Проблемы организации делопроизводства в ООО "Безопасный город"

Если дело содержит переписку, следует указывать - с кем и по какому вопросу она ведется, вид переписки (исходящая, входящая).

При формулировании заголовка употребляются термины «дело» и «документы», если в дело включены документы различных видов.

5.4.4. Составление заголовков «Разная переписка», «Дело с отчетностью», «Руководящие материалы», «Документы по общим вопросам» и т.п. не допускается.

5.4.5. Образец номенклатуры дел:

Таблица

5.4.6. Номенклатура дел на следующий год представляется не позднее 15 декабря текущего года. Ведение дел вне номенклатуры не допускается.

5.5. Формирование дел.

5.5.1. Исполненные документы формируются в дела в строгом соответствии с номенклатурой дел ООО «Безопасный город».

5.5.2. В дело, как правило, подшиваются документы одного года, за исключением личных и переходящих на следующий год дел. Если в дело включены документы за разные годы, они разделяются между собой индикаторами-разделителями с указанием года. На обложке дела также следует указать, за какие годы подшиты документы.

5.5.3. В дело подшиваются только исполненные документы с отметкой об исполнении и подписью исполнителя, что свидетельствует о завершении работы над документом.

5.5.4. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков и копий не допускается. Расположение документов внутри дел производится в прямом хронологическом порядке.

5.5.5. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами и являющиеся приложениями к ним, группируются вместе с указанными документами. Если они утверждены в качестве самостоятельных документов, их группируют в самостоятельные дела.

5.5.6. Приказы по личному составу и кадровые группируются отдельно от приказов по основной деятельности.

5.5.7. Формирование дел и их хранение организуется так, чтобы обеспечивалась возможность их быстрого поиска и использования, а также полная сохранность.

5.5.8. Обложка дела должна содержать следующую информацию:

- название организации - ООО «Безопасный город»;

- номер дела по номенклатуре, состоящий из порядкового номера дела;

- заголовок дела;

- год заведения или квартал года;

- том дела;

- срок хранения.

5.6. Оформление дел.

5.6.1. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится секретарем.

5.6.2. Установлено два срока хранения документов: постоянный и временный. Временный делится на кратковременный (менее 10 лет) и долговременный (более 10 лет). В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного хранения. Полное оформление дел предусматривает:

- подшивку или переплет дела;

- нумерацию листов в деле;

- составление заверительной надписи дела;

- составление внутренней описи документов;

- оформление реквизитов обложки дела.

Внутренняя опись составляется для дел, содержащих особо ценные документы и документы ограниченного доступа, и помещается в начале дела.

Все листы документов, включенных в дело, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи (листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов дела), нумеруются арабскими цифрами валовой нумерации в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Нумерация производится простым графическим карандашом. В случае пропуска при нумерации некоторых листов на них проставляют литерные номера, т.е. номер предыдущего листа с буквами а, б, в, и т.д.

Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет включительно) хранения: их допускается хранить в скоросшивателях, не производить пересистематизации документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

5.6.3. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения всех реквизитов документов.

5.7. Экспертиза ценности документов.

5.7.1. Под экспертизой ценности документов понимается определение значения документов в целях отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.

5.7.2. Для организации и проведения работы по экспертизе создается экспертная комиссия (ЭК) ООО «Безопасный город». В состав ЭК включаются директор и секретарь организации. ЭК назначается приказом директора, им же определяется количественный состав комиссии.

5.7.3. Если в процессе отбора документов на хранение обнаружится недостача отдельных документов, должны быть приняты меры по их розыску.

5.7.4. Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра экспертной комиссией дел, законченных делопроизводством три года назад. Дела, отобранные в результате экспертизы на долговременное или постоянное хранение, вносятся в опись и передаются в архив.

5.7.5. После утверждения описей дел долговременного хранения производится отбор документов и дел на уничтожение. Отобранные дела включаются в акт.

5.7.6. Акт на уничтожение подписывается председателем и членами ЭК и утверждается директором.

5.7.7. Дела, подготовленные для архивного хранения, должны иметь заголовки, пронумерованные листы, прямой хронологический порядок расположения документов в деле, заверительный лист с указанием количества листов.

5.7.8. Уничтожение документов производится после сдачи-приема дел на архивное хранение. Уничтожение документов, содержащих конфиденциальную информацию, производится измельчением документов в машине для уничтожения бумаг и проводится в присутствии членов ЭК.

5.7.9. Работа ЭК проводится ежегодно в первой декаде января. Описи и акты представляются на утверждение директору не позднее 20 января.

5.8. Передача дел в архив.

5.8.1. Ответственность за сохранность документов несет секретарь.

5.8.2. Дела могут храниться как в рабочем кабинете, так и в специально отведенных для их хранения помещениях, обеспечивающих надежную сохранность документов и защищенных от несанкционированного доступа. Дела помещаются корешками наружу в закрывающихся шкафах или сейфах. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел производится с разрешения директора.

5.8.3. В течение делопроизводственного года на выданные по служебной необходимости дела заполняется карточка-заместитель дела. В ней указывается отдел, номер дела, дата выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении исполнителем и приеме дела на текущее хранение. Форма карточки-заместителя дела:

Дело №

Таблица

5.8.4. Полная проверка наличия дел и документов проводится ежегодно по завершении делопроизводственного года.

1. Размещено на Allbest.ru