Проблемы организации делопроизводства в ООО "Безопасный город"

Исполненные документы формируются в дела в строгом соответствии с номенклатурой дел ООО «Безопасный город». В дело, как правило, подшиваются документы одного года, за исключением личных и переходящих на следующий год дел. Если в дело включены документы за разные годы, они разделяются между собой индикаторами-разделителями с указанием года. На обложке дела также следует указать, за какие годы подшиты документы. В дело подшиваются только исполненные документы с отметкой об исполнении и подписью исполнителя, что свидетельствует о завершении работы над документом. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков и копий не допускается. Расположение документов внутри дел производится в прямом хронологическом порядке. Формирование дел и их хранение организуется так, чтобы обеспечивалась возможность их быстрого поиска и использования, а также полная сохранность. Обложка дела должна содержать следующую информацию: название организации - ООО «Безопасный город», номер дела по номенклатуре, состоящий из порядкового номера дела, заголовок дела, год заведения или квартал года, том дела, срок хранения.

Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится секретарем.

Установлено два срока хранения документов: постоянный и временный. Временный делится на кратковременный (менее 10 лет) и долговременный (более 10 лет). В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного хранения. Полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела; составление внутренней описи документов; оформление реквизитов обложки дела. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения всех реквизитов документов.

В ООО «Безопасный город» нет постоянно действующей экспертной комиссии для проведения экспертизы ценности документов. На уничтожение документы отбирает секретарь (иногда совместно с директором), экспертиза проводится нерегулярно, в организации скапливается большое количество потерявших значение документов, которые подлежат уничтожению.

Поэтому в данной инструкции вводятся следующие правила, касающиеся экспертизы ценности. Для организации и проведения работы по экспертизе создается экспертная комиссия (ЭК) ООО «Безопасный город». В состав ЭК включаются директор и секретарь организации. ЭК назначается приказом директора, им же определяется количественный состав комиссии. Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра экспертной комиссией дел, законченных делопроизводством три года назад. После утверждения описей дел долговременного хранения производится отбор документов и дел на уничтожение. Отобранные дела включаются в акт. Акт на уничтожение подписывается председателем и членами ЭК и утверждается директором. Уничтожение документов производится после сдачи-приема дел на архивное хранение. Уничтожение документов, содержащих конфиденциальную информацию, производится измельчением документов в машине для уничтожения бумаг и проводится в присутствии членов ЭК. Работа ЭК проводится ежегодно в первой декаде января. Описи и акты представляются на утверждение директору не позднее 20 января.

Для более полной координации деятельности постоянно действующей экспертной комиссии по проведению экспертизы ценности рекомендуется разработать положение о постоянно действующей экспертной комиссии.

Архивное хранение документов в ООО «Безопасный город» организовано на невысоком уровне. Ответственность за сохранность документов несет секретарь организации. Документы хранятся в шкафах возле рабочего места секретаря. Учитывая отсутствие возможности выделить отдельное свободное помещение для хранения документов, положения инструкции допускают, что дела могут храниться как в рабочем кабинете, так и в специально отведенных для их хранения помещениях, обеспечивающих надежную сохранность документов и защищенных от несанкционированного доступа. Дела помещаются корешками наружу в закрывающихся шкафах или сейфах. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел производится с разрешения директора. Полная проверка наличия дел и документов проводится ежегодно по завершении делопроизводственного года.

В целом можно отметить, что в предложенной инструкции учтены не только все обнаруженные недостатки, но и возможности ООО «Безопасный город». Предложены лишь самые необходимые нормы и правила, соответствующие масштабам организации и объему документооборота. Данная инструкция безусловно поможет более эффективно организовать работу с документами в организации, избежать лишних затрат времени и средств.

Заключение

В ходе исследования бал проведен подробный анализ состояния делопроизводства в ООО «Безопасный город». Удалось выявить, что организации делопроизводства уделялось крайне мало внимания. Даже те немногие операции, выполнением которых должен заниматься секретарь, часто игнорировались. В организации не имелось ни одного документа, регулирующего делопроизводство в организации. Даже генеральный директор признавался, что его этот вопрос не интересует.

Анализ структуры ООО «Безопасный город» показал, что делопроизводство в организации целиком возложено на секретаря. Следовательно, необходимо было изучить его должностную инструкцию, чтобы понять, насколько добросовестно секретарь выполняет свои обязанности. Это помогло выявить, что секретарь недобросовестно относится к выполнению своих должностных обязанностей. Отчасти именно это являлось причиной неудовлетворительной организации делопроизводства.

Анализ состояния делопроизводства помог выявить недостатки в общей технологии обработки документов. Причины этих недостатков, возможно, кроются в недостаточной квалификации секретаря, в отсутствии у нее необходимого образования.

Изначально исследование затруднялось нежеланием сотрудников что-либо менять в организации их ежедневной работы. Это выражалось в том, что секретарь неохотно делилась информацией относительно своей работы. Дополнительные сложности заключались еще и в том, что в организации отсутствуют какие-либо общие принципы ведения документации, которые обычно должны закрепляться, например, в уставе организации или положении. Но, тем не менее, удалось провести достаточно подробный анализ накопившихся проблем и сформулировать основные необходимые нововведения.

Так как на сегодняшний день нигде законодательно не закреплена обязанность организаций разрабатывать инструкцию по делопроизводству, руководителей необходимо убеждать в необходимости этого документа. Грамотно организованный документооборот поможет экономить время и средства, значительно ускорит принятие важных управленческих решений.

Именно благодаря обстоятельному объяснению необходимости инструкции мнение директора организации изменилось. Директор признал, что если в ООО «Безопасный город» появится инструкция по делопроизводству, которая будет отвечать реальным потребностям организации, а также их возможностям, то это, безусловно, поможет им выйти на качественно новый уровень в организации делопроизводства. Секретарь организации тоже отметила, что для нее инструкция станет существенным подспорьем в ведении делопроизводства. Таким образом, было принято решение разработать для ООО «Безопасный город» персональную инструкцию по делопроизводству.

Из существующих подходов к разработке инструкции по делопроизводству был выбран так называемый «традиционный», согласно которому разрабатывается одна инструкция, обязательная для выполнения всеми сотрудниками.

Учитывая тот факт, что в организации фактически отсутствовали какие-либо правила ведения делопроизводства, не было отлаженных процедур обработки документов, четких маршрутов передвижения документов, было принято решение не утверждать инструкцию сразу, так как инструкция должна закреплять уже отработанные на практике приемы.

На сегодняшний день в ООО «Безопасный город» налажена система регистрации. Это выражается в том, что были заведены журналы с новой формой регистрации документов, а секретарь уже не игнорирует эту процедуру, проводя регистрацию своевременно.

Также организован сроковый контроль. Для этого была выбрана журнальная форма, так как объем документации, требующей контроля, невелик. Помимо этого, ведется работа по разработке номенклатуры дел, что позволит систематизировать формирование заголовков дел и в целом упорядочит хранение документов.

В предложенной инструкции были учтены не только все обнаруженные недостатки, но и возможности ООО «Безопасный город». Предложены лишь самые необходимые нормы и правила, соответствующие масштабам организации и объему документооборота. Данная инструкция безусловно поможет более эффективно организовать работу с документами в организации, избежать лишних затрат времени и средств.

Список использованных источников

1. Ермоленко В.В. Интеллектуальное обеспечение управленческих решений: учебник/В.В.Ермоленко. Краснодар. 2010. 302 с.

2. Организационное проектирование системы управления организации: хрестоматия/ сост. В.В.Ермоленко, М.Р.Закарян. Краснодар: Кубанский гос. Ун-т, 2012. 128 с.:ил. 300 экз.

3. Введение в операционные системы: учеб.-метод. Пособие. Краснодар: Кубанский гос. Ун-т, 2008. 72 с. 100 экз.

4.Кудрявцев В.А. и др. "Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 2003.

5. ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов, 1984, С.4. п. 37.

6. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления) Учебник для вузов. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.271 с.

7 ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

8. Сапков В.В., Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства. - М.: Академия, 2007.

9. Арустамов Э.А. Банковское, таможенное и офисное оборудование. - М.: Маркетинг, 2005.

10. Соев Е.В. Технические аспекты в делопроизводстве. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003.

11. Ламекин В.Ф. Организационная техника. - М.: 1997. 76 с.

12. Агеева О.А. Административные системы и офисные технологии. - М.: Просвещение, 1996. 241 с.

13. Топорков И.В. История развития оргтехники. - М.: Информсервис, 1999.138 с.

14. Охотчиков К.Г.Информатизация общества: шаги к осуществлению. - М.: Высшая школа, 1999.174 с.

15. Турьянский А.Г. Эргономика офиса и рабочего места. - М.: Просвещение, 1999.230 с.

16. Назарова С.В., Компьютерные технологии обработки информации. - М.: Просвещение, 2004.103 с.

17. Платонов О.А. Техника и бизнес. - М.: Родник, 1998.176 с.

18 Уфинов С.С. Делопроизводство. - М.: Высшая школа, 2000. 73 с.

19. Устав Общества с ограниченной ответственностью «Безопасный город»: утв. решением учредителя от 10.02.2008 № 1.(не опубликован).

20. Должностная инструкция секретаря: утв. приказом генерального директора ООО «Безопасный город» от 15.03.2008 № 11(не опубликована).

21. Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие. - М.: Инфра-М, 2008.179 с.; Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: учеб. пособие. - 6-е изд., испр. и доп. - М.: Инфра-М, 2006.100 с.

22. Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие. - М.: Инфра-М, 2008.179 с.

Приложение А

Инструкция по делопроизводству ООО «Безопасный город»

1. Общие положения.

1.1. Настоящая инструкция предусматривает:

- единообразие в постановке делопроизводства в Обществе с ограниченной ответственностью «Безопасный город» (далее - ООО «Безопасный город»);

- правильность и своевременное исполнение распорядительных документов и поручений руководства в соответствии с действующим законодательством;

- организацию учета, регистрации, контроля исполнения, обработки и подготовки документов;

- порядок тиражирования документов, их систематизации, подготовки для сдачи в архив, хранения и использования.

1.2. Документы ООО «Безопасный город» являются собственностью организации, включаются в ее имущество.

1.3. Руководство и контроль над ведением делопроизводства в организации осуществляет директор ООО «Безопасный город».

1.4. Ответственность за состояние, правильное ведение делопроизводства и сохранность документов возлагается на секретаря - помощника руководителя (далее - секретарь).

1.5. Секретарь обеспечивает своевременное и правильное выполнение поручений и распорядительных документов руководства; докладывает директору о ходе выполнения данных им поручений и документов; обеспечивает сохранность сформировавшихся в текущем делопроизводстве документальных материалов до момента сдачи их в архив; обеспечивает правильное и бережное использование средств оргтехники, экономное расходование бумаги; принимает меры к сокращению переписки, не допуская ее по вопросам, которые можно решить путем личных переговоров или по телефону.

1.6. Содержание служебных документов не подлежит оглашению. С ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие непосредственное отношение к исполнению этих документов.

1.7. Положения инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, изготавливаемыми при помощи печатающих средств электронно-вычислительной техники.

1.8. Выполнение настоящей инструкции обязательно для каждого работника организации, с её требованиями сотрудники должны быть ознакомлены под роспись.

2. Документирование управленческой деятельности.

2.1. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т. е. в создании управленческих документов. К управленческим документам относятся приказы и другие документы, издаваемые руководством организации. Они готовятся, оформляются и исполняются (используются) в пределах организации.

2.2. Организация ведет переписку с другими организациями, а также с гражданами в пределах своей компетенции. Ведение переписки с предприятиями и организациями по вопросам, связанным с выполнением возложенных на них обязанностей, осуществляет директор. Подготовка и оформление писем осуществляется в соответствии с правилами обработки исходящей корреспонденции. В случае необходимости срочного исполнения текст документа передается по факсу, электронной почте или в виде телефонограммы.

2.3. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью компьютерных средств, а также качество документов как источника информации и тиражирования на копировальной аппаратуре.

2.4. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа и правильном их оформлении. В целях унификации используемых форм документов и эффективного использования средств вычислительной техники при создании документов на предприятии устанавливаются единые правила оформления документов. Указанные правила приведены в главах 3, 4 данной инструкции. Их строгое соблюдение при оформлении документов является обязательным.

2.5. Внесение каких-либо изменений и добавлений в подписанные и утвержденные документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается.

3. Требования к подготовке документов и оформлению реквизитов.

При оформлении документов с помощью средств вычислительной техники используется шрифт Times New Roman № 13, 14 (для подготовки таблиц допускается использовать шрифт № 12).

3.1. Бланки документов.

3.1.1. Документы оформляются на бланках, которые должны иметь установленный комплект обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

В организации применяются следующие бланки:

- общий бланк;

- бланк письма.

3.1.2. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге форматов А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм).

Допускается использование бумаги формата А3 (297х420 мм) для оформления документов, текстовая часть которых оформлена в виде таблиц и графиков.

3.1.3. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

- левое - 20 мм,

- правое - 10 мм,

- верхнее - 20 мм,

- нижнее - 20 мм.

3.1.4. На документах, отправляемых за пределы организации и подписываемых руководством, после наименования организации приводятся справочные данные, включающие почтовый адрес, номера телефонов и факса и другие сведения по усмотрению организации: адрес электронной почты и другие реквизиты. На бланках, используемых для создания внутренних документов, справочные данные об организации не указываются.

3.1.5. Документы ООО «Безопасный город» приобретают юридическую силу только с момента подписания их директором.

3.2. Требования к реквизитам документов.

Документ должен иметь следующие обязательные реквизиты: наименование организации - автора документа, наименование вида документа (не указывается в письмах), заголовок к тексту, дата, индекс, текст, визы, подпись, отметка об исполнении документа и направлении в дело.

3.2.1. Наименование организации - Общество с ограниченной ответственностью «Безопасный город». Сокращенное название - ООО «Безопасный город».

3.2.2. Наименование вида документа. Наименование вида документа: ПРИКАЗ, СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА и т.д. должно соответствовать его содержанию и перечню применяемых в организации управленческих документов. Наименование вида документа печатается прописными буквами. Наименование вида документа «А К Т» печатается вразрядку.

3.2.3. Дата документа. Датой документа является дата подписания; для документа, принимаемого коллективным органом - дата его принятия; для утверждаемого документа - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Документы вступают в силу с момента их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена другая дата.

Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например: 30.03.2013. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 30 марта 2013 года. При цифровом написании даты не допускается указывать: число или месяц одной цифрой (если день месяца или месяц обозначается одной цифрой, то перед ней проставляется 0), год - двумя цифрами.

3.2.4. Индекс документа. Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов.

3.2.5. Резолюция. В резолюции делаются указания по исполнению документа. В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. В случаях, когда поручение дано нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва исполнителей и координации их работы.

3.2.6. Заголовок к тексту документа. Перед текстом любого документа пишется заголовок, то есть краткое изложение его содержания, отвечающее на вопросы: о ком (о чем)?, кого (чего)?. Например: ПРИКАЗ (о чем?) об утверждении инструкции по делопроизводству; А К Т (чего?) приемки-сдачи работ.

Заголовок должен состоять из одной фразы и быть максимально коротким (не более 2-3 строк). Заголовок печатают от левого поля через 1 межстрочный интервал, причем каждая строка должна содержать не более 28 печатных знаков. Если заголовок превышает 150 знаков, то его допускается продлевать до границы правого поля. Заголовок печатают строчными буквами без кавычек, не подчеркивают и в конце не проставляют точку.

Отсутствие заголовка допускается при оформлении телефонограмм, извещений, а также в документах формата А5.

3.2.7. Текст документа. Документы должны быть предельно краткими, четкими, тщательно отредактированными, составленными, как правило, по одному вопросу, объемом не более двух страниц и содержать исчерпывающую информацию, исключающую повторные запросы.

Отчеты, планы и другие документы, охватывающие большой круг взаимосвязанных вопросов, могут быть большего объема, но не должны превышать 7-8 страниц.

Документы, составленные на основании организационно-правовых и распорядительных документов предприятия, должны содержать ссылки на них: наименование вида документа, дату издания, номер и заголовок к тексту.

Текст документа рекомендуется разделять на две основные части: в первой части указывается повод, основание составления документа, во второй части - предложения, просьбы, решения, распоряжения, выводы. Если документ состоит из одной фразы, то в первой ее части также рекомендуется сообщать основание или причину создания документа, а во второй - решение, распоряжение, просьбу.

В отдельных случаях текст документа может содержать одну заключительную часть: приказы - только распорядительную часть, письма - просьбу без пояснения.

Документы, содержащие информацию по различным вопросам, делятся на разделы (главы, пункты, подпункты). Каждая из этих частей имеет номер, написанный арабскими цифрами, который включает в себя номера составных частей более высоких ступеней. Документы временного срока хранения (до 10 лет) допускается печатать на двух сторонах листа.

3.2.8. Оформление приложений. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме: Приложение на л. в экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров. Пример:

Приложение:

1. Штатное расписание на 4л. в 3экз.

2. Смета расходов на 3л. в 3экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. При наличии нескольких приложений, они нумеруются. Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты.

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Пример:

Приложение 1

к приказу директора

ООО «Безопасный город»

10.10.2013 №

3.2.9. Утверждение документа. Утверждение - способ удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу с момента утверждения. Утверждаются, как правило, следующие виды документов:

- положения о предприятиях, структурных подразделения, соответствующих органах и комиссиях;

- инструкции;

- устав предприятия;

- отчеты и балансы;

- текущие и перспективные планы;

- структура и штатное расписание;

- акты о приеме в эксплуатацию законченных строительством и реконструкцией зданий и сооружений;

- акты расследований аварий;

- акты о приеме и передаче дел.

Утверждение документов производится двумя способами: грифом утверждения или изданием распорядительного документа, если введение документа требует дополнительных действий и указаний.

Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа, элементами грифа утверждения являются: слово «УТВЕРЖДАЮ»; должность лица, утвердившего документ; личная подпись и ее расшифровка (указание ФИО); дата утверждения.Пример:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «Безопасный город»

И.О.Фамилия

« » 20

При утверждении документа приказом или другими распорядительными документами гриф утверждения оформляется по следующей форме: слово «УТВЕРЖДЕНО», наименование документа, наименование организации в творительном падеже, дата и индекс документа. Пример:

УТВЕРЖДЕНО

приказом директора ООО «Безопасный город»

№ от 20

В грифе утверждения слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатаются прописными буквами без кавычек и двоеточия.

3.2.10. Согласование документа. При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа.

Согласование может проводиться как внутри организации, так и за его пределами (внешнее согласование).

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа производится в следующей очередности: со сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы; с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области - экологический, пожарный и т.п.

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования; при необходимости указывается должность визирующего. Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в обществе, ниже реквизита «подпись» на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты приказов, постановлений и другие акты визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа. Замечания или дополнения излагаются на отдельном листе.

Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово «Согласовано», наименование организации и должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, ее расшифровки и даты. Пример:

СОГЛАСОВАНО

Главный бухгалтер

ООО «Безопасный город»

И.О.Фамилия

« » 20

3.2.11. Подпись документа. Документы, направляемые в вышестоящие органы, сторонним организациям, подписываются директором. Документ, как правило, подписывает одно должностное лицо в соответствии с компетенцией, установленной функциональными обязанностями или иным правовым актом.

Две и более подписей ставятся в том случае, если за содержание документа несут ответственность несколько лиц (акты, финансовые документы и документы, исходящие от нескольких организаций). Подписи двух должностных лиц проставляются на документах коллегиальных органов.

Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного или аналитического характера могут подписываться исполнителем в пределах его полномочий.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ составлен на простом листе бумаги и сокращенное - на документах, составленных на бланках); личная подпись и ее расшифровка (без скобок, инициалы ставятся перед фамилией и пробел между ними не делается). Пример:

Директор И.О.Фамилия

При подписании документов, согласованных комиссией, указываются не должности лиц, составляющих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии. Пример:

Председатель комиссии А.Г.Иванов

Члены комиссии Е.К.Петров

И.И.Сидоров

В том случае, когда документы подписывают несколько должностных лиц, то их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименование должностей разделяются между собой 2 - 3 межстрочными интервалами. Если документ подписывают несколько лиц равных должностей, то их подписи располагаются на одном уровне.

3.2.12. Отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе проставляется от левого поля в нижней части лицевой стороны последнего листа подлинника документа и включает фамилию (инициалы и фамилию) и номер телефона исполнителя без дополнительных пометок «исп.» или «тел.». Допускается использование шрифта № 10-11. Пример:

С.И. Иванов

324-70-71

3.2.13. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на первом листе документа в нижней его части, ниже отметки об исполнителе. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать слова: «В дело», индекс дела, в котором будет храниться документ, краткие сведения об исполнении документа, должность исполнителя, его подпись и дату.

3.2.14. Адресование документа. Документы могут адресоваться конкретному должностному или частному лицу. В состав реквизита «Адресат» входит почтовый адрес, который включает почтовый индекс, город, область, улицу, номер дома. Пример:

Редакция журнала «Новый Мир»

123456, Москва, Малый Путниковый пер., ?

Если документ адресуется руководителю организации, учреждения, предприятия или его заместителю, то наименование организации может входить в состав наименования должности адресата. Пример:

Генеральному директору ООО «Маршрут» Петрову А.Ф.

320045, г. Москва, ул. Карасева, 77а

Если документ адресуется частному лицу (например, ответ на жалобу), то сначала пишется почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы. Пример:

123456, г.Тула, ул.Советская, д.8, кв.99

Петрову В.С.

Документ не должен содержать более четырех адресов, в противном случае составляется список рассылки, на каждом документе указывается только один адрес. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется.

3.2.15. Проставление печати. Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Печать следует проставлять на поле реквизита «Подпись» таким образом, чтобы она ложилась на часть слов наименования должности лица, подписавшего документ.

Печать ставится на документах, где воспроизведение ее оттиска предусматривается нормативным актом (трудовые книжки, титульные листы и т.д.).

3.2.16. Особенности оформления документов с помощью средств вычислительной техники. Текст документа печатается на персональном компьютере шрифтом Times New Roman № 14 и выравнивается по ширине.

Тексты документов печатаются через 1,5 межстрочных интервала. Новый абзац печатается с отступом 1,3 см от левого поля.

При оформлении документов объемом свыше 10 страниц допускается использовать вторую сторону листа. При печатании текста на обороте поле для подшивки размером 25 мм оставляется справа.

При оформлении многостраничных документов вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются арабскими цифрами в низу страницы от центра без каких-либо дополнительных знаков.

При оформлении документов на бланках формата А5(148х210), а также отдельных многостраничных документов (инструкций, положений, правил), допускается использовать печатание текста через 1 межстрочный интервал.

Отдельные виды внутренних документов (заявление, объяснительная записка) допускается писать от руки.

Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через 1,5 межстрочных интервала. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков.

Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

Текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами.

Другие реквизиты разделяются между собой двумя-четырьмя межстрочными интервалами.

Наименование вида документа: ПРИКАЗ, СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА и т.д. - печатается прописными буквами (не допускается печатать вразрядку) и выделяется полужирным шрифтом. Наименование вида документа А К Т печатается вразрядку.

4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов.

В организации устанавливается единый порядок оформления документов. Все документы должны иметь установленный состав реквизитов и порядок их оформления в соответствии настоящей Инструкцией. Неправильно оформленные документы не имеют юридической силы.

4.1. Приказ.

Приказы относятся к распорядительным документам и фиксируют решения руководства, имеющие нормативный характер, а также решения, относящиеся к оперативным, кадровым и другим вопросам внутренней работы организации. Приказы подписывает директор, а в случае его отсутствия - должностное лицо, исполняющее его обязанности. Порядок подписания приказов устанавливает директор организации.

4.1.1. Проекты приказов, подписываемых руководством предприятия, разрабатываются секретарем по поручению руководства.

4.1.2. Проекты приказов визируются исполнителем, иными заинтересованными должностными лицами. Возражения по проекту приказа, возникающие при визировании, излагаются на отдельном листе, который прилагается к проекту.

4.1.3. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности и по личному составу нумеруются отдельно.

4.1.4. Приказы печатаются на общем бланке предприятия и содержат следующие реквизиты:

- Дата и номер; дата записывается цифровым способом; номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа. Датой приказа, распоряжения, указания является дата его подписания. При подготовке проекта печатают только обозначение месяца и года, а число вписывают при подписании. Номер проставляется при регистрации приказа.

- Место издания «г. Краснодар».

- Заголовок к тексту, который должен кратко и точно отражать содержание текста приказа.

- Текст приказа, который, как правило, состоит из 2-х частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть содержит краткое изложение целей и задач, фактов, событий, послуживших основанием для издания приказа, и может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение», «согласно (чему?)» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок. Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами на отдельной строке от левого поля, и отделяется от предшествующего и последующего текста 2-мя межстрочными интервалами. После этих слов ставится двоеточие. Распорядительная часть содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Если предполагается несколько исполнителей или выполнение различных по характеру действий, текст распорядительной части делится на пункты и подпункты. Пункт, включающий описание действия, начинается с глагола в неопределенной форме. Если задание предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт начинается с указания должности, фамилии и инициалов этого исполнителя (инициалы проставляются после фамилии) в дательном падеже. Срок исполнения поручения указывается на отдельной строке в соответствии с правилами написания дат. В последнем пункте распорядительной части указывается должность, фамилия, инициалы должностного лица, на которого возлагается контроль за исполнением приказа.

- Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа и включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.

4.1.5. Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к основному документу. Страницы приказа и приложения нумеруются как единый документ.

4.1.6. Порядок подготовки и оформления распорядительных документов, издаваемых на принципах коллегиальности: решений, постановлений - аналогичен порядку подготовки и оформления приказов.

В этом случае наименование вида документа - ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РЕШЕНИЕ; распорядительная часть начинается словами РЕШИЛ, ПОСТАНОВЛЯЕТ и изложение текста ведется от третьего лица единственного числа.

4.2. Положение, правила, инструкция.

4.2.1. Положение, правила, инструкции относятся к организационно-правовым документам и имеют следующие особенности:

- положение устанавливает системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции организации;

- правила устанавливают нормы и требования, обязательные для исполнения;

- инструкция регламентирует порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и нормативных актов.

Перечисленные документы относятся к документам длительного пользования и применяются до тех пор, пока не будут утверждены новые, заменяющие их документы.

4.2.2. Положение, правила, инструкция оформляются на общем бланке (допускается изготовление титульного листа) и имеют следующие реквизиты:

- Наименование вида документа - ПОЛОЖЕНИЕ, ПРАВИЛА, ИНСТРУКЦИЯ, ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ, которое печатается прописными буквами от левого поля.

- Дата, регистрационный номер.

- Заголовок к тексту, причем заголовок к тексту положения отвечает на вопрос: «О чем?», правил - на вопрос: «Чего?», инструкции - на вопрос «Кому, по чему?».

- Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа, в нем используются слова: должен, следует, необходимо, запрещается, не допускается. Текст может делиться на разделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Разделы должны иметь названия. Заголовки разделов печатают строчными буквами, кроме первой прописной, от левого поля и ставят точку. Расстояние между заголовком раздела и последующим текстом - 2 межстрочных интервала.

- Гриф утверждения.

- Подпись директора.

Должностная инструкция, помимо перечисленных реквизитов, содержит также:

- Слова «С инструкцией ознакомлен», которые печатаются от левого поля строчными буквами, кроме первой прописной, ниже подписи директора.

- Подпись сотрудника, которая оформляется после слов «С инструкцией ознакомлен». При оформлении подписей на документе указывается наименование должности, личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

4.3. Деловое письмо.

Деловое письмо - это обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения организации с другими организациями, а также с частными лицами.

4.3.1. По содержанию и назначению письма подразделяются на инструктивные (директивные), гарантийные, информационные, рекламные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и т.д.

4.3.2. Письмо состоит из следующих основных частей: обращение, вступление, основное содержание, заключение. Обращаться к адресату следует по имени-отчеству: Уважаемый Сергей Федорович! Обращение начинается от левого поля и в конце его ставится восклицательный знак.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причину его написания. Основное содержание составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, просьб, отказов, требований, напоминаний и начинается словами:

- просим (письмо-просьба или запрос),

- высылаем, направляем, представляем (сопроводительное письмо),

- сообщаем (информационное письмо).

Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости (С уважением), которая печатается с абзаца и завершается запятой.

Подпись должностного лица отделяется от текста письма 2-мя межстрочными интервалами. С уважением,

Генеральный директор И.И. Иванов

В случае если в обращении не пишется слово «Уважаемый», то и формула вежливости в конце опускается.

4.3.3. Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. При необходимости обратиться в организацию по нескольким различным вопросам рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

4.3.4. Текст излагается от первого лица множественного числа. Допускается изложение от первого лица единственного числа, если письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату. Текст письма не должен превышать двух страниц.

4.3.5. Проект письма составляется секретарем. Проект письма включает в себя следующие реквизиты: адресат, фамилия, имя и отчество должностного (частного) лица, заголовок к письму (о чем?), текст письма. Необходимо также описать дальнейшие действия по отправке письма (номер телефона, факса, способ отправки, контактное лицо).

4.4. Служебная, докладная, объяснительная записки, справка.

4.4.1. Служебная записка - документ, адресованный директору, содержащий изложение какого-либо вопроса, выводы, предложения, запросы.

Докладная записка - документ, адресованный директору и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе и т.д.

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.д.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Указанные документы относятся к информационным и оформляются на листе бумаги формата А4 с воспроизведением краткого наименования автора, наименования вида документа (СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА), даты составления и номера, адресата, заголовка к тексту и текста, подписи.

Используется угловой вариант расположения реквизитов на бланке. Докладную и объяснительную записки, заявление допускается писать от руки.

4.4.2. Справки выдаются, как правило, для предоставления в сторонние организации в целях подтверждения каких-либо фактов, касающихся сотрудников организации. Не допускается начинать текст справки словами: настоящая справка выдана в том, что….

4.5. Телефонограммы, факсимильная связь, электронная почта.

4.5.1. Для оперативного решения служебных вопросов допускается передача телефонограмм. В тексте телефонограммы не должно быть труднопроизносимых слов, словосочетаний и речевых оборотов. Исходящие телефонограммы составляются в одном экземпляре, регистрируются как исходящая корреспонденция. На телефонограмме отмечается время передачи, должность, фамилия лица, передавшего телефонограмму, и лица, принявшего ее. После этого телефонограмма подшивается в дело.

Входящая телефонограмма оформляется на отдельном листе бумаги. При приеме телефонограммы указывается наименование заявителя, точное время приема, должность и фамилия лица, передавшего телефонограмму, номер телефона, откуда передана, а также должность и фамилия лица, принявшего телефонограмму.

Входящие телефонограммы регистрируются и хранятся как обычная входящая корреспонденция.

4.5.2. Передача корреспонденции по факсимильной связи и электронной почте осуществляется в рабочем порядке сотрудниками предприятия или секретарем. Оригиналы документов, переданных по факсимильной связи, регистрируются подшиваются в дело согласно настоящей инструкции.

Полученные по факсимильной связи и электронной почте документы в адрес предприятия или его руководства в тот же день передаются на рассмотрение директору и регистрируется секретарем после его резолюции.

5. Организация документооборота.

5.1. Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящих документов.

5.1.1. Прием входящей корреспонденции осуществляется секретарем. При этом проверяется правильность доставки, наличие приложений, наличие обязательных реквизитов (координаты отправителя, текс, подпись отправителя с расшифровкой - указанием Ф.И.О.). Вся корреспонденция вскрывается, кроме корреспонденции с пометкой «лично», которая вручается адресату в конверте. Документация, поступающая на имя директора, передается ему лично.

5.1.2. Регистрация входящих документов осуществляется централизованно секретарем, путем занесения данных в журнал регистрации входящих документов. Список нерегистрируемых документов:

1. Графики;

2. Документы по материально-техническому обслуживанию;

3. Материалы справочного и информационного характера;

4. Отчеты месячные, квартальные и полугодовые;

5. Отчеты по формам, рекламные извещения, книги, плакаты, газеты.

6. Письма, присланные для сведения (о проведении совещаний, переговоров и т.д.);

7. Поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты;

8. Проекты планов;

9. Расчеты;

10. Сообщения о различных заседаниях, совещаниях;

11. Технические условия;

12. Чертежи.

Регистрация документов, поступивших на имя директора, производится однократно секретарем.

5.1.3. В Журнал регистрации входящей документации заносится следующая информация: входящий номер/дата, исходящий номер/дата, организация-отправитель, краткое содержание документа, исполнитель, примечания (подпись исполнителя о получении документа и др. информация).

5.1.4. На полученных документах в правом нижнем углу лицевой стороны документа проставляется штамп с наименованием ООО «Безопасный город», указанием даты поступления документа и его порядкового входящего номера (с начала года).

5.1.5. Если к поступившему документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается об этом отметка. Пример: «Вх. № 243 + приложение на 2л.».

5.1.6. После регистрации входящие документы передаются адресатам. Если получено письмо-ответ, находится инициативное письмо (копия) и прикрепляется к нему.

5.1.7. Документы, поступившие на имя директора, передаются секретарем ему на рассмотрение.

5.1.8. В ходе рассмотрения документов директор проставляет на них резолюцию, содержание которой (исполнитель, поручение, срок исполнения) заносится секретарем в журнал регистрации входящих документов. Затем документ передается исполнителю под роспись.

5.1.9. Не позднее указанного в резолюции срока исполнитель обязан предоставить секретарю информацию об исполнении документа с указанием даты исполнения. В случае составления ответного документа сообщается дата, номер документа и номер дела, в которое он подшит.

5.1.10. На первом листе исполненного документа в левом нижнем углу исполнитель делает отметку «В дело» и отметку о том, когда и как решен вопрос, заверяет подписью, ставит дату и подшивает в соответствующее дело.

5.1.11. Исполненные документы и копии писем-ответов должны подшиваться в дела не позднее следующего дня после исполнения или отправки ответа.

5.1.12. Внутренняя документация (докладные записки, заявки и т.д.) поступающая на имя директора регистрируется секретарем в журнале учета внутренней документации. Сотрудникам ООО «Безопасный город» следует не допускать переписки по вопросам, которые могут быть решены путем личного общения или по телефону.

5.2. Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.

5.2.1. Исходящие документы готовятся на бланках для писем ООО «Безопасный город». Служебные письма должны быть написаны кратко, ясно, обоснованно. Формулировки в письмах не должны допускать различных толкований.

Внутренние документы составляются на общем бланке. Документы, как правило, должны составляться только по одному вопросу, что обеспечивает более оперативное их рассмотрение получателем.

5.2.2. Внесение в подлинник документа после его подписания каких-либо добавлений или изменений может производиться только лицом, подписавшим его.

5.2.3. При составлении письма-ответа обязательно заполняется реквизит «На № от » с указанием даты и номера инициативного письма (письма-запроса). В левом нижнем углу указывается фамилия и номер телефона исполнителя (при отсутствии места на лицевой стороне они указываются на обороте листа).

5.2.4. Для писем, содержащих более 8 строк текста, обязательным реквизитом является заголовок, который начинается с предлога «О» и содержит краткое резюме документа. Например: «О направлении технической документации».

5.2.5. Документ не должен содержать более 4 адресатов. При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список на их рассылку и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес. Слово «копия» перед 2, 3, 4 адресатом не проставляется.

5.2.6. После проверки правильности оформления исходящих или внутренних документов, секретарь передает их на подпись директору или его заместителю.

5.2.7. После подписания проставляется исходящий или внутренний номер документа.

5.2.8. Данные об исходящих или внутренних документах заносятся в журнал регистрации исходящих документов секретарем. Журнал включает в себя: номер и дату исходящего документа, организация-получатель, краткое содержание документа, примечания.

5.2.9. Копии отправленных документов в день отправки подшиваются в дела. Если отправленный документ является ответом, на инициативном документе должна быть проставлена отметка об исполнении, содержащая следующее: «В дело № . Отправлено письмо от № . Подпись исполнителя, дата».

5.3. Организация контроля исполнения документов.

5.3.1. В ООО «Безопасный город» устанавливается контроль за исполнением в указанные сроки документов и поручений руководства. Ставить документы на контроль имеет право директор ООО «Безопасный город».

5.3.2. Осуществление контроля за сроками исполнения документов, поступающих на имя директора, возлагается на секретаря.

5.3.3. На документы, взятые на контроль, на левом поле у заголовка ставится отметка «Контроль». Вся информация о них заносится в базу данных (журнал контроля) секретарем.

5.3.4. Задание снимается с контроля только с указания директора.

5.3.5. В течении установленного срока исполнения, поставленные в резолюции вопросы должны быть полностью решены. Если на документ требуется дать письменный ответ, то документ считается исполненным после отправки ответа по назначению. Направление дополнительных запросов в процессе исполнения документа не дает основания считать вопрос решенным.

5.3.6. Сведения об исполнении контрольного задания должны передаваться секретарю не позднее установленной даты исполнения для внесения информации в журнал контроля и снятия документа с контроля.

5.3.7. Если документ не исполнен в срок, то исполнитель обязан до истечения контрольно срока предоставить информацию о причине задержки. Ответственность за неисполнение документа несет исполнитель.

5.3.8. Об изменении срока исполнения документа, согласованного с директором, необходимо сообщить секретарю, который вносит новый срок в журнал контроля.

5.3.9. Для исполнения документов устанавливаются типовые и индивидуальные сроки. Индивидуальный срок может быть определен в тексте документа или установлен директором организации. При определении срока исполнения необходимо учитывать сложность вопросов, содержащихся в документе.

Если в документе или резолюции срок исполнения не указан, документ должен быть исполнен в течение 14 (четырнадцати) дней. Срок исполнения исчисляется в рабочих днях со дня, следующего за днем вынесения резолюции.

5.3.10. В тех случаях, когда подготовка документа поручается нескольким исполнителям, виза или замечания соисполнителей даются в течении одного рабочего дня после получения подготовленного проекта документа от основного исполнителя.

5.4. Составление номенклатуры дел.

5.4.1. Номенклатура дел - это систематизированный список наименований дел, образующихся в делопроизводстве ООО «Безопасный город». Утверждает номенклатуру дел директор.

5.4.2. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информация и другие подобные материалы.

5.4.3. Заголовки дел в номенклатуре должны кратко, четко и конкретно отражать состав и содержание документов, которые предполагается группировать в дела. Заголовок содержит: наименование вида (видов) документа (распоряжение, протоколы, переписка и т.д.); определение участка работы или опроса деятельности, уточняющие сведения об авторах документа, корреспондентах, подлинности документов и т.д.