Исследование систем управления

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОУ ВПО «САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ЭКОНОМИКИ И ФИНАНСОВ»

ЗАОЧНОЕ ОТДЕЛЕНИЕ

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по курсу: «Исследование систем управления»

(вопросы №16, 32, 48)

Работу выполнила

студентка 2 курса

заочного отделения

гр. З.08.3.мо

Королькова Наталья Владимировна

Проверил преподаватель:

Белименко

Юрий Иванович

Великий Новгород

2009 г

Содержание

Вопрос 32. Классификация направлений исследований систем управления.

Вопрос 16. «Дерево целей» как процедура системного анализа.

Вопрос 48. Общая процедура прогнозирования - основные этапы

Список литературы

Вопрос 32. Классификация направлений исследований систем управления

Метод исследования - это средство познания, способ проведения исследования для достижения определенного результата. Когда у организации возникают проблемы, она проводит исследование ситуации, повлекшей за собой данную проблему. Для проведения необходимого исследования, специалисты, отвечающие за решение данной проблемы, выбирают в зависимости от своего опыта, знаний, имеющейся информации, природы проблемы метод исследования. Правильно выбранный метод будет определять получение достоверного результата.

Все существующие методы исследования могут быть объединены в две большие группы:

- методы, основанные на использовании знаний и интуиции специалистов;

- частные методы исследования.

Методы, основанные на использовании знаний и интуиции специалистов - это методы, которые опираются на выявленные и обобщенные мнения экспертов. Среди них: метод «мозговой атаки», метод экспертных оценок, метод типа «Дельфи», метод типа «сценариев», SWOT-анализ, метод типа «дерева целей».

Частные методы исследования - методы, в основе которых лежат логико-методические приемы анализа эмпирических данных при выдвижении научных гипотез. Это эксперимент, наблюдение, опрос, анализ документов.

Игнатьева А.В. и Максимцев М.М. выделяют 3 группы методов:

Первая группа -- методы, основанные на выявлении и обобщении мнений опытных специалистов-экспертов, использовании их опыта и нетрадиционных подходов к анализу деятельности организации, - включает: метод «Мозговой атаки», метод типа «сценариев», метод экспертных оценок (включая SWOT-анализ), метод типа «Дельфи», методы типа «дерева целей», «деловой игры», морфологические методы и ряд других методов.

Вторая группа -- методы формализованного представления систем управления, основанные на использовании математических, экономико-математических методов и моделей исследования систем управления. Среди них можно выделить следующие классы:

- аналитические (включают методы классической математики -- интегральное исчисление, дифференциальное исчисление, методы поиска экстремумов функций, вариационное исчисление и другие, методы математического программирования, теории игр);

-статистические (включают теоретические разделы математики -- математическую статистику, теорию вероятностей -- и направления прикладной математики, использующие стохастические представления -- теорию массового обслуживания, методы статистических испытаний, методы выдвижения и проверки статистических гипотез и другие методы статистического имитационного моделирования);

-логические, лингвистические, семиотические представления (разделы дискретной математики, составляющие теоретическую основу разработки разного рода языков моделирования, автоматизации проектирования, информационно-поисковых языков);

-графические (включают теорию графов и разного рода графические представления информации типа диаграмм, графиков, гистограмм и т.п.).

К третьей группе относятся «комплексированные» методы: комбинаторика, ситуационное моделирование, топология, и др. Они сформировались путем интеграции экспертных и формализованных методов.

Метод «мозговой атаки» («мозгового штурма») - метод, который позволяет при минимальных затратах времени найти множество решений, выдвигаемых участниками спонтанно, для поставленной проблемы. Этот метод был разработан А.Осборном в 1953 году. Его также называют методом КГИ (коллективная генерация идей) или методом творческого решения проблем.

Данный метод применяется при поиске решений в недостаточно исследованный области, при выявлении новых направлений решения проблемы и при устранении недостатков в уже существующей системе.

Выделяют 2 следующие формы применения метода «мозговой атаки»:

1 - обычное заседание. Проводится заседание, на котором руководителем поочередно опрашиваются участники заседания, которые называют проблемы, отрицательно влияющие на эффективность деятельности предприятия или подразделения. По окончании заседания составляется список проблем, который затем вывешивается для всеобщего ознакомления. В случае неэффективного процесса выдвижения идей заседание переносится на другой день

2 - проведение заседания по круговой системе. Составляются подгруппы, состоящие из 3-4 человек. Каждый представитель группы записывает на бумаге 2-3 идеи, которыми потом обменивается с другими участниками в пределах своей группы.

Выдвинутые идеи изучаются другими участниками и дополняются новыми. В каждой подгруппе осуществляется троекратный обмен идеями, после которого составляется сводный перечень выдвинутых идей. Затем составленные перечни подгрупп передаются на рассмотрение группе. У данной формы применения метода «мозгового штурма» можно выделить следующие достоинства:

- групповое мышление порождает больше новых ценных идей, чем сумма индивидуальных независимых предположений.

- повышает эффективность участвующих за счет письменной формы изложения идей;

- исключает ожидание своей очереди в процессе выдвижения идей;

- позволяет совершенствовать предоставленные идеи и на основе их разрабатывает новые.

- тренирует умственные способности участников

- дает возможность получить новые неожиданные видения рассматриваемой проблемы

- позволяет с большим доверием относиться к выдвинутым идеям.

При проведении метода «мозговой атаки» повышается активность участвующих за счет письменной формы изложения идей, исключается ожидание своей очереди в процессе выдвижения идей, совершенствуются представленные идеи и на основе их разрабатываются новые.

Следует учитывать, что существует запрет на критику выдвигаемых идей, предложенные идеи оцениваются после «мозговой атаки». Среди выдвигаемых идей в первую очередь приветствуются оригинальные и необычные идеи, высказанные экспромтом, вероятность появления ценных идей зависит от количества - чем больше, тем лучше. Предпочтения отдаются комбинированным (соединение нескольких идей в одну) и усовершенствованным идеям (развитие уже высказанной идеи). При выдвижении новых идей должна соблюдаться цепная реакция; участники «мозговой атаки» могут выступать несколько раз, но каждый должен высказывать не больше одной идеи для лучшего ее восприятия; высказанные идеи не имеют авторов, так как идея могла ранее «мысленно принадлежать» любому участнику.

Организация метода «мозговой атаки» осуществляется по следующей методике. На первом этапе формулируется задача на основе 2 положений: что необходимо получить в итоге и что мешает при достижении цели. Внутренняя структура решаемой задачи должны быть проста и конкретно сформулирована для наибольшей эффективности генерируемых идей. Сложная задача нуждается в предварительном расчленении на составные части. Для рассмотрения данной задачи формируется творческая группа, состоящая из 5-7 человек (но не меньше 3). Творческая группа в своем составе имеет 2 подгруппы:

1-постоянное ядро, состоящее из руководителя группы и сотрудников, легко генерирующих идеи. В обязанности руководителя входит: определение задачи, которая будет решаться с помощью «мозгового штурма», осуществление подбора и обучения участников необходимым приемам работы, обеспечение деятельности участников сеанса, оценивание выдвинутых идей, подведение итогов штурма.

Руководитель должен быть творчески активным, относиться доброжелательно к идеям, высказанным другими людьми, иметь авторитет среди творческой группы, сочетать в себе положительные качества генератора и аналитика, обладать скоростью реакции, хорошими аналитическими способностями. Временные участники приглашаются в зависимости от характера решаемой задачи.

Приглашение на сеанс получают за 2-3 дня вместе с информацией о вопросах повестки дня в письменной или устной форме. Основная информация о решаемой проблеме может предоставляться участниками непосредственно перед ее началом. Продолжительность сеанса 25-30 минут. Выдвинутые идеи, предлагаемые решения и их усовершенствования фиксируются в протоколе. Все идеи высказываются короткими фразами. Предпочтения отдаются количеству, а не качеству. Во время проведения данного метода руководителю следует обратить внимание на все мелочи, пусть даже несущественные: создание дружеского ненапряженного микроклимата (шутки, чай, кофе). В первую очередь необходимо представить всех новичков. Благоприятная дружеская обстановка будет способствовать уравновешенному психологическому состоянию людей.

Метод обратной «мозговой атаки» похож на обычную «мозговую атаку» Главной особенностью данного метода является решение на высказывание критики. Во время проведения данного метода выявляются недостатки предлагаемых идей (но дискуссии должны происходить корректно по отношению к каждому участнику) и предлагаются пути их устранения.

Метод экспертных оценок - метод анализа обобщения суждений и предложений с помощью экспертов. Данный метод используют, когда рациональные математические методы малоэффективны при решении проблем. Производится интуитивно-логический анализ проблемы с последующей количественной оценкой суждений и формальной обработкой результатов. Решаемые проблемы могут быть условно разделены на проблемы, обеспеченные информацией и проблемы по которым наблюдается недостаток информации.

Данный метод особенно эффективен в условиях большой неопределенности среды, в которой функционирует исследуемый объект, дефицита времени и в экстремальных ситуациях, отсутствия надежности теоретической основы.

Методы экспертной оценки применяют при решении следующих задач: составления перечня возможных событий в различных областях за определенный промежуток времени; определения наиболее вероятных интервалов времени совершения совокупности событий; определения целей и задач управления с упорядочением их по степени важности; определения альтернативных вариантов решения задач с оценкой их предпочтительности; альтернативного распределения ресурсов для решения задач с оценкой их предпочтительности.

Процесс организации экспертизы может быть разделен на следующие этапы: составление руководящего документа, - в нем указываются основные положения проведения экспертизы; цели; задачи по ее выполнению; состав и обязанности рабочей группы и группы экспертов; ресурсы, необходимые для обеспечения работ и сроки выполнения работ; подбор рабочей и экспертной групп, разработка методики проведения опроса (при необходимости).

Две группы принимают участие в проведении экспертизы: рабочая группы, которая состоит из организатора, специалиста-системотехника и технического работника и экспертная группа, т.е группа, мнения экспертов которой станут основой принятия будущих решений.

На данном этапе определяются место и время проведения опроса, задачи, форма проведения, порядок фиксации и сбора результатов, состав необходимых документов. В зависимости от имеющегося времени на проведение экспертизы, сложности рассматриваемой проблемы, участвующих специалистов можно выделить следующие формы проведения опроса:

- индивидуальный - максимально используются способности и знания каждого специалиста и групповой (коллективный) - позволяет экспертам обмениваться мнениями и на их основе скорректировать свою оценку. Но при данном метода опроса может проявиться сильное влияние авторитетов на специалистов.

- личный (очный) - опрос осуществляется при непосредственном контакте, например, интервьюера и эксперта и заочный - одним из распространенных примеров данного метода опроса является пересылка анкет. Здесь нет прямого взаимодействия между интервьюером и экспертом.

- устный, например, интервью и письменный, например, заполнение анкеты

- открытый - процесс опроса и его результаты могут быть изучены другими экспертами и скрытый - высказанные идеи и решения экспертов являются тайными

Обработка данных опроса экспертов может быть осуществлена 2 способами: проверкой согласованности мнений экспертов (или классификацией, если нет согласованности) и усреднением мнений экспертов внутри согласованной группы.

При оформлении результатов работы осуществляется анализ результатов, полученных в процессе проведения экспертизы, на основе которого составляется отчет. После обсуждения и утверждения полученных результатов итоги проделанной работы предоставляются заказчикам экспертизы.

При формировании экспертной и рабочих групп необходимо предъявлять следующие требования к экспертам:

- выдвигаемые экспертами оценки должны быть стабильными во времени

- при введении дополнительной информации экспертная оценка должна улучшаться, но она не должна принципиально изменяться от первоначально сформулированной оценки

- эксперт должен быть признанным специалистом в изучаемой области знания

- у эксперта должен быть опыт участия в подобных экспертизах

- мнения экспертов должны быть устойчивыми. Устойчивость определяется характером ошибок, которые могут допустить эксперты во время проведения экспертизы. В связи с этим ошибки различают систематические, которые характеризуются устойчивым положительным или отрицательным отклонением от истинного значения, и случайные, когда выдаваемые значения экспертов характеризуются большой дисперсией.

Метод «Дельфи» - один из методов экспертных оценок, при помощи которого осуществляется быстрый поиск решений, среди которых выбирается наилучшее. Другое его название - «дельфийский оракул», которое он получил в Древней Греции.

Данный метод был разработан О.Хельмером и его коллегами, первоначально он был создан с целью научно-технического прогнозирования будущего. В основе его лежит принцип повышения уровня достоверности информации, получаемой от группы экспертов, т.е. коллективных экспертных оценок. Метод «Дельфи» разделен на следующие этапы:

- формирование рабочей группы, которая занимается организационными вопросами: представляет информацию экспертам для оценки; собирает, обобщает оценки экспертов и др.;

- организация экспертной группы, когда определяется количество, состав экспертов.

- составление анкеты, вопросы которой должны допускать формулировку ответа в количественной форме. Анкеты состоят из основных и вспомогательных вопросов, условий проведения экспертизы.

- непосредственное проведение опроса. На данном этапе перед каждым экспертом формулируются задачи проведения экспертизы.

Затем каждому эксперту раздаются анкеты, на вопросы которой им необходимо дать индивидуальную независимую и обоснованную оценку. На основе заполненных анкет выявляются: мнения каждого эксперта, преобладающие мнения, крайние суждения. Между экспертами всегда существуют расхождения, причины которых выявляются на данном этапе.

Полученные результаты выданных каждым экспертом оценок и результаты обработки мнений доводятся до сведения каждого из экспертов. На основе полученных результатов эксперты могут поменять свою оценку, а могут сохранить прежнюю или высказать критику оценок других экспертов. Данная операция обычно проводится в 2-3 тура, до тех пор, пока не будут наблюдаться совпадения мнений, которые и будут являться результатами исследований. Повторный опрос проводится для того, чтобы опустить недоразумения и довести до сведения экспертов мнения коллег.

Использование метода «Дельфи» определяется следующими его достоинствами: уменьшение влияния конформизма, исключение спора с авторитетами, так как оценки, аргументации и критика даются экспертами анонимно; устранение конфликтных ситуаций; анонимность экспертов, которая достигается путем устранения взаимодействия между экспертами.

Метод «сценариев» - один из методов экспертных оценок, с помощью которого дается картина исследуемого объекта в будущем на основе сложившейся ситуации. При помощи данного метода определяются главные цели развития объекта исследования.

Он способствует разработке решения проблемы на основе выявления всех возможных препятствий и обнаружения серьезных недостатков. Сценарии строятся не только на рассуждениях, но и на результатах технических или статистических анализов, характеристиках и показателях объекта исследования.

Сценарий - описательный материал, необходимый для работы по развитию объекта исследования. Составление сценария разделено на следующие этапы:

- формулировка вопроса: собирается и изучается вся базовая информация, выявляются все внутренние проблемы, формулируется точный вопрос исследования.

- определение сфер влияния - изучается влияние окружения на будущую ситуацию.

- установление степени влияния факторов объекта исследования на будущую ситуацию.

- введение в исследование ранее неспрогнозированных событий, которые могут изменить направление исследования. Такие события могут носить как отрицательный (аварии, сбои в системе и др.), так и положительный (технологические взрывы, политические примирения и др.) характер. События, которые могут оказать наиболее сильное воздействие, должны быть учтены при составлении сценариев.

- определение последствий - определяется уровень воздействия на объект исследования предложенных вариантов решения

- принятие решения - на основе выбранного варианта решения вопроса исследования выбираются методы по претворению его в жизнь.

Для разработки сценариев привлекаются ведущие специалисты исследуемой области знаний, которые пользуются помощью специалистов по системному анализу при подготовке сценария. Специалисты по системному анализу при изучении объекта исследования выполняют следующие роли: выявляют общие закономерности системы; анализируют внешние и внутренние факторы, влияющие на развитие системы и формирование ее целей; определяют источники этих факторов; анализируют высказывания ведущих специалистов в периодической печати, научных публикациях и других источниках научно-технической информации; создают вспомогательные информационные фонды (лучше автоматизированные), способствующие решению соответствующей проблемы.

Метод SWOT-анализа - метод, позволяющий получить общую картину развития организации при помощи изучения внутренней среды и внешней среды организации. SWOT - это аббревиатура, составленная из 4 английских слов: Strengths - сильные стороны, Weaknesses - слабые стороны, Opportunities - возможности, Threats - угрозы.

Данный метод состоит из анализа данных по внешней и внутренней среде и установления связей между ними с последующим сведением их в единое целое. Такое детальное изучение влияния на организацию различных факторов необходимо для приспособления организации к изменяющимся возможностям и угрозам внешней среды.

SWOT-анализ помогает ответить на следующие вопросы:

- использует ли копания внутренние сильные стороны или отличительные преимущества в своей стратегии; если компания не имеет отличительных преимуществ, то какие из ее потенциальных сильных сторон могут ими стать?

- являются ли слабости компании ее уязвимыми местами в конкуренции и(или) они не дают возможности использовать определенные благоприятные обстоятельства? Какие слабости требуют корректировки, исходя их стратегических соображений?

- какие благоприятные возможности дают компании реальные шансы на успех при использовании ее квалификации и доступа к ресурсам?

Метод «дерева целей» более подробно будет рассмотрен в вопросе 16 ниже.

Эксперимент как частный метод исследования. Эксперимент - метод исследования системы управления в определенных условиях ее функционирования, которые могут быть реальными или искусственно созданными исследователем, для получения необходимой информации. Проведение эксперимента обычно обусловлено необходимостью подтверждения или опровержения научной теории или гипотезы. Итогами эксперимента могут быть как качественные, так и количественные характеристики исследуемого объекта. Но все результаты эксперимента нуждаются в теоретической интерпретации.

Применение данного метода имеет следующие достоинства:

- по желанию исследователя изучаемый объект может не только наблюдаться, но и воспроизводиться;

- в искусственно созданных условиях могут выявиться новые свойства изучаемого объекта, которые нельзя увидеть в реальных условиях;

- искусственно созданные условия позволяют исключить неблагоприятные факторы, которые могут затруднить процесс изучения;

- эксперимент позволяет использовать различные приборы и инструменты для исследования объекта, которые не могут быть использованы в реальных условиях;

- эксперимент можно повторять столько раз, сколько требуется для исследования.

Все эксперименты можно классифицировать в зависимости от того, что положено в их основу. Эксперименты, в основе которых лежать разные цели делятся на:

- исследовательские (поисковые) - эксперименты, целью которых является обнаружение новых, неизвестных науке явлений или их новых, неожиданных свойств;

- проверочные (контрольные) - эксперименты, проведение которых необходимо для проверки теоретического предсказания или теоретической гипотезы. В этой группе экспериментов различают: подтверждающий эксперимент, цель которого - подтверждении теоретической гипотезы; опровергающий эксперимент, необходимый для подтверждения одного теоретического предсказания и опровержение другого, совершенно противоположного предсказания.

По условиям проведения эксперименты делятся на:

- лабораторные - эксперименты, проводимые в специально созданных искусственных условиях с целью исключения влияния неблагоприятных факторов. Это позволяет экономить материальные и временные ресурсы;

- полевые - эксперимент, проводимые в реальных условиях существования объекта исследования. Достоинство данных экспериментов - результаты более правдивые, но при их проведении могут быть приняты не все побочные факторы. Они требуют больших временных и материальных затрат.

По полученным результатам эксперименты делятся на количественные - эксперименты, в результате которых получены количественные показатели объекта исследования; и качественные - эксперименты, итогом которых становятся качественные характеристики исследуемого объекта.

По характеру проведения эксперименты разделяются на модельные - эксперименты, проводимые со специально созданной моделью объекта исследования; и реальные- эксперименты, проводимые над объектом исследования в реальных условиях его функционирования при помощи варьирования данных условий. Отдельно выделяют мысленные эксперименты, в которых исследуемый объект ставится в воображаемые условия, которые регулируются законами науки и правилами логики. Основу этого эксперимента составляют чувственные образы или теоретические модели.

Процесс проведения эксперимента состоит из следующих составляющих: разработка программы и плана эксперимента; подготовка проведения эксперимента; проектирование моделей, установок, мероприятий по безопасности и снижению рисков, систем фиксации, сбора, накопления и обработки информационных данных; выполнение экспериментальных работ; анализ результатов эксперимента; обобщение, оценка и разработка рекомендаций по использованию эксперимента.

Наблюдение как частный метод исследования. Наблюдение - метод исследования посредством сбора информации об исследуемом объекте, который осуществляется путем наблюдения за выбранным объектом исследования. При его проведении исследователь должен пользоваться такими чувственными способностями, как ощущение, восприятие и представление.

Результатами использования данного метода являются знания о внешних и внутренних свойствах и характеристиках объекта исследования.

Используя данный метод получений информации, исследователь приобретает информацию для построения гипотез; информацию для проверки данных, полученных другими методами; дополнительные сведения об изучаемом объекте.

Наблюдения классифицируются на прямое наблюдение и косвенное. Прямое наблюдение - это непосредственное наблюдение за объектом, например рабочих в процессе производства продукции. Недостатком проведения данного вида исследования является изучение объекта только в определенных условиях. В результате этого полученные данные могут не соответствовать характеристиками этого объекта в целом. Присутствие наблюдателя может также повлиять на результат наблюдения. Косвенное - наблюдение, осуществляемое посредством изучения результатов поведения, например, изучение данных о производительности труда каждого работника, на основе которых можно сделать вывод, какой работник производит больше в процессе труда;

По степени информированности объекта исследования о наблюдении различают открытое наблюдение, в процессе проведения которого объект исследования знает, что за ним происходит наблюдение; и скрытое наблюдение, при котором объект исследования не знает о проводимом наблюдении;

По уровню формализации данного метода исследования наблюдение делят на структуризированное - наблюдение, проводимое по заранее разработанному детальному плану, в котором может определяться, например, объект исследования, место проведения наблюдения, необходимое время для проведения наблюдения; и неструктуризованное - наблюдение, строящееся на основе общих понятий о проводимом исследовании. В процессе его проведения фиксируются все виды поведения объекта исследования.

По условиям проведения выделяют полевое наблюдение, проводимое над объектом исследования в естественных условиях его функционирования и лабораторное наблюдение, проводимое над объектом исследования, помещенным в искусственно созданные условия, ситуации.

При проведении наблюдения его разбивают на следующие этапы: определяется цель проведения наблюдения, объект и предмет наблюдения; собирается необходимый материал для проведения наблюдения; определяется способ наблюдения; проводится наблюдение, которое способствует получению необходимых данных.

При проведении наблюдения необходимо руководствоваться следующими правилами:

- элементы событий, подлежащих наблюдению, должны быть классифицированы максимально дробно;

- один и тот же элемент наблюдается в разных ситуациях: стандартных, конфликтных и т.п.

- различают и регистрируют содержание и форму наблюдаемых событий, их количественные характеристики (интенсивность, регулярность и т.п.)

- описание событий не смешивают с интерпретацией.

Выделяют 2 вида трудностей проведения наблюдения:

- субъективные - трудности, связанные с личностью наблюдателя. Они возникают из-за влияния на результаты исследования ценностей наблюдателя, его эмоционального состояния, имеющиеся опыта, сложившихся предпочтений наблюдателя.

- объективные - трудности, появляющиеся в процессе наблюдения, не зависящие от наблюдателя. Они могут возникать из-за недостатка временного ресурса, невозможности наблюдения некоторых факторов.

Опрос - вопросно-ответный метод сбора информации об объекте исследования, которая собирается посредством обращения к опрашиваемым людям с определенными вопросами, которые содержат проблему исследования. В основе этого метода стоит человек (респондент), который становится источником получения информации. Для получения информации об исследуемом объекте респонденту задаются вопросы. С помощью этого метода можно получить характеристики объекта исследования, которые не поддаются прямому наблюдению и скрыты от внешнего глаза. При проведении опроса необходимо руководствоваться следующими правилами:

- респондент должен знать, кто и с какой целью его опрашивает, быть заинтересованным в проводимом опросе и выдачи неложной информации;

- вопросы должны быть понятны и иметь один смысл;

- вопросы должны быть сформулированы без грамматических и лексических ошибок, отвечать уровню культуры респондента и быть неоскорбительными для него.

- вопросы должны быть сформулированы таким образом, чтобы респондент мог дать на него точный и аргументированный ответ;

- вопросы не должны нести интеллектуальную и психологическую перегрузку;

- все варианты ответов должны быть равносильными по отношению друг к другу.;

- исследователь не должен влиять на выбор ответа респондента

Данный метод исследования имеет следующие достоинства: позволяет собрать статистическую и документальную информацию о слабо обеспеченном объекте исследования; исследует объекты, которые малодоступны прямому наблюдению; обеспечивает высокий уровень стандартизации путем задавания респондентам одних и тех же вопросов и предоставления одинаковых вариантов ответов на них; позволяет экономить материальные и временные ресурсы.

Результаты обрабатываются на основе применения методов математической статистики и прикладных программ для персональных компьютеров.

Выделяют 2 основных вида опроса: анкетирование - письменная форма опроса, и интервью - устная форма опроса.

Метод анализа документов - метод сбора данных в ходе проведения исследований систем управления, основанный на применении информации, зафиксированной в письменной или печатной форме, на магнитной пленке, и др. Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с определенными реквизитами. Использование данного метода дает исследователю возможность определить структуру и элементы изучаемой системы управления, взаимосвязи, существующие между этими элементами, изучить законы функционирования данной системы, приобрести сведения, необходимые для изменения изучаемой системы и т.д. Метод анализа документов бывает 2 видов: традиционный и формализованный.

Традиционный анализ документов состоит из исследования содержания документов: его авторов, целей создания, форм и видов, надежности документов, достоверности используемой информации. Данный метод используется при анализе функциональных обязанностей в сочетании с анализом приказов о поощрении; справок по результатам проверки деятельности подразделений; писем, жалоб, приходящих в аппарат управления.

Формализованный анализ документов (контент-анализ) - метод сбора данных при помощи количественного описания имеющейся информации в документах. Анализу подвергаются различные источники информации: официальные документы организации (устав, указ, приказы и др.); логотипы, эмблемы, видеозаписи, газетные и журнальные статьи, фотографии и др. Основу данного метода составляет процесс кодирования информации с целью получения количественной информации о содержимом документа. Контент-анализ разделен на следующие стадии:

- определение системы категорий анализа, т.е смысловых единиц, которые находятся в тексте. При этом необходимо определить систему смысловых единиц таким образом, чтобы она соответствовала решению исследовательских задач, отражала смысл основных понятий исследования, была надежной, ее составляющие были взаимоисключающими.

- выбор единицы анализа текста, в качестве которой могут выступать: слово, предложение, тема, идея, автор, персонажи, социальная ситуация, часть текста.

- установление единицы отсчета - количественный критерий единицы анализа, которая позволяет зафиксировать частоту появления единиц анализа в исследуемом документа. В качестве единиц отсчета могут выступать: количество определенных слов, число красных строк, общее число строе, количество строк, число букв в абзаце и т.д. Результаты проведенного контент-анализа могут быть обработаны разными методами: методами статистической группировки, методами ранжирования.

Формализованные методы. Для описания систем управления на практике используется ряд формализованных методов, которые в разной степени обеспечивают изучение функционирования систем во времени, изучение схем управления, состава подразделений, их подчиненности и т.д., с целью создания нормальных условий работы аппарата управления, персонализации и четкого информационного обеспечения управления. Существует много разновидностей моделей: графики и таблицы, физические модели, логические и математические выражения, машинные модели, имитационные модели.

Сетевой метод формализованного представления систем управления сводится к построению сетевой модели для решения комплексной задачи управления. Основой сетевого планирования является информационная динамическая сетевая модель, в которой весь комплекс расчленяется на отдельные, четко определенные операции (работы), располагаемые в строгой технологической последовательности их выполнения. При анализе сетевой модели производится количественная, временная и стоимостная оценка выполняемых работ. Параметры задаются для каждой входящей в сеть работы их исполнителем на основе нормативных данных либо своего производственного опыта.

Модели сетевого планирования и управления (СПУ) характеризуются следующим:

- системным подходом при создании новых или модернизации уже сложившихся систем управления. При таком подходе разработка рассматривается как единый непрерывный процесс взаимосвязанных операций, направленных на достижение единой цели;

- возможностью алгоритмизировать расчет основных параметров сети (продолжительность, трудоемкость, стоимость и др.);

- большей по сравнению с другими моделями унифицированностью и, как следствием этого, значительно меньшими затратами на разработку и внедрение.

Особенно эффективно применение сетевых методов при разработке сложных систем, когда в разработке участвует большое количество исполнителей. Какая бы сложная система с помощью сетевых моделей ни была описана, правила построения сетевых графиков, алгоритмы их расчета, машинные программы остаются без изменений.

Вопрос 16. «Дерево целей» как процедура системного анализа

Системный анализ -- это комплекс исследований, направленных на выявление общих тенденций и факторов развития организации и выработку мероприятий по совершенствованию системы управления и всей производственно-хозяйственной деятельности организации .

Системный анализ позволяет выявить целесообразность создания либо совершенствования организации, определить, к какому классу сложности она относится, выявить наиболее эффективные методы научной организации труда, которые применялись ранее. Системный анализ деятельности предприятия либо организации проводится на ранних стадиях работ по созданию конкретной системы управления. Конечной целью является разработка и внедрение выбранной эталонной модели системы управления.

Среди всех компонентов внутренней структуры организации особое место занимают цели, так как ради их достижения и осуществляется вся деятельность организации. Определение целей функционирования является одним из наиболее важных этапов проектирования системы управления. Организация, не имеющая цели, бессмысленна и не может существовать сколько-нибудь продолжительное время. Простое смещение целей или даже неопределенность в их формулировке приводят к таким серьезным негативным последствиям в организации, как неправильный выбор стратегических направлений (это приводит к серьезным материальным потерям), снижение эффекта синергии (от греч. ухнесгЯб Synergos -- (syn)вместе (ergos) действующий, действие) из-за отсутствия единой ориентации у членов организации, нарушение коммуникаций внутри организации, ослабление интеграции внутри организационных структур, появление сложностей в мотивации членов организации, и другим серьезным проблемам. Таким образом, цели оказывают самое непосредственное влияние практически на все компоненты деятельности организации.

Количество и разнообразие целей и задач деятельности предприятия настолько велико, что без системного подхода к определению их состава трудно рассчитывать на эффективность функционирования любой организации, независимо от её размеров, специализации, вида и формы собственности. Для того чтобы понять причины важности целей для организационной деятельности, необходимо определить понятие цели и ее функции.

Определим цель как желаемый, планируемый результат или те ориентиры, которых пытаются достичь, используя свою активность, члены организации для удовлетворения коллективных потребностей. В условиях организации цель нужно рассматривать как единство мотивов, средств и результатов . Это означает следующее:

- цель есть определенный мотив (или потребность). Справедливо утверждают, что цель относится к мотиву как стакан воды - к утолению жажды. Одна цель может удовлетворять несколько потребностей, как одна потребность может удовлетворяться через разные цели;

- цель образуется при встрече мотива со средствами (ресурсами, условиями, возможностями), т.е. при оценке способа удовлетворения соответствующей потребности или устремления;

- цель в деятельности организации не тождественна результату, поскольку даже при достижении цели в реальный результат привносятся другие следствия, не совпадающие с предполагаемым результатом, поэтому достигнутая цель может быть только частью результата;

-выбор цели субъектом существенно предопределен и ограничен индивидуальными предпочтениями, влияниями окружающей среды, побочными целями и т.д. Поэтому целеполагание не есть лишь выражение свободы воли субъекта.

Функции целей организации. Совместная деятельность порождает у людей цели разного уровня и содержания. В условиях организованной деятельности эти цели могут выполнять следующие функции:

1.Когнитивные функции целей. Эти функции, которым, по мнению представителей рациональной школы научного управления и их современных последователей, принадлежит первое место, обобщают распоряжения координирующих органов и концентрируют внимание на анализе альтернатив действий и принятии решений.

2. Распределительные функции. Для реализации целей организации необходимо направлять ресурсы в подразделения оптимальным образом. Наличие целей различного уровня (целей организации, целей подразделений, целей участников организации) ставит проблему их совмещения в ходе производственной деятельности, что заставляет руководителей распределять ресурсы внутри организации.

3. Функции идентификации, т.е. сопоставления собственных стремлений членов организации с целями подразделения или организации как целого. В отсутствие этих функций деятельность членов организации теряет смысл. Это в свою очередь может привести к отчуждению и аномии (аномия - от франц. anomie -- беззаконие, безнормность -- такое состояние общества, в котором заметная часть его членов, зная о существовании обязывающих их норм, относится к ним негативно или равнодушно).

4. Функции мотивации. Цели способны мотивировать членов организации в том случае, если последние признают их реально достижимыми, ориентированными на будущее и соотнесенными с собственными потребностями.

5. Функции преобразования. Стремление к реализации целей организации неизбежно приводит к пониманию необходимости преобразований различных аспектов организационной деятельности. Особенно это справедливо в отношении организаций, работающих в рыночной среде с высокой степенью неопределенности, когда разрабатываемые цели изначально ориентированы на изменения и инновации.

6. Катектические, или эмоциональные, функции. Цели могут формировать у членов организации различные эмоциональные состояния: эмоциональный подъем или, наоборот, чувства растерянности, неуверенности. Эти побочные функции целей необходимо учитывать, принимая управленческое решение, так как они оказывают значительное влияние на мотивацию членов организации.

7. Символические функции. Определяя цели организации, руководители должны учитывать их влияние на публику (или рядовых потребителей), клиентов фирмы, партнеров, заказчиков, представителей банков. В этом случае цели рассматриваются как визитная карточка фирмы, концентрированное выражение ее стратегических замыслов.

8. Идеологические функции. Цели формируют идеологию организации, т.е. объясняют не только, как будут достигнуты те или иные результаты, но и почему возникла необходимость в их достижении.

Классификация целей. У организации могут быть разнообразные цели, особенно если говорить об организациях различных типов. Например, деятельность организаций, занимающихся бизнесом, сосредоточена главным образом на создании определенных товаров и услуг в рамках специфических ограничений - по затратам и получаемой прибыли. Государственные учебные заведения и больницы и т.п. не стремятся получить прибыль, но их действия сопряжены с ограничением затрат. Это стремление некоммерческих организаций находит отражение в наборе целей, сформулированных как представление конкретных услуг в рамках бюджетных ограничений. Изложенное свидетельствует о том, что классификацию целей следует считать важной научно-практической задачей, способствующей пониманию возможностей их практического использования при проектировании организации или в процессе ее функционирования. Приведем несколько классификаций организационных целей по разным основаниям.

Классификация по направленности. В данном случае цели подразделяются по характеру тех действий, которые намерены предпринимать для их достижения. Можно выделить цели функционирования, цели усовершенствования, цели развития.

1. Цели функционирования направлены на поддержание рабочего состояния организации и ее подразделений. Целевые программы по обеспечению функционирования содержат задачи по созданию постоянного притока ресурсов, техническому обслуживанию, постоянному контролю за деятельностью членов организации. Как правило, подобного рода задачи рассчитаны на длительное время. Такие цели могут вызывать трудности при мотивации поведения членов организации, так как их достижение не связано с разовыми усилиями, а требуют постоянного напряжения сил.

2. Цели усовершенствования. Любая цель, включающая в себя активное действие, может рассматриваться как цель усовершенствования. К таким целям можно отнести повышение производительности труда, увеличение доли товаров организации на рынке и др. Обычно такие цели хорошо понимаются работниками, однако их реализацию не всегда удается обеспечить соответствующими ресурсами (особенно это касается заведомо завышенных целей). В случае недостижимости целей усовершенствования (особенно если они были широко освещены в подразделениях организации) возможны негативные последствия, которые выражаются, в частности, в потере авторитета руководителей, снижением мотивации членов организации и т.д.

3. Цели развития аналогичны целям усовершенствования, но относятся к своеобразным формам роста, расширения, обучения и прогресса. К этим целям могут относиться увеличение количества наименований внедряемых в производство новых товаров, внедрение новых идей в области менеджмента, кардинальные изменения в организационной структуре и т.д.

Преимущества классификации целей по их направленности состоят, прежде всего, в том, что они легко воспринимаются и осознаются членами организации на различных управленческих уровнях. Более того, эти цели чаще всего декларируются управленческим персоналом для рядовых исполнителей. Выраженные в указанных формах цели служат главным образом для ориентации мышления и деятельности членов организации.

Классификация целей по их направленности является основной для стратегического управления. При этом цели объединяются в комплексы на основе принципа достижения системой определенного состояния:

- фактический уровень - то, что удается получить в настоящее время при существующих ресурсах и существующих ограничениях (цели программирования);

- наличный уровень - то, что можно сделать при существующих ресурсах, существующих ограничениях, но при условии изменения положения в лучшую сторону (целевое планирование);

- потенциальный уровень - то, что удастся сделать, развивая ресурсы и снимая ограничения (перспективное планирование).

Руководство организации может выбирать различные целевые комплексы в зависимости от возможностей и потребностей организации в настоящем и будущем. В повседневной деятельности руководство организации обычно ориентируется на фактический и наличный целевые уровни. Так, производительность организации часто рассматривается как отношение фактического состояния к наличному состоянию.

Классификация по критериям предусматривает разделение целей по их отношению к основным показателям успешной деятельности организации. Чем выше запросы организации относительно показателей своей деятельности, чем шире области ее деятельности, тем более разнообразно разделение целей по критериям. Классификация целей по критериям наиболее значима для руководства организации, так как именно на их основе проводится построение дерева целей, которое служит ориентиром для руководителей в деле управления организацией. По форме выражения они могут быть выражены в количественных показателях и описаны качественными характеристиками. В качестве примера возьмем критерий прибыльность. Цели, ориентированные на прибыльность, обычно выражаются достаточно четко. Например, можно повысить чистый доход с одного вложенного рубля или уровень рентабельности, увеличить размеры дивидендов. Эти цели, как правило, хорошо воспринимаются управленческим аппаратом и могут быть конкретно рассчитаны. Другой пример - критерий социальная ответственность. Современная организация не может эффективно функционировать, не разработав систему мероприятий, направленных на улучшение условий труда, отдыха, обеспечение приемлемых отношений внутри коллектива и мотивации членов организации. Результаты мероприятий по этому направлению часто описываются качественными, а не количественными показателями.

Классификация во временной области. Деятельность по управлению в организации должна быть четко ориентирована во времени, т.е. необходимо выделить первоочередные цели, постоянно отслеживать, как реализуются среднесрочные и долгосрочные цели. Чтобы обеспечить осуществление всего целевого комплекса, руководителю нужно правильно распределить ресурсы во времени, что дает возможность концентрировать усилия в нужных точках и достичь непрерывных, поступательных действий членов организации. Возможности для этого дает классификация целей во временной области.

Текущие цели (краткосрочные) обычно относятся к тем задачам, которые следует решить в течение одного года. Эти цели хорошо воспринимаются членами организации в том случае, если они реально достижимы, подкреплены соответствующей мотивацией. Обычно текущие цели являются руководством к действию для организаций, производящих продукцию.

Среднесрочные цели охватывают период протяженностью от одного до трех (пяти) лет. Цели, реализация которых рассчитана на такие сроки, требуют проведения тщательного анализа условий деятельности (в первую очередь рыночной среды), существующих ресурсов организации и возможностей их привлечения. В организациях, слабо ориентированных на среднесрочные цели, в силу неудовлетворительного планирования и учета ресурсов очень часто допускается коррекция среднесрочных целей, что ведет в конечном итоге к потерям темпов организации, решению неперспективных сиюминутных задач, потере мотивации у членов организации, а в итоге - к сокращению возможностей выживания организации во внешнем окружении. Разработка и достижение среднесрочных целей особенно важны для торговых организаций.

Долгосрочные цели обычно относятся к периоду планирования деятельности организации свыше трех (пяти) лет. Работа на перспективу актуальна далеко не для всех организаций. Так, организации, осуществляющие торговые операции, не могут быть полностью ориентированы на долгосрочные цели из-за высокой изменчивости рыночного окружения. Тем не менее, многие из них ставят долгосрочные цели, но, как правило, детально их не разрабатывают, а рассматривают лишь как ориентиры, как отдаленную веху, вопрос далекого будущего. Эти цели могут иметь мотивирующее значение, поскольку их достижение рассматривается как выдающееся достижение организации, как важный этап ее деятельности. Однако в ряде областей деятельности долгосрочные цели имеют решающее значение, являются главными ориентирами, например в научных разработках.

Другие классификации.

1. По периоду установления различают цели стратегические, тактические и оперативные. Стратегические цели ставятся для решения перспективных масштабных проблем, тактические разрабатываются для достижения стратегических целей, оперативные цели направлены на конкретные, измеряемые результаты и часто кратковременны.

2. По источнику возникновения или по отношению к среде различают цели определенные потребностями окружающей среды, в которой функционирует данная организация или внешние; и цели, возникающие в результате необходимости удовлетворения потребностей участников организации или внутренние.

3. С точки зрения комплексности выделяют цели простые и сложные, которые декомпозируются на подцели.

4. По содержанию различают цели технологические, которые ставятся для компьютеризации и обеспечения ее новыми технологиями; экономические, необходимые для достижения финансовой устойчивости; научные; социальные; политические.

5. С точки зрения приоритетности цели бывают: необходимые (приоритетные), которые обеспечивают функционирование организации; желательные, достижение которых благоприятно скажется на организации и возможные, в т.ч. прочие, которые никак не скажутся на существовании и развитии организации в настоящее время;

6. В зависимости от особенностей взаимодействия цели делят на индифферентные, (безразличные по отношению друг к другу); конкурирующие; комплиментарные (дополняют друг друга); антагонистические (исключают друг друга); идентичные (совпадающие).

В основе системного исследования любого сложного объекта лежит описание системы в виде структуры целей, их связей и отношений. В качестве удобного и апробированного на практике инструмента можно использовать построение целевой модели в виде древовидного графа - дерева целей. Идея метода дерева целей впервые была предложена У. Черменом в связи с проблемами принятия решений в промышленности.

Дерево целей - это структурированная, построенная по иерархическому принципу (распределенная по уровням, ранжированная) совокупность целей экономической системы, программы, плана, в которой выделены генеральная цель («вершина дерева»); подчиненные ей подцели первого, второго и последующего уровней («ветви дерева») . Такое определение дает современный экономический словарь.

Термин «дерево» подразумевает использование иерархической структуры, полученной путем разделения обшей цели на подцели, а их, в свою очередь, на более детальные составляющие, которые можно называть подцелями нижележащих уровней или, начиная с некоторого уровня, -- функциями .

Метод «дерева целей» ориентирован на получение полной и относительно устойчивой структуры целей, проблем, направлений, т.е. такой структуры, которая на протяжении какого-то периода времени будет меняться мало при неизбежных изменениях, происходящих в любой развивающейся системе. Для достижения этого при построении вариантов структуры следует учитывать закономерности целеобразования и использовать принципы и методики формирования иерархических структур целей и функций.