Совершенствование управления товарными запасами ООО "Скай парк"

Структура товарных запасов, методы их учета на предприятии. Системы управления товарными запасами коммерческого предприятия на примере ООО "Скай парк", их планирование и нормирование как способ оптимизации. Соблюдение документального оформления.

Рубрика Маркетинг, реклама и торговля
Вид дипломная работа
Язык русский
Дата добавления 30.09.2012
Размер файла 1,5 M

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Товарооборачиваемость в днях товарооборота показывает время, в течение которого товарные запасы находятся в сфере обращения, т.е. число дней, за которое оборачивается средний товарный запас. В 2010 году наилучшую товарооборачиваемость по времени имели такие товарные группы, как: фрукты - 3 дня, овощи - 19 дней, молочные продукты - 26 дней, рыба - 28 дней, безалкогольные напитки - 31 день, заморозка - 32 дня, бакалея - 35 дней, мясные и колбасные изделия - 37дней. Меньшую скорость оборачиваемости имели алкоголь и табачные изделия, их средние запасы оборачивались за 104 и 109 дней, соответственно.

Между временем и скоростью товарного обращения существует устойчивая обратно пропорциональная зависимость. Уменьшение времени и увеличение скорости товарного обращения позволяют осуществить больший объем товарооборота при меньших размерах товарного запаса, что способствует снижению товарных потерь, уменьшение расходов по хранению товаров, оплате процентов за пользование кредитом и т.п. [39]

Товарооборачиваемость товаров по товарным группам ООО "Скай парк" за 2010г. представлена графически на рисунке 2.2.1.

Рисунок 2.2.1 - Товарооборачиваемость товаров по товарным группам ООО "Скай парк" в 2010г.

На рисунке 2.2.1 представлено процентное соотношение доли каждой товарной группы в общем товарообороте ресторана в 2010г. Следует отметить, что большую долю всего товарооборота занимает товарная группа алкоголь, что составляет 34%. Также значимая доля приходится на такие товарные группы как мясные и колбасные изделия - 14%, рыба и морепродукты - 11%, бакалея - 10%. Товарооборачиваемость товарных запасов ООО "Скай парк" в 2011 году представлена в таблице 2.2.3

Таблица 2.2.3 - Товарооборачиваемость товарных запасов ООО "Скай парк" в 2011 году.

Товарные группы

Товарооборот за 2011г., руб.

Товарные запасы, тыс. руб.

Средние ТЗ, руб.

Скорость товарного обращения, раз

Время товарного обращения, дни

На 01.07.2011

На 01.01.2012

Бакалея

3995683,85

446385,81

586494,36

516440,09

7,7

47

Заморозка

1051495,75

115784,48

212242,16

164013,32

6,4

57

Молочные продукты

1472094,05

126941,4

230981,89

178961,65

8,2

44

Мясо и колбасные изд.

6308974,5

512699,72

970672,7

741686,21

8,5

43

Рыба и морепродукты

5257478,75

405713,35

660542,45

533127,9

9,9

37

Овощи

3364786,4

77600,7

121528,39

99564,55

33,8

11

Фрукты

1682393,2

31328,52

57611,11

44469,815

37,8

10

Безалкогольные напитки

2944188,1

197075,73

493411,46

345243,6

8,5

43

Алкоголь

14720940,5

3103345,64

6233817,15

4668581,4

3,2

116

Табак и табачные изделия

1261794,9

556825,89

617443,14

587134,5

2,1

170

Итого

42059830,0

5573701,24

10184744,81

7879223,035

5,3

68

Проанализировав таблицу 2.2.3 можно сделать вывод, что наибольший товарооборот в 2011 году также приходится на алкогольную продукцию, на ее долю приходится 14720940,5 руб., что составляет 35% от общего товарооборота. Также большую долю в товарооборот ресторана в 2011г. вносят мясные и колбасные изделия - 6308974,5 руб., что составляет 15% всего товарооборота, рыба и морепродукты - 5257478,75 руб. (12,5%), бакалея - 3995683,85 руб. (9,5%), овощи - 3364786,4 руб. (8%). Наименьшую долю товарообороте имеют заморозка - 2,5%, табак и табачные изделия - 3%.

Наибольшее число оборотов за 2011 год имеют такие товарные группы, как фрукты - 37,8 оборотов, овощи - 33,8 оборотов. Наименьшую скорость оборачиваемости за 2011 год имеют алкоголь и табачные изделия, 3,2 и 2,1 оборотов, соответственно.

За 2011 год наилучшую товарооборачиваемость по времени имели такие товарные группы, как фрукты - 10 дня, овощи - 11 дней, наихудшее время оборачиваемости имеют алкоголь и табачные изделия, их средние товарные запасы за год оборачивались в течение 116 и 170 дней, соответственно. [40]

Товарооборачиваемость товаров по товарным группам ООО "Скай парк" в 2011г. представлена графически на рисунке 2.2.2.

Рисунок 2.2.2 - Товарооборачиваемость товаров по товарным группам ООО "Скай парк" в 2011г.

На рисунке 2.2.2 представлено процентное соотношение доли каждой товарной группы в общем товарообороте ресторана в 2011г. Следует отметить, что большую долю всего товарооборота занимает товарная группа алкоголь, что составляет 35%. Также значимая доля приходится на такие товарные группы как мясные и колбасные изделия - 15%, рыба и морепродукты - 13%, бакалея - 10%.

Важным относительным показателем анализа товарных запасов является уровень товарных запасов. Уровень товарных запасов характеризует обеспеченность торгового предприятия запасами на определенную дату и показывает, на какое число дней торговли (при сложившемся товарообороте) хватит этого запаса.

Анализ уровня товарных запасов ООО "Скай парк" представлен в таблице 2.2.4.

Таблица 2.2.4 - Анализ уровня товарных запасов ООО "Скай парк" за 2010-2011гг.

Группы товаров

Товарооборот, руб.

Средние товарные запасы, руб.

Уровень товарных запасов,%

Динамика уровня,%

2010

2011

2010

2011

2010

2011

Бакалея

3817632

3995683,85

368494

516440,09

43,1

53,6

+10,5

Заморозка

1454336

1051495,75

127684,2

164013,32

46,8

73,7

+26,9

Молочные продукты

1817920

1472094,05

130811,4

178961,65

37,7

57,3

+19,6

Мясо и колбасные изделия

5090177

6308974,5

521522,6

741686,21

53,2

56,2

+3,0

Рыба и морепродукты

3999424

5257478,75

303607,3

533127,9

37,9

45,9

+8,0

Овощи

2545088

3364786,4

132816,4

99564,55

24,1

13,2

-10,9

Фрукты

1636128

1682393,2

13464,7

44469,815

0,3

12,5

+12,2

Безалкогольные напитки

2908672

2944188,1

245564,2

345243,6

43,8

61,2

+17,4

Алкоголь

12361857

14720940,5

3508692,8

4668581,4

150,7

129,8

-20,9

Табак и табачные изделия

727170

1261794,9

217284,1

587134,5

175,0

178,6

+3,6

Итого

36358404,6

42059830,0

5569941,7

7879223,04

79,9

88,4

+8,5

Как свидетельствуют данные таблицы 2.2.4 уровень всех товарных запасов на конец 2011 года составил 88,4% при товарообороте на сумму 42059830 руб., что на 8,5% больше предыдущего года. Максимальную тенденцию к увеличению товарных запасов имели такие товарные группы, как заморозка, молочные продукты и безалкогольные напитки. По сравнению с предыдущим периодом их уровень товарных запасов вырос на 26,9, 19,6 и 17,4%, при годовом товарообороте 1051495,75, 1472094,05 и 2944188,1 руб. соответственно. Это говорит о том, что спрос на эти товарные позиции в 2011 году несколько снизился. У таких товарных позиций как овощи и алкоголь, напротив, наблюдается снижение уровня товарных запасов на 10,9 и 20,9% соответственно. Это свидетельствует об увеличении спроса на эти позиции в отчетном периоде.

Исходя из данных таблиц 2.2.2, 2.2.3 и 2.2.4 проведем сравнительную характеристику товарных запасов по всем основным показателям.

Таблица 2.2.5 - Сравнительная характеристика показателей оборачиваемости товарных запасов ООО "Скай парк" за 2010-2011 гг.

Товарные группы

Товарооборот, руб.

Динамика, руб.

Средние товарные запасы, руб.

Динамика

2010г.

2011г.

2010г.

2011г.

Бакалея

3817632,0

3995683,85

178051,85

368494,0

516440,09

147946,09

Заморозка

1454336,1

1051495,75

-402840,35

127684,2

164013,32

36329,12

Молочные продукты

1817920,0

1472094,0

-345825,95

130811,4

178961,65

48150,25

Мясные и колбасные изделия

5090177,0

6308974,5

1218797,5

521522,6

741686,21

220163,61

Рыба и морепродукты

3999424,2

5257478,75

1258054,55

303607,3

533127,9

229520,6

Овощи

2545088,0

3364786,4

819698,4

132816,4

99564,55

-33251,85

Фрукты

1636128,3

1682393,2

46264,9

13464,7

44469,82

31005,12

Безалкогольные напитки

2908672,0

2944188,1

35516,1

245564,2

345243,6

99679,4

Алкоголь

12361857,0

14720940,5

1259083,5

3508692,8

4668581,4

1159888,6

Табак и табачные изделия

727170,0

1261794,9

534624,9

217284,1

587134,5

369850,4

Итого

36358404,6

42059830,0

5701426,0

5569941,7

7879223,04

2309281,34

Товарные группы

Уровень ТЗ

Динамика

Скорость обращения ТЗ

Динамика

Время обращения, дни

Динамика

2010г.

2011г.

2010г.

2011г.

2010г.

2011г.

Бакалея

43,1

53,6

10,5

10,4

7,7

-2,7

35

47

12

Заморозка

46,8

73,7

26,9

11,4

6,4

-5,0

32

57

25

Молочные продукты

37,7

57,3

19,6

13,9

8,2

-5,7

26

44

18

Мясные и колбасные изделия

53,2

56,2

3,0

9,8

8,5

-1,3

37

43

6

Рыба и морепродукты

37,9

45,9

8,0

13,2

9,9

-3,3

28

37

9

Овощи

24,1

13,2

-10,9

19,2

33,8

14,6

19

11

-8

Фрукты

0,3

12,5

12,2

121,5

37,8

-83,7

3

10

7

Безалкогольные напитки

43,8

61,2

17,4

11,8

8,5

-3,3

31

43

12

Алкоголь

150,7

129,8

-20,9

3,5

3,2

-0,3

104

116

12

Табак и табачные изделия

175,0

178,6

3,6

3,3

2,1

-1,2

109

170

61

Итого

79,9

88,4

8,5

6,5

5,3

-1,2

56

68

12

Проанализировав основные показатели, характеризующие товарные запасы ООО "Скай парк" за 2010-2011 гг., представленные в таблице 2.2.5, можно сделать следующие выводы:

Общий товарооборот ресторана в 2011г. по сравнению с предыдущим периодом вырос на 5701426 руб. Этому способствовало значительное увеличение товарооборота по таким товарным группам, как мясные и колбасные изделия - на 1218797,5 руб. (19,3%), рыба и морепродукты - на 1258054,55 руб. (23,9%), алкоголь - на 1259083,5 руб. (8,6%). Однако товарооборот таких товарных позиций как заморозка и молочные продукты значительно снизился на 402840,35 руб. и 345825,95 руб., что составляет 38,3 и 23,5%.

Средние товарные запасы в целом за отчетный период увеличились на 2309281,34 руб., что свидетельствует о снижении спроса в 2011 году в наибольшей степени на алкоголь (средние ТЗ увеличились на 1159888,6 руб. или на 24,8%).

Снижение спроса на продукцию предприятия в 2011 году отразилось на таких его показателях как скорость обращения (она снизилась в 2011г. на 1,2 оборота при общем товарообороте на сумму 42059830 руб., значительное снижение скорости оборачиваемости запасов наблюдается у товарной группы фрукты - на 83,7.), время обращения на все товарные группы за 2011 год увеличилось на 12 дней при годовом товарообороте 42059830 руб.

2.3 Анализ системы управления товарными запасами ООО "Скай парк"

Одним из универсальных и распространенных методов анализа ассортимента является метод ABC-анализа. С помощью этого метода осуществляется классификация или распределение существующей совокупности соответственно избранным критериям на три группы, а именно А, В и С. Эта классификация показывает одновременно ранг и позволяет выделить основные пункты, особенно важные для целенаправленных мероприятий управления. [41]

XYZ-анализ - статистический метод, позволяющий анализировать и прогнозировать стабильность продаж отдельных видов товаров и колебания уровня потребления тех или иных ресурсов. Если ABC-анализ показывает вклад товара в результат деятельности ресторана, то XYZ-анализ показывает стабильность или нестабильность спроса.

Совмещенный анализ позволяет в полной мере рассмотреть весь ассортимент и понять, как можно управлять теми или иными группами и категориями товаров. Использование совмещенного ABC - и XYZ - анализа позволит:

· повысить эффективность управления товарными запасами и закупками товара;

· выработать оптимальную закупочную политику в отношении каждого вида товара;

· выявить товары - "звезды" и товары-аутсайдеры и увидеть пути развития ассортимента.

Для ABC анализа товарных запасов ООО "Скай парк" построена таблица товарных запасов по товарным группам. [42]

Таблица 2.3.1 - Данные для проведения АВС - анализа товарных запасов ООО "Скай парк" за 2011 г.

Товарные группы

Реализовано в 2011г.

Уд. вес, %

Бакалея

3995683,85

9,5

Заморозка

1051495,75

2,5

Молочные продукты

1472094,05

3,5

Мясные и колбасные изделия

6308974,5

15,0

Рыба и морепродукты

5257478,75

12,5

Овощи

3364786,4

80,0

Фрукты

1682393,2

4,0

Безалкогольные напитки

2944188,1

7,0

Алкоголь

14720940,5

35,0

Табак и табачные изделия

1261794,9

97,5

Итого

42059830,0

100

На основе данных таблицы 2.3.1 проведем ABC - анализ ООО "Скай парк" по товарным группам за 2011г.

Таблица 2.3.2 - АВС-анализ реализованной продукции ООО "Скай парк" по товарным группам за 2011г.

Товарные группы

Реализовано в 2011г., руб.

Уд. вес,

%

Нарастающий итог, %

Группа АВС

Алкоголь

14720940,50

35,0

35,0

А

Мясные и колбасные изделия

6308974,50

15,0

50,0

А

Рыба и морепродукты

5257478,75

12,5

62,5

А

Бакалея

3995683,85

9,5

72,0

А

Овощи

3364786,4

8,0

80,0

А

Безалкогольные напитки

2944188,1

7,0

87,0

В

Фрукты

1682393,2

4,0

91,0

В

Молочные продукты

1472094,05

3,5

94,5

В

Табак и табачные изделия

1261794,9

3,0

97,5

С

Заморозка

1051495,75

2,5

100,0

С

Итого

42059830,0

2,5

100,0

Как видно из таблицы 2.3.2 при анализе данных по товарообороту 5 из 10 товарных групп дают 80% общего товарооборота, а именно алкоголь 35%, мясные и колбасные изделия - 15%, рыба и морепродукты - 12,5%, бакалея - 9,5% и овощи - 8%. Они отнесены к группе А. Средний вклад в общий товарооборот вносят позиции, относящиеся к группе В (их 3). Это безалкогольные напитки - 7%, фрукты - 4% и молочные продукты - 3,5% от общего товарооборота. Две оставшиеся товарные группы вносят небольшой вклад в общий товарооборот, табак и табачные изделия - 3% и заморозка - 2,5%.

Результаты ABC-анализа показывают, какие продукты являются наиболее выгодными для предприятия, а какие - менее выгодны и, может быть, нежелательны в ассортименте. С точки зрения затрат и прибыльности предприятию выгоднее сконцентрироваться на малом числе продуктов из групп А и В. Продукты, попавшие в группу С, являются кандидатами на исключение. Кандидатами, но не автоматически исключаемыми, решение об изъятии товара из ассортимента необходимо принимать в каждом случае отдельно. Причинами, по которым "невыгодный" товар следует иногда сохранять, могут быть новые осваиваемые продукты, которые пока не приносят желаемых результатов.

Для того, что бы узнать, как ассортимент поддается прогнозу, проведем анализ XYZ. Результаты расчета приведены в таблице 2.3.3.

Таблица 2.3.3 - XYZ-анализ реализованной продукции ООО "Скай парк" по товарным группам за 2011г.

Товарная группа

1 кв.

2 кв.

3 кв.

4 кв.

Итого за 2011г.

Среднее значение

Коэффициент вариации, %

Группа XYZ

Бакалея

997620.8

915904.3

1098954.1

983204.65

3995683.85

998921,0

0,07

X

Заморозка

219650,02

236154,03

310687,9

285003,8

1051495,75

262873,9

0,14

Y

Молочные продукты

327860,3

348231,0

405843,12

390159,63

1472094,05

368023,5

0,09

X

Мясные и колбасные изделия

1453075,32

1605840,1

1574897,06

1675162,02

6308974,5

1577243,6

0,05

X

Рыба и морепродукты

1287639,04

1415057,3

1498869,61

1055912,8

5257478,75

1314369,7

0,13

Y

Овощи

810569,3

697365,4

944115,7

912736,0

3364786,4

841196,6

0,11

Y

Фрукты

462448,9

411803,7

399843,1

408297,5

1682393,2

420598,3

0,06

X

Безалкогольные напитки

745806,3

703543,1

698319,4

796519,3

2944188,1

736047,0

0,05

X

Алкоголь

3013693,7

3459991,5

3876908,2

4370347,1

14720940,5

3680235,1

0,14

Y

Табак и табачные изделия

305344,3

316054,1

319890,0

320506,5

1261794,9

315448,7

0,02

X

Проанализировав данные таблицы 2.3.3, можно сделать вывод:

· К группе X относятся такие товарные группы как мясные и колбасные изделия, бакалея, безалкогольные напитки, фрукты, молочные продукты, табак и табачные изделия. Эта группа характеризуется стабильной величиной реализации, незначительными колебаниями и высокой точностью прогноза.

· К группе Y такие товарные группы как алкоголь, рыба и морепродукты, овощи и заморозка. Эта группа характеризуется известными тенденциями определения потребности в них и средними возможностями их прогнозирования.

· К группе Z не относится ни одна товарная позиция.

Таблица 2.3.4 - ABC-XYZ - анализ реализованной продукции ООО "Скай парк" по товарным группам за 2011г.

Товарная группа

Реализовано в 2011г.

Уд. Вес, %

Нарастающий итог, %

Группа ABC

Коэффициент вариации, %

Группа XYZ

Анализ ABC-XYZ

Алкоголь

14720940,5

35.0

35.0

A

0.14

Y

AY

Мясные и колбасные изделия

6308974,5

15.0

50.0

A

0.05

X

AX

Рыба и морепродукты

5257478,75

12.5

62.5

A

0.13

Y

AY

Бакалея

3995683,85

9.5

72.0

A

0.07

X

AX

Овощи

3364786,4

8.0

80.0

A

0.11

Y

AY

Безалкогольные напитки

2944188,1

7.0

87.0

B

0.05

X

BX

Фрукты

1682393,2

4.0

91.0

B

0.06

X

BX

Молочные продукты

1472094,05

3.5

94.5

B

0.09

X

BX

Табак и табачные изделия

1261794,9

3.0

97.5

C

0.02

X

CX

Заморозка

1051495,75

2.5

100.0

C

0.14

Y

CY

Исходя из данных таблицы 2.3.4, следует отметить, что к группе AX относятся такие товарные позиции как мясные и колбасные изделия, бакалея. Это товарные группы с высокой степенью реализации.

Необходимо обеспечить их постоянное наличие, но для этого не нужно создавать избыточный страховой запас. Расход товаров этих групп стабилен и хорошо прогнозируется.

В группу CY попала товарная группа заморозка. По товарам данной группы можно перейти на систему с постоянной суммой/объемом заказа, но при этом формировать страховой запас, исходя из имеющихся у предприятия финансовых возможностей.

Товары группы AY, а именно алкоголь, рыба и морепродукты, овощи, при высоком товарообороте имеют недостаточную стабильность расхода, и, как следствие, для того чтобы обеспечить их постоянное наличие, нужно увеличить страховой запас.

К группе BX относятся такие товарные группы, как безалкогольные напитки, фрукты и молочные продукты. Это группа со средней товарооборачиваемостью.

К группе CX относятся табак и табачные изделия. Это группа с низкой потребительской стоимостью, высокой степенью надежности прогноза вследствие стабильности потребления.

Вывод: По итогам анализа можно сделать следующие выводы:

Выручка от реализации продукции в 2011г. по сравнению с 2010 г. увеличилась на 5701426 руб., также выросла себестоимость продукции на 1450075 руб. Валовая прибыль в отчетном году увеличилась по сравнению с предыдущим годом на 4251351 руб.

Показатель общей рентабельности за 2011 год увеличился на 0,01%. Показатель рентабельности продаж по чистой прибыли остался неизменным. Рентабельность всей реализованной продукции также осталась неизменной и составила 0,2%.

Изучив товарооборот ООО "Скай парк" за 2010-2011гг. по товарным группам можно отметить, что наибольший товарооборот за 2010 год приходится на алкогольную продукцию, в 2010г выручка от ее продажи 12361857 руб., что составляет 34% от общего товарооборота, в 2011г алкоголя продано на сумму 14720940,5 руб., что составляет 35% от общего товарооборота.

Уровень всех товарных запасов на конец 2011 года составил 88,4% при товарообороте 42059830 руб., что на 8,5% больше предыдущего года.

На основании данных по товарооборачиваемости ООО "Скай парк" по товарным группам за 2011 год был проведен ABC и XYZ анализы, результаты показали, что к группе AX относятся такие товарные позиции как мясные и колбасные изделия, бакалея. Это товарные группы с высокой степенью реализации

В группу CY попала товарная группа заморозка.

Товары группы AY, а именно алкоголь, рыба и морепродукты, овощи при высоком товарообороте имеют недостаточную стабильность расхода, и, как следствие, для того чтобы обеспечить постоянное наличие, нужно увеличить страховой запас.

К группе BX относятся такие товарные группы как безалкогольные напитки, фрукты и молочные продукты. Это группа со средней товарооборачиваемостью.

К группе CX относятся табак и табачные изделия. Это группа с низкой потребительской стоимостью, высокой степенью надежности прогноза вследствие стабильности потребления.

В заключение отметим, что любое торговое предприятие должно стремиться к увеличению товарооборачиваемости, так как в результате ее ускорения:

· увеличивается объем товарооборота и полнее удовлетворяется покупательский спрос

· уменьшаются издержки обращения (расходы на хранение, потери, % за кредит) и увеличивается прибыль;

· улучшается финансовое состояние предприятия, так как быстрее высвобождаются средства, вложенные в товар, которые можно направить на расчеты с поставщиками, банком, бюджетом;

· увеличивается объем производства товаров.

Для ускорения товарооборачиваемости товарных запасов ООО "Скай парк" следует применять следующие меры: внедрение маркетинговых мероприятий по улучшению товарооборачиваемости товарных запасов; планирование и нормирование запасов, соблюдение документального оформления. Более подробно данные мероприятия будут рассмотрены в следующее главе дипломной работы.

3. Совершенствование управления товарными запасами ООО "Скай парк"

3.1 Маркетинговые исследования как путь к увеличению товарооборачиваемости товарных запасов

Как известно, существует ряд факторов, влияющих на эффективность реализации блюд, а также на динамику и величину товарооборота на предприятии общественного питания. Все эти факторы можно разделить на две группы.

Первая группа ? это внешние факторы, на которые предприятие общественного питания влиять не может или влияет в незначительной степени.

К таким факторам, в частности, относится диктат со стороны крупных производителей и поставщиков продуктов питания, диктующих свои условия, как в отношении цен, так и по ассортименту и условиям поставки. Противостоять такому диктату могут только крупные сети предприятий питания, обладающие собственными распределительными центрами. Все остальные участники рынка должны безропотно принимать поставленные условия. Такое поведение, выбранное производителем, обусловлено выбранной маркетинговой стратегией, основанной на применяемой технологии и стратегических задачах, стоящих перед производителем.

Вторым внешним фактором можно назвать конкурентов - предприятия общественного питания, имеющие общую с ООО "Скай парк" зону обслуживания. Влиять на конкурентов можно только при условии значительного превосходства, как по оборотам, так и предоставляя посетителям наилучшие качество и условия обслуживания, по наиболее выгодным ценам.

Ко второй категории относятся внутренние факторы, т.е. те на которые администрация любого предприятия общественного питания может и должна активно влиять, для того, чтобы добиться наибольшей эффективности.

Во главе этого списка, конечно, нужно поставить ценовую политику, а именно три основных пункта, влияющих на ценовую политику.

· Уровень цен закупки товаров у поставщиков. Крупные торговые объединения могут добиться значительной оптовой скидки, и получить ряд льгот по условиям и срокам поставки товара, это при прочих равных условиях ведет к снижению розничных цен, и используется как элемент формирования валового дохода.

Уровень цен закупки обычно колеблется в определенном диапазоне и устанавливается производителем.

· Уровень цен реализации товаров. Обычно торговые предприятия устанавливают розничные цены дифференцированно по отдельным товарным группам, исходя из состояния спроса, уровня издержек обращения и ряда других.

· Объем реализации товара также является одним из основных компонентов, влияющих на ценовую политику, т.к. дает возможность получить ощутимые скидки. [43]

Остановимся коротко на некоторых других внутренних факторах ? таких, например, как дополнительный сервис для посетителя, в который входят, как это не кажется парадоксальным, весь спектр современного торгового оборудования, начиная от систем охраны и наблюдения, кассовых аппаратов и всех остальных электронных приборов, призванных облегчить процесс торговли. Все выше перечисленное влияет на величину торговой наценки, и поэтому к их внедрению нужно подходить только после детального изучения и тщательных расчетов.

Вопросы кадровой работы с персоналом, его подбор, обучение, мотивация к продвижению по служебной лестнице, решаются в каждом ресторане по-разному. Подход к кадровой работе сродни творческому процессу, и поэтому эти вопросы руководитель ООО "Скай парк" решает индивидуально, исходя из собственных знаний и опыта.

Требования, предъявляемые современными технологиями продаж в сфере общественного питания, невыполнимы без знаний логистики, науки о перемещении материальных ценностей, с целью оптимизации транспортных расходов и эффективного использования торговых и складских помещений.

Несколько слов о рекламе ? двигателе торговли. Грамотная, удачно организованная реклама, используемая при оформлении обеденного зала и (или) звучащая по внутренней радиосети способна привлечь внимание посетителей к новым или малознакомым блюдам.

Один из основных факторов повышения эффективности работы ресторана и роста товарооборота ? это ассортимент блюд в меню. Ассортимент ресторана способен активно влиять на уровень продаж блюд. Широкий ассортимент блюд может удовлетворить самые неожиданные запросы посетителей, однако неоправданное расширение ассортимента может привести к оседанию товара в ресторане, снижению оборачиваемости, т.е. к "залеживанию" товарных запасов. [44]

Отсутствие блюда в меню ? это упущенная выгода и элемент недовольства со стороны посетителей.

Существуют некоторые способы управления потоком посетителей ? это, например, предоставление скидок в утренние часы, когда в ресторане не так много посетителей, таким образом, снижается наплыв посетителей в пиковые часы, при сохранении общего количества посетителей. Способ неплохой и имеет только один минус для ресторана ? это скидки, а любая скидка ? это недополученные деньги.

В данной дипломной работе предлагается другой, менее затратный способ.

Как известно, люди с различными уровнями доходов не только посещают рестораны в разное время, но и совершаемые ими заказы блюд в одной товарной группе относятся к разным частям ценового спектра. Учитывая эти факты, можно с большой долей уверенности сказать, что блюда дешевого ассортимента будут лучше продаваться в утренние и дневные часы. Блюда средней ценовой группы ? в дневное и вечернее время, а дорогие блюда ? в вечернее и ночное время.

Следовательно, можно формировать ассортимент каждой товарной группы исходя из времени суток, что позволит максимально эффективно использовать имеющиеся торговые площади и максимально удовлетворить потребности посетителей. Но это вовсе не значит, что какое-то блюдо будет вообще отсутствовать в продаже. В продаже присутствует весь ценовой спектр товарной группы, однако центр тяжести его смещается в зависимости от времени работы ресторана и спроса посетителей.

Этот способ позволяет увеличить эффективность продажи блюд на предприятии на 7-10%.

Большинство предприятий общественного питания ведут свою маркетинговую деятельность без всяких планов, мотивируя это тем, что рынок меняется слишком быстро, поэтому от планов нет никакой пользы. Но постепенно на практике приходит осознание необходимости планирования деятельности службы маркетинга. Планирование побуждает руководство постоянно думать о будущем, заставляет предприятие четче определять свои цели и политику, приводит к лучшей согласованности в работе и дает объективные показатели эффективности работы. Аргумент о бессмысленности планирования в условиях постоянных изменений не выдерживает критики. Как раз наоборот - тщательное планирование помогает предприятию предвидеть изменение среды и оперативно реагировать на них, а также быть готовыми к непредвиденным обстоятельствам. Разумеется, план должен составляться таким образом, чтобы не ограничивать предпринимательские инициативы.

В общественном питании весь маркетинг обычно сводится к мероприятиям по реализации блюд, которые проводятся стихийно, в зависимости от их наличия, поступления, "затоваривания" или в преддверии какого-нибудь праздника. Нельзя сказать, что они не приносят определенного повышения товарооборота. Однако при стихийности трудно планировать бюджет, фактические затраты могут намного превосходить планируемые издержки.

Чтобы составить план мероприятий по маркетингу в общественном питании, нужно сделать анализ сложившейся ситуации по отдельным блюдам, группам блюд и всему предприятию. Для этого, в частности, можно использовать метод прогнозирования на основе сезонных колебаний. Под сезонными колебаниями понимаются такие изменения уровня динамического ряда, которые вызываются влияниями времени года. Их роль очень велика в общественном питании. Для изучения сезонных колебаний восстребованности от дельных блюд необходимо иметь уровни спроса за каждый квартал, а лучше за каждый месяц, иногда даже за декаду, хотя декадные уровни могут уже сильно исказиться мелкомасштабной случайной колеблемостью.

После проведения анализа можно приступать непосредственно к планированию маркетинговой деятельности:

· уточнить цели маркетинговой деятельности для каждой группы, категории, всего предприятия;

· разработать альтернативные стратегии и выбрать наилучшую из них;

· сформировать план маркетинговой деятельности;

· провести оперативно-календарное планирование маркетинговых мероприятий;

· принять бюджет маркетинга.

При формировании плана маркетинговой деятельности можно идти двумя путями.

Путь 1:

Предлагается прирост к планируемому товарообороту распределять не равномерно, а прямо пропорционально скачкам товарооборота ? где выше положительная пика, там и выше прирост, Аналогично планируются и маркетинговые мероприятия, где больше назначается прирост товарооборота, там и должно проводиться больше мероприятий.

В данном случае учитывается, что спад обуславливается весенним сезоном дач и отпусков, то есть уменьшается количество посетителей, приходящих в ресторан и, следовательно, уменьшается действенность методов маркетинга. Распределяя же бюджет маркетинга большей частью на время наплыва посетителей, а именно в летний сезон - сезон свадеб, банкетов, имеется возможность разработать более эффективный план реализации блюд.

Путь 2:

Прирост товарооборота делается равномерно по всем месяцам. Мероприятия по реализации блюд сосредотачиваются большей частью в проблемный (весенний) период.

При использовании данного пути предполагается сглаживание кривой товарооборота, путем маркетинговых мероприятий по продвижению блюд в проблемный период упадка товарооборота. План мероприятий в этом случае отличается тем, что здесь нельзя обойтись просто традиционными методами продвижения, необходим более творческий подход. Формирование плана маркетинговой деятельности в ресторане проводится арт - директорами, сложившимся творческим коллективом предприятия.

Во время праздников можно использовать все виды продвижения: рекламу, стимулирование продаж, пропаганду, консультирование официантов; но только они должны быть лучше, чем у конкурентов, так как человек, желающий посетить ресторан, стоит перед выбором: в какой ресторан идти. Следовательно, нужно помочь ему сделать выбор.

После проведения аналитической и творческой работы необходимо непосредственно приступать к составлению плана маркетинговых мероприятий, который состоит из следующих разделов:

· первый - обзор плана маркетинговых мероприятий - предоставляет основные тезисы предлагаемого плана для беглого просмотра руководством;

· второй - текущее состояние рынка - предоставляет основную информацию о рынке сбыта, предлагаемых блюдах и конкурентах;

· третий - угрозы и возможности - описывает основные угрозы и возможности, которые могут оказать влияние на реализацию блюд;

· четвертый - задачи и проблемы - кратко формулирует задачи компании по реализации блюд (группам, категориям), включая вопросы реализации блюд, прибыли, а также проблемы, с которыми может столкнуться ООО "Скай парк" при выполнении этих задач;

· пятый - маркетинговая стратегия - представляет общий маркетинговый подход, который будет использоваться для достижения запланированных целей;

· шестой - программа действий - определяют, что, кем, когда будет сделано и, сколько это будет стоить.

Программа действий является одним из заключительных разделов маркетингового плана с кратким изложением основных и целей и рекомендаций. Перед проведением мероприятий, которые должны проводиться в проблемные периоды спада товарооборота (конкурсы, презентации, дегустации блюд и другие акции рекламного характера), желательно проводить маркетинговые исследования: анализ вторичных источников ? бухгалтерских данных, работы конкурентов, анализ первичных источников - результата опроса посетителей.

Седьмой раздел - предполагаемые доходы и расходы, по которым просчитывается предварительная финансовая оценка результатов выполнения данного плана.

Последний восьмой раздел указывает, каким образом будет контролироваться выполнение плана.

Успех или неудача розничного торгового предприятия во многом определяется степенью приверженности к нему посетителей. Лояльность же посетителей зависит от субъективной оценки ресторана, которая формируется в их сознании. В связи с этим любое торговое предприятие необходимо рассматривать не только с функциональной, но и с рыночно - психологической точки зрения. Наличие привлекательного имиджа помогает посетителю воспринимать ресторан как нечто отличное от других, увидеть в нем преимущества, отсутствующие у конкурентов, выбрать его в качестве постоянного места для совершения покупки.

Имидж часто определяется как совокупность всех представлений, знаний, опыта, желаний, чувств, связанных с определенным предметом. Имидж "конструируется" и внедряется в сознание для достижения определенных целей. При этом для его формирования посетителям необходимы постоянные сравнения предприятий друг с другом.

Можно выделить такие элементы имиджа, как:

· осязаемый имидж (первое впечатление от предприятия);

· неосязаемый имидж (ответная реакция посетителя на обслуживание и отношение к нему сотрудников);

· внутренний имидж (атмосфера внутри предприятия, отношение сотрудников к политике руководства);

· внешний имидж (воздействие первых трех элементов плюс общественное мнение о предприятии).

Не менее важной является мысль о том, что посетители в выборе определенной торговой точки должны видеть важное преимущество, отсутствующее у конкурентов, такое как: близость ресторана, ассортимент, уровень цен, услуги, время, затрачиваемое посетителями на покупку, атмосфера ресторана. Перечисленные атрибуты можно рассматривать как группы свойств и разделить их на отдельные составляющие. Например, такой атрибут, как атмосфера ресторана, характеризуется следующими признаками: визуальные компоненты ресторана (изображения, знаки, указатели), освещение, цвет, музыка, запахи. Такой подход позволяет более четко определить параметры, характеризующие ресторан, сформировать его имидж, привлекательный для целевого сегмента.

Для того чтобы остановиться в своем выборе среди атрибутов искомой позиции (концепции ресторана), необходимо оценить существующий имидж ресторана, проверить степень его соответствия ожиданиям целевого сегмента.

Профиль ООО "Скай парк" показывает, что он имеет устойчивые преимущества по таким атрибутам, как "качество товара" и "качество обслуживания". Можно сделать вывод, что ресторан обладает имиджем престижного ресторана с высококачественными и дорогими блюдами.

Следует также учитывать, что выбор посетителей зависит от степени соответствия между имиджем ресторана и собственным имиджем посетителя. Многие посетители приписывают отдельным ресторанам определенные категории клиентов и сравнивают их имидж с имиджем, который они приписывают себе.

Интересным является вопрос о соотношении имиджа блюда и имиджа ресторана. Исследования показывают, что имидж ресторана играет второстепенную роль, если товарные марки, присутствующие в его ассортименте, имеют четко выраженные позиции. Наоборот, чем слабее выражена "личность" марки, тем большую роль начинает играть имидж предприятия.

И, наконец, нельзя не отметить значение правильного выбора названия ресторана для создания его имиджа. Задача заключается в том, чтобы не только создать понятный посетителям образ, но и суметь выразить его в фирменном названии и других элементах фирменного стиля.

3.2 Планирование и нормирование товарных запасов как один из способов их оптимизации

Планирование товарных запасов предполагает использование комплекса методов, направленных на определение оптимальной, нормативной величины запасов.

Основу планирования товарных запасов текущего назначения составляет их нормирование, в процессе которого устанавливается норматив запаса в днях и сумме по товарным группам. Норма товарных запасов выступает одновременно и нормой товарооборачиваемости.

В современных условиях предприятия общественного питания самостоятельно нормируют и планируют запасы сырья и товаров. Норматив товарного запаса необходим для осуществления экономической, финансовой и коммерческой деятельности, при регулировании размера собственных оборотных средств, вложенных в запасы, определении планового размера кредита, для оперативного контроля за товарными запасами, при расчете затрат по хранению. [45]

Анализируя товарные запасы, торговое предприятие решает следующие основные задачи: выявление соответствия фактических товарных запасов их нормативу; установление динамики и оценки изменений, происшедших в объёме и структуре товарных запасов, в скорости оборачиваемости отдельных групп товаров; выявление и расчёт факторов, оказавших влияние на изменение товарных запасов. Результаты экономического анализа ложатся в основу разработки конкретных мероприятий по улучшению состояния товарных запасов и ускорению оборачиваемости, по повышению эффективности коммерческой деятельности торгового предприятия.

Анализ товарных запасов на предприятии розничной торговли за определённый период включает:

1. сравнение их фактического размера в абсолютной сумме и в днях оборота с нормативами;

2. сравнение объёма и структуры товарных запасов с запасами прошлых лет, расчёт темпов изменения товарных запасов;

3. расчёт среднего запаса по товарным группам и определение фактической товарооборачиваемости;

4. сопоставление фактической товарооборачиваемости с нормативной, а также с товарооборачиваемостью за предыдущие годы;

5. установление влияния на изменение товарных запасов и товарооборачиваемости важнейших факторов (объёма и структуры товарооборота, поступления товаров и т.д.).

В результате анализа должны быть даны ответы на вопросы: какие факторы оказали влияние на формирование и развитие товарных запасов; обеспечивают ли бесперебойную продажу товаров имеющиеся товарные запасы; соответствует ли фактический объём товарных запасов покупательскому спросу населения и другие.

Результаты анализа используются для планирования и нормирования товарных запасов. В настоящее время обязательного планирования товарных запасов не существует. Исходя из объёмов деятельности и численности персонала, мелкие предприятия торговли не ведут планирования товарных запасов или планируют их приблизительно. Средние и крупные торговые предприятия не могут отказаться от планирования и нормирования товарных запасов, так как эти показатели являются отправными моментами для определения объёмов закупки товаров в ассортиментном разрезе. [46]

Целью планирования и нормирования товарных запасов является установление среднего запаса в днях, который обеспечил бы бесперебойную продажу товаров широкого ассортимента при наименьших затратах.

В зависимости от наличия экономической информации и ряда других условий нормирование товарных запасов ведут различными методами.

Проведем планирование товарных запасов ООО "Скай парк":

1. с помощью коэффициента эластичности:

Планирование товарных запасов с помощью коэффициента эластичности позволяет рассчитать, на сколько процентов изменяются товарные запасы при изменении фактора на 1 %. Как известно, одним из главных факторов, влияющих на изменение товарных запасов, является товарооборот. Произведем расчет норматива товарных запасов на 2012 г. на основе коэффициента эластичности товарных запасов от товарооборота. Этот коэффициент определяется по формуле:

Кэ = ТПтз / ТПт, где

Кэ - коэффициент эластичности

ТПтз - темп прироста товарных запасов

ТПт - темп прироста товарооборота [47]

Расчет коэффициента эластичности проведем на основании данных таблицы 3.2.1

Таблица 3.2.1 - Исходные данные для расчета коэффициента эластичности

Показатель

2010 год

2011 год

Фактический товарооборот за год, руб.

36358404,6

42059830,0

Фактические средние запасы за год, руб.

5569941,7

7879223,04

Темп прироста товарооборота, %

-

15,7

Темп прироста товарных запасов, %

-

41,5

Коэффициент эластичности равен 2,643 (41,5/ 15,7). Это означает, что при увеличении товарооборота на 1 % сумма товарных запасов увеличится на 2,643 %.

Темп прироста товарооборота планируемого (2012) года по сравнению с соответствующим периодом 2011 года составит 15,7 %. Значит, темп увеличения товарных запасов 41,5 % (2,643*15,7). Норматив товарных запасов на 2012 г. составит 11149100,6 руб. (7879223,04* (1 + 0,415)).

При планировании товарных запасов рекомендуется использовать индексный метод, который позволяет максимально учитывать тенденцию опережающего развития товарооборота по сравнению с товарными запасами. Такой метод требует определения относительного показателя индекса на основе данных о развитии товарооборота и товарных запасов.

В формализованном виде индекс можно представить как отношение средних товарных запасов (Зср) к сумме товарооборота (Т) и средних товарных запасов, то есть к товарным ресурсам, исчисленным за определенный период.

Учитывая, что на частные показатели индекса в отдельные периоды существенно влияют соотношение спроса и предложения, а также другие факторы, рекомендуется за последние два-три года рассчитать среднюю величину индекса (Icp) по средней арифметической:

Расчет норматива товарных запасов в сумме рассчитывается как:

ср / (Т + Зср)) / (1 - Icp)

где Т - товарооборот на планируемый период; Icp - средняя величина индекса. Индексный метод предполагается использовать для определения нормативов общего объема товарных запасов по предприятиям питания по каждому кварталу отдельно. Если в последнюю формулу подставить вместо значения Т величину, равную количеству дней в квартале (90), то размер норматива товарных запасов получим в днях. [48]

Проведем планирование товарных запасов ООО "Скай парк" индексным методом. Данные для расчета среднего индекса представлены в таблице 3.2.2.

Таблица 3.2.2 - Расчет среднего индекса товарных запасов ООО "Скай парк" за 2010-2011 гг.

Показатель

2010 год

2011 год

Фактический товарооборот за год, руб. (Т)

36358404,6

42059830,0

Фактические средние товарные запасы за год, руб. (Зср)

5569941,7

7879223,04

Товарооборот + средние товарные запасы за год, руб. (Т + Зср)

41928346,3

49939053,04

Отношение средних товарных запасов к сумме товарооборота и средних товарных запасов [Зср / (Т + Зср)]

0,13

0,16

Прогнозируемая величина товарооборота по ООО "Скай парк" на 2012 г. составит 48663223,31 руб., тогда норматив товарных запасов на 2012 г. будет равен:

Величина норматива в днях составит:

Система планирования запасов нацелена на их минимизацию, ускорение оборачиваемости, повышение отдачи от средств, вложенных в запасы.

Еще одним эффективным методом планирования товарных запасов является метод сезонного прогнозирования.

Сезонные колебания - повторяющиеся из года в год изменения показателя в определенные промежутки времени.

Для измерения сезонных колебаний обычно исчисляются индексы сезонности (Isi) по формуле:

Isi = Yi / Y ·100,

где Yi - среднее значение товарооборота в определенный месяц на основании фактического товарооборота последних лет;

Y - среднее значение товарооборота в месяц на основании фактического товарооборота последних лет. [49]

Рассчитаем сезонные колебания ООО "Скай парк" за 2010-2011 гг. по месяцам.

Таблица 3.2.3 - Исходные данные для расчета сезонных колебаний товарооборота ООО "Скай парк" по месяцам за 2010-2011 гг.

Месяц

Товарооборот, руб.

2010

2011

1

2

3

Январь

2974623,4

2986702,1

Февраль

2847338,0

3112506,3

Март

3046733,6

3524499,58

Апрель

2874694,4

3414645,03

Май

2916806,0

3287456,0

Июнь

2940572,0

3407843,5

1

2

3

Июль

3275840,3

3775786,13

Август

3309946,6

3853007,0

Сентябрь

3493429,3

3499535,06

Октябрь

3072246,5

3694441,8

Ноябрь

2956865,3

3487535,5

Декабрь

2649309,2

4015872,0

Итого

36358404,6

42059830,0

Определим:

1) Индекс сезонности (построим график);

2) Сделаем прогноз реализации продукции на 2012 гг.

Решение:

1) Определим индекс сезонности и построим график сезонной волны.

1. Среднемесячная за 2 года.

Январь

Февраль

Март

Апрель

Май

Июнь

Июль

Август

Сентябрь

Октябрь

Ноябрь

Декабрь

2. Общая (постоянная) средняя.

3259093,1

3. Индекс сезонности.

Оформим рассчитанные данные в таблице 3.2.4.

Таблица 3.2.4 - Анализ реализации продукции ООО "Скай парк" за 2010-2011гг.

Месяц

Реализация, руб.

Среднемесячная за 2 года

Индекс сезонности, %

2010г.

2011г.

Январь

2974623,4

2986702,1

2980662,75

91,5

Февраль

2847338,0

3112506,3

2979922,15

91,4

Март

3046733,6

3524499,58

3285616,59

100,8

Апрель

2874694,4

3414645,03

3144669,715

96,5

Май

2916806,0

3287456,0

3102131,0

95,2

Июнь

2940572,0

3407843,5

3174207,75

97,4

Июль

3275840,3

3775786,13

3525813,215

108,2

Август

3309946,6

3853007,0

3581476,8

109,9

Сентябрь

3493429,3

3499535,06

3496482,18

107,3

Октябрь

3072246,5

3694441,8

3383344,15

103,8

Ноябрь

2956865,3

3487535,5

3222200,4

98,9

Декабрь

2649309,2

4015872,0

3332590,6

102,3

Итого

36358404,6

42059830,0

39209117,3

100

На основании данных таблицы построим график.

Рисунок 3.2.1 - Сезонная волна реализации продукции ООО "Скай парк" за 2010-2011 гг.

Индексы сезонности показывают, что наименьший спрос приходится на январь-февраль, апрель-июнь, а наибольший на июль-сентябрь.

Абсолютный среднегодовой прирост определяется по формуле:

Сделаем прогноз товарооборота на 2012 год, используя показатель среднегодового прироста:

Среднемесячный уровень:

Используя рассчитанные индексы сезонности, сделаем прогноз товарооборота по месяцам 2012 года:

Январь =* = 4455223,4*0,915=4076529,4 руб.

Февраль =*=4455223,40,914=4072074,2 руб.

Март = * = 4455223,41,01=4499775,6 руб.

Апрель =* = 4455223,40,965=4299290,6 руб.

Май = * = 4455223,40,952=4241372,7 руб.

Июнь = * = 4455223,40,974=4339387,6 руб.

Июль = * = 4455223,41,08=4811641,3 руб.

Август = * = 4455223,41,09=4856193,5 руб.

Сентябрь =* = 4455223,41,07=4767089,0 руб.

Октябрь = * = 4455223,41,04=4633432,3 руб.

Ноябрь = * = 4455223,40,989=4406215,9 руб.

Декабрь = * = 4455223,41,02=4544327,9 руб.

Для наглядного просмотра прогноза товарооборота по месяцам на 2012 год подстроим график.

Рисунок 3.2.2 - Прогноз товарооборота по месяцам ООО "Скай парк" на 2012г.

По рисунку 3.2.2 видно, что наименьший спрос приходится на январь-февраль, апрель-июнь, а наибольший на июль-сентябрь.

3.3 Соблюдение документального оформления как одно из направлений совершенствования управления товарными запасами

Одной из основных задач управления запасов является - правильное и своевременное документальное оформление операций и обеспечение достоверных данных по заготовлению, поступлению и отпуску запасов.

Главной проблемой для бухгалтерии и склада является последствия ненадлежащего оформления документов, а как известно если документы на совершенствование хозяйственной операции не оформлены или оформлены ненадлежащим образом, при возникновении спорных ситуаций перед предприятием может встать проблема доказывания факта совершения хозяйственной операции. В зависимости от ошибки в документе страдает какой-либо отдел, если документ оформлен не по правилам, то бухгалтерия не может принять этот документ к учету, если же в документе неверно указано количество товара, то страдает и склад и бухгалтерия. Так же водитель в спешке забывает подписать товарные накладные, что тоже чревато последствиями, так как для получения данного документа понадобятся и время и деньги. Поэтому я считаю целесообразным ввести в управление обмен электронными версиями документов, а также составление графика документооборота.

При составлении графика нужно исходить из того, с какой целью составляется график документооборота. Во-первых для того, чтобы упорядочить движение документов в организации. Это позволит обеспечить своевременное получение бухгалтерской службой первичных документов, их учет и хранение. Следовательно, прежде всего, в графике должны быть установлены сроки движения документов по основным этапам: создание (передача), проверка (обработка), хранение. График лучше оформить распоряжением руководителя как приложение к приказу об учетной политике. С ним следует ознакомить под расписку всех должностных лиц, ответственных за составление и представление тех или иных документов, в установленные сроки. График документооборота может представлять схему или таблицу. Преимущество схемы перед таблицей заключается в том, что в ней можно указать не только документы и ответственных за их составление лиц, но и движение "первички", как в целом по организации, так и по ее отдельным структурным подразделениям. Однако составить график в виде схемы сложнее, чем в форме таблицы, поэтому бухгалтеру предстоит выбрать, какому варианту отдать предпочтение.

График документооборота должен соблюдаться всеми лицами, ответственными за составление и обработку документов. Для того чтобы ознакомить с графиком документооборота каждого работника, из него делаются отдельные выписки, в которых перечисляются "подведомственные" сотруднику документы, сроки и адреса их представления. В выписке указываются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения компании, в которые они представляются. Ответственность за соблюдение графика несут все указанные в нем сотрудники, а контроль осуществляет главный бухгалтер.

За несоблюдение графика документооборота работников можно лишить поощрения - премии. Но это крайняя мера - можно договориться с работниками о своевременном представлении документов, а в отношении ответственных сотрудников обойтись и без "штрафного" распоряжения. Для большей уверенности бухгалтера в том, что его не подведут, целесообразно предусмотреть обязанности по соблюдению графика документооборота и сбору документов в должностных инструкциях работников. [51]

Нельзя забывать и о конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах, поэтому следует принять меры по ограничению доступа к ним и защите от несанкционированного использования. В этих целях документы следует хранить не более срока, в течение которого они могут понадобиться, а затем необходимо сдать их в архив на хранение

Некоторые позиции, касающиеся документооборота на предприятии, отражаются в отдельных разделах учетной политики по бухгалтерскому учету или для целей налогообложения (состав неунифицированных форм документов, учетных регистров по бухгалтерскому и налоговому учету, а также порядок и сроки представления внутренней отчетности в организациях).

В то же время в целях четкого разграничения обязанностей по созданию, проверке и обработке первичных документов, а также сроков их представления на предприятиях торговли должны оформляться правила документооборота, утверждаемые в составе их учетной политики для целей бухгалтерского учета.

Графиком устанавливается рациональный документооборот, то есть предусматривается оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определяется минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота может содержать перечень работ по созданию, проверке и обработке документов в каждом подразделении предприятия, а также конкретных исполнителей с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Для составления графика документооборота применяются различные методики. Наиболее распространенные методики заключаются в описание процесса учета по рабочим местам учетных служб. По итогам такого описания составляются перечни входящих и исходящих документов по каждому рабочему месту учетных работников. Затем происходит группировка документооборота по подразделениям, объединяемая затем в общую схему (график) документооборота по организации в целом.


Подобные документы

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.