Эффективное использование рабочего времени в организации

2.2 Анализ эффективности использования рабочего времени на примере отделов аппарата Совета Нижнекамского муниципального района

Умение эффективно организовывать свое время, умение искусно согласовывать свои действия с действиями окружающих для выполнения поставленных рабочих задач в наши дни - одна из важнейших компетенций современного профессионала, менеджера, руководителя, поэтому для изучения проблемы неэффективного распоряжения рабочего времени было проведено исследование среди сотрудников отделов аппарата Совета Нижнекамского муниципального района.

Наблюдение проводилось в отделе организации деятельности Совета района, а анкетирование - в отделе организации деятельности городского Совета и района, отделе по работе со СМИ и общественными формированиями, отделе делопроизводства и работы с обращениями граждан, принимал участие и руководитель аппарата Совета района.

В рамках исследования опрашивалось 7 сотрудников в возрасте от 25 до 62 лет, занимающие должности: начальников отдела, руководителя подразделения и специалистов отдела.

Анализ результатов наблюдения.

Работа в отделе организации деятельности Совета района занимает 8 часов рабочего времени, осуществление руководства и организации деятельности отдела и организация разработки планов работы Совета - весь период работы, совещания - 1-1,5 часов, изучению документации - от 20 минут до 1 часа, оформлению - от 4 до 6 часов, осуществление работы по подготовке и проведению организационно-технических мероприятий - от 1 до 2 часов, работе со штатными службами - 30-40 минут, приему посетителей - 10-20 минут, время на перерыв и отдых на работе отводится 5-15 минут рабочего времени (см. Приложение В - таблица 3). Специалисты проводят на работе 40 часов в неделю, но, по их словам иногда приходится выходить на работу и в субботу.

Таким образом, большое количество рабочего времени тратится на осуществление работы по подготовке и проведению сессий, заседаний, собраний, на участие в подготовке проектов нормативных правовых актов, проектов решений и экспертных заключений по нормативным актам, т.к. эти виды деятельности являются основными функциями отдела согласно Положению об отделе; подготовка и разработка нормативных актов требует много времени и усилия, а их содержание должно быть грамотно сформулировано.

В результате суммирования времени "дневных помех" можно выяснить, что в день более 2-х часов рабочего времени тратится впустую (на чаепитие - 5-15 минут, чтение газеты - до 30 минут, время привезти себя в порядок перед зеркалом - 5-10 минут), более 20-40 минут в день на пользование Интернетом в личных целях и разговор по телефону с семьей - 10-15 минут несколько раз в день. Заседания и совещания нередко начинаются и заканчиваются с опозданием (см. приложение В - таблица 4).

В результате анализа списка, состоящий из самых существенных "ловушек" времени, можно сказать, что самыми встречающимися "поглотителями" времени являются: нечеткая постановка цели (было отмечено 2 раза), отсутствие приоритета в делах (3 раза), попытка слишком много сделать за один раз (2 раза), отрывающие от дел телефонные звонки (2 раза), незапланированные посетители (2 раза), неспособность сказать "нет" (3 раза), неполная, запоздалая информация (2 раза), излишняя коммуникабельность (2 раза), синдром "откладывания" (2 раза) и желание знать все факты (2 раза).

Но были еще отмечены такие "ловушки" времени, как отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях решения, чрезмерное чтение, недостатки кооперации или разделения труда, затяжные совещания, недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям, слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.

По поводу возможных причин возникновения таких "ловушек" времени сотрудников отделов можно отметить:

1) эффективная организация личного времени в принципе невозможна, т.к. это мотивируется тем, что начальник или специалист зависит не от себя, а от других людей, обстоятельств и от поручений и приказов вышестоящих руководителей;

2) одновременное решение нескольких проблем;

3) иногда "мучает" любознательность;

4) телефонные разговоры на отвлекающие темы, которые выбивают из колеи, мешают снова сосредоточиться на вопросе;

5) берутся за любые поручения, сделать все, что поручают и сразу. Необходимость частого "переключения" с одного вида деятельности на другой. Не могут отказать никому, кто обращается к ним по разным вопросам;

6) откладывание на последний момент дела, которые или очень сложны или не очень приятны. В итоге - делают все бегом, в состоянии стресса;

7) порой на самое простое дело тратят очень много времени, т.к. начинают углубляться в суть, анализировать мелочи, которые для решения данной конкретной проблемы и не нужны;

8)стремление сделать все самим, т.к. считают, что сами все равно сделают лучше и т.д.

Анализ результатов анкет.

В результате суммирования баллов по ответам первого теста, разработанного Весниным В.Р., полученный средний балл варьируется от 27 до 39, что показывает использование своих возможностей и умение распоряжаться своим временем только на удовлетворительно. Это можно объяснить:

1) нехваткой средств оргтехники. Этот факт можно определить по ответам на вопрос "Достаточно ли у Вас средств оргтехники?", на который положительный ответ дали всего лишь 2 человека; хорошо, что в распоряжении всех отделов есть служебный телефон, который помогает экономить время;

2) выполнить поставленные в плане задачи им не всегда хватает подчиненных и не всегда могут найти такого помощника, который в нужный момент сможет их заменить. Об этом заявили 3 человека. При ответе на вопрос "Планируете ли Вы заранее дела на предстоящую неделю?" и "Осуществляете ли Вы перспективное планирование своего рабочего времени?" респонденты были практически единогласны во мнении. Но не все опрошенные критикуют себя за невыполнение намеченного на неделю, на день. Об этом говорят 6 человек;

3) среди опрошенных никто не пользуется услугами секретаря, но у руководителей высших должностей и их заместителей при себе имеется секретари, которые назначают время для деловых встреч, поездок, выполняют порученные задания и т.д.;

4) не всегда пресекаются факты безделья подчиненных, так как формулировка содержания и оформление нормативных актов и иных документов требует усилия и наличия необходимой информации, отсутствие которой и вынуждает постоянно откладывать принятие решений;

5) постоянные перерывы на чаепитие и отдых. Однако работа без перерывов может привезти к повышению стресса у персонала, а такие виды отдыха на 5-10 минут значительно улучшают взаимодействие людей внутри отдела и между различными подразделениями. Что касается подчиненных, они ритмично работают и достаточно компетентны и подготовлены.

Чтобы определить пунктуальность и точность при деловых встречах, при приходе на собрания, совещания, заседания, опрашиваемым были заданы такие вопросы, как: "Пунктуальны ли Вы в служебных делах?" "Насколько Вы точны при деловых встречах, при приходе на собрания, совещания, заседания?" все участники исследования были единогласны во мнении и приходят раньше на 5-7 минут (об этом сказали 5 человек, во время к началу совещания или собрания приходят 2 человека). Однако рекомендуется приходить желательно чуть раньше и иметь достаточно времени для осмотра места проведения собраний, совещаний, заседаний, где лучше занять место, чтобы было слышно и видно, привыкнуть к расположению трибуны, если будет необходимым выступить с докладом, конечно же, уделяя в равной степени внимание содержанию и продолжительности доклада.

Основными формами системы привлечения членов коллектива к принятию решений являются совещания, планерки, индивидуальные беседы. Большинство опрошенных стараются минимизировать число проводимых совещаний, даже если это не в их полномочиях, так как за это время можно успеть сделать многое и выполнить все поручения. Об этом отметили 4 человека. Но мнения большинства опрошенных разделились, когда отвечали на вопрос "Каковы Ваши действия, когда на совещании, на собрании начинается переливание из пустого в порожнее?": предлагают обратить внимание на существо вопроса всего лишь 4 человека; любое совещание или собрание представляет собой сочетание как "полного", так и "пустого", когда наступает "пустое", то ждут "полного", когда приходит полоса "полного", то немного 2 респондента утомляются и для разрядки… ждут "пустое"; 1 человек начинает заниматься теми делами, которые взяли с собой в расчете "на переливание". Из вышесказанного становится ясно, что большинство опрошенных обращают внимание на количество и существо проводимых совещаний, стараются минимизировать их. Это показывает, что сотрудники в этой области стараются эффективно использовать свое рабочее время.

Эти же результаты можно получить, проанализировав второй тест, разработанный Щекиным Г.В. [18, с. 341]. Полученный средний балл варьируется от 37 до 62 баллов. По этим результатам можно выяснить, что в действиях сотрудников организованность то проявляется, то исчезает. Это признак отсутствия четкой системы самоорганизации.

По поводу самоорганизации респондентов можно отметить, что всего лишь 1 сотрудник по истечении дня не только хорошо представляет, где, сколько и почему было потеряно время, но и изыскивает приемы сокращения потерь в тех же самых местах или ситуациях. 4 человека стараются использовать буквально каждую минуту для выполнения задуманного, но не всегда получается в силу личных причин (например, упадка сил, настроения), 2 опрошенных вообще не устремляются к этому, так как считают, что не нужно быть мелочным в отношении времени. 3 человека считают, что своевременность - это один из важных показателей их умения работать, это своего рода триумф организованности. Однако кое-что им не всегда удается выполнить вовремя. Предпочитают поменьше рассуждать о своевременности, а выполнять задания и поручения в срок всего лишь 4 человека.

А на вопрос "Как Вы ведете свою записную книжку с номерами телефонов деловых людей, знакомых, родственников, приятелей и т.д.?" 2 респондента ответили, что они хозяева своих записных книжек: как хотят, так и ведут записи номеров телефонов, фамилий, имен. Если понадобиться чей-то номер телефона, то обязательно найдут его и 5 опрошенных используют общепринятую систему - в соответствии с алфавитом записывают фамилию, имя, отчество, номер телефона, а если нужно, то и дополнительные сведения (адрес, место работы, должность). Но не нужно забывать, что упорядоченная, любая хорошо спланированная деятельность ведет к сокращению времени, а неупорядоченная - к его расточительности.

Исходя из вышеизложенного, можно констатировать, что рабочее время в отделах аппарата Совета используется неэффективно. Главной из причин больших потерь рабочего времени является неумение персонала организовывать свой труд и неэффективное распоряжение рабочим временем, отсутствие четкой системы самоорганизации. Нужно научиться быть организованным, потому что это дает наибольший эффект тому, кто считает ресурсы организации неисчерпаемыми.

Таким образом, изучив особенности эффективного использования рабочего времени, можно говорить о том, что большинство научных работ написаны об использовании рабочего времени в организациях, предприятиях, государственной структуре, а в органах местного самоуправления эта проблема еще изучена недостаточно и требует дальнейшего изучения. Этому направлению еще предстоит богатое научной и практически ценной информацией будущее.

3. Технологии повышения эффективного использования рабочего времени

3.1 Мероприятия по эффективному использованию рабочего времени, применяемые отечественными организациями

Методы борьбы с потерянным временем разные компании предлагают свои: в одних введены жесткие ограничения на использование Интернета и ICQ, другие работодатели объявляют войну бесцельным блужданиям по офису, или заставляют отрабатывать часы, проведенные в курилке. Впрочем, больше в этом смысле повезло представителям творческих профессий, в этом случае, по мнению работодателей, гораздо проще и эффективнее контролировать не сам процесс, а результат.

Существует множество причин, препятствующих повышению эффективности организации сотрудников. Основными являются нехватка времени, отсутствие навыков работы в команде, неэффективное планирование и, как следствие, использование рабочего дня. Более того, с каждым годом развитие высоких технологий требует от человека ускорения темпов работы. На взгляд Тамары Басария, генерального директора кадрового агентства "ЛРБ-Персонал", самое важное оружие в борьбе с недостатком самодисциплины - грамотное распределение задач и выделение приоритетов в течение всего дня. Немаловажными являются эффективная система мотивации персонала, поощрение наиболее активных сотрудников, проведение тренингов за счет организации. Сегодня множество компаний предлагают различные тренинги по тайм-менеджменту. Очень важно подобрать для своего персонала наиболее подходящую программу обучения.

Большинство руководителей по-прежнему не придают особого значения тренингам по тайм-менеджменту. Основная причина - дороговизна подобных мероприятий.

Тайм-менеджмент, т.е. управление временем - технология, позволяющая невосполнимое время жизни тратить в соответствии с личными целями и ценностями. В последние годы ситуация значительно изменилась к лучшему благодаря распространению и востребованности семинаров и тренингов по тайм-менеджменту в корпоративной среде. На рубеже XX-XXI веков сформировалась отечественная школа тайм-менеджмента, впитавшая лучшие классические западные подходы и предложившая ряд российских разработок, адаптированных к современным реалиям нашей жизни. Основоположником российской школы тайм-менеджмента является Глеб Алексеевич Архангельский, автор фундаментальной монографии "Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы" и делового бестселлера "Тайм-драйв", руководитель консалтинговой компании "Организация Времени". Среди клиентов компании - такие корпорации, как "РУСАЛ", РАО "ЕЭС России", "PriceWaterhouseCoopers", "Вимм-Билль-Данн". Применение инструментария тайм-менеджмента согласно исследованиям компании помогает сэкономить время на одном рабочем месте 2 часа в день, создается особый климат эффективности в компании.

Как руководитель Тамара может сказать, что лучше один раз "разорить" бюджет компании - и желанные плоды не заставят себя долго ждать. К примеру, в ее организации очень результативным оказалось проведение тренинга по повышению личной эффективности, на котором всем участникам было предложено поделить ежемесячную зарплату на 30 дней и подсчитать "убытки", возникшие из-за неплодотворно потраченного времени. Результаты оказались серьезной мотивацией к повышению производительности труда персонала, что привело к увеличению личных доходов и возрастанию прибыли компании. Не исключено, что такой аргумент может оказаться бесполезным для крупной компании. Тогда руководству стоит искать другие подходы. В любом случае, тренинги по тайм-менеджменту дают неоценимое руководство по управлению рабочим временем и помогают воспитывать внутреннюю дисциплину.

Пожалуй, самой главной проблемой нехватки времени является отсутствие самоорганизации и неумение расставлять приоритеты в работе. В течение дня человек вынужден решать множество задач. Неорганизованный работник, как правило, начинает хвататься одновременно за сто дел, а в итоге ни одного не доводит до конца. Причем львиную долю рабочего времени съедают текущие дела: разборка бумаг на столе, звонки, подшивка документов и пр. В конце дня на важные и требующие больших затрат времени дела не остается времени. Как следствие - выговор от начальника, стресс, недовольство собой, упущенные возможности. Владение искусством управления временем позволяет избежать такого рода неприятностей.

Сегодня часто приходится сталкиваться с проблемой незаменимости одного сотрудника. Выходом является, как ей кажется, работа в команде, чтобы в случае непредвиденных обстоятельств быть информированным о состоянии дел коллеги и владеть ситуацией. В данном случае она имеет в виду маленькие компании или отдельно взятые отделы крупных предприятий [19, c. 50].

По мнению Оксаны Левиной, руководителя службы персонала "Квазар-Микро.Ру", особое внимание нужно уделять анализу процесса планирования, в частности тому, четко ли определены цели и задачи. Разбив большую задачу на более мелкие шаги, выполнить ее гораздо проще. Очень важно максимально упростить все мелкие процедуры и бизнес-процессы, разработать готовые шаблоны и бланки стандартных документов, автоматизировать стандартные нетворческие операции. Не проведя анализа, трудно представить, сколько времени распыляется на рутину, а ведь за это время организация платит! И главное - объяснить сотрудникам причины и реальные выгоды этих нововведений, научить пользоваться новыми инструментами. А сэкономить время на решении новых задач позволят инструменты, позволяющие повторно использовать накопленный организацией опыт. Один из таких инструментов - базы знаний организации и подразделений. И конечно, настоящая эффективность возможна тогда, когда люди работают с удовольствием, осознают свой вклад в общее дело компании и имеют достаточную мотивацию - моральную и финансовую [20, c. 24].

По-мнению Анны Китасовой, HR-менеджера LETA IT-Company, практически в любой организации есть резерв эффективности, связанный с совершенствованием системы мотивации и с более эффективным управлением временем. В основе решения последней задачи лежат три основных принципа:

1) правильная постановка целей, определение приоритетных задач;

2) эффективное планирование рабочего дня (делегирование, автоматизация бизнес-процессов);

3) борьба с так называемыми "пожирателями времени".

Марина Зырянова, директор КА "Любимое дело" (г. Новосибирск) предлагает, чтобы увеличить эффективность организации и сотрудников, в первую очередь необходимо регулярно прописывать и озвучивать текущие долгосрочные и краткосрочные цели и задачи, доносить их до сотрудников и убеждаться в том, что сотрудники их так же четко осознают и способны сформулировать. Кроме того, при отборе персонала помимо профессиональных и личностных качеств необходимо выявлять истинную мотивацию сотрудников и использовать этот фактор при принятии управленческих решений. В аспекте отдыха, переключения после работы, в выходные и во время отпуска необходимо "отпускать" рабочие проблемы, тренировать свое тело, занимать ум вещами, не имеющими прямого отношения к работе, а лучше всего - не нагружать интеллект вообще.

Любовь Майорова, директор ООО "Агентства "ПРОФИ", эксклюзивного представителя КА "МЕТРОПОЛИС" (г. Новгород) думает, что эффективность организации и сотрудников можно увеличить следующими способами:

1) сделать работу технологичной;

2) провести мероприятия по улучшению организации труда;

3) анализ оргструктуры, должностных инструкций и использования рабочего времени;

4) провести обучение сотрудников рациональным методом работы.

На практике можно использовать матрицу Эйзенхауэра, которая позволяет разбить текущие дела на категории "срочные - важные", "несрочные - важные", "неважные - срочные", "неважные - несрочные".

По ее мнению, необходимо:

1) проводить хронометраж использования рабочего времени - особенно это актуально для руководителей любого уровня, специалистов отдела продаж, маркетинга, служб по работе с персоналом, офис-менеджеров - и выявлять ресурсы в использовании времени;

2) требовать соблюдения порядка на рабочих местах (периодически избавляться от мусора, ненужных и отвлекающих от рабочего процесса вещей);

3) требовать от себя (как руководителя) и от подчиненных точных формулировок целей и задач, сроков и критериев их исполнения;

4) соблюдать баланс жесткого регламента (правила, должностные инструкции и т.д.);

5) необходимо научиться управлять собой: своим телом (его реакции, самочувствие, состояние здоровья, ощущения).

Подводя итог вышесказанному, можно отметить, что каждая компания озабочена проблемой потери рабочего времени и эффективного его использования, поэтому работодатели стремятся выработать свои методы борьбы с потерянным временем.

3.2 Меры по оптимизации использования рабочего времени

Для того чтобы правильно организовать свое время, нужно уметь его учитывать и анализировать. Упорядоченная, хорошо спланированная деятельность ведет к сокращению времени, а неупорядоченная - к его расточительности. Как же научиться управлять временем?

Чтобы успевать делать больше в меньшее время, требуется все го два качества: организованность и самодисциплина. Для того чтобы их выработать у себя, необходимо следовать ряду правил:

1) точно определить свою цель;

2) составить план ее достижения;

3) сосредоточиться на главном;

4) придумывать себе стимулы;

5) установить твердые сроки;

6) научиться быть решительным;

7) научиться говорить "нет";

8) не увязать в телефонных разговорах;

9) приобрести привычку записывать все самое важное;

10) ликвидировать досадные помехи;

11) научиться слушать, отказаться от шаблонных подходов;

12) не упускать из виду мелочи;

13) приступать к делу сразу же;

14) полнее использовать время;

15) следить за использованием свободного времени;

16) ежедневно контролировать выполнение намеченного;

17) менять занятия;

18) уважать свое время.

19) не загружать свой рабочий день больше, чем на 60%, поскольку каждый день любому руководителю приходится заниматься непредвиденными заранее вопросами;

20) если ехать на работу в городском транспорте, то не стоит зря тратить время, а можно обдумать план работы на текущий день. Если же привыкли думать о делах только на работе, то рекомендуется начинать свой день со спокойного обдумывания предстоящих дел в течение 10-15 минут.

21) не рекомендуется, придя на работу, раскачиваться пол часа - это дестабилизирует деятельность в течение всего дня.

22) не стоит привыкать и к тому, чтобы начинать свой день с ознакомления с почтой. Эта работа уводит человека от неотложных дел.

23) если же в подчинении у руководителя есть секретарь, то начинать рабочий день рекомендуется с беседы с ним.

Лучше всего начать с системного анализа всей организации: выяснить, куда утекает время, где те резервы, которые можно использовать. Затем найти "узкие места" в работе организации и устранить их.

Большое количество времени экономиться в использовании бланков, формы документов и т.д. Главное - обучить всех сотрудников автоматически использовать в работе общепринятую документацию и определенный порядок действий.

Каждый сотрудник в организации должен занимать свое место и выполнять функциональные обязанности, соответствующие его квалификации и свойствам личности.

Не должно быть двойного смысла или разночтений в словах и распоряжениях руководителей.

Необходимо правильно определять последовательность выполнения всех работ. Рекомендуется начинать с выполнения самых трудных заданий и не поддаваться соблазну: "Сначала надо убрать с дороги мелочи". После выполнения каждого задания можно мысленно проговорить: "Еще одно дело сделано". Такая фраза, как правило, придает силы для новых дел. Так называемые мелкие работы следует группировать при планировании. Еще Анатоль Франс писал: "Человек только тогда хозяин времени, когда он разбивает время на часы, минуты и секунды, то есть на частицы, соответствующие кратковременности самой жизни человека". Умение экономно расходовать время, правильно планировать свою деятельность и деятельность других - признак высокой культуры и грамотности человека. Не зря говорят: "дефицит времени - удел шефа, время - привилегия хорошего менеджера".

Лучше принять меры, направленные на предупреждение неэффективного использования рабочего времени. Конечно же, можно установить какое-нибудь программное обеспечение или даже оборудование для "слежения" за сотрудниками, однако это не самое лучшее решение проблемы.

Сотрудники должны самостоятельно планировать свои действия по решению поставленных перед ними задач, ежедневно отчитываясь о выполненной работе. А для более эффективного использования рабочего времени нужно использовать компьютерную систему учета выполненной работы.

В некоторых компаниях избегают установления каких-либо санкций, а вместо этого в компании действует система премий и поощрений. Например, предусмотрена ежемесячная премия некурящим сотрудникам, каждый квартал проводится конкурс "Лучший сотрудник", победители которого получают премии. Такая система намного эффективнее стимулирует работников к своевременному и качественному выполнению работы, нежели запреты и санкции, порождающие безразличие работника к результатам его труда.

Одной из возможных мер предотвращения неэффективного использования сотрудниками рабочего времени также может быть целенаправленное создание условий для регламентированного отдыха, который способствует разрядке и восстановлению работоспособности сотрудников.

Сотрудники отделов аппарата Совета предложили при отрывающих от дел телефонных звонков постараться окончить разговор в самые короткие сроки, сославшись на занятость, совещание, вызов к руководителю. Научиться сказать "нет", но мягко и этично. При желании знать все факты - структурировать проблему, выделить самое главное, правильно расставлять приоритеты. Необходимо более смело делегировать полномочия коллегам и подчиненным. Чтобы много времени не тратилось при чрезмерном чтении, нужно проверять только почту, газеты читать дома, использовать только обзоры прессы. Когда сотрудники излишне коммуникабельны, то ограничивать в общении или выделять им для этого обеденный перерыв.

Таким образом, соблюдая эти правила, можно оказаться в том мире, где время перестанет быть нашим противником. Но нельзя забывать, что наилучший эффект будет достигнут в том случае, когда сотрудники работают с удовольствием, чувствуют полезность своей работы и получают за это соответствующее вознаграждение. Существуют объективные законы и принципы. Нужно научиться их использовать, постараться проанализировать свои действия, расходы времени, технику работы. Чтобы стать организованным человеком, нужно преодолеть себя, нужно иметь волю и упорство.

Заключение

Таким образом, рабочее время - время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени.

В трудовом праве принято использовать в качестве измерителя рабочий день, рабочую неделю и рабочую смену. Конечно же, право не может и не должно регулировать все то время, которое человек может и посвящает труду. Бывают случаи, когда человек сам решает, сколько ему работать, а сколько отдыхать. И, конечно же, бессмысленно устанавливать продолжительность рабочего времени людям так называемых свободных профессий: художнику, писателю и прочим. Таким образом, правовая регламентация рабочего времени, конечно же, необходима, но там где имеют место трудовые отношения, там, где работа осуществляется по трудовому договору. Ведь осуществляется она с определенной целью, что влечет за собой закрепление необходимой меры труда, и в то же время необходимости его ограничения, для того чтобы у работника было время для отдыха, для восстановления сил, затраченных на работе.

Время - одна из форм богатства человека, социальной группы и общества. Оно распределяется и используется в соответствии с достигнутым уровнем развития экономики и характером социальных отношений. Временное пространство - необходимое условие осуществления всей совокупности деятельности людей, удовлетворения их общественных и личных потребностей.

Научно-технический прогресс ведет к тому, что не только производительный труд, но и другие виды деятельности (прежде всего связанные с домашним трудом) требуют меньших по продолжительности затрат времени, вследствие чего растет их социально-экономическая эффективность, обогащается комплекс видов деятельности в свободное время. Чтобы справиться с такой задачей, необходимо точно знать, на что время тратится, тратить на то, что нужно, и делать все как можно быстрее. В связи с этим время, как любая другая форма богатства, требует учета, изучения и контроля за его распределением и использованием. Первым шагом на этом пути является "инвентаризация" времени, осуществляемая несколькими методами, применением принципов использования времени и методов нормирования и учета деятельности персонала. Выбор метода и принципа должен производиться в зависимости от поставленных задач, требуемой точности и возможностей.

На эффективность использования рабочего времени может повлиять множество факторов - как позитивных, так и негативных. Среди основных отрицательных моментов можно выделить проблемы управленческого характера: нечетко поставленные цели и приоритеты, а также организационного - систематическое откладывание выполнения работ на более поздний срок или отсутствие коммуникаций между членами команды. Из результатов видно, что продуктивность использования рабочего времени объективно связана с организацией хранения и доступа к информации - хорошая организация файлов, документов и электронной почты, а также наличие развитых средств доступа к данным являются значимыми факторами эффективного использования рабочего времени.

Исходя из результатов исследования, можно констатировать, что рабочее время в отделах аппарата Совета используется неэффективно. Главной из причин больших потерь рабочего времени является неумение персонала организовывать свой труд и неэффективное распоряжение рабочим временем, отсутствие четкой системы самоорганизации.

Человек, остро чувствующий ценность даже самого крошечного промежутка времени, успевает многое, и кажется, что он не суетится и не спешит. Для эффективного использования не только рабочего времени, но и своего личного времени существуют объективные организационные законы и принципы. Нужно постараться проанализировать свои действия, расходы времени, технику работы. Чтобы стать организованным человеком, нужно преодолеть себя, нужно иметь волю и упорство.

Как говорится, то, как мы используем наше время, говорит о том, кто мы, и те же факторы, которые снижают эффективность использования времени, подрывают общую эффективность нашей деятельности.

Управлять своим временем может каждый. Научившись этому, человек сможет к лучшему изменить не только собственную карьеру, но и жизнь.

Таким образом, изучив особенности эффективного использования рабочего времени в организации, можно говорить о том, что большинство научных работ написаны об использовании рабочего времени в организациях, предприятиях, государственной структуре, а в органах местного самоуправления эта проблема еще изучена недостаточно и требует дальнейшего изучения. Этому направлению еще предстоит богатое научной и практически ценной информацией будущее.

Ссылки на использованные источники

1. Зайверт Л. Ваше время - в ваших руках: (Советы руководителям, как эффективно использовать рабочее время): Пер. с нем. / Авт. предисл. В.М. Шепель. - М.: Экономика, 1991. - 232 с.

2. Блинов А.О., Василевская О.В. Искусство управления персоналом: Учебное пособие для экономических колледжей и вузов. - М.: ГЕЛАН, 2001. - 411 с.

3. Добротворский И.Л. Менеджмент. Эффективные технологии. Учебное пособие. - М.: "Издательство ПРИОР", 2002. - 464 с.

4. Персональный менеджмент: Учебник / С.Д. Резник и др. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА -М, 2002. - 622 с. - (Серия "Высшее образование")

5. Время - ресурс руководителя /http://www.nestor.minsk.by/sn/1999/08/sn90817

6. Керженцев П.М. Принципы организации. М.: Экономика, 1968. - 336 с.

7. Архангельский Г. От личной эффективности к корпоративному стандарту // Управление персоналом. - 2006. - №17. - С.9-15

8. Трудовой кодекс Российской Федерации. - М.: Изд-во Эксмо, 2005.- 192 с.

9. Понятие рабочего времени /http://www.refstar.ru/data/r/print.file/id.24404_1.html

10. Основы менеджмента: Учеб. для вузов / Д.Д. Вачугов, Т.Е. Березкина, Н.А. Кислякова и др.; Под ред. Д.Д. Вачугова. - М.: Высш. школа, 2001. - 367 с.

11. Введение в специальность "Менеджмент организации": Учебное пособие для вузов / С.Д. Резник, И.А. Игошина, В.С. Резник. Под общ. ред. Э.М. Короткова и С.Д. Резника. - М.: "Логос", 2004. - 320 с.

12. Веснин В.Р. Менеджмент: учебник. - М.: ТД "Элит-2000", 2003. - 546 с.

13. Пашуто В.П. Организация и нормирование труда на предприятии: Учеб. пособие. - Мн.: Новое знание, 2001. - 304 с. - (Экономическое образование).

14. Бычин В.Б., Малинин С.В. Нормирование труда: Учебник. / Под ред. Ю.Г. Одегова. - М.: Издательство "Экзамен", 2003. - 320 с.

15. Время - бесценный и невозобновляемый ресурс /http://www.src-master.ru/ seminar/detail.php?SID=927

16. "Ведомости": на личные дела, перекуры и ICQ в российских компаниях теряется до 60% рабочего времени

17. Результаты исследования говорят, что сотрудники в среднем работают продуктивно только три дня в неделю /http://www.microsoft.com/Rus/News

18. Теория и практика управления персоналом: Учеб.-метод. Пособ. / Авт.-сост. Г.В. Щекин. - 2-е изд., стереотип. - К.: МАУП, 2003. - 280 с.: ил.

19. Басария Т. Главной проблемой нехватки времени является отсутствие самоорганизации // Управление персоналом. - 2006. - №18. - С.50

0. Левина О., Китасова А., Головин С., Зырянова М., Анненкова Т., Майорова Л. Управление временем - управление собой // Управление персоналом. - 2006. - № 17. - С.24-31

21. Большой экономический словарь / Под ред. А.Н. Азрилияна. - 2-е изд. доп. и перераб. - М.: Институт новой экономики, 1997. - 864 с.

Список использованных источников

1. Трудовой кодекс Российской Федерации. - М.: Изд-во Эксмо, 2005.- 192 с.

2. Архангельский Г. От личной эффективности к корпоративному стандарту // Управление персоналом. - 2006. - №17. - С.9-15

3. Басария Т. Главной проблемой нехватки времени является отсутствие самоорганизации // Управление персоналом. - 2006. - №18. - С.50

4. Блинов А.О., Василевская О.В. Искусство управления персоналом: Учебное пособие для экономических колледжей и вузов. - М.: ГЕЛАН, 2001. - 411 с.

5. Большой экономический словарь / Под ред. А.Н. Азрилияна. - 2-е изд. доп. и перераб. - М.: Институт новой экономики, 1997. - 864 с.

6. Бычин В.Б., Малинин С.В. Нормирование труда: Учебник. / Под ред. Ю.Г. Одегова. - М.: Издательство "Экзамен", 2003. - 320 с.

7. Введение в специальность "Менеджмент организации": Учебное пособие для вузов / С.Д. Резник, И.А. Игошина, В.С. Резник. Под общ. ред. Э.М. Короткова и С.Д. Резника. - М.: "Логос", 2004. - 320 с.

8. Веснин В.Р. Менеджмент: учебник. - М.: ТД "Элит-2000", 2003. - 546 с.

9. Добротворский И.Л. Менеджмент. Эффективные технологии. Учебное пособие. - М.: "Издательство ПРИОР", 2002. - 464 с.

10. Зайверт Л. Ваше время - в ваших руках: (Советы руководителям, как эффективно использовать рабочее время): Пер. с нем. / Авт. предисл. В.М. Шепель. - М.: Экономика, 1991. - 232 с.

11. Керженцев П.М. Принципы организации. М.: Экономика, 1968. - 336 с.

12. Левина О., Китасова А., Головин С., Зырянова М., Анненкова Т., Майорова Л. Управление временем - управление собой // Управление персоналом. - 2006. - № 17. - С.24-31

13. Основы менеджмента: Учеб. для вузов / Д.Д. Вачугов, Т.Е. Березкина, Н.А. Кислякова и др.; Под ред. Д.Д. Вачугова. - М.: Высш. школа, 2001. - 367 с.

14. Пашуто В.П. Организация и нормирование труда на предприятии: Учеб. пособие. - Мн.: Новое знание, 2001. - 304 с. - (Экономическое образование)

15. Персональный менеджмент: Учебник / С.Д. Резник и др. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА -М, 2002. - 622 с. - (Серия "Высшее образование")

16. Теория и практика управления персоналом: Учеб.-метод. Пособ. / Авт.-сост. Г.В. Щекин. - 2-е изд., стереотип. - К.: МАУП, 2003. - 280 с.: ил.

17. "Ведомости": на личные дела, перекуры и ICQ в российских компаниях теряется до 60% рабочего времени

18. Время - бесценный и невозобновляемый ресурс /http://www.src-master.ru/ seminar/detail.php?SID=927

19. Время - ресурс руководителя /http://www.nestor.minsk.by/sn/1999/08/sn90817

20. Понятие рабочего времени /http://www.refstar.ru/data/r/print.file/id.24404_1.html

21. Результаты исследования говорят, что сотрудники в среднем работают продуктивно только три дня в неделю /http://www.microsoft.com/Rus/News

Приложение А

Программа социологического исследования использования рабочего времени в организации

Обоснование проблемы исследования. Как известно, деятельность человека, сфера применения его труда весьма и весьма разнообразны. Работа по трудовому договору, творческая и предпринимательская деятельность, в конце концов, работа по дому, по уходу за детьми и на приусадебном хозяйстве весьма разнообразны, и отличны друг от друга. Но у всех перечисленных и ряде не упомянутых видов труда есть все же общая черта, которой выступает категория рабочего времени.

Организация рабочего времени играет огромную роль в эффективном управлении персоналом, так как руководители заинтересованы в том, чтобы их подчиненные работали усердно во благо получить больше прибыли для организации. Для этого они используют функции планирования, организации, контроля, мотивации, координации. При этом создается совершенно особый климат эффективности в компании, людям становится работать более комфортно, вся деятельность сотрудников более осознанной и предсказуемой, заметно вырастает мотивация персонала, значительно улучшается взаимодействие людей внутри команды и между различными подразделениями. Тем самым рационально используется время, рационально распределяются производственные и человеческие ресурсы, в итоге - рациональная и эффективная работа всей организации.

Основные последствия неэффективного использования рабочего времени заключаются в том, что страдает эффективность организации из-за неправильного распределения времени сотрудников, происходят постоянные торможения работы из-за нехватки времени, возрастают вероятности "потери" задач или их несвоевременного выполнения, снижается "управленческая мощность" подразделения, отдела, повышается стресс у персонала, который приводит к заболеваниям, а это, в свою очередь, больничные дни. Поэтому необходимо рационализировать рабочий день в компании, в отделе или у отдельных сотрудников.

Для того чтобы выяснить эффективность распоряжения рабочего времени в органах местного самоуправления, было решено провести социологическое исследование.

Целью исследования является анализ механизмов использования персоналом своего рабочего времени и организации труда.

Объектом исследования выступает персонал отделов аппарата Совета Нижнекамского муниципального района.

Предметом является виды деятельности, временные затраты, "поглотители" времени.

Гипотеза - главной из причин больших потерь рабочего времени является неумение персонала организовывать свой труд и неэффективное распоряжение рабочим временем.

Задачи исследования:

1. Выяснить, умеет ли персонал организации организовывать свой труд;

2. Определить, умеют ли сотрудники эффективно распоряжаться своим рабочим временем;

3. Выявить причины, влияющие на эффективное использование рабочего времени.

Логический анализ основных понятий:

Интерпретация основных понятий	Операционализация основных понятий
1. Рабочее время - время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени [8, ст. 91].	1) время, затрачиваемое на производство материальных и духовных благ и выполнение определенного объема работ; 2) период времени, в течение которого наемный работник обязан выполнять требуемую нанимателем работу.
2. Использование - пользование чем-нибудь, употребление с пользой [21, c.223].	1) эффективный - дающий определенный эффект, действенный; 2) неэффективный - не дающий определенного эффекта, безрезультатный, нерациональный.

Методы исследования. Анализируемый эмпирический материал получен в ходе выборочного исследования, проведенного в отделах аппарата Совета, при помощи анкетирования и наблюдения, в форме тестов, разработанных Щекиным Г.В., Весниным В.Р., а также по методике Зайверта Л. Анкетирование проводилось в форме прямого опроса (раздаточное анкетирование).

Определение выборочной совокупности. В рамках исследования методом сплошного опроса опрашивалось 7 сотрудников в возрасте от 25 до 62 лет, занимающие должности: начальников отдела, руководителя подразделения и специалистов отдела. Наблюдение проводилось в отделе организации деятельности Совета района (2 человека), а анкетирование - в отделе организации деятельности городского Совета и района (4 человека), отделе по работе со СМИ и общественными формированиями (1 человек), отделе делопроизводства и работы с обращениями граждан (1 человек), принимал участие и руководитель аппарата Совета района.

Рабочий план исследования

Мероприятия	Срок исполнения	Исполнитель
1 Обсуждение и утверждение программы	6-13 марта	Исмагилова Г. М. Рафикова Р. С.
2 Обсуждение и утверждение методического инструментария	14-20 марта	Исмагилова Г. М. Рафикова Р.С.
3 Тиражирование методического инструментария для проведения исследования	21 - 27 марта	Исмагилова Г. М.
4 Проведение анкетирования	2-22 апреля	Исмагилова Г. М
5 Анализ результатов исследования и подготовки предварительного отчета	23-30 апреля	Исмагилова Г. М
6 Разработка и утверждение окончательного отчета, выводов и рекомендаций по итогам исследования	1-10 мая	Исмагилова Г. М. Рафикова Р. С.

Логическая структура инструментария:

Операциональные понятия	Индикаторы	Тип шкалы измерения	Номер вопроса в анкете
Логическая структура инструментария для теста, разработанного Весниным: 1. Выяснить, умеет ли персонал организации организовывать свой труд
Наличие целей в жизни	Факт наличия	номинальная	1
Составление плана работы	Наличие еженедельника, спецблокнота	номинальная	2
Невыполнение намеченного	Индивидуальная оценка	номинальная	3
Правильное ведение записных книжек	Факт правильности заполнения	номинальная	4
Расположение вещей	Принципы расположения вещей	номинальная	5
Потеря времени	Где, сколько и причины потери	номинальная	6
Действия на совещании	Виды действий	номинальная	7
Выступление с докладом	Внимание на содержание и продолжительности	номинальная	8
Выполнение задуманного	Факт выполнения	номинальная	9
Поручения, задания, просьбы	Система фиксаций	номинальная	10
Пунктуальность	Точность при приходе на собрания	номинальная	11
Выполнение заданий, поручений, просьб	Своевременность	номинальная	12
Обещание что-то сделать	Факт выполнения обещанного	номинальная	13
Логическая структура инструментария для теста, разработанного Щекиным Г. В.: 2. Определить, умеют ли сотрудники эффективно распоряжаться своим рабочим временем
Планирование дел	Факт планирования	ранговая	1
Необходимое количество подчиненных	Факт наличия	ранговая	2
Распределение работы между подчиненными	Факт распределения	ранговая	3
Ритмичность работы персонала	Уровень ритмичности	ранговая	4
Компетентность и подготовленность подчиненных	Уровень компетентности и подготовленности	ранговая	5
Наличие помощника, который может заменить руководителя	Факт наличия	ранговая	6
Наличие средств оргтехники	Факт достаточности	ранговая	7
Подготовленность помощника к решению сложных проблем	Уровень подготовленности	ранговая	8
Минимизация числа совещаний	Факт минимизации	ранговая	9
Пользование услугами секретаря	Факт пользования	ранговая	10
Назначение секретарем времени встреч и поездок	Факт назначения	ранговая	11
Знание секретаря	Факт знания	ранговая	12
Определение заданий для секретаря	Факт определения задания	ранговая	13
Пользование диктофоном	Факт пользования	ранговая	14
Понятность задач для сотрудников	Уровень понятности	ранговая	15
Возможность подчиненных обращаться с консультацией руководителю	Уровень возможности	ранговая	16
Пунктуальность в служебных делах	Точность в делах	ранговая	17
Начало работы с неотложных дел	Факт начала	ранговая	18
Перерывы и время отдыха	Факт наличия	ранговая	19
Оперативность принятия решений	Факт оперативности	ранговая	20
Пресечение факта безделья персонала	Факт пресечения	ранговая	21
Оценка эффективности работы подчиненных	Объективность оценки	ранговая	22
Оценка эффективности работы руководителя	Критерии оценки	ранговая	23
Эффективность использования рабочего времени	Факт оценки	ранговая	24
Планирование своего рабочего времени	Факт осуществления планирования	ранговая	25
Демографические характеристики респондентов:
Пол	Наименование пола	Номинальная	1
Возраст	Число лет	Интервальная	2
Занимаемая должность в организации	Наименование должности	Номинальная	3

Приложение Б

Уважаемый сотрудник!

Целью данных тестов и методики является исследование умений распорядиться рабочим временем и выяснить причины, влияющие на эффективное использование рабочего времени в организации. Просим Вас принять участие в анкете потому, что нам важно мнение каждого из Вас. Ответы будут использоваться только для дипломной работы. Анонимность гарантирована. Вам нужно ответить на 2 теста и методику, варианты Вашего ответа обведите в кружочек.

Заранее благодарим за участие!

Тест №1 "Умение распорядиться своим временем".

1. Планируете ли Вы заранее дела на предстоящую неделю?

2. Хватает ли Вам Ваших подчиненных для решения поставленных задач?

3. Планируете ли Вы заранее распределение работы между ними?

4. Ритмично ли работают Ваши подчиненные?

5. Достаточно ли они компетентны и подготовлены?

6. Есть ли у Вас помощник, который в нужный момент сможет Вас заменить?

7. Достаточно ли у Вас средств оргтехники?

8. Подготовлен ли Ваш помощник к решению сложных проблем?

9. Стараетесь ли Вы минимизировать число проводимых совещаний?

10. Пользуетесь ли Вы услугами секретаря для назначения деловых встреч?

11. Назначает ли Вам секретарь время Ваших деловых встреч и поездок?

12. Знает ли секретарь, кого он Вам может связать непосредственно с Вами?

13. Готовите ли Вы для секретаря задания заранее, чтобы он мог их своевременно выполнить?

14. Пользуетесь ли Вы диктофоном?

15. Достаточно ли понятные задачи Вы ставите перед персоналом?

16. Могут ли подчиненные при необходимости, консультации без труда связаться с Вами?

17. Пунктуальны ли Вы в служебных делах?

18. Начинаете ли Вы свой рабочий день с неотложных дел?

19. Удается ли Вам делать перерывы в работе и немного расслабиться?

20. Всегда ли Вам удается оперативно принимать решения?

21. Пресекаете ли Вы факты безделья персонала?

22. Объективно ли Вы оцениваете эффективность работы подчиненных?

23. Знаете ли Вы, по каким критериям подчиненные определяют эффективность Вашей работы?

24. Оцениваете ли Вы эффективность использования своего рабочего времени?

25. Осуществляете ли Вы перспективное планирование своего рабочего времени?

Тест №2"Умение организовать свой труд".

Выберите только один варианта ответа.

1. Имеются ли у Вас главные, основные цели в жизни, к достижению которых Вы стремитесь?

А. У меня есть такие цели;

Б. Разве нужно иметь какие-то цели? Ведь жизнь так изменчива…

В. У меня есть главные цели, и я подчиняю свою жизнь их достижению;

Г. Цели у меня есть, но моя деятельность мало способствует их достижению;

2. Составляете ли Вы план работы, дел на неделю, используя для этого еженедельник, спецблокнот и т.д.

А. Да;

Б. Нет;

В. Не могу сказать ни "да", ни "нет", так как намечаю главные дела в голове, а план на текущий день - в голове или на листе бумаге;

Г. Пробовал составлять план, используя для этого еженедельник, но понял, что это ничего не дает;

Д. Составлять планы - это лишь игра взрослых людей в организованность;

3. Отчитываете ли Вы себя за невыполнение намеченного на неделю, на день?

А. Отчитываю в тех случаях, когда вижу свою вину, лень или неторопливость;

Б. Отчитываю, несмотря ни на какие субъективные и объективные причины;

В. Сейчас и так все ругают друг друга, зачем же еще отчитывать самого себя?

Г. придерживаюсь такого принципа: что удалось сделать сегодня - хорошо, а что не удалось - выполню, может быть, в другой раз;

4. Как Вы ведете свою записную книжку с номерами телефонов деловых людей, знакомых, родственников, приятелей и т.д.?

А. Я хозяин (хозяйка) своей записной книжки: как хочу, так и веду записи номеров телефонов, фамилий, имен. Если понадобиться чей-то номер телефона, то обязательно найду его;

Б. Часто меняю записные книжки с записями телефонов, так как нещадно их "эксплуатирую". При переписки телефонов стараюсь все сделать "по науке", однако при дальнейшем пользовании вновь сбиваюсь на произвольную запись;

В. Записи телефонов, фамилий, имен веду "почерком настроения", считаю, что был бы записан номер телефона, фамилия, имя, отчество, а на какой странице записано, прямо или криво, это не имеет особого значения;

Г. использую общепринятую систему - в соответствии с алфавитом записываю фамилию, имя, отчество, номер телефона, а если нужно, то и дополнительные сведения (адрес, место работы, должность);

5. Вас окружают различные вещи, которыми Вы часто пользуетесь. Каковы Ваши принципы расположения вещей?

А. Каждая вещь лежит там, где ей хочется;

Б. Придерживаюсь принципа: каждой вещи - свое место;

В. Периодически навожу порядок в расположении вещей, предметов. затем кладу их туда, куда придется, чтобы не загружать голову "расположением". Спустя некоторое время опять навожу порядок и т.д.;

Г. Считаю, что данный вопрос не имеет никакого отношения к самоорганизации;

6. Можете ли Вы по истечении дня сказать, где, сколько и по каким причинам вам пришлось напрасно потерять время?

А. Могу сказать о потерянном времени;

Б. Могу сказать только о месте, где было напрасно потеряно время;

В. Если бы потерянное время обращалось в деньги, тогда бы я считал(а);

Г. Всегда хорошо представляю, где, сколько и почему было напрасно потеряно;

Д. Не только хорошо представляю, где, сколько и почему было потеряно время, но и изыскиваю приемы сокращения потерь в тех же самых местах или ситуациях;

7. Каковы Ваши действия, когда на совещании, на собрании начинается переливание из пустого в порожнее?

А. Предлагаю обратить внимание на существо вопроса;

Б. Любое совещание или собрание представляет собой сочетание как "полного", так и "пустого". Когда наступает "пустое", то ждешь "полного". Когда приходит полоса "полного", то немного утомляешься и для разрядки… ждешь "пустое";

В. Погружаюсь в "небытие";

Г. Начинаю заниматься теми делами, которые взял с собой в расчете " на переливание";

8. Предположим, что Вам предстоит выступить с докладом. Будете ли Вы уделять внимание не только содержанию доклада, но и его продолжительности?

А. Буду уделять самое серьезное внимание содержанию доклада. Думаю, что продолжительность нужно определять лишь приблизительно. Если доклад будет интересен, то всегда дадут время, чтобы закончить его;