Выставочная деятельность как инструмент продвижения образовательных услуг

Зная, сколько стендистов потребуется, и из какого контингента сотрудников их выбрать, можно приступать к отбору. Желательно эту работу проводить при помощи психолога, но если это не возможно, то можно использовать определенные критерии, которые смогут упростить подбор:

· Профессионализм. От выставочного персонала требуется отличное знание предмета. Именно поэтому даже хорошо обученные стендисты -- не сотрудники университета иногда проваливают выставку, поскольку плохо знают, что продвигают. Именно поэтому рекомендуется отбирать их среди сотрудников и в процессе обучения давать дополнительную информацию об университете и его экспонатах, а также требовать от стендиста досконального знания содержания рекламно-информационных материалов.

· Энтузиазм. Хорошим стендистом может стать только человек, способный зажечься идеей, поверить в реальность поставленной цели и готовый активно действовать для ее достижения.

· Обаяние. Человек с естественной приветливой улыбкой повышает настроение окружающих и способствует созданию столь необходимой на выставке атмосферы доброжелательности и оптимизма.

· Умение выявлять перспективных абитуриентов из числа гостей и отказывать неперспективным собеседникам -- тактично и не нанося ущерба репутации университета. Цифры свидетельствуют: при плотности потока 4 человека на 2 квадратных метра лишь 3,5% посетителей смогут полноценно пообщаться с представителем университета. Задача стендиста -- не упустить тех, кто потенциально представляет интерес для университета. А вторая задача -- максимально сократить время общения с так называемыми «собирателями календариков», постараться мягко отсечь их от стенда, ни на минуту не забывая о необходимости оставаться и с ними обаятельным, поскольку каждый представитель университета несет в мир информацию о ней. Научить этому достаточно сложно.

· Умение работать в паре, т. е. умение понимать коллегу с полуслова, поддерживать его и подыгрывать ему. Умелые стендисты, совместно проводящие презентацию или беседующие с посетителем стенда, перекидываются фразами абсолютно естественно, выстраивая логичную конструкцию. Если есть склонность к командной работе, на тренинге можно этому научиться, т. е. приобрести и довести до автоматизма навыки импровизации в сочетании с умением понимать друг друга с полуслова.

· Готовность демонстрировать искреннюю симпатию. Понятно, что любить всех нереально, тем более к концу выставочной смены. И все равно полюбить каждого посетителя стенда придется, иначе эффективной работы не будет. К тому же умение симпатизировать тем, с кем общаешься, -- хорошая профилактика эмоционального сгорания.

· Умение разговорить посетителя. После того как посетитель подошел к стенду или зашел на него, надо дать ему время осмотреться. Стендист должен проследить, чем посетитель заинтересуется, и, выждав удобный момент, обратиться к нему. Конечно, этому можно научить в ходе тренинга, но и сам будущий стендист должен быть к этому предрасположен психологически.

· Обучаемость. Стендисту должен знать «плохие» и «хорошие» вопросы и уметь начать беседу. Безусловно, магических формул не бывает, но во время тренинга полезным приемам можно научить.

· Веселый нрав при серьезном отношении к делу как залог устойчивости к стрессу. Работа на выставке -- это сплошной стресс, что вредит эффективности и вредит самому стендисту.

· Умение слушать, причем слушать, проявляя внимание и искренний интерес. Большинство людей больше любят говорить, чем слушать, и многие испытывают дефицит общения. Посетители выставки -- не исключение. Стендист, обученный слушать, подарит им свое заинтересованное внимание. А они, вполне вероятно, с удовольствием в дальнейшем придут в приемную комиссию университета и подадут документы[11].

Что касается обучения стендистов, то здесь важно придерживаться следующих советов и рекомендаций. Если сложно одновременно обучать весь выставочный персонал, то в любом случае необходимо предоставить каждому стендисту максимум необходимой информации. Каждый член выставочной команды должен, по крайней мере, за неделю до открытия выставки получить пакет необходимой документации, включающий в себя:

· точное описание его задач;

· критерии оценки результатов его деятельности на выставке;

· краткие тезисы презентаций того, что будет продемонстрировано на данной выставке;

· текстовые заготовки для привлечения внимания посетителей;

· корпоративные стандарты деятельности стендиста;

· информация о факультетах, кафедрах и специальностях, которые готовят университет;

· часто задаваемые вопросы и профессиональные ответы на них.

Чем лучше выставочная команда будет понимать преимущества МГУПИ перед другими ВУЗами, тем легче каждый стендист сможет убедить абитуриента и его родителей, что ему просто необходимо поступать именно в МГУПИ.

Необходимо проверить непосредственно перед выставкой, каждый ли стендист умеет демонстрировать абитуриентам преимущества университета.

Проверку можно организовать как ролевую игру - один сотрудник играет роль дотошного родителя абитуриента, другой играет себя и пытается провести презентацию в максимально эффективной для этого посетителя форме. В ходе таких предвыставочных занятий все члены выставочной команды должны отработать взаимодействие как минимум с тремя разными типами посетителей: дотошными, агрессивными и непонимающими. Очень поможет повысить эффективность таких занятий видеозапись проведенных игр с дальнейшим "разбором полетов", но очень важно, чтобы подобные разборы проводились в позитивном ключе.

Безотносительно ко всем вышеперечисленным приемам обучения выставочной команды важно успеть провести инструктаж до выставки по двум причинам. Во-первых, напомнить каковы цели и задачи университета на выставке, и какова роль каждого отдельно взятого члена выставочного проекта. Во-вторых, следует еще раз показать, как достичь этих целей.

Нельзя ограничиваться только одним инструктажем перед открытием выставки. Необходимо проводить систематический инструктаж команды во время выставки, а также короткие позитивные разборы полетов по окончании каждого рабочего дня выставки. Тем самым появляется возможность выяснить, как поработал каждый стендист, помимо этого каждый стендист получает мотивирующую информацию относительно следующего дня.

Очень важно дать каждому стендисту памятки, содержащие психологические рекомендации по общению с посетителями выставки[13].

Организация работы на стенде. Располагая экспонаты, необходимо обратить внимание на следующее:

· прежде, чем планировать расположение экспонатов, нужно выяснить по плану выставки, как, в каком направлении будет двигаться основной поток посетителей. Обычно он идет от входных дверей к выходу или в направлении следующего зала: экспонаты должны быть расположены так, чтобы они были видны основному потоку посетителей;

· работающие стендисты не должны перекрывать обзор посетителям основных экспонатов;

· если на стенде есть экспонат или работающая модель, которая во время демонстрации будет привлекать посетителей длительное время, необходимо предусмотреть место для данного экспоната так, чтобы группа стоящих и разглядывающих его посетителей не мешала работе остальных стендистов и общему потоку посетителей на стенде;

· поясняющие надписи или плакаты должны размещаться рядом или над экспонатом, надписи должны легко читаться от границы выставочного стенда.

Место для одежды. Одежда стендистов и ведущих переговоры посетителей, портфели и сумки, разбросанные по выставочному стенду - не лучшее его украшение. В комплекте выставочного оборудования обычно предлагаются навешивающиеся на стены модуля вешалки или стационарные шкафы. Заказывая их, необходимо учитывать сезон: зимой места под одежду понадобиться больше, в теплый сезон - можно ограничиться минимумом.

Место для отдыха. При длительной работе выставки, нестабильности потоков посетителей, необходимо предусмотреть место для кратковременного отдыха сотрудников.

Место для рекламных и информационных материалов. У стендистов должны быть папки с необходимой информацией. Обычно такая папка находится на рабочем месте стендиста, но это отвлекает внимание посетителей от экспонатов. Желательно, чтобы такие папки имели постоянное место, но не были видны посетителям. На большинстве выставок принято часть рекламных материалов раскладывать на виду для того, чтобы посетители брали их с собой. Запас таких материалов должен находиться на выставочном стенде. Место хранения выбирают в зависимости от объема и количества рекламных материалов. Хранить их можно непосредственно на выставочной площади, на специальном открытом стеллаже, или в шкафу.

Реклама внутренняя (оформительская) - это вся текстовая или изобразительная информация об университете, а также реклама услуг, размещенная в пределах выставочного стенда. Она может состоять: из надписи на фризе (названии университета, логотипа); плакатов, размещенных на стенах; плоских крупногабаритных или объемных изображений образовательных услуг или фирменных знаков; объемных фигур, шаров, экранов с бегущей строкой или изображением, названием университета или его логотипа, размещенных непосредственно над или около выставочного стенда. Реклама внутренняя для раздачи посетителям может состоять из информационных, рекламных листов, буклетов, проспектов, прайс-листов, а также сувенирных изделий с рекламой университета: пакетов, ручек, календарей и т.п. Цель данного вида рекламы - оставить у посетителей материал для более детального знакомства с образовательными услугами университета. Это и наиболее удачный вариант передачи контактной информации университета абитуриентам и их родителям.

Стенд университета должен быть ярко освещен. Дело даже не в том, что экспозицию должно быть хорошо видно, просто глаз человека всегда обращается в сторону более ярко освещенного объекта. А если прибавить к этому целый ряд позитивных ассоциаций, хранящихся в нашем подсознании и связанных с ярким светом: концерт любимой группы, выпускное фото, киносъемка, праздник, ну и для полноты картины неоднозначную по позитивности ассоциацию яркого освещения со свадьбой.

Для экспозиции необходимо использовать только высокие стойки, чтобы посетителям не приходилось наклоняться, рассматривая экспонаты. Это не просто неудобная поза, все мы знаем, что тело и мозг очень связаны и влияние, в данном случае, взаимное. Если посетитель будет кланяться, это может закрепить в его мозгу ощущение неравенства, связанное с университетом.

Стенд университета должен постоянно содержаться в идеальной чистоте. Мусорные корзины и пепельницы на стенде должны быть пустыми, даже если менять их придется каждые пять минут. Чистый павильон - это признак того, что университете заботится о своей репутации и о своих студентах.

Необходимо использовать фотографии и другие изображения, выполненные в большом формате. Одна фотография крупного масштаба привлекает к себе внимание больше, чем серия мелких фотокарточек. Можно использовать аудиовизуальную технику, сделав ее частью дизайна, чтобы произвести максимум впечатления на посетителя. Подходить к выбору техники необходимо исходя из мощности динамиков, ибо на выставке разгорается настоящее состязание в громкости звучания техники.

Разумеется, люди всегда интересуются бесплатными удовольствиями. Для привлечения внимания людей можно начать раздавать что-нибудь съедобное: конфеты, печень или т.п. При этом необходимо придерживаться определенного правило: раздаваемые съестные продукты должны быть связаны с деятельностью университета, т.е. печенье или конфеты могут выполнены в форме роботов, компьютеров или т.п. Обертки для конфет можно выполнить на заказ с изображением логотипа университета. Существуют сотни и несъедобных рекламных сувениров, которые можно раздавать посетителям. Но нужно понимать, что при выборе pos-материалов необходимо отталкиваться от того профиля МГУПИ.

На каждом рекламном сувенире должны быть напечатаны либо логотип, либо рекламное обращение. Способы печати здесь самые различные: шелкография, штамповка, гравировка и термопечать.

Работаем с посетителями. Среднестатистический посетитель передвигается по выставке со скоростью 1 метр в секунду. Таким образом, у среднестатистического стендиста не более 3 секунд на то, чтобы привлечь его внимание. В этот момент уже нет места робости, застенчивости и неопытности. Необходимо уловить малейшее проявление интереса к стенду. Необходимо еще издалека начинать привлекать внимание проходящих посетителей приветливой улыбкой.

Труднее всего работнику выставочного стенда заговорить с незнакомым человеком. Как только беседа завязывается, все идет нормально. У всех есть комплексы, да и мало кто обучался работать в такой обстановке. Но вне зоны комфорта пребывают и посетители. Они прекрасно понимают, что для "хищников" в павильоне они являются "добычей". У них вырабатывается своеобразный защитный рефлекс.

Персонал на стенде и посетители боятся друг друга. Торговые выставки неудобны для всех. И участники, и посетители выставки находятся в чужом шумном месте, в окружении незнакомых людей, и это естественно пугает. Но работники выставки должны сделать все, чтобы посетителям было комфортно. Ни в коем случае нельзя начинать разговор непосредственно с рассказа о предоставляемых образовательных услугах, о том что МГУПИ лучше всех и так далее. Нужно, прежде всего, наладить личный контакт. Такие приемы задерживают внимание посетителей и вовлекают в разговор. К каждому посетителю необходимо подобрать ключ, чтобы завязать разговор. Пять вещей, который стендист должен сделать:

1. Отвлечь посетителя от его глубоко личных дум, вывести его из прострации и обратить внимание на себя.

2. Стендист должен сосредоточиться на личности посетителя. Интересоваться клиентом для того чтобы заинтересовать его. К тому же, всем нравится быть экспертами. Заставьте его почувствовать себя важной персоной, спросив его мнение об экспозиции.

3. Стендист должен наладить эмоциональный контакт с посетителем, ведь он, несчастный, повсюду окружен навязчивыми предложениями. Мягкое обращение в стиле "а мне от вас ничего не нужно" вызывает симпатию.

4. И стендисты, и посетители на выставках всегда немного напряжены. Следовательно, начинать необходимо с легкой шутки по поводу выставки, экспонатов, других посетителей или жизни вообще. Только без излишнего шутовства.

5. Стендист должен заговорить первым. Когда посетитель подойдет ближе, стендист должен вовлечь его в разговор. Задавать вопросы следует таким образом, чтобы на него нельзя было дать короткий и однозначный ответ[10].

3.5 Мероприятия, намеченные и реализуемые после выставки

Во время работы выставки были достигнуты определенные цели, повышена лояльность к МГУПИ, увеличилось количество заходов на официальный сайт, большое количество абитуриентов и их родителей пришли не день открытых дверей. После закрытия выставки необходимо продолжать работу по закреплению успеха. Для этого необходимо реализовать следующие работы:

· подготовка отчета о результатах выставки и его утверждение;

· анализ результатов выставки и выработка предложений по их улучшению;

· оценка эффективности выставочного мероприятия;

· контроль выполнения принятых договорных обязательств;

· получение и хранение выставочных грузов;

· обновление рекламных выставочных материалов и экспонатов;

· размещение на сайте и в печати результатов выставки;

· создание анкеты для поступивших первокурсников (см. Приложение В).

Разбор результатов участия в выставке и подведение итогов. Разбор работы на выставке с привлечением всех заинтересованных сотрудников следует провести через несколько дней после возвращения с выставки, сразу же, как только будут обработаны основные материалы и станут известны следующие данные:

· общее число посетителей стенда;

· число посетителей в соответствующей разбивке по категориям;

· число установленных контактов или проведенных бесед с абитуриентами или их родителями.

По ходу разбора результатов следует подробно проанализировать следующее:

· какой резонанс вызвал сам стенд у посетителей;

· какова была реакция посетителей на услуги, предоставляемые МГУПИ;

· мнения об уровне организация выставки, в том числе о качестве услуг;

· активность персонала стенда, его удачи, ошибки и просчеты при обслуживании посетителей, беседах с абитуриентами, аргументации предложения;

· выводы и предложения об улучшении тех или иных сторон подготовки участи в следующих выставках.

Если данных достаточно, то можно сопоставить цели и задачи, которые ставились при подготовке, с фактическими результатами.

Подготовка итогового отчета об участии в выставке. На базе имеющихся материалов и результатов обсуждения составляется итоговый отчет об участии в выставке.

В дополнение к перечисленному выше в итоговый отчет следует включить:

· оценку выставки самим устроителем и сведения из его отчета;

· оценку откликов прессы по выставке;

· наметившееся влияние выставки на продвижение образовательных услуг после ее закрытия.

Этот отчет в последующем будет необходим в качестве:

· совокупной информации для руководства предприятия;

· оценки эффективности действий персонала на выставке;

· официального документа для последующих ссылок на него;

· основания для принятия решений об участии в других выставочных мероприятиях.

Заключение

В ходе написании дипломной работы был рассмотрен рынок выставочной деятельности, проведен анализ деятельности ГОУ ВПО МГУПИ в области участия в тематических выставках и сформулированы конкретные предложения по совершенствованию выставочной деятельности МГУПИ.

Становится очевидным, что, в современных условиях развития рынка образовательных услуг, при жесточайшей конкуренции, для успешной деятельности любого учебного заведения необходимо применение маркетинговых методов продвижения.

В первой главе дипломной работы проведен анализ рынка выставочной деятельности, приведена история развития выставочно-ярмарочной деятельности. Рассмотрены функции выставок в современном обществе, приведена и рассмотрена терминология выставочной деятельности. Так же в первой главе проведен анализ регулирования выставочно-ярмарочной деятельности в Российской Федерации. По итогам первой главы можно сделать вывод, что рынок выставочных услуг в России еще сравнительно молод, но уже очень активно развивается. Участие в тематических выставках для любых предприятий, компаний и учебных заведений становиться делом чести и правилом хорошего тона.

Во второй главе проведен краткий анализ деятельности ГОУ ВПО МГУПИ. Рассмотрены производственная и организационная структура университета. Проведен анализ маркетинговых возможностей МГУПИ. Рассмотрена деятельность университета по участию в выставочных мероприятиях на сегодняшний день. По итогам второй главы можно сделать вывод, что МГУПИ - это старейший ВУЗ страны, с богатыми традициями. Образовательный процесс в университете находится на высшем уровне. Имея небольшой опыт участия в тематических выставках, МГУПИ сумел добиться некоторых результатов, но в целом, организация участия в выставках ограничивается формальными мероприятиями.

В третьей главе дипломной работы были сформулированы конкретные предложения по совершенствованию выставочной деятельности МГУПИ. Определены направления работ для повышения эффективности участия в выставочных мероприятиях. Сформулирован план действий университета на этапах подготовки и участия в выставке, а также в послевыставочный период.

В заключении, можно сделать вывод, что правильно организованная работа по участию в выставочных мероприятиях, позволит ГОУ ВПО МГУПИ продолжать оставаться на лидирующих позициях рынка образовательных услуг не только Москвы, но и всей России.

Список используемых источников

1 Бердышев С.Н. Организация выставочной деятельности: Учебное пособие/С.Н. Бердышев. - 2-е изд. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К^о», 2010. - 228с

2 Петелин В.Г. Основы менеджмента выставочной деятельности: учебник для студентов вузов, обучающихся по специальностям экономики и управления, специальностям «Коммерция и реклама»/В.Г. Петелин. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. - 447 с

3 МГУПИ сегодня. Журнал «ОБРАЗОВАНИЕ: цели и перспективы» №7, 2009

4 Официальный сайт ГОУ ВПО МГУПИ//http://mgupi.ru/

5 Устав ГОУ ВПО МГУПИ, Москва 2006г.

6 Карпушко Е.Н. Маркетинговое позиционирование высших учебных заведений как элемент коммуникационной стратегии на рынке образовательных. Волгоград - 2009

7 Карасев Н.В. Практическое пособие: как участвовать в выставках. 207 советов экспонентам// http://rutracker.org/forum/viewtopic.php?t=2798455

8 Радислав Гандапас. Рекомендации по эффективному участию в выставках Выставки: шагаем сами// http://www.uefexpo.ru/?id=60328

9 Гусев Э.Б., Прокудин В.А., Салащенко А.Г. Выставочная деятельность в России и за рубежом, Учебно-методическое пособие, Под редакцией академика РАН Н.П. Лаверова. М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2006

10 Электронный журнал «4p.ru». Выставка: шагаем cами// http://www.4p.ru/main/theory/2054/?sphrase_id= 204230

11 Кадровый центр «Ваша команда». Обучение персонала, методы обучения персонала// http://www.vashakomanda.ru/article22.htm

12 Электронный портал ИА BISHELP. Как оформить выставочный стенд// http://www.bishelp.ru/vne_format/detail.php?ID=10665

13 Электронный журнал «4p.ru». Выставки - не пустая трата времени и денег!// http://www.4p.ru/main/theory/16492/?sphrase_id=204230

14 Как «продать» событие клиентам. Журнал «Маркетинг и маркетинговые исследования» №3, 2007

15 Памбухчиянц О.В. Организация и технология коммерческой деятельности. М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2010

16 Панкратов Ф.Г. Коммерческая деятельность. М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2010

17 Романцев А.Н. Event-маркетинг. Сущность и особенности организации. М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2009

18 Ульрих Хальцбаур. Event-менеджмент: профессиональная организация успешных мероприятий. Серия: Настольная книга специалиста. М.: Эксмо, 2010

19 Регине Калька. Маркетинг. Серия: Лаборатория успеха. Бизнес-рецепты! М.: SmartBook , 2010 г

20 Федеральный закон от 22 августа 1996 г. N 125-ФЗ "О высшем и послевузовском профессиональном образовании»

Размещено на Allbest.ru