- культуротворческая функция или креативная. Ивент-менеджер должен придумать уникальную идею для ивент-проета, засчет чего событие окажется неповторимым и оригинальным, используя при этом такие технологии как мозговой штурм, метод Куплена, технику поиска необычной идеи в процессе построения концепции ивент-проета и пр.

Также содержание ивент-деятельности определяется ивент-проектом, который разрабатывается ивент-менеджером. Многие исследователи предпринимали попытку дать определение ивент-проекту, но не одна из попыток не получила глубокого детального изучения. Так, например, Н.А. Андреанова трактует ивент-проект, как комплексную систему мероприятий, которые объединены одной целью, однако на этом она останавливается и не углубляется в теоретическую проработку.

Другой отечественные исследователь А.Е. Назимко не дает четкого определения данному термину, а лишь описывает компетенции ивент- менеджера на разных этапах разработки и реализации ивент-проекта. Он выделяет следующие этапы ивент-проекта: провести анализ рынка, определить цель проекта, определить пути достижения поставленной цели исходя из имеющихся ресурсов, оценить конечный результат.

Особое внимание ивент-проекту уделяет А.В. Агафонов. Он считает, что все характеристики присущие проекту идентичны процессу управления ивент-проектом, перечисляя следующие: направленности на достижения заданной цели; комплексность взаимосвязанных работ; координация ивента со стороны ивент-менеджера; высокая степень неопределенности и риска для каждого ивента.Но при этом не пытается их структурировать, не дает четкого определения ивент-проекту, не обращается к анализу его сущности.

Исходя из этого, автор формулирует собственную позицию по отношению к определению ивент-проекта. Под ивент-проектом будем понимать упорядоченную структуру события, которая состоит из целей, норм, системы оценивания и ресурсов и реализация которых зависит от управляющего (ивент-менеджера).

Как правило, цели отражены в миссии организации, а их конкретизация возможна определению составляющих ее подцелей и условий, индивидуальных для каждого проекта.

Каждому ивент-проекту приписывают нормы и правила при его разработке, а конкретно управляющему ивент-проекта и заказчикам. Нормы могут быть зафиксированы в документах, имеющие юридическую силу или в неформальных соглашениях, а также выражаться в количественных и качественных показателях.

Система оценивания ивент-проекта будет формироваться исходя из анализа внешних и внутренних условий, влияющих на выработку целей, определения норм и ресурсов проекта. Получается, что оценка не может существовать в обособленном виде. Так, например, при планировании ивент- проекта необходимо учесть портрет потребителя услуги и за счёт этого можно скорректировать цели ивента, форму организации проекта, а также необходимые ресурсы его реализации.

Под ресурсами стоит понимать такие ресурсы, как человеческие, экономические, технические и другие, которые будут задействованы в процессе подготовки и реализации проекта. Недостаточность ресурсов, их отсутствие или не соответствие качеству может поставить под угрозу реализации, как отдельных элементов, так и в целом проект.

Получается, что ивент-проект - это специфический проект. И без знаний проектного менеджмента и менеджмента, позволяющие привести все цели, нормы, ресурсы в единую, согласованию систему, ивентор не сможет подготовить и реализовать качественное событие.



Глава II. Управление проектами на примере организации ОOО «AMC-PRO»

2.1 Общая характеристика компании

В рамках дипломной работы представим характеристику компании «AMC-PRO» и рассмотрим ее организационную культуру.

«AMC-PRO» (Association management company) уже более 8 лет организует и проводит деловые мероприятия в сфере здравоохранения и образования. Компания осуществляет свою деятельность за счет разделения на две профессиональные ассоциации: Ассоциация руководителей образовательных организаций (АРОО) и Ассоциация руководителей медицинских организаций (АРМО), цель которых предоставить знания и навыки для эффективного функционирования, как частных, так и государственных организаций посредством предоставления актуальных новостей, уникальных интервью с экспертами отрасли, проведения вебинаров, конференций, конгрессов и форумов с ведущими экспертами. Целевая аудитория компании - это руководители (директора, главные врачи), заместили руководителей, методисты - управляющий сегмент образовательной или медицинской организации.

Работу ассоциаций осуществляет один и тот же руководящий персонал, одна корпоративная структура, используется одни и те же управленческие, организационные и технические ресурсы, поэтому за основу для нашего исследования мы возьмем АРОО и организуем ивент- проект для ее целевой аудитории.

Ассоциация руководителей образовательных организаций (АРОО) -- это профессиональное сообщество представителей управляющего сегмента образовательных организаций всех уровней:

o дошкольного (ДОУ);

o общего среднего (СОШ);

o среднего профессионального (СПО);

o детского дополнительного (ДОД).

Цель ассоциации заключается в следующем: разобраться в насыщенном функционале современного руководителя образовательной организации и помочь ему одинаково эффективно справляться с задачами по всем направлением деятельности. Потому как на сегодняшний день руководитель образовательного учреждения (директор) отвечающий за учебный процесс является еще и менеджером, который должен быть компетентен в следующих вопросах:

- планирования стратегии развития организации;

- осуществления финансовой деятельности;

- организации бизнес-процессов и планирования ресурсов;

- ведения локальной нормативной правовой документации;

- управления персоналом и мотивации труда;

- маркетинга образовательной организации и другие.

Миссия ассоциации - становление и поддержка системы эффективного менеджмента в образовательных организациях России.

Таким образом, получается, что ассоциация, создавая разнообразные деловые мероприятия, является уникальной площадкой, которая объединяет управленцев образовательной отрасли со всех регионов страны, позволяет обмениваться опытом со своими коллегами и, конечно же, на таких мероприятиях участники повышают свои профессиональные навыки.

Ассоциация владеет всей необходимой инфраструктурой и технологиями для создания делового мероприятия в короткие сроки. Берет на себя ответственность от разработки первоначальной идеи и концепции до реализации всего задуманного в жизнь, посредством четкой организационной работы команды. Организационный комитет обеспечивает полный жизненный цикл подготовки проекта:

- подбирает площадку для проведения мероприятия;

- отвечает за всю логистику мероприятия;

-составляет программу мероприятий на основе консультаций с представителями государственной власти и экспертного сообщества, а также с учетом пожеланий участников мероприятий;

- осуществляет распространение информации о предстоящем событии за счет трех каналов продвижения: региональные власти, Email-рассылка и SMM;

- осуществляет PR-продвижение с помощью средств массовой информации;

- организовывает выставочные экспозиции во время события;

- предоставляет делегатам полное сервисное сопровождение;

- подготавливает итоговые материалы (фото и видео) с конференции;

- в рамках программы конференции организовывает выезд в одно из ведущих образовательных учреждений и культурное сопровождение.

Численность всей компании - 58 человека, из них 39 женщин и 19 мужчин, возраст которых варьируется от 19 до 50 лет.

Такая структура представляет организацию как совокупность взаимосвязанных элементов. Каждый сотрудник имеет четкие цели и задачи, и знает, каким образом его работа связана с достижением цели компании.

Преимущества линейно-функциональной структуры:

- четкая система взаимных связей функций и подразделений;

- четкая система единоначалия - один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью процессов, имеющих общую цель;

- ясно выраженная ответственность;

- быстрая реакция исполнительных подразделений на прямые указания вышестоящих.

Одной из важнейших характеристик организационной структуры компании - это стиль управления (манера поведения руководителя по отношению к подчиненным, чтобы оказать на них влияние и побудить к достижению целей организации). Курт Левин определял три стиля управления -- авторитарный, демократический и либеральный, которые могут привести к высокой производительности труда и удовлетворенности исполнителей.

Авторитарный стиль руководства (директивный) характеризуется высокой степенью единоличной власти руководителя, жестокостью, требовательностью, строгим контролем и дисциплиной, игнорирование социально-психологических факторов. Отрицательно сказывается на морально-психологическом климате, ведет к снижению мотивации и ответственности.

Демократический стиль (коллегиальный) представляет собой распределение полномочий, ответственности между руководителями и заместителями, руководителями и подчиненными, как правило, общение с сотрудниками проходит в форме просьб, пожеланий, советов.

Характеризуется доверием, информированием подчиненных, инициативой, творчеством, самодисциплиной, высокой степенью мотивации сотрудников. Этот стиль основан в первую очередь на инициативе коллектива, а не руководителя.

Либеральный стиль руководства (попустительский или анархический) отличается низкой требовательностью, отсутствием дисциплины, пассивностью со стороны руководителя и потерей контроля над подчиненными, предоставлением им полной свободы действий.

Исследуемой компании присущ демократический стиль руководства, данное утверждение основывается на анализе организационной культуры фирмы.

Так, методом включенного наблюдения был выявлен уровень социально-психологического климата коллектива, проявляющий в организации в том, какова атмосфера и как сотрудники взаимодействуют между собой. Получилось, что в коллективе преобладает дружелюбие, взаимная поддержка, бодрое и жизнерадостное настроение; упреки или неодобрения высказываются с добрыми побуждениями; успех или неудача отдельных сотрудников компании вызывают сопереживание, участие всех членов коллектива. Также отмечается, что сотрудникам команды нравится принимать участие в совместных проектах и организовывать совместное досуговое время вне работы, что способствует сплочению.

При этом отмечается присутствие негативных явлений, которые могут помешать достижению стратегических целей, такие как: снижение дисциплины и уровня личной ответственности; формальный подход к выполнению своих обязанностей; незаинтересованность работников в качественном выполнении своих служебных обязанностей; конфликты, происходящие с руководством на почве задержки заработной платы, вследствие этого происходит снижение лояльности к руководству и повышение текучести кадров.

Внешний вид сотрудника компании жестко не регламентирован. В офисе приветствуется стиль кэжуал- неформальный стиль одежды, который несет в себе элегантность и комфорт, где снова джинсы, брюки, юбки, пуловеры, свитеры, рубашки, подходящие также и для прогулки. Во время проведения мероприятия отдается предпочтение деловому стилю, характеризующейся сдержанностью и классическим силуэтом.

Проводится система корпоративных мероприятий, которые организуются по случаю празднования Нового года, 8 марта, 23 февраля или дня рождения сотрудника на территории предприятия и осуществляются совместными усилиями коллектива. Они накладывают хороший отпечаток на коллектив и позволяют наладить неформальные отношения.

Исходя из этого, можно отметить, что организационной культуре компании присуще как позитивные, так и негативные признаки, что свидетельствует о необходимости совершенствования корпоративной культуры, которая совместна с организационной структурой позволит оперативно принимать верные управленческие решения и создать благоприятный имидж. Кроме того, развитая корпоративная культура позволит значительно сократить время и затраты на обучение нового персонала, его адаптацию. Новые сотрудники, зная и принимая ценности компании, быстрее ощутят свою принадлежность к команде, тем самым снижая текучесть кадров.

2.2 Исследование внешней и внутренней среды организации

SWOT-анализ - это анализ бизнеса в контексте рыночного окружения. Это метод стратегического планирования, заключающийся в выявлении факторов внутренней и внешней среды организации. Данный метод позволяет выявить и структурировать сильные и слабые стороны организации, а также потенциальные возможности и угрозы. Достигается это с помощью сравнения внутренних сил и слабостей компании с возможностями, которые дает им рынок. Исходя из проведенного сравнения, делается вывод о том, в каком векторе компании следует развиваться.

Цель SWOT-анализа состоит в том, чтобы сформулировать основные направления развития фирмы через систематизацию полученной информации о сильных и слабых сторонах компании, а также о потенциальных угрозах и возможностей.

Задачи SWOT-анализа состоят в следующем:

— необходимо выявить сильные и слабые стороны организации по сравнению с конкурентами;

— проанализировать и выявить угрозы и возможности внешней среды;

— связать сильные и слабые стороны с возможностями и угрозами;

— сформулировать основные направления развития организации.

SWOT - это аббревиатура из четырех слов, где S=Strength - сильные стороны товара или услуги. Они представляет собой внутреннюю характеристику компании, которая дает явные преимущества по сравнению с конкурентами. За счет сильных сторон организация может увеличить прибыль и занять выигрышное положение на рынке. Сильные стороны необходимо постоянно укреплять, улучшать, чтобы быть конкурентоспособными.

W=Weakness - слабые стороны внутренней среды организации. Они затрудняют рост компании, тянут ее назад, мешают товару или услуги занимать лидирующие позиции, являются неконкурентоспособными на рынке.

O=Opportunities - возможности фирмы, это благоприятные факторы внешней среды, которые могут улучшить положение компании на рынке и расширить свой бизнес.

T=Threats - угрозы компании. Это негативные факторы внешней среды, которые способны ослабить конкурентоспособность организации на рынке и снизить объем прибыли в будущем.

Сильные и слабые стороны - это внутренние черты организации, следовательно, она их может контролировать и влиять на них. Возможности и угрозы связаны с внешней средой и, как правило, они неподвластны влиянию фирмы.

Соответственно для проведения SWOT-анализа понабиться информация как об организации, о ее внутренней среде, так и об окружении предприятии, его внешней среде. Для того чтобы провести SWOT-анализ организации «AMC-PRO» необходимо эту информацию собрать и обработать, в итоге были получены следующие данные;

1.Сильные стороны. Перечислим позитивные факторы компании:

- компания тесно взаимодействует с государственными структурами, такими как министерство образования и здравоохранения РФ, Москвы и других регионов. Представители данных структур принимают участие в конференциях, рассказывают о последних изменениях в отраслях и о перспективах развития, тем самым повышают авторитет организации и доверие среди целевой аудитории;

- компания берет на себя все организационные моменты: от планирования (бронирования отеля, конференц-зала и номеров для участников, составления программы мероприятия, поиска спикеров, организации выставки в рамках конференции) до полной реализации. То есть организация напрямую работает с участниками предстоящего события, нет никаких посредников, за счет которых стоимость участия могла бы увеличиваться;

- приемлемая цена участия по сравнению с конкурентами;

- будучи членом одной из ассоциаций компании, делегаты имеют следующие преимущества: на некоммерческой (бесплатной) основе принимать участие во всех мероприятиях, иметь доступ к уникальным видеоматериалам с выступлением эксперта, получать комментарии от экспертов о последних законодательных или иных изменениях в отрасли. А также принять участие в расширенной деловой программе, которая предусматривает выезд в государственное или частное учреждение, где есть возможность пообщаться с директором/главным врачом и узнать все тонкости и нюансы управления данным учреждением - обменяться опытом;

- после завершения делового мероприятия, участники ассоциации получат диплом об участии с печатью и подписью генерального директора;

- также компания сотрудничает с ведущим медицинским вузом страны

– Первый Московский медицинский университет И.М. Сеченова, от лица которого участникам выдаются дипломы об участие в мероприятии;

- участие в конференции принимают ведущие эксперты отрасли, имеющие не только прочную теоретическую базу, но и значительный опыт, которые непосредственно принимают участие в разработке государственных концепций, законов и имею значимый авторитет среди целевой аудитории компании;

- компания организовывает не только очные мероприятия, но и онлайн- конференции и вебинары. Преимущество таких онлайн-проектов заключается в том, что из любого, даже самого отдаленного региона страны, участник может получить актуальную информацию от эксперта и задать ему вопрос;

- в рамках проведения мероприятия предусмотрена специализированная выставка, где участникам предоставляется возможность познакомиться с применением новейших технологий, а также найти надежных поставщиков для своих учреждений;

- четко распределены обязанности между сотрудниками, каждый знает, за что именно он несет ответственность. Слаженная команда по организации мероприятий;

- тщательно налаженная работа с клиентами, потенциальным клиентам уделяется большое внимание, высокое качество обслуживания;

- наличие постоянных клиентов;

- присуща дружная, сплоченная атмосфера, которая помогает создать внутренний микроклимат.

2. Слабые стороны организации:

- не предусмотрена возможность повешения квалификации сотрудников компании;

- дефицит высококвалифицированных сотрудников;

- потребность в формировании и развитии организационной культуры компании идет от сотрудников, а не от выше стоящих руководителей;

- слабо развита система нематериального поощрения;

- отсутствие маркетинговых исследований своих потребителей;

- совокупность выплат заработной платы работникам по сравнению с конкурентами ниже;

- организации свойственна небольшая текучесть кадров;

- за счет того, что компания небольшая отсутствует карьерный рост;

- неустойчивое финансовое положение организации, вызванное нерегулярностью поступления доходов в бизнесе (а заработную плату и аренду следует выплачивать постоянно);

- не до конца сформирован имидж организации, связи с тем, что компания за историю своего существования несколько раз меняла имя.

3. Возможности:

- расширить отрасли для проведения мероприятий;

- проводить не просто двух-трехдневные конференции, а обучающие тренинги, курсы последипломного образования, направленные на повышения квалификации, как в очной форме, так и дистанционно;

- заключать контракты с экспертами, чтобы в определенный промежуток времени они могли сотрудничать только с данной организацией, тем увеличивая интерес к мероприятиям;

- сотрудничать с узкоспециализированными журналами и газетами, тем самым повышая узнаваемость среди целевой аудитории;

- увеличение спроса на предлагаемые услуги;

- поддержка бизнеса со стороны государства;

- наращивать и укреплять деловые связи среди лидеров образования и здравоохранения, которые в дальнейшем могут стать членами организационного комитета или выступить в качестве интересных докладчиков.

4. Угрозы:

- экономический кризис и сокращение бюджетов на командировки сотрудников на деловые мероприятия;

- наличие предприятий-конкурентов;

- в летний период подобные мероприятия характеризуются меньшей посещаемостью, по той причине, что многие предполагаемые участники уходят в календарный отпуск;

- увеличение себестоимости услуг за счет предоставления сервиса, трансфера и другого иными организациями.

При составлении SWOT-анализа нами были выделены сильные и слабые стороны компании с возможностями и угрозами. Таким образом, при правильном использовании возможностей и совмещение их с сильными сторонами у компании есть все шансы на достижение наибольшего уровня рентабельности и завоевания своей доли рынка услуг, при условии устранения слабых сторон и угроз. Для достижения этого нами были предложены следующие рекомендации:

- разработать медиаплан рекламной компании, который продемонстрировал бы преимущества вступления в Ассоциацию, путем размещения PR-статьи, рекламного модуля в специализированных журналах и на информационных порталах. Также можно сотрудничать не только с федеральными, региональными структурами власти, но и задействовать муниципальные органы власти, которые смогли бы на условиях сотрудничества делать информационную рассылку по своим каналам -- образовательным и медицинским организациям;

- провести более глубокое маркетинговое исследование внешней среды, для того, чтобы определить положение компании на рынке по отношению к конкурентам и проанализировать ключевых игроков, предлагаемые ими услуги и степень их востребованности;

- расширить географию проведения мероприятий, базы потенциальных участников;

- разработать календарь мероприятий (очных, дистанционных) на год вперед;

- привлекать профессиональных консультантов, специалистов со стороны, которые бы могли разобраться в бизнес-процессах.

2.3 Организация и проведение ивент-проекта компании ООО «AMC-PRO»

Компания ООО «AMC-PRO» специализируется на организации и проведение ивент-проектов. Данные мероприятия являются основным видом деятельности фирмы, которые направлены на получение прибыли и создания положительного имиджа организации.

Итак, нами был спланирован и проведен проект для целевой аудитории Ассоциации руководителей образовательной организации «Современная школа - 2017», проходивший с 30 марта по 1 апреля 2017 года на территории отеля «Korston Club Hotel», на котором присутствовали более 230 человек из 32 регионов страны.

Для реализации события использовался проектный менеджмент, который предполагает постановку цели, координирование многочисленных взаимосвязанных действий, ограниченность во времени и неповторимость.

Цели мероприятия, помимо получения прибыли, состояли в следующем:

- удовлетворить потребности клиента - участника конференции;

- сформировать положительный имидж организации;

- оставить хорошее впечатление и создать задел на будущее;

- обеспечить себя надежными и долговременными бизнес-контактами (в рамках проведения выставки, поиска партнеров).

Задачи:

- привлечь не менее 200 участников;

- привлечь не менее 50 экспонентов;

- предоставить интересную, полезную и новую информацию для целевой аудитории;

- вовлечь персонал в процесс непрерывного совершенствования, которое основывается на эмоциональной приверженности, что в свою очередь будет способствовать формированию организационной культуры и сплочению команды.

Целевая аудитория мероприятия - руководители средних общеобразовательных учреждений. Все вопросы рассматривались с позиции повышения финансовой и управленческой эффективности, оптимизации процессов в организации.

Процесс планирования проекта состоял из совокупности следующих действий: определения бюджета, даты и места проведения, разработки программы мероприятия и в информировании целевой аудитории о предстоящем событии.

Так, при выборе места проведения мероприятия учитывались следующие факторы: стоимость аренды зала и номеров отеля; инфраструктура конференц-зала; расположение недалеко от метро и удобная транспортная сеть. Поэтому, исходя из множества вариантов, был выбран «Korston Club Hotel».

При разработке программы ивент-менеджер анализирует рынок, выяснеет, какие на сегодняшний день актуальны вопросы, какие проблемы волнуют делегатов в регионах страны в сфере образования, учитывает пожелания участников с прошедших конференций, исходя из этого, разрабатывает концепцию мероприятия и подбирает докладчиков. То есть создает продукт, который следует продвигать среди своих клиентов.

Далее в процесс реализации проекта включаются менеджеры по продажам, в задачи которых входит обработать оставленные заявки, найти клиента и продать услугу; pr-менеджеры, их задача распространять информацию о продукте, за счет трех каналов продвижения: SMM, Email- рассылки и с помощью региональных властей.

Заключительным этапом подготовки мероприятия стало формирование таких важных элементов как сувенирной продукции (фирменные ручки и блокноты для записей), настольные таблички с именами спикеров, печатных материалов (программы, дипломы и пр.), бэйджи для сотрудников и делегатов, регистрационные списки, пакет обязательной раздатки, анкета участника для оценки эффективности мероприятия.

Сама работа на мероприятии заключалась в подготовке места проведения, расстановку регистрационных стоек, подготовки выставочных стендов, встречу участников мероприятия и экспертов, выдачу портфеля с материалами, общая координация конференции, сбор анкет, завершающие работы -- это все проходило в первые два дня. В последний день мероприятия была совершена поезда в государственную образовательную школу г. Москвы №709, организован фуршет по случаю завершения конференции и культурное сопровождение на мюзикл «Золушка».

Работа после мероприятия заключалась в подготовке пресс-релиза, который размещался на сайте Ассоциации и в социальных сетях, фото и видеоматериалов для рассылки участникам и для публикации, рассылке благодарственных писем партнерам, экспертам, делегатам, подрядчикам, обработку анкет и подведение общих итогов.

Отдельно стоит упомянуть о специализированной выставке, которая проходят в рамках конференции. Выставка является мощным инструментом маркетинга, она позволяет компаниям представить свою продукцию и дает одновременно возможность личного контакта с клиентами. Поэтому каждая компания заинтересована принять участие в какой-либо «околовыстовочной» программе (конференции, семинаре, конкурсе и т.п.). Это оживляет все событие в целом, повышает интерес к нему, дает дополнительный приток посетителей. «Околовыстовочная» ивент-программа рассматривается как крупная, целенаправленная деловая встреча, существенный компонент бизнес-коммуникации. Вследствие этого, в рамках конференции сотрудниками «AMC-PRO» была организована выставка «Индустрия образования -- 2017», в которой приняло участие более 50 компаний. В проведении такой выставки заинтересованы все - и делегаты конференции и экспоненты. Большинство экспонентов отмечают рост имиджевых и экономических показателей после проведения участия в мероприятии, больше половины - становятся постоянными партнерами. Такое соседство (конференции и выставки) позволило расширить возможности общения между участниками конференции, сделало мероприятии более интересным, насыщенным, оно позволило существенно увеличь приходную часть бюджета, поэтому развитие выставочной и ивент- деятельности в рамках одной организации весьма перспективно и эффективно.



2.4 Выводы и рекомендации по совершенствованию и применению ивент-проектов

Оценка эффективности проведенного мероприятия -- важная часть маркетинговой политики организации. Способ оценивания прошедшего мероприятия «Современная школа -- 2017» заключается в социологическом опросе методом анкетирования (см. Приложение 1). Цель данного опроса понять насколько успешно прошло событие и удалось ли удовлетворить потребности клиента. По результатам анкетирования мы получили следующие данные:

- число прошедших социологический опрос составило 128 респондента, из них 84% женщин, 16% мужчин и это неудивительно, поскольку традиционно в сфере образования преобладает женский пол;

- на конференции присутствовали представители 32 регионов из 86, в числе которых большую часть составили центральные регионы, а также участники из Свердловской, Амурской областях, Хабаровского края, республики Дагестан и другие. С одной стороны, на основе полученных данных мы можем составить карту регионов, базу постоянных участников, которые на регулярной основе посещают подобные конференции. С другой стороны, необходимо разобраться в причинах отсутствия других регионов, может быть, имеет смысл расширить географию мероприятий;

- как показывают результаты опроса, на регулярной основе (1-2 раза в год) есть возможность посещать подобные мероприятия у 67%, чуть реже (3- 5 раза в год) у 21%, более 6 раз у 12% респондентов;

- предпочтительно проводить подобные мероприятия осенью и весной;

- 52% респондентов оценивает мероприятие на «отлично», 43% на «хорошо» и 7% на «удовлетворительно».

- большинство участников мероприятия оценивают по шкале «отлично» качество портфеля и программу, организацию первого дня и компетентность спикеров, по шкале «хорошо» профессионализм организационного комитета;

- и на вопрос, следите ли за обновлением сайта, ответило положительно 63%, отрицательный ответ дали 37% респондентов;

- сравнивая, нашу конференцию с конференциями другими организаторов 41% участников отмечают, что лучше; 26% аналогично; 12% намного лучше; 12% хуже; 9% респондентам не с чем было сравнивать.

На основе проведенного социологического опроса и метода включенного наблюдения, мы можем дать следующие рекомендации по совершенствованию ивент-проектов в данной организации и в целом всей компании:

1.Развивать организационную культуру проекта, а именно: разработать Кодекс корпоративного поведения, который может включать в себя поведенческие правила, систему ценностей, философию компании и прочее. По возможности создать новую должность «специалист по корпоративной культуре» или пригласить внешнего консультанта. Раз в семестр анализировать насколько эффективно происходит развитие корпоративной культуры, и каково ее влияние на внутреннюю и внешнюю среду компании;

2. Создать систему нематериальной мотивации персонала, путем предоставления более просторного и лучше оборудованного помещения под кабинет, обеспечения справедливого вознаграждения за успешную результативность выполненных заданий (например, раз в месяц давать дополнительный выходной без вычеты заработной платы), проведения совещаний и планерок мотивирующего характера, делегирования свои полномочий и назначения сотрудника ответственным за определенный этап работы;

3. Создать библиотеку проектов, с помощью которой сотрудники компании смогут провести сравнительный анализ и понять улучшались ли показатели проведения мероприятий и приносит ли проекты компании конкурентное преимущество. Библиотека проектов - это система хранения опыта, которую можно разделить насколько категорий:

- Проекты-эталоны. Сюда собирать отлично документированные проекты самых разных типов: и сложные, и простые, и тихие конференции на 40 человек, и крупные форумы до 600 участников. «Папка» каждого проекта универсальна и содержит: бриф (описание проекта - что, где, когда, с какой целью); рабочий план проекта с комментариями и оценкой, насколько точно удалось придерживаться плана и временных рамок; калькуляцию затрат по проекту, из которой следует какова себестоимость и общая рентабельность проекта.

- Проекты с ошибками. Описать самые разные проблемы, с которыми пришлось столкнуться и ответить на следующие вопросы:

- что стало причиной ошибкой?

- каков был план действий по исправлению ошибок?

- как можно было предотвратить проблему?

- какие последствия повлекли за собой совершенные ошибки?

Это необходимо сделать для того, чтобы избежать подобных ситуаций в будущем и перенять опыт коллег.

- Категория «площадки». Комментарии по работе с отелями, по которым должно быть ясно насколько гибкие финансовые отношения допустимы, насколько привлекательны цены, предоставляют ли бонусы. Насколько оперативно и старательно работает площадка, отвечает ли она всем техническим требованиям, соответствует ли заявленный сервис и прочее.

- База по спикерам. Делать пометки, на каких условиях сотрудничали, как себя эксперт преподносит аудитории, охотно ли отвечает на вопросы, довольны ли участники мероприятия данными докладчиком.

- Вести клиентскую базу.

Все «отделения библиотеки» должны быть доступны всем сотрудникам, чтобы при необходимости срочно получить информацию. Но мало создать библиотеку -- нужно создать у коллектива привычку пользоваться ей и умело ее пополнять.

4. Привлекать профессиональных консультантов, специалистов со стороны, которые бы могли разобраться в бизнес-процессах.



Заключение

Специфика рынка услуг, а именно ивент-индустрии состоит в том, что очень многое зависит от персонала. И поскольку персонал -- это одна из ключевых сильных сторон компании по организации мероприятий, он является наиболее ценным ресурсом при управлении проектом. Сотрудники генерируют идеи, выявляют и решают проблемы, выполняют все необходимые задачи, поэтому можно утверждать, что есть сильная взаимосвязь между структурой управления проектом и культурой организации.



Список использованной литературы

1. Азрилиян А.Н. Большой экономический словарь. -- М.: Институт новой экономики, 2007.С. - 154.

2. Андрианова Н.А. Феномен «ИВЕНТ» в социальном и научном контексте // Вестн. СПБ. ун-та. Сер.9. Филология. Востоковедение. Журналистика. 2010. Выпуск 3. С. 202.

3. Агафонов А.В. Проектный подход - наиболее эффективная для предприятий event- индустрий методология управления/Теория и практика общественного развития. --2012. -- №4. -Ананьева Т. Организация и проведение специальных мероприятий в рамках выставок // Маркетинговые коммуникации. - 2003, 2 (14). - С.2-7.

4. Анашкина Н.А. Event-маркетинг: коммуникативный тренд в рекламе // Омский науч. вестн. - 2013. - № 5.

5. Афанасиади О.В. Event-маркетинг: учеб. пособие / О.В. Афанасиади.

- М. : Moscow Business School, 2014.С. -- 121

6. Багров Н. В. Event Marketing как он есть//Мегаполис/ №3/ 2007. С. 15- 18.

7. Бабенко А. А. Актуальные тенденции развития событийного маркетинга как инновационной отрасли в России [Текст] / А. А. Бабенко // Молодой ученый. -- 2014. -- №21. -- С. 275-277.

8. Бурнацева Э.Р. Актуальные тенденции развития инновационных технологий в Event-маркетинге // Event-маркетинг. - 2012

9. Бусыгин A.B. Деловое проектирование и управление проектом. М.: Бусыгин, 2003. С.518

10. Векслер А. Специальные события как инструмент связей с общественностью, 20.05.2006 // Internet. - http://pr-samara.ru [Дата обращения: 15 мая 2017]

11. Гилмор, Д.-Х. Экономика впечатлений: работа -- это театр, а каждый бизнес -- сцена / Д.-Х. Гилмор, Б.-Д. Пайн. -- М.: Вильяме, 2005. --С. 299.

12.Горелкина Е. События, которые помогают продавать. --

http://www.my-market.ru/market 217.html

13. Глобова С. А. Зарубежный опыт применения событийного маркетинга как инструмента повышения туристической привлекательности территории [Текст] / С. А. Глобова // Проблемы и перспективы экономики и управления: материалы II междунар. науч. конф. (г. Санкт-Петербург, июнь 2013 г.). -- СПб.: Реноме, 2013. -- С. 137-140.

14. Грей К.Ф., Ларсон Э.У. Управление проектами. М., 2007. С. 874

15. Джудит Лей. Деловые встречи: организация и участие. М.: Аст, 2004. с 160

16. Деблик Н.Е. Событийный маркетинг в системе коммуникаций организации92. 93. Гаршина М., Дункан В. Основы управления проектами. СПб: Питер, 2006. 208 с.

17 .Копылова, Н. Что такое event management? [Электронный ресурс] / Н.Копылова. - Режим доступа: http:// www.adbusiness.ru/ content/ document_ r_ A6EE969B- EF5A- 46CEB97E- 6A946E3680B1.html [Дата обращения: 24 апреля 2017]

18 .Крысов А. Special events как конструктор. Часть I. Планирование // Режим доступа: Eventmarket.ru. [Дата обращения: 24 апреля 2017]

19 .Крысов А. Special events как конструктор. Часть II. Концепция специального мероприятия // Режим доступа : Eventmarket.ru [Дата обращения: 24 апреля 2017]

20 .Крысов А. Special events как конструктор. Часть VII. Продвижение // Режим доступа Eventmarket.ru [Дата обращения: 24 апреля 2017]

21 .Киреев Н.В. Карманный словарь BTL-рекламы: от event-маркетинга до retail-аудита. - М.: Маркетолог, 2003. С. 203

22 .Киреев А.Б. Специальное мероприятие и бренд. Взаимодействие от противного // Event.ru. - 2006, № 3 (5). - С.58-63

23 .Кирюхина И.А. Событийный маркетинг как средство продвижения товара // Маркетинг и маркетинговые исследования. - 2001, № 5 (35). - С.47-51

24 .Ковалевская А., Курьянов К. Событийный маркетинг, или новый инструмент, позволяющий удержать покупателя // Event.ru. - 2008, № 4 (7). - С.59-66

25. Коломенцева Е. Event-marketing и специальные событийные мероприятия// Режим доступа: www.eventmarket.ru [Дата обращения: 29 апреля 2017]

26. Корепанова Н. Общий рейдер мероприятий. Как это делается. Режим доступа - www.eventmarket.ru/ [Дата обращения: 29 апреля 2017]

27 .Каверина Е. А. Событийные коммуникации в культуре: философская

пропедевтика и маркетинговая практика. СПб.: Издательство РГПУ им. А. И. Герцена, 2011. 187 с.

28 .Корокошко Ю.В. Event-маркетинг: теория и практика успешного продвижения продукции компании : в 2 ч. // Event-маркетинг. - 2013. -

№ 1. - С. 2-13

29 .Кондратьева В.И., Речицкая И.В. Теория и практика проектного управления. Учебное пособие. Владивосток, 2011. Режим доступа: http://library.fentu.ru/book/raznoe/341/index.html [Дата обращения: 29 апреля 2017]

30 .Лунева Е.А. История развития событийного маркетинга и сущность понятия event в предпринимательской деятельности // Соврем. тенденции в эконом. и упр.: новый взгляд. - 2010. - № 1-1. - С. 107-111. 35.

31. Мазур И.И., Шапиро В.Д., Ольдерогге Н.Г. Управление проектами. М: Омега-Л,2010. -- С. 358

32. Мазур И.И., Шапиро В.Д. Управление проектами: справ.для профессионалов. - М.: Высш.шк.,2001. - С.680.

33. Минаев С.Г. Эффективность события не отходя от кассы // Event.ru. - 2008, №4 (19). - С. 33-35

34. Минаева С.Г.. Внутрикорпоративные связи с общественностью. Теория и практика. 2008, №5 (19). - С. 45-47

35 .Манихин А.А. Место event-маркетинга в комплексе маркетинговых коммуникаций // Креативная экономика. -- 2010. -- № 4 (40). -- С. 135-142.

36 .Манихин А.А. Понятие, сущность и преимущества событийного маркетинга // Российское предпринимательство. -- 2010. -- № 3 Вып. 1 (154). -- С. 69-72.

37. Неретина Е.А., Ерастова А.В. Управление процессами формирования и развития организационной культуры: учебн.пособие / Е.А. Неретина, А.В. Ерастова. - Саранск: Из-во Мордова. уп-та, 2004. - 42с.

38. Назимко, А. Событийный маркетинг: руководство для заказчиков и исполнителей/ А. Назимко. -- М.: Вершинина, 2007. С.270

39.Никифоров Б.Н. Специальные мероприятия как способ приращивания паблициского капитала базисного субъекта PR. --М.: Лаборатория Книги, 2010. -- 72с.

40. Новикова М. Российский событийный маркетинг. Тенденции и перспектива // Лаборатория рекламы и PR. - 2007, № 5 (60). - С.32-36

41. Пасмуров А. Как эффективно подготовить и провести конференцию, семинар, выставку. - СПб.: Питер, 2006. --С.272

42.Пайпе С. Проектный менеджмент. СПб.: Питер, 2008. --С.368

43. Птуха А.Р. Индустрия деловых встреч: взгляд в будущее. Экспо новости. № 1-2, 2012г.

44. Романцов А.Н. Event-маркетинг. Сущность и особенности организации. - М.: Дашков и Ко, 2009. С.309

45.Рунова Е., Обломский И. Роль специальных мероприятий в формировании бренда // Event.ru. - 2008, № 3 (18). - С.49-53

46. Рынок специальных мероприятий сегодня. [Электронный ресурс] - 2014. - Режим доступа:http://www.prazdnikart.ru/events/rynik-segodnya [Дата обращения: 29 апреля 2017]

47.Рыдзевский А.Е. Современные технологии управления проектами (событиями): Event-Management. Понятие события, виды событий. Event-компании. Механизмы реализации успешного события.

48. Сондер Марк. Ивент-менеджмент. Организация развлекательных мероприятий. Техники, идеи, стратегии, методы. Издательство: Вершина, 2006 г. 485 с.

49. Соловьев И. Event-менеджмент. Event-менеджмент и аутсорсинг как инновационные инструменты в пиар-работе компании, 2008, №7 // Internet. - www.starevents.ru/info/vajno.php [Дата обращения: 4 мая 2017]

50. Слуцких Т.Ю. Event-маркетин как эффективный способ установления и поддержания отношений с потребителями // Соврем. аспекты экономики. - 2013. - №11 (195). - С. 105-110.

51.Слуцких Т.Ю. Инструменты Event-маркетинга в рамках парадигмы отношений с партнерами // Event-маркетинг. - 2012. - Т. 4. - С. 282- 291.

52. Спивак, В. А. Корпоративная культура/В. А. Спивак. -- СПб.: Питер,2001. 465 с.

53.Савина М.В. Креативный класс движущая сила постиндустриального общества. Креативная экономика. 2008. № 12 (24).

54. Симановская О. Организация HR-событий: успешная российская практика. - СПб.: Питер, 2006. -- 400

55. Тульчинский, Г.Л. Менеджмент специальных событий в сфере культуры: учебное пособие / Тульчинский Г.Л., С.В. Герасимов, Т.Е. Лохина. -- СПБ.: 2010. -- С. 74.

56. Тихмянова И. Создание собственного eventa. Событийный маркетинг сегодня // Лаборатория рекламы и PR. - 2007, № 5 (54). - С.40-45

57. Хапенков, В.Н. Менеджмент событийных коммуникаций: учебное пособие/ В.Н. Хапенков, Д.В. Федюнин, В.В. Головина. --Москва: ФГБОУ ВПО «РЭУ им. Г. В. Плеханова», 2014. -- С.6.

58. Хальцбаур, У. Event-менеджмент / У. Хальцбаур, Э. Йеттингер. -- М.: Эксмо, 2007.

59. Хазеева В.К. Инструменты продвижения event-компании // Event.ru. - 2008, № 6 (21). - С.15-19

60.Хашковский А. События, которые мы создаем // Маркетинг журнал, 05.09.2005 // Internet. - www.4p.ru

61. Ханов, Г. Г. Управление корпоративными коммуникациями Электронный ресурс. / Г. Г. Ханов // PR-Профессионал: международный клуб PR-управляющих. -- Режим доступа: http://www.pr-professional.ru/publ/Hanov.htm

62. Шершакова, Е. Организация event-мероприятий. Как организовать большой event?. [Электронный ресурс] / Е.Шершакова. - Режим доступа: http:// www.eventnn.ru/ articles/item/3/563

63 .Шершакова, Е. Event-менеджмент - управление событием. [Электронный ресурс]/ Е.Шершакова. - Режим доступа: http://www.eventnn.ru/articles/item/3/431

64 .Шмит Б., Роджерс Д., Вроцос К. Бизнес в стиле шоу. Маркетинг в культуре впечатлений / Пер. с англ. - М.: Вильямс, 2005

65. Шумович А.В. Великолепные мероприятия: Технологии и практика event management / Александр Шумович. - 3-е изд., испр. и доп. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2007

66. Ячменникова Е. А. Событийный маркетинг, или Как делать event // Маркетинговые коммуникации. - 2010. - № 4. - С. 224-232

67. Bowdon G., McPherson G., Flinn J. Identifying and analysing existing research undertaken in the events industry: a literature reveiw. Leeds: Association for events management education, 2006, p. 106.

68. Bremshey, P. Eventmarketing: die Marke als Inszenierung / P. Bremshey,

R. Domining. -- Wiesbaden:Gabler,2001.--191p.

69. Brьckner, M. Event-Marketing: wenn Werbung zum Erlebnis wird: das richtige Ambiente; Messen; Kooperationen; Event-Sponsoring; Organisation / M. Brьckner, A. Przyklenk. -- Wien: Wirtschaftsverlag Ueberreuter, 1998. -- 120 p.

70. Сotting, P. Der Sponsoring- und Eventmarketing-Ansatz (S&E): Dimensionen, Wirkung, Erfolgsfaktoren, Planung und Controlling / P. Cotting.1.nz: Trauner, 2000. -- 567 p.

71. Goldblatt, J.J. Special events: best practices in modern event management/

J.J. Goldblatt. -- 2nd ed. --N.Y.: Van Nostrand Reinhold, 1997. -- p. 458

72. Getz, D. Corporate culture in not-for-profit festival organisations: concepts and potential applications / D. Getz // Festival management and event tourism.1993. --Vol. 1, № 1, --P. 11-17.

73. .Haase, F. Handbuch Eventmanagement / F. Haase. -- Mьnchen: Kopaed, 2004.-495 p.

74. Joe Goldblatt (2007). Twenty-First Century Global Event Management. The Wiley Event Management Series

75. Inden, Th. Alles events?! --Erfolg durch Erlebnismarketing / Th. Inden.-- Landsberg/ Lech: Verlag Moderne Industrie, 1993, p.6.

76. Kleemann, A. Eventmarketing Lexikon / A. Kleemann. -- Frankfurt am Main: Deutscher Fachverlag GmbH, 2006, p. 192.

77. Shone, A. Successful event management: a practical handbook / A. Shone,

P. Bryn. -- London: Continuum, 2001. -- 285 p.

78. The international dictionary of event management: over 3500 administration, coordination, marketing, and risk management terms from

around the world / eds.: J. Goldblatt, S. N. Kathleen. -- 2nd ed. -- N.Y.: Wiley, 2001. --279 p.

Размещено на Allbest.ru