Личное дело: особенности оформления и ведения

Размещено на http://www.allbest.ru

Содержание

ВВЕДЕНИЕ

1. ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ И СОДЕРЖАНИЕ ЛИЧНОГО ДЕЛА

2. ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА

3. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТОВ И ИНТЕРПРЕТАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ДЕЛА

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность. Трудовые правоотношения работодателя (государственной организации, собственника предприятия) и работника в Российской Федерации регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ).

Все этапы трудового цикла - от приема на работу нового работника до его увольнения - подлежат документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых закреплены этапы трудовой деятельности работника, расчетов по оплате труда и другим вопросам, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам).

В настоящее время личные дела на работников в обязательном порядке в соответствии с Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 должны быть заведены в государственных (муниципальных) органах власти. Для других сфер деятельности в нормативных документах нет упоминания об обязанности ведения личных дел. Фактически для многих учреждений это становится делом добровольным.

Тем не менее практическая деятельность показывает, что формирование и своевременное комплектование личного дела на работника приносит много выгоды. Поскольку все данные о работнике сосредоточены и собраны в едином месте, что способствует лучшей сохранности документов и к ним обеспечен оперативный доступ, а так же быстрому поиску информации по запросу.

Любой работодатель стремится к систематизированному хранению персональной информации о своих работниках по нескольким причинам. Во-первых, так намного легче находить необходимые сведения о определенном сотруднике, во-вторых, сохранить его личные данные от разглашения, в-третьих, практически сразу вносить образующиеся поправки и уточнения. Подобная конструкция, для совершения подобных целей, как личное дело сотрудника, была придумана еще в советские времена.

Личные дела могут заводиться как на конкретную категорию сотрудником, так и на всех работников. В организациях целесообразно вести личные дела на такие категории работников, как:

_ руководители (глава предприятия, его заместители, помощники);

_ руководители структурных подразделений и их заместители;

_ главные (ведущие) специалисты;

_ работники, на которых возложена полная материальная ответственность;

_ работники, включенные в кадровый резерв для выдвижения на наиболее важные должности;

_ работники, обеспечивающие функционирование органа (аппарата) управления деятельностью предприятия.

Однако, как показывает практика, во многих организациях личные дела ведутся на всех работников независимо от статуса и выполняемой работы (включая технический персонал), так как личное дело _ чрезвычайно удобный источник информации о каждом работнике: в одной папке собраны все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие документы.

1. ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ И СОДЕРЖАНИЕ ЛИЧНОГО ДЕЛА

Трудовой кодекс не обязывает работодателей заводить на каждого, с кем он заключил трудовой договор, личное дело.

Исключение составляют государственные и муниципальные служащие.

Такое исключение предусмотрено частью 3 статьи 42 Федерального закона от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». В общем виде раскрывает содержание сведений входящих в личное дело сотрудника. Все это делается для того, чтобы можно было проследить все перемены в индивидуальных данных госслужащего. Такая база данных призвана уменьшить работу подобного органа, при смене госструктуры, так как личное дело следует за ним, для возможности раскрытия информации о доходах и контроля за соблюдением ограничений. Глубоко выявляет правила ведения данного дела Указ Президента РФ от 30 мая 2005 г. N 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела». Утвержденное данным документом положение четко установило, какие деянья, и в какие сроки нужно совершать с личным делом сотрудника, что входит в него, как его хранить, передавать и защищать от незаконного разглашения, содержащихся в нем данных.

Ни Трудовой Кодекс РФ, ни другие акты трудового законодательства не обязывают коммерческие организации и индивидуальных предпринимателей заводить личные дела своих сотрудников. Отчасти это сделано потому, что мелким юридическим лицам экономически это нерентабельно, а в больших компаниях часто сменяемость кадров чрезмерно усиленная и малоэффективно заполнять личные дела. Однако закон и не запрещает указанным лицам по своему желанию вводить у себя на предприятии похожую систему. Только в случае ее принятия требуется создание такого внутреннего документа, как акт работодателя, например, приказа, распоряжения, который выявлял бы правила обращения, сохранения и заполнения личного дела на данном предприятии и возлагал ответственность за сохранность персональной информации, хранящейся в нем на конкретного работника.

Список документов, которые должны храниться в личном деле, законодательством РФ не определен.

Для муниципальных гражданских служащих учтено, что в их личное дело вносятся их личные данные и иные исходные данные, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечивания деятельности правительственного органа (ч. 3 ст. 42 Закона о государственной службе).

В личные дела включаются следующие документы:

_ внутренняя опись документов дела;

_ личный листок по учету кадров или анкета;

_ копия документа, удостоверяющего личность;

_ автобиография;

_ копии документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний, если предоставление данных документов обязательно для занятия соответствующей должности;

_ копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

_ копия свидетельства о постановке на учет физического лица в налоговом органе (если оно было представлено работником);

_ копии документов воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

_ результаты предварительного медицинского осмотра (обследования), которое проводится для определения годности данных работников для выполнения поручаемой работы (в случаях, предусмотренных законом);

_ копии документов, которые подтверждают право работника на налоговые вычеты, предусмотренные ст. 218 НК РФ;

_ копии документов об установлении инвалидности и о степени ограничения способности к трудовой деятельности (в случае представления сотрудником);

_ документы, связанные с оформлением допуска к информации, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну (если исполнение обязательств по занимаемой должности связано с применением таких сведений);

_ экземпляр трудового договора (или его копия в случае, если оригиналы договоров сберегаются в отдельном деле);

_ копия приказа (распоряжения) о приеме на работу;

_ копия должностной инструкции сотрудника;

_ копия договора о полной материальной ответственности (если работник является материально ответственным лицом и с ним заключен договор).

2. ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА

Внутренняя опись документов дела имеет унифицированную форму, предусмотренную Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Обычно такая опись входит в дело, которое содержит самые важные документы, при подготовке его к сдаче в архив. Однако личное дело является исключением _ опись документов ведется сразу же при его заведении и подшивается в самом его начале. При ведении личного дела во внутреннюю опись записываются все документы, которые в него подшиваются.

Личный листок по учету кадров _ это учетный документ, который отображает сведения о личных данных работника, его трудовой деятельности, награда и прочее. Содержательная часть этого документа, как правило, представляет собой «вопросник» с заготовленным местом для записи ответов.

Личный листок содержит список вопросов о биографических данных сотрудника, об образовании, о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении, пребывании за границей, об участии в выборных органах и др.

Личный листок заполняет от руки при поступлении на работу сам наемный рабочий в одном экземпляре без помарок и поправок, подписывает и ставит дату. Полнота и точность заполнения личного листка сверяются сотрудником кадровой службы с записями в таких документах, как паспорт, трудовая книжка, диплом, военный билет и т. д.

Другой тип учетного документа в личном деле - анкета, которая содержит аналогичные вопросы.

Таким образом, иногда вместо личного листка по учету кадров используется анкета, которая содержит в основном те же графы, что и личный листок, но заполняется соискателем до приема на работу и включается в личное дело, только если данный соискатель становится сотрудником организации. В личное дело могут вноситься и анкета, и личный листок.

Желательно, чтобы формы таких документов, как личный листок по учету кадров, анкета, были утверждены работодателем самостоятельно с учетом специфики его деятельности.

3. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТОВ И ИНТЕРПРЕТАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ДЕЛА

Работа с документами _ это важнейшая, серьезная и достаточно сложная робота, в процессе которой производится заблаговременное представление о работнике.

Разбираются документы личного дела (автобиографии, заявления, анкеты, характеристики, карты профессионального психологического отбора), различные справки, отзывы, письма и т.д. Их изучение позволяет:

_ во-первых, выявить общественные посылы к формированию и закреплению у работника тех или иных персонально-психологических качеств работнику;

_ во-вторых, выделить конкретные проявления или факты, свидетельствующие об активности различных психических процессов, об устойчивости определенных интересов, ценностных ориентаций, черт характера;

_ в-третьих, определить общее направление и состав методических приемов для дальнейшего исследования личностных особенностей работника.

Объектом исследования должны стать:

_ социальное происхождение, принадлежность к определенной этнической группе, территориальной общности (село, небольшой, крупный или средний город), профессиональной категории и т.д.;

_ особенности непосредственного социального окружения - в семье, школе, производственном коллективе, среди сверстников и друзей и т.п.;

_ содержание наиболее предпочитаемой и доступной информации, поступающей из источников, находящихся за пределами ближайшего окружения, посредством чтения книг, газет, журналов, просмотра телепередач, кинофильмов, бесед с людьми определенных интересов, склонностей и способностей;

_ основные события биографии человека, с которыми связаны наиболее кардинальные перестройки индивидуальных особенностей, изменения направления и темпа развития его личности.

Биографический метод

Предметом биографического метода является жизненный путь человека, в процессе которого формируется личность, происходит сложный процесс становления индивида, его приобщение к публичным нормам, создание готовности к исполнению всевозможных ролевых целей, выработка индивидуальных ценностей, миропонимания, нрава и возможностей лица.

Неодномерность биографии лица, включающая в себя комплекс деятельностей и связей, ролей и функций, предназначает совокупность метода. Для того чтобы объять все это разнообразие и извлечь правдивую информацию, потребуется система определенных методов.

Главными источниками биографических данных являются:

_ официальные биографические документы (характеристики, автобиографии и др.);

_ практические результаты деятельности (активность в общественной работе, успешность в выполнении различных заданий и т.п.);

_ автобиографические данные (автобиография, биографическая анкета, беседа).

Сбор биографического материала начинается с изучения официальных документов личного дела. Основную цель анализа документации можно определить как получение информации о биографических данных, состоянии здоровья, моральных и индивидуально-психологических качествах, профессиональной направленности работника.

Работа с документами помогает составить заблаговременное, но довольно целое суждение об обследуемом. Анализ фактических итогов его работы дает шанс получить сведение о степени сформированности исследуемых качеств. В биографии работника нужно обратить внимание на характер его общения с окружающими, общественную активность, интересы и склонности, профессиональную направленность. Автобиография позволяет проследить целостную картину жизненного пути, основанную на воспоминаниях.

Одним из главных способов сбора информации является биографическая анкета, которая в достаточно полном объеме позволяет получить точные даты и конкретные данные жизни, оценить направление, предрасположенности, нравственные и другие персонально-психические качества работника, распознать их адекватность содержанию профессиональной деятельности.

Расширить и конкретизировать полученный материал можно в ходе личной беседы.

Биографические данные, приобретенные с помощью разных методов, для упрощения их следующего исследования упорядочиваются в хронологической таблице.

Хронология	События, факты	Характеристика	Оценка периода

Применяя хронологическую таблицу, проводят динамический анализ различных форм активности личности, развитие ее интересов и склонностей.

Высококачественная переработка всего биографического материала объединяется к интерпретации и изображению лица по житейским признакам, к оценке ее направления, характера, способностей, склонностей и т.д. Основной задачей интерпретации жизненного пути является установление последовательности зарождения свойств и особенностей личности, их выраженности, обусловленности теми или иными факторами биографии.

Главными направленностями интерпретации биографического материала являются:

- определение факторов развития данного работника (среды развития, собственной деятельности человека и др.);

- определение персональных фаз жизненного пути;

- анализ структуры факторов в каждой фазе;

- выявление связей между фазами индивидуального развития.

Анкетирование

Анкетный опрос _ это особенный метод сбора исходные данных о человеке, часто используемый в социальной психологии и социологии.

Анкета _ это структурно организованный набор вопросов, каждый из которых логически связан с основной задачей изучения. Вопросы анкеты могут касаться профессионального направления (мотивов, интересов, увлечений), моральных и психологических качеств личности, стиля общения и поведения, характерологических специфик и др.

Известно несколько типов анкет. Анкеты, базированные на самооценке опрашиваемыми своих свойств и качеств. Форма ответа _ оценка в баллах степени выраженности того или иного индивидуального качества, черт характера (предприимчивости, коммуникабельности, тревожности, самодостаточности и пр.).

При применении данного метода нужно учесть его значимый недочет: высокую степень субъективности ответов из-за тяги человека изобразить себя с наилучшей стороны и скрыть изъяны. Применяя закрытую форму вопросов с несколькими вариациями ответов (например, распределенных по степени утверждения: “Нет, это совсем не так,” “Пожалуй, так”, “Верно”, “Совершенно верно”), можно повысить информативную ценность ответов.

Еще одной разновидностью метода анкетирования являются анкеты, вопросы которых сориентированы на оценку опрашиваемыми своих поступков в определенных житейских обстановках. В итоге обрабатывания данных профессионал делает заключение о присутствии и уровне развития у опрашиваемого индивидуально-личных свойств.

Существует ряд правил, которые устанавливают специфики создания любого типа анкет:

_ перед исследованием анкеты для повышения ее прогностичности нужно четко изображать цель и задачи грядущего изучения;

_ вопросы анкеты должны соответствовать уровню развития и жизненному опыту опрашиваемых (возрасту, образованию, социальному происхождению, национальным особенностям и т.п.);

_ в формулировках вопросов должно быть как можно меньше эмоционально значимых слов;

_ следует избегать возможности оценочных ответов (таких, как "хорошо-плохо", "сильно-слабо" и т.п.);

_ формулировки вопросов должны быть по возможности промежуточными, а когда этого трудно добиться, следует дублировать вопросы таким образом, чтобы они с разных сторон отображали одно и то же свойство;

_ анкета должна владеть довольной разрешающей способностью, то есть возможностью выявлять как можно более тонкие отличия между людьми по степени выраженности тех или иных индивидуальных свойств;

_ анкета должна быть доступна, то есть опрашиваемый должен осознать вопрос, суметь припомнить о каких-то событиях прошлого и выбрать соответственный для него ответ;

_ анкета не должна быть однотонной и шаблонной. Количество вариантов ответов в предъявляемых вопросах, как правило, не должно быть более 5-6, а расчетное время заполнения анкеты _ не более 30 минут. При разработке анкеты употребляются закрытые либо открытые вопросы.

Закрытые - это такая форма вопросов, на которые в анкете даются заранее сформулированные варианты ответов. достоинствами закрытых вопросов является возможность исключить неверное понимание вопросов, сопоставимость ответов, сравнительно более легкая форма заполнения ответов и обработка полученных данных.

Открытые вопросы _ когда опрашиваемый непринужденно отвечает на заданный вопрос без каких-либо ограничений, например, биографической анкеты.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Личное дело работника как классифицированный комплекс необходимых индивидуальных и начальных учетных документов описывает трудовую активность сотрудника на различных должностях в данном учреждении или на руководящих должностях в конкретной сфере. Личное дело представляет собой комплекс документов, содержащих нужные сведения о работнике и его трудовом стаже.

В свою очередь образование личного дела делается с целью упорядоченной сортировки документированной информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответственную должность. Следует учесть, что отвечающие за ведение и сохранение личных дел имеют доступ к безграничному объему, в том числе и секретной информации. Формирование (следующее ведение, формирование и хранение) личных дел сотрудников в РФ возлагается на кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее индивидуальную ответственность за обеспечение должно обращения с этими бумагами.

Анализ документов личного дела позволяет:

1. Выявить социальные предпосылки к формированию и закреплению у работника тех или иных индивидуально-психологических качеств работнику.

2. Выделить конкретные проявления или факты, свидетельствующие об активности различных психических процессов, об устойчивости определенных интересов, ценностных ориентаций, черт характера.

3. Определить общее направление и состав методических приемов для дальнейшего исследования личностных особенностей работника.

Основными направлениями интерпретации биографического материала являются:

_ определение факторов развития данного работника (среды развития, собственной деятельности человека и др.);

_ определение персональных фаз жизненного пути;

_ анализ структуры факторов в каждой фазе;

_ выявление связей между фазами личного развития.

Процедура анализа и интерпретации различных материалов личного дела сотрудника помогает собрать заблаговременное, но достаточно полное понятие о сотруднике. Анализ фактических итогов его работы дает шанс получить сведения о степени сформированности исследуемых качеств.

В результате обработки ответов на вопросы анкет, специалист делает вывод о присутствии и степени формирования у опрашиваемого персонально-личностных свойств.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы. Учебное пособие / Л.М. Вялова - М.: Издательский дом «Академия», 2007. - 176 с. личный дело документ биографический

Делопроизводство: Учебник для вузов/ Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю.Максимович, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В.Кузнецовой. - М.: МЦФЭР, 2004. - 544с.

Митрофанов В.И. Оформляем кадровые документы: настольная книга практика. - 3-е изд. - М.: Альфа-Пресс, 2010.

Михайлов Ю. М. Личные дела сотрудников компании: как правильно оформлять, вести и хранить. Практическое пособие / Ю. М. Михайлов. - М.: Издательство «Альфа-Пресс», 2009. - 160 с.

Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А.Кудрявцева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФА - М, 2003.

Справочник по кадровому делопроизводству / Под общ. ред. Ю.Л.Фадеева. - М.: Эскимо, 2011. - с. 51-69.

Труханович Я.В. Щур Д.Л. Справочник по кадровому делопроизводству. Образцы и формы документов с комментариями. - 7-е изд. - М.: Дело и Сервис, 2010.

Размещено на Allbest.ru