Передача за пределы предприятия информации, в виде факсограмм и электронных сообщений, осуществлялась мною с помощью факса и персонального компьютера.

Документы, поступившие секретарю для обработки, отправлялись адресатам в тот же день, второй экземпляр подшивался в папку с "исходящими документами.

Заключение

Работа секретаря весьма многогранна. На всех рассмотренных выше ступенях сегодня, как показывают результаты анализа литературы, секретари так или иначе, занимаются высоким интеллектуальным трудом, от которого зависит успех фирмы, организации и предприятия.

Секретарь должен уметь выполнять все виды работ: от простейших технических до творческих. Секретарь - это высокообразованный, творчески одаренный, высокопрофессиональный помощник руководителя, которому он всегда доверяет и на которого может полностью положиться при выполнении поручений любой сложности. Согласно данному определению секретарь - прежде всего, это помощник руководителя.

Государственные секретари еще в дореволюционной России были образованными и компетентными людьми с развитым чувством долга и ответственности. Зная законы, будучи инициативными и заинтересованными, они, ко всему прочему, были также гибкими и дипломатичными, стараясь использовать любую возможность с тем, чтобы употребить накопленные знания и опыт на благо государства.

Среди других личных качеств, которые нужны современному секретарю можно отметить и такие, как умение быстро вникать в суть событий или явлений: общительный характер и контактность, разумная осторожность в принятии решений, артистизм - качество, которое поможет секретарю преодолеть личные эмоции ради дела, провести на хорошем уровне прием посетителей и т.п. чувство юмора: способность к самостоятельному обучению, расширению кругозора.

Кроме того, следует отметить, что секретарь должен следить за своим внешним видом, соблюдать порядок на своем рабочем месте, уметь пользоваться оргтехникой и соблюдать требования делового этикета.

Информационно-документационное обеспечение - главная составляющая секретарской деятельности.

Результаты исследования показывают, что работа секретаря творческая. Для выполнения на качественном уровне всех профессиональных обязанностей им нужны глубокие аналитические знания в области организации и технологии документационного обеспечения управления.

Для эффективного выполнения всех перечисленных функций в работе секретарей немаловажное значение имеет умение организовать свою работу.

Результаты анализа моего исследования наглядно подтвердили проявление в современном обществе тенденций усиления информационно - документных функций в деятельности секретаря. Поэтому важным условием совершенствования деятельности данных специалистов выступает регулярное повышение уровня их квалификации.

Библиографический список

I. Источники

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт России, 1998. - 7 с.

2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной деятельности. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003. - 64 с.

II. Литература

3. Овчинникова, Т.И. Секретарь - референт: работа творческая / Т.И. Овчинникова // Секретарское дело. - 2001. - №5. - С.38 - 39.

4. Байкова, И.Ю. Настольная книга секретаря - референта / И.Ю. Байкова. - М.: Эксмо, 2007. - 336 с.

5. Кравченя, Э.М. Настольная книга секретаря-референта / Э.М. Кравчення, Т.А. Цесарская. - Минск: "Тетра Системс", 2004. - 115 с.

6. Поспелова, Е.Н. Развёрнутая должностная инструкция секретаря: опыт составления / Е.Н. Поспелова // Секретарское дело. - 2005. - №4. - С.16 - 21.

7. Кузнецова, Т.В. Секретарское дело / Т.В. Кузнецова.4 - е изд., - М.: ЗАО "Бизнес - школа "Интел - Синтез", 2001. - 328 с.

8. Теплицкая, Т.Ю. Настольная книга секретаря-референта / Т.Ю. Теплицкая. - Ростов на Дону: "Феникс", 2005. - 173 с.

9. Стенюков, М.В. Секретарское дело / М.В. Стенюков. - М.: Приор, 2001. - 192 с.

10. Рогожин, М.Ю. Настольная книга секретаря: Учебно-практич. пособие / М.Ю. Рогожин. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. - 368 с.

11. Замедлина, Е.А. Этика и психология делового общения / Е.А. Замедлина. М.: РИОР, 2006. - 76 с.

12. Андреева, В.И. Энциклопедия секретаря / В.И. Андреева, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова и др. - М.: МЦФЭР, 2004. - 688 с.

13. Янковая, В.Ф. Как организовать делопроизводство / В.Ф. Янковская. - М.: МЦФЭР, 2004. - 115 с.

14. Бондарева, Т.Н. Секретарское дело / Т.Н. Бондарева. - М.: Высшая школа, 2001.

15. Анохина, А.А. Секретарь на ресепшен: как оформить? / А.А. Анохина // Секретарь - референт. - 2008. - №1. - С.9 - 13.

16. Рыбченкова, Т.В. Офис - менеджер и обеспечение офиса / Т.В. Рыбченкова // Справочник секретаря и офис - менеджера. - 2008. - №3. - С.72 - 76.

17. Оскерко, Т.С. Современный секретарь. Актуализация компетенций / Т.С. Оскерко, С.В. Шалашень - М.: Издательство Гревцова, 2008. - 79 с.

18. Галахов, В.В. Секретарь-референт высокой квалификации. Организация секретарского дела / В.В. Галахов.2-е изд., - М.: Academia, 2010. - 56 с.

19. Михайлов, Ю.М. Секретарь руководителя / Ю.М. Михайлов. - М.: Альфа-Пресс, 2010. - 115с.

20. Петрова, Ю.А. Секретарское дело. Настольная книга секретаря-референта / Ю.А. Петрова. - М.: Омега-Л, 2008. - 336с.

Размещено на Allbest.ru