Театр, как известно, начинается с вешалки, а туристская фирма - с офиса - визитной карточки предприятия. В хорошо оборудованном офисе удобно работать персоналу, а посетители и клиенты не испытывают неловкость. В офис должно быть приятно зайти. Основное правило - чистота и аккуратность. Нет ничего хуже обшарпанных стен, грязных окон и "завалов" на рабочих столах.

Оформление офиса начинается с его внешнего облика - это, прежде всего, вывеска и витрина - лицо любой фирмы, любого бизнеса. От качества, оригинальности оформления и декорирования фасада торговой точки во многом зависит, обратит ли потенциальный клиент внимание на данное место продаж.

Офис турагентства должен иметь прямой вход без бюро пропусков, на первом этаже (в торговых центрах - до 3-го этажа). Само помещение по площади не менее 15-20 мІ. В колорите отделки оптимальны: теплые и светлые тона, преобладание мягкого рассеянного света, который не раздражает, а тем более слепит глаза (использования точечных светильников). В качестве декора можно использовать картины, фотографии и комнатные растения.

Посредствам элементов оформления создается имидж агентства и как следствие, клиенты лучше запоминают торговую марку.

Наружная реклама не только информирует потенциального клиента о названии и специализации того или иного предприятия, но и соответствует имиджу. Для этого применяется широкий спектр элементов оформления офиса и POS-материалов, подбираемых индивидуально в зависимости от специфики каждой конкретной точки.

Световой короб - самый распространенный световой рекламоноситель, размещается параллельно фасаду здания или офиса, эффективен как днем, так и ночью. Благодаря многообразию своего исполнения световой короб применяется в разных областях рекламного светового оформления. В наружной рекламе световой короб зачастую играет роль вывески, поддерживающий фирменный стиль - это имиджевый световой короб.

Панель-кронштейн - двухсторонняя световая конструкция, устанавливаемая перпендикулярно фасаду здания.

Оформление витрин - важнейшее средство рыночного позиционирования фирменного стиля и формирования у потребителя необходимых представлений об ассортименте и качестве предлагаемых услуг. Правильно оформленная витрина способствует привлечению потенциального клиента, формированию общей маркетинговой политики компании. Витрина всегда должна быть изначально приспособлена для размещения информации о распродажах, скидках и прочих акциях - это является эффективным и действенным прямым методом привлечения покупателей и стимулирования спроса. Витрины могут быть оформлены с помощью самоклеящейся пленки, возможно использование элементов печати.

Штендер - (выносной, складной щит) компактная конструкция с одной или двумя рекламными поверхностями, используются в качестве рекламы на улицах, в торговых залах и т.д. Штендеры просто незаменимы для фирм, вывески которых не видны с улицы, а также при выездной работе на выставках.

Указатели - эффективный способ наружной рекламы, концентрирующие на себе внимание людей, т.к. являются системой ориентирования. Устанавливаются в зонах пешеходных потоков, в деловых и торговых центрах, у выходов, на улицах, а также других "зонах клиента". Указатель должен содержать следующую информацию вашей компании: логотип, юридическое название, адрес (место расположения офиса).

Табличка "Режим работы" - офисная табличка, предназначены для размещения рядом с входом в офис с информацией о расположенной в нем организации: логотип (фирменная символика), юридическое наименование предприятия и организационно-правовая форма собственности, юридический адрес, режим работы.

Известен ряд универсальных правил, соблюдение которых позволяет повысить эффективность работы персонала и культуру обслуживания посетителей.

1. Продумайте расположение рабочих столов. В офисе не должно быть нефункциональных пустых мест. Рабочие столы персонала расставляют так, чтобы сидящие за ними видели входящих. Кроме того, предусматривается достаточное количество шкафов или ящиков для рабочей документации, рекламных материалов и проспектов. Поверхность рабочих столов должна быть свободной. "Рабочая зона" - наличие минимум 2-х оборудованных рабочих мест для персонала. Лучше отдать предпочтение компактной модульной мебели строгого, но одновременно элегантного дизайна.

2. Следите за экологией офиса. Не курите в офисе и не оставляйте на виду пепельницы с окурками. Открывайте окна, проветривайте помещение. Спертый воздух производит очень неблагоприятное впечатление на вошедших с улицы. Подумайте о цветах и растениях (предпочтительно живых), но не превращайте ваш офис в джунгли. Освежайте букеты, обрывайте сухие и пожелтевшие листья, с засушенных цветов (если вы используете их как элемент декора) стряхивайте пыль.

3. Будьте доступны. Если вы решили открыть турагентство, вы должны позаботиться о том, чтобы посетители имели туда свободный доступ. Поэтому предпочтительно снимать помещение на первом этаже с отдельным входом. Решая вопросы безопасности, не забывайте об интересах клиента. Дышащий в спину охранник не располагает к непринужденной беседе, а проверка документов у входа существенно сократит поток желающих с вами общаться.

Необходимо учитывать направление движения клиента. Оптимальным направлением движения является, когда клиент сначала попадает в "ассортиментные зоны" (размещение SPO на витринах офиса или стенде "Лучшие предложения недели"). Далее по ходу движения должна находиться "клиентская зона" и зона обслуживания, т.е. "рабочая зона", где менеджеры оказывают квалифицированный подбор туров.

Стоит отметить, что иногда такая последовательность не соблюдается. Это обусловлено спецификой того или иного офиса.

Довольно часто "клиентская зона" отличается наличием журнального столика, SPO-стойки, диванчиков, кресел, на которых можно расположиться для спокойного выбора путешествия. Кроме этого должны отсутствовать массивные стеллажи, неудобные вешалки - всё должно быть максимально комфортными.

4. Приспосабливайтесь к клиенту. Продумывая планировку офиса, не забудьте об интересах клиента, который не должен терять у вас время. Если это возможно, организуйте стойки для продаж по направлениям, четко обозначьте специализацию менеджеров, чтобы клиент не ходил от одного сотрудника к другому. Выделите специальное место для справок и общей информации. Предусмотрите вешалку для верхней одежды, подставки для сумок и зонтиков. Продумайте организацию холла и уголка, где клиент мог бы уютно посидеть и полистать информационные и рекламные брошюры и проспекты, посмотреть видеоролики по выбранному направлению. Обращайте внимание на мелочи: положите в вазочку конфеты, расставьте цветы, можете разместить небольшой фонтанчик (шум воды успокаивает).

5. Оформление витрины. Витрина офиса (если таковая имеется) должна содержать фирменный знак и рекламу основных направлений. Как и в целом для офиса, главное - чистота и отсутствие лишних деталей. Будьте строги и сдержанны - это признак хорошего воспитания. Периодически обновляйте тематические экспозиции. Приходя на работу, старайтесь посмотреть на свой офис и витрину глазами клиента: захотели бы вы отправиться туда, куда приглашает вас реклама на витрине, и есть ли у вас желание переступить порог этого заведения? Если нет - подумайте над этим и исправляйте положение. Мебель - необходимое условие для успешной работы, а также и определенное средство воздействия на посетителей. При выборе мебели целесообразно руководствоваться следующими правилами:

подобранная по цвету и стилю даже недорогая мебель производит лучшее впечатление, чем разрозненная дорогая мебель;

никогда не следует гнаться за "представительской" мебелью ради нее самой, мебель должна быть функционально оправданна;

ошибочным является мнение о том, что для создания впечатления у клиентов хотя бы часть мебели должна быть дорогой.

Не очень дорогие, но одинаковые шкафы, стулья, стеллажи, удобные кресла в помещениях создают гораздо более благоприятное впечатление. Естественно, если фирма может позволить себе во всех помещениях дорогую мебель, то это продемонстрирует клиенту уровень ее благополучия и развития. Требует внимания и подбор офисного оборудования. Телефон, факс, компьютеры должны быть чуть лучше, дороже общего фона - помещения и мебели. Это то, что составляет основное удобство в работе, делает труд привлекательным, позволяет, в конечном счете, экономить время и деньги. Дорогое офисное оборудование производит хорошее впечатление на посетителей, кроме того, это не самое плохое вложение капитала. Выбрав достаточно престижные, новые модели офисного оборудования, можно ими долго пользоваться. Даже при переезде в помещение более высокого класса не придется их сразу менять. Поднимают престиж фирмы и специальные приспособления для удобной работы: вращающиеся картотеки, скоросшиватели, брошюраторы, калькуляторы, если они действительно нужны и используются в работе и способствуют быстрому обслуживанию клиентов.

2. Комплексный анализ оформления офиса московского турагентства "Мастер отдыха" как одного из важных факторов его деятельности

2.1 Краткая информация о деятельности агентства "Мастер отдыха"