Современные требования к оформлению организационно-распорядительных документов

Например:

Начальнику отдела кадров

Н.П.Мальцевой

Состав реквизита «Адресат» пишется в зависимости от адресата и вида документа. Должность получателя и его фамилия указываются в том случае, если известно, кто именно занимается соответствующим вопросом.

Реквизит печатают, отступив от границы левого поля на 32 знака (четвёртое положение табулятора пишущей машинки) и на 5 - 6 межстрочных интервалов от линии верхнего поля бланка. Все элементы реквизита «Адресат» размещаются с новой строки от одной вертикали («флаговый метод»). Знаки препинания не ставятся.

Примеры оформления:

Минюст России

Управление систематизации

законодательства

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

АОЗТ «Большевский текстиль»

Бухгалтерия

Старшему экономисту

А.С.Николаеву

или

Президенту АОЗТ

«Ломоносовский фарфоровый завод»

В.И.Петрову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Московской области

Если письмо адресуется организации, указывают её наименование, затем почтовый адрес, например:

Всероссийский научно - исследовательский

Институт документоведения и архивного

дела

101000, Москва, Центр,

Милютинский пер., д.7а

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Председателю садового товарищества

«Можайские дали»

В.А.Бунееву

При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя, например:

301264, Тульская обл.,

Киреевский р-н, г. Липки,

Ул. Садовая, д.5, кв.12

И.П.Калинину

В таком же порядке производится написание адреса отправителя. Адрес корреспондента пишется в правой нижней части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя - в верхнем левом углу.

Приведенный выше адрес на конверте будет выглядеть следующим образом:

И.П.Калинину

ул. Садовая, д.5, кв.12,

Киреевский р-н, г. Липки,

Тульская обл., 301264

При направлении документа вышестоящим органам власти и управления почтовый адрес не указывается.

16 - гриф утверждения документа

Гриф утверждения документа - реквизит, указывающий на нормативный или правовой характер содержания документа. К числу утверждаемых документов, например, относятся уставы, положения, регламенты, штатные расписания, должностные инструкции, правила, некоторые виды актов, протоколов и т.д.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, приводится в Табеле унифицированных форм документов или в Положение о службе документационного обеспечения управления организации (канцелярии, общем отделе и т.п.).

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АОЗТ «Большевский текстиль»

Личная подпись И.В.Сергеев

12.09.2000

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Большевский текстиль»

Личная подпись И.В.Сергеев

12.09.2000

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЁН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

УТВЕРЖДЁН

Решением общего собрания

акционеров от 15.08.2001 № 14

или

УТВЕРЖДЕНО

Приказом Председателя

Правления банка

от 01.02.2000 № 82

Утверждение документа изданием другого (распорядительного) документа производится в том случае, если требуются дополнительные разъяснения или проведение каких-либо мероприятий по внедрению утверждаемого документа.

17 - резолюция

Резолюция содержит указание относительно решения (подготовки решения) вопроса, изложенного в документе.

Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнение, подпись и дату, например:

А.В.Зайцевой

П.С.Никитину

Прошу подготовить проект

генерального соглашения

с фирмой «Гермес» к 21.12.2006

Личная подпись В.С.Казначевский

05.11.2006

От правильного выбора исполнителя, конкретности и чёткости текста резолюции зависит качество и своевременность выполнения здания. В том случае, когда в резолюции указаны несколько исполнителей, лицо, указанное первым, является ответственным за организацию выполнение задания.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Резолюция в случае оформления её на отдельном листе является самостоятельным документом, содержащим поручение руководителя организации, с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Рекомендуется для этих целей использовать бланки формата А6 с фамилией руководителя.

Текст резолюции вносится в журнал (карточку) регистрации входящих документов.

18 - заголовок к тексту

Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуются с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чём (о ком)? , например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)? , например:

Должностная инструкция секретаря-референта.

К тексту документов, оформленных на бланках А5, заголовок можно не составлять.

Заголовок позволяет быстро определить степень важности документа, помогает сориентировать в его содержании без прочтения текста.

В целом заголовок экономит время при работе с документом, облегчает его регистрацию, постановку на контроль, поиск, прохождение. Заголовок переносится в регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.

Если в тексте документа затрагиваются несколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщенно, например: «Об утверждении отчёта и проведении выборов».

Заголовок располагается слева над текстом документа. Объём его не должен превышать 5 строк с длиной каждая в 28 знаков.

При угловом расположении постоянных реквизитов (угловом бланке) заголовок к тексту пишется под этими реквизитами в рамках выделенного «уголками» места. Пример оформления заголовка при продольном распоряжении постоянных реквизитов приводится ниже.

МОСКОВСКИЙ ГОРОДСКОЙ СОВЕТ ДЕПУТАТОВ ТРУДЯЩИХСЯ

ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ

РЕШЕНИЕ

28.08.07 № 22/10 г.Москва

О сооружении обелиска

в ознаменование запуска

Советским Союзом первого

искусственного спутника Земли

В дополнение к решению Мосгорисполкома от 11.05.60 № 29/30 исполком РЕШИЛ:

1. Утвердить

Заголовок составляется исполнителем документа. В конце заголовка точка не ставится.

19 - отметка о контроле

В управленческом процессе ряд документов подлежит контролю за их исполнением. На таких документах предусмотрено проставление делопроизводственной службой специальной отметки после того, как руководитель принимает решение о постановке документа на контроль. Отметка о контроле представляет собой прописную букву «К», которую наносят от руки ярким фломастером или специальным резиновым штемпелем на левое поле документа на уровне заголовка к тексту. Возможно использование других отметок о контроле, например, штамп «контроль» и срок исполнения документа.

20 - текст документа

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственных языках.

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

- в федеративные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

- на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименование признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, владеете или были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки и графы строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф. Более подробно порядок оформления таких текстов установлен в ГОСТ Р1.5 - 92.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причину, основание, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть, например, приказы - распорядительную часть, без констатирующей; письма, заявления - просьбу, без пояснения причин; справки, докладные записки - только оценку фактов, выводы.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации (докладные, объяснительные записки), изложения текста должно идти от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу, довожу до сведения).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа (постановляет, решил).

В совместных распорядительных документах текст располагают от первого лица множественного числа (приказываем, решили). Текст протокола излагают от третьего лица множественного лиц (решили:).

В документах, устанавливающих права и обязанности организации, их структурных подразделений (положения, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного лица, (отдел осуществляет функции, в состав объединения входят, комиссия установила).

В письмах используют следующие формы изложения текста:

- от первого лица множественного лица (просим направить, направляем на рассмотрение);

- от первого лица единственного лица (считаю необходимым, прошу выделить);

- от третьего лица единственного лица (министерство не возражает, комиссия считает возможным).

Структура текстов конкретных документов и отдельных видов документов может определяться унифицированными системами документации и другими нормативными актами, регламентирующими их создание, например, Федеральным законом «О банках и банковской деятельности», регламентирующим структуру устава.

21 - отметка о наличии приложений

Отметка о наличии приложений располагается под основным текстом (реквизит 20) и может быть оформлен двумя способами: когда название приложения упомянуто в тексте и когда оно не названо.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1.Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2.Правила подготовки и оформления документов

Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Отметка размещается непосредственно от левого поля документа через 3 интервала. Многострочный текст приложения печатают через один межстрочный интервал, при нескольких приложениях их тексты разделяются полутора интервалами.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2

к приказу директора Института

от 15.06.2006 № 319

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

К приказу директора Института

15.06.2006 № 319

Если к документу прилагают другой документ, так же имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 14.06.97 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

В тексте ГОСТа Р 6.30 - 2003 говорится о том, что реквизит «Отметка о наличии приложения» может оформляться в письмах. То есть если письмо содержит какое-либо приложение, то данный реквизит должен оформляться в обязательном порядке. При этом в сопроводительных письмах, основным назначением которых является отправка документов, не имеющих адресной части, реквизит «Отметка о наличии приложения» должен оформляться всегда.

Также реквизит «Отметка о наличии приложения», при необходимости, может присутствовать в следующих видах информационно-справочный документов: справках, докладных записках, объяснительных записках, служебных записках.

Но существуют виды организационно-распорядительных документов, в которых реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется, т.к. информация о приложениях указывается непосредственно в тексте. Об этом говорится в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30 - 2003 и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. К таким документам, например, относится протокол.

Фрагмент документа 1

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30 - 2003

При оформлении протокола с числом участников более 15 фамилий не перечисляются, а указываются цифрой их общее количество, список участников в таких случаях прилагается.

Например:

Присутствовали 47 человек (список прилагается).

Фрагмент документа 2

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005г. № 536

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска «Текст выступления прилагается».

Реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется и в распорядительных документах: приказах, распоряжениях, указаниях, постановлениях, и решениях.

Фрагмент документа 3

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005г. № 536

При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента РФ в тексте на них обязательно делается ссылка.

Обычно, если к распорядительному документу имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), то в тексте в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: «(приложение 1)», «(приложение 2)» или «согласно приложению1», «согласно приложению2». Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкции и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)».

При оформлении приложений следует соблюдать следующие правила Исключения составляют самостоятельные документы, которые не имеют адресной части, отправляются с сопроводительным письмом в стороннюю организацию и указываются в письме как приложения. Данные документы оформляются стандартно, т.е. по правилам, применяемым к определенным видам документов.:

1. Приложения всегда оформляются на стандартных листах бумаги, а не на бланках документов.

2. Так как приложения отдельно не регистрируются, на них не должны оформляться реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер документа». Ведь дату и регистрационный номер документа, к которым относится приложение, можно посмотреть в верхнем правом углу на первой странице приложения в надписи «Приложение…» или в реквизите «Гриф утверждения документа».

3. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом, в конце заголовка точка не ставится. Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами и может быть напечатано в разрядку. Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт. Заголовок приложения располагается под надписью «Приложение…» или реквизитом «Гриф утверждения документа» и отделяется от них двумя - четырьмя межстрочными интервалами.

4. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текстов документов.

5. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. При этом номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.» или «с.» и знаков тире.

6. Организационно-правовые документы - инструкции, правила, положения, регламенты, утверждаемые распорядительными документами и являющиеся приложениями к ним, - в обязательном порядке должны быть подписаны руководителем структурного подразделения, разработавшим данное приложение. Другие приложения при необходимости также могут быть подписаны уполномоченным на это должностным лицом. Если приложение не подписывается, то целесообразно его заканчивать горизонтальной чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты должна составлять несколько сантиметров. Этот нехитрый прием застрахует от добавления какой-либо текста в конец приложения после подписания основного документа.

22 - подпись

Подпись располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив на 3 - 4 межстрочных интервала. Реквизит печатают от левого поля документа.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращённое - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Исполнительный директор

ЗАО «Партнёр» Личная подпись Н.А.Федоров

или

Исполнительный директор Личная подпись Н.А.Федоров

Допускается в реквизите «Подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор

ЗАО «Партнёр» Личная подпись Н.А.Федоров

Подпись должна быть как на документах, направляемых в другие организации, так и на копиях документов, остающихся в делах организации - автора документа.

Право подписания документов должностным лицам может быть предоставлено: учредительными документами организации (уставом, учредительным договором, положением об организации); нормативными правовыми актами, определяющими порядок деятельности организации; распорядительными документами руководителя организации о делегировании полномочий; доверенностями на выполнение определённых действий от имени организации.

Документы информационно - аналитического характера (доклады, докладные записки, справки и т.п.), предоставляемые на имя руководителя организации, подписываются автором - составителем документа.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учётных документов, утверждает руководитель организации по согласовании с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем и главным бухгалтером организации.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор Личная подпись М.А.Медведев

Главный бухгалтер Личная подпись Н.И.Логинова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель министра Заместитель министра

юстиции Российской Федерации финансов Российской Федерации

Личная Личная

подпись подпись

В.М.Степанов А.П.Миронов

На одном уровне располагают подписи в совместных распорядительных документах, гражданско-правовых договоров, трудовых договоров (контрактах), имеющих несколько подписей.

На практике оформление документов за несколькими подписями (в частности, договоров купли - продажи, на поставку продукции, передачи имущества и др.) сопровождается рядом дополнительных сведений.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись Н.В.Куликов

Члены комиссии Личная подпись К.М.Артёмьев

Личная подпись С.П.Матвеев

Личная подпись В.А.Филатов

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

В ряде случаев возможно использование факсимиле при подписании документов. Организации самостоятельно определяют состав документов, на которых проставляется факсимиле. Как правило, это приглашения, извещения, справки и тому подобные документы, за безусловным исключением документов финансового характера.

При совершении сделок использование факсимильного воспроизведения подписи, электронно-цифровой подписи допускается в случаях, предусмотренных законом или соглашением сторон.

Порядок подписания является одним из центральных вопросов документирования деятельности современной организации. Распорядительные документы подписываются, как правило, руководителем организации или его заместителями в соответствии с распределением их обязанностей, закреплённым в организационно-правовых документах (уставе, приказе о распределении обязанностей и др.). В крупных организациях право подписи может быть предоставлено руководителям управлений или отделов, что отражается в положении о структурном подразделении.

Положение о структурном подразделении, должностные инструкции подписываются руководителями структурных подразделений с последующим утверждением руководством.

Докладные записки, справки, аналитические материалы могут подписываться исполнителями, при условии, что вопросы, содержащиеся в документе, входят в компетенцию сотрудника.

Письма могут подписываться как руководителем организации, так и его заместителями и руководителями структурных подразделений. Руководитель подписывает письма, направляемые в органы государственной власти и управления, руководителям другой организации.

Ряд документов может иметь несколько подписей должностных лиц.

Контроль правильности подписания документов возлагается на службу делопроизводства или на секретаря. Поэтому необходимо знать состав должностных лиц, которым предоставлено право подписи документов, их личные подписи. Желательно, чтобы были подготовлены локальные нормативные акты, регламентирующие эти вопросы (инструкция по делопроизводству, правила подготовки организационно-распорядительных документов и др.).

Требования к оформлению реквизита «Подпись» содержится в ГОСТе Р 6.30 - 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись, расшифровку подписи. В расшифровке подписи всегда сначала указываются инициалы, а затем фамилия.

Если документ подготовлен не на бланке, указывается полная должность с указанием организации-автора.

Например:

Генеральный директор

ЗАО «Вымпел» Личная подпись Е.Р.Серёгин

Если документ оформлен на бланке, наименование организации в подписи не повторяется.

Например:

Генеральный

директор Личная подпись Е.Р.Серёгин

С введением в практику документирования должностных бланков появились новые правила подписания. На документах, выполненных на таких бланках, вообще не указывают название должности.

Например:

Личная подпись Е.Р.Серёгин

В научных учреждениях и вузах в должностях указываются учёная степень и звание.

Например:

Зав. Кафедрой истории, Личная

проф., д-р истор. Наук подпись В.С.Смирнов

Документы, принятые коллегиальными органами, подписываются председателем и секретарём.

Например:

Председатель Личная подпись О.В.Ершов

Секретарь Личная подпись Т.Г.Жукова

Российским законодательством допускается использование факсимиле как аналога собственноручной подписи, воспроизводственного механически. Правила применения факсимиле определяются ст. 160 Гражданского кодекса РФ. Оформление факсимильной подписи допускается при наличии соглашения сторон или соответствующего нормативного акта. Применение факсимиле на внутренних документах организации регламентируется инструкцией по делопроизводству или специальными распорядительными документами.

В заключение отметим ряд наиболее распространённых ошибок, допускаемых при оформлении реквизита «Подпись».

· Указание в качестве подписи лишь личной подписи должностного лица без должности и её расшифровки.

· Неправильное расположение фамилии и инициалов.

· Указание на документах, выполненных на бланках, полного наименования должности подписывающего лица.

· Указание при расшифровке подписи имени без отчества. Это противоречит правилам, установленным стандартом, и современным нормам русской речевой культуры.

· Проставление косой черты или предлога «за», означающих, что документ подписан другим должностным лицом. В тех случаях, когда руководитель отсутствует, документ может подписать лицо, официально исполняющее его обязанности. При этом на документе перед должностью руководителя ставят буквы «И.О.», указывают фактическую должность подписавшего, его инициалы и фамилию.

23 - гриф согласования документа

Согласование документа - это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа сторонней организацией в лице её должностного лица или коллегиального органа.

Гриф утверждения документа состоит из слово СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовываться документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись А.Г.Грязнова

23.04.2006

Зона реквизита «Гриф согласования документа» размещается ниже реквизита «Подпись». Слово «СОГЛАСОВАНО» печатается без кавычек прописными буквами от границы левого поля. непосредственно под ним печатается наименование должности, ниже - личная подпись с расшифровкой. Дата согласования указывается под личной подписью также от границы левого поля.

Если согласование осуществляют письмом, протоколом, гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 30.10.06 № 451 - 805

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

правления страховой

компании «Планета»

от 21.06.06 № 10

Если документ имеет два грифа согласования, их располагают на одном уровне - слева и справа. При большем количестве грифы размещают двумя вертикальными рядами.

В отдельных случаях при необходимости согласования документа с несколькими организациями может оформляться лист согласования. В этом случае на документе перед подписью, на месте реквизита «Отметка о наличии приложения», делается запись «Лист согласования прилагается». При этом на листе согласования в правом верхнем углу указывается, к какому документу этот лист относится. Пример листа согласования выглядит следующим образом:

Положение о принципах сотрудничества

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Генеральный директор Генеральный директор

АО «РИК» АОЗТ Торговый дом «Амур»

личная личная

подпись К.Р.Романов подпись В.Е.Афанасьева

14.06.2006 14.06.2006

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Президент Интер-Траст Лтд. Председатель Правления

личная банка «Прогресс»

подпись А.С.Линев личная

17.06.2006 подпись Н.М.Титов

17.06.2006

Согласование документа может приводиться с подчинёнными и неподчинёнными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими и общественными организациями, организациями государственного и ведомственного контроля, вышестоящими организациями. Согласование документа относится к так называемому внешнему согласованию. Внутреннее согласование осуществляется путём визирования документа (реквизит 24).

24 - визы согласования документа

Визирование документа является формой его внутреннего в пределах одной организации согласования.

Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.С.Орлов 25.01.2006

Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с содержанием документа и выразило отношение к нему.

Виза ставится непосредственно у границы левого поля документа ниже грифа согласования. Визируется документа исполнителем, ответственными должностными лицами, заместителем руководителя организации по направлению, юристом. Состав должностных лиц, визирующих документ, устанавливается нормативными актами организации (положениями, инструкциями). Отказ от визирования не допускается.

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.С.Орлов

25.01.2006

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остаётся в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Если при визировании в проект документа вносятся существенные изменения, он после перепечатывания подлежит повторному визированию. Несущественные изменения редакционного характера повторного визирования документа не требуют.

25 - оттиск печати

На документах, требующих особого удостоверения, подтверждение их юридической силы, ставится печать организации.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специалистами нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Печати бывают гербовые и простые.

Гербовая печать - круглая с изображением в центре Герба Российской Федерации, по окружности указывается полное название учреждения. Печати с воспроизведением Герба России могут иметь федеральные органы государственной власти, иные государственные органы и организации в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1993г. № 2050.

Печати с изображением Российского герба используются государственными учреждениями. Кроме них, такую печать получают организации, наделенные отдельными государственными полномочиями, например, частные нотариальные конторы.

Герб субъекта Российской Федерации размещается на печатях органов представительной и исполнительной власти субъектов федерации. Герб города, района Российской Федерации размещается на печатях органов представительной и исполнительной власти города, района в соответствии с Федеральным законом от 28 августа 1995г. № 154 - ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации».

С 1 января 2004 года введен в действие новый стандарт печатей предприятий всех форм собственности. Согласно новым правилам гербовая печать увеличена в диаметре на пять миллиметров. Кроме того, на ней введены дополнительные надписи. В печати указываются ИНН и номер свидетельства о государственной регистрации.

Особые требования предъявляются к материалам, из которых изготовлена печать. Они являются более современными, что позволяет получать более четкие оттиски.

Новые гербовые печати имеют несколько степеней защиты и должны производиться у сертифицированных изготовителей. Сами сертификаты выдаются только системой ПолиграфСерт Министерства печати РФ. Документы, заверенные несертифицированными печатями, не имеют юридической силы.

В коммерческих организациях используется круглая печать, приравненная к гербовым для государственных организаций и содержащая также указание на ИНН и регистрационный номер.

Простые печати, кроме круглых, бывают различной геометрической формы - прямоугольные, треугольные, овальные. На них обычно воспроизводится название структурного подразделения организации. Их используют для самых различных целей - от проставления на копиях документов до применения при опечатывании дверей, пакетов и пр.

Печати могут содержать наименование организации на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке, а также товарный знак организации.

Печати индивидуальных предпринимателей должны содержать фамилию, имя, отчество индивидуального предпринимателя; местонахождение; словосочетание: « индивидуальный предприниматель»; ИНН и регистрационный номер, указанный в свидетельстве о государственной регистрации.

Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск печати: акты, договоры, доверенности, гарантийные письма, удостоверения, уставы и положения об организациях, штатные расписания и некоторые другие.

Оттиск печати проставляется так, чтобы захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ. Иногда это место помечают буквами «МП» или даже изображением круга с пометкой «ставить точно в круг». Оттиск печати должен хорошо читаться. На некоторых видах документов печать проставляется на специально обозначенном месте, обозначаемом буквами М.П.

26 - отметка о заверении копии

Заверение копии документа или выписки из него производят в необходимых случаях для придания им юридической силы.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Подпись (реквизит 22)

Верно

Инспектор отдела кадров Личная подпись М.В.Колосков

07.06.2006

Верность копии документа заверяется сотрудником организации (секретарём, инспектором отдела кадров). Отметка о заверении копии используется для удостоверения верности выписок из таких документов, как постановления, приказы, протоколы и т.п. Если копия документа выдается на руки или пересылается в другое учреждение, заверительную отметку удостоверяют печатью.

Допускается заверение копии документа печатью, определяемой по усмотрению организации.

Печать также ставится на копиях документов, выполненных на гербовых бланках, тиражированных средствами оперативной полиграфии и предназначенных для рассылки. Кроме того, печать ставится на рассылаемых документах, обладающих юридическим статусом (приказы, распоряжения, нормативные документы). Используются при этом простые печати (канцелярии, общего отдела, управления делами).

27 - отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе необходима для оперативной связи адресата с составителем документа, для выяснения возникших вопросов.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Петров или Петров Иван Васильевич

924 45 67 924 45 67

Рекомендуется указывать полностью фамилию, имя и отчество исполнителя.

При отправке документов в другой город следует дополнять номер телефона международным кодом, например: (095) 924 45 67.

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Реквизит проставляется на исполненных согласно резолюции руководителя документах, подлежащих подшивке в дело для хранения и дальнейшего использования в качестве справочного материала.

Отметка об исполнении документа и направление его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка проставляется на первом листе документа слева внизу, ниже отметки об исполнителе.

Возможные варианта реквизита: «Отправлен факс от 01.14.2001 № 131»; «Издан приказ от 06.04.2002 № 12 «О создании комиссии»; «Вопрос решён по телефону 16.12.2001» и т.д.

29 - отметка о поступлении документа в организацию

Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Отметка о поступлении должна, как правило, содержать сокращенное наименование организации, получившей документ, дату поступления документа и его регистрационный номер (индекс).

30 - идентификатором электронной копии документа

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в правом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе , дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Отметка для автоматического поиска документа делается, если документ вводится в память машины. В отметке рекомендуется указать полный путь к файлу - электронной копии документа, включая имя файла, код оператора, дату, место изготовления, количество экземпляров, количество страниц документа.

Установление требований к присвоению имени файлу регламентируется в методических материалах организации.

Глава 2. Технология разработки и оформления организационно-распорядительной документации

2.1. Организационно-правовые документы

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения.

Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом - вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения - в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы.

Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов.

Разрабатывает организационно-правовые документы руководство учреждения или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения.

Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

К организационно-правовым документам относятся устав, учредительный договор, положение об организации, положение о структурном подразделении, положение о коллегиальном (совещательном органе) организации, регламент, штатное расписание, инструкция, должностная инструкция.

Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги (формат А4) или на общем бланке (в зависимости от вида документа), при этом обязательными реквизитами являются следующие, а именно: наименование организации (также указывается наименование подразделения, если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

Устав

Под Уставом - как организационным документом понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.

Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая статьи 1-453) от 30 ноября 1994 г. [по состоянию на 3 января 2006 г.] - Статья 52.

Устав относится к учредительным документам юридического лица. В учредительных документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида. В учредительных документах некоммерческих организаций и унитарных предприятий, а в предусмотренных законом случаях и других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и определенные цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены учредительными документами и в случаях, когда по закону это не является обязательным. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая статьи 1-453) от 30 ноября 1994 г. [по состоянию на 3 января 2006 г.] - Статья 52.

Устав утверждается учредителями (участниками) юридического лица. Гриф утверждения на уставе заверяется печатью организации.

Устав оформляется на стандартных листах бумаги формата А4. Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами.

На титульном листе устава указывают: вид документа (УСТАВ), организационно-правовую форму юридического лица, его индивидуальное название, место составления, гриф утверждения устава учредителями или участниками, который заверяется печатью организации. На подлиннике устава регистрирующий орган вверху слева проставляет отметку о регистрации устава. Отметка о регистрации устава заверяется печатью регистрирующего органа. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. - 2-е изд., перераб. и доп. / В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др.; Под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева . - М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. - 456 с.

Учредительный договор

Учредительный договор - это договор, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А.Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 592 с.

Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая статьи 1-453) от 30 ноября 1994 г. [по состоянию на 3 января 2006 г.] - Статья 52.

Учредительный договор относится к учредительным документам юридического лица. В учредительных документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида. В учредительных документах некоммерческих организаций и унитарных предприятий, а в предусмотренных законом случаях и других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и определенные цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены учредительными документами и в случаях, когда по закону это не является обязательным. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая статьи 1-453) от 30 ноября 1994 г. [по состоянию на 3 января 2006 г.] - Статья 52.

Учредительный договор юридического лица заключается его учредителями (участниками). Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая статьи 1-453) от 30 ноября 1994 г. [по состоянию на 3 января 2006 г.] - Статья 52. Учредительный договор вступает в силу с момента его подписания, если в самом договоре не оговорен другой срок. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А.Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 592 с.

Учредительный договор оформляется на стандартных листах бумаги форматаА4.

Положение об организации

Положение об организации - правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. - 2-е изд., перераб. и доп. / В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др.; Под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева . - М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. - 456

В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая статьи 1-453) от 30 ноября 1994 г. [по состоянию на 3 января 2006 г.] - Статья 52.