Таблица 4 Размер и структура товарной продукции

Виды продукции, тыс. руб.	Годы	В среднем за 3 года	Порядковый номер вида продукции
	2007	2008	2009	тыс. руб.	в % к итогу
Хлебобулочные изделия	2862,2	3516,9	3924,7	2978,3	85,6	1
Кондитерские изделия длительного хранения	194,7	228,4	233,9	254,1	7,3	2
Кондитерские изделия (торты, пирожные с кремом)	240,2	406,9	339,4	246,2	7,1	3
Итого	3297,1	4152,2	4498,0	3478,6	100	-

Из таблицы 4 видно, что наибольший удельный вес в структуре товарной продукции занимают хлебобулочные изделия, который составляет 85,6%. Производство кондитерских изделий длительного хранения и с кремом имеют практически одинаковый удельный вес в структуре товарной продукции 7,3% и 7,1% соответственно.

Степень глубины специализации предприятия на производстве тех или иных видов продукции характеризует коэффициент специализации, при исчислении которого учитываются не только удельный вес каждой из товарных отраслей в общей стоимости товарной продукции, но и их количество.

К_сп. = У*1/ У(У* i) = 85,6/(85,6*1+7,3*2+ 7,1*3) = 85,6/121,5 = 0,7

У - удельный вес каждого вида товарной продукции;

i - порядковый номер вида продукции.

Из того, что коэффициент специализации равен 0,7, можно сделать следующий вывод: предприятие является узкоспециализированным и специализация очень высокая. Производство кондитерских изделий можно считать как дополнительные отрасли, так как их доля в стоимости товарной продукции не превышает 10%.

Несмотря на то, что за последние годы созданы предпосылки для кардинальной модернизации технической базы хлебопечения, повышения пищевой ценности и вкусовых достоинств хлеба и кондитерских изделий, ООО "Лолита" имеет возможность приобретать любые виды сырья, материалов, пищевых добавок, улучшителей; располагает хорошо подготовленными кадрами руководителей, специалистов, рабочих, предприятие в настоящее время сталкивается и с серьезными проблемами, тормозящими его развитие.

Это и удорожание сырьевых ресурсов, и невозможность обновления оборудования в связи с их дороговизной, а также рост цен на электроэнергию и воду, высокий уровень налогообложения и т.д.

Все эти факторы ведут к увеличению себестоимости выпускаемой продукции и ООО "Лолита" вынуждено повышать цены на хлеб и кондитерские изделия.

Страдает также и качество продукции, так как многие предприятия- поставщики для увеличения своей прибыли от реализации продукции стали поставлять более низкого качества сырье, или нарушают правила технологического процесса и хранения, что отрицательно сказывается на качестве готовой продукции, а, следовательно, и на эффективности деятельности ООО "Лолита".

Поэтому основными направлениями в производстве кондитерских изделий для ООО "Лолита" являются совершенствование ассортимента товаров для детского и диетического питания. С целью сохранения белка, витаминов, ферментов и других биологически-активных веществ изыскиваются также новые технологические процессы производства кондитерских изделий.

Правильная организация производства хлебобулочных и кондитерских изделий и экономное расходование ресурсов являются приоритетными задачами ООО "Лолита", от решения которых зависит и качество продукции, и уменьшение ее себестоимости, следовательно, рост прибыли, его конкурентоспособность, возможность внедрения в производство нового прогрессивного оборудования и способность выхода на новые потребительские рынки.

Динамика финансовых результатов деятельности ООО "Лолита" за 2007-2009 годы представлена на рисунке 7.

Данные рисункеа 7 показывают, что наибольшим темпом характеризуется рост валовой прибыли. На снижение прибыли от продаж влияют управленческие и коммерческие расходы, на чистую прибыль - прочие операционные расходы. Темпы роста финансовых результатов представлены в таблице 5.



Рис. 7. Динамика финансовых результатов деятельности ООО "Лолита" за 2007-2009 годы

Таблица 5 Темпы роста финансовых результатов деятельности ООО "Лолита" за 2007-2009 годы

Показатели	Темп роста, раз
	2008/2007	2009/2008
1. Выручка	1,26	1,083
2. Валовая прибыль	1,289	1,02
3.Прибыль от продаж	1,10	1,053
4.Чистая прибыль	0,829	1,266

Основываясь на "золотом" правиле экономики, можно сделать вывод, что ООО "Лолита" - не является развивающимся предприятием. Данные таблицы 5 показывают, что наблюдается замедление темпов роста финансовых результатов предприятия.

Показатели, характеризующие финансовое состояние ООО "Лолита" представлены в таблице 6.

Таблица 6 Показатели финансовой устойчивости ООО "Лолита"

Наименование финансового коэффициента	Значение коэффициента
	2007	2008	2009
1. Коэффициент автономии	0,35	0,22	0,14
2. Коэффициент отношения заемных и собственных средств (финансовый рычаг)	2,14	7,28	12,17
3. Коэффициент отношения собственных и заемных средств	0,44	0,31	0,15
4. Коэффициент маневренности	0,47	1,00	1,00
Коэффициент абсолютной ликвидности (Кл = 0,7-1,0)	0,56	0,37	0,34
Коэффициент промежуточной (быстрой) ликвидности (Кпл = 1,2-1,5)	1,42	1,11	0,96
Коэффициент текущей ликвидности (Ктл ? 2)	2,16	1,61	1,55
Финансовая устойчивость предприятия	Абсолютная финансовая устойчивость	Кризисно неустойчивое состояние предприятия	Кризисно неустойчивое состояние предприятия

Коэффициенты, характеризующие финансовую устойчивость, показывают ухудшение финансового состояния ООО "Лолита". Если в 2007 году ООО "Лолита" по результатам экономической деятельности находилось в абсолютно устойчивом состоянии, то 2008 и 2009 годы характеризуются кризисно неустойчивым финансовым состоянием.

Анализ ликвидности баланса позволяет подтвердить финансовую неустойчивость анализируемой организации и ее зависимость от внешних источников финансирования.

Коэффициенты ликвидности, рассчитанные в таблице 6, показывают отрицательную динамику. Значения коэффициентов ниже нормативных.

Необходимо отметить, производственные мощности ООО "Лолита" позволяют выпускать продукцию в большем объеме, однако на сегодняшний день это невозможно, так как ограничен сбыт продукции.

Но, хлебобулочная продукция пользуется постоянным и повсеместным спросом у населения, то ООО "Лолита" имеет благоприятные условия для увеличения объемов производства. Однако, только правильно организовав производство хлебобулочных изделий, предприятие может получить положительные результаты.

Внешняя среда ООО "Лолита" характеризуется с одной стороны, высоким контролем со стороны государственных органов контроля и надзора и конкурентностью, и неустойчивостью потребительского рынка, с другой стороны.

Общество с ограниченной ответственностью "Лолита" учреждено и действует в порядке, предусмотренном Гражданским Кодексом Российской Федерации, Федеральным законом "Об обществах с ограниченной ответственностью" от 08 февраля 1998 года № 14-ФЗ [1.2.3], учредительными документами и другими правовыми актами, действующими на территории Российской Федерации.

Налоги взимаются с предприятия по ставкам и в сроки, установленные действующим законодательством. Эти же сроки принимаются во внимание при расчете задолженности перед бюджетом и другими организациями в составе текущих пассивов.

Перечень налогов и их основные элементы определяются Налоговым кодексом РФ [1.2.1] и поправками к нему, вступившими в законную силу с 1 января 2010 года. Перечень налогов, подлежащих уплате в бюджет, содержится в таблице 7.

Таблица 7 Налоговое окружение

Наименование налогов	Ставка%	Объект налогообложения	Период начисления, дн.
Налог на прибыль	20,0	Прибыль до налогообложения - (строка 140 "Отчета о прибылях и убытках")	90
Налог на добавленную стоимость	10,0 18,0	Выручка от продажи товаров, работ, услуг реализации - (строка 010 "Отчета о прибылях и убытках")	90
Страховые взносы во внебюджетные фонды	26,0	Заработная плата основных работников - ниже 280 тыс. рублей в год.	90

С 2011 года в соответствии с Федеральным законом от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования" будут применяться следующие тарифы страховых взносов:

1) Пенсионный фонд Российской Федерации - 26%;

2) Фонд социального страхования Российской Федерации - 2,9%;

3) Федеральный фонд обязательного медицинского страхования - 2,1%;

4) территориальные фонды обязательного медицинского страхования - 3%.

Управление производством в ООО "Лолита" основано на санитарных правилах и нормы СанПиН 2.3.4.545-96 "Производство хлеба, хлебобулочных и кондитерских изделий", утвержденных Постановлением Госкомсанэпиднадзора РФ от 25 сентября 1996 г. № 20.

Настоящие правила определяют гигиенические требования к устройству, оборудованию и содержанию всех предприятий, цехов, участков, вырабатывающих хлеб, хлебобулочные и кондитерские (без крема и с кремом) изделия, независимо от форм собственности и ведомственной принадлежности, а также требования к режиму производства, хранения, реализации, качеству хлеба, хлебобулочных и кондитерских изделий.

Все поступающее сырье, вспомогательные, тароупаковочные материалы и выпускаемая продукция должны отвечать требованиям действующих стандартов, технических условий, медико-биологических требований, иметь гигиенические сертификаты или качественные удостоверения.

На сегодняшний момент продукция ООО "Лолита" подлежит обязательной сертификации в соответствии с Постановлением Госстандарта РФ от 28 апреля 1999 г. № 21 "О правилах проведения сертификации пищевых продуктов и продовольственного сырья", хотя со второй половины 2010 года обязательная сертификация отменяется (Постановление Правительства РФ от 1 декабря 2009 г. № 982 "Об утверждении единого перечня продукции, подлежащей обязательной сертификации, и единого перечня продукции, подтверждение соответствия которой осуществляется в форме принятия декларации о соответствии").

С 1 сентября 2005 года организация вступила в Ассоциацию автоматической идентификации ЮНИСКАН и получила право на использование оригинального для ООО "Лолита" штрих-кода.

Несмотря на то, что ни международные, ни национальные стандарты обязательной маркировки товара штрихкодом не требуют (эта процедура совершенно добровольна), тем не менее, наличие штрихового кода на товаре позволяет ООО "Лолита" реализовать свою продукцию по ценам выше общепринятых на 3 - 7%.

Основные конкуренты ООО "Лолита" на Самарском рынке представлены следующими производителями кондитерских изделий:

1. В объединение "Хлебпром" входят два хлебозавода - хлебозавод №5‚ где производится хлеб‚ булочки‚ вафельные торты‚ и хлебозавод № 7‚ где расположены цеха по производству кремовой продукции. Торты‚ пирожные и профитроли выпускаются под торговой маркой "Мирэль".

2. ЗАО "Самарский булочно-кондитерский комбинат" обладает устойчивой репутацией предприятия, выпускающего высококачественную продукцию широкого ассортимента. Изделия комбината неоднократно отмечены золотыми медалями и почетными дипломами на российских и международных выставках.

3. ООО "Лиронас". В начале своей деятельности фирма была известна как производитель тортов-суфле "Лу-Лу" и "Птичье молоко". С 1999 года в соответствии с европейской технологией началось производство тортов и пирожных, основу которых составляют растительные низкокалорийные сливки. На сегодняшний день ассортимент продукции составляет более 150 позиций - это бисквитные торты, торты-суфле, торты-безе, пирожные, рулеты и тарталетки.

4. Комбинат питания "У Палыча", ООО "Компания М", один из самых известных брендов не только на самарском рынке. В целом продукция "От Палыча" по всем параметрам (осведомленность потребителей, воспринимаемое качество бренда, лояльность к марке).

5. ООО "РозитаЛТД" - продукция была отмечена дипломом Правления торгово-промышленной палаты Самарской области за лучшие продовольственные товары в номинации "Кондитерские изделия".

Сегмент рынка - это, прежде всего группа потребителей. По данным опроса консалтинговой группы "Марс" предпочтения самарских потребителей распределились, как представлено на рисунке 8, что соответствует объемам продаж предприятий на самарском рынке.

Рис 8. Распределение самарского рынка кондитерских изделий между основными конкурентами

Как видно из рисунка 8 продукцию ООО "Лолита" предпочитают 1,74% потребителей самарского рынка кондитерских изделий, что является существенным показателем для малого предприятия.

Основными потребителями продукции ООО "Лолита" в 2007-2009 годах являлись крупнейшие торговые сети Самары:

1. ООО "ИнтерНурЛТД" (магазин "Аврора").

2. ООО "Любимый магазин".

3. ООО "Меркурий-Продукт".

4.ООО "ПятерочкаФинанс" (торговые сети "Пятерочка+", "Карусель" и "Перекресток").

5. ООО "Продукты" (№ 601- 603, 606-608, 610, 613, 626, 628).

6. ООО "Самарапродукт".

Однако с середины 2009 года ООО "Лолита" пришлось отказаться от сотрудничества с ООО "ПятерочкаФинанс" из-за высоких входных бонусов.

ООО "Самарапродукт" с начала 2009 года выкуплено Московской сетью "Пятерочка".

Структура выручки по основным потребителям продукции ООО "Лолита" представлена на рисунке 9.

Рис.9. Структура выручки по основным потребителям ООО "Лолита"

ООО "Любимый Магазин" и ООО "Продукты" являются наиболее важными потребителями, так как на их долю приходится более половины (56,50%) продукции ООО "Лолита".

Спрос продукции ООО "Лолита" можно увеличить, используя систему продвижения. Но в ООО "Лолита" не уделяют внимание рекламе своей продукции и мероприятиям, направленным на узнаваемость торговой марки.

Руководству ООО "Лолита" необходимо построить свою работу с учетом внутренних и внешних факторов, так, чтобы торговая марка была узнаваема, разработать мероприятия, формирующие корпоративный имидж организации.

Цель PR - мероприятий в ООО "Лолита" должна быть направлена, в первую очередь, на достижение главной цели - получение максимально возможной прибыли за счет эффективной деятельности ее сотрудников, долгосрочных взаимоотношений с потребителями продукции организации не только через ее качество, но и узнаваемость.Для этого необходимо:

1. Разработать единую концепцию упаковки, т.е. чтобы она была в едином стиле, но в тоже время разная.

2. Необходимо печатать фирменный знак предприятия на упаковке более крупно. Это поможет покупателю быстрее найти продукцию предприятия среди других изделий, сделает продукцию более узнаваемой.

Таким образом, в результате ознакомления с учредительскими документами ООО "Лолита", была установлена организационно-правовая форма, рассмотрена отраслевая принадлежность и основные виды деятельности предприятия, его внутреннее и внешнее окружение.

Согласно основным видам деятельности, представленным в Уставе Общества, ООО "Лолита" имеет право осуществлять свою деятельность на рынке производства хлебобулочных и кондитерских изделий. Руководству ООО "Лолита" необходимо построить свою работу с учетом внутренних и внешних факторов, так, чтобы торговая марка была узнаваема.

2.2 Оценка состояния системы документационного обеспечения управления персоналом

В документационном обмене ООО "Лолита" в соответствии с организационной структурой задействовано 4 подразделения. Согласно своим функциям, каждый отдел разрабатывает соответствующие документы, которые передает в другие отделы, а также внешним организациям и предприятиям.

В ООО "Лолита" отсутствует специальное подразделение, занимающееся документационным обеспечением управления. Из работающих в настоящее время в организации 56 человек - только один секретарь и менеджер по персоналу, которые выполняют функции, связанные с документационным обеспечением, оба имеют незаконченное высшее образование и формально подчиняются директору.

Офис-менеджер ведет общее документационное обслуживание предприятия, то есть выполняет функцию канцелярии: осуществляет регистрацию всех документов, что в итоге дает централизованную регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов. Также офис-менеджер контролирует сроки исполнения документов и снятие с контроля, организует работу по формированию и хранению дел, ведение номенклатуры дел, как в бумажном виде, так и в электронном. В своей работе, он пользуется только программным обеспечением Office 2007 и сканером, что упрощает его работу, но не помогает достаточно рационально использовать свой труд.

В его обязанности входит:

- бездокументное обслуживание всего предприятия (участие в подготовке мероприятий руководства и других сотрудников предприятия, обеспечение телефонных переговоров сотрудников);

- подготовка факсов и их отправка;

- прием факсов;

- регистрация входящей и исходящей корреспонденции;

- отправка исходящей корреспонденции;

- распечатка и размножение материалов, создаваемых на предприятии;

- организация приема посетителей.

Менеджер по персоналу занимается оформлением документов кадровому делопроизводству.

Сотрудники фирмы часто сами занимаются оформлением документов, что приводит к потере их профессионального времени, а также к нарушениям в оформлении самой документации. То есть специальные знания секретаря и менеджера по персоналу в области составления и оформления документов используются очень мало, что отрицательно влияет на состояние системы документационного обеспечения управления.

В ООО "Лолита" ведется регистрация входящей корреспонденции, а также входящих и исходящих факсов, а также учет и контроль исполнения документов.

Маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками в ООО "Лолита" представлены в таблице 8.

Таблица 8 Маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками

Электронная работа с входящей документацией	Электронная работа с исходящей документацией
1. Получение документа	1. Создание проекта документа
2. Экспедиционная обработка	2. Проверка секретарем или менеджером по персоналу
3. Рассмотрение документа
4. Регистрация	3. Согласование (визирование при необходимости)
5. Передача адресату (конкретное подразделение)
6. Рассмотрение руководителем подразделения	4. Подписание руководителем документа
7. Назначение и передача исполнителю	5. Регистрация документа
8. Исполнение документа
9. Контроль за исполнением	6. Направление документа в дело
10. Направление документа в дело

После ввода электронного образа документа путем сканирования в документную систему бумажный подлинник остается на оперативном хранении (в текущем архиве) в подразделении, к которому прикреплен данный документ, и помещается в дело согласно номенклатуре дел.

В соответствии с установленными категориями документов, электронные образы которых вводятся в систему документооборота ООО "Лолита", дальнейшая работа ведется с электронными файлами этих документов. В базу данных вносится информация о прохождении и исполнении документов.

Модель внешнего документооборота ООО "Лолита" представлена на рисунке 10.

Обмен документацией

Рис. 10. Модель внешнего документооборота ООО "Лолита"

После получения документа секретарь производит экспедиционную обработку, рассматривает документ на предмет адресата, регистрирует в системе. Регистрация нового документа производится на основе существующего с заполнением регистрационной учетной карточки на бумажном носителе.

Немного иначе состоит процесс работы с исходящей документацией. Первым этапом можно считать инициирование проекта исходящего документа, который осуществляется путем выдачи задания исполнительным директором, руководителем подразделения или вызвано необходимостью в ответе на полученный документ самим адресатом. Далее производится согласование проекта документа с заинтересованными подразделениями внутри организации. Все необходимые замечания по данной разработке прикрепляются к отдельному файлу, отправляются вместе с копией электронного файла проекта документа на подпись. Зарегистрированный документ, в зависимости от адресата, распечатывается и передается в бумажном виде посредством различных средств коммуникации (почта, электронная почта, факс).

Схематически работу с исходящей и входящей документацией на примере письма в ООО "Лолита" можно изобразить, как представлено на рисунке 11.

Рис. 11. Маршрут движения письма

Работа с внутренней документацией в ООО "Лолита" состоит из следующих этапов:

1. Получение указания на разработку

2. Подготовка проекта документа

3. Согласование (визирование)

4. Передача адресату

5. Отметка о доставке

6. Выдача (оформление) резолюций

7. Постановка на контроль

8. Отчет об исполнении

9. Помещение документа в дело, текущее и архивное хранение

Исследование движения внутренней документации в ООО "Лолита" показало, что важный этап "Регистрация в подразделении" в схеме движения документов отсутствует, что приводит к потере документов на бумажных носителях и увеличивает срок прохождения документов по маршруту.

Работа с внутренней документацией производится в ООО "Лолита" как в электронном виде и с электронными файлами документов, так и на бумажных носителях, и начинается с момента получения указания на разработку документа или в случае возникновения необходимости в ответе на полученную корреспонденцию.

В ООО "Лолита" составление и оформление документации производится децентрализовано. Для изготовления документов используется IBM-совместимые персональные компьютеры, лазерные и струйные принтеры Hewlett-Packard LaserJet и DeskJet, настольные сканеры Hewlett-Packard ScanJet.

Для написания писем используется бланк для писем, который составлен с нарушением ГОСТа 6.30.97 УСД.

Можно отметить неправильное расположение реквизитов на бланке, наличие лишней информации (о профиле деятельности), а также отсутствие таких реквизитов как "Номер счета в банке", "Дата документа", "Регистрационный номер документа", "Ссылка на регистрационный номер и дату документа", "Код формы документа", "Код организации".

Документооборот представлен в таблице 9.

Таблица 9 Документооборот ООО "Лолита" по данным 2009 года

Документы	Количество документов	Всего
	Подлинники	Тираж
Поступающие	272	272	544
Отправляемые	196	432	328
Внутренние	434	1302	1736
Итого	902	2006	2608

Таким образом, объем документооборота в ООО "Лолита" по данным 2009 года составляет 2608 документов, из них 34,6% приходится на подлинники и 65,4% на копии документов.

Структура подлинных документов представлена на рисунке 12.

Рис. 12. Структура документооборота ООО "Лолита"

Наибольшая доля в документообороте предприятия приходится на внутренние документы (48,12%), только 21,73% документов - исходящих.

Объем документооборота незначительный. Динамика документооборота за 2007-2009 годы представлена на рисунке 13.



Рис. 13. Динамика документооборота за 2007-2009 годы

Данные рисунка 12 показывают, что наблюдается тенденция роста документооборота ООО "Лолита".

Объем документооборота в 2008 году по сравнению с 2007 вырос на 8,9%, а в 2009 году по сравнению с 2008 годом - всего 5,0%.

Анализ документооборота кадровых документов выявил, что в ООО "Лолита" используются следующие документы:

1. Приказы по личному составу (внутренние).

2. Документы к приказам по личному составу - трудовые книжки, заявления (входящие).

3. Приказы о командировании, направлении на стажировку (внутренние и исходящие).

4. Справки о работе и заработной плате сотрудников (исходящие)

5. Справки вызовы из учебных заведений (входящие)

6. Медицинские заключения, санитарные книжки (входящие)

В структуре документооборота кадровых документов наибольшая доля приходится среди входящих - медицинские заключения (санитарные книжки), среди исходящих - на справки о работе и заработной плате (рисунок 14).

Исходящие документы	Входящие исходящие
Рис. 14. Структура документооборота кадровых документов

В структуре исходящих документов 85,1% приходится на справки о работе и заработной плате; а в структуре входящих документов наибольшая доля документов (87,8%) приходится на медицинские заключения (санитарные книжки). Данное распределение входящих документов понятно, основные работники ООО "Лолита" ежеквартально должны проходить медицинские осмотры, так как занимаются производством пищевых продуктов.

2.3 Актуальные проблемы системы документационного обеспечения управления персоналом

Исследование системы документационного обеспечения управления персоналом ООО "Лолита" выявило ряд существенных проблем, которые требуют системного решения.

Серьезным нарушением в системе документационного обеспечения управления персоналом является отсутствие каких-либо нормативно-методических материалов, регламентирующих работу с документами:

- нет инструкции по делопроизводству, должностных инструкций ряда сотрудников;

- не используются общегосударственные нормативы по оформлению документов и ведению делопроизводства: ГОСТы, ГСДОУ"Основные правила работы ведомственных архивов" и "Перечень документов со сроками хранения";

- документы хранятся децентрализовано, что затрудняет учет, контроль исполнения, обеспечение сохранности, а также справочно-поисковую работу по документам.

Общие бланки для составления организационно-распорядительной документации не используются. Кроме того, на предприятии не применяется бланк формата А5, что является нерациональным подходом к оформлению документов, так как часто письмозанимает не более половины листа формата А4.

Анализируя методы составления писем сотрудниками ООО "Лолита", можно отметить, что, как правило, существующий бланк для писем используется только в бухгалтерии, а сотрудники предприятия при написании писем руководствуются своими представлениями о составлении и оформлении документации.

На многих документах нет реквизитов "Код формы документа", "Код организации". Неправильно оформлен реквизит "Адресат". Поля письма не соблюдены. Нет отметки об исполнителе документа и направлении документа в дело

Другие документы, регламентирующие внутреннюю деятельность организации не составляются.

Приказы составляются с нарушением ГОСТа. В них отсутствуют реквизиты: "Наименование вида документа", "Дата документа", "Справочные данные об организации", "Место составления или издания документа", "Код фирмы", "Заголовок к тексту", "Отметка о контроле", "Визы согласования документа", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело". Кроме того, неверно составляется текст приказа: нет разделения текста на констатирующую и распорядительную части. Для оформления приказа не используется общий бланк

Из проведенного анализа следует, что:

- документы в ООО "Лолита" составляются и оформляются с нарушением требований ГОСТ

- необходимо издать внутренние нормативные документы, на базе которых секретарь и менеджер по персоналу может осуществлять свою работу;

- следует организовать централизованное оформление документов секретарем, знающим требования делопроизводства.

В ООО "Лолита" нет документально оформленного ответственного за получение и учеткорреспонденции, поэтому как приходящие по почте документы, так и факсы забирают иногда сами сотрудники. Это нередко приводит к утере корреспонденции или ее несвоевременному получению сотрудниками. Кроме этого полностью отсутствует регистрация входящей и исходящей корреспонденции, в том числе входящих и исходящих факсов.

Регистрация других видов организационно-распорядительных документов не осуществляется. Перечень документов, подлежащих регистрации, отсутствует.

Из вышесказанного следует, что в ООО "Лолита" не соблюдаются требования ГСДОУ что является нарушением в ведении делопроизводства на предприятии. Кроме того, не ведется работа по контролю за сроками исполнения документов, так как сроки исполнения руководством не устанавливаются. Документы поступают к сотрудникам, минуя руководство, и исполнение документов проводится сотрудниками в зависимости от их собственных решений.

Даже для тех документов, которые проходят через руководство предприятия и передаются на исполнение, сроки исполнения документов не устанавливаются, отметки о передаче на исполнение не ставятся, поручения руководства носят устный характер.

В ООО "Лолита" не разработан перечень документов, подлежащих постановке на контроль с указанием типовых сроков исполнения. Контрольные карточки не заводятся. Предупредительный контроль не ведется. В связи с отсутствием контрольных сроков не ведется проверка хода исполнения документов, исполнители не получают предварительных предупреждений о приближении сроков исполнения, сводки о неисполненных в срок документах не составляется.

Руководство предприятия не занимается отслеживанием состояния исполнительской дисциплины на предприятии. Вследствие этого бывают случаи утери документов, несвоевременного и некачественного их исполнения. Передача документов исполнителю часто никак не оформляется.

Отсюда следует, что необходимо разработать систему регистрации входящих и исходящих документов, разработать перечень документов, подлежащих обязательной постановке на контроль, ввести обязательное установление сроков исполнения документов и назначать конкретных исполнителей. Кроме того, необходимо организовать обязательное прохождение документации через секретаря для осуществления регистрации и ведения контрольной картотеки с указанием сроков исполнения документов.

Хранение документов в ООО "Лолита" осуществляется децентрализованно. Сотрудники предприятия документы на хранение не сдают, а хранят их на рабочих местах. Документы в дела или не формируются вообще или формируются с нарушением требований "Основных правил работы ведомственных архивов", а именно: документы в дела формируются произвольно; часто в одном деле находятся документы с разными сроками хранения; необходимые реквизиты оформления дел отсутствуют.

На предприятии не используют типовой перечень документов со сроками хранения. Номенклатура дел не составлена.

Таким образом, на предприятии полностью отсутствует организация архивного хранения документов.

Необходимо разработать номенклатуру дел, начать формировать документы в дела и организовать архив предприятия.

Поэтому для упорядочивания работы секретаря и менеджера по персоналу необходимо организовать их работу в соответствии с правилами работы служб ДОУ

При этом нужно разработать комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы секретариата и менеджера по персоналу.

3. Содержание и организация совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом ООО "Лолита"

3.1 Программа и план совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом

Исследование системы документационного обеспечения управления персоналом ООО "Лолита" выявило, что для совершенствования системы ДОУ необходимо разработать комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы секретариата и менеджера по персоналу.

В этот комплекс должны входить следующие документы:

- положение о функциональной службе ДОУ

- должностные инструкции секретаря и инструкция менеджера по персоналу по ведению дело производства.

Современный офис уже невозможно представить без компьютерной техники. Но в области работы с документами до сих пор во многих организациях специалисты, на которых возложено ведение делопроизводства, используют компьютер как пишущую машинку с памятью набора и распечатки текстов.

В то же время компьютерные технологии позволяют автоматизировать весь цикл работы с документами: от создания и редактирования документов, их регистрации, контроля исполнения, информационно-справочной работы, ведения адресных книг и других баз данных, организации движения документов внутри компании, учреждения, фирмы (визирование, согласование документов), прием-передача документов до организации полнотекстового электронного архива. Наиболее распространенным подходом к решению данной задачи для мелких и средних предприятий является совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий (ИТ). Подобная стратегия, ориентированная на существующую структуру предприятия достаточно проста в реализации.

Она может быть реализована как на отдельном компьютере, так и в рамках локальной сети. Причем многие современные компьютерные системы и технологии многофункциональны и ориентированы на выполнение ряда делопроизводственных функций.

Поэтому автором проекта предлагается программа и план для совершенствования системы документационного обеспечения ООО "Лолита", представленный в таблице 10.

Таблица 10 План-график мероприятий по совершенствованию системы ДОУ

Мероприятия	Ответственный	Сроки выполнения
1. Разработка должностных инструкций секретаря и инструкция менеджера по персоналу по ведению делопроизводства	Менеджер по персоналу, юрист	11.2010
2. Разработка Положения о функциональной службе ДОУ	Менеджер по персоналу, юрист	11.2010
3.Создание инструкции по делопроизводству	11.2010	11.2010
4. Внедрение системы электронного документооборота	Директор	08.2010-12.2010

1. Должностная инструкция - это документ определяющий правовое положение работников фирмы. В ней устанавливаются задачи и функции работников, их права, обязанности и ответственность.

Должностная инструкция секретаря оформляется на общем бланке с угловым расположением реквизитов, подписывается работником, составившим эту инструкцию, и утверждается директором фирмы. Должностная инструкция составляется в соответствии с унифицированной формой должностной инструкции, закрепленной в УСОРД

2. Положение о функциональной службе - это документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности службы и определяющий ее роль и место в системе управления организации.

Положение должно разрабатываться руководителем функциональной службы, им подписывается, согласовываться с юрисконсультом (если он есть на предприятии) и утверждаться руководителем предприятия. Основанием для внесения изменений в положение является приказ директора ООО "Лолита".

Положение должно быть разработано в соответствии с требованиями УСОРДОно составляется на общем бланке с угловым расположением реквизитов.

3. Для регламентации ведения дело производства, составления и оформления документов в ООО "Лолита" необходимо создание инструкции по делопроизводству.

Инструкция должна состоять из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Правила составления и оформления документов.

3. Составление и оформление основных видов документов.

4. Организация документооборота.

4.1. Порядок движения и обработки входящих документов.

4.2. Порядок движения и обработки исходящих документов.

4.3. Порядок движения и обработки внутренних документов.

5. Регистрация документов.

6. Контроль исполнения документов.

7. Систематизация документов.

7.1. Разработка номенклатуры дел.

7.2. Формирование дел

8. Подготовка документов к архивному хранению.

8.1. Экспертиза ценности документов.

8.2. Описание документов постоянного и временного (свыше десяти лет) сроков хранения.

8.3. Обеспечение сохранности дел.

8.4. Передача дел в архив

Кроме того, инструкция должна иметь ряд приложений:

- примерный перечень документов, не подлежащих регистрации;

- перечень документов, на которых ставится печать;

- перечень документов, подлежащих утверждению;

- перечень документов, подлежащих согласованию;

- форма регистрационно-контрольной карточки;

- перечень документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков хранения;

- контрольные формы;

- форма номенклатуры дел;

- акт о выделении к уничтожению документов, с истекшими сроками хранения;

- внутренняя опись документов дела;

- опись дел, передаваемых на архивное хранение.

Таким образом, содержание данной инструкции должно охватывать весь делопроизводственный процесс в ООО "Лолита". Любой сотрудник при работе с документами сможет руководствоваться конкретными и четкими требованиями и рекомендациями по осуществлению каждой делопроизводственной операции.

Инструкция по ведению делопроизводства должна быть оформлена на общем бланке ООО "Лолита", подписана секретарем-референтом и утверждена приказом директора.

Комплекс организационно-нормативных документов, подготовленный по представленной методике, будет способствовать более рациональному распределению функций и должностных обязанностей между сотрудниками, повышению производительности труда, снижению трудозатрат и более четкому и эффективному функционированию данного структурного подразделения.

4. Наиболее разнообразны и многофункциональны информационные технологии, предназначенные для хранения информации, организации к ней доступа и выполнения справочно-информационной работы. Наиболее простая технология, не требующая специального программного обеспечения, базируется на возможностях, предоставляемых системой Windows. Она позволяет создать систему папок для хранения документов в соответствии с номенклатурой дел организации, организовать доступ к документам.

Хранение документов в памяти компьютера предполагает электронную форму представления документа. Основной технологией перевода бумажных документов в электронную форму является сканирование. Сканирование - это технологический процесс, в результате которого создается графический образ бумажного документа. Для преобразования графического образа бумажного документа в текстовый документ используют технологию распознавания образов. Наиболее широко известна и распространена программа Fine Reader [www.abbyy.ru], способная обеспечить высокое качество распознавания и удобство применения.

Для организации хранения большого объема информации, доступа к ней и выполнения справочно-информационной работы используется технология баз данных. Также технология баз данных позволяет автоматизировать выполнение различных делопроизводственных функций: регистрацию документов и контроль их исполнения, осуществление справочной работы по документам организации, составление описей документов длительного срока хранения перед сдачей в архив, получение по истечении делопроизводственного года выборки в виде акта о выделении документов, сроки которых истекли, к уничтожению и другие. Наряду с этим, базы данных позволяют получить справку по законодательной базе, по системе нормативно-методических документов, определяющих порядок решения рассматриваемого вопроса. Самое большое распространение для организации баз данных получила система Access пакета Ms Office. Это объясняется ее простотой в освоении, удобством в эксплуатации, большим спектром функциональных обязанностей.

Делая вывод из вышесказанного, можно выделить два подхода к совершенствованию документационного обеспечения управленческой деятельности ООО "Лолита":

1) через регламентацию документационного обеспечения;

2) на основе использования современных информационных технологий.

Кроме того предлагается наделить секретаря дополнительным правом самостоятельно распределять входящую корреспонденцию.

3.2 Экономическое и правовое обоснование совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом

В последнее время выбор корпоративных информационных систем весьма широк, на этом рынке представлены как импортные, так и отечественные разработки.

К выбору системы электронной документации (СЭД) следует подходить исходя из потребностей организации. Для начала нужно определится со следующим набором критериев для классификации:

- на каких технических платформах работает система и как это согласуется с политикой предприятия в этой области;

- какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации;

- какова организация распределения, хранения и обмена документами между офисом и производством эффективность сетевого взаимодействия;

- определиться с финансовыми затратами.

При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации.

Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и опять же ее широких функциональных возможностей.

Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для ООО "Лолита". Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.

Исходя из этого, система должна как минимум обеспечивать:

1.Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

2. Единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

3. Регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

4. Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

5. Контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;

6. Поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;

7. Формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.

Также система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений и производства, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота (например, система "Дело" или "Босс-референт") также позволит:

1. Централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять "узкие места" в документообороте и работе персонала;

2. При переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска.

Согласно результатам исследований, полученных российскими и западными консалтинговыми компаниями при оценке эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами, эффективность работы только возрастает. Например, по мнению компании DELPHI - разработчика компьютерных программ, около 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется, и сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени в попытках найти их;

3. Повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты. В порядке подтверждения можно привести результаты исследования западных консалтинговых компаний:

- по оценке Nortan Nolan Institute при переходе к работе с электронными документами рост производительности труда сотрудников составляет 25-50%, уменьшается время обработки одного документа более чем на 75%, а уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составляет до 80%.

Итак, внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией.

В конечном счете, при внедрении системы электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

3.3 Прогноз организационно-управленческой результативности совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом

Известно, что оценка эффективности проекта внедрения системы электронного делопроизводства может быть выражена через отношение результата проекта к его затратам. Предлагаемая модель прогноза организационно-управленческой результативности совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом основана на Методических рекомендациях по оценке эффективности инвестиционных проектов [1.2.7] и построена в последовательности этапов инвестиционного цикла от замысла до его практической реализации.

Возрастающий объем документооборота, в случае отказа от внедрения системы электронного ДОУ, в итоге приведет руководство ООО "Лолита" к решению о приеме второго секретаря.

После внедрения ИС ДОУ в ООО "Лолита" за счет автоматизации системы документационного обеспечения удается снизить потребность в количестве сотрудников, и тем самым сэкономить на фонде оплаты труда.

Планируется, что проект будет реализован с помощью команды из двух сотрудников: менеджера по управлению персоналом и специалиста по разработке программного продукта - программиста.

При этом план затрат проекта будет складываться из затрат на заработную плату, затрат на материалы, затрат на оплату аренды помещения, затрат на оплату электроэнергии, затрат на косвенные расходы.

Экономия (Э) проекта, формируется в процессе его реализации.

Экономия денежных, материальных или людских ресурсов возникает за счет автоматизации процесса обработки потока входящих, исходящих и внутренних документов, связанных с управлением персоналом.

После внедрения программного продукта в деятельность руководителя, секретаря и менеджера по управлению персоналом, ожидается рост производительности труда сотрудников, уменьшается время обработки документов, уменьшаются расходы на оплату площадей для хранения документов. Кроме того, в дальнейшем, ожидается снижение потребности в дополнительных сотрудниках, т.е. происходит экономия фонда оплаты труда.

Эта экономия может так же рассматриваться как источник возврата инвестиционных затрат.

Ожидаемая экономия (Э) от проекта по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом:

Э = Б_пл - Б_ф,(1)

где Э - размер экономии;

Б_пл - плановый бюджет расходов на систему ДОУ;

Б_ф - фактический бюджет расходов на систему ДОУ.

Бюджет расходов на систему ДОУ в ООО "Лолита" включает - расходы по зарплате, затраты на создание второго рабочего места секретаря и расходы по хранению документов.

1) Без внедрения ИС электронного документооборота для обработки данных в 2011 году может потребоваться труд трех человек с заработной платой по 15 тыс. руб. в месяц (2 секретаря) и 18 тыс. руб. - менеджер по управлению персоналом.

Расходы по зарплате исполнителей З_зп определяются по формуле расчета фонда заработной платы:

Ф_зп = З_осн*(1+К_доп)*(1+К_с.ф.), (2)

где З_осн - основная заработная плата работников;

К_доп, К_с.ф.- коэффициенты, учитывающие дополнительную заработную плату и отчисления в социальные внебюджетные фонды.

Значения К_доп, К_с.ф. можно принимать в размере К_доп = 0,08 ч 0,1; К_сф.= 0,34.

Тогда, расходы на заработную плату 3-х исполнителей за время эксплуатационного периода (12 месяцев) рассчитаем по формуле (2):

ФЗП = 48,00 * 1,1 * 1,34 * 12 = 849,024 тыс. руб.

2) Затраты на создание второго рабочего места секретаря составят:

- компьютерная техника - 60,0 тыс. руб. (компьютер, монитор, принтер, сканер, телефон, программное обеспечение, осветительные приборы);

- офисная мебель - 30 тыс. руб. (стол офисный с приставкой, стул, шкаф для хранения документов);

- затраты на электроэнергию:

Затраты на энергоносители З_эн определяются по формуле:

З_эн = Р * t_дн * Т_разр. * W_э (3)

где Р - суммарная мощность потребителей электричества, кВт;

t_дн - продолжительность работы электроприемников в течение дня, час;

Т_разр. - продолжительность работы в рабочих днях;

W_э- тариф на электроэнергию, руб./кВтч. В настоящее время для коммерческих организаций: W_э=4,00 руб./кВт,

Тогда затраты на энергоносители равны:

З_эн = 1,5 * 8 * 250 * 4,6 = 13,80 тыс. руб.

4) расчет расходов на материалы представлен в таблице 11.

Таблица 11 Расчет затрат на материалы

Наименование затрат на материалы	Кол-во	Сумма, руб.
1. Бумага, пач.	24	3000,0
2. Канцелярские товары, компл.	4	400,0
3. Расходные материалы (картриджи), шт.	6	7200
Всего	-	10600

Таким образом, плановые расходы на создание и содержание второго рабочего места секретаря составят:90,0 + 13,8 + 10,6 = 114,40 тыс. руб.

3) Расходы на хранение архива:

- площадь архива - 15м²

- стоимость аренды 1 м² - 300 руб./ м², включая НДС.

Расходы на хранение архива планируются на 2011 год в размере: 15*300 * 12 = 54 000 руб.

Расчет затрат на отопление архива осуществляется по следующей формуле:

З_от = S_пл * (T_.кален./365) * W_тепл , (4)

где W _тепл - тариф на тепловую энергию, руб./кв.м. в мес.

W _тепл = 46,2 руб./кв.м. в мес.

Тогда затраты отопление будут равны:

З_от = 15 * 200/365 *46,2*12 = 4,5 тыс. руб.

Таким образом, расходы на хранение архива планируются на 2011 год в размере: 54,0 + 4,5 = 59,5 тыс. руб.