Современные требования к оформлению организационно-распорядительных документов

Письмо-извещение

Письмо-извещение - служебное письмо, информирующее о публичных мероприятиях (со-вещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учрежде-ний, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых меро-приятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сооб-щать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

Письмо-извещение может иметь приложения, содержащие карту участника, анкету участ-ника, программу мероприятия и другие информационные материалы.

Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще.

Подписывают письма-извещения руководитель организации или заместитель руководителя, отвечающий за организацию и проведение мероприятия. Письма-извещения могут подписываться и несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.

Письмо-извещение (см. приложение № 25) оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами письма-извещения являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

Письмо-приглашение

Письмо-приглашение - служебное письмо, разновидность письма-извещения.

Отличается от письма-извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет. При оформлении писем-приглашений могут использоваться различные элементы украшения текста - орнамент, рисунки и т.п. Как правило, письма-приглашения (см. приложение № 26) адресуются конкретному лицу, поэтому в них используется формула личного обращения к адресату: «Уважаемый…!».

Письмо-предложение

Письмо-предложение - служебное письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением о сотрудничестве в различной форме. В коммерческой деятельности используется как коммерческое предложение.

Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе, что отчасти сближает письмо-предложение с рекламным письмом.

Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию, так что следующим шагом может быть заключение договора, или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.

Письмо-предложение (см. приложение № 27) оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами письма-предложения являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

Письмо-напоминание

Письмо-напоминание - служебное письмо, используемое в тех случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности.

Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия.

Ключевой фразой письма-напоминания является: «Напоминанием Вам…», «Вторично напоминаем Вам…», «Обращаем Ваше внимание на то, что…», «Ставим Вас в известность, что…».

Письмо-напоминание может заканчиваться указанием на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация - автор письма, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства.

Письмо-напоминание оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами письма-напоминания являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

Письмо-требование

Письмо-требование - служебное письмо, цель которого - заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.

Письма-требования, как правило, - письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, излагается существо сложившейся ситуации, формулируются требования о необходимости выполнения обязательств и угрозы в адрес корреспондента, если обязательства не будут выполнены.

Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть: «Требуем выполнить взятые на себя обязательства…», «Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)…», «Требуем незамедлительно выполнить… и т.д.». Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом: «В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд…», «В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции…», «В противном случае мы не несем ответственности за последствия…» и т.п.

Письмо-требование оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами письма-требования являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

Письмо-благодарность

Письмо-благодарность - служебное письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.

Это письмо, как правило, составляется в более свободной форме, чем другие разновидности писем. Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения: «Благодарим за оказанную помощь в …», «Выражаем Вам свою благодарность за …», «Позвольте Вас поблагодарить за…», «Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за…» и т.п.

Письмо-благодарность (см. приложение № 28) оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами письма-благодарности являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

Письмо-поздравление

Письмо-поздравление - служебное письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.

Письма-поздравления, как правило, составляются в свободной форме, могут быть как небольшими по объему - одно - два предложения, так и достаточно развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения.

Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, водяными знаками, имеющей большую плотность и т.д.

Заключение

В работе исследованы общие требования к организационно - распорядительной документации, унификация и стандартизация управленческой документации, унифицированная система организационно - распорядительной документации, оформление реквизитов организационно - распорядительных документов, а также оформление организационно - правовой, распорядительной и информационно - справочной документации. Подводя итоги, можно выделить наиболее важные аспекты работы.

Организационно - правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения.

Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно - правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Распорядительные документы это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Анализ свидетельствует, что документированная информация составляет основу управления. В документах, как считают ученые - документоведы, сосредоточено до 85% информационных ресурсов организации. С документированием связана деятельность всех работников аппарата управления - от рядового исполнителя до руководителя. Успешная деятельность любого предприятия, компании, фирмы невозможна без определенной культуры работы персонала с документами, без четкой организации и современного технического оснащения документационного обеспечения управления. От организации делопроизводства в целом зависят оперативность, надежность, экономичность и организация управленческого труда, культура работы аппарата, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах.

Изучение проблемы свидетельствует о том, что к настоящему времени созданы нормативно - правовая, научно - методическая базы для ведения оптимального делопроизводства и текущее делопроизводство в федеральных органах власти, а также в учреждениях, предприятиях, местных органах власти Саратовской области.

Прежде всего, это: Конституция РФ; ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу»; Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти; Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области и другие.

Принятие унифицированной системы документации позволило поставить делопроизводство на более новый высокий уровень.

Вместе с тем исследования показали, что организационно - распорядительная документация во многом не совершенна: отдельные документы противоречат друг другу; достаточно медленно доходят до того или иного органов власти; медленно производятся инструкции, положения, регламенты; многие работники не знают требований по документам; медленное усовершенствование технологий и др.

Поскольку ОРД составляет ядро государственных документов в системе управления, то необходимо:

1) дальнейшее исследование этой сферы;

2) совершенствование нормативно - правовой базы;

3) необходима новая научно - методическая литература, рассчитанная на широкий круг организаций, новые монографические издания;

4) крайне важно планомерное обучение работников всех государственных и муниципальных структур, более широкая подготовка высококвалифицированных документоведов в вузах Саратова и Балаково.

Перечень источников литературы

1. Конституция Российской Федерации: принята всенародным голосованием 12 декабря 1993г. - М.: Юридическая литература, 1993г.

2. Федеральный Закон РФ «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 № 1-ФЗ.

3. Федеральный Закон РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 года № 149.

4. Федеральный закон РФ «О лицензировании отдельных видов деятельности» от 08 августа 2001 N 128-ФЗ.

5. Федеральный закон РФ «О связи» от 16 февраля 1995г. N 15-ФЗ.

6. Федеральный закон РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 N 125-ФЗ.

7. Федеральный закон РФ «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004г. N 98-ФЗ.

8. Закон РФ «О государственной тайне» от 21 июля 93 N 5485-1.

9. «Концепция использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти до 2010 года». Распоряжение Правительства РФ от 27 сентября 2004г.

10. Постановление Правительства РФ «О Федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002 - 2010 гг.)» от 28 января 2002 №65.

11. Программа оптимизации документооборота в Государственной Думе от 14 мая 2003г.

12. Гражданский кодекс Российской Федерации от 30 октября 1999г.

13. Кодекс РФ «Об административных правонарушениях».

14. ГОСТ 2.051-2006 «ЕСКД. Электронные документы. Общие положения».

15. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

16. ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения».

17. ГОСТ 28388-89 «Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения».

18. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

19. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Утв. Росархивом 6 октября 2000г.

20. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. Приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005г. №536.

21. Государственный образовательный стандарт высшего профес-сионального образования, Специальность 350800 Документоведение и документационное обеспечение управления. Утвержден 2 марта 2000г.

22. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие. М.:ЗАО «Интел-Синтез», 2001.

23. Баласаян В.Э. Современная система документооборота как основа управления организацией: Тезисы сообщений на девятой Международной научно-практической конференции. 5-6 декабря 2002г. - М: Росархив ВНИИДАД, 2003.

24. Басаков М.И. Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учеб. Пособие//Ростов н/Д: Феникс, 2007.

25. Басаков М.И. Приказ и деловое письмо (Требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30 - 2003): Практическое пособие. - 6-е изд. - Ростов н/Д: Феникс, 2006.

26. Басаков М.И. Справочник секрктаря-референта: Практ.пособие. - 4-е изд., испр.и доп. // Ростов н/Д: Феникс, 2007.

27. Басаков М.И. Документы по персоналу организации: Практи-ческое пособие. 2-е изд.перераб, и доп. Ростов-н/Д-; Изда-тельский центр «МАРТ»,2003.

28. Басаков М.И. Как подготовить и оформить деловое письмо. Изд.4-е, испр.и дол. М., 2006.

29. Барихин А.Б. Делопроизводство на предприятии,- М.: Книж-ный мир. 2003.

30. Белов А_.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот. М.,ЭКСМО, 2005.

31. Бутенко И.А. БОСС-Референт: повышение эффективности управления организацией в государственных структурах управления: Доклад на девятой Международной научно-практической конференции. 5-6 декабря 2002г. - М: Росархив ВНИИДАД, 2003.

32. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник / Под общ.ред. Т.В. Кузнецовой. - 2-е изд., перераб. И доп. - М.: МЦФЭР, 2006.

33. Васильева Л.М. Основы делопроизводства и персональный менеджмент: Учеб. Пособие. - М.: ЗАО «Финстатинформ», 1999.

34. Волков С. Н. Законодательный уровень, как один из элементов в обеспечении информационной безопасности. // Саратов. СГСЭУ. - 2001.

35. Галахов В.В. и др. Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы): Учеб-практ. Пособие / Под ред. И.К. Крнеева. - М.: ТК Велби, Проспект, 2004.

36. Гутгарц Р.Д. Документирование управленческой деятельности: Курс лекций. - М.: Инфра-М, 2001.

Делопроизводство в органах исполнительной власти. М.: Приор, 2001.

37. Делопроизводство. Образцы, документы, организация и технология работы. 2-е изд., перераб. И доп. М.:ТК Велби. 2004.

38. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления (Под ред. Проф. Т.В. Кузнецовой. М.: ЮНИТИ. 2003.

39. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. М.:С.-П.,2003.

40. Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие. М.: 2001.

41. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. 5-е изд.-М.-Новосибирск, ИНФРА-М, 2003.

42. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. Москва-Новосибирск. Информ-М. Сибирское с оглашение, 2006.

43. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства и документационного обеспечения управления. Москва - Новосибирск. Информ-М. Сибирское соглашение.2006.

44. Колтунова M.B. Язык и деловое общение,- М.: Экономическая литература, 2002.

45. Корнеев И.К. Делопроизводство. Образцы, документы, организация и технология работы. - М.:»Проспект», 2003.

46. Кудрявцев В.А. Организация работы с документами: Учебн. Пособие 2-е изд., перераб. И доп. - М.: ИНФРА-М, 2002.

47. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. М.,2000.

48. Кузнецов И.Н. Делопроизводство. Учебно-практическое пособие, 2006.

49. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организация и технология документациионного обеспечения управления). Учебн. Для вузов. М.: ЮНИТИ, 2003.

50. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Учебник для вузов. М.,2002.

51. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления).4-е изд., испр. И доп.-М.: 000 «Журнал управление персоналом». 2003.

52. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Киев, 2003.

53. Ларин М.В., Соколова А.Н. Оформление служебных документов: Рекомендации от разработчиков ГОСТ Р 6.30 - 2003. - М.: МЦФЭР, 2003.

54. Ларин М.В. Управление документацией в организациях. - М.: МЦФЭР, 2002.

55. Озмидова Е.В. Делопроизводство. - СПб.: Изд-во «Вектор», 2005.

56. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. Проф. В.А.Кудряева. 2-е изд. М., 2002.

57. Охотников А.В. Новые требования к оформлению организационно-распорядительных документов. Новый стандарт. Образцы документов. Правила оформления. - Издательский центр «МарТ». М.-Ростов-на-Дону. 2004.

58. Охотников А. В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство. Издательский центр «МарТ». Москва-Ростов-на-Дону, 2005.

59. Панасенко Ю.А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления. - М.:ПРИОР, 2006.

60. Паневчик В.В. Делопроизводство: Учеб. Пособие/3-е изд. - Выш. Шк., 2004.

61. Плешкевич Е_.А. Документоведение: Учебно-методическое пособие.
Саратов: ПАГС., 2004.

62. Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов: Высшая школа, Инфра-М, 1997.

63. Рогожин М.Ю. Делопроизводство в примерах и образцах.-М.: «ПрессЮрлит», 2004.

64. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления.- М.: ПрессЮрЛит». 2005.

65. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности. ( Делопроизводство), СПб.,Литер,2005.

66. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство.8-е изд. М., 2004.

67. Стенюков М.В. Образцы документов по делопроизводству. М. , 2005.

68. Чувенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов. Комментарии к ГОСТ Р 6.30 - 2003. - М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004.