Вивчення структури кадрової служби на підприємстві

Размещено на http://www.allbest.ru/

• Зміст
• Вступ
• Розділ 1. Виробничо-господарська характеристика підприємства

1.1 Загальна характеристика підприємства ПАТ «ДТЕК Донецькобленерго»

1.2 Історія Миронівської ТЕС

1.3 Організаційна структура підприємства

Розділ 2. Структура і функції служби по роботі з персоналом

2.1 Структура та склад кадрової служби на підприємстві

2.2 Положення про кадрову службу

2.3 Колективний договір, правила внутрішнього трудового розпорядку, штатний розпис

2.4 Посадова інструкція відділу кадрів

2.5 Оснащення відділу кадрів комп'ютерною технікою та спеціалізованим програмним забезпеченням

Розділ 3. Кадрове діловодство

3.1 Номенклатура справ кадрової служби

3.2 Порядок складання заяв про прийняття на роботу, переведення та звільнення

3.3 Порядок ведення, оформлення і зберігання особових справ, заповнення особової картки П-2, алфавітної та посадової карток

3.4 Порядок ведення та оформлення трудових книжок

3.5 Статистична звітність за формами 1-ПВ, 3-ПВ, 6-ПВ

Висновки та рекомендації

Перелік посилань

Вступ

Дана виробнича практика проводилася з метою закріплення отриманих теоретичних і практичних знань, одержання необхідних матеріалів для поглибленого вивчення дисципліни кадрового діловодства, а також забезпечення соціальної, психологічної і професійної адаптації в трудовому колективі.

Головним завданням практики було вивчення структури кадрової служби на ВП «Миронівській ТЕС» ПАТ «ДТЕК Донецькобленерго» та організації діловодства в ній.

Публічне акціонерне товариство «ДТЕК Донецькобленерго» - сучасна збутова компанія зі своїми електромережних потужностями, високим рівнем технічного і технологічного оснащення, що забезпечує якісне і надійне електропостачання найбільшого індустріального регіону України.

Основою успішного та сталого розвитку товариства є висококваліфікований персонал. Ефективне управління людськими ресурсами, постійне підвищення професійного рівня співробітників, мотивація та безпеку праці - пріоритетні питання діяльності компанії.

Основні цілі політики управління персоналом:

– залучення, мотивація й утримання талановитих та ініціативних фахівців;

– постійне оновлення знань і розвиток навичок для виконання поточних і майбутніх бізнес-завдань компанії;

– розвиток управлінського потенціалу та забезпечення високопрофесійного та стабільного управління;

– створення сприятливих умов праці, що забезпечують охорону здоров'я всіх співробітників.

Основні принципи управління персоналом:

– дотримання чинного трудового законодавства та прав людини;

– забезпечення конкурентоспроможного винагороди співробітників з урахуванням їх професіоналізму, складності виконання робіт і ступеня відповідальності;

– інвестиції в освіту і навчання співробітників для того, щоб допомогти їм реалізувати свій потенціал і внести гідний внесок у бізнес-успіх компанії;

– надання соціальної підтримки співробітникам.

ДТЕК надає великого значення матеріальному і нематеріальному стимулюванню персоналу як фактору посилення внутрішньої мотивації і зацікавленості в підвищенні ефективності праці. Ключовими принципи - справедливість, мотивація, конкурентоспроможність, прозорість і гнучкість.

Для реалізації цілей у сфері управління персоналом, важливу роль відіграє соціальний захист співробітників. Так як діяльність компанії пов'язана з важкими умовами роботи, ДТЕК надає своїм співробітникам можливість відпочивати і відновлювати своє здоров'я в спеціалізованих закладах, що належать компанії.

кадровий робота управління персонал

Розділ 1. Виробничо-господарська характеристика підприємства

1.1 Загальна характеристика підприємства ПАТ «ДТЕК Донецькобленерго»

Публічне акціонерне товариство «ДТЕК Донецькобленерго» - одна з найбільших енергопостачальних компаній України з обсягом постачання електроенергії понад 9 млрд. кВтг на рік. Споживачами електроенергії є понад 30 тис. юридичних осіб та понад 1,7 млн. побутових абонентів. ДТЕК є найбільшим акціонером ПАТ «ДТЕК Донецькобленерго», що володіє 71,34% акцій.

До складу ПАТ «ДТЕК Донецькобленерго» входять 12 структурних одиниць: 8 електричних мереж, одна з яких Миронівська ТЕС (1953 р.), а також Центральні, Донецькі, Кіровські, Краматорські, Приазовські, Харцизькі, Донецькі Західні, Макіївські мережі; цех з ремонту та налагодження засобів вимірювальної техніки; 201 загін воєнізованої охорони; санаторій-профілакторій «Імпульс». Чисельність персоналу складає 10 806 осіб.

Експлуатацію і ремонтне обслуговування електричних мереж і підстанцій здійснюють 42 райони електричних мереж (РЕМ), 162 ділянки електричних мереж (ділянок РЕЗ, лінійно-монтерських пунктів, груп підстанцій).

Постановою Ради праці і оборони СРСР від 05.01.1930 р. організований державний промисловий трест загальносоюзного значення для виробництва, розподілу та збуту електричної енергії - «Об'єднання державних електричних станцій Донецького кам'яно-вугільного басейну «Донбассток».

У 1931 р. трест перейменовано у районне управління «Доненерго», 1943 р. - в районне енергетичне управління «Донбасенерго», 1976 р. - у виробниче енергетичне об'єднання «Донбасенерго».

У 1995 р. відповідно до Указу Президента України від 04.04.95 № 282/95 створена державна акціонерна енергопостачальна компанія «Донецькобленерго», з 1998 р. - ВАТ «Донецькобленерго».

Сферою діяльності «Донецькобленерго» є передача електроенергії місцевими (локальними) електричними мережами, постачання електричної енергії за регульованим тарифом, виробництво електричної та теплової енергії. «Донецькобленерго» має самі протяжні електричні мережі в Україні: понад 70 тис. км повітряних і кабельних ліній електропередачі напругою 110, 35, 10 (6), 0,4 кВ. Експлуатуються 368 підстанцій напругою 35-110 кВ і понад 13 тис. трансформаторних підстанцій 10 (6) / 0,4 кВ. В електричних мережах встановлено 15686 трансформаторів сумарною потужністю 12 тис. Мгвт.

Сьогодні компанія реалізує для забезпечення зростаючих потреб в електричній енергії проекти будівництва підстанцій у містах Донецьк, Макіївка, Маріуполь, Святогорськ, реконструкцію мереж 0,4-110 кВ, широке застосування самоутримних ізольованих проводів, нових технологій і електроустаткування при ремонтах і реконструкції електричних мереж.

1.2 Історія Миронівської ТЕС

Миронівська ТЕС - перша теплова електростанція в «Донбасенерго», побудована в післявоєнний період по вітчизняному типовому проекту з використанням сучасного для того часу енергообладнання на високі параметри пари.

15 жовтня 1953 дав промисловий струм перший турбоагрегат Миронівської ТЕС потужністю 100 МВт.

Темпи спорудження нової електростанції були досить високі, і вже через два місяці був введений в експлуатацію другої турбоагрегат потужністю 100 МВт і котел № 3, а в 1957 році був введений п'ятий останній агрегат потужністю 100 МВт. Миронівська ТЕС стала найпотужнішою електростанцією енергосистеми "Донбасенерго".

Миронівська ТЕС працювала в режимі покриття теплових навантажень підприємств та організацій місцевого району та теплопостачання селища.

У 1995р., в порядку подальшого оновлення обладнання Миронівської ТЕС, було прийнято рішення щодо будівництва блоку № 1потужністю 120 МВт з двома сучасними котлоагрегатами типу ОFz - 260 фірми «Рафако» Польща з циркулюючим киплячим шаром для спалювання низькосортних вугіль Донецького басейну. Такого типу котли працюють в країнах Європи. У СНД це перша установка. Використання котлів з циркулюючим киплячим шаром дозволить домогтися зниження викидів оксидів сірки та азоту до жорстких європейських стандартів.

Одночасно на станції ведеться будівництво блоку № 5 з монтажем нової турбіни КТ-115-8, 8 виробництва ЛМЗ м.Санкт-Петербург потужністю 115 МВт (перша електрична потужність введена в Україні за роки її незалежності), нового генератора ТА-120-2-МУЗ Харківського заводу "Електроважмаш" і встановленням двох котлоагрегатів № 9 і № 10 типу ТП-230 виробництва Таганрозького котельного заводу.

У грудні 2000 року роботи зі спорудження котла № 9 продуктивністю 230 т/год завершені. У 2003 році був закінчений монтаж і проведені пуско-налагоджувальні роботи на турбогенераторі № 5.

У 2012 році «ДТЕК Донецькобленерго» у добудову і завершення монтажу котлоагрегату № 10 п'ятого енергоблоку Миронівської ТЕС інвестовано 30 млн. грн. (без ПДВ).

На сьогоднішній день на підприємстві працює 850 осіб.

1.3 Організаційна структура підприємства

Оптимальна організаційна структура підприємства представляє собою основу ефективного функціонування підприємства. Оптимізація організаційної структури підприємства націлена на створення такої моделі, що є адекватною умовам внутрішнім та зовнішнім умовам функціонування підприємства, що постійно змінюються. Вдосконалення організаційної структури як напрям управління організаційним розвитком підприємства направлено на рішення організаційних проблем шляхом формування нової організаційної структури, розподіл та перерозподіл функцій та відповідальності. При цьому результати розробок в управлінні організаційним розвитком відображаються у внутрішніх документах підприємства, а саме проектах організаційної структури, положеннях про організаційну структуру, підрозділи і служби, штатних розкладах, які в цілому відображають організаційну модель підприємства.

Розділ 2. Структура і функції служби по роботі з персоналом

2.1 Структура та склад кадрової служби на підприємстві

Питаннями кадрового діловодства на пiдприємствi може займатися самостійний структурний пiдроздiл підприємства - вiддiл кадрів - або окрема особа, призначена наказом керівника. Основним завданням кадрової служби є задоволення попиту підприємства на працівників в якісному і в кількісному відношенні, а також оформлення документації щодо особового складу: накази про приймання, переведення, звільнення працiвникiв, надання відпусток.

На Миронівській ТЕС відділ кадрів є самостійним структурним підрозділом, яке знаходиться під керівництвом директора підприємства.

Згідно штатного розкладу у відділі кадрів значиться 3 працівника:

1. Начальник відділу кадрів

2. Інженер

3. Спеціаліст

Робоче місце кожного працівника кадрової служби організоване так, що його розумові та фізичні зусилля повною мірою спрямовані на виконання безпосередніх функціональних обов'язків. Відділ кадрів на підприємстві поділяється на такі зони:

- управління (робоче приміщення начальника відділу кадрів, окремий кабінет);

- роботи з відвідувачами (об'єднує зону робочого місця спеціаліста з кадрів і зону відвідувача);

- роботи з документами;

- приймальня (відвідувачі чекають прийому і одночасно можуть отримати первинну інформацію про підприємство і, в разі потреби, заповнити формуляри кадрових документів);

- кодування і зберігання документів (зберігаються картотеки, особові справи, звіти, а трудові книжки працівників зберігаються в окремому сейфі).

2.2 Положення про кадрову службу

За своїм статусом положення про структурний підрозділ є внутрішнім нормативним документом, на підставі якого організовують повсякденну діяльність структурного підрозділу, оцінюють результати роботи, складають посадові інструкції, визначають завдання, функції, права та обов'язки, а головне -- відповідальність працівників.

Положення про відділ кадрів підприємства розроблено керівником відділу кадрів та затверджено директором підприємства.

Після затвердження один примірник положення зберігається в керівника відділу, другий -- у кадровій службі.

Положення про відділ кадрів складається з наступних пунктів:

1. Загальні положення

2. Основні завдання

3. Функції

4. Права

5. Організація управління

6. Взаємовідношення іншими підрозділами та організаціями

7. Відповідальність

До основних напрямків діяльності кадрової служби на підприємстві належать:

1. Організація ведення кадрового діловодства;

2. Виконання вимог законодавства про працю з питань найму, переведення та звільнення працівників, забезпечення умов їх праці та соціального захисту;

3. Підвищення кваліфікації кадрів, їх перепідготовка;

4. Формування кадрового резерву та робота з ним;

5. Підготовка документів для призначення працівникам усіх видів пенсій, нагородження їх нагородами, присвоєння почесних звань, проведення атестації, надання відпусток.

2.3 Колективний договір, правила внутрішнього трудового розпорядку, штатний розпис

Згідно з Конвенцією МОП № 98 колективний договір -- це будь-яка письмова угода про умови праці та найму, яка укладається, з одного боку, підприємцем, групою підприємців або однією чи декількома організаціями підприємців і, з іншого боку, однією або декількома представницькими організаціями трудящих або, при відсутності таких організацій, представниками самих трудящих, які належним чином обрані й уповноважені відповідно до законодавства України.

В Україні правове регулювання колективних договорів і угод здійснюється Законом України "Про колективні договори і угоди" від 1 липня 1993 р., главою II "Колективиий договір" КЗпП. Закон визначає правові основи розробки, укладення і виконання колективних договорів і угод з метою сприяння регулюванню трудових відносин і соціально-економічних інтересів працівників і власників.

Метою колективного договору є поліпшення господарської діяльності підприємства, підвищення його рентабельності і якості продукції, що випускається, забезпечення трудящим можливості брати участь в управління виробництвом, удосконалення винагороди за працю, підняття рівня охорони праці, матеріально-побутового та культурного обслуговування працюючих.

Згідно із Законом № 3356, перед укладенням колективного договору проводяться колективні переговори. Для ведення переговорів і підготовки проектів колективного договору на підприємстві мусить бути створена робоча комісія з представників сторін, наділених відповідними повноваженнями. Якщо колективні переговори закінчилися успішно і робоча комісія сформувала проект колективного договору, то він передається на обговорення трудового колективу. Доопрацьований проект колективного договору виноситься на загальні збори чи конференцію трудового колективу для його обговорення і прийняття. Загальні збори трудового колективу вважаються правомочними, якщо в них бере участь не менше половини працюючих на даному підприємстві. Конференція представників трудового колективу правомочна при участі в ній не менше 2/3 представників трудового колективу, обраних делегатами на конференцію. Якщо загальні збори чи конференція трудового колективу схвалює проект колективного договору, його підписують уповноважені представники сторін не пізніше як через п'ять днів з моменту його схвалення, якщо інше не встановлено зборами чи конференцією трудового колективу. Колективний договір набирає чинності з дня його підписання представниками сторін або з моменту, що встановлений в самому договорі, незалежно від терміну його реєстрації.

Приклад колективного договору Миронівської ТЕС (зміст та загальні положення) наведено в додатку Б.

Нормативне регулювання трудових відносин на підприємстві доповнюється правилами внутрішнього трудового розпорядку.

Правила внутрішнього трудового розпорядку -- це розроблений роботодавцем у встановленому порядку документ, який регламентує організацію праці і за допомогою якого підприємство забезпечує дотримання трудової дисципліни та нормативну поведінку працівників. Правила внутрішнього трудового розпорядку складаються на основі «Типовых правил внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденных постановлением Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам по согласованию с ВЦСПС от 20 июля 1984 года № 213». Правила внутрішнього трудового розпорядку згідно зі статтею 142 КЗпП мусять бути затверджені трудовим колективом за поданням власника чи уповноваженого ним органу або виборного органу первинної профспілкової організації.

Правила внутрішнього розпорядку Миронівської ТЕС наведені в колективному договорі (додаток В).

Штатний розпис є внутрішнім (локальним) нормативно-правовим документом підприємства, який у зведеному вигляді:

– фіксує розподіл праці між працівниками;

– закріплює структурний та чисельний склад працівників і місячний фонд заробітної плати;

– конкретизує перелік посад і професій;

– встановлює розмір основної заробітної плати щодо конкретної посади, професії, а також розмір надбавок (доплат), якщо це передбачено положенням про оплату праці.

Саме на підставі штатного розпису, як і Правил внутрішнього трудового розпорядку та посадових (робочих) інструкцій, власник або уповноважений ним орган приймає рішення з кадрових питань, зокрема щодо прийняття громадян на роботу, переведення працівників на іншу роботу, визначення посадового окладу, тарифної ставки (окладу) конкретного працівника відповідно до його посади (кваліфікації). А кадрова служба -- здійснює добір персоналу, оформляє відповідні кадрові документи, у т.ч. накази про прийняття на роботу, переведення на іншу роботу, встановлення надбавок (доплат), аналізує якісний склад працівників і вносить пропозиції щодо його поліпшення, в установленому порядку готує облікову та інформаційно-довідкову документацію, відповідну статистичну звітність.

На Миронівській ТЕС штатний розпис розробляється відділом кадрів та є конфіденціальним документом. На підставі штатного розпису кадрові служби складають і ведуть штатно-посадову книгу. Дані штатно-посадової книги, яка певним чином дублює штатний розпис, зручно використовувати при вирішенні як внутрішніх питань (прийняття на роботу, переведення працівників, встановлення розміру оплати праці, доплат, надбавок, розроблення посадових або робочих інструкцій, здійснення відповідних записів у трудових книжках тощо), так і під час підготовки до державних органів встановленої звітності, зокрема про зайнятість, наявність вакансій, працевлаштування інвалідів та ін.

2.4 Посадова інструкція

Посадова (робоча) інструкція є постійно діючим нормативним документом. До неї можуть вноситися доповнення або зміни (у разі перерозподілу обов'язків, скорочення штату та в інших випадках), але лише на підставі наказу, з яким працівника, що обіймає посаду, потрібно ознайомити не пізніше як за два місяці до внесення зазначених змін (доповнень).

У разі зміни назви підприємства, підрозділу, посади до посадової інструкції вносять відповідні зміни і знову затверджують її.

Оригінал затвердженої посадової інструкції зберігається в кадровій службі (у посадової особи, яка виконує її функції). Копії посадової інструкції, засвідченої в установленому порядку, видаються працівникові та керівнику відповідного структурного підрозділу.

Ознайомлення працівника з посадовою інструкцією здійснюється в порядку, встановленому на підприємстві. Зазвичай він ставить підпис у журналі ознайомлення працівників з нормативними документами підприємства або в листку ознайомлення з посадовою інструкцією, який долучають до інструкції.

Посадові (робочі) інструкції зберігаються за місцем затвердження постійно, в інших організаціях, установах, підприємствах -- три роки після заміни новими.

Посадова інструкція інженеру/спеціалісту відділу кадрів складається з наступних пунктів:

1. Загальні положення

2. Кваліфікаційні вимоги

3. Інженер/спеціаліст з кадрів повинен знати

4. Функції та посадові обов'язки

5. Права

6. Взаємовідношення

7. Відповідальність

Посадова інструкція інженеру відділу кадрів представлена в додатку Г.

Посадова інструкція спеціалісту представлена в додатку Г1.

2.5 Оснащення відділу кадрів комп'ютерною технікою та спеціалізованим програмним забезпеченням

Робоче місце кожного працівника відділу кадрів на Миронівській ТЕС оснащене необхідною оргтехнікою. Кадрове діловодство в Управління автоматизоване завдяки використанню програми "Кадри".

Модуль «Кадри» призначений для обліку та управління фактичним кадровим складом, ведення штатного розкладу та забезпечення їх взаємної відповідності, а також для виконання безлічі інших дій, які максимально охоплюють коло операцій, які виконуються в службах управління людськими ресурсами (зокрема, у відділах кадрів підприємств). Забезпечується зберігання кадрової інформації зі всією її історією.

Базові функціональні можливості:

1. Персональний облік (загальний вигляд зображено на рис 2.1)

Дані зберігаються у формі особової картки, що включає:

– прізвище, ім'я, по батькові;

– біографічні дати;

– фотографію;

– відомості про виконувану роботу і трудовий контракт;

– відомості про призначеннях - переміщеннях;

– трудову книжку;

– стаж (загальний, безперервний, пільговий);

– паспортні дані;

– сімейний стан;

– дані військового обліку;

– нагороди;

– відомості про перепідготовку та атестацію, інвалідність, кадровий резерв, державну службу та інше.

Рисунок 2.1. -- Персональний облік

Є інформація про ставки працівника, історія змін умов праці, відрядженнях. Передбачена можливість внутрішнього сполучення. Крім штатних співробітників можлива робота з кандидатами, «позаштатників», звільненими.

2. Майстер прийому і звільнення

Автоматизовані процедури прийому та звільнення співробітників за допомогою "Майстра", який забезпечує послідовне виконання певної кількості етапів. Майстри прийому та звільнення співробітників автоматично формують наказ потрібного типу і вносять необхідні зміни в особисті картки.

3. Накази

Наказами оформляються прийом, звільнення, переміщення, відпуск та інші "кадрові події".

Формування виконується в кілька етапів:

– створення проекту наказу;

– перевірка;

– реєстрація після підписання.

Реєстрація наказу супроводжується автоматичними змінами в особистій картці співробітника. Загальний вигляд зображено на рис. 2.2.

Рисунок 2.2 -- Майстер наказів

Друк наказу відбувається по налаштованому для кожного типу наказу шаблоном. Наказ може містити необмежену кількість параграфів різного змісту. Накази можна переглянути по інтервалу дат або типу.

4. Ведення організаційної структури підприємства

Підтримується вертикальна інтеграція структури підприємства з довільним числом рівнів. Забезпечується зберігання історії змін.

5. Штатний розпис

Основним завданням штатного розпису є опис посадової та кількісного складу підприємства із зазначенням фонду заробітної плати. Підтримується централізоване управління корпоративним штатним розкладом будь-якої складності.

Ведеться список штатних одиниць з відповідними характеристиками оплати праці по кожній одиниці. Зберігається історія змін всіх елементів штатного розкладу, підтримується відповідність фактичних тарифів працівників і тарифів, визначених у штатному розкладі, виконується автоматичний облік вакансій. Реалізовано механізм роботи з тарифно-кваліфікаційними сітками, в рамках яких встановлюються діапазони («вилки») тарифів / окладів. Загальний вигляд зображено на рис. 2.3.

Рисунок 2.3 -- Штатний розпис

Штатний розпис дозволяє створювати нові підрозділи, ліквідувати або підпорядкувати наявні підрозділи на підставі наказів. Забезпечується підготовка різних вихідних документів і звітності за штатним розписом.

6. Відпустки

Модуль забезпечує облік чергових і додаткових, навчальних, творчих, соціальних та інших видів відпусток. Черговість надання відпусток визначається графіком відпусток. Цикл роботи з графіком відпусток складається з декількох етапів:

– формування заготовки графіка;

– формування остаточного графіка;

– контроль виконання графіка відпусток.

За результатами виконання графіка відпусток формуються звіти, що містять інформацію про відхилення від графіка.

Реалізований режим «Інвентаризація відпусток», призначений для обліку графіків відпусток, складання реєстру використаних відпусток і планування відпусток на майбутні періоди. Вигляд друкованого наказу про відпустку складений за допомогою програми наведений в додатку Д.

7. Пошукова система

Для швидкого отримання різного роду інформації достатньо вказати критерії пошуку. В результаті пошуку користувачу надається можливість:

– переглянути список працівників, які відповідають критеріям;

– перейти в документ "Особова картка" для працівника зі списку - результату пошуку;

– вивести результати на принтер з можливістю налаштування особливостей виводу;

– експортувати результати пошуку у файл формату Microsoft Excel.

8. Групи звітів

– чисельність - для отримання чисельних характеристик по штату підприємства;

– звітність - для міжвідомчої звітності;

– плинність - аналітична інформація про плинність кадрів;

– звільнення - інформація про звільнених співробітників в різних розрізах;

– військовий облік - для військового обліку;

– різне - звіти, довідки і списки інформаційного характеру;

– списки - працівників, сформованих за різними критеріями;

– штатний розклад - звіт для роботи зі штатним розкладом підприємства.

9. Інші можливості

– ведення військово-облікового столу;

– дослідження динаміки руху особового складу;

– аналіз плинності кадрів за будь-який період;

– аналіз стану трудової дисципліни і порушень громадського порядку;

– формування резерву керівних кадрів;

– атестації та інше.

10. Експорт даних в модуль «Заробітна плата»

Призначений для передачі даних модулю "Заробітна плата"(рис 2.4).

Рисунок 2.4 -- Обмін даними

Розділ 3. Кадрове діловодство

Кадрове діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами стосовно особового складу підприємства (чи системи) з питань приймання, переведення, звільнення, обліку працівників тощо. Правильна організація кадрового діловодства має велике значення. Саме у кадрових службах громадяни укладають трудовій договір, ознайомлюються з правилами внутрішнього розпорядку, умовами праці, побуту, відпочинку, перспективами професійного зростання. Кадрова служба є дзеркалом установи, і від того, як у ній організоване документаційне забезпечення управління, складається враження про установу в цілому.

3.1 Номенклатура справ кадрової служби

Номенклатура справ - це систематизований перелік конкретних заголовків створюваних у діловодстві підприємства (установи, організації) справ із зазначенням термінів їх зберігання, складений в установленому порядку. Вона забезпечує обгрунтований розподіл документів, встановлення єдиної системи формування справ, їх облік, швидкий пошук документів за змістом і різновидам. Вона також є класифікаційним довідником і використовується в інформаційно-пошуковій роботі.

Номенклатура справ є показником індексів документів, які присвоюються при реєстрації, оскільки індекс документа може містити індекс структурного підрозділу і номер справи за номенклатурою. Розміщення справ у номенклатурі відділу кадрів має відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, уміщених до конкретних справ.

Номенклатуру справ відділу кадрів складають у трьох примірниках:

- перший примірник зберігається як оригінал у відповідній справі відділу кадрів;

- другий -- передається до служби діловодства для приєднання до зведеної номенклатури справ;

- третій -- використовується як робочий примірник для формування справ і оперативних пошуків потрібних документів у відділі кадрів.

Текст номенклатури справ оформляють таблицею, яка має такі графи:

- «Індекс справи»;

- «Заголовок справи (тому, частини)»;

- «Кількість справ (томів, частин)»;

- «Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком»;

- «Примітки».

Наприкінці діловодного року зведену номенклатуру справ підприємства та номенклатури справ усіх структурних підрозділів обов'язково закривають підсумковим записом, у якому зазначають категорії та кількість фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис номенклатури справ відділу кадрів підписує начальник відділу кадрів, зводить усі відомості разом, начальник управління по роботі з персоналом підписує підсумковий запис зведеної номенклатури справ й повідомляє керівникові архівного підрозділу (або особі, відповідальній за архів підприємства) про фактичну наявність справ, заведених на підприємстві за рік.

Формування справ -- це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури.

На кожну справу, що зазначена в номенклатурі, на початку року заводиться папка, на обкладинці якої зазначається назва підприємства, кадрової служби, заголовок справи, індекс і строк зберігання. Справа вважається заведеною після включення в неї першого документа.

До папки вміщують документи, які за своїм змістом відповідають заголовку справ на обкладинці. Перед включенням документа до справи перевіряється правильність оформлення та наявність реквізитів документа (підписів, віз, грифів, дати).

Розкладання документів по папках здійснюється щоденно.

У кінці кожної справи на окремому чистому аркуші (у книгах, журналах -- на зворотному боці останнього чистого аркуша, у картотеках -- на окремій чистій картці) робиться запис із зазначенням кількості пронумерованих аркушів або карток (цифрами і літерами).

Щорічно (наприкінці кожного діловодного року) номенклатуру справ відділу кадрів та інших структурних підрозділів, а відповідно й зведену номенклатуру справ переглядають й уточнюють. Унісши всі зміни та доповнення, номенклатури справ обов'язково передруковують. Нова номенклатура справ уводиться в дію з 1 січня нового року.

3.2 Порядок складання заяв та наказів про прийняття на роботу, переведення та звільнення

Заява - це офіційний документ що містить повідомлення в письмовій формі, яке має юридичну силу. Заява містить найчастіше пропозиції, скарги або прохання якої-небудь людини, адресовані або організації, або посадовій особі.

Заява оформлюється на чистому аркуші паперу формату А4, що забезпечує одноформатність документів в особовій справі, до якої вона заноситься. Пишеться заява власноруч (від руки) або на трафаретному бланку в одному примірнику.

На заяві ставляться візи керівника структурного підрозділу або провідного спеціаліста і резолюція керівника. Після чого заява надходить в кадрову службу, де й готується проект відповідного наказу.

Згідно з законодавством України про працю, влаштовуючись на роботу, громадяни подають письмову заяву з проханням зарахувати на певну посаду до певної організації чи її структурного підрозділу.

У рекомендаціях практиків наголошуються такі моменти при написанні заяви:

– місце проживання (адреса) повинне бути вказане фактичне, а не формальне -- це в інтересах самого працівника (щоб коли виникне потреба, його не тільки можна було б знайти, але й допомогти -- у разі захворювання чи нещасного випадку);

– у тексті заяви має бути вказане число, з якого претендент просить зарахувати його на роботу (часто таке число не вказане, а згодом виникають непорозуміння);

– текст повинен закінчуватися словами «з умовами праці й зарплати ознайомлений» -- для правової повноти (легітимності) документа і для запобігання можливих конфліктних ситуацій у майбутньому;

– у заяві повинне бути вказане число її подання.

Разом із поданням заяви претендент повинен подати низку документів, передбачених Кодексом законів про працю і Правилами внутрішнього трудового розпорядку. Якщо не подано хоч одного з передбачених документів, працівник кадрової служби має право відмовити в оформленні на роботу або відкласти оформлення до подання належних документів.

Законодавством заборонено приймати на роботу без відповідних документів, наприклад, Кодексом про адміністративні правопорушення встановлено матеріальну відповідальність (штраф) за прийняття на роботу без паспорта або з фальшивим паспортом. Стаття 191 КЗпП дає право роботодавцеві укладати трудові договори з особами віком до 18 років лише після проходження ними попереднього медичного огляду. Медична довідка необхідна також під час прийняття на роботу для працівників, зайнятих на важких роботах, роботах зі шкідливими чи небезпечними умовами праці або таких, де є потреба в професійному доборі.

Копії поданих документів повинні відповідати оригіналам, бути засвідчені належним чином.

Посадова особа, яка має право приймати на роботу, також робить документальні дії -- на заяві громадянина накладає резолюцію про згоду (або незгоду) прийняти на роботу, після чого видається відповідний наказ.

У резолюції керівника повинно бути чітко визначено, на яких умовах зараховується майбутній працівник: посада, кваліфікаційний рівень, підрозділ, з якого числа зарахований. Можливі й спеціальні умови: випробувальний термін, попереднє стажування (за згодою працівника), неповний робочий день або тиждень (для підлітків, інвалідів, студентів чи школярів, матерів).

Заяви про переведення на іншу посаду складають за аналогічною схемою, але ці документи мають певні особливості щодо написання деяких реквізитів:

– при адресуванні заяви керівнику організації, де працює її автор, достатньо назвати посаду і місце роботи (структурний підрозділ);

– у тексті заяви формулюється прохання (висновок) і дається його обґрунтування (докази).

При звільненні з роботи працівник мусить зазначати причину прийнятого ним власного рішення чи прохання.

У разі звільнення працівника з ініціативи роботодавця, як уже зазначалося, необхідно попередньо заручитися згодою профспілкового комітету, для чого до нього подається письмове звернення.

Накази (розпорядження) готуються на підставі розпоряджень керівника підприємства (установи, організації), доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників, укладених трудових договорів (контрактів), документів, передбачених КЗпПУ та іншими нормативно-правовими актами. До розпорядчих документів з кадрових питань належать накази (розпорядження) про:

– прийом на роботу (П-1 «Наказ (розпорядження) про прийом на роботу» (додаток Ж1));

– переведення на іншу роботу в межах підприємства (П-5 «Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу» (додаток З1));

– звільнення з роботи (П-8 «Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту) (додаток Л1))»;

– надання відпусток (П-6 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки» (додаток К));

– заохочення і дисциплінарні стягнення;

– зміна прізвища працівника.

3.3 Порядок ведення, оформлення і зберігання особових справ, заповнення особової картки П-2, алфавітної та посадової карток

Особова справа працівника -- це комплект документів, які містять в собі біографічні дані працівника, відомості щодо його освіти, роботи до прийняття на підприємство, в установу, організацію, відомості про військову службу, сімейний стан, місце проживання, відомості про державні нагороди (відзнаки), накладення і зняття стягнень, а також інші документи, зокрема накази, характеристики тощо.

Оформляються справи після зарахування працівників на роботу. Спочатку до особової справи заносять документи, що відображають процес приймання на роботу, потім -- усі основні документи, пов'язані з трудовою діяльністю працівника в установі чи організації.

Особова справа комплектується з таких документів і в такій послідовності:

– опис документів;

– доповнення до особового листка з обліку кадрів;

– особовий листок з обліку кадрів;

– автобіографія;

– копії документів про освіту;

– копія документа про затвердження на посаді (у випадках, передбачених чинним законодавством);

– заява про прийняття на роботу (контракт);

– виписка з рішення конкурсної комісії;

– наказ (розпорядження) про прийняття (призначення) працівника на роботу (на посаду).

Із загальних правил провадження особових справ доцільно підкреслити таке: не допускається занесення до них наказів (розпоряджень) про відпустки, відрядження, скерування на курси перепідготовки та підвищення кваліфікації.

Доступ до особових справ обмежений. Вони знаходитись на особливому зберіганні нарівні із секретними документами. На Миронівській ТЕС особові справи розміщують у сейфах. Відповідальність за зберігання особових справ покладається на начальника відділу кадрів. Доступ до особових справ мають тільки співробітники відділу кадрів, керівники структурних підрозділів підприємства.

Анкета -- основний обов'язковий документ особової справи, що узагальнює біографічні дані працівника, освіту, його роботу в минулому, відношення до військової служби, сімейний стан тощо.

Працівник заповнює особовий листок з обліку кадрів власноручно, без підчисток та виправлень. Записи робляться розбірливо і без неприйнятих скорочень. На всі поставлені запитання слід давати повні відповіді.

Керівник кадрової служби (інспектор чи секретар) обов'язково звіряє правильність записів в особовому листку з обліку кадрів з наявними документами. При цьому особливу увагу звертає на правильність запису найменувань організацій, населених пунктів, дат та інших відомостей (посади, кваліфікації тощо). Інформацію, відображену в особовому листку, працівник кадрової служби звіряє з відповідними документами.

Зразок оформлення анкети приведено в додатку Н. Зразок оформлення автобіографії у додатку О.

На працівників, яких приймають на постійну, тимчасову роботу, за сумісництвом, а також на роботу за контрактом, заповнюють особову картку. Робить це фахівець з кадрів на підставі опитування особи, яку приймають на роботу, та відповідних документів.

Форма особової картки № П-2 затверджена наказом Держкомстату України від 5 грудня 2008 року №489. Заповнення особової картки проводиться чорнилом чи кульковою ручкою (паспортні дані, домашня адреса, телефон, що можуть змінюватись, заповнюють олівцем).

Особові картки на працівників апарату управління повинні мати номери, що відповідають їхнім номерам за порядком у штатно-посадовій книзі.

На Миронівській ТЕС особові картки комплектуються за структурними підрозділами підприємства, за прізвищами працівників у алфавітному порядку.

У разі повторного прийняття особи на роботу на те саме підприємство рекомендується користуватись її старою особовою карткою.

Зразок особової картки за формою №П-2 наведено в додатку П.

На великих підприємствах з метою полегшення роботи з картотекою, де це доцільно, на кожного працівника відкривається додатково алфавітна картка (форма №П-3). Картотека алфавітних карток ведеться по підприємству в цілому і картки в ній розкладаються в алфавітному порядку. Миронівській ТЕС алфавітні картки не ведуться.

Посадові картки можуть заводити для визначення плинності кадрів на різних посадах, а також для детальнішого вивчення причин небажання працівників підприємства обіймати певні посади. Їх заводять на деяких спеціалістів з вищою та середньою спеціальною освітою, керівних працівників.

3.4 Порядок ведення та оформлення трудових книжок

Відповідно до статті 48 КЗпП України і статті 59 проекту Трудового кодексу України трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника.

Згідно з Інструкцією № 58 трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форми власності та організаційно-правової форми або у фізичної особи понад п'ять днів. На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи.

Записи в трудовій книжці виконуються арабськими цифрами. З кожним записом, що вноситься у трудову книжку, власник або уповноважений ним орган зобов'язаний ознайомити працівника під розписку в особистій картці (форма № П-2), в якій повинна бути повторена відповідний запис з трудової книжки.

Заповнення трудової книжки вперше провадиться власником або уповноваженим ним органом не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу.

До трудової книжки заносять відомості про:

– працівника: ім'я, прізвище та по батькові, дату народження;

– роботу: переведення на іншу роботу, звільнення з роботи;

– нагородження і заохочення: відзначення державними нагородами та відзнаками України, заохочення за успіхи в роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України;

– відкриття, на які видано дипломи, винаходи та раціоналізаторські пропозиції та виплачені у зв'язку з цим винагороди.

Відомості про стягнення до трудової книжки не заносять.

Записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а при звільненні -- у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).

Приклад трудової книжки наведено в додатку Р.

Якщо у трудовій книжці заповнені всі сторінки відповідних розділів, її доповнюють вкладишем, який вшивається в трудову книжку, заповнюється і ведеться так само, як і трудова книжка.

Трудові книжки є цінними документами. Тому на підприємствах ведеться їх суворий облік у відповідній документації: книзі обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них та книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

На Миронівській ТЕС трудові книжки зберігаються в окремому сейфі під відповідальністю начальника відділу.

3.5 Статистична звітність за формами 1-ПВ, 3-ПВ, 6-ПВ

Звітність -- це періодичне складання суб'єктами господарювання звітів про свою діяльність. Залежно від суб'єкта господарювання готують звітність із питань праці та їх оплати, зайнятості, використання робочого часу, про попит на робочу силу, про підготовку, перепідготовку і підвищення кваліфікації кадрів, про зайнятість молоді, про стан умов праці, про номінальну і реальну заробітну плату, продуктивність праці тощо.

Підприємства зобов'язані безкоштовно подавати органам статистики у повному обсязі, за встановленими формами та у визначені терміни достовірну статистичну інформацію, в тому числі з обмеженим доступом. Для того, щоб інформація, яка надається органам статистики, не була використана на шкоду респондентів, закон передбачає захист конфіденційної інформації.

До звітно-статистичної документації з кадрових питань належать звіти за формами державної статистичної звітності «Звіт з праці» (форма №1-ПВ), «Звіт про використання робочого часу» (форма №3-ПВ), а також згідно із наказами Мінстату звіти № 1-ПВ та № 6-ПВ. Службі зайнятості за місцем розташування підприємства надають щомісячні подання про наявність вакансій за формами 4- ПН та 3-ПН, інформація про вивільнення працівників тощо.

Згідно з чинним законодавством, за неподання статистичних даних для проведення державних статистичних спостережень або подання їх із запізненням, або за недостовірні відомості, незабезпечення належного рівня первинного обліку на посадових осіб накладається штраф від трьох до п'яти, а при повторному порушенні протягом року -- від п'яти до десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Висновки та рекомендації

Під час проходження виробничої практики на ВП «Миронівській ТЕС» ПАТ «ДТЕК Донецькобленерго» були здобуті теоретичні і практичні знання з дисципліни кадрового діловодства, отримані для цього необхідні матеріали, а також забезпечена соціальна, психологічна і професійна адаптації в трудовому колективі.

Успішно виконане завдання щодо вивчення структури кадрової служби на підприємстві та організації діловодства в ній.

Можна зробити висновки, що робота відділу кадрів досить налагоджена та обов'язки, що покладені на співробітників підрозділу, виконуються в повній мірі. Розподілення обов'язків між працівниками досить раціональне, що забезпечує ефективну роботу. Також допомагає оптимізувати роботу працівників автоматизація кадрового діловодства, а саме програма «Кадри». Робочі місця обладнані письмовими столами, кріслами, телефонами. Кожне робоче місце обладнане комп'ютером із сучасним програмним забезпеченням та мережею Інтернет. Освітлення робочих місць якісне, але не завадило б збільшити його кількість.

Кімната працівників відділу перегороджена бар'єром на службову зону, в яку мають право заходити лише працівники відділу кадрів, і зону для відвідувачів. Документи зберігаються в книжкових шафах, а особливо секретні (трудові книжки) - в сейфі, який знаходиться на території кабінету працівників відділу.

Але були виявлені недоліки в умовах та організації праці робітників кадрової служби. Приміщення кабінету досить невелике, зона для відвідувачів недостатньої площі, тому з'являється незручність в роботі з клієнтами та самого кадрового працівника. Також відсутня зона очікування черги до кабінету, яка іноді створюється.

На мою думку перенесення сейфу в кабінет начальника відділу дозволило б раціональніше розподілити територію основного кабінету відділу кадрів.

Що стосується обладнання, а саме книжкової шафи, де зберігаються особові справи, то не завадило б замінити на більш сучасну, що дозволило б також звільнити більше місця в кабінеті.

Взагалі колектив відділу кадрів працює налагоджено та організовано. Це важливо не тільки для окремого відділу, а для підприємства в цілому. Відповідальність кожного працівника є результатом успішної діяльності підприємства в цілому.

Перелік посилань

1. Басаков М.І. Документи з персоналу підприємства. - «МарТ» Ростов-на-Дону, -2001. - 270с.

2. Козоріз В.П., Лапицька Н.І. Загальне і кадрове діловодство: Навч. посіб. -- К.: МАУП, 2002. -- 168 с.

3. HR Ліга. Спільнота кадровиків і фахівців з управління персоналом

4. Кодекс законів про працю.

5. Документи надані відділом кадрів.

Размещено на Allbest.ru