Как мы уже сказали, в PR существуют комплексные направления деятельности. Одно из них - организация специальных мероприятий. Именно их мы и рассмотрим наиболее подробно, т.к. современная теория PR рассматривает специальные мероприятия как важный инструмент специалиста по связям с общественностью. Являясь эффективным средством коммуникации с целевыми группами, они обеспечивают паблисити и внимание широкой аудитории Провоторова Е. Под натиском новых форм.// Новости торговли. - 2006. - №9. - С. 6 - 10.

Организация специального мероприятия направлена не только на привлечение внимания общественности и СМИ. Не менее важными целями являются:

1. создание, поддержание и развитие положительного имиджа компании или ее продукта;

2. взаимодействие с целевыми общественными группами (в том числе поддержание внутрикорпоративных отношений);

3. получение обратной связи, что позволяет провести анализ эффективности деятельности и стратегии;

4. демонстрация уровня развития компании, масштабов ее деятельности;

5. создание дополнительного источника информации о компании Игнатьев Д., Бекетов А., Сарокваша Ф. Настольная энциклопедия Public Relations. -- М.: Альпина Паблишер, 2002. -- С. 150.

Организация специальных событий при проведении кампаний по связям с общественностью играет едва ли не более важную роль, чем коммуникация с целевыми группами.

Существует важная закономерность, знакомая всем специалистам по воздействию: люди не только больше верят тому, что видят, чем тому, что слышат, но и больше верят событиям, чем словам. Причина этого одинакова в обоих случаях. Слово -- это всегда описание ситуации, и при его оценке мы начинаем рассматривать его как правду или ложь. Событие -- это всегда действительность, то есть всегда правда. Поэтому оно убеждает больше. При этом люди, как правило, не думают о том, что событие тоже может быть организованным и отрепетированным Почепцов Г.Г. Коммуникативные технологии двадцатого века. - М.: «Рефл-бук», К.: «Ваклер» - 2001. - С.20.

Здесь мы можем не согласиться с Г. Почепцовым. Сегодня общественность высказывает недоверие не только каким-то словам, но и действиям. Причиной этому - перерождения специальных мероприятий в псевдо-события, которые представляют собой неудачный вариант специальных мероприятий. Дело в том, что псевдособытия пытаются представить простые факты более глубокими, более сложными, чем они есть на самом деле.

Широкое распространение псевдо-событий в практике Public Relations связано с тем, что повседневная деятельность большинства промышленных предприятий не создает достаточного количества новой информации. Поэтому и специалисты по связям с общественностью и журналисты заинтересованы в проведении псевдо-событий. Псевдо-события имеют ряд преимуществ над стандартными PR-мероприятиями:

- они более приспособлены к стандартам СМИ;

- они быстрее распространяются и более хорошо запоминаются;

- более социабельны, т.е. доступны наблюдению;

- они могут быть повторены, усилены и ретранслированы Королько В.Г. Основы Паблик Рилейшнз. М.: Рефл-Бук, К.: Ваклер, 2000. - С. 253.

Главный недостаток псевдо-событий связан с тем, что они преувеличивают или искажают реальную подоплеку событий, происходящих в организации.

Нередко это и становиться известно широкой общественности. Здесь и зарождаются подозрения в неистинности происходящих событий.

Только хорошо и профессионально подготовленное специальное мероприятие не вызывает сомнений, что все происходящее правда.

Специальное мероприятие -- это тщательно спланированная акция, которая проводится в рамках общей коммуникационной программы и, как правило, является одним из ее «ключевых» этапов. Именно в момент проведения специального мероприятия возможно максимальное наполнение информационного поля вокруг объекта Бортник Е.М., Коротков Э.М., Никитаева А.Ю. Управление связями с общественностью: Учеб. пособие / Под ред. Проф. Э.М. Короткова. - М.: Изд. Дом ФБК-ПРЕСС, 2002. - С. 86.

Значительно повысить эффективность специального мероприятия может присутствие на нем известной личности. Однако перед тем как выбрать наиболее подходящую для этого фигуру, необходимо проанализировать цели мероприятия, предполагаемую атмосферу его проведения и аудиторию. Если выбор сделан правильно, то о событии будут долго говорить и после его окончания. Кроме того, появляется возможность увеличить количество публикаций, так как круг заинтересованных в освещении СМИ значительно расширится. С приглашенной «звездой» необходимо провести подготовительную работу: вместе проработать сценарий, определить форму одежды, написать речь, выяснить некоторые другие подробности ее участия в мероприятии. Во время специального мероприятия рядом со «звездой» следует находиться кому-то из сотрудников компании, чтобы в случае необходимости оказать требуемую помощь в работе Марков С. PR в России больше чем PR. Технологии, версии, слухи. - Ростов н/Д.: Феникс, 2005. - С. 316.

На вооружении крупных PR-технологов -- целый арсенал специальных мероприятий, варьирующихся в зависимости от специфики целевой аудитории или продукта, требуемого масштаба акций, сезона или выделенного бюджета. Многие из них играют вспомогательную роль и являются составной частью другой крупной и масштабной PR-акции, длящейся несколько дней или недель Непростой бизнес непрямой рекламы [Электронный ресурс] / Непростой бизнес непрямой рекламы. - Электрон. текстовые дан. (1 файл : 43266 байт). - [Б. м. : б. и., между 2005 и 2007]. - Режим доступа: uprav.biz/materials/marketing/view/4337.html.

Наибольшей популярностью пользуются:

Ш «круглые столы» и семинары;

Ш выставки, экспозиции;

Ш презентации;

Ш церемонии открытия;

Ш приемы;

Ш дни открытых дверей;

Ш конференции.

Как правило, организация проводит «круглый стол» для того, чтобы привлечь общественное внимание к определенной проблеме.

Учитывая тематику «круглого стола», организация приглашает для участия в его работе соответствующих авторитетных специалистов, которые в состоянии дать профессиональную оценку обсуждаемой проблеме.

Проведение «круглого стола» получает широкий резонанс в случае, если тема действительно актуальна, например, для сферы деятельности компании, или просто интересна общественности. Дискуссии, прозвучавшие за «круглым столом», могут натолкнуть представителей СМИ на мысль более полно осветить обсуждаемую проблему или организовать специальный репортаж (программу) по соответствующей теме.

Для журналистов «круглый стол» удобен еще и тем, что в одном месте можно получить различные мнения по проблеме и, следовательно, более интересно подать материал. Присутствие на «круглом столе» авторитетных представителей государственных структур, общественных лидеров и профессиональных экспертов повышает новостную ценность мероприятия, а значит, уровень восприятия обсуждаемой темы представителями СМИ и общественностью будет на порядок выше.

Во время «круглого стола» руководство организации имеет возможность представить свою официальную позицию по теме и обсудить ее с другими заинтересованными сторонами, а также получить оценку независимых участников. Все это позволит найти наиболее эффективные пути решения проблемы, кроме того, выступая в качестве инициатора тематического «круглого стола», компания значительно повышает свою репутацию и формирует положительный имидж Чебанов Д. Организация специальных (особых) событий [Электронный ресурс] / Д. Чебанов - Электрон. текстовые дан. (1 файл: 32577 байт). - [Б. м. : б. и., между 2005 и 2007]. - Режим доступа: pr-club.com/techn_21.htm.

Отличительной особенностью семинара является то, что это мероприятие ориентировано на аудитории, с которыми компания часто контактирует в ходе рабочего процесса Шарков Ф.И. Основы теории коммуникации. Учебник. - М.: Издательский Дом «Социальные отношения», издательство «Перспектива», 2002. - С. 61.

Проводя работу по организации семинара, компания ставит перед собой цель поделится своим опытом и профессиональными знаниями в определенной сфере с соответствующими группами общественности, повлияв, таким образом, на данную аудиторию. Отношение к компании, которая постоянно проводит семинары, меняется в лучшую сторону, так как, консультируя людей по определенным вопросам, компания получает репутацию эксперта, лучше всего разбирающегося в вопросах своей отрасли Оливер Сандра. Стратегия в Паблик Рилейшнз / Пер. с англ. под ред. А.Н. Андреевой. - СПб.: Изд. Дом "Нева", 2003. - С. 110.

Важным моментом при проведении семинаров является и обратная связь. Во время работы семинара компания собирает информацию от участников о своей деятельности, следит за реакцией делегатов на обсуждение различных проблем и т.д. Проводя консультации общественных групп по определенным вопросам, компания завоевывает новых сторонников, которые в случае возникновения проблемы по профилю будут обращаться за решением именно к этой организации.

Проведение семинаров интересно еще и тем, что предоставляет специалисту по связям с общественностью хорошую возможность установить партнерские отношения со СМИ в лице специализированных изданий, программ и т.д. Здесь у компании и представителей СМИ взаимный интерес: журналисты видят в организации компетентный и достаточный источник информации по проблеме, а компания рассчитывает на освещение проводимых ее силами семинаров Траут Д. Новое позиционирование. СПб.: Питер, 2000. - С. 84.

Выставка для компании -- это хорошая возможность привлечь к себе внимание целевой аудитории, распространить информацию об организации, презентовать продукт. Участие в выставке дает компании и другие возможности:

Ш провести исследования, например, изучить спрос и потенциальный рынок продукта;

Ш установить партнерские отношения с компаниями-участниками, провести переговоры с нужными людьми;

Ш получить в СМИ публикации о компании как участнике выставки;

Ш повысить уровень известности компании среди общественности Несмачная Н. Эффективная выставка [Электронный ресурс] / Н. Несмачная. - Электрон. текстовые дан. (1 файл: 42515 байт). - [Б.м. : б. и., между 2005 и 2007]. - режим доступа: pr-club.com/PR_Lib/nesmachnaya.doc.

Первый день работы выставки важен с точки зрения приобретения новых деловых контактов, так как именно в это время выставку посещают руководители организаций или менеджеры высшего управленческого звена.

Довольно эффективна собственная экспозиционная деятельность компании. Например, организация музея компании или демонстрация ее продукции в общественном месте -- университете, аэропорту и т.д.

Презентация -- это эффективный способ представить общественности компанию, продукт, услугу, новые достижения, результаты, выход на новый рынок и т.д. При организации презентации большое внимание следует уделить работе с прессой, т.к. одна из основных целей ее проведения - получение максимального количества публикаций по поводу представляемого объекта Варакута С.А., Егоров Ю.Н. Связи с общественностью: Учеб. пособие.- М.: Инфра-М, 2001. - С. 146.

Презентацию можно очень удачно привязать к определенному информационному поводу. Соответственно, вероятность того, что информация о презентации появится в СМИ, значительно возрастает Беленкова А.А. PRостой пиар. - М.: НТ Пресс, 2006. - С. 169.

С точки зрения масштабности и особенностей представляемого продукта презентации условно делят на две большие категории: бо-пре и теа-презентации.

Бо-пре презентации (от французского beau monde - высший свет, их еще называют салонными презентациями), устраивают для продвижения штучного или уникального товара/услуги среди избранных и ограниченных аудиторий. Обычно их используют при продвижении особо сложных и дорогостоящих товаров или услуг, требующих подготовленной аудитории: эксклюзивные коллекции одежды известных мировых модельеров, эксклюзивная недвижимость, уникальные инвестиционные проекты и т.п.

Теа-презентации, или театрально-зрелищные презентации, наоборот, нашли широкое распространение среди коммерческих структур, выпускающих массовую продукцию, и рассчитаны на большие целевые аудитории. Нередко именно теа-презентации сопровождаются развлекательными шоу-программами, концертами звезд эстрады, спортивными состязаниями, призванными максимально завлечь будущих покупателей или клиентов Буланцева Л.В. Public Relations - Формула успеха. Управление связями с общественностью. Конспект лекций часть I. - М.: Доброе слово, 2004. - С. 136.

Церемония открытия во многом является имиджевым мероприятием. Для компании очень престижно, если ее новый объект открывает важная персона, например, мэр города, министр, курирующий определенную сферу деятельности, звезда шоу-бизнеса и т.д. Кроме того, это значительно повышает интерес к церемонии со стороны общественности и СМИ.

Если церемония посвящена открытию социально важного объекта, то, возможно, удастся избежать затрат на приглашение известных личностей, так как для VIP-персоны церемония открытия тоже станет имиджевым мероприятием, при помощи которого знаменитость получит хорошее паблисити и позитивную известность Китчен Ф. Паблик Рилейшнз: принципы и практика. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2004. - С. 357.

Прием. Существует несколько видов приемов:

- дневные (завтрак, бокал шампанского, бокал вина);

- вечерние (обед, ужин, обед-буфет, коктейль, фуршет).

Наиболее простой формой приема являются бокал шампанского и бокал вина. Приемы такого рода проводятся по случаю приезда делегации, знаменательной для компании даты, открытия нового офиса и т.п. Бокал шампанского и бокал вина проводят стоя, во время приема официанты разносят напитки и закуски. Гости мероприятия могут просто вести беседы на различные темы, знакомиться с новыми людьми.

Завтрак устраивается по случаю юбилейных дат, визита партнеров, гостей, подписания контрактов. Время проведения такого приема -- с 8 до 12 часов, а продолжительность -- 1-2 часа.

Вечерние приемы проводятся по более торжественным и официальным случаям. Наиболее официальной и торжественной формой вечернего приема является обед.

Обед длится 2-3 часа, во время торжественной части гости находятся за столиком, затем переходят в другое помещение, где ведут беседы в менее официальной обстановке. Туда же подается чай или кофе. Форма одежды на приеме -- официальная. Как правило, обед проводят с 17 до 19 часов.

Такая форма вечернего приема, как ужин, отличается от обеда лишь более поздним временем проведения.

Обед-буфет -- это менее официальный прием. Во время обеда-буфета гости набирают закуски с одного большого стола и рассаживаются за свободные столики по несколько человек. Часто такие приемы организуют после концертов, церемоний награждения и т.д.

Коктейль и фуршет проводят стоя. Благодаря этому создается атмосфера для непринужденной беседы, свободного перемещения по залу и контактов. Во время коктейля напитки и закуски разносит официант, на фуршете гости сами подходят к столам, набирают закуски и выбирают напитки. Наиболее подходящее время для проведения таких приемов -- с 17 до 18 часов Демин Ю.М. Бизнес PR. - М.: Бератор-пресс, 2003. - С. 281.

Цель проведения Дня открытых дверей -- познакомить общественные группы с тем, как работает компания. День открытых дверей можно устраивать для местного населения, сотрудников, представителей правительственных структур, иностранных делегаций и т.д. Приглашая общественность к себе, компания показывает свою открытость, готовность вести диалог, закладывает основы доверительного отношения к себе и своей деятельности Ньюсом Д., Терк Дж. Ван С., Крукеберг Д. Все о PR. Теория и практика паблик рилейшнз. - 7-е изд. - М.: Консалтинговая группа “ИМИДЖ- Контакт”: ИНФА-М, 2001. - С. 516.

Конференция -- это довольно крупное специальное мероприятие, подготовка к которому требует много времени. Конференция представляет собой выступления докладчиков по определенной теме. Ее цель -- обсуждение и решение различных проблем Моисеев В. Паблик Рилейшнз - Средство социальной коммуникации (Теория и практика). - К.: Дакор, 2002. - С. 253. Иногда обсуждаемые на конференции темы имеют большую значимость, и тогда с докладами на ней выступают известные люди -- руководители государственных структур, ученые, общественные деятели и т.д. Такие конференции широко освещаются в СМИ.

Во время конференции могут проходить отдельные мероприятия, например тематические заседания с участием узкого круга специалистов, телемосты, «круглые столы» и т.д.

В последнее время большое распространение получили конференции с использованием современных средств коммуникации. Например, теле- и видеоконференции, конференции с помощью сети Интернет. Такие конференции требуют меньше затрат, но их масштабы ограничены. Поэтому такие конференции проводят при необходимости оперативно обсудить и решить обозначенные вопросы Джефкинс Ф., Ядин Д. Паблик Рилейшенз: Учебное пособие для вузов/ Пер. с англ. под ред. Б.Л. Еремина. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - С. 387.

Мы рассмотрели наиболее распространенные виды специальных событий. Убедились, что каждое мероприятие имеет свою особенность. В связи с этим, организация специального события -- это всегда трудоемкий и кропотливый процесс. Его подготовка требует постоянного контроля и большого внимания к мелочам.

3. Методические основы организации специальных мероприятий

Подготовка специального мероприятия полностью находится в компетенции специалиста по связям с общественностью. Именно он должен просчитать каждый шаг, выработать алгоритм проведения специального мероприятия, зная характерные особенности выбранного события и опираясь на рекомендации, разработанные на основе опыта других компаний.

Мы проанализировали основные источники, в которых представлена технология организации и проведения специальных событий в PR. Авторы многих книг о связях с общественностью, в том числе «Настольной энциклопедии Public Relations», «Паблик Рилейшнз для менелжеров» и др., дают общие рекомендации для деятельности в данном направлении. В отличии от приведенных примеров, книга «PR на 100%: Как стать хорошим менеджером по PR» содержит подробные методики организации пресс-конференции и семинара.

Приведем результаты нашего анализа.

В основном работа по организации специального мероприятия ведется по трем направлениям Игнатьев Д., Бекетов А., Сарокваша Ф. Указ. соч. С. 151:

1. творческая часть;

2. административная часть;

3. работа со СМИ.

Творческая часть. Большая часть творческой работы ложится на специалиста по связям с общественностью при разработке концепции мероприятия, где указываются цели, задачи, содержание и ожидаемый от события эффект. Кроме того, на первом этапе подготовки тщательно прописываются программа и сценарий мероприятия, участники и их роли.

Административная часть. Самый трудоемкий этап подготовки специального события. Как правило, функции специалиста по связям с общественностью сводятся к контролю за процессом и согласованию сроков подготовки отдельных элементов события. PR-специалист распределяет задания по специализированным агентствам и отслеживает их выполнение к установленному сроку. В его обязанности также входит определение места проведения мероприятия, времени и продолжительности события. Кроме того, специалист по связям с общественностью должен:

Ш проконтролировать подготовку и оформление выбранного помещения (установку освещения, изготовление и монтаж декораций, наличие гардероба, туалета, комнаты для курящих, указателей и т.п.). Полезно составить схему помещения, с тем чтобы определить наиболее выгодные для различных целей места: площадку для сцены, декораций, фуршета, стола для прессы, видеокамер, места для музыкантов, баннеров и т.д.;

Ш проконтролировать установку и работоспособность необходимой техники, например звукового оборудования, проектора и т.д.;

Ш составить список приглашенных гостей и отследить своевременное изготовление и рассылку (за две - три недели) приглашений;

Ш заранее определить сферы ответственности сотрудников, которые будут принимать участие в мероприятии, например ответственных за встречу гостей, работу с прессой, работу с приглашенными участниками, работу техники, чистоту помещения, ответственных по оперативным вопросам. Если ожидается присутствие иностранных гостей и участников мероприятия, необходимо обеспечить присутствие на событии грамотных переводчиков;

Ш проконтролировать изготовление необходимой для мероприятия полиграфической и сувенирной продукции.

Работа со СМИ. Присутствие представителей СМИ на специальном событии также требует тщательной подготовительной работы. Специалист по связям с общественностью может построить работу со СМИ в три этапа Соколов И.Н. Технология популярности или Паблик Рилейшнз. - М.: Парадокс, 1999. - С. 92:

1. Составление базы представителей СМИ, которых необходимо пригласить на событие. Составление анонсирующего пресс-релиза, его рассылка и предварительный обзвон по сформированной базе с целью выяснения заинтересованности в тематике события.

2. Приглашение и аккредитация представителей СМИ на специальное мероприятие.

3. Работа по совместной подготовке и контроль за выходом материалов.

Специалисту по связям с общественностью необходимо оказывать СМИ всяческое содействие в их работе, так это будет способствовать формированию положительного имиджа компании и появлению материалов, где она будет представлена в выгодном свете Федотова Л. Паблик Рилейшнз и общественное мнение. - СПб: Питер, 2003. - С. 226. Именно поэтому при организации специального мероприятия необходимо уделить должное внимание подготовке сопроводительных материалов для прессы Синяева И.М. Паблик Рилейшнз в коммерческой деятельности : Учебник для ВУЗов / Под ред. Г.А. Васильева. - М.: ЮНИТИ, 1998. - С. 201.

Составление пресс-кита, где будут представлены подробные материалы о компании, даст возможность PR-специалисту наладить доверительные отношения с прессой. Пресс-кит, кроме того, станет главным источником информации для представителей СМИ, поскольку будет содержать исчерпывающую информацию о мероприятии и журналистам не придется тратить время на ее поиски. Соответственно, составляя пресс-кит, PR-специалист имеет возможность заложить в материалы основные послания, которые он хотел бы увидеть в будущих публикациях Тимофеев М.И. Связи с общественностью (паблик рилейшнз): Учебное пособие. - М.: РИОР, 2005. - С. 126.

При проведении специального мероприятия необходимо выделить специальное место, где пресса могла бы получить доступ к подготовленной информации (например, пресс-центр, отдельная комната, стол и т.п.). Важно создать все условия для работы представителей СМИ - обеспечить журналистов телефоном, факсом, компьютером и т.д. Наличие такого пресс-центра позволит специалисту по связям с общественностью проконтролировать всю работу с представителями СМИ: от отметки в листе аккредитации до получения пресс-кита и других документов, полиграфической и сувенирной продукции. В случае заинтересованности представителей СМИ, в пресс-центре можно организовывать интервью с сотрудниками компании или договориться о дополнительных встречах для более полного освещения темы.

Последующая работа с представителями СМИ сводится к уточнению сроков выхода материалов, пресс-клиппингу и предоставлению недостающей информации. Важно также провести работу с теми журналистами, которые аккредитовались, но по определенным причинам не смогли присутствовать. Вполне возможно, что указанных представителей СМИ все еще интересует тематика специального мероприятия, и они хотели бы получить материалы по его итогам. Соответственно, подготовка такого материала ложится на специалиста по связям с общественностью Пашенцев Е.Н. Паблик Рилейшнз: от бизнеса до политики. - 3-е изд., испр. и доп. - М.: Финпресс, 2002. - С.236.

Рассмотрим рекомендации по организации конкретных мероприятий.

Организаторы «круглого стола» придерживаются определенного регламента его проведения. Например, сначала ведущий представляет присутствующих участников друг другу, объявляет повестку дня, определяет очередность выступлений и т.д., затем обсуждение проблемы проходит в форме дискуссии. Важно оставить время для вопросов представителей СМИ и ответов на них. Для того чтобы все присутствующие на «круглом столе» были в курсе обсуждаемых проблем, следует заранее подготовить комплект документов и разослать его участникам мероприятия. Для представителей СМИ необходимо подготовить пресс-кит, содержащий информацию об актуальности и важности проблемы, список приглашенных участников и докладчиков, официальную позицию компании по проблеме и другие материалы, например комментарии авторитетных людей, которые когда-то высказывались по данной проблеме.

По итогам «круглого стола» принимается резолюция, в которой указываются выработанные в его ходе решения, рекомендации отдельным участникам и т.д. Резолюция подписывается участниками «круглого стола». Важно, чтобы резолюция была сформулирована и подписана в максимально короткие сроки, лучше всего в тот же день, так как в этом случае она будет иметь новостную ценность для журналистов. Соответственно, вероятность освещения данного мероприятия в СМИ значительно возрастет Фролов С.С. Социология организаций: Учебник. - М.: ГАРДАРИКИ, 2001. - С. 148.

Процесс подготовки к участию в выставке состоит из нескольких блоков:

Ш планирование участия;

Ш организация и координация подготовительных работ;

Ш обеспечение необходимых ресурсов для эффективного участия.

На первом этапе компания принимает решение об участии в выставке, определяет, как будет выглядеть стенд, что необходимо экспонировать и в каких объемах, выбирает подходящую площадь и наиболее удобное место в выставочном зале, назначает ответственных за подготовку и планирует бюджет.

Подготовкой компаний к выставкам занимаются различные специализированные фирмы, которые предлагают услуги по производству и монтажу стендов, оформлению выставочных площадок, подготовке полиграфической и сувенирной продукции и т.д. Их работу необходимо тщательно контролировать по срокам и качеству исполнения Михайлов А.Г., Романов Ю.В. Обитатели миража. PR специального назначения. - М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2002. - С. 132. Очень важно предусмотреть хорошее освещение стенда, наличие места для проведения переговоров; если есть возможность, то и комнаты для гостей, а также для хранения верхней одежды.

К началу работы выставки у компании должна иметься необходимая полиграфическая продукция: брошюры, листовки, календари и т.п. Шомели Ж., Уисман Д. Связи с общественностью. 9-е изд. / Пер. с фр. под ред. Г.Е. Алпатова. - СПб.: Изд. Дом “Нева”, 2003. - С. 39 Как правило, готовится определенный набор информационных материалов и небольших сувениров, который распространяется среди посетителей выставки. Иногда организаторы выставки готовят тематический каталог, в котором компания-участник представляет свою информацию. Контроль за этим процессом ложится на специалиста по PR.

Подготовка и распространение приглашений на выставку проводится ее организаторами. Однако можно подготовить собственные приглашения или договориться с организаторами об адресной рассылке, чтобы пригласить нужных компании людей.

Важным моментом организации участия в выставке является подготовка сотрудников, которые будут на ней работать. Персонал должен уметь показать новый продукт, рассказать о его свойствах, преимуществах и т.д.

На открытии выставки, как правило, присутствуют представители СМИ, которые получают информацию об участниках для своих репортажей у организаторов, например в пресс-центре. В пресс-центре необходимо распространить пресс-релиз и другие информационные материалы об организации, с тем, чтобы название компании прозвучало в материалах, посвященных работе выставки Райс Э., Райс Л. Расцвет пиара и упадок рекламы: Как лучше всего представить фирму. / Пер. с англ. Т. Китаиной. - М.: ООО «Издательство АТС»; ЗАО НПП «ЕРМАК», 2004. - С. 124.

При подготовке презентации важно тщательно проработать сценарий мероприятия: определить ведущего, очередность выступающих, время для вопросов присутствующих и комментария гостей, фуршета и т.п. Во время презентации среди гостей и представителей СМИ помимо других информационных материалов необходимо распространить список выступающих на мероприятии и сценарий вечера. Это позволит журналистам найти удобный момент для того, чтобы получить комментарий от представителя компании или взять интервью Кузнецов М.А., Цыкунов И.В. Практическая психология PR и журналистики. Как позволить другим делать по-вашему. Учебно-практическое пособие. - М.: “Рип-холдинг”, 2002. - С. 54.

Церемония открытия. Специалист по связям с общественностью должен написать сценарий церемонии, чтобы ее участники точно знали свои роли, например, когда ведущий должен объявить об официальном открытии объекта, кто должен перерезать ленточку и т.д.

Необходимо подготовить пресс-кит для представителей СМИ, где будет описан объект, цели и история его создания, а также его преимущества, ожидания компании в связи с его открытием и т.п. На церемонии открытия необходимо выделить отдельные места для журналистов, обеспечить условия для их работы. Кроме того, следует позаботиться о наиболее выигрышных местах для фоторепортеров, чтобы фоторепортажи получились максимально качественными.

Бокал шампанского, бокал вина. Определенного регламента проведения таких приемов нет.

В отличие от бокала шампанского, такая форма приема, как завтрак, имеет определенный сценарий. Соответственно, планируется тема завтрака, определяются выступающие и ведущий.

Обед. Гостям приема заранее рассылаются приглашения, где обязательно указывается номер столика.

Организационная работа по подготовке приема включает в себя:

Ш определение формы приема;

Ш написание сценария;

Ш составление списка гостей и рассылку приглашений;

Ш подготовку речей и определение выступающих;

Ш составление меню.

День открытых дверей: Визит гостей необходимо тщательно подготовить: написать сценарий, определить маршрут, выбрать ведущих, обеспечить чистоту посещаемых мест, установить таблички и указатели Феофанов О.А. Реклама: новые технологии в России. -- СПб.: Питер, 2000. - С. 74.

Более подробно обозначим основные этапы организации пресс-конференции.

1. Определение целей и задач пресс-конференции.

2. Выработка и формулирование главной и вспомогательной темы.

3. Выяснение имен и должностей спикеров, а также необходимое для их доклада оборудование (видео, проектор, перевод, лазерная указка, микрофоны в зале для желающих задать вопросы и т.д.).

4. Подготовка и согласование сценария проведения пресс-конференции.

Факторы, которые важны:

¦ место проведения мероприятия;

¦ продолжительность пресс-конференции;

¦ спикеры, время и темы их выступлений;

¦ наличие информационных материалов и сувенирной продукции;

¦ привлечение дополнительных вспомогательных лиц/служб (фотограф, оператор, переводчик);

¦ привлечение других подрядных организаций, в том числе PR-агентства;

¦ оформление зала;

¦ обеспечение транспорта, который привезет журналистов к месту проведения мероприятия;

¦ ведущий пресс-конференции.

5. Составление списков СМИ и их утверждение.

6. Разрабатывается примерная смета возможных накладных расходов, которая утверждается с руководством компании.

7. Пишется текст приглашения, который должен содержать Честара Дж. Деловой этикет: Паблик Рилейшнз для всех и каждого / Пер. с англ. Л.Бесковой. - М.: ФАИР-ПРЕСС, 2001. - С. 192:

¦ информацию о контактных лицах, у которых можно получить дополнительную информацию о мероприятии и зарегистрироваться;

¦ логотип компании;

¦ дату, время и место проведения пресс-конференции;

¦ темы выступлений и имена спикеров предстоящего мероприятия;

¦ краткое описание освещаемой темы;

¦ краткую информацию о компании (бэкграундер);

¦ для малознакомых помещений желательно приложить схему расположения места проведения пресс-конференции.

8. По списку СМИ проводится предварительный телефонный обзвон журналистов, в ходе которого выясняется их интерес к теме пресс-конференции (первый звонок необходимо сделать не менее чем за неделю до мероприятия). Если журналиста интересует компания, но не интересует данная тематика, то выявляется интересующая тема, и если она не идет вразрез с интересами компании, то до или сразу после пресс-конференции организуется встреча с соответствующими представителями компании. Если журналист не проявляет заинтересованности в теме и компании, то следует поинтересоваться причиной такого равнодушия. В зависимости от приведенных журналистом причин выбирается один из вариантов дальнейших действий:

а) журналисту без нажима приводятся доводы в пользу значимости темы, компании, ее деятельности и задач с точки зрения аудитории его СМИ;

б) в том же СМИ находится другой журналист. Это делается посредством:

¦ наводящего вопроса первому журналисту;

¦ беседы с главным редактором или редактором отдела;

¦ установления отношений с другим журналистом из данного СМИ.

9. После первого звонка и выяснения предварительной заинтересованности журналиста ему отправляется приглашение по факсу или электронной почте (реже с курьером), после чего осуществляется второй звонок, в ходе которого получается подтверждение получения приглашения и его заинтересованности в посещении пресс-конференции.