Важнейший фактор повышения эффективности производства в любой отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств.

Различные информационно-технические новшества следует воспринимать как средство сокращения и удешевления аппарата управления. Так, например, появление телефона, радио, телевидения, персональных компьютеров, локальных компьютерных сетей и глобальной сети Интернет приводило в свою очередь к совершенствованию системы информационного обеспечения управления предприятием. В конечном итоге роль информации в организационном управлении фирмой постоянно возрастает, что связано с изменениями социально-экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула информацию в качестве важнейшего фактора производственного процесса. Информационный процесс необходим как непременное условие работы современной техники, как средство повышения качества рабочей силы, как предпосылка успешной организации самого процесса производства.

От совершенствования информационного обеспечения возможны следующие положительные результаты:

1) Возможная экономия расходов за счёт снижения

- фонда заработной платы

- коммунальных услуг

- стоимости программного обеспечения

- расходов на почту

- расходов на оформление договоров

- расходов на перераспределение сырья

2) Устранение возможных расходов в будущем

- избежание будущего роста численности персонала

- уменьшение требований к обработке данных

- снижение стоимости обслуживания

3) Возможные нематериальные выгоды

- улучшение качества информации

- повышение производительности

- улучшение и ускорение обслуживания

- новые производственные мощности

- более уверенные решения

- улучшение контроля

- уменьшение просроченных платежей

- полное использование программного обеспечения

Понятие информации является достаточно ёмким и широко распространено в настоящее время. Сам термин информация происходит от латинского слова information - разъяснение, осведомление, изложение.

Процесс передачи и получения информации представлен ниже на схеме (рисунок 2). Это простая схема передачи информации в одном направлении.

Рисунок 2. Процесс передачи и получения информации

Процесс передачи информации даже в одном направлении проходит через множество посредников, а это значит, что во время передачи информации происходит её задержка и искажение. Кроме того, информация может преобразовываться в зависимости от того к кому она адресована. Так, например, при передачи информации вверх от подчинённых к руководителю происходит её обобщение, а при передаче вниз, от руководителя к подчинённым наоборот - она конкретизируется. Главное в этом процессе максимальная скорость передачи информации при минимальных допустимых искажениях. От этого в первую очередь зависит правильность принимаемых решений и как следствие увеличивается прибыль организации.

В процессе управления постоянно происходит обмен информацией. Причём направление перемещения информации может быть вертикальным (от руководителя к подчинённым или от подчинённых к руководителю), так и горизонтальным (между начальниками подразделений, подчинёнными одного уровня). В качестве источника информации может быть уровень цен на рынке, размер прибыли фирмы в прошлом квартале или указание руководителя (рисунок 3).

Из рисунка видно, что на эффективность принимаемых решений по управлению влияет множество показателей:

- Качество, достоверность и оперативность получения информации

- Знания, опыт, личные качества руководителя

- Квалификационный состав подчинённых

- Ситуация на рынке

Рисунок 3. Система управления объектом: Iвх - входная информация о том, в каком состоянии объект управления должен быть; Iос - осведомляющая информация о текущем состоянии объекта управления; Iу - управляющая информация в результате сравнения; U - воздействие исполнительного органа на объект управления; V - отклонение состояния объекта управления под воздействием внешней среды

Менеджмент в полной мере использует объективную и своевременную информацию, собираемую, обрабатываемую, сохраняемую и распространяемую с помощью современных научных методов и технических средств. Сейчас это - объективная необходимость, обусловленная, в частности, требованиями рынка адекватно реагировать на возникающие в динамично развивающейся обстановке проблемы. Нужно не только располагать своевременной и точной информацией, но уметь осмысливать ее, делать необходимые выводы и результативно воплощать в управленческих решениях. Отсюда необходимость присутствия информационной составляющей в управлении очевидна, поскольку она является основой всего управленческого процесса.

Информацию можно трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенциальных знаний менеджера о процессах или явлениях в их взаимосвязи.

Суть информации составляют только те данные, которые уменьшают неопределенность интересующих менеджера событий. Информация в менеджменте - сумма нужных, воспринятых и осознанных сведений, необходимых для анализа конкретной ситуации, дающая возможность комплексной оценки причин ее возникновения и развития, позволяющая определить ряд альтернативных решений, из которых реально (исходя из конкретной ситуации) найти оптимальное управленческое решение, осуществить контроль за его выполнением. Информация, следовательно - необходимая предпосылка соединения и последующего органического срастания процессов труда и развития личности.

Состав, содержание и качество информации, которая привлекается к руководителю, имеют определяющую роль в обеспечении действенности управления. Анализ информации не ограничивается только экономическими данными, а широко использует техническую, технологическую и другую информацию. Все источники данных делятся на плановые, учетные и внеучетные.

К плановым источникам относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, текущие, оперативные, хозрасчетные задания, технологические карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др.

Источники информации учетного характера - это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация.

Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их результаты. Своевременный и полный анализ данных, которые имеются в учетных документах (первичных и сводных) и отчетности, обеспечивает принятие необходимых мер, направленных на улучшение выполнения планов, достижение лучших результатов хозяйствования.

Данные статистического учета, в которых содержится количественная характеристика массовых явлений и процессов, используются для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выявления экономических закономерностей.

Оперативный учет и отчетность способствуют более оперативному по сравнению со статистикой или бухгалтерским учетом обеспечению анализа необходимыми данными (например, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запасов) и тем самым создают условия для повышения эффективности аналитических исследований.

С расширением компьютерной техники появились и новые машинные источники информации. К ним относятся данные, которые содержатся в оперативной памяти компьютера, на гибких дисках, а также выдаются в виде разнообразных машинограмм. К внеучетным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее. В их число входят следующие документы:

1) Официальные документы, которыми обязан пользоваться субъект хозяйствования в своей деятельности: законы государства, указы президента, постановления правительства и местных органов власти, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия.

2) Хозяйственно-правовые документы: договора, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации.

3) Решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива предприятия в целом или отдельных ее подотделов.

4) Материалы изучения передового опыта, полученные из разных источников информации (Интернет, радио, телевидение, газеты и т.д.).

5) Техническая и технологическая документация.

6) Материалы специальных обследований состояния производства на отдельных рабочих местах (хронометраж, фотография и т.п.).

7) Устная информация, которая получена во время встреч с членами своего коллектива или представителями других предприятий.

По отношению к объекту исследования информация бывает внутренней и внешней. Система внутренней информации - это данные статистического бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработанные на предприятии и т.д. Система внешней информации - это данные статистических сборников, периодических и специальных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно-правовые документы и т.д.

По отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для более полной характеристики изучаемой предметной области.

По периодичности поступления аналитическая информация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации относятся плановые и учетные данные. Эпизодическая информация формируется по мере необходимости, например сведения о новом конкуренте.

Регулярная информация в свою очередь классифицируется на постоянную, сохраняющую свое значение длительное время (коды, шифры, план счетов бухгалтерского учета и др.), условно-постоянную, сохраняющую свое значение в течение определенного периода времени (показатели плана, нормативы) и переменную, характеризующую частую сменяемость событий (отчетные данные о состоянии анализируемого объекта на определенную дату). управление торговый товар персонал

По отношению к процессу обработки информацию можно отнести к первичной (данные первичного учета, инвентаризаций, обследований) и вторичной, прошедшей определенную стадию обработки и преобразований (отчетность, конъюнктурные обзоры и т.д.).

В деятельности крупных фирм передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.

Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

- краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;

- удовлетворение потребностей конкретных управляющих;

- точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

Важную роль в использовании информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной информации. Другими словами необходимо рассмотреть технологию информационной деятельности.

1.2 Технология информационной деятельности

2.1 Генеральный план и внешнее оформление

Название отдела произошло от арабского слова "баккал" - торговец пряностями, и от турецкого "бакала" - смотри и бери, товар налицо. Бакалеей называют как определенную группу продовольственных товаров, так и магазин, в котором они продаются.

Проектируемый магазин расположен в зоне местного значения (район жилой застройки). Он является встроенным в жилое здание, занимает первый этаж жилого здания, не выходит из общих габаритов.

На участке запроектировано здание с магазином "Бакалея", хоз. двор, автостоянка на 10 машиномест. На проезжей части предусмотрен карман для стоянки автомобилей. Территория участка благоустроена, проектом предусмотрены пешеходные аллеи и озеленение. Вертикальная планировка запроектирована в увязке с прилегающей территорией, с учетом организации нормального отвода атмосферных вод. Отвод атмосферных вод от здания осуществляется по покрытиям отмотки, тротуара, по лотку за пределы участка. Растительный грунт заблаговременно снимается под пятном проезда, тротуара и распланируется на территории участка под озеленение. Снос деревьев отсутствует. Проектом предусматривается благоустройство территории с мощением тротуарной плиткой по подсыпному щебню. Пожарные мероприятия соблюдены.

Вытянутый открытый фасад, обеспечивает комфортную среду в торговом зале днем и более нарядный облик магазина в вечернее время. Усиливается желание зайти внутрь. Хотя естественное освещение сквозь витрины не сильно влияет на освещенность торгового зала, днем внутреннее пространство визуально расширяется, торговый зал кажется более просторным. Поэтому фасад нашего магазина является открытым, т.е. используются преимущественно прозрачные витрины. Потенциальные посетители видят товары, которые находятся внутри, видят других покупателей, активно перемещающихся по залу с корзинками. Возникает желание последовать их примеру. Магазин открыт для всех. У входа в магазин расположены две клумбы. По центру над входом расположена вывеска. Имеются урны для мусора. Предусмотрена скамейка для отдыха покупателей.

У входа в магазин расположены ступени и дорожки для подъезда инвалидных колясок и колясок с детьми.

Прямо по центру у проезжей части расположен карман для парковки автомобилей. Парковка рассчитана на оптимальное количество парковочных мест. Необходимое количество мест определяется из расчёта 1 машино-место на 15 - 25 мІ торговой площади. В нашем случае получается 2парковочных места.

Недалеко от проектируемого магазина расположена остановка, что должно обеспечить большее привлечение потенциальных покупателей в магазин.

Основным признаком принадлежности помещения к магазину является наличие фасадных витрин. Для начала необходимо выбрать тип витрин. Для данного типа магазина наиболее подходящими являются витрины в оконных проёмах. Одно из основных требований, предъявляемых к конструкции витринного окна, является то, чтобы оно имело прямоугольную форму, вытянутую по горизонтали. Так как проектируемый магазин является встроенным в жилое здание, то размеры витрины не должны превышать в высоту 2,5-3,0 м и в ширину 4,5 м. В проектируемом нами магазине расположено два оконных проемов, высота и ширина которых соответственно равна 2,5; 2,5 м. Над оконными проемами расположены козырьки, которые непосредственно защищают витрины от загрязнения, от осадков и препятствуют попаданию прямых солнечных лучей на товар.

Со стороны двора жилого дома расположена хозяйственная зона для подъезда автомашин с товарами и их маневрирования. Данная зона располагается таким образом, чтобы не препятствовать покупательскому потоку, проходу проживающих в этом доме, а также проходу персонала магазина.

Единство образа магазина создает все то, что окружает покупателя. Очень важное значение в этом играет вывеска, которая в свою очередь знакомит покупателя с товарным профилем и специализацией магазина. Стиль вывески должен соответствовать общему стилю магазина. В темное время суток вывеска и витрины проектируемого магазина освещены, что в целом повышает освещённость улицы. К тому же жители района не просто это ценят, но и более активно используют вечернее время суток для покупок.

На вывеске проектируемого магазина указано его название: "Бакалея". Слева от входа в знание расположена табличка с указанием режима работы магазина.

Вход в наш магазин расположен по центру. Первое, на что необходимо обратить внимание при проектировании входа в магазин, - возможность использования приёмов визуального его увеличения.

Двери в здание двойные, автоматические, между которыми находится тамбур, оборудованный тепловыми завесами. На полу у входа расположены коврики для того, чтобы поддерживать чистоту в магазине.

Потоки входящих и выходящих посетителей не должны смешиваться во входной зоне. Для того чтобы поток входящих и выходящих людей с тележками не мешал тем, кто упаковывает покупку, ширина прохода между линией касс и стойками должно быть не менее 2,4 м. Вход для персонала магазина находится с левой стороны здания.

Можно сказать о том, что в проектируемом магазине созданы благоприятные и комфортные условия для покупателей данного магазина. В целом магазин отвечает всем предъявляемым требованиям.

Генеральный план магазина "Бакалея" представлен в рисунке 2.

Рисунок 2 - Генеральный план магазина

2.2 Внутренняя планировка помещений магазина

Проектируемый магазин должен иметь помещения, необходимые для рационального функционирования торгово-технологического процесса. Согласно СНиП 2.08.02-89 выделяют следующие помещения:

1. Для приёма, хранения и подготовки товаров к продаже:

· разгрузочные места;

· кладовые.

2. Подсобные помещения: согласно СНиП для магазина данного типа предусматривают следующие помещения:

· Помещение для хранения упаковочных материалов, инвентаря и спецодежды

· Помещение для сбора мусора

· Приемочная

· Помещение для хранения уборочного инвентаря, моющих и дезинфицирующих средств.

3. Служебно-бытовые помещения:

· Гардеробные

· Уборные

· Главная касса

Поскольку площадь магазина очень мала, многие помещения отсутствуют, а также некоторые помещения будут объединены.

1) Помещения для приёма и хранения товаров (в соответствии со СНиП):

(250/10*3,6) - ((250-200)/10*3,2) = 74мІ.

В проектируемом магазине разгрузка товаров осуществляется в помещениях. В подобном случае следует увеличивать нормируемую площадь на величину площади разгрузочной платформы.

Согласно СНиП в подобном магазине на одно разгрузочное место должно приходиться 12 мІ площади платформы. Следовательно, площадь разгрузочной платформы равна 12 мІ.

Таким образом, площадь помещений для приёма и хранения товаров равна: 74+12 = 86мІ.

2) Подсобные помещения:

(250/10*1,2) - ((250-200)/10*0,36) = 28,2мІ.

3) Служебные помещения:

250/10*1,44 + ((250-200)/10*1,13) = 30,35мІ.

Итого нормируемая площадь без учёта площади разгрузочной платформы:

74+28,2+30,35 = 132,5мІ.

Итого нормируемая площадь с учётом площади разгрузочной платформы:

132,5 + 12 = 144,5мІ.

Ввиду того, что нормируемая площадь неторговых помещений магазина составляет 70% от общей площади, следует уменьшить их размер, не нарушая требований СНиП. Минимальная площадь отдельных помещений должна быть не менее 6 мІ, кроме санитарных узлов, главных касс и т.п.

Нормируемую площадь неторговых помещений допускается уменьшать по мере совершенствования торгово-технологического и транспортного оборудования, системы товароснабжения и товародвижения и с учётом конкретных условий размещения предприятий (примечание 2 к приложению 2 ВСН 54-87). Экспликация помещений магазина приведена в таблице 1.