Теоретические основы использования PR-методов



2.3 Экспертное интервью

С целью получения экспертной информации относительно осуществления PR-деятельности и процесса формирования и поддержания имиджа ФКУ ЛИУ-3, мы провели экспертное интервью с начальником отдела материально-технического обеспечения. Задаваемые вопросы касались направлений PR-деятельности отдела, контактных аудиторий, с которыми осуществляется взаимодействие, основных принципов, которых придерживается организация при взаимодействии с ними. Приведем основные его результаты.

Так, эксперт подтверждает тот факт, что процесс формирования имиджа учреждения уголовно-исполнительной системы в регионах на сегодняшний день является практикой достаточно новой. Это связано, в первую очередь, с историей и особенностями развития российской уголовно-исполнительной системы, которая на протяжении практически всего времени своего существования оставалась достаточно закрытой и не предполагала диалога с общественностью по вопросам своего функционирования. В условиях реформирования системы, принятия государственными органами концепции открытости это взаимодействие является необходимым условием, которое невозможно игнорировать.

ФКУ ЛИУ-3 проводит довольно активную работу по сбытовой деятельности, производимой продукции, ее рекламе, и только начинает внедрять в свою деятельность инструменты public relations. Так, учреждение проводит аналитическую работу в этом направлении. Эксперт выделяет 5 референтных групп, с которыми ФКУ ЛИУ-3 осуществляет взаимодействие:

1. Сотрудники и государственные гражданские служащие уголовно-исполнительной системы.

2. Осужденные и граждане, содержащиеся под стражей.

3. Родственники осужденных граждан и граждан, содержащихся под стражей.

4. Общественные объединения и организации (религиозные организации, общественные наблюдательные комиссии).

5. Средства массовой информации.

Представители каждой из групп имеют свой интерес к деятельности учреждения и уровень влияния на ФКУ ЛИУ-3. Стоит отметить, что эксперт не выделяет в качестве референтной группы коммерческие организации, с которыми лечебно-исправительное учреждение активно взаимодействует (заключение договоров на поставку продукции, выполнение работ). Также эксперт выделяет в качестве референтной группы именно государственных служащих, а не систему органов государственной власти, с которыми взаимодействует ФКУ ЛИУ-3 в рамках своей деятельности (это, например, Министерство юстиции Саратовской области, Министерство внутренних дел, институт уполномоченного по правам человека в Приволжском федеральном округе и др.). Однако сам факт выделения референтных групп говорит о понимании сотрудниками организации необходимости выстраивания прочных двусторонних отношений со всеми группами.

Кроме того, эксперт рассказал нам и о том, какие ключевые направления, в соответствии с действующими концепциями, будет осваивать учреждение. Были озвучены следующие направления PR-активности лечебно-исправительного учреждения:

Реализация принципа информационной открытости.

Обеспечение работы с открытыми данными.

Обеспечение понятности государственной политики и программ, разрабатываемых ФСИН России.

Общественное обсуждение и экспертное сопровождение деятельности учреждения.

Формирование публичной отчетности по результатам деятельности.

Конечной целью всех этих мероприятий эксперт видит повышение уровня прозрачности деятельности учреждений уголовно-исправительной системы в целом, и ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области в частности, формирование культуры открытости сотрудников и государственных гражданских служащих, а также повышение уровня вовлеченности гражданского общества в процедуры выработки и реализации решений, формирование у граждан доверия к российской уголовно-исполнительной системе.

Подводя итог экспертного интервью, следует отметить высокий уровень понимания специалистами необходимости поддержания доверительных отношений общественностью, формирования и поддержания положительного имиджа лечебно-исправительного учреждения путем повышения эффективности PR-деятельности.

2.4 Ивент-анализ ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области

Несмотря на то, что присутствует высокий уровень понимания необходимости развития направления связей с общественностью, на практике примеров этого не так много. Для проведения ивент-анализа мы воспользовались следующими данными:

· Результатами включенного наблюдения;

· Анализом внутренних документов учреждениями;

· Данными, размещенными на информационных ресурсах учреждения;

· Данными, размещенными в свободном доступе на сайте информационных и новостных порталов.

Большая часть мероприятий, который проводятся ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области носят внутренний характер и направлены на сотрудников. Формат подобных мероприятий - встречи, рабочие совещания и др. Если говорить о мероприятиях, направленных вовне, то их направленность шире, однако их количество не так велико. Во-первых, это мероприятия связанные с производственной деятельностью ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области - обновление каталога выпускаемой продукции, оставление заявок по тендерам. Далее - это мероприятия, проходящие в рабочем режиме, но нацеленные на взаимодействие с местной общественностью - это письменные обращения граждан, личные приемы, проводимые начальством несколько раз в неделю в установленные часы приема. Некую пропагандистскую работу проводит ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области для местных школ - сотрудники через различные мероприятия прививают школьникам основы правосознания. Взаимодействие со СМИ в периоды, когда не происходит никаких чрезвычайных ситуаций, как правило, не происходит. Последнее упоминание о ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области связано с происшествием - когда несколько содержащихся в лечебно-исправительном учреждении порезали себе вены. Новость об этом вышла на саратовских порталах 17 апреля 2017 года, был снят видеосюжет. Таблица ивент-анализа приведена в таблице 2.1.

Таблица 2.1 Таблица ивент-анализа

Группа мероприятий	Тип мероприятия	Количество
Рабочие мероприятия	Встречи	Еженедельно
	Рабочие совещания	Еженедельно
	Планерки	Несколько раз в неделю по необходимости
Производственные/ коммерческие мероприятия	Обновление каталога продукции	Проводится по мере необходимости - изменения состава выпускаемой продукции
	Проведение тендеров	При необходимости
	Заключение контрактов на выполнение работ	При необходимости
Пропагандистские мероприятия	Мероприятия для школьников	За 2017 год мероприятие проводилось дважды
Взаимодействие со СМИ	Публикации и телесюжеты	За 2017 год - 2 сюжета



2.5 SWOT-анализ ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области

	Сильные стороны - Наличие в структуре управления отдела, реализующего функции маркетинга и PR; -Осознание сотрудниками и руководством необходимости работы по формированию имиджа ведомства;	Слабые стороны -Негативный воспринимаемый имидж учреждения; -Отсутствие единого вектора развития PR-технологий в организации;
Возможности -Реформирование системы органов государственной власти; -Расширение взаимодействия с институтами гражданского общества и населением; -Построение социальной репутации учреждения;	Использование методов и инструментов PR для выстраивания социальной репутации УФССП России по Саратовской области	Расширение форм взаимодействия с институтами гражданского общества и населением с целью преодоления негативного имиджа учреждения
Угрозы -Нестабильная социально-экономическая и политическая ситуация в стране; -Неэффективные результаты реализации концепции открытости органов власти; -негативное отношение со стороны ряда агентов внешней среды (связано с предметом деятельности учреждения);	С помощью PR-мероприятий способствовать реализации концепции открытости органов власти на региональном уровне	Реализация мероприятий по работе со стейкхолдерами в лице коммерческих организаций

Основной слабой стороной для ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области, на наш взгляд, является отсутствие единого вектора PR-деятельности. В понятие «вектор» мы включаем понимание направленности работы с ключевыми стейкхолдерами, а именно - представителями СМИ, общественными организациями и объединениями граждан, а также коммерческими организациями, которые выступают основными покупателями продукции, производимой в рамках работы ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области. Проводимая на текущем этапе деятельность по работе со стейкхолдерами несистематизирована, используемые инструменты зачастую устарели (так, у учреждения есть только старый каталог продукции, но нет презентации для организаций или коммерческого предложения). В условиях, когда учреждение признает необходимость использования PR-практик, эти проблемные зоны в первую очередь подлежат оперативному разрешению.



ГЛАВА 3. ПРОЕКТ PR-КАМПАНИИ, НАПРАВЛЕННОЙ НА ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ PR-ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ФКУ ЛИУ-3 УФСИН РОССИИ ПО САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

3.1 Проблематизация, цель и задачи проекта

Проведенные исследования позволили нам сделать вывод о том, что процесс взаимодействия ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области с агентами внешней среды сопряжен с рядом проблем. Во-первых, производимая в исправительном учреждении продукция не пользуется высоким спросом ввиду негативного имиджа организации-производителя в лице лечебно-исправительного учреждения. Кроме того, реализация производимой продукции затруднена ввиду отсутствия ряда важных сопроводительных документов - у ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области есть только давно не обновлявшийся каталог, но нет ни презентации для партнеров, ни коммерческого предложения с условиями сотрудничества. На сайте учреждения есть небольшой раздел, касающийся производимой продукции, но представленной в нем информации крайне мало. Кроме того мы выявили, что у лечебно-исправительного учреждения нет единого вектора PR-развития, а используемые мероприятия слишком разрозненны и несогласованны. При их планировании учитываются только краткосрочные факторы внешней и внутренней среды, тогда как PR-деятельность направлена больше на долгосрочную перспективу. У ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области нет налаженных контактов с представителями СМИ и общественными правозащитными организациями, из чего складывается впечатление об автономности учреждения, его информационной закрытости. Совокупность обозначенных нами проблем требует решения с использованием проектных методик.

Целью проекта является повышение эффективности PR-деятельности ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области с использованием инструментов и технологий PR.

Стратегия проекта - повышение эффективности PR-деятельности путем расширения взаимодействия со стейкхолдерами.

Для достижения цели проекта необходимо выполнить ряд задач:

1. Повысить уровень информированности целевой аудитории о деятельности учреждения путем создания и запуска нового сайта.

2. Укрепить взаимоотношения с ключевыми стейкхолдерами путем проведения совместных проектов.

3. Повысить эффективность работы с коммерческими организациями за счет преодоления негативного имиджа учреждения.

3.2 Целевая аудитория проекта

В рамках проекта мы выделяем две основные целевые аудитории. Это, во-первых, жители Саратовской области, родственники или знакомые которых пребывают в ФКУ ЛИУ-3 по решению суда. Эта аудитория имеет наибольший интерес к деятельности учреждения, заинтересована в проводимых мероприятиях и всех активностях, организуемых ФКУ ЛИУ-3 ФСИН России по Саратовской области. Вторая целевая аудитория включает в себя коммерческие организации, производящие закупки товаров и являющиеся потенциальными клиентами ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области. Мероприятия, направленные на эту целевую аудиторию, ставят своей целью преодоление сложившегося негативного имиджа организации в виду того, что она включена в систему уголовно-исправительных учреждений.

Вспомогательными целевыми аудиториями проекта являются правозащитные организации и сотрудники режимного учреждения. Они не вовлечены напрямую в реализацию проекта, однако могут оказать влияние на представителей основной целевой аудитории.

Латентная целевая аудитория - средства массовой информации. Отметим, что латентную целевую аудиторию можно в рамках проекта превратить в вспомогательную. Исследования показали, что в СМИ практически нет публикаций или сюжетов об учреждении. Однако в случае, если мероприятия в рамках проекта окажутся интересными и эффективными, то есть шанс получить публикации в СМИ и, тем самым, получить дополнительный охват целевой аудитории. Именно поэтому игнорировать представителей латентной целевой аудитории нельзя.

В зависимости от того, на какую конкретно целевую аудиторию будут направлены мероприятия по повышению эффективности PR-деятельности учреждения, будут различаться и методы коммуникационного воздействия.

Для населения это могут быть размещение материалов на сайте. Для средств массовой информации: проведение пресс-конференций, размещение оперативных комментариев, интервью, распространение пресс-релизов, предоставление актуальных фото и видео материалов. Для коммерческих компаний - подготовка пакета презентационных материалов, включая каталог продукции, коммерческое предложение, участие в выставке.

3.3 Мероприятия проекта

В рамках реализации PR-компании планируется провести ряд мероприятий, направленных на укрепление взаимоотношений ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области с целевыми аудиториями при использовании инструментов PR. Все мероприятия проводятся в рамках открытой информационной политики ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области. Рассмотрим подробнее планируемые мероприятия.

1. Создание нового сайта ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области

Цель: модернизирование существующей информационной площадки учреждения.

Задачи:

1. Провести расширенный анализ сайта, собрав данные о регулярности наполнения, количестве обновлений, данные о посещаемости, среднем количестве посещаемых пользователем страниц.

2. При участии PR-специалиста разработать техническое задание по разработке сайта и разместить тендер на выполнение этой работы, с указанием сроков и стоимости проекта.

3. Рассмотреть поступившие заявки и определить компанию-победителя тендера.

4. Заключить договор с компанией на выполнение проекта-разработку сайта.

5. Утвердить макет сайта.

Ход события: являясь бюджетным учреждением ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области заключает договора с коммерческими компаниями на оказание различного рода услуг через проведение тендеров. Для выполнения работ по разработке и запуску нового сайта коммерческие компании также будут приглашены к участию в тендере. В ходе мероприятия необходимо будет подготовить техническое задание с требованиями по проекту. После выбора победителя тендера и заключения договора будут рассмотрены предложенные компанией макеты и выбран окончательный вариант. Работа по созданию и запуску сайта будет полностью проводиться привлеченной компанией. После запуска сайта (через контрольный промежуток времени) планируется провести оценку эффективности этого мероприятия путем измерения ключевых показателей - количество посетителей, среднее количество просматриваемых страниц. Образец заявки на размещение тендера представлен на рисунке.

Участники: привлеченная компания-разработчик сайта.

2. Информирование референтных групп о планах, процессах и результатах деятельности учреждения путем увеличения количества открытых данных, размещаемых на сайте.

Цель: повышение уровня информированности населения о деятельности ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области путем формирования собственного информационного потока.

Задачи:

1. Разработать программу, определяющую порядок информационного освещения деятельности учреждения через сайт ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области.

2. Определить сотрудника, ответственного за наполнение сайта.

3. Внести необходимые изменения в должностную инструкцию сотрудника.

4. В соответствии с принятой программой регулярно размещать на сайте необходимую информацию.

Ход события: как мы отметили в ходе проведения эмпирических исследований, СМИ слабо заинтересованы в освящении деятельности ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области. Причина тому - отсутствие значимых для СМИ информационных поводов, за исключением чрезвычайных происшествий на территории лечебно-исправительного учреждения (например, новости о том, что заключенные порезали себе вены). Ввиду этого логичным является создание и трансляция собственного информационного потока во внешнюю среду. После разработки и запуска нового сайта необходимо определить сотрудника или группу сотрудников, которые будут на постоянной основе заниматься наполнением сайта. Эти обязанности необходимо будет внести в должностные инструкции сотрудников. Наполнение сайта будет производиться на основании разработанной и утвержденной программы по информационному освещению деятельности учреждения через сайт. В тексте программы необходимо прописать ее цель и задачи, а также детальный порядок реализации, контроля и отчетности. Разделы, которые следует заполнять на сайте, это: новостной блок, пресс-релизы, информация о состоянии пенитенциарной системы, письма (сюда можно включить рассказы, письма, истории, написанные лицами, отбывающими наказание в учреждении. Мы не будет затрагивать этический аспект, вопрос законности. Несмотря на причины, по которым они оказались в ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области, многие люди обладают какими-то талантами, интересами и увлечениями).

Участники: руководство учреждения, сотрудники.

3. Проведение конференции совместно с правозащитными организациями.

Цель: укрепление взаимоотношений со стейкхолдерами в лице правозащитных организаций Саратова и Саратовской области.

Задачи:

1. Проведение переговоров о проведении совместных мероприятий и проектов с правозащитными организациями Саратова и Саратовской области.

2. Определение тематики и содержания конференции.

3. Создание пула журналистов, приглашенных к участию в мероприятии.

4. Проведение непосредственно конференции.

Ход события: мероприятия позволяет задействовать вспомогательную целевую аудиторию проекта, наладить отношение со стейкхолдерами в лице правозащитных организаций, а также привлечь внимание к мероприятию со стороны широкой общественности путем его освещения через средства массовой информации. Участие правозащитных организаций позволит продемонстрировать открытость учреждения для обсуждения имеющихся проблем. Стоит отметить, что со стороны правозащитных организаций наблюдается большой интерес к деятельности учреждений, подобных ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области, однако проводя исследования, мы не обнаружили подобной практики в лечебно-исправительном учреждении.

Участники: правозащитные организации, ФКУ ЛИУ-3, приглашенные журналисты.

4. Проведение открытых лекций в учебных заведениях

Цель: привлечение внимания к проблеме молодежной преступности.

Задачи:

1. Разработать программу мероприятия.

2. Договориться с учебными заведениями о проведении открытых лекций.

3. Совместно с представителями от правозащитных организаций подговорить материал открытых лекций.

4. Опубликовать информацию о мероприятии.

Ход события: ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области, как и любые другие учреждения, включенные в уголовно-исполнительную систему, на наш взгляд, должны осуществлять пропагандистскую деятельность. Это крайне важный аспект, поскольку именно сотрудники подобных учреждений имеют максимально полное представление о состоянии с преступностью в регионе. Данные по содержащимся в исправительных учреждения осужденных говорят о том, что достаточно значимую их часть составляют молодые люди в возрасте до 30 лет. Проведение открытых лекций позволит привлечь их внимание к данной проблеме, а также выступит мерой воспитательной работы с целью преодоления имеющихся негативных тенденций. В открытых лекциях примут участие студенты саратовских вузов. Лекторы подготовят презентацию, в которой речь будет идти о состоянии преступности в Саратовской области и России, об имеющейся тревожной динамике и о мерах предосторожности, которые должны противодействовать криминализации молодежи. Стоит однако отметить, что это мероприятия сопряжено с наибольшими проектными рисками, на наш взгляд. Причина тому - низкая заинтересованность части молодежи. Для многих студентов посещение подобных мероприятий воспринимается как «обязаловка», а информация, которую пытаются донести во время мероприятия лекторы, как следствие, - проходит мимо их ушей. Чтобы преодолеть или частично минимизировать этот риск необходимо, во-первых, грамотно подойти к выбору лектора, а во-вторых, задействовать конкурсные механики, чтобы повысить вовлеченность приглашенных студентов в проводимую дискуссию.

Участники: сотрудники учреждения.

5. Разработка пакета документов для коммерческих организаций, осуществляющих закупку товаров (презентация, коммерческое предложение).

Цель: преодоление негативного имиджа ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области как производителя товаров, путем работы с потенциальными партнерами.

Задачи:

1. Подготовить материал для коммерческого предложения и презентации (сведения об организации и ее производственной деятельности, данные по продукции, условия сотрудничества, контактные данные).

2. Подготовить техническое задание на презентацию и коммерческое предложение.

3. Разместить заявку на тендер, определить сроки проведения.

4. Заключить договор с компанией или специалистом дизайнером на создание презентационной продукции.

Ход события: для коммерческих организаций коммерческое предложение это одна из важнейших точек контакта с потенциальными покупателями. Именно грамотное, лаконичное коммерческое предложение позволяет привлечь внимание клиентов, заинтересовать их. При этом, коммерческое предложение имеет высокую информативную значимость - предоставляя основные сведения об организации и ее товарах. Подобное можно использовать и в сбытовой деятельности ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области. Это позволит привлечь внимание потенциальных клиентов, позволит начать формирование образа учреждения как серьезного партнера.

Участники: привлеченная компания или специалист-дизайнер.

6. Создание обновленного каталога продукции ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области

Цель: помощь в сбытовой деятельности организации путем визуализации предлагаемых к продаже товаров.

Задачи:

1. Создать пул фотографий продукции, производимой в ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области.

2. Подготовить описание для каждого товара.

3. Оформить две версии каталога продукции - в печатном и электронном виде.

4. Заказать в типографии печать бумажной версии каталога.

5. Разместить на сайте электронную версию каталога продукции.

Ход события: для подготовки каталога необходимо будет привлечь фотографа и собрать пул фотографий товара, для каждого из которых необходимо будет подготовить описание (информация о дате производства, материале, размерах и так далее). Всю эту информацию в обновленном виде необходимо будет выгрузить на сайт, а также оформить в электронном виде в каталоге (pdf-версию удобно будет отправлять прикрепленным файлом коммерческим компаниям, с которыми обсуждается сотрудничество).

Участники: сотрудники ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области

3.4 План-график проектных работ и график Ганта

Для контроля реализации мероприятий проекта разработан план-график проектных работ. Проект будет реализован в период с 1 июля по декабрь 2017 года. В таблице ниже представлена сводная информация по мероприятиям и сроком их реализации. Графической интерпретацией таблицы служит график Ганта (рис. 3.1).

Таблица 3.1. План-график проектных работ

Мероприятие	Задачи	Срок реализации	Ответственный сотрудник
1. Разработка нового сайта	1. Провести расширенный анализ сайта. 2. Разработать техническое задание по разработке сайта и разместить тендер на выполнение этой работы. 3. Рассмотреть поступившие заявки и определить компанию-победителя тендера. 4. Заключить договор с компанией на выполнение проекта-разработку сайта. 5. Утвердить макет сайта.	Июль-сентябрь 2017 года	Информационный менеджер
2. Увеличение количества открытых данных, размещаемых на сайте.	1. Разработать программу, определяющую порядок информационного освещения деятельности учреждения через сайт. 2. Определить сотрудника, ответственного за наполнение сайта. 3. Внести необходимые изменения в должностную инструкцию сотрудника. 4. Регулярно размещать на сайте необходимую информацию.	Октябрь-декабрь 2017 года	Информационный менеджер
3. Проведение конференции	1. Проведение переговоров о проведении совместных мероприятий и проектов с правозащитными организациями Саратова и Саратовской области. 2. Определение тематики и содержания конференции. 3. Создание пула журналистов, приглашенных к участию в мероприятии. 4. Проведение непосредственно конференции.	Ноябрь 2017 года	Менеджер проекта
4. Проведение открытых лекций	1. Разработать программу мероприятия. 2. Договориться с учебными заведениями о проведении открытых лекций. 3. Совместно с представителями от правозащитных организаций подговорить материал открытых лекций. 4. Опубликовать информацию о мероприятии.	Ноябрь 2017 года	Менеджер проекта
5. Разработка пакета документов для коммерческих организаций	1. Подготовить материал для коммерческого предложения и презентации . 2. Подготовить техническое задание. 3. Разместить заявку на тендер.. 4. Заключить договор с компанией или специалистом дизайнером.	Ноябрь-декабрь 2017 года	PR-специалист
6. Создание обновленного каталога продукции	1. Создать пул фотографий продукции, производимой в ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области. 2. Подготовить описание для каждого товара. 3. Оформить две версии каталога продукции - в печатном и электронном виде. 4. Заказать в типографии печать бумажной версии каталога. 5. Разместить на сайте электронную версию каталога продукции.	Ноябрь-декабрь 2017 года	PR-специалист

3.5 Бюджет проекта

Бюджет PR-кампании приведет в таблице 3.2, он включает в себя расходы на проведение запланированных мероприятий по категориям расходов.

Таблица 3.2. Бюджет PR-кампании

1.Оборудование

№	Наименование	Стоимость за ед.	Кол-во	Общая сумма
1	Ноутбук	15000,0	1	15000,0
2	Принтер	3000,0	1	3000,0
3	Экран	2000,0	1	2000,0
4	Ксерокс	5000,0	2	10000,0
5	Телефон -факс	5000,0	1	5000,0
6	Микрофон	2000,0	5	10000,0
7	Флешкарта	500,0	1	500,0
8	Фотоаппарат	6000,0	1	6000,0
9	Видеосистема	6000,0	1	6000,0

2.Связь и коммуникации

№	Наименование	Стоимость за ед. в мес.	Кол-во	Общая сумма
1.	Телефонные переговоры	200,0	21	4200,0*2 = 8400,0
2.	Интернет	1000,0	1	1000,0*2 = 2000,0

3.Офисные расходы

№	Наименование	Стоимость за ед. или сумма в мес.	Кол-во	Общая сумма
1.	Бумага для ксерокса	150,0	5	750,0
2.	Бумага для факса	100,0	3	300,0
3.	Картридж	1100	5	5500,0
4.	Хозяйственные расходы	500,0	6	3000,0

4. Оплата труда сотрудников

Сотрудник	Количество рабочих часов в рамках проекта	Размер оплаты труда
Дизайнер (верстальщик сайта)	40 рабочих часов	200 р/ч*40ч=8000рублей
Информационный менеджер	40 рабочих часов	400р/ч*40ч=16000рублей
PR-менеджер	80 рабочих часов	400р/ч*80ч=32000рублей
Менеджер проекта	40 рабочих часов	400р/ч*40ч=16000рублей
Итого на оплату труда сотрудников:	72000рублей

5. Стоимость тендера (печать материалов, верстка, дизайн и разработка сайта)

Фиксированная сумма (не превышая ее)	125 000 рублей

Итого с учетом всех пяти групп расходов бюджет проекта составит 261000 рублей. Часть этих средств есть в распоряжении ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области (в виде наличных, имеющихся ресурсов), часть бюджета необходимо будет запрашивать.



3.6 Ресурсы проекта

На всех этапах проведения кампании по формированию имиджа будут использованы следующие группы ресурсов. Среди них:

Кадровые ресурсы (сотрудники ФКУ ЛИУ-3, курирующие ход мероприятий; участники команды реализации проекта).

Материально-технические ресурсы (помещение, оргтехника).

Информационные ресурсы (распространение информации в региональных СМИ, на сайте, в социальных сетях).

Финансовые ресурсы (имеющиеся и запрашиваемые финансовые ресурсы).

3.7 Команда реализации проекта

В основе формирования команды проекта лежит принцип оптимальности, предполагающий подбор квалифицированных специалистов, способных реализовать разработанные мероприятия. Для обеспечения коммуникаций внутри команды проекта регулярно будут проводиться общие собрания, возможно также личное общение руководителя проекта с отдельными участниками команды для проработки конкретных задач в рамках проекта. Помимо вертикальных коммуникаций (между руководителем команды проекта и ее участниками), будут поддерживаться также горизонтальные коммуникации (между участниками проекта). Для этого будут использоваться как технические средства коммуникации - мессенджеры, корпоративный чат, так и персональные коммуникации - личные встречи, обсуждения и дискуссии. В состав команды проекта войдут следующие специалисты: координатор проекта, PR-специалист, информационный менеджер, менеджер проекта. Команда реализации проекта представлена в таблице 3.3



Таблица 3.3. Команда реализации проекта

Должность	Обязанности
Координатор проекта	Выбор и инструктаж персонала проекта. Сопровождение и управление проектной работой в целом. Координация работы каждого члена команды. Принятие решений, касающихся проектной деятельности.
PR- специалист	1. Организация специальных мероприятий в рамках реализации проекта и их контроль. 2. Налаживание эффективной коммуникации с представителями СМИ. 3. Координация и контроль размещения публикаций в СМИ. 4. Ведение сайта. 5. Размещение информации в социальных сетях.
Менеджер проекта	1. Подготовка необходимой документации; 2. Оповещение сотрудников о проводимых мероприятиях. 3. Подготовка информационных писем и их рассылка.
Информационный менеджер	1. Взаимодействие со стейкхолдерами в рамках проекта (преимущественно СМИ); 2. общение с сотрудниками учреждения; 3. работа по реализации мероприятий проекта; 4. промежуточная и итоговая оценка эффективности проекта.

3.8 Результаты проекта и оценка эффективности

Наиболее сложным этапом любой PR-кампании является оценка эффективности. Это касается и кампаний, направленной на формирование положительного имиджа организации. В качестве возможных методов оценки эффективности проведенных PR-мероприятий можно провести по завершению кампании такие качественные и количественные методы исследования как контент-анализ региональных СМИ (количество публикаций, их содержание), анализ посещаемости сайта, анкетирование целевой аудитории на предмет отношения, уровня доверия к учреждениям уголовно-исправительной системы.

Для оценки результативности проекта нам потребуется определить те результаты, которые будут получены в процессе реализации. Эти результаты можно разделить на результаты продукты (они носят физический характер, предметны и конкретны), а также результаты эффекты (это определенные изменения в коммуникативном пространстве организации, которые нельзя напрямую увидеть, но которые тем не менее можно отследить с помощью проведения повторных исследований - коммуникационного аудита, интервьюирования сотрудников и т.д.).

Перечень результатов продуктов и результатов эффектов, которых мы ожидаем достичь по средствам реализации предложенных мероприятий, представлены в таблице 3.4.

Таблица 3.4. Оценка результативности проекта

Мероприятие	Результат-продукт	Результат-эффект
1. Разработка нового сайта	Техническое задание на сайт, договор, заявка на проведение тендера, макеты сайта, готовый сайт
2. Увеличение количества открытых данных, размещаемых на сайте.	Статьи, пресс-релизы, материалы для наполнения разделов, фото и видео сюжеты	Повышение уровня информированности стейкхолдеров о деятельности учреждения, содействие политики информационной открытости учреждения
3. Проведение конференции	Программа конференции, материалы для участников	Укрепление взаимодействия со стейкхолдерами, привлечение внимания правозащитных организаций
4. Проведение открытых лекций	Программа лекций, материалы для участников	Реализация пропагандистского направления работы
5. Разработка пакета документов для коммерческих организаций	Техническое задание, заявка на проведение тендера, макеты документов, электронная и бумажные версии документов	Помощь в преодолении негативного имиджа учреждения как производителя продукции, укрепление отношений с коммерческими компаниями
6. Создание обновленного каталога продукции	Техническое задание, заявка на проведение тендера, электронная и бумажные версии каталога, фотографии и текст описания	Возможность выгодным образом визуально представить продукцию коммерческим компаниям

3.9 Риски проекта и пути их минимизации

Реализация мероприятий, основанных на предложенных стратегиях, сопряжена с рядом рисков, которые мы рассмотрим таблице ниже.

Таблица 3.5 Риски проекта

Технические	Внешние	Организационные	Управленческие
Поломка компьютера, принтера, телефона	Наличие негативно настроенных организаций	Отсутствие поддержки сотрудников	Дефицит финансирования
Отсутствие интернет - связи, ее плохое качество	Неэффективное проведение коммуникаций с населением	Небольшой опыт коммуникаций внутри проектной группы	Отсутствие контроля исполнения проекта
Отсутствие необходимого программного обеспечения	Отсутствие стейкхолдеров, заинтересованных в реализации проекта	Временная нетрудоспособность некоторых членов группы	Нерациональная расстановка приоритетов
Уровень квалификации участников команды проекта не соответствует поставленным задачам	Низкая вовлеченность целевых аудиторий мероприятия проекта	Конфликт внутри проектной группы	Несвоевременность подготовки документации проекта

Пути минимизации рисков включают в себя:

1. Учет опыта аналогичных проектов - позволит использовать в рамках проекта успешные, проверенные технологии и избежать ряда ошибок.

2. Распределение рисков между участниками проекта - необходимо максимально предусмотреть соблюдение интересов сторон в случае возникновения как внутренних, так и внешних рисков.

3. Выделение ресурсов для управления проектом - для эффективного выполнения проекта им необходимо эффективно управлять (в том числе рисками), для чего необходимы соответствующие ресурсы: команда проекта и бюджет.

4. Внесение изменений в проектные решения - проектные разработки должны отличаться определенной гибкостью, возможностью внести корректировки на любом этапе реализации проекта.

5. Привлечение независимых экспертов - чтобы компенсировать недостаток знаний в предметной области выполнения проекта, недостаток человеческих и временных ресурсов, целесообразно рассмотреть вариант привлечения независимых экспертов.

Таблица 3.6. Пути минимизации рисков

Классификация рисков	Характеристика рисков	Пути минимизации рисков
Проектные	Риск возникновения ошибок, неточностей в проектной разработке	1. Проведение предварительных исследований. 2. Учет опыта аналогичных проектов.
Технические	Неправильное использование технических устройств	1. Создание условий для эффективной эксплуатации технических средств.
Финансовые	Риск перерасхода бюджета, возникновение непредвиденных расходов	1. Включение резервного фонда в бюджетную смету. 2. Работа над оптимизацией бюджета.
Организационные	Ошибки в планировании, неэффективный контроль за реализацией проекта	1. Налаживание коммуникаций между членами команды проекта. 2. Промежуточный и текущий контроль. 3. Регламентирование работы по проекту.

Таким образом, проведенные в рамках коммуникационного аудита исследования позволили выявить ряд проблем, которые были положены в основу проектирования, цель разработки проекта - повышение эффективности PR-деятельности ФКУ ЛИУ-3 УФСИН России по Саратовской области. В основу проектирования будут положены выделенные нами приоритетные стратегии развития PR-направления в организации.

Размещено на Allbest.ru