соч. - С. 36..

Французский исследователь А. Файоль был одним из первых, кто сформулировал важнейшие принципы управления. В своей книге «Общее и промышленное управление», опубликованной в 1916 году, он описал следующие четырнадцать принципов32 Исследователи об организациях: Хрестоматия: Пер. с англ. /Под. ред. Д.С. Пью, Д. Дж. Хиксона. - Жуковский: МИМ ЛИНК, 2006. - С. 114.:

1. Разделение работы: специализация позволяет индивидууму быть более квалифицированным и поэтому более продуктивным.

2. Власть: право отдавать распоряжения и одновременно необходимость принятия на себя ответственности, равнозначной данному праву.

3. Дисциплина: является двусторонней; сотрудники должны следовать только тем распоряжениям менеджера, при которых обеспечивается хорошее руководство.

4. Единство команд: каждый работник должен подчиняться лишь одному руководителю, чтобы не допускать конфликта распоряжений. Этот принцип нашёл много приверженцев среди менеджеров.

5. Единство направления действий: люди, занятые в одних и тех же сферах деятельности, должны обладать одинаковыми целями при выполнении единого плана.

6. Подчинение индивидуальных интересов общим интересам: управление должно видеть, что цели фирмы всегда первостепенны.

7. Вознаграждение: зарплата представляет собой важный стимул, хотя, анализируя ряд систем стимулирования, А. Файоль отметил, что свободной от недостатков системы стимулирования не существует.

8. Централизация или децентрализация: ответ зависит от условий бизнеса и квалификации занятого персонала.

9. Скалярная цепочка: иерархия необходима для единства направления действия, но горизонтальные связи также являются очень важными, и высшее руководство знает, что такие коммуникации имеют место.

10. Порядок: как материальный порядок, так и социальный порядок совершенно необходимы. Первый из них минимизирует потери рабочего времени и обеспечивает рациональное использование материалов, второй достигается посредством организации дела и отбора персонала.

11. Справедливость: при осуществлении деятельности необходимо «соединение доброты и справедливости» в обращении с сотрудниками.

12. Стабильность пребывания в должности: это в значительной мере зависит от времени и расходов, затрачиваемых на обучение менеджменту.

А. Файоль полагает, что успешный бизнес склонен иметь более стабильные управленческие кадры.

13. Инициатива: предоставление возможности персоналу демонстрировать свою активность (инициативу) является источником силы организации, даже если это может повлечь за собой возникновение «жертв тщеславия» среди части управляющих.

14. Дух корпорации: менеджер должен воспитывать высокий дух нравственности у своих сотрудников, и, цитируя А. Файоля, «необходим настоящий талант, чтобы координировать усилия, поощрять увлеченность, использовать возможности каждого работника и поощрять каждого по его заслугам без пробуждения зависти и нарушений гармонии отношений».

К этим принципам можно добавить принципы, возникшие в процессе эволюции теории и практики управления33 Переверзев М.П., Шайденко Н.А., Басовский Л.Е. Указ. соч. - М.: Инфра-М, 2006. - С. 42.:

1. принцип системности, предполагающий использование методологии системного подхода в управлении;

2. принцип компетентности, состоящий в необходимости знания менеджером системы управления;

3. принцип иерархичности, предполагающий выделение уровней управления на основе вертикального разделения управленческого труда и подчинение низших уровней управления высшим;

4. принцип выделения ведущего звена, предполагающий выбор наиболее значимой цели и наиболее важных ресурсов для её достижения;

5. принцип совершенствования, предусматривающий трансформацию организационной структуры, функций и методов управления по мере изменения объекта управления и состояния внешней среды.

Помимо общих принципов управления существуют частные (специальные) принципы, они связаны со спецификой и характером деятельности организации, отраслевой специализации.

Множество требований предъявляется к структуре управления. Они учитываются в принципах формирования организационной структуры управления, главные из которых могут быть сформулированы следующим образом34 Кабушкин Н.И. Указ. соч. - С. 48-49..

Во-первых, организационная структура управления должна отражать цели и задачи организации, а, следовательно, быть подчиненной производству и его потребностям.

Во-вторых, следует предусматривать оптимальное разделение труда между органами управления и отдельными работниками, обеспечивающее творческий характер работы и нормальную нагрузку, а также надлежащую специализацию.

В-третьих, формирование структуры управления надлежит связывать с определением полномочий и ответственности каждого работника и органа управления, с установлением системы вертикальных и горизонтальных связей между ними.

В-четвертых, между функциями и обязанностями, с одной стороны, и полномочиями и ответственностью, с другой, необходимо поддерживать соответствие, нарушение которого приводит к дисфункции системы управления в целом.

В-пятых, организационная структура управления призвана быть адекватной социально-культурной среде организации, оказывающей существенное влияние на решения относительно уровня централизации и децентрализации, распределения полномочий и ответственности, степени самостоятельности и масштабов контроля руководителей и менеджеров. Практически это означает, что попытки слепо копировать структуры управления, успешно функционирующие в других социально-культурных условиях, не гарантируют желаемого результата.

При организационном проектировании специалисты предлагают учитывать ещё ряд весьма важных дополнительных принципов построения организационных структур35 Курочкин А. Принципы организационного проектирования предприятий // Проблемы теории и практики управления. - 2006. - № 1. - С. 91-95. :

· Не может быть идеальной типовой структуры и системы управления, с одинаковым успехом функционирующей в разных местах и условиях, хотя бы уже в силу того, что в них будут задействованы разные люди. Признание этой закономерности обязывает осторожно подходить к оценке аналогов;

· Проектирование организационной структуры должно быть перспективным, рассчитанным "на вырост", то есть на достижение целей будущего, отсюда - необходимость ориентации на данные активного маркетинга и служб долгосрочного прогнозирования;

· Отсутствие нормативов для проектирования имеет и свою положительную сторону. Это дает возможность и даже обязывает оргпроектанта проектировать любой элемент структуры альтернативно, в различных вариантах, просчитывая их сравнительную эффективность и выбирая оптимальный;

· Оргпроектант должен учитывать, что в условиях сильной конкуренции организационная структура и вся система управления должны быть гибкими и эластичными, обеспечивать быстрый и свободный поток информации;

· Пределов для совершенствования системы управления и организационной структуры не существует;

· Расходы на совершенствование системы управления и структуру фирмы всегда являются прибыльной сферой вложения капитала.

Основной фактор, "задающий" возможные контуры и параметры структуры управления, - сама организация. Сами же организации различаются по многим критериям. Большое разнообразие организаций в предопределяет множественность подходов к построению управленческих структур.

Эти подходы зависят:

· от размеров организации (крупные, средние, малые),

· от стадии жизненного цикла компании,

· от изменения организационных форм, в которых функционируют предприятия,

· от уровня развития на предприятии информационной технологии;

· от уровня разделения и специализации труда на предприятии и т.д.

Первый фактор очевиден: структура управления крупными предприятиями более сложна по сравнению со структурами управления на малых предприятиях, где все функции менеджмента подчас сосредоточиваются в руках одного-двух членов организации (обычно руководителя), где соответственно нет необходимости проектировать формальные структурные параметры.

По мере роста организации, а значит, и объема управленческих работ, развивается разделение труда, формируются специализированные звенья (например, по управлению персоналом, производством, финансами, инновациями и т.п.), слаженная работа которых требует координации и контроля. Построение формальной структуры управления, в которой четко определены роли, связи, полномочия и уровни, становится императивом.

Одним из важнейших принципов построения структуры управления является соблюдение масштаба управляемости, то есть числа подчиненных руководителю звеньев. При этом следует учитывать тенденцию к увеличению масштаба управляемости, которая связана с более высокой информационной обеспеченностью и профессиональной подготовленностью, как сегодняшних руководителей, так и подчиненных (последние все меньше нуждаются в указаниях и контроле сверху). В результате имеет место снижение уровней иерархии управления и сокращение численности аппарата управления.

Важно обратить внимание на сопряжение структуры управления с фазами жизненного цикла организации, о чем, к сожалению, нередко забывают проектанты и специалисты, решающие задачу совершенствования управленческих структур36 Адизес.И. Управление жизненным циклом корпорации/ Пер. с англ. под. науч. ред. А.Г. Сефаряна. - СПб.: Питер, 2007. - С. 290..

На стадии зарождения организации управление нередко осуществляется самим предпринимателем. На стадии роста происходит функциональное разделение труда менеджеров. На стадии зрелости в структуре управления чаще всего реализуется тенденция к децентрализации. На стадии спада обычно разрабатываются меры по совершенствованию управленческой структуры в соответствии с потребностями и тенденциями в изменении производства. Наконец, на стадии прекращения существования организации структура управления или полностью разрушается (если фирма ликвидируется), или происходит ее реорганизация (коль скоро данную фирму приобретает или присоединяет к себе другая компания, приспосабливающая структуру управления к той фазе жизненного цикла, в которой она находится).

Следующий фактор: на формирование структуры управления оказывают влияние изменения организационных форм, в которых функционируют предприятия. Так, при вхождении фирмы в состав какого-либо объединения, скажем, ассоциации, концерна и т.п., происходит перераспределение управленческих функций (часть функций, естественно, централизуется), поэтому меняется и структура управления фирмы. Впрочем, даже если предприятие остается самостоятельным и независимым, но становится частью сетевой организации, объединяющей на временной основе ряд взаимосвязанных предприятий (чаще всего для использования благоприятной ситуации), ему приходится вносить в свою управленческую структуру ряд изменений. Это связано с необходимостью усиления функций координации и адаптации к системам менеджмента других компаний, входящих в сеть.

Важный фактор формирования управленческих структур - уровень развития на предприятии информационной технологии. Общая тенденция к децентрализации "электронного интеллекта", то есть к росту числа персональных компьютеров при одновременном расширении использования на уровне предприятия локальных сетей, ведет к ликвидации или сокращению объема работ по ряду функций на среднем и низовом уровнях. Это относится, прежде всего, к координации работы подчиненных звеньев, передаче информации, обобщению результатов деятельности отдельных сотрудников.

Прямым результатом использования локальных сетей может быть расширение сферы контроля руководителей при сокращении числа уровней управления на предприятии.

Развитие информационных систем приводит к формированию нового типа предприятий, которые в западной литературе получили название "виртуальных" компаний (организаций). Под ними понимают совокупности независимых (чаще всего небольших по размерам) предприятий, являющихся как бы узлами на информационной сети, обеспечивающей их тесное взаимодействие. Единство и целенаправленность в работе этих фирм достигаются благодаря гибкой электронной связи на базе информационной технологии, которая пронизывает буквально все сферы их деятельности. Поэтому границы между входящими в них организациями становятся "прозрачными", и каждая из них может рассматриваться представителем компании в целом37 Тренев Н. Н. Организационные структуры // Консультант директора. - 2006. - №6. - С. 11.

.

Современные руководители уделяют большое внимание принципам и методам построения структур управления, а также требованиям к организационным структурам. Таким как оптимальность, оперативность, надежность, экономичность, гибкость и устойчивость структуры управления.

Новой системе управления соответствуют сформулированные в 1990-е годы принципы управления. В них главное внимание обращается на человека как ключевой ресурс организации и на создание условий для реализации его потенциала и способности к совместной эффективной работе. Отсюда -- внимание к организационной культуре, демократизации управления, честности и доверию людям, коммуникациям, стилю руководства.

Эти новые принципы управления заставили пересмотреть ряд положений, касающихся проектирования и организации труда на предприятиях и в государственных учреждениях. Так, серьезное внимание стало уделяться проблемам обогащения содержания и ротации работ, сочетанию физического труда с умственным. Существенно расширяются сферы применения групповой организации работ, в которой стимулируются и общие результаты и индивидуальные, учитывающие мастерство и ответственность каждого. Сокращается глубина разделения работ между членами групп, широко практикуются многооперационность и взаимозаменяемость. Координация и контроль базируются не столько на правилах и процедурах, установленных менеджерами, сколько на целевых установках самой группы (как части общей цели организации). Все это обеспечивает гибкость и быструю адаптацию к изменяющимся условиям не только управленческого звена, но и всего персонала организации в целом.

Содержание принципов управления организацией на современном этапе в упрощенном виде можно представить следующим образом38 Основы управления предприятием: Современные тенденции в управлении: Учеб. пособие: В 3-х кн. Кн. 1 /Под ред. Г.И. Андреева, В.А. Тихомирова. - М.: Финансы и статистика, 2005. - С. 344.:

1. Лояльность к работникам.

2. Ответственность -- обязательное условие успешного управления.

3. Коммуникации, пронизывающие организацию сверху вниз, снизу вверх и по горизонтали.

4. Атмосфера, способствующая раскрытию способностей работающих.

5. Долевое участие каждого работающего в общих результатах.

6. Своевременная реакция на изменения в окружающей среде.

7. Методы работы с людьми, направленные на создание удовлетворенности от работы.

8. Непосредственное участие менеджеров в групповой работе -- условие достижения согласованности и целостности.

9. Умение контактировать с поставщиками, покупателями, исполнителями и руководителями.

10. Этика бизнеса.

11. Честное отношение и доверие к людям.

12. Использование в работе фундаментальных основ менеджмента.

13. Четкое представление о месте и роли организации в будущем.

14. Качество личной работы и постоянное самосовершенствование.

Реализация вышеуказанных принципов создают предпосылки для научной организации деятельности по совершенствованию системы управления.

1.3 Методы управленческой деятельности

В процессе управления используется множество разнообразных способов, подходов и приемов, позволяющих упорядочить и эффективно организовать выполнение функций, этапов, процедур и операций, необходимых для принятия решений. В совокупности они выступают как методы управления, под которыми понимаются способы осуществления управленческой деятельности, применяемые для постановки и достижения ее целей39 Кондратьев В.В., Краснова В.Б. Указ. соч. - С.76.

.

Основу системы методов, используемых в управлении, составляет общенаучная методология, предусматривающая системный подход к решению проблем, а также применение таких методов как моделирование, экспериментирование, конкретно-исторический подход, экономико-математические и социологические измерения. Специфика управления как вида деятельности оказывает существенное влияние на формы, масштабы и результативность применения общенаучных методов.