Схема последовательной реализации основных сбытовых функций в их взаимосвязи применительно к функционированию ООО "Счастливые времена" представлена на рисунке 3.1.

Рис. 3.1 Рекомендуемая схема последовательной реализации функций сбытовой системы для ООО "Счастливые времена"

Одним из первых функций в системе управления сбытовой деятельностью должен стать анализ внешней среды, так как на основе показателей этого анализа должен осуществляться процесс прогнозирования результатов и планирование сбытовой и маркетинговой деятельности ООО "Счастливые времена". Этап планирования должен стать отправной точкой в сбытовой системе ООО "Счастливые времена" и включать определение целей и задач; разработку и утверждение стратегии и тактики работы с ключевыми клиентами; расчет плановых показателей результатов их деятельности. Реализация плана маркетинга ООО "Счастливые времена" должна происходить через механизм сбыта продукции, то есть посредством сбытовой функции маркетинга. Все составные элементы системы сбыта ООО "Счастливые времена" должны быть тесно связаны между собой и взаимообусловлены.

Достижение результата по каждому из них оказывает прямое воздействие на конечный результат деятельности всего подразделения - степень выполнения плана продаж продукции. Ниже автором предлагается содержание деятельности каждого звена сбытовой системы ООО "Счастливые времена" и критерии их оценки применительно к рынку товаров повседневного спроса, которые продает анализируемое предприятие (таблица 3.1).

Таблица 3.1

Распределение реализации сбытовых функций ООО "Счастливые времена"

Объективная оценка деятельности каждого звена сбытовой системы возможна при наличии оперативного учета и обработки данных. Особое значение в данной системе имеет оперативный управленческий учет. Управленческий учет - это процесс в рамках организации, который обеспечивает управленческий аппарат организации информацией, используемой для планирования, непосредственно управления и контроля за деятельностью предприятия. Этот процесс в ООО "Счастливые времена" должен включать выявление, измерение, сбор, анализ, подготовку, интерпретацию, передачу и прием информации, необходимой управленческому аппарату для выполнения его функций. Наличие единой базы данных, доступной, в том числе каждому менеджеру и торговому представителю ООО "Счастливые времена", даст возможность следить за ходом выполнения плана продаж, что позволяет обеспечить более яркую выраженность ориентации маркетинговой стратегии ООО "Счастливые времена" на клиента.

Необходимость контроля определяется результатом процесса планирования. Контроль позволяет удостовериться, что поставленные цели ООО "Счастливые времена" выполняются в соответствии с плановыми нормами. Он также даст возможность ООО "Счастливые времена" внедрить процедуры, которые смогут выявить неудачи в достижении целей. Контрольную функцию управления сбытом в ООО "Счастливые времена" наиболее удобно и эффективно можно реализовать посредством системы внутренней отчетности. Учитывая, что менеджмент разных уровней имеет отличающиеся потребности в получаемой из торговых отчетов информации, для руководства высшего уровня ООО "Счастливые времена" требуется общий анализ для помощи в стратегическом планировании, а менеджерам низших уровней ООО "Счастливые времена" необходима более подробная информация для оперативного контроля.

Функция регулирования сбытовой деятельности ООО "Счастливые времена" должна реализоваться при помощи системы еженедельных внутренних совещаний отдела маркетинга, на которых предполагается выработка мероприятий по устранению причин невыполнения плана, разрешение спорных вопросов, проведение консультаций по текущим вопросам маркетинга и сбыта. Инструментами реализации данной функции в ООО "Счастливые времена" должен стать комплекс мотивационных мер, позволяющий оптимально сочетать моральные и материальные методы стимулирования.

Оценка результатов работы маркетингово-сбытовой структуры ООО "Счастливые времена" будет включать в себя анализ выполнения плана по объему продаж и анализ рентабельности и затрат на маркетинг. Анализ объема продаж ООО "Счастливые времена" будет представлять собой детальное изучение объема продаж в стоимостных и натуральных единицах по товарным линиям (торговым маркам), ключевым заказчикам и основным группам покупателей. В итоге будет дан анализ валовой прибыли, в свою очередь также разбитый на анализ продукции и анализ по территории.

В ООО "Счастливые времена" наиболее целесообразным является создание линейно-функциональной организационной структуры отдела сбыта. По нашему мнению, наиболее приемлемая система разделения ответственности и "линейной" власти - это специализация по функциональному признаку. Для совершенствования сбытовой деятельности предлагаем новую структуру отдела сбыта (рисунок 3.2).

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 3.2 Организационная структура службы управления сбытовой и маркетинговой деятельностью

Итак, в ООО "Счастливые времена" предлагаем создать усовершенствованный сбытовой центр для управления сбытовой деятельностью. Во главе будет стоять Директор по продажам и маркетингу ООО "Счастливые времена", который непосредственно будет руководить сбытовой деятельностью и маркетингом. Ему будут подчиняться менеджеры по сбыту, отдел маркетинга и рекламы, а так же супервайзер эксклюзивного торгового отдела.

В обязанности менеджера по сбыту будут входить обязанности по руководству сбытовой деятельностью. В частности в их подчинении будут находиться сектор заказов: Специалист по отгрузкам и специалист по работе с ключевыми клиентами. Служба сбыта будет заниматься продажей продукции:

1. Специалист по отгрузкам будет заниматься сбором заказов товара на основании остатков на складе готовой продукции.

2. Менеджер по ключевым клиентам будет обеспечивать менеджера по сбыту информацией о появляющихся товарах и изменении цен, что в свою очередь поможет сбытовикам улучшить отношения с постоянными клиентами, также контролируя отгрузки продовольственных сетей и их дебиторскую задолженность, он увеличивает прибыль и уменьшает общую задолженность по клиентам.

3. Супервайзер контролирует работу торговых представителей. Торговые представители будут осуществлять поиск новых клиентов, заключение договоров с ними, сбор заявок и отслеживание дебиторской задолженности.

4. Склад готовой продукции - менеджер по сбыту обязан следить за остатками на складе и поддерживать полную дистрибуцию по складу, то есть наличие всего ассортимента (оформление заявки на производство в согласовании с отделом снабжения).

5. Водители-экспедиторы - товар доставляется до дистрибьютора экспедиторами на автотранспорте. Они обязаны сообщать менеджеру по сбыту о случившихся возвратах от клиентов, не довозах, о браке выявленной при выгрузке продукции на складе дистрибьютора и т.д. Это необходимо для оперативного и правильного отражения всех изменений в учете продукции.

В обязанности отдела сбыта будут входить также ведение статистики продаж по торговым представителям, отчетности по переговорам, прогноз продаж за плановый период, контроль за ситуацией на рынке. Эти сведения будут вводиться в единую информационную базу.

Менеджер по ключевым клиентам будет проводить маркетинговую поддержку сбытовой деятельности, то есть будет проводить исследование рынка: сегментацию, анализ, мониторинг действий конкурентов. Все данные будут браться из ежедневных отчетов по маршруту от торговых представителей и, исходя из собственных данных по отгрузкам продуктовых сетей Республики Татарстан.

В рамках поддержки сбытовой деятельности будет разрабатывать программы продвижения продукции, обеспечивать обратную связь с клиентами. Специалист по отгрузкам будет заниматься подготовкой информации для отдела сбыта по запросам (аналитические справки).

В подобной структуре за каждым из специалистов закреплена определенная функция, которая должна способствовать осуществлению сбытовой деятельности. Они контактируют друг с другом по вопросам сбыта и маркетинга и имеют общего руководителя в лице директора по продажам и маркетингу.

Такая структура сбыта и маркетинга ООО "Счастливые времена" будет соответствовать следующим принципам:

организация сбыта будет осуществляться на основе маркетинговой стратегии компании, ставя своей целью удовлетворение потребностей клиентов фирмы;

приоритет видов и функций деятельности над субъектами их исполнения;

оптимальное распределение ответственности и властных полномочий управленческого персонала ООО "Счастливые времена";

стабильность и гибкость организации. Под стабильностью организации подразумевается возможность замены друг друга. Гибкость означает способность изменяться с учетом внешних условий деятельности компании в части выполняемых функций и структуры организации;

сбалансированные и скоординированные процессы между менеджерами.

ООО "Счастливые времена" может извлечь немало преимуществ из функциональной специализации своего сбытового подразделения. Так, эта структура обычно обеспечивает наилучший охват рынка и лучший контроль над торговыми представителями и дистрибуцией. Менеджер по сбыту может обеспечить обратную связь в отношении продукта, продвижения, ценообразования, а также предоставить информацию об активности конкурентов, их товара и ценах.

Первичный анализ данных, получаемых в ходе реализации сбытовой функции маркетинга, будет производиться специалистом по маркетинговым исследованиям, то есть менеджером по ключевым клиентам. Расчет плановых показателей будет осуществляться на основе прогнозных величин, предоставляемых им. На основе полученной информации также будут приниматься решения в области товарной, ценовой политики и коммуникаций.

Менеджер по ключевым клиентам под руководством менеджера по сбыту будут разрабатывать программу по увеличению ассортиментной матрицы для продуктовых сетей Республики Татарстан, так как каждый из ключевых клиентов ведет свою политику относительно ассортиментной матрицы и цен на них. Для этого ООО "Счастливые времена" будет предлагать новую продукцию и продукцию не имеющейся в матрице для клиентов с умеренной для них ценой, согласно договору о поставке и утвержденной ценовой системой, анализируя при этом всю конкурентную среду для каждого из клиентов и все то, что происходит во внешней стратегической среде. Тем самым, увеличатся продажи, дистрибуция и планы по отгрузкам.

Таким образом, предложенная схема организации усовершенствованной сбытовой деятельности в ООО "Счастливые времена" способна обеспечить эффективную реализацию комплекса управленческих функций маркетинга и сбыта и, как следствие, повысить эффективность деятельности предприятия в целом.

Заключение