Основы менеджмента

Менее проработанной в науке менеджмента является вопрос о функциях управления, отражающих направление деятельности, то есть работы, направленные на какой-либо объект управления. Вероятно, таким образом можно определить специальные функции управления. К специальным функциям относят функции управления следующими группами объектов: ресурсами, результатами и производственными процессами. К ресурсам относятся материальные, трудовые, финансовые, информационные, технологические виды ресурсов. Соответственно имеют место специальные функции управления запасами, управления финансами, управления персоналом, управление информационным обеспечением, управление технологией и др. Результатами деятельности предприятия являются объемы производства и реализации продукции, качество продукции, затраты и себестоимость продукции, рентабельность производства и т.д. В соответствии с этим в группу специальных функций управления результатами могут быть отнесены функции управления выпуском продукции, затратами, себестоимостью, качеством и др. Важнейшими частями производственного процесса являются снабжение, производство и сбыт продукции, в соответствии с этим выделяют специальные функции и функциональные области менеджмента - управление материально - техническим снабжением, управление основным, вспомогательным и обслуживающим производствами, управление сбытом или маркетинг.

Необходимо отметить тесную взаимосвязь общих и специальных функций управления, таким образом, что общие функции управления в конечном счете конкретизируются на предприятии по объектам управления, а конкретные или специальные функции могут выполняться через совокупность общих функций применительно к конкретному объекту. Обобщая вышесказанное, отметим, что в данной работе понятие функция рассматривается как совокупность видов деятельности, наиболее часто выполняемых персоналом подразделения (организации).

Согласно теории структурно-функционального анализа, любая системная единица организации обязана быть функциональной, т.е. вносить свой вклад в деятельность по достижению организационных целей, а значит, способствовать адаптации системы в целом: повышать ее устойчивость, эффективность взаимодействия с другими организациями (адаптивная часть функции), осуществлять регуляцию внутренних связей и поведения отдельных частей системы (регулятивная часть функции). Если подразделение организации не выполняет функциональных требований, а его вклад в деятельность организации не способствует достижению организационных целей, то это подразделение следует считать дисфункциональным и реорганизовать.

При проведении структурно-функционального анализа необходимо придерживаться следует придерживаться следующих основных правил:

каждая функция, реализуемая организацией (подразделением) должна быть закреплена за конкретным организационным звеном;

одна функция не может быть закреплена за несколькими организационными звеньями.

Практическую реализацию данных правил рекомендуется осуществить с помощью матриц организационных проекций. По столбцам матрицы располагаются структурные звенья организации, по строкам - функции организации. Данные матрицы заполняются следующим образом. Если данная функция выполняется данным организационным звеном, то на пересечении соответствующего столбца со строкой ставится крестик, если иначе - нолик. Или соответствующая ячейка матрицы не заполняется. Подобная процедура позволяет вновь формируемой организации закрепить ее функции за конкретными звеньями, а действующая организация с ее помощью может провести анализ эффективности существующей системы распределения функций по собственной структуре - другими словами провести структурно-функциональный анализ.

Такой анализ позволяет:

проанализировать уровень загруженности звеньев организации, выявить перегруженные звенья и звенья, не задействованные в работе;

выявить факты дублирования функций;

определить функции, за реализацию которых не отвечает ни одно из существующих организационных звеньев.

По рекомендации консалтинговой группы "БИГ", число функций, закрепляемых за одним организационным звеном не должно превышать числа 7.

В данной работе при проведении структурно-функционального анализа использовалась методология, предложенная компанией "Bussiness Engineering Group Spb" (БИГ). По мнению В. Кондратьева, генерального директора консалтинговой группы "БИГ", современной основой регулярного менеджмента являются технологии бизнес-инжиниринга - технологии, опирающиеся на создание и поддержание в актуальном состоянии структурных, функциональных и процессных моделей, которые полностью отражают то, "как организована деятельность компании". Постоянное развитие этих технологий привело к созданию программно-методического комплекса БИГ-МАСТЕР®ПРО, который использовался в данной работе.

Следует отметить, что эксперты данной группы рассматривают организацию в следующих аспектах:

Как целенаправленную социально-экономическую систему, которая пронизана сложной системой отношений и статусов сотрудников. >

Как систему процессов, в которой любая деятельность трактуется как технологический процесс, а само предприятие рассматривается в качестве некой "машины", преобразующей ресурсы в продукцию.

Соответственно этим двум взглядам на предприятие, организация и контроль деятельности должны поддерживаться в компании на следующих уровнях:

Структурно-функциональном (1), задающим общую структуру деятельности, опирающуюся на точно идентифицированный функциональный потенциал предприятия.

Операционном, задающим технологию осуществления деятельности, которая может осуществляться путем реализации: (2) процессов, (3) проектов и (4) решения оперативных задач.

Особо следует подчеркнуть тот факт, что в данной работе организация рассматривается именно на структурно-функциональном уровне.

На этом уровне должно быть зафиксировано распределение ответственности менеджеров за реализацию поставленных перед ними задач, решаемых, как правило, регулярно. Такие задачи обозначаются в бизнес-модели как "функции". Поэтому прежде всего необходимо определить совокупность функций, поддерживаемых в компании.

Средством отражения состава функций в модели ОРГ-МАСТЕР® является базовый классификатор: http://www.big.spb.ru/publications/bigspb/metodology/org_management.shtml под названием "функционал".

Этот классификатор является иерархическим. Функции верхних уровней в пределах "функциональной области" обозначают решаемую задачу - "что" надо делать. Функции более низкого уровня соответствуют частным задачам, а на самом нижнем уровне иерархии располагаются функции-операции, определяющие уже "как", "каким образом" эта задача решается.

Описание деятельности на уровне "операций" при построении начальной организационно-функциональной модели не является обязательным, т.к это уже шаг в область "процессного описания". Раскрытие и анализ операций здесь нужен только для того, чтобы точно понять характер решаемых задач (если такая ясность отсутствует) с целью точного наименования функций.

Отметим, что точное определение состава задач в какой-либо функциональной области позволяет провести корректный управленческий анализ и сопоставить уровень управления в этой области с "лучшей практикой".

После такой систематизации функций можно перейти к закреплению ответственности за их реализацию (регулярное воспроизведение). Такое закрепление реализуется в модели путем построения классической матрицы функциональной ответственности, которая позволяет рассмотреть организацию деятельности как в разрезе функциональных областей деятельности, так и структурных подразделений. Итогом данного анализа должно стать совершенствование организационной структуры, в ходе которого будут перегруппированы функции между организационными звеньями с тем, чтобы добиться большей равномерности в загрузке звеньев.

Организационная структура управления -- это главная характеристика социальной системы. Существуют разные общие определения структуры. Согласно одним она включает "элементы системы, их связи и ее целостные свойства... если они так или иначе обеспечивают устойчивое существование системы". Согласно другим определениям структура--это "принцип, способ, закон связи элементов целого, системы отношений элементов в рамках данного целого".

Эти философские определения еще недостаточны для характеристики структуры управления производственной организацией в практических условиях. Однако из них вытекает, что с точки зрения системного подхода организационная структура управления -- это прежде всего целостность и что следует формулировать признаки выделения элементов и подсистем организационной структуры.

Материально-вещественные элементы структуры организации и процессы, происходящие в ней, неразрывно связаны; они образуют единство ее статических и динамических характеристик.

9.7 Понятие и области применения метода тестирования в исследовании управления. Требования, предъявляемые к тестам

Тест (англ. test - проба, испытание, проверка, исследование) - это удовлетворяющий критериям научного познания эмпирико-аналитический метод, представляющий наряду с моделированием, многомерными (нелинейными и динамическими) количественными и качественными методами современную проективную и организационную научную методологию Ольве Н.-Г., Веттер М. Оценка эффективности деятельности компании. Практическое руководство по использованию сбалансированной системы показателей: Пер. с англ. - М.: Издательский дом "Вильямс", 2007. 98.

Тестовый метод состоит в применении системы специально отобранных и предварительно "свернутых", проверенных процедур (репрезентации, формализации, алгоритмизации, инструктирования, фиксации, метрики, анализа и интерпретации) для получения неявной информации об интересующих параметрах и свойствах изучаемого объекта или явления и их профессиональной диагностики.

К достоинствам тестового метода относится его экономическая эффективность, более высокая, чем у других методов. К недостаткам тестовых процедур следует отнести их исключительно констатирующую функцию, а специфической особенностью тестового метода является его зависимость от внешних условий, особая "чувствительность" к наличной ситуации исследования. Для более полного и конкретного измерения количественных характеристик объекта исследования создается внутренне согласованная "тестовая батарея" или "тестовый профиль".

Общие требования к тесту, делающие его научным методом, заключаются в соответствии теста четырем специальным критериям:

1) стандартизации - единообразия всех процедур проведения теста, подсчета и интерпретации результатов;

2) нормировки - задания самого оценивающего стандарта для каждой процедуры;

3) надежности - стабильности оценок, получаемых при повторных испытаниях;

4) валидности (содержательной - логической, критериальной - эмпирической и конструктивной - теоретической) - такого качества теста, которое отражает степень соответствия цели и результата тестирования Ольве Н.-Г., Веттер М. Оценка эффективности деятельности компании. Практическое руководство по использованию сбалансированной системы показателей: Пер. с англ. - М.: Издательский дом "Вильямс", 2007. с.100.

С теорией тестов тесно связаны создание и развитие математического аппарата корреляционного и факторного анализа. Говоря о тестировании систем управления можно расклассифицировать тесты по направленности задач следующим образом:

1) Тесты достижений и специальных способностей управленцев, сотрудников - исследуется сенсомоторная сфера человека, его поведение, обучаемость, индивидуальные и творческие способности;

2) тесты интеллекта и работоспособности - исследуется умственное развитие человека, оценивается его интеллектуальный возраст, качество работоспособности, мотивации труда;

3) тесты личности и проективные - исследуются различные стороны личности (установки, ценности, эмоциональные, мотивационные и межличностные свойства), темперамент и характер управленца или сотрудника, личность как целое, индивидуальное и уникальное образование.

Тестирование как метод психологической диагностики находит широкое применение в исследовании систем управления персоналом. Тестирование применяется для стандартизированного измерения индивидуальных различий работников при отборе персонала, профессиональном обучении. Валидность тестового компонента теста -- показатель, характеризующий его способность устойчиво различать профессиональную компетентность испытуемых. Высоковалидный компонент фиксирует высокий балл у более подготовленных испытуемых и низкий -- у менее подготовленных.

9.8 Сущность, особенности, виды и методы диагностического исследования в управлении

Понятие диагностики. Данное определение носит, на наш взгляд, универсальный характер и в полной мере характеризует диагностику в управлении материальными потоками. В этом случае диагностика направлена на установление и изучение признаков, оценку внутреннего состояния управления материальными потоками и выявление проблем эффективного функционирования и развития системы управления, а также формирования путей их решения.

С технической точки зрения диагностика позволяет выявить проблемы, обусловленные структурой логистической системы, особенностями внешней среды и характером взаимодействия с внешней средой. С экономической стороны диагностика фиксирует отклонения от нормы параметров, определяющих эффективное функционирование производственно-сбытовой системы.

Диагностика, используя результаты оперативного анализа состояния управляемой системы и ее среды, служит для обоснования решений по организации и регулированию материальных потоков, а также дает информацию для планирования развития логистической системы. Анализ является первой стадией диагностического исследования и позволяет сопоставить и выбрать эффективные решения развития системы управления материальными потоками, выявить причины сбоев в управлении и условия их устранения.

Диагностика позволяет решить следующий комплекс задач:

· установить состояние системы управления материальными потоками, его соответствие или несоответствие нормам, определяющимся потребностями практической деятельности;

· выделить логические схемы "причина-следствие", объясняющие зависимость эффективности логистической системы от качественно-количественного состава ее элементов и структуры, а также состояния среды, в которой функционирует предприятие;

· систематизировать и описать причины, вызывающие нарушения в системе управления материальными потоками;

· определить возможные состояния данной системы исходя из сложившейся и перспективной структуры связей ее элементов

· оценить возможные последствия управленческих решений с точки зрения эффективности системы в целом.

Принципы диагностических исследований. Основой организации диагностических исследований должны служить принципы, реализация которых позволит обеспечить повышение эффективности проводимых работ. К их числу относятся принцип ключевого звена, системности, причинно-следственного соответствия.

Принцип ключевого звена. Система управления материальными потоками относится к числу сложных систем. Организационные и экономические процессы, протекающие в ней формируются под влиянием множества факторов. Учесть и исследовать их все практически невозможно, необходимо выбрать из них решающие, наиболее существенные.

Выделение ключевых проблем и основных причин, обуславливающих проблемную ситуацию составляет один из принципов диагностического исследования. Данный принцип достигается путем декомпозиции функций и целей логистической системы, классификации проблем, определения приоритетности отдельных факторов при оценке проблем.

Принцип системности. Системность в диагностическом исследовании означает всестороннее и взаимосвязанное изучение проблем управляющей системы и выявление всех последствий и взаимосвязи каждого частного решения проблемы. В соответствии с данным принципом программа совершенствования системы управления материальными потоками и включение в нее мероприятий по устранению отдельных частных проблем должна оцениваться с точки зрения эффективности функционирования всей системы управления материальными потоками как единого целого, с тем, чтобы исключить возможность неожиданных и непредвиденных последствий.

Принцип причинно-следственного соответствия. Одним из требований к диагностике является познание причин возникновения нарушений в системе и отклонений от нормы ее параметров.

Симптомы проблем и их причины не всегда и не обязательно совпадают. Так, общий симптом типа несвоевременное и некомплектное обеспечение производства качественными материалами может быть обусловлен многими факторами, например, финансовыми затруднениями, нарушением маршрутов перевозок, изменениями в технологии и др. Поэтому необходим причинно-следственный анализ. Диагностика призвана расчленить объект в статике и пространственно-временном разрезе, выделить причинно-следственные связи и определить их целенаправленность.

Исследование причин нарушений нормального состояния системы управления, как способ решения возникающих проблем, при котором внимание аналитика сосредотачивается на изучении причинно-следственных связей, составляет необходимое условие результативности диагностического исследования и определяется как принцип причинно-следственного соответствия. Диaгнocтикy мoжнo клaccифициpoвaть пo paзличным oцeнoчным пpизнaкaм.

Пo oбъeктy диaгнocтики:

· cтpyктypнaя диaгнocтикa ocнoвaнa нa дeкoмпoзиции изyчaeмoгo oбъeктa и изyчeнии cтpyктypныx xapaктepиcтик eгo элeмeнтoв;

· фyнкциoнaльнaя диaгнocтикa иccлeдyeт пpoцecc фyнкциoниpoвaния (дeятeльнocти) opгaнизaции;

· opгaнизaциoннaя диaгнocтикa являeтcя тexнoлoгиeй aнaлизa cocтoяния пpeдпpиятия и пoмoгaeт: ycтaнoвить ocoбeннocти coциaльнo-пcиxoлoгичecкoгo климaтa в кoллeктивe, cтиль и мeтoды pyкoвoдcтвa; выявить пpoблeмныe мoмeнты в paбoчeм пpoцecce; пoдгoтoвить peкoмeндaции пo oптимизaции дeятeльнocти кoмпaнии.

Пo пepиoдичнocти пpoвeдeния:

· cиcтeмaтичecкaя диaгнocтикa пpeдпoлaгaeт пocтoяннoe иccлeдoвaниe измeнeния тexникo-экoнoмичecкoгo cocтoяния пpeдпpиятия;

· эпизoдичecкaя (тoчeчнaя) диaгнocтикa ocнoвaнa нa paзoвыx cпeциaльныx иccлeдoвaнияx измeнeния тexникo-экoнoмичecкoгo cocтoяния пpeдпpиятия.

Пo фopмe oцeнки peзyльтaтoв:

· кoличecтвeннaя диaгнocтикa иcxoдит из нeoбxoдимocти oпpeдeлeния кoличecтвeнныx xapaктepиcтик тexникo-экoнoмичecкoгo cocтoяния пpeдпpиятия. Цeль дaннoгo видa диaгнocтики cocтoит в измepeнии, cpaвнeнии peзyльтaтoв пpoизвoдcтвa, ypoвня зaтpaт, ycтaнoвлeнии кoличecтвeннoй мepы влияния paзличныx фaктopoв;

· кaчecтвeннaя диaгнocтикa ocнoвaнa нa кaчecтвeнныx cpaвнитeльныx oцeнкax, xapaктepиcтикax тexникo-экoнoмичecкoгo cocтoяния пpeдпpиятия. Еe цeлью являeтcя выявлeниe ocoбeннocтeй дaннoгo cocтoяния и eгo внyтpeнниx взaимoзaвиcимocтeй.

Всю совокупность методов исследования можно разбить на три большие группы: методы, основанные на использовании знаний и интуиции специалистов; методы формализованного представления систем управления (методы формального моделирования исследуемых процессов) и комплексированные методы.¹

^ Первая группа - методы, основанные на выявлении и обобщении мнений опытных специалистов-экспертов, использовании их опыта и нетрадиционных подходов к анализу деятельности организации включают: метод "Мозговой атаки", метод типа "сценариев", метод экспертных оценок (включая SWOT-анализ), метод типа "Дельфи", методы типа "дерева целей", "деловой игры", Морфологические методы и ряд других методов.

^ Вторая группа - методы формализованного представления систем управления, основанные на использовании математических, экономико-математических методов и моделей исследования систем управления. Среди них можно выделить следующие классы:

? аналитические (включают методы классической математики - интегральное исчисление, дифференциальное исчисление, методы поиска экстремумов функций, вариационное исчисление и другие, методы математического программирования, теории игр);

? статистические (включают теоретические разделы математики - математическую статистику, теорию вероятностей - и направления прикладной математики, использующие стохастические представления - теорию массового обслуживания, методы статистических испытаний, методы выдвижения и проверки статистических гипотез и другие методы статистического имитационного моделирования);

? теоретика множественные, логические, лингвистические, семиотические представления (разделы дискретной математики, составляющие теоретическую основу разработки разного рода языков моделирования, автоматизации проектирования, информационно-поисковых языков);

? графические (включают теорию графов и разного рода графические представления информации типа диаграмм, графиков, гистограмм и т.п.).

Размещено на Allbest.ru