Анализ эффективности функционирования информационных потоков на предприятиях России

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования Нижегородской области

ГБПОУ СПО «Шахунский агропромышленный техникум»

Курсовая работа

по предмету: «МДК 01.01 Планирование и организация логистического процесса в организациях различных сфер деятельности »

на тему: « Анализ эффективности функционирования информационных потоков на предприятии России »

Выполнила: Смирнова Наталия

Проверил: Мамзолова Татьяна Васильевна

Г. Шахунья, 2016 год.

Содержание

Введение

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ЭФФЕКТИВНОСТИ ФУНКЦИОНИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ НА ПРЕДПРИЯТИЯХ

1.1 Информационные потоки в логистике

2. АНАЛИЗ ЭФФЕКТИВНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ ЛОГИСТИКИ НА ПРЕДПРИЯТИИ

2.1 Краткая характеристика предприятия

2.2 Анализ действующей организационной структуры логистической службы предприятия

2.3 Оценка эффективности деятельности службы логистики и ее влияние на механизм осуществления логистических процессов на предприятии

3. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ РАБОТЫ ЛОГИСТИЧЕСКОЙ СИСТЕМЫ ПРЕДПРИЯТИЯ.

3.1 Выявление проблем в организации логистической системы и разработка проекта мероприятий по ее совершенствованию

3.2 Эффективность использования информационных систем в организации логистической системы предприятия

Заключение

Литература

Введение

При реализации логистических процессов в прошлом основное внимание, как правило, уделялось физическому подъемно - транспортному процессу. Сегодня внимание все более обращается на информационный поток, при помощи которого планируют материальный поток, управляют им и контролируют его. Улучшение информатики и организации нередко может принести больший эффект, чем технические инновации.

Каждое движение материалов связано с передачей информации. Некоторые сообщения опережают груз, авизируют его прибытие. Информационное опережение позволяет получателю своевременно подготовить его приемку. Другие данные сопровождают груз, они характеризуют вид и количество товаров, отправителя, получателя и владельца, обращают внимание на опасные свойства товара. Третий вид информации следует за материальным потоком и часто идет в обратном направлении ( подтверждение приема, фактурирование, предъявление рекламаций, дополнительные заказы, запросы и т.п. ).

Актуальность темы курсовой работы определена тем, что информация становится логистическим производственным фактором. Благодаря ей может сократиться складирование ( лучшее управление запасами, согласованность действий поставщика и потребителя, замена складирования готовой продукции складированием полуфабрикатов и сырья ). Благодаря информации удается также ускорить транспортировку ( согласованность всех звеньев транспортной цепочки ). Недостаток своевременной информации вызывает накопление материала, поскольку неуверенность поставщика, обычно вызывает желание подстраховаться.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ЭФФЕКТИВНОСТИ ФУНКЦИОНИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ НА ПРЕДПРИЯТИЯХ

Информационный поток -- это совокупность циркулирующих в логистической системе, между логистической системой и внешней средой сообщений, необходимых для управления, анализа и контроля логистических операций. Информационный поток может существовать в виде бумажных и электронных документов (носителей).

1.1 Информационные потоки в логистике

Эффективное использование информационной логистики заключается в рациональном управлении информационным потоком по всей логистической сети на всех иерархических уровнях.

Информационные потоки в логистических системах имеют свои специфические особенности, которые отличают их от всех других видов информационных потоков. Эти особенности зависят от свойств логистических систем. Логистические информационные потоки имеют следующие характеристики:

- неоднородность (информация, используемая в логистических системах, качественно разнородна.);

- множественность подразделений -- поставщиков информации;

- множественность подразделений -- потребителей информации;

- сложность и трудность практической обозримости информационных маршрутов; - множественность числа передач единиц документации по каждому маршруту;

- многовариантность оптимизации информационных потоков.

Логистический информационный поток сам по себе является достаточно сложной системой и делиться на ряд составляющих: реквизит, показатель, документ и массив. Реквизит -- элементарная единица сообщения. Реквизит характеризует количественную или качественную составляющую информационной совокупности. Так, например, реквизиты -- наименование организации, наименование товара, цена товара, и т.п. Каждый реквизит может быть представлен совокупностью символов: цифровых, буквенных, специальных.

Документы, используемые в процессе управления, могут включать один или несколько показателей с обязательным удостоверением (подписью или печатью) лица, ответственного за содержащуюся в документах информацию. Поскольку получение исходных данных является сферой деятельности человека, то большинство документов создается на стадии сбора и регистрации данных, хотя немалая доля документов поступает в систему от внешних (вышестоящих и др.) организаций.

Массив представляет собой совокупность однородных данных, имеющих единую технологическую основу и объединенные единым смысловым содержанием. Данные (процессы, явления, факты, и т.п.) представленные в формализованном виде, пригодном для передачи по каналам связи и для обработки на компьютере. Основными элементами массивов, определяющими их содержание, являются записи.

Записи - это элементы массива, которыми оперируют пользователи при обработке информации. Элементами записей, имеющих единое смысловое значение, являются информационные поля.

Данные, принадлежащие к одному массиву, записываются по общим правилам (в соответствии с технологией накопления, хранения и обработки данных, принятой в организации). Тип массива определяется его содержанием (например, массив материальных нормативов, массив поставщиков материалов), функциями в процессе обработки данных (входной, выходной, промежуточный массивы). Информационный массив, снабженный символическим именем, однозначно определяющим его в информационной системе, называется файлом.

Исходя из неоднородности и множественности поставщиков и потребителей логистических информационных потоков, а также руководствуясь главной целью классификации -- упорядочением логистических информационных потоков, первым шагом в классификационной группировке является деление по признаку, позволяющему образовать однородные по видам деятельности (или по функциям) информационные потоки.

Известно, что информационный поток, как правило, выражается в определенном виде документации (накладные, счета-фактуры, приказы и пр.). В соответствии с существующим делением документации по видам деятельности, логистические информационные потоки могут быть классифицированы на:

- распорядительные (приказы, распоряжения);

- организационные (инструкции, протоколы, положения);

- аналитические (обзоры, сводки, докладные записки);

- справочные (справки);

- научные (статьи, рефераты);

- технические (документации по технике безопасности).

Передача и прием информационных потоков осуществляется с помощью носителей памяти человека, документа, магнитного носителя, устной речи и т.п. По виду носителя информации логистические информационные потоки могут быть переданы на бумажные, электронные, смешанные.

Структура информационных потоков определяет их однородность и неоднородность. Однородные информационные потоки характеризуются единым видом носителя, единой функциональной принадлежностью, единым видом документационного сопровождения. Неоднородные информационные потоки соответственно не отвечают всем вышеперечисленным требованиям.

Таким образом, логистика оперирует многочисленными показателями и характеристиками информационных потоков: номенклатурой передаваемых сообщений, типами данных, документами, массивами данных; интенсивностью и скоростью передачи данных; специальными характеристиками (пропускной способностью информационных каналов, защитой от несанкционированного доступа, помехозащищенностью и др.).

2. АНАЛИЗ ЭФФЕКТИВНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ ЛОГИСТИКИ НА ПРЕДПРИЯТИИ ООО «ТКФ «КАМА-ТРАКС»

2.1 Краткая характеристика ООО «ТКФ «КАМА-ТРАКС»

Общество с ограниченной ответственностью «КАМА-ТРАКС» является крупнейшей транспортно-экспедиционной компанией, осуществляющей перевозку грузов автомобильным, железнодорожным, морским и смешанными видами транспорта по территории России, стран СНГ и всему миру.

В 1992 году началась история компании. Основная задача была ориентирована на обеспечение автомобильным транспортом ОАО «КАМАЗ» при импортно-экспортных отправках. На сегодняшний день Объем перевозок компании составляет 600 тысяч тонн в год.

Перевозки выполняются как собственным подвижным парком (60 автомашин), так и транспортными средствами наших постоянных партнеров (более 1000 автомашин).

ООО «Холдинговая компания «КАМА-ТРАКС» является членом «Международного союза экспедиторов» («FIATA»), членом «Ассоциации Российских Экспедиторов» («АРЭ»), членом Торгово-промышленной палаты г.Набережные Челны и региона «ЗАКАМЬЕ» Торгово-промышленной палаты Республики Татарстан и Торгово-промышленной палаты Российской Федерации.

Услуги компании востребованы более чем 350 клиентами. Основные партнеры на рынке грузоперевозок:

-ОАО «КАМАЗ»,

-«CUMMINS Incorporated»,

-ОАО «Павловский автобус» (ОАО «ПАЗ»),

-ООО «Комбайновый завод «РОСТСЕЛЬМАШ»,

-ООО «Курганский автобусный завод» (ООО «КАВЗ»),

-ОАО «ГАЗ»,

-ОАО «Нижнекамскшина»,

-ОАО «Нижнекамскнефтехим»,

-ООО «Торговый дом «Кама»,

-ООО «Сименс ФДО Аутомотив» («Siemens VDO»),

-ОАО «Альметьевский Насосный Завод» («АЛНАС»),

-АОР «НП Набережночелнинский картонно-бумажный комбинат» («КБК»),

-Корпорация «РАССТАЛ»,

-ГУП РТ «ПО ЕЛАЗ»,

-ОАО «СМП-Нефтегаз»,

-ОАО «ЧНФ «АЛСУ» и др.

ООО "Холдинговая компания "КАМА-ТРАКС" организует выполнение грузовых перевозок всеми видами транспорта в любых направлениях.

Компания оказывает услуги по организации контейнерных перевозок, перевозок таможенных, крупногабаритных и тяжеловесных грузов, мелких партий грузов, грузов, требующих соблюдение температурного хранения, складирование грузов, их страхование, охрану и сопровождение.

ООО «Холдинговая компания «КАМА-ТРАКС» выполняет до 7-8 тысяч грузоперевозок в год в междугородном сообщении, а также организовывает доставки грузов из любых точек мира для российских и иностранных заказчиков.

Для осуществления автомобильных перевозок используются тентованные и цельнометаллические автомобили с грузовым пространством от 82 до 120 м2, оборудованный АДР комплектами автотранспорт для перевозки опасных грузов, рефрижераторы и изотермы, малотоннажные автомобили и специализированный подвижной состав для перевозки негабаритных и тяжеловесных грузов.

В Транспортно-экспедиционном предприятии ООО «КАМА-ТРАКС» условия хранения подвижного состава можно охарактеризовать как открытое хранение без подогрева. В состав вспомогательных площадей предприятия входят: офисные помещения, площадки и склады для хранения грузов, гаражи, санитарно-бытовые помещения, пункты общественного питания, управления.

Руководство предприятием осуществляет директор, которому подчиняются начальники всех отделов и главный бухгалтер. Руководителем предприятия с момента его основания является Штейнберг Леонид Данилович. Он распоряжается всеми средствами предприятия, осуществляет подбор и расстановку кадров, контролирует деятельность подразделений, несет ответственность за выполнение плана и соблюдение финансовой дисциплины.

Транспортный отдел - это непосредственно весь подвижной состав предприятия, водители и обслуживающий и ремонтный персонал. В мастерских имеются зоны технического обслуживания и ремонта, где выполняется соответствующий комплекс работ, таких как ежедневное обслуживание и ТО-1 на специально оборудованных линиях технического обслуживания. В зоне ремонта располагается разборочно-сборочный цех, в котором осуществляются ТО-2 и текущие ремонты.

Логистическая служба предприятия - аппарат предприятия по организации грузоперевозок, основные функции, структура и задачи которого будут рассмотрены ниже.

Бухгалтерия осуществляет учет материальных и денежных средств, расчеты за перевозки и другие услуги, расчеты с рабочими, учет всей деятельности предприятия в денежном выражении, контроль над законностью и целесообразностью хозяйственных операций, составляет бухгалтерские отчетности. Предприятие имеет главного бухгалтера, заместителя главного бухгалтера, одного экономиста и бухгалтера-кассира для выдачи заработной платы, а также несколько бухгалтеров для оформления и учета подотчетных сумм, движения материальных и денежных ценностей и другого имущества.

Правовой отдел возглавляется заместителем директора по юридическим вопросам, в его состав также входят юрисконсульт по дебиторам и специалист по договорам.

2.2 Анализ действующей организационной структуры логистической службы ООО «ТКФ «КАМА-ТРАКС»

производственный логистический информационный поток

Логистическая служба является элементом системы управления предприятием.

Основными задачами логистической службы предприятия являются:

1.Ведение базы данных по участникам транспортной деятельности;

2.Контроль транспортной деятельности;

3.Организация контроля работы подвижного состава на линии;

4.Планирование и организация транспортной деятельности;

5.Определение вида и количества транспортных средств для обеспечения заданной потребности в перевозках;

6.Построение оптимальной транспортно-технологической схемы по различным критериям (стоимость, время, качество доставки, интегральный критерий и т.д.);

7.Моделирование транспортных сетей;

8.Диспетчерское управление транспортировкой грузов;

9.Документационное оформление доставки грузов;

10.Заключение договоров транспортно-экспедиционного обслуживания с клиентами и перевозчиками;

11.Ведение сопроводительной документации по договорам перевозки грузов различными видами транспорта.

Планирование перевозок грузов является одной из главных задач в работе логистической службы транспортного предприятия.

План перевозок грузов в первую очередь разрабатывается по предприятиям и организациям, утвержденным для обслуживания руководством «КАМА-ТРАКС». Наиболее крупными партнерами ООО «ХК «КАМА-ТРАКС» являются ОАО «КАМАЗ», ОАО «Нижнекамскшина», ОАО «Нижнекамскнефтехим». ОАО «Нижнекамскнефтехим» в среднем ежемесячно отгружает автотранспортом около 30000 тонн готовой продукции, это около 1500 автомобилей. При наличии провозных возможностей в план включаются другие предприятия и организации Набережных Челнов и Республики Татарстан. Исходными данными для составления плана перевозок грузов являются заявки предприятий и организаций.

Разработанный план перевозок грузов на планируемый период сопоставляют с провозными способностями автомобильного парка. При этом обеспечивается выполнение объема перевозок в установленные сроки.

Объем транспортных работ определяется на основании данных о количестве поступающих и отправляемых грузов с учетом их номенклатуры. Перевозки основных материалов - готовой продукции полистирол и полипропилен- составляют 70-95% общего грузооборота.

Логистическая служба ООО «ХК «КАМА-ТРАКС» может быть представлена в виде организационной схемы, представленной в Приложении Б (рис. Б.1).

Отдел международных перевозок существует в компании с момента ее образования (с 1992 года). Специалисты отдела международных перевозок оперативно предоставляют данные о местонахождении грузов, обеспечивая надежное отслеживание грузопотоков, используя систему GPS.

Мультимодальные перевозки - это перевозки, при которой используется несколько видов транспорта, а компания-перевозчик организует ее целиком. Такие перевозки чаще всего осуществляются тогда, когда требуется доставить товар из какой-либо отдаленной страны или с другого континента. Мультимодальные перевозки требуют максимальной слаженности действий всех участников ее процесса. Уже 14 лет ООО "Холдинговая компания "КАМА-ТРАКС" осуществляет мультмодальные и комбинированные перевозки из любой точки мира с использованием автомобильного, морского, авиационного и железнодорожного транспорта.

В большинстве случаев доставка грузов производится по схеме «от двери до двери». То есть, компания полностью берет на себя весь процесс перевозки: от погрузки товара на складе поставщика в любой стране до отгрузки товара на складе покупателя. На стадии планирования перевозки служба логистики разрабатывает оптимальную схему мультимодальной перевозки.

Приоритетными направлениями грузовых автомобильных перевозок являются Европейская территория России, Сибирь, Урал, страны СНГ. Поэтому работа службы логистики в области российских перевозок осуществляется менеджерами в зависимости от направления движения транспорта, в зависимости от места загрузки-разгрузки автомобиля.

Работа отдела российских перевозок осуществляется по следующим направлениям: Сибирский федеральный округ; Уральский федеральный округ; Центральный федеральный округ; Южный федеральный округ; Приволжский федеральный округ.

2.3 Оценка эффективности деятельности службы логистики и ее влияние на механизм осуществления логистических процессов на предприятии

На предприятиях, имеющих большое количество подвижного состава, существуют проблемы с планированием перевозок. Для обеспечения рентабельной работы автомобилей необходимо учитывать множество факторов, таких как:

-организация обслуживания и ремонта автотранспорта для поддержания его высокого уровня надежности;

-особенности перевозок, определяемые транспортными (вид, количество груза, расстояние перевозки, условия погрузки-разгрузки), дорожными (состояние дорожного покрытия), климатическими (температура воздуха, продолжительность летнего и зимнего периодов) условиями;

-организация работы материально-технического снабжения с целью обеспечения необходимым количеством топлива, смазочных материалов, запчастей и агрегатов, шин и т. д.;

-организация маршрутов перевозок, позволяющих максимально полно использовать транспортные средства и рабочее время;

-обеспечение транспортного предприятия необходимым количеством работников: специалистов, руководителей, водителей, ремонтных рабочих.

Так, в компании «КАМА-ТРАКС» эксплуатируется около 60 единиц транспорта, используются путевые листы типовой междуведомственной формы.

Работники, заносящие информацию в путевые листы
Работник	Обязанность
Диспетчер	Записывать данные о водителе (фамилия, его табельный номер); данные об автомобиле (марка машины, его государственный номер); время выезда из гаража, время возврата в гараж; требуемое количество горючего на выполнение задания; наименование и адрес заказчика; остаток горючего при выезде и при въезде в гараж (данные подтверждаются подписью механика); показание спидометра при выезде и возврате в гараж;
Водитель	Указывает - время (ч, мин) и показания спидометра при прибытии к заказчику и выбытии от него, маршрут движения. Также в путевом листе водитель указывает часы работы по совместительству, поскольку за совмещение обязанностей ему производится доплата. Например, в графе «Особые отметки» делается запись о совмещении обязанности грузчика или экспедитора;
Заправщик	Делает отметки о полученных литрах горючего на пути следования

Разрешение на выпуск из гаража автомобиля, находящегося в исправном состоянии, сдача автомобиля шоферу и приемка автомобиля от шофера заверяются подписью механика или заменяющего его лица. Поскольку заполнение путевых листов на предприятии осуществляется вручную, это приводит к следующим ошибкам. Так, в путевых листах не всегда указывается точный маршрут автомобиля. Например, в графе «Маршрут движения» делаются такие записи, как «езда по городу», «езда по точкам», без уточнения мест остановки автомобиля. Согласно инструкции по заполнению и обработке путевого листа для грузового автомобиля неопределенные маршруты указывать запрещается. Так как точно определить маршрут по такому путевому листу невозможно, то нельзя быть уверенным, что указанный пробег в путевом листе соответствует действительности. Поскольку в данной организации транспорт изношен на 70-80%, то спидометры часто оказываются вышедшими из строя. Также в путевых листах часто допускаются неоговоренные подчистки, исправления, что недопустимо, поскольку путевой лист - это документ строгой отчетности. Водители, заполняя путевой лист, торопятся, и почерк при этом бывает неразборчив.

После того как оформленный путевой лист примет диспетчер, его отдают в отдел автоматизированной системы управления предприятием, где всю информацию вручную переносят в базу данных для ее накопления и дальнейшей систематизации. Это увеличивает возможность возникновения ошибок.

Полученная таким образом информация не может показать четкую картину эксплуатации подвижного состава. В то же время на рынке представлен ряд программных продуктов, решающих задачи учета и специфики автоматизации деятельности автотранспортных хозяйств. Предлагаются готовые отраслевые решения, ориентированные на различные категории пользователей. Данные программы позволяют организовать учет заявок и формировать разнарядку на работу автомобилей.

Применение программ помогает минимизировать производственные сбои, обусловленные нестыковкой информации, касающейся разных областей работы транспорта. Однако применение таких программ связано со значительными доработками, поскольку предприятия стремятся к высокой степени интеграции учета работы транспорта с бухгалтерским учетом, а это требует дополнительного времени и квалифицированных специалистов.

Работа диспетчеров, отвечающая за технологический процесс выполнения заказа, рассматривается как один из частных элементов в логистической системе, которая является комплексным объектом. Проблема в работе диспетчеров на крупном предприятии заключается в организации информационных потоков, связанных с планированием и координацией транспортной деятельности. Обработка информационных потоков очень ответственная задача, поскольку малейший сбой в организации транспортного процесса может повлечь за собой невыполнение заказа.

Для решения данной проблемы, диспетчеру необходимо оптимально регулировать работу транспорта. Он обязан своевременно собирать и отслеживать оперативную информацию о постоянно меняющейся обстановке на транспортном предприятии, иными словами диспетчерская служба постоянно держит руку на пульсе предприятия.

От деятельности диспетчера зависит ритмичная работа предприятия, выполнение работ в соответствии с производственными программами, календарными графиками и сменно-суточными заданиями. Он производит регулярный оперативный контроль за движением транспорта, принимает меры по предупреждению и устранению нарушений по выполнению заявок, привлекает к ликвидации этих нарушений вспомогательные и другие службы предприятия. В его функции входят подведение итогов работы подвижного состава, что в дальнейшем применяется в оценке экономической эффективности, уровня сервиса и качества предоставленных транспортных услуг.

Одним из параметров качества транспортного обслуживания потребителей относят время от получения заказа на перевозку до доставки, надежность и возможность доставки по требованию. Для достижения указанных задач диспетчерские службы должны координировать перевозочные операции и отслеживать техническое состояние транспорта на конкретный промежуток времени. Информационное обеспечение в транспортной логистике играет одну из ключевых ролей, а планирование и координация транспортной деятельности невозможны без взаимодействия транспортных и информационных потоков. В ходе транспортировки с учетом ужесточения конкурентной борьбы перевозчики заботятся не только о снижении цен на тарифы, но и обеспечении важной информацией заказчика. Так информацию можно разделить на три основных вида: опережающая, сопровождающая, поясняющая транспортно-материальный поток. Опережающий информационный поток является одним из важных элементов в работе диспетчеров, поскольку он содержит предварительное сообщение о предстоящем перемещении груза. Сопровождение информации осуществляется одновременно с транспортным потоком. В этом случае информация позволяет быстро и правильно идентифицировать грузы, и направлять их по назначению. Отставание информационного потока от транспортного, обычно, допускается только для пояснения и оценки последнего. Только при наличии всех перечисленных информационных потоков можно получить возможность эффективного управления, контроля движения транспортно-материального потока.

На рассматриваемом предприятии, имеющем около 500 единиц подвижного состава, четкое диспетчерское руководство работы автотранспорта пока является невозможным, поскольку отсутствуют опережающий и сопровождающий информационные потоки. Причиной данной проблемы является отсутствие связи между диспетчером и водителем, что не допустимо, поскольку информация является одним из ключевых факторов конкурентоспособности предприятия. Так диспетчер, имея точную "информацию о местоположении автомобиля и его состоянии имеет возможность попутно загрузить автомобиль. Рассматриваемая проблема не позволяет логистической системе обеспечить удовлетворение спроса потребителей на доставку нужной продукции в обусловленный срок и требуемое место, что не дает контролировать определенную длительность цикла логистического обслуживания. Работа логистической службы может быть автоматизирована, однако на большинстве крупных предприятий данная проблема остается нерешенной. Диспетчер обязан заполнять диспетчерские журналы вручную, а это усложняет и замедляет управление и контроль эксплуатации подвижного состава. Например, диспетчер на рассматриваемом крупном транспортном предприятии координирует движение подвижного состава на основании поступающей разнарядки от руководства. Для обеспечения контроля работы транспорта он заполняет следующие журналы:

1.Журналы учета движения путевых листов;

2.Журнал учета выхода автомобилей в работу;

3.Табель автомобильного парка;

4.Табель использования рабочего времени;

5.Журнал учета переработанных часов за месяц;

6.Журнал учета машин в ремонте

Надо учитывать то, что диспетчер в данном случае может только контролировать доставку груза, а также отражать в журналах техническое состояние автомобиля до и после выполнения заказа. Он отмечает в журналах дату и время отъезда, приезда автомобиля, остаток горючего при возврате машины в гараж, показание спидометра, количество перевезенного груза. Однако на сегодняшний день такая работа не отвечает требованиям транспортного обслуживания. Так оператор - диспетчер предприятия может разрабатывать несколько вариантов плана доставки, определять транспортные фирмы, которые могут быть привлечены для осуществления доставки по разработанным схемам. Заказчику сообщаются условия выполнения доставки, каким образом и за какое время заказ будет выполнен. Только после решения данных вопросов между заказчиком и фирмой заключается Договор на доставку. Проведение указанных работ поможет повысить эффективность доставки груза. Повышение производительности достигается за счет быстрой передачи и обработки информации, а точности и достоверности данных - за счет уменьшения бумажных документов и возможности ошибок ввода данных. Например, на сегодняшний день программы позволяют организовать учет заявок на транспортные средства и формировать разнарядку на работу автомобилей.

Обычно наибольшие затруднения при учете работы транспорта возникают при формировании отчетности по горючему и путевым листам. Особенно трудно бывает составить отчеты в том случае, если путевые листы были сданы диспетчеру несвоевременно или в них обнаружены ошибки, которые приходится исправлять «задним числом». В таких случаях применяемые программы могут значительно облегчить работу диспетчера, т.к. в них автоматически поддерживается актуальность введенной информации, и формируются наиболее важные отчеты: реестр путевых листов; карточка работы автомобиля; основные технико-эксплуатационные показатели; свод о расходе горючего по маркам топлива; ведомость прихода-расхода горючего.

Диспетчеризация является одним из звеньев в логистической цепи, поэтому не эффективная работа диспетчера отрицательно сказывается на организации всего транспортного процесса.

Данные проблемы уже давно решаются за рубежом с помощью информационно- компьютерных технологий. Существуют различные системы слежения, диспетчеризации транспорта на базе спутниковых систем. Некоторые из них уже применяются в нашей стране.

3. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ РАБОТЫ ЛОГИСТИЧЕСКОЙ СИСТЕМЫ ООО «ТКФ «КАМА-ТРАКС»

3.1 Выявление проблем в организации логистической системы и разработка проекта мероприятий по ее совершенствованию

В условиях высоко конкурентного рынка, предприятия, предлагающие услуги грузоперевозок, (или управляющие собственными транспортными отделами), постоянно сталкиваются с целым рядом проблем. Основными из них являются:

1)Высокая сила конкуренции на рынке грузоперевозок - большое количество игроков: от небольших экспедиторских до крупных национальных логистических компаний;

2)Изношенность транспортных средств (подвижного состава) и трудностей, связанных с их ремонтов и обновлением;

3)Высокая трудоемкость процесса планирования маршрутов (и не важно, междугородние это перевозки или внутригородские), особенно при осуществлении доставки большого количества разнородных грузов;

4)Необходимость организации системы постоянного мониторинга местонахождения и состояния транспортных средств (подвижного состава, транспортных контейнеров);

5)Сложности в планировании загрузки и, как результат, недогруз и вынужденные простои транспортных средств (подвижного состава).

Цена ошибки при решении данных вопросов очень велика - это и излишний пробег (как следствие, дополнительный износ и амортизация транспортных средств, перерасход ГСМ, переплаты персоналу), и снижение рентабельности рейсов (недогруз - «перевоз воздуха», простои в ожидании попутного груза). Ещё хуже положение с маршрутом движения транспортных средств. Они практически выполняются стихийно и спонтанно. Ни о каком выборе и обосновании маршрутов движения речи не ведётся. При внедрении логистического управления на предприятии возникают трудности, связанные с сопротивлением как рядовых сотрудников функциональных подразделений, так и их руководителей. Развитие логистики на предприятии требует серьезного подхода к мотивации персонала. Мотивация является необходимым условием успешного формирования и развития логистической службы. Большинство людей не любят изменений, так как для их осуществления требуются большие усилия, отказ от старых и привычных приемов; овладение новой квалификацией, изучение новых способов действий, отработка незнакомых ранее процедур, формирование новых отношений. Сотрудники функциональных подразделений сопротивляются изменениям, которые лишают их чувства собственной безопасности, например, когда они не ориентируются в направленности изменений; вынуждены принимать риск на себя; опасаются оказаться в результате изменений ненужными; считают, что не справятся с новыми обязанностями; не способны и (или) не желают обучаться новым навыкам и новому поведению.

Руководители функциональных подразделений оказывают сопротивление, когда изменения ставят под угрозу их позиции и власть, т.е. в тех случаях, когда уменьшается их доля в доходах предприятия; уменьшается их влияние на принятие решений; сокращаются возможности их контроля над ресурсами предприятия; наносится ущерб их репутации.

К другим проблемам организации логистического управления на предприятии относятся: отсутствие специалистов по логистике с необходимым опытом работы, авторитетом, непонимание высшим руководством целей и потенциала логистического управления.

Специалисты по логистике должны обладать системным мышлением и иметь представление о ресурсах предприятия. Для эффективного решения логистических задач специалист по логистике должен: иметь доступ ко всем видам и уровням информации; располагать официальными полномочиями своей должности в иерархии управления предприятием, что позволит ему принимать решения, в том числе кадровые; подчиняться напрямую одному из заместителей генерального директора или непосредственно генеральному директору, чтобы иметь относительную независимость от руководителей других функциональных подразделений предприятия; обладать высоким личностным и профессиональным авторитетом; быть хорошим менеджером.

При традиционном варианте управления материальными потоками (МП) на предприятии отсутствует системность управления. Так, связи между логистическими операциями (ЛО), соответствующими разным функциональным областям, четко не определены, зачастую устанавливаются не целенаправленно, а случайно. Отсутствует организация, объединение ЛО в единую общую для предприятия функцию управления МП, также отсутствует носитель этой функции, который должен ее реализовывать. В результате нет, как таковой, оптимизации сквозного МП в рамках предприятия и соответствующего экономического эффекта, т.е. у традиционной системы организации управления МП отсутствуют интегративные свойства. Поскольку ЛФ тесно переплетаются с другими видами деятельности на предприятии, это часто приводит к распределению ЛФ по разным службам (маркетинг, снабжение, сбыт, складское хозяйство, производство и т.д.). При этом непосредственные цели этих служб могут не совпадать с целью рациональной организации сквозного МП на предприятии в целом. Поэтому для эффективного решения логистических задач необходимо создание отдельного подразделения - логистической службы, которая будет реализовывать следующие основные задачи.

К основные задачам логистической службы относятся:

Развитие, формирование, реорганизация ЛС.

Разработка и реализация логистической стратегии предприятия.

Внутренняя и внешняя логистическая интеграция: а) формирование взаимодействий, гармоничных и продуктивных рабочих отношений между сотрудниками различных функциональных подразделений, которые обеспечивали бы достижение цели ЛС, организация их совместной работы; б) координация деятельности в функциональных областях логистики на предприятии и в ЛЦ.

Управление МП и сопутствующими потоками, начиная от формирования договорных отношений с поставщиком и заканчивая доставкой покупателю ГП.

Логистический реинжиниринг.

В принципе, для построения организационной структуры логистического управления на предприятии можно использовать одну из типовых структур управления: линейную, функциональную, матричную, дивизиональную и др. В действительности, существуют самые разнообразные варианты организации службы логистики на предприятии, зависящие от масштабов и специфики деятельности конкретных компаний (ассортимент продукции, техническая сложность, уровень затрат на функциональные области логистики и др.), от степени достигнутой на предприятии внутренней логистической интеграции, от рыночной среды. Они различаются уровнем внутренней интеграции на предприятии, степенью централизации логистического управления, организационной структурой самой службы логистики, распределением и характером полномочий между ней и другими подразделениями и др.

По аналогии с историческими этапами развития логистики по уровню охвата логистическим управлением различных сфер деятельности предприятий, эволюция логистических структур на предприятиях проходит также следующие три стадии.

На первой стадии основная функции логистики - доставка продукции предприятия в розничную сеть. На этой стадии логистические функции распылены между различными подразделениями, но появляются тенденции к объединению ЛФ в организационные подсистемы.

На второй стадии к доставке продукции в розничную сеть добавляются и другие: организация хранения на складах, оптимизация запасов, обслуживание клиентуры и т.д. ЛФ не только расширяются, но и объединяются большинство ЛО, и создаются системы доставки товаров по заказам клиента.

На третьей стадии происходит полное объединение всех ЛО на предприятии. В набор логистических задач включаются построение логистической системы (ЛС), участие в планировании производства и прогнозировании продаж; организация закупок МР для предприятия, организация поставок товаров за рубеж и др.

Одним из подходов к организации работы службы логистики является межфункциональная командная работа, в процессе которой специалисты различных функциональных подразделений предприятия коллективно работают над решением общих логистических задач предприятия или ЛЦ.

Любая ЛС функционирует в условиях постоянных изменений как внешней среды (рынки, экономические условия, конкуренты, технологии и т.д.), так и внутри ЛС (сотрудники, цели деятельности, продукты, планы, процессы, затраты, заказчики, поставщики и т.д.). Изменения - это нормальная часть бизнеса, и если организация не будет на них адекватно реагировать, то неизбежно отстанет от более динамичных конкурентов. Неслучайно к трем важным качествам логистики относят отсутствие «жира» («тощая» логистика), интегрированность и динамизм. К сожалению, переход к новому способу организации работы зачастую сложен и может проходить в несколько этапов.

Этапы для перехода к новому способу организации работы
Этап	Описание
Отрицание	Отрицание сотрудниками необходимости перемен как таковых
Защита	Сотрудники оправдывают существующие подходы к решению проблем и критикуют предлагаемые новые.
Начало	Начало перехода от старых способов к новым.
Адаптация	Использование новых способов и признание их выгодности.
Полная реализация	Полная реализация предложенных усовершенствований и уверенность в их эффективности.

Одна из важных характеристик изменений - темпы их осуществления. Различают два основных подхода к управлению изменениями.

Непрерывное совершенствование, представляет собой поток относительно небольших изменений, которые предприятие может принять без крупных для себя потрясений. При этом существенно снижается риск, так как от неудачных нововведений легко отказаться и вернуться к прежнему варианту.

Реинжиниринг бизнес-процессов - фундаментальное изменение мышления и радикальное перепроектирование бизнес-процессов, позволяющее добиться значительного улучшения важных показателей деятельности: затрат, качества, уровня обслуживания и скорости реагирования. Идея реинжиниринга состоит в том, что организация не ищет возможностей для совершенствования текущих операции, а начинает создавать новый процесс с самого начала.

3.2 Эффективность использования информационных систем в организации логистической системы предприятия

Для автоматизации управления логистическими процессами на АТП, связывающими работников и отделы предприятия между собой, а также с заказчиками, поставщиками материальных ресурсов, поставщиками информации, ремонтными мастерскими и т.д. необходим программный комплекс.

Альтернативой расширению штата является автоматизация процесса - связь компьютеров в единую сеть, чтобы все функции транспортного подразделения выполнялись в программе, являющейся частью единой информационной системы компании. Каждое автоматизированное рабочее место обеспечивает доступ к определенному интерфейсу в соответствии с функционалом сотрудника. Через данный интерфейс сотруднику поступают задания, которые он должен выполнить в заранее оговоренные регламентами сроки. Например, менеджеру, отвечающему за планирование маршрутов, поступают задания на перевозку до 17.00, до 18.00 он должен произвести планирование, а затем до 12.00 следующего дня ввести в систему результаты выполнения путевых листов, выполненных накануне. Аналогичным образом контролируется работа каждого технологического участка, а на экране у руководителей в режиме on-line меняются цифры, проценты, соотношения, позволяющие детально оценить производительность того или иного участка.

Специализированное программное обеспечение для нужд транспортной логистики придется выбирать и интегрировать в используемую систему отдельно. Модули управления транспортом, которые предлагаются в комплексных системах автоматизации, обеспечивают целостность информации при достаточной степени детализации, но, как правило, не обладают достаточной функциональностью и удобством, а разрабатывать самостоятельно программы данного класса - это даже хуже, чем изобретать велосипед. Рассмотрим имеющиеся варианты и возможные проблемы.

Геоинформационные приложения. Программы автоматизированного формирования маршрутов доставки (геоинформационные приложения представляют собой растровую или векторную карту, совмещенную с определенным алгоритмом оптимизации работы транспортных средств. Критерии оптимальности - минимум пробега, максимум использования ресурсов транспортного средства по вместимости и грузоподъемности. При грамотной настройке и использовании программа способна значительно снизить транспортные расходы за счет менее трудозатратного, более быстрого и экономичного планирования, уменьшения расхода ГСМ, снижения амортизации и т. п. Эффективность данных программ особенно ярко проявляется на предприятиях с большим оборотом, специализирующихся на товарах повседневного спроса, у которых ежедневно более 1000 доставок.

Геоинформационное приложение - это тонкий инструмент, который должен быть тщательно настроен опытным планировщиком. Только что купленная программа при попытке использовать ее «как есть» не принесет ничего, кроме вреда. Основные улицы города должны быть тщательно проработаны с точки зрения средней скорости движения по ним, а те улицы, на которых ведутся ремонтные работы, заблокированы. Должны быть проверены и стандартизированы справочники адресов, товара, автомобилей, водителей, экспедиторов. Работать с приложением должен настоящий профессионал, который точно знает, например, какова средняя скорость езды по городу, если на дворе зима, на дороге гололед, а за рулем Петров Иван Иванович. Если учесть все вышеперечисленные условия и факторы, уже нельзя будет сказать, что «планировщик за $300 в месяц планирует лучше». Это будет действительно так только в одном случае - если именно этот планировщик является единственным оператором геоинформационной системы.

Системы GPS-мониторинга. Системы, работающие на основе GPS-технологий и обеспечивающие возможность отслеживания местонахождения транспортного средства в режиме реального времени, представляют собой программно-аппаратные комплексы с серверной частью в офисе компании (или офисе компании-поставщике услуг), рабочим местом диспетчера и мобильными терминалами в каждом автомобиле. Используются в сочетании с диспетчером. Только с ее помощью становится возможным оперативно оценить дорожно-транспортную ситуацию, понять, что выполнение доставки под угрозой, отменить маршрутную точку либо послать на перехват еще одну машину. Отслеживание происходит в режиме реального времени на экране компьютера. Кроме визуального контроля, GPS в случае установки соответствующего оборудования позволяет регистрировать в автоматическом режиме практически любое событие, происходящее с автомобилем, и формировать статистические выкладки: маршруты движения; пробег; средняя скорость движения; расход топлива и заправки; обороты двигателя; учет времени работы и времени простоев; остановки и стоянки; количество поездок; отдаление от базы (расстояние); погрузка/разгрузка.

В оперативном режиме данные функции помогают обеспечить защиту от угона и сохранность грузов. По результатам рабочего дня (или отчетного периода) формируются аналитические отчеты. Сравнение путевых листов и отчетов системы позволяет выявлять и пресекать ряд фактов злоупотребления служебным автотранспортом. Например, слив топлива, холостой пробег, преждевременное ТО, левые рейсы, накручивание моточасов. Существенный минус системы - достаточно высокая цена. Для транспортного парка в 10 автомашин стоимость полного комплекта составляет порядка $11 000. Необходимо оснастить соответствующим оборудованием, как сам автомобиль, так и рабочее место диспетчера. Существует также ряд технических проблем, некритичных, но неприятных. Основной является вероятность отличия данных в программе от показаний штатных автомобильных приборов (например, одометра). Причинами различий в показаниях могут стать:

-погрешность, которую имеет каждый прибор автомобиля. Разброс погрешности в зависимости от производителя составляет от 0,5 до 5%;

-временная потеря сигнала спутника. При потере сигнала спутника и последующего его нахождения система автоматически выстраивает маршрут между двумя точками;

-особенности настройки обмена данными со спутником. GPS определяет положение объекта не в определенной точке, а в пределах коридора длиной в 15 м. Внутри данного коридора автомобиль движется по неизвестной программе траектории, соответственно возникает расхождение в показаниях.

Практика показывает, что базовые настройки вполне позволяют достичь поставленных перед системой задач. Так, например, слив топлива гарантированно не уложится в допустимую погрешность и со 100-процентной вероятностью будет зафиксирован системой. По разным данным, эффект от использования систем спутникового GPS-мониторинга варьируется в пределах от 10 до 30% экономии затрат.

Транспортный процесс каждого предприятия достаточно уникален. Несмотря на то, что стандартизированные программы как раз и призваны загнать процесс в формальные рамки, без определенной адаптации программный продукт использовать в работе не удастся. Внедрение комплексной системы - процесс долгий, сложный, и транспортные проблемы, связанные с ее внедрением, отнюдь не самые болезненные. Поэтому долгие месяцы (а то и годы) транспортникам приходится мириться с неудобным интерфейсом, недоработками и ошибками. И только когда все исправлено и доработано, наступает этап интеграции системы со сторонним программным обеспечением, отвечающим за планирование и мониторинг, так как базовый функционал систем таких модулей не содержит. Наилучший вариант - параллельная автоматизация транспортных функций на базе менее мощного программного продукта, который может быть доработан собственными силами. Накопленный опыт без сомнения будет полезен, когда у программистов, наконец, дойдут руки до доработки транспортного модуля внедряемой ERP-системы.

В настоящее время на рынке существует ряд информационно-компьютерных систем поддержки производства услуги по доставке груза заказчику. Остановимся на одной из них - ИРС (информационно-расчетной системы) «Перевозки» (www.belfrost.by).

Система построена по технологии "Клиент-сервер" с использованием средств, отвечающих современным технологиям и требованиям разработки программных продуктов. Использует СУБД Oracle8i , что обеспечивает многопользовательскую работу системы в реальном масштабе времени и в совокупности с эффективным аппаратом администрирования базы данных, гарантирует целостность, сохранность и достоверность информации, эффективное разграничение прав пользователей с защитой от несанкционированного доступа.

Система состоит из 5-и основных разделов: справочная информация; документы; журналы; учёт; отчёты.

В справочниках сосредоточена вся информация по сотрудникам, подвижному составу предприятия, юридическим лицам (таблица В.1). В справочнике сотрудников имеется возможность вести кадровый учёт на предприятии (приём на работу, увольнение, отпуска).

В разделе документы сосредоточена информация по всем документам, требующимся для проведения рейса: путевые листы, CMR-накладные, Carnets, разрешения, приказы по предприятию, договора, заказы на перевозки.

Путевые листы - форма, где регистрируются только показатели на конец рейса, всё остальное рассчитывается автоматически (таблица В.2). Это одна из важнейших форм, так как информация из путевых листов используется во многих формах, и участвует во многих расчётах системы.

Такие документы как CMR, Carnets, разрешения, приказы используются только для их учёта и получения полной информации по рейсу, а вот заказы - ещё одна важная форма. Здесь регистрируются заказы, и с учётом указанной ставки в конечном итоге формируется прибыль по рейсу, за определённые периоды и в целом по предприятию.

Раздел журналы наиболее полно отражает информацию по ходу рейсов, а так же по отдельным его моментам.

Система позволяет вести учёт движения топлива внутри предприятия, при этом есть возможность распечатки накладной. Данные по движению топлива используются при формировании перерасхода топлива по сотруднику, а так же расчёт баков на начало рейса.

В разделе отчёты главной формой является Авансовый отчёт (таблица В.4). Для его формирования достаточно ввести отрезки маршрутов по странам с указанием его даты и веса груза, расходы по квитанциям, авансы, обмены валют и система автоматически рассчитает: расход топлива по норме; переведёт все расходы в расчётную валюту с учётом обменов валют; средневзвешенную стоимость топлива по рейсу; сальдо по топливу; прибыль по рейсу; экономический эффект от заправок по странам с учётом установленных норм и стоимости топлива в различных странах. Так же формируется ряд бумажных отчётов для бухгалтерии.

Недостатком является то, что система не интегрируется на данный момент с программными продуктами фирмы 1С.

В настоящее время применение информационных технологий сдерживается рядом причин, к числу которых можно отнести не только значительные затраты, но и высокие требования к профессиональному уровню сотрудников организаций, неравномерное развитие информационных технологий на территории РФ, высокую стоимость пользовательских лицензионных продуктов, приводящую к применению услуг пиратских рынков, а следственно, нарушению законодательства.

Решение этих проблем позволит эффективнее осуществлять планирование, прогнозирование, информационный обмен и другие задачи логистических систем.

Система Euteltracs. Спутниковая система связи и контроля движения автомобильного транспорта Euteltracs обеспечивает высоконадежную и удобную двустороннюю текстовую связь диспетчера со всеми своими водителями в любой точке европейского континента в любое время суток, а также постоянное наблюдение за их движением по карте автодорог на экране компьютера.

Диспетчер имеет возможность в любое время связываться с водителями машин, которые могут находиться в любой точке Европы. На каждое сообщение поступает подтверждение о получении и прочтении, причем сообщение обязательно сопровождается указанием местоположения машины. Каждый час координаты всех машин определяются автоматически (с точностью до 100 м). Если возникнет какая-либо чрезвычайная ситуация, водитель сможет подать сигнал тревоги. Вместе с сигналом поступит информация о том, где сейчас находится машина.

Система Евтелтракс является единственной спутниковой системой, разработанной специально для наземного транспорта, что позволило разработчикам учесть всю специфику автоперевозок. В результате система имеет ряд очень ценных для автоперевозчиков характеристик. Высочайшая надежность доставки сообщений в сложных условиях движения автомашины. Автоматическое определение местоположения всех автомашин. Автоматическое получение и хранение информации даже в отсутствие диспетчера. Система Евтелтракс получила широкое распространение в мире. В настоящее время число машин с Евтелтраксом превысило 200 000 и ежемесячно увеличивается в среднем на 3000.