Проект структуры управления организацией в непроизводственной сфере на примере компании ООО "Макаръ и Ко"

Небольшие магазинчики обычно находятся в спальных районах и подъезд, к которым многотонажного грузового автотранспорта запрещен. Да и порой физически не возможен, так как зачастую арендованные помещения этих точек размещаются в жилых зданиях в глубине городских массивов. Следовательно, для осуществления доставки товаров данным клиентам необходим грузовой автотранспорт тонажом менее 1,5 тонн.

Особо больших складских помещений как правило нет, поэтому такие клиенты заказывают товар гораздо чаще обычного, поэтому необходимы люди, торговые представители, которые принимали бы эти частые заказы на местах, ведь как правило развитых информационных технологий в данных магазинах тоже нет.

Таким клиентам удобнее работать с поставщиками с широкой ассортиментной линейкой, да и поставщикам, из-за малых объемов заказов не выгодно осуществлять доставку товара грубо говоря по одной коробке.

Поэтому в отличие от других каналов сбыта, на первом месте в традиционной рознице стоят услуги которые ей предоставляют поставщики, нежели цены на товар.

Рассмотрим теперь непосредственно какая же структура управления необходимо для охвата такого канала сбыта , как традиционная розница(Приложение 2).

Для этого, главные преобразования необходимо сделать в коммерческом отделе, а именно вместо отдела городских продаж на его базе создать два отдела:

Отдел оптово розничных продаж и отдел по работе с ключевыми клиентами(сетями).

Отдел оптово розничных продаж.

Этот отдел должен охватывать такие рынки как: традиционная розница, опт, бюджетные организации, клиенты Ленинградской области.

Для продаж продукции в ленинградской области необходимо установить вертикальные связи. Выделяем 3 торговых представителя, территориальная работа которых делится по районам и направлениям Ленинградской области: Южный, Северный и Восточный районы. В их задачу будет входить непосредственно принятие заказов на местах, поиск новых клиентов, заключение договоров, передача заказов и т.д. Контролирует их действия Супервайзер по Лен.Области находящиеся в офисе, Задачи которого состоят за контролем торговых представителей, оптимизации их информационных процессов, ведение ключевых клиентов, контроль дебеторской задолженности, составление планов по направлению.

Для поставок в Опт и бюджетные организации, необходимо выделить двух офисных работников. Специалист по работе с клиентами, обязан заниматься расширением клиентской базы и расширение ассортимента у клиента, обработка заказов и контроль дебеторской задолжности. Он в свою очередь подчиняется Супервайзеру по опту, в задачи которого входит ведение ключевых клиентов, дебиторская задолженность по направлению, мониторинг рынка, составление и контроль планов по данному каналу сбыта и т.д

Для поставок в Опт и бюджетные организации, необходимо выделить двух офисных работников. Специалист по работе с клиентами, обязан заниматься расширением клиентской базы и ассортимента у клиента, обработка заказов и контроль дебиторской задолженности. Он в свою очередь подчиняется Супервайзеру по опту, в задачи которого входит ведение ключевых клиентов, дебиторская задолженность по направлению, мониторинг рынка, составление и контроль планов по данному каналу сбыта и т.д

Для Традиционной розницы. Необходимо выделение двух супервайзеров и 10-ти торговых представителей. Из-за большого количества торговых точек и необходимости решения задач на местах, необходимо разделить Торговых агентов на районы города. В свою очередь, которых будут контролировать супервайзеры по югу и Северу города.

В обязанности торговых представителей оптово розничного отдела по направлению розница входит:

ь Поиск новых клиентов в своем территориальном районе

ь Заключение договоров

ь Прием заказов и передача их операторам в компании под средством мобильной связи

ь Посещения офиса два раза в неделю, один раз для общения и решения накопившихся проблем с супервайзером, другой на общее собрание торговых представителей.

ь Инкосация денежных средств.

ь Пропечатка у клиентов исправленных документов(в т.ч. расходных накладных и счет фактур)

ь Контроль за дебиторской задолженностью.

В обязанности супервайзеров оптово-розничного отдела по направлению розница должно входить:

ь Координация торговых представителей.

ь Контроль отгрузок товара по вверенной территории.

ь Составление планов и контроль их выполнения.

ь Проведение собрании.

ь Помощь в ведении ключевых клиентов.

ь Контроль над возвратом продукции, и дебиторской задолженности.

ь Разработка маркетинговых мероприятии.

ь Все супервайзеры обязаны подчиняться начальнику отдела.

ь В обязанности начальника оптово-розничного отдела должно входить.

ь Контроль и координация супервайзеров, Сведение планов продаж по направлениям в единый и корректировка его. Предоставление отчетности Коммерческому директоры. Проведение собрании для Супервайзеров. Разработка бюджетирования. Еженедельный контроль отгрузок по отделу. Решение возникающих проблем на высшем уровне и т.д.

Отдел по работе с ключевыми клиентами.(Сетевой отдел)

Создать на базе отдела городских продаж.

Вертикальными связями в отделе образовать:

Начальник отдела. В задачи которого входит контроль и координация Менеджеров по продажам и торговых представителей, Сведение планов продаж по направлениям в единый и корректировка его. Предоставление отчетности Коммерческому директоры. Проведение собрании для менеджеров по продажам и торговым представителям. Разработка бюджетирования. Еженедельный контроль отгрузок по отделу. Заключение договоров с федеральными сетями, Решение возникающих проблем на высшем уровне и т.д.

Менеджеры по продажам-5человек. Каждый менеджер должен вести несколько вверенных ему сетей. В его задачи входит: расширение клиентской базы, контроль отгрузок, Формирование ценообразования, Разработка и курирование маркетинговых и рекламных мероприятий в сетях. Планирование. Ввод новой продукции клиентам и т.д.

Торговые представители-2чел. Ведут небольшие сети формата C.

Помощник менеджера занимается бумажной работой и помогает менеджерам по продажам.

Для улучшения функционирования данной системы приведем еще некоторые небольшие изменения.

Отдел транспортной логистики.

Разделить специалистов отдела логистики по направлениям каналов сбыта.

Один логист будет заниматься распределением заказов и оптимизации маршрута доставки на крупнотоннажном автотранспорте по направлениям- опт и сети, другой мелкотоннажным по направлению - традиционная розница.

Ввести в подчинение специалистов отдела логистики-экспедиторов в обязанности которых будет входить, сопровождение грузов клиентам, помощь и организация при разгрузке товара.

Финансовый отдел. Ввести в подчинение финансовому координатору-экономиста или так называемого кредитного контролера. В обязанности которого будет входить контроль дебиторской задолженности, работа с неплатежеспособными клиентами, контроль лимитов кредита у клиентов и отсрочек по платежам.

3.3 Основные бизнес процессы и их регламентация

Рассмотрим теперь как же протекают основные бизнес процессы компании "Макаръ и ко". Основная деятельность компании является закупка продуктов питания у производителей и продажа их клиентам на рынке в2в. Приведем пример процесса закупки и продажи продукции с участием спроектированного оптово-розничного отдела.

Отдел закупок.

Производитель делает предложение компании по релизации его продукции. Коммерческое предложение делается в отдел закупок. Отдел закупок анализирует данное предложение и перанаправляет его к коммерческому директору.

Коммерческий директор.

Коммерческий директор проводит аналитику ценообразования, условии работы данного контракта. Дает поручение Отделу маркетинга о отделам продаж провести мониторинг рынка данного продукта и его конкурентов. При положительной заинтересованности, он передает данную информацию и контракт к Генеральному директору за подписью.

Генеральный директор.

Генеральный директор подписывает договор на поставку продукции от производителя, предварительно уладив все юридические тонкости с юристом.

Контракт Подписан.

Отдел закупок.

Производится заказ продукции у производителя на склад, и постоянный контроль остатка товара.

Склад.

По приходу товара, он складируется на склад. Ответственным за хранение товара назначается- кладовщик.

Отдел документации и качества.

Проверяет всю сопутствующую документацию, этим занимаются специалисты по подборке сертификатов товаровед. Оператор складского учета заводит товар в систему 1с.

Товар на складе и готов к продажам.

Отдел оптово-розничных продаж.

Торговые представители занимаются поиском новых клиентов на вверенной им территориях. Далее клиенту делается предложение по прайс листу фирмы, заключается договор который. Визируется у супервайзера, далее у Начальника отдела и передается Юристу для проверки документов и на подпись Коммерческому директору.

Договор купли-продажи с клиентом подписан.

Торговый представитель непосредственно на месте принимает заказ на продукцию у клиента, и передает его Оператору.

Отдел документации и качества.

Операторы вводят заказ в систему 1с. Печатают: для склада-складские накладные, для клиента- расходные накладные и счет фактуры, для транспортного отдела- товарно транспортные накладные(ТТН). Специалисты по подборке сертификатов подбирают по накладным соответствующую документацию.

Склад.

Комплектовщик и кладовщик согласно накладным, собирают заказ и при помощи грузчиков загружают в грузовой автотранспорт.

Отдел транспортной логистики.

Согласно ТТН, оптимизирует маршрут и доставляет товар непосредственно клиенту. Все это контролирует - экспедитор.

Товар отгружен клиенту.

Отдел оптово-розничных продаж.

Супервайзеры и торговые представители контролируют дебиторскую задолженность, и при наступлении даты оплат, инкассируют сами или при помощи инкассаторов денежные средства сдавая их в кассу. При неплатежеспособности или несостоятельности клиента вопрос решается через суд при участии Экономиста и Юриста.

Финансовый отдел.

Финансовый координатор распределяет денежные потоки, при поступлении денежных средств на расчетный счет компании, бухгалтера по информации Фин.отд. переводят их на расчетный счет производителя.

Бухгалтерия.

Ведет бухгалтерский учет и своевременно отчитывается перед государственными органами.

Заключение

Любая организация системы управления требует особого внимания, так как от ее слаженности и маневренности функционирования зависит конечный результат деятельности предприятия. Поэтому только научный подход к формированию структуры управления и постоянное ее совершенствование позволят создать эффективное предприятие. Это не только поможет сделать прибыльным одно предприятие, но и послужит отправной точкой для повышения эффективности аналогичных организаций.

В данном дипломном проекте была проанализирована деятельность ООО «Макаръ и Ко» по совершенствованию Структуры управления организации и разработаны рекомендации.

Предприятие является Обществом с Ограниченной Ответственностью, форма собственности - частная.

Основной деятельностью деятельность ООО «Макаръ и Ко» является оптовая торговля продуктами питания бакалейной, чаиной групп и консервации.. Организация основных технологических процессов - пооперационно-функциональная, что наиболее соответствует торговой организации.

Для информационного обеспечения на предприятии используется 1С:Предприятие 7,7.

Основной задачей ООО «Макаръ и Ко» является получение прибыли и увеличении рентабельности предприятия.

В результате проведенного исследования удалось выявить направление повышения эффективности структуры управления ООО “Макаръ и Ко”. Путем исследования деятельности компании, ее системы управления были рассмотрены варианты и проведено проектирование новой организационной структуры управление с учетом охвата нового канала сбыта-”традиционная розница”. Ожидается, что в результате внедрения новой структуры не только повысится результативность работы сотрудников предприятия, но и возрастет функционализм действующей системы управления, что сделает деятельность предприятия более оперативной и адаптивной к условиям внутренней и внешней среды. Основываясь на вышеизложенном, можно констатировать, что поставленная цель работы достигнута, а задачи - решены.

Список используемой литературы

хозяйственный деятельность структура управленческий

1. Виссема Х. Менеджмент в подразделениях фирмы. - М., 1996

2. Дафт Р. Л., Менеджмент. . [Учеб.] - 2002 (Теория и практика менеджмента)

3. Дафт Р. Л., Теория организации. . учеб. по специальности "Менеджмент организации" - 2006 (Серия "Зарубежный учебник")

4. Егоров А. В., Организационная структура управления диверсифицированной компанией. . Автореф. дис. на соиск. учен. степ. к.э.н. Спец. 08.00.05 - 2003 Журнал "Менеджмент в России и за рубежом"

5. Майкл Мескон, Майкл Альберт, Франклин Хедоури. Основы менеджмента (Management). Издательство: Дело, 1997 г.

6. Минцберг Г., Структура в кулаке. . Создание эффектив. орг. - 2004 (Серия "Деловой бестселлер")

7. Николаева Т.И. Менеджмент в торговле. - М.: КНОРУС, 2006.

8. Пужаев А.В. Краткое учебное пособие (дайджест) по дисциплине менеджмент 2008

9. Пятенко С. В., Книга генерального директора. . [как работать генеральным директором, как оптимизировать процесс принятия решений, как управлять персоналом на разных стадиях развития бизнеса, как управлять конфликтами, как спланировать развитие карьеры] - 2007

10. Роббинз С. П., Менеджмент. - 2007

11. Холл Р.Х. : Организации: Структуры, процессы, результаты, , 2005г

12. www.wm-finance.com.ua

13. http://www.md-management.ru

14. http://www.aup.ru

15. http://www.menejment.ru

Размещено на Allbest.ru