Выставочна деятельность

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Несмотря на развитие высокотехнологичных средств коммуникации, выставка (хорошая выставка!) по-прежнему остается одним из наиболее эффективных инструментов продвижения товаров и услуг. На выставке вы встречаетесь с вашими потребителями «лицом к лицу». Вы можете выстраивать отношения с клиентами и конкурентами, партнерами и представителями СМИ, быстро оценивать и анализировать ситуацию на рынке.

Как правило, опытные компании привлекают к работе на стенде опытных специалистов, включая ТОР-менеджеров, которые разбираются в продукте и умеют поддерживать коммуникации на самом высоком уровне.

Выставку нередко посещают первые лица крупных компаний. Будет жаль, если вы потеряете шанс получить отличного клиента из-за невысокого коммуникационного уровня вашего персонала.

Конечно, выставки - это во многом элемент имиджевой политики. Но конечной целью участия в любой выставке является увеличение объема заказов и сбыта реализуемой продукции. Чтобы добиться эффекта от выставки - получить максимально возможное количество заказов, необходимо тщательно спланировать свою работу.



1. Паспорт предприятия-экспонента

Сайт Biletix был разработан в 2008 году с использованием самых современных технологий. Сегодня Biletix является одним из ведущих Интернет-ресурсов, предоставляющих услуги бронирования авиационных и железнодорожных билетов, а также отелей конечным пользователям. Ежедневно ресурс посещают десятки тысяч человек. Клиенты ценят Biletix за удобство, привлекательные цены и возможность большого выбора авиабилетов.

• Возможность полностью организовать свое путешествие, забронировав авиабилеты или ж/д билеты, номер в отеле, оформив страховку здоровья путешественника и багажа и даже купив билеты на «Аэроэкспресс».

• Выбор вариантов перелета на любой вкус и кошелек. К услугам пользователей -- поиск прямых рейсов или более дешевых перелетов с пересадками, сортировка по времени вылета или авиакомпании. Среди множества предложений вы обязательно найдете подходящее.

• Экономия. За счет соглашений с авиакомпаниями цены на Biletix ниже, чем у многих конкурентов. Благодаря акциям и спецпредложениям вы всегда сможете найти недорогие варианты авиаперелетов.

• Удобство. Купить билет на поезд или билет на самолет можно в любое время и в любом месте, где есть доступ в Интернет.

• Простота. Забронировать авиа и жд билеты на Biletix будет просто для любого Интернет-пользователя, даже не являющегося продвинутым юзером ПК. Подсказки на сайте помогают корректно осуществить поиск и правильно ввести данные пассажиров.

• Много способов оплаты: от наличных и кредитных карт до электронных платежей. Оплатить покупку можно любым удобным вам способом и в любое время.

• Безопасность. Мы обеспечиваем полную защиту ваших пользовательских данных и безопасность электронных платежей Biletix -- Ваш личный эксперт в области путешествий!

2. Цели, задачи участия в выставке

Аргументация в пользу принятия решения об участии в выставке.

Согласно неутешительной статистике 76 % экспонентов не ставят конкретных задач участия в выставках.

Хуже того, практика показывает, что половина компаний, ставящих конкретные задачи, действительно следует им на стенде.

Специалисты по выставочному маркетингу называют более 100 задач, которые можно решить, участвуя в выставках.

Однако, если мы заглянем в Устав коммерческой организации, то увидим, что статья 2 «Цели и предмет деятельности» гласит: «Основной целью создания и деятельности организации является извлечение прибыли». Как известно, прибыль, нам приносят постоянные и потенциальные клиенты. Соответственно две главные цели, которые, как любой инструмент маркетинговых коммуникаций, должна решать выставка - это удержание старых и привлечение новых клиентов.

Из выше сказанного совершенно, очевидно, что задачи участия в выставке должны быть следующими:

• Поиск новых клиентов и партнеров;

• Поддержание отношений с постоянными клиентами и партнерами;

• Оценка конкурентоспособности товара и услуг;

• Предоставление нового товара или услуги;

• Оценка спроса и предложения на рынке;

• Поддержание узнаваемости и повышение лояльности к товару или услуге;

• Обмен опытом и информацией;

• Работа с представителями СМИ;

• Поиск квалифицированного персонала.

Отсюда следует, что участие в выставке необходимо для увеличения прибыли организации и расширение партнерских отношений.

3. Обоснование выбора выставки

Участие будем принимать в выставки МГГТ, так как МГГТ -- крупнейшая в России международная туристическая выставка, входящая в пятерку ведущих туристических выставок мира, по праву получившая широкое признание международного туристического сообщества и являющаяся значимым событием в области туристического бизнеса, а участие в ней является необходимым условием успеха в грядущем туристическом сезоне.

В рамках международной туристической выставки MITT на протяжении всех четырех дней работы проходит обширная деловая программа, включающая конференции по актуальным вопросам туристического бизнеса, мастер-классы, семинары и консультации, презентации новых туристических направлений и услуг.

Работа на данной выставке позволит нам реализовать поставленные задачи и цели.

4. Дизайн стенда

Эскиз в цвете, план размещения объектов, конструкций, вербальное описание.

Главной функцией выставочного стенда - наилучшим образом предоставить товар или услугу, соответствовать фирменному стилю компании, привлекать внимание посетителей, обеспечивать необходимые условия для работы персонала, и, в конечном счете, способствовать решению маркетинговых, коммуникационных и представительских задач.

Выставочный стенд - это временный офис компании.

Большую роль, на котором играет атмосфера, созданная на стенде, отражающая корпоративную культуру.

И так как наши постоянные клиенты и те, кто увидят нас впервые должны отождествлять наш стенд с нашей компанией, то размер, цвет, освещение, надписи и другие детали должны соответствовать фирменному стилю организации.

Что касается дизайна, то в последнее время доминирует минимализм: стильные, концептуальные стенды, на которых нет ничего лишнего.

Акцент на наш стенд и привлечение большего количества посетителей мы осуществим за счет яркого, оригинального оформления и, используя современные технологии (виртуальный интерьер, 3D графика).

Это позволит оказать позитивное эмоциональное воздействие.

По типу расположения был выбран «Полуостровной» стенд (Рис. 1), который открыт с трех сторон, что позволит увеличить прием посетителей и позволит легко «контролировать» прилежащую территорию.

Параметры стенда:

• 36 кв. м. (6x6)

• Pop-Up Spring 3x3 секции с фотопанелями - 2шт.

• Pop-Up Spring 2x3 секции с фотопанелями - 1 шт.

• TANGO Light, светильник галогеновый - 6шт.

• TANGO Box с изображением и столешницей - 2шт.

• TANGO M-Holder - 2шт.

• TANGO FoldingTower - 2 шт.

• TANGO Reception - 1 шт.

Пространство данного стенда включает 3 функциональные зоны:

1) Информационная зона. Предназначена для предоставления первичной информации и привлечения внимания посетителей.

2) Презентационная зона. Предназначена для предоставления товаров или услуг и осуществления первичных контактов персонала с посетителями.

3) Переговорная зона. Предназначена для проведения переговоров с посетителями.

Рисунок 1. Выставочный стенд

5. Партнеры и поставщики

Нашими партнерами являются следующие организации:

• Альфа-Банк, основанный в 1990 году, является универсальным банком, осуществляющим все основные виды банковских операций, представленных на рынке финансовых услуг, включая обслуживание частных и корпоративных клиентов, инвестиционный банковский бизнес, торговое финансирование и управление активами.

• ЗАО «Банк Русский Стандарт», основанный в 1999 году, в настоящее время занимает лидирующие позиции на рынке потребительского кредитования и рынке банковских карт.

• Банк ВТБ24 -- один из крупнейших участников российского рынка банковских услуг. В числе предоставляемых услуг: выпуск банковских карт, ипотечное и потребительское кредитование, автокредитование, услуги дистанционного управления счетами, кредитные карты с льготным периодом, срочные вклады, аренда сейфовых ячеек, денежные переводы.

Поставщиком необходимых ресурсов для организации выставочного стенда будет «Крокус Сити» - Торгово-выставочный и деловой центр, «город- спутник» Москвы при заключении договора.

6. Программа маркетинговых исследований

Выставочная деятельность является одним из главных элементом системы маркетинговых коммуникаций. По сути, выставка - это коммуникативное средство, объединяющее в себе сложный комплекс приемов основных элементов комплекса маркетинговых коммуникаций:

рекламу, PR, стимулирование сбыта, личные продажи, использование фирменного стиля.

Например:

Реклама:

Реклама на выставке используется как средства массовой информации (газеты, журналы, радио, телевидение, интернет и т.д.) так и прямое обращение к потребителю с помощью почтовых отправлений, телефонных сообщений.

PR:

Реализуется как политика, направленная на упрочение взаимопонимания между организацией и внешним миром. Посредством ПИАР на выставке фирма информирует о себе как всю общественность, так и отдельные целевые группы и, отслеживает общественную реакцию на свои действия. Стимулирование сбыта:

Деятельность, направленная на стимулирование действий потребителя на незамедлительную покупку. На практике эта деятельность конкретизируется в виде ярмарок, выставок, а также скидок и вспомогательных средств. Личные продажи:

На выставке есть возможность установления личного контакта с потенциальными покупателями с целью продажи товара услуги.

Фирменный стиль:

Обеспечивает, с одной стороны единство всех изделий фирмы, а с другой - противопоставляет фирму и ее изделия конкурентам и их товарам.

Основные преимущества выставочного мероприятия, как средства маркетинговых коммуникаций:

• в рамках выставочного мероприятия может быть достигнута высокая интенсивность личных контактов между экспонентами и посетителями;

• выставки способствуют интенсивному обмену информацией, обеспечивают необходимые коммуникации между производителем и потребителем;

• на выставке товар может быть продемонстрирован в действии;

• на выставке появляется возможность наблюдения за конкурентами.

• используя во время проведения выставки различные методы и формы PR-воздействия, появляется возможность укрепления доверия к фирме, ее отстройки от конкурентов.

Исследования на выставочных мероприятиях могут проводиться так же с помощью:

• наблюдений;

• анкетирования;

• устных опросов;

• экспериментов (например, продажа товаров на выставке со скидкой, раздача скидочных карт и т.д.

7. Программа деловых мероприятий

В первую очередь деловая программа мероприятий:

• позволяет привлечь на стенды участников наиболее заинтересованную целевую аудиторию;

• способствует формированию имиджа предприятия как компетентного специалиста на данном рынке;

• повышает эффективность участия в выставке.

• дает возможность личного общения с компетентными специалистами в данной отрасли.

Во время выставки пройдет интересная и насыщенная деловая программа, в ходе которой состоятся:

• Мастер-класс: «Система бронирования авиабилетов, отелей «Content Inn by Amadeus»;

• Розыгрыш бесплатных авиабилетов и подарков от авиакомпании

Emirates;

• Мастер-класс «Сайт, как инструмент продаж! Все об эффективном бронировании авиа и ж/д билетов в интернете!»;

• Мастер-класс «АВИА ЦЕНТР: Успех на экспорт».

8. Программа подготовительно-организационного периода

Организационная программа выставочного проекта «делит» время подготовки и проведения выставки на 3 этапа:

1. подготовительный этап;

2. проведение выставки;

3. подведение итогов выставки.

Данная программа включает в себя следующие этапы:

• внимательно изучить выставочные каталоги предыдущих показов на предмет контроля участия ваших конкурентов;

• взять у организатора выставки предварительный список участников, отметить своих конкурентов, сравнить с данными прошлых выставок;

• Подготовить контрольный список по каждой категории продукции и с категории продукции конкурентов для того, чтобы расширить или разнообразить собственное предложение;

· сообщить организаторам точное название вашей фирмы и другие необходимые данные;

· необходимо решить заранее, как выставить свой продукт, как более привлекательно расположить стенды;

· подготовить письменную информацию, вспомогательные иллюстрации, рекомендации для работников вашего стенда;

· подготовить два вида рекламных буклетов для раздачи:

1 -обзорный (о ваших возможностях), 2 - более подробный;

· сформировать квалифицированную стендовую команду в которой двое или все говорят на иностранном языке;

· провести предварительный инструктаж команды;

· подготовить достаточное количество визитных карточек с названием и данными вашей фирмы;

· подготовить бумагу и специальные бланки для облегчения общения с посетителями стенда.



9. Смета расходов на подготовку и выставочное функционирование

Смета расходов на участие в выставочном мероприятии

Анализ расходов	Предполагаемые по смете, руб.
I. Затраты на обеспечение работы персонала в подготовительный период:
1. Затраты, связанные с выбором выставки (доступ в информационные базы данных, Интернет).	150
2. Затраты на персонал в период подготовки к выставке:
- зарплата плюс начисления на зарплату, дифференцированные по размеру вклада каждого специалиста и их категории;	7621
- косвенные затраты, включая административные расходы с начислениями.	1000
3. Расходы на обеспечение телекоммуникационной и почтовой связи фирмы с устроителями, старыми и потенциальными клиентами.	400
4. Подготовка пресс-релизов о фирме и ее участии в выставке.	1300
5. Прочие расходы.	-
Всего по подготовке	10471
II. Собственный стенд по индивидуальному проекту и размещение экспозиции на открытых площадках:
1. Расходы по аренде выставочной площади:
- аренда выставочных площадей внутри павильонов;	5000
- аренда открытых площадок вне очереди;
Прочие расходы	500
Всего по аренде	5000
2.Расходы по стенду:
- проектирование стенда, включая наличие в нем зон переговоров, приема VIP-персон и т.п.;	1700
- изготовление стенда:
- стеновые элементы,	25250
- подготовка пола,	1600
- стоимость фотоматериалов для оформления стендов и ресепшн,	31000
- осветительные устройства.	7000
Прочие расходы (10% от затрат на изготовление стенда)	6655
Всего по стенду	73205
3. Расходы по оборудованию стенда:
- обстановка:
- покупка мебели	5800
- аренда мебели	-
- покупка канцтоваров	600
- аренда компьютерной техники, подключение к Интернет, аудио-, видеоаппаратуры, диапроектора и т.д.	1700
- установка стационарных телефонов	500
Прочие расходы (5% от стоимости расходов на оборудование стенда)	860
Всего по оборудованию стенда	9460
4. Расходы по строительству стенда:
- распаковка/монтаж конструкций стенда и элементов его интерьера;	1200
- демонтаж/упаковка;	1200
- электро-и энергообеспечение;	900
- сантехника;	-
- кондиционеры (спец.).	-
Итого по строительству стенда	3300
III. Денежные взносы устроителям выставки, исходя из условий участия:
1. Плата за участие - аренду площадей	(учтена в п. II).
2. Внесение дополнительных сведений в каталог.	100
3. Внесение данных в информационные системы.	540
4. Регистрационный взнос.	6700
5. Удостоверения участников выставки (дополнительные).	120
6. Пропуска для парковки (дополнительные).	-
7. Прочие расходы	-
ВСЕГО	7460
IV. Эксплуатационные расходы: |
1. Электроэнергия (кроме стандартного освещения на стенде).	210
2. Телефонная связь.	115
3. Водоснабжение, если оно не предусмотрено в составе взноса за участие.
4. Расходы по эксплуатации компьютерной сети, включения Интернет, фотокопировального оборудования, телефакса и т.д.	450
5. Охрана экспозиции на стенде.	500
6. Уборка внутри стенда.	150
7. Удаление отходов со стенда.	150
8. Прочие расходы (5% от общей величины эксплуатационных расходов)	80
Всего по эксплуатации	'1655
V. Расходы по содержанию персонала:
1. Основной персонал.
- визовое оформление,	-
- стоимость проездных билетов (самолет, поезд и т.д.),
- проживание в гостинице,
- суточные (командировочные) и доплаты.	1200
2. Вспомогательный персонал:
- переводчики,
- обслуживающий персонал,	14000
- прочий вспомогательный персонал (водитель и т.д.).	-
3. Форменная одежда (покупка, аренда).	9000
4. Дорожные расходы (в городе проведения выставки).	600
5. Прочие расходы (10% от общей суммы расходов на персонал).	2480
Всего по содержанию персонала	27280
VI. Реклама/связи с общественностью:
1. Рекламные расходы
- рекламные материалы (проспекты и пр.)	6000
- почтовые расходы (приглашения посетителей и т.д.)
- рекламные сувениры	1000
- публикации в прессе	1200
2. Расходы по связям с общественностью:
- пакеты (комплекты) с рекламными материалами для	1200
журналистов,
- сувениры для прессы,	5000
- фотоматериалы для распространения,	1500
- приглашения для журналистов,	200
Всего по рекламе, связям с общественностью	16600
ВСЕГО по организации выставке	1549310

10. Ожидаемые результаты, предварительный расчет эффективности

Некоторые затраты будут одинаковы для всех участников, к таким видам затрат относиться регистрационный взнос, арендная плата, аренда мебели, услуги подсобных рабочих по установке, монтажу, демонтажу стендов и мебели, охрана экспозиции и пр.

Суточные рассчитываются исходя из 100 руб. на одного человека в день, в нашем случае планируется участвовать в выставке, (помимо стендистов) трем чел. - работникам фирмы. Таким образом, суточные составляют: 100*4*3 = 1200 руб.

Так как предприятие будет участвовать в выставке проводимой непосредственно в Москве, то соответственно затрат на проживание в гостинице, на проезд и визовое оформление в нашем случае не будет.

Дорожные расходы предусматриваются в размере 50 руб. в день на человека, т.е. 600 руб. за все время работы выставки.

Таким образом, общая величина затрат на организацию и проведение выставок составила 154931 руб.

Рассчитаем эффективность участия предприятия в выставке.

Экономическая эффективность определяется по следующей формуле:

Э = Р-3

Где Р - предполагаемый результат от внедрения мероприятий;

3 - затраты.

Прирост выручки от реализации рассчитывается по следующей формуле:

Vnp = Убаэ + DV

где Убаз - базовый объем выручки, тыс. руб.;

DV - прирост объема выручки от внедрения проекта мероприятий.

Планируемый рост выручки от реализации в течение года 10%, что обусловлено как ростом объемов реализации уже имеющихся туристских продуктов, так и вновь разработанных после выставки. Возьмем за базис объем выручки за 2005 год (16722 тыс. руб.).

Таким образом, прирост выручки от реализации составит:

Vnp = 16722 + 1672 = 18394 тыс. руб.

Рассчитаем затраты. Они будут складываться из затрат на проведение выставки и роста себестоимости в части переменных затрат. Переменные затраты составляют 60% от общей суммы себестоимости туристских продуктов. Прирост себестоимости 10%.

Общая величина затрат: 155 + (11011 *0,6*0,1) = 816 тыс. руб.

Экономическая эффективность предприятия от участия предприятия в выставке: 1672 -816 = 856 тыс. руб.

Чистая прибыль предприятия составит: 856*(100%-24%) = 651 тыс. руб.

На основании проведенных расчетов можно сделать вывод, о целесообразности участия предприятия в выставочных мероприятиях.

партнер поставщик дизайн стенд



Список используемой литературы

1. Гусев Э.Б., Прокудин В.А., Салащенко А.Г. Выставочная деятельность в России и за рубежом: Учеб.-методич. пособие /Под ред. акад. РАН Н.П. Лаверова. - М: Дашков и К°, 2005.

2. Основы выставочно-ярмарочной деятельности: Учеб. пособие для вузов Под ред. Л.Е. Стровского - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005.

3. Караневский П.И. Учебно-методическое пособие по дисциплине «Экскурсионная и выставочная работа». - М.: РУДН, 2001.

4. Петелин В.Г. Менеджер предприятия по рекламе и выставкам: Учеб. пособие. - М.: Ось-89, 2001.

5. Карасев Н.В. Практическое пособие: «Как получить от выставок максимальную выгоду». - М.: Агентство выставочного консалтинга «ЭкспоЭффект», 2009

Размещено на Allbest.ur