Эффективное использование рабочего времени в организации

Б. Уделяю в равной степени внимание содержанию и продолжительности доклада, а также его вариантам в зависимости от времени;

9. Стараетесь ли Вы использовать буквально каждую минуту для выполнения задуманного?

А. Стараюсь, но не всегда получается в силу личных причин (упадка сил, настроения и др.);

Б. Не стремлюсь к этому, так как считаю, что не нужно быть мелочным в отношении времени;

В. Зачем стремиться, если время все равно не обгонишь;

Г. Стараюсь и пытаюсь несмотря ни на что;

10. Какую систему фиксации поручений, заданий и просьб Вы используете?

А. Записываю в своем еженедельнике, что выполнить и к какому сроку;

Б. Фиксирую в своем еженедельнике наиболее важные поручения, просьбы, задания. "Мелочи" пытаюсь запомнить. Если забываю о них, то не считаю это недостатком;

В. Стараюсь запоминать поручения, задания и просьбы, так как это тренирует память. Однако должен (должна) признаться, что память часто подводит меня;

Г. Придерживаюсь принципа "обратной памяти": пусть помнит о поручениях и заданиях тот, кто их дает. Если поручение нужное, то о нем не забудут и вызовут меня для срочного исполнения;

11. Насколько Вы точны при деловых встречах, при приходе на собрания, совещания, заседания?

А. Прихожу раньше на 5-7 минут;

Б. Прихожу вовремя: к началу собрания, совещания или заседания;

В. Как правило, опаздываю;

Г. Всегда опаздываю, хотя пытаюсь прийти раньше или вовремя;

Д. Если бы было издано научно-популярное пособие "Как не опаздывать", то я, вероятно, научился (научилась) бы не опаздывать;

12. Какое значение Вы придаете своевременности выполнения заданий, поручений, просьб?

А. Считаю, что своевременность - это один из важных показателей моего умения работать, это своего рода триумф организованности. Однако кое-что мне не всегда удается выполнить вовремя;

Б. Своевременность выполнения - это зверь, который может укусить именно в ту минуту, когда задание выполнено. Лучше немного затянуть выполнение задания;

В. Предпочитаю поменьше рассуждать о своевременности, а выполнять задания и поручения в срок;

Г. Своевременно выполнить задание или поручение - это верный шанс получить новое. Исполнительность всегда своеобразно наказывается;

13. Предположим, Вы пообещали что-то сделать или в чем-то помочь другому человеку. Но обстоятельства изменились таким образом, что выполнить обещание обещанное довольно затруднительно. Как Вы будете себя вести?

А. Сообщу человеку об изменении обстоятельств и о невозможности выполнить обещанное;

Б. Постараюсь сказать человеку, что обстоятельства изменились и выполнение обещания затруднительно. Одновременно скажу, что не нужно терять надежды на обещанное;

В. Буду стараться выполнить обещанное. Если выполню - хорошо, если не выполню - тоже не беда, так как я довольно редко не сдерживаю своих обещаний;

Г. Ничего не буду сообщать человеку. Выполню обещанное во что бы то ни стало.

Методика, разработанная Зайвертом Л.

Шкала наблюдения "Анализ видов деятельности и расхода времени" в отделе организации деятельности Совета

№	Вид деятельности, занятий	Интервал времени (от - до)	Продолжительность (мин.)	А	Б	В	Г

Листок наблюдения "дневных помех"

№	Помехи. Интервал времени (от - до)	Продолжительность (мин.)	Телефонный разговор или посетитель	Кто?	Пометки, например причины помех

Просмотрите следующий список, состоящий из 30 самых существенных "поглотителей", или "ловушек", времени, и наметьте "свои" пять важнейших:

Нечеткая постановка цели.

Отсутствие приоритета в делах.

Попытка слишком много сделать за один раз.

Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях решения.

Плохое планирование трудового дня.

Личная неорганизованность, "заваленный" письменный стол.

Чрезмерное чтение.

Скверная система досье.

Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе).

Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.

Недостатки кооперации или разделения труда.

Отрывающие от дел телефонные звонки.

Незапланированные посетители.

Неспособность сказать "нет".

Неполная, запоздалая информация.

Отсутствие самодисциплины.

Неумение довести дело до конца.

Отвлечение (шум).

Затяжные совещания.

Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.

Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь.

Болтовня на частные темы.

Излишняя коммуникабельность.

Чрезмерность деловых записей.

Синдром "откладывания".

Желание знать все факты.

Длительные ожидания (например, условленной встречи).

Спешка, нетерпение.

Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.

30. Недостаточный контроль за перепорученными делами.

Проанализируйте в тезисном порядке Ваши "поглотители" времени и найдите способы их устранить, затем заполните таблицу:

"Поглотители" времени	Возможные причины потерь времени	Меры по устранению

Немного о Вас:

1. Ваш пол:

а) мужской;

б) женский.

2. Возраст:

а) до 25 лет;

б) 25 - 29 лет;

в) 30 - 35 лет;

г) 36 - 40 лет;

д) 40 - 50 лет;

е) 51 и старше.

3. Занимая должность в организации ___________________.

Приложение В

Матрица ответов

Тест №1 "Умение распорядиться своим временем".

1. Планируете ли Вы заранее дела на предстоящей неделе?

а) да - 7;

б) иногда - 0;

в) нет - 0;

2. Хватает ли Вам Ваших подчиненных для решения поставленных задач?

а) да - 0;

б) иногда - 4;

в) нет - 3;

3. Планируете ли Вы заранее распределение работы между ними?

а) да - 9;

б) иногда - 1;

в) нет - 0;

4. Ритмично ли работают Ваши подчиненные?

а) да - 6;

б) иногда - 1;

в) нет - 0;

5. Достаточно ли они компетентны и подготовлены?

а) да - 7;

б) иногда - 0;

в) нет - 0;

6. Есть ли у Вас помощник, который в нужный момент сможет Вам заменить?

а) да - 4;

б) иногда - 0;

в) нет - 3;

7. Достаточно ли у Вас средств оргтехники?

а) да - 2;

б) иногда - 0;

в) нет - 5;

8. Подготовлен ли Ваш помощник к решению сложных проблем?

а) да - 6;

б) иногда - 0;

в) нет - 1;

9. Стараетесь ли Вы минимизировать число проводимых совещаний?

а) да - 5;

б) иногда - 2;

в) нет - 0;

10. Пользуетесь ли Вы услугами секретаря для назначения деловых встреч?

а) да - 1;

б) иногда - 0;

в) нет секретаря - 6;

11. Назначает ли Вам секретарь время Ваших деловых встреч и поездок?

а) да - 1;

б) иногда - 0;

в) нет секретаря - 6;

12. Знает ли секретарь, кого он Вам может связать непосредственно с Вами?

а) да - 1;

б) иногда - ;

в) нет секретаря - 6;

13. Готовите ли Вы для секретаря задания заранее, чтобы он мог их своевременно выполнить?

а) да - 1;

б) иногда - 0;

в) нет секретаря - 6;

14. Пользуетесь ли Вы диктофоном?

а) да - 0;

б) иногда - 1;

в) нет - 6;

15. Достаточно ли понятные задачи Вы ставите перед персоналом?

а) да - 6;

б) иногда -1;

в) нет - 0;

16. Могут ли подчиненные при необходимости, консультации без труда связаться с Вами?

а) да - 7;

б) иногда - 0;

в) нет - 0;

17. Пунктуальны ли Вы в служебных делах?

а) да - 7;

б) иногда - 0;

в) нет - 0;

18. Начинаете ли Вы свой рабочий день с неотложных дел?

а) да - 6;

б) иногда - 1;

в) нет - 0;

19. Удается ли Вам делать перерывы в работе и немного расслабиться?

а) да - 2;

б) иногда - 5;

в) нет - 0;

20. Всегда ли Вам удается оперативно принимать решения?

а) да - 1;

б) иногда - 6;

в) нет - 0;

21. Пресекаете ли Вы факты безделья персонала?

а) да - 2;

б) иногда - 5;

в) нет - 0;

22. Объективно ли Вы оцениваете эффективность работы подчиненных?

а) да - 7;

б) иногда - 0;

в) нет - 0;

23. Знаете ли Вы, по каким критериям подчиненные определяют эффективность Вашей работы?

а) да - 2;

б) иногда - 2;

в) нет - 3;

24. Оцениваете ли Вы эффективность использования своего рабочего времени?

а) да - 4;

б) иногда - 3;

в) нет - 0;

25. Осуществляете ли Вы перспективное планирование своего рабочего времени?

а) да - 5;

б) иногда - 2;

в) нет -0.

Тест №2"Умение организовать свой труд".

1. Имеются ли у Вас главные, основные цели в жизни, к достижению которых Вы стремитесь?

А. У меня есть такие цели - 4;

Б. Разве нужно иметь какие-то цели? Ведь жизнь так изменчива… - 0;

В. У меня есть главные цели, и я подчиняю свою жизнь их достижению - 2;

Г. Цели у меня есть, но моя деятельность мало способствует их достижению - 1;

2. Составляете ли Вы план работы, дел на неделю, используя для этого еженедельник, спецблокнот и т.д.

А. Да - 4;

Б. Нет - 0;

В. Не могу сказать ни "да", ни "нет", так как намечаю главные дела в голове, а план на текущий день - в голове или на листе бумаге - 3;

Г. Пробовал составлять план, используя для этого еженедельник, но понял, что это ничего не дает - 0;

Д. Составлять планы - это лишь игра взрослых людей в организованность - 0;

3. Отчитываете ли Вы себя за невыполнение намеченного на неделю, на день?

А. Отчитываю в тех случаях, когда вижу свою вину, лень или неторопливость - 4;

Б. Отчитываю, несмотря ни на какие субъективные и объективные причины - 2;

В. Сейчас и так все ругают друг друга, зачем же еще отчитывать самого себя? - 0;

Г. придерживаюсь такого принципа: что удалось сделать сегодня - хорошо, а что не удалось - выполню, может быть, в другой раз - 2;

4. Как Вы ведете свою записную книжку с номерами телефонов деловых людей, знакомых, родственников, приятелей и т.д.?

А. Я хозяин (хозяйка) своей записной книжки: как хочу, так и веду записи номеров телефонов, фамилий, имен. Если понадобиться чей-то номер телефона, то обязательно найду его - 2;

Б. Часто меняю записные книжки с записями телефонов, так как нещадно их "эксплуатирую". При переписки телефонов стараюсь все сделать "по науке", однако при дальнейшем пользовании вновь сбиваюсь на произвольную запись - 0;

В. Записи телефонов, фамилий, имен веду "почерком настроения", считаю, что был бы записан номер телефона, фамилия, имя, отчество, а на какой странице записано, прямо или криво, это не имеет особого значения - 0;

Г. использую общепринятую систему - в соответствии с алфавитом записываю фамилию, имя, отчество, номер телефона, а если нужно, то и дополнительные сведения (адрес, место работы, должность) - 5;

5. Вас окружают различные вещи, которыми Вы часто пользуетесь. Каковы Ваши принципы расположения вещей?

А. Каждая вещь лежит там, где ей хочется - 0;

Б. Придерживаюсь принципа: каждой вещи - свое место - 5;

В. Периодически навожу порядок в расположении вещей, предметов. затем кладу их туда, куда придется, чтобы не загружать голову "расположением". Спустя некоторое время опять навожу порядок и т.д. - 2;

Г. Считаю, что данный вопрос не имеет никакого отношения к самоорганизации - 0;

6. Можете ли Вы по истечении дня сказать, где, сколько и по каким причинам вам пришлось напрасно потерять время?

А. Могу сказать о потерянном времени - 0;

Б. Могу сказать только о месте, где было напрасно потеряно время - 3;

В. Если бы потерянное время обращалось в деньги, тогда бы я считал(а) - 0;

Г. Всегда хорошо представляю, где, сколько и почему было напрасно потеряно - 3;

Д. Не только хорошо представляю, где, сколько и почему было потеряно время, но и изыскиваю приемы сокращения потерь в тех же самых местах или ситуациях - 1;

7. Каковы Ваши действия, когда на совещании, на собрании начинается переливание из пустого в порожнее?

А. Предлагаю обратить внимание на существо вопроса - 4;

Б. Любое совещание или собрание представляет собой сочетание как "полного", так и "пустого". Когда наступает "пустое", то ждешь "полного". Когда приходит полоса "полного", то немного утомляешься и для разрядки… ждешь "пустое" - 2;

В. Погружаюсь в "небытие" - 0;

Г. Начинаю заниматься теми делами, которые взял с собой в расчете " на переливание" - 1;

8. Предположим, что Вам предстоит выступить с докладом. Будете ли Вы уделять внимание не только содержанию доклада, но и его продолжительности?

А. Буду уделять самое серьезное внимание содержанию доклада. Думаю, что продолжительность нужно определять лишь приблизительно. Если доклад будет интересен, то всегда дадут время, чтобы закончить его - 1;

Б. Уделяю в равной степени внимание содержанию и продолжительности доклада, а также его вариантам в зависимости от времени - 6;

9. Стараетесь ли Вы использовать буквально каждую минуту для выполнения задуманного?

А. Стараюсь, но не всегда получается в силу личных причин (упадка сил, настроения и др.) - 4;

Б. Не стремлюсь к этому, так как считаю, что не нужно быть мелочным в отношении времени - 2;

В. Зачем стремиться, если время все равно не обгонишь - 0;

Г. Стараюсь и пытаюсь несмотря ни на что - 1;

10. Какую систему фиксации поручений, заданий и просьб Вы используете?

А. Записываю в своем еженедельнике, что выполнить и к какому сроку - 6;

Б. Фиксирую в своем еженедельнике наиболее важные поручения, просьбы, задания. "Мелочи" пытаюсь запомнить. Если забываю о них, то не считаю это недостатком - 1;

В. Стараюсь запоминать поручения, задания и просьбы, так как это тренирует память. Однако должен (должна) признаться, что память часто подводит меня - 0;

Г. Придерживаюсь принципа "обратной памяти": пусть помнит о поручениях и заданиях тот, кто их дает. Если поручение нужное, то о нем не забудут и вызовут меня для срочного исполнения - 0;

11. Насколько Вы точны при деловых встречах, при приходе на собрания, совещания, заседания?

А. Прихожу раньше на 5-7 минут - 5;

Б. Прихожу вовремя: к началу собрания, совещания или заседания - 2;

В. Как правило, опаздываю - 0;

Г. Всегда опаздываю, хотя пытаюсь прийти раньше или вовремя - 0;

Д. Если бы было издано научно-популярное пособие "Как не опаздывать", то я, вероятно, научился (научилась) бы не опаздывать - 0;

12. Какое значение Вы придаете своевременности выполнения заданий, поручений, просьб?

А. Считаю, что своевременность - это один из важных показателей моего умения работать, это своего рода триумф организованности. Однако кое-что мне не всегда удается выполнить вовремя - 3;

Б. Своевременность выполнения - это зверь, который может укусить именно в ту минуту, когда задание выполнено. Лучше немного затянуть выполнение задания - 0;

В. Предпочитаю поменьше рассуждать о своевременности, а выполнять задания и поручения в срок - 4;

Г. Своевременно выполнить задание или поручение - это верный шанс получить новое. Исполнительность всегда своеобразно наказывается - 0;

13. Предположим, Вы пообещали что-то сделать или в чем-то помочь другому человеку. Но обстоятельства изменились таким образом, что выполнить обещание обещанное довольно затруднительно. Как Вы будете себя вести?

А. Сообщу человеку об изменении обстоятельств и о невозможности выполнить обещанное - 3;

Б. Постараюсь сказать человеку, что обстоятельства изменились и выполнение обещания затруднительно. Одновременно скажу, что не нужно терять надежды на обещанное - 1;

В. Буду стараться выполнить обещанное. Если выполню - хорошо, если не выполню - тоже не беда, так как я довольно редко не сдерживаю своих обещаний - 1;

Г. Ничего не буду сообщать человеку. Выполню обещанное во что бы то ни стало - 2.

Список, состоящий из 30 самых существенных "поглотителей", или "ловушек", времени, и наметьте "свои" пять важнейших:

Нечеткая постановка цели - 2 человека.

Отсутствие приоритета в делах - 3 человека.

Попытка слишком много сделать за один раз - 2 человека .

Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях решения - 1 человек.

Плохое планирование трудового дня - 0 .

Личная неорганизованность, "заваленный" письменный стол - 0.

Чрезмерное чтение - 1 человек.

Скверная система досье - 0.

Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе) - 0.

Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров - 0.

Недостатки кооперации или разделения труда - 1 человек.

Отрывающие от дел телефонные звонки - 2 человека.

Незапланированные посетители - 2 человека.

Неспособность сказать "нет" - 3 человека.

Неполная, запоздалая информация - 2 человека.

Отсутствие самодисциплины - 0.

Неумение довести дело до конца - 0.

Отвлечение (шум) - 0.

Затяжные совещания - 1 человек.

Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям - 1 человек.

Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь - 0.

Болтовня на частные темы - 0.

Излишняя коммуникабельность - 2 человека.

Чрезмерность деловых записей - 0.

Синдром "откладывания" -3 человека.

Желание знать все факты - 2 человека.

Длительные ожидания (например, условленной встречи) - 0.

Спешка, нетерпение - 0 .

Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел - 1 человек.

30. Недостаточный контроль за перепорученными делами. Задумайтесь над этим - 0.

Немного о Вас:

1. Ваш пол:

а) мужской - 0;

б) женский - 7.

2. Возраст:

а) до 25 лет - 0;

б) 25 - 29 лет - 1;

в) 30 - 35 лет - 1;

г) 36 - 40 лет - 2;

д) 40 - 50 лет - 2;

е) 51 и старше - 1.

3. Занимая должность в организации - начальник отдела - 3;

- специалист отдела - 3;

- руководитель подразделения - 1.

Приложение Г

Таблица 1. Матрица управления временем

Дела	Срочные	Несрочные
Важные	1	2
	Критические ситуации Неотложные проблемы Проекты с "горящим сроком" исполнения	Профилактические действия Поддержание ресурсов и средств Создание связей Поиск новых возможностей Планирование Восстановление сил
Неважные	3	4
	Отвлечения, некоторые телефонные звонки Корреспонденция, какие-то сообщения Некоторые заседания Предстоящие неотложные дела Распространенные виды деятельности	Мелочи, отнимающие время Корреспонденция Звонки Пустая потеря времени Праздное времяпровождение

Таблица 2. Последствия деятельности руководителя

Дела	Срочные	Несрочные
Важные	1	2
	Стресс	Видение перспективы
	Самосожжение	Баланс сил
	Управление в условиях кризиса Постоянный пожар и "вечный бой"	Дисциплинированность Контроль Малое количество кризисных ситуаций
Неважные	3	4
	Концентрация на краткосрочном Управление в условиях кризиса Репутация хамелеона Представление о бессмысленности целей и планов Ощущение себя жертвой, не владеющей собой Слабые или разорванные отношения	Полная безответственность Зависимость в основных вопросах от других лиц, организаций или обстоятельств Увольнение с работы

Таблица 3 - Шкала наблюдения видов деятельности и расхода времени в отделе организации деятельности Совета в течение 7 дней

№	Вид деятельности, занятий	Интервал времени (от - до)	Продолжительность (мин.)
1	осуществление руководства и организации деятельности отдела	весь период	-
2	организация разработки планов работы Совета	весь период	весь период
3	осуществление работы по подготовке и проведению сессий Совета, его комиссий, рабочих групп и иных депутатских формирований, депутатских слушаний, а также проведению других организационно-технических мероприятий, связанных с обеспечением их деятельности	с 9до 9.30, с 14.00 до 16.00	от 1 до 2 часов
4	участие в подготовке проектов нормативных правовых актов, проектов решений и экспертных заключений по нормативным актам	-	от 4 до 6 часов в день
5	координация и обеспечение деятельности постоянных комиссий Совета, оказание им необходимой помощи в подготовке заседаний, реализации принятых решений, заключений, рекомендаций	весь период	-
6	запрос по поручению Совета, его постоянных комиссий и структурных подразделений Совета от других учреждений и организаций материалов, необходимые для подготовки вопросов,	-	от 30 до 45 минут
	вносимых для рассмотрения на сессиях и заседаниях
7	оформление протоколов заседаний постоянных комиссий и сессий	-	от 1 до 2 часов
8	осуществление организационно-технического обеспечения сессий Совета и заседаний постоянных комиссий	-	до 20 минут
9	оповещение депутатов о предстоящих сессиях Совета, заседаниях постоянных комиссий с помощью факса и телефона	с 10.00 до 11.30	до 1,5 ч.
10	рассылка исходящей документации с помощью факса	с 14.00 до 14.30	до 30 минут
11	совещания, собрания	с 8.00 до 9.00, с 14.00 до 15.30	от 1 до 1,5 часов
12	работе со штатными службами	-	от 30 до 40 минут
13	прием посетителей	-	от 10 до 20 минут
14	время на перерыв и отдых	с 9.50 до 10.05, с15.30 до 15.40	от 5 до 15 минут

Таблица 4 - Листок наблюдения "дневных помех"

№	Помехи. Интервал времени (от - до)	Продолжительность (мин.)	Телефонный разговор или посетитель	Кто?
1	чаепитие 2 раза в день	от 5 до 15	-	с коллегами и подчиненными
2	чтение периодики	до 30	-	-
3	пользование Интернетом в личных целях	от 20 до 40	-	-
4	разговор по телефону несколько раз в день	от 10 до 15	телефонный разговор	с семьей
5	время привезти себя в порядок перед зеркалом	от 5 до 10	-	-
6	разговоры на свои личные темы	до 5	-	с коллегами и подчиненными
7	посещение городских мероприятий в рабочее время (например, посвященное ко дню русского фольклора, ко дню Победы)	до 3 часов	-	-
8	незапланированные посетители	от 5 до 10	посетитель	-
	В итоге:	более 125 минут = 2 часа 5 минут	-	-