Качество и эффективность менеджмента на предприятии

Современная система управления (менеджмента) предприятием должна быть простой и гибкой. Ее главным критерием является обеспечение эффективности и конкурентоспособности работы предприятия. Это особенно важно для предприятий малого и среднего бизнеса, где без соблюдения этих условий трудно рассчитывать на успех. При общей простоте организационно-управленческих структур средних и малых предприятий многие их них сталкиваются со сложными проблемами. Успех функционирования таких предприятий основывается не только на мастерстве и энтузиазме, но и на способности грамотно осуществлять управление предприятием с помощью созданной организационной структуры управления, форм и методов управления, основанных на стратегии предприимчивости.

Организационная структура предприятия как уже указывалось выше должна строится на определенных принципах. Их можно сформулировать в виде основных требований к организационной структуре:

Оптимальность. Структура управления признается оптимальной если между звеньями и ступенями управления на всех уровнях устанавливаются рациональные связи при наименьшем числе ступеней.

Оперативность. Суть данного требования состоит в том, чтобы все звенья структуры могли оперативно реагировать на принимаемые управленческие решения.

Надежность. Структура аппарата управления должна обеспечивать бесперебойность связей в системе управления.

Экономичность. Задача состоит в том, чтобы нужный эффект от управления достигался при минимальных затратах на управленческий аппарат.

Гибкость. Способность изменяться в соответствии с изменениями внешней среды.

Совершенство организационной структуры управления во многом зависит от того, насколько в ее построении соблюдались выше перечисленные требования.

Анализ качества и эффективности менеджмента на предприятии, проведенный с использованием двух групп показателей, позволил выявить некоторые недостатки:

Административная структура управления является действенной, но малоэффективной. Эффективным признается такое управление, при котором торговое предприятие способно увеличивать товарооборот сохраняя при этом неизменный уровень затрат (издержек обращения), либо при неизменном объеме товарооборота сокращать количество затрат. Действенность управления относится к успешному достижению организационных целей, следовательно, на основании полученных результатов исследования можно сказать, что менеджмент ООО "Уют" обеспечивает достижение цели получения прибыли. Тем не менее, структура управления предприятием не может обеспечить долговременного успеха - постоянного увеличения прибыли и товарооборота.

Анализируя организационную структуру ООО "Уют" были сделаны выводы о нецелесообразности числа звеньев управления; в организационной структуре ООО "Уют" отсутствует четкое обособление ее составных частей; выявлено дублирование подчиненности отдельных элементов организационной структуры.

Для преодоления недостатков в структуре управления в целях повышения ее эффективности предлагается следующее:

сформировать рациональную организационную структуру, исключающую дублирование функциональных обязанностей. Для этого следует четко регламентировать труд управленческого персонала на основе разработки должностных инструкций.

Для небольшого предприятия вопрос распределения функциональных обязанностей между должностями является наиболее сложным. Так как на анализируемом предприятии выявлены недостатки в этом важном вопросе организации управления предлагается разработать должностные инструкции в соответствии с современными требованиями менеджмента с учетом специфики торгового предприятия. Должностная инструкция может стать действенным инструментом управления, с ее помощью модно улучшить и облегчить работу руководителя и она может стать основой при оценке качества и эффективности труда как основного персонала, так и менеджеров различного уровня. Правильно составленная должностная инструкция содержит детализированные ответы на вопросы:

как называется должность:

каковы задачи должности - функциональное предназначение должности на предприятии;

каковы требования к должности с точки зрения образования, профессионального опыта, навыков и знаний;

кому подчиняется сотрудник данной должности или кем он руководит;

каковы конкретные функциональные обязанности должности;

каковы права сотрудника на данной должности;

какова ответственность сотрудника;

каковы критерии оценки эффективности деятельности сотрудника.

В приложении представлен пример распределения функциональных обязанностей для менеджеров ООО "Уют".

Распределение функциональных обязанностей менеджеров торгового предприятия "Уют"

Генеральный директор

стратегическое планирование деятельности и развития предприятия;

организация розничной торговли для достижения ключевых показателей эффективности;

вопросы развития торговли;

вопросы финансирования;

общее руководство предприятием.

Управляющий производственным процессом

оперативное управление магазином;

организация работы для достижения поставленных плановых показателей эффективности;

техническое обеспечение работы (торговое оборудование, ремонт помещений и т.д.);

анализ эффективности работы предприятия;

работа с поставщиками;

планирование закупок и организация работы для осуществления

закупочной деятельности;

планирование и анализ тенденций продаж;

работа с персоналом.

Администратор торгового зала:

составление плана и контроль выполнения продаж по группам товаров;

проведение рекламно-информационных акций для стимулирования продаж;

обеспечение достижения предприятием установленных показателей эффективности, прежде всего, товарооборота, соблюдения ассортиментной и ценовой политики и др.;

контроль работы продавцов;

контроль ассортимента, наличия товаров, проведение инвентаризаций,

контроль наличия необходимых документов торгового предприятия, продавцов и сертификатов товаров;

контроль сроков реализации товаров

Главный бухгалтер предприятия осуществляет управление финансами, и функциональные обязанности здесь четко определены.

Заведующий складом.

оптимизация процесса товародвижения;

оценка целесообразности заказов, ведение статистики продаж;

прием и оприходование товаров от поставщиков;

хранение и выдача товаров для выдачи в магазин;

возврат товара из магазина по объективным причинам и согласовании с администратором торгового зала;

возврат товара поставщикам (на тех же основаниях);

списание товара.

Четкое распределение функциональных обязанностей позволит избежать дублирования и, если предусмотреть в их составе определенные виды отчетности, то высшее руководство предприятия получит наиболее полную информацию о состоянии производственного процесса и повысить качество и эффективность менеджмента.

Кроме того, сокращение численности функциональных менеджеров и распределение полномочий позволит повысить экономичность управления.

В частности, предлагается сократить должности менеджера по закупкам, т.к. управление этими процессами в деятельности предприятия и принятие соответствующих решений относится к полномочиям управляющего.

Таким образом, предприятие сократит издержки на оплату труда. Экономия составит:

по показателю средней заработной платы 1 работника - на 6300 руб. в месяц;

по должностным окладам - (в соответствии с трудовым договором) - на 10560 руб. в месяц или на 126720 руб. в год.

Таким образом, коэффициент занятости персонала в аппарате управления составит 0,6 относительно 0,8 в настоящий момент или 75%. И структура управления примет следующий вид:

59

Рис.2.3 Рекомендуемая организационная структура управления

Многие торговые предприятия на единой торговой площади практикуют кассовые расчеты через единую кассу, что позволяет сократить численность кассиров, поэтому ООО "Уют", располагая одним торговым залом, может сократить 1 кассира. Соответственно сокращается затраты на оплату труда на 3153 руб. в месяц или 37836 руб. в год.

Таким образом, экономия затрат на оплату труда составит 164556 руб.

Повышение качества и эффективности современного менеджмента может быть обеспечено также стимулированием труда персонала предприятия (мотивацией) На крупных и некоторых средних предприятиях мотивация рассматривается как одна из основных функций управленческой деятельности для побуждения работников к действиям, направленных на достижение цели организации через личную заинтересованность. Малые предприятия, к которым относится и ООО "Уют", практически не уделяют внимания стимулированию трудовой деятельности персонала. На предприятии отсутствует фонд премирования и поощрения по результатам труда, поэтому предприятию рекомендуется проводить оценку качества труда персонала и по полученным результатам разработать систему награждений и поощрений работников. Это позволит повысить личную заинтересованность персонала в повышении качества и результативности труда.

В 2006 году на предприятии снизился товарооборот и повысился уровень издержек обращения (табл.2.2) Задачей управленцев является определение факторов и причин этого негативного процесса, следовательно, необходимо систематически проводить анализ издержек и товарооборота.

Для оценки качества и эффективности менеджмента предприятию предложена система, которая может быть построена с использованием следующих критериев:

Планирование:

установка целей и стратегических задач;

детализация производственной деятельности;

планирование ресурсов.

2. Организация:

формирование рациональной организационной структуры;

распределение полномочий и установление зон ответственности;

выполнение основного производственного процесса;

обеспечение эффективности производства на основе создания новых ценностей для клиентов.

3. Мотивация:

формирование корпоративной культуры;

создание условий для профессионального развития персонала;

определение уровня потребностей персонала (и каждого работника).

4. Контроль:

формирование системы критериев оценки полученных результатов;

рациональное использование ресурсов;

обеспечение соответствия полученных результатов установленным целям.

5. Координация:

установление внутренних взаимосвязей;

текущий анализ отклонений, пересмотр и корректировка планов;

формирование информационного менеджмента.

Постоянный анализ управленческой деятельности на основе выше предложенных критериев позволит руководству предприятия обеспечить эффективность и действенность.

Заключение