Автоматизация работы сотрудников отдела продаж ООО "КСК-Электро"

· резервирование и отгрузка наименований,

· учет возвратов,

· построение аналитических отчетов;

2.2 Системные требования

2.2.1 Функциональные требования

В рамках модуля управления продажами ИС должна обеспечивать выполнение функций представленных в таблице 2.

Таблица 2

Функциональные требования

Функция	Входные данные	Результат
Создание редактирование и удаление справочников	Условно-постоянная информация о товарах и принципах сотрудничества с клиентами.	Справочники: · Класс G1 · Группа G2 · Класс калькуляции · Сроки оплаты · Условия оплаты · Способ доставки · Условия доставки · Валюта
Создание, редактирование и удаление карточки клиента	Информация о клиенте, реквизиты, условия обслуживания.	Карточка клиента.
Создание, редактирование и удаление заказов клиентов	Данные от клиента о требуемом оборудовании и его количестве.	Заказ клиента.
Создание, редактирование и удаление прайс-листов	Данные от службы снабжения о закупочных ценах на товары, общий прайс-лист.	Общий прайс-лист, прайс-лист клиента.
Создание, редактирование и удаление документов на отгрузку товара	Заказ клиента.	Список товаров к перемещению.
Регистрация возврата товара, с генерацией необходимых документов	ТОРГ-12, счет-фактура.	Заказ на возврат, приходный складской ордер.
Создание, печать счета на оплату	Заказ клиента.	Счет на оплату.
Создание и печать счет-фактуры	Заказ клиента.	Счет-фактура.
Согласование счет-фактуры с оплатой клиента	Приходный кассовый ордер, счет-фактура.	В результате выполнения данной операции задолженность клиента уменьшается.
Печать накладной ТОРГ-12	Список товаров к перемещению.	ТОРГ-12.
Построение отчета «Заказы клиентов»	Заказы клиентов, заказы на возврат, списки товаров к перемещению.	Отчет «Заказы клиентов».
Построение отчета «Выгрузка заказов клиентов»	Заказы клиентов.	Отчет «Выгрузка заказов клиентов».
Построение отчета «Выгрузка прайс-листов»	Карточка артикула, прайс-листы.	Отчет «Выгрузка прайс-листов».
Построение отчета «Дебиторская задолженность»	Заказы клиентов, приходные кассовые ордеры, списки товаров к перемещению.	Отчет «Дебиторская задолженность».

Кроме вышеперечисленных функций система должна обеспечивать возможность выбора значений из классификаторов при заполнении экранных форм ввода данных во всех модулях ИС, с целью минимизации временных затрат на выполнение операции ввода данных.

Для автоматизации вспомогательных процессов, а также для администрирования системы будет выполнена настройка следующих подсистем:

· Подсистема формирования отчетных форм;

· Подсистема поиска данных.

Подсистема формирования отчетных форм должна обеспечивать возможность построения отчетов, статистических выходных форм, сводных отчетов на основе информации, хранящейся в базе данных ИС. В подсистеме должна быть реализована возможность:

· предварительного просмотра отчетных форм перед выводом их на печать;

· вывода отчетных форм в формате HTML, документов Microsoft Office;

· вывода на печать.

Общими требованиями к подготовке отчетов являются:

· Обеспечение возможности сохранения подготовленного отчета в формате PDF-файла.

· Обеспечение возможности формирования отчетов в соответствии с предоставленными правами, в том числе и с правами на возможность печати данных.

Подсистема поиска данных должна обеспечивать выполнение следующих функций:

· поиск документов по реквизитам объектов учета;

· поиск данных с использованием знаков подстановки.

Операция поиска должна состоять в задании критериев поиска по отдельным реквизитам или их совокупности. Найденная информация должна предоставляться пользователям для просмотра. Для составления запроса на поиск должна использоваться экранная форма, позволяющая формировать запросы по образцу, по выбранным параметрам. Подсистема должна обеспечивать вызов экранной формы поиска из всех экранных форм ИС.

2.2.2 Требования к техническому обеспечению

Комплекс технических средств ИС должен обладать вычислительной мощностью, достаточной для:

· хранения и обработки требуемых объемов информации;

· устойчивой работы в условиях пиковой нагрузки;

· обеспечения работы прикладных программных пакетов, требующих значительных вычислительных мощностей.

В основу структуры комплекса технических средств системы должен быть положен принцип типовых проектных решений. Типовые конфигурации должны строиться на основе стандартизованных элементов:

· стационарное автоматизированное рабочее место сотрудника подразделения Организации;

· сервер баз данных;

· сервер прикладной обработки (сервер приложений);

· серверы специальных технологий (Web-сервер, централизованное резервное копирование данных и т.п.);

· почтовый сервер;

· внешний дисковый массив, обслуживающий сервер или группу серверов;

· интегрированные дисковые массивы, обслуживающие группы серверов различных платформ;

· телекоммуникационное оборудование (оборудование для работы по выделенным каналам).

К серверу БД\приложений предъявляются следующие требования [18]:

1. Для систем на основе Intel-платформы:

· IBM xSeries 346, including

· 2 x 3.0 GHz Intel Xeon w/1 MB cache

· 2 GB RAM

· Dual 10/100/1000 Mbit network interface card

· 4 x 36.4 GB disk drives 15,000 RPM

2. Для систем на основе IBM pSeries платформы:

· 1 x 1.5 GHz Power 5

· 2.0 GB RAM

· 10/100/1000 Mbit network interface card

· 4 x 73.4 GB disk drives 15,000 RPM

Данные требования являются минимальными для систем до 100 пользователей. Потребуется обновление аппаратной части в случае увеличения количества пользователей. Конфигурация позволяет начать работу, а затем нарастить вычислительные мощности серверов в случае необходимости.

Клиентский компьютер Maconomy должен удовлетворять следующим минимальным требованиям [18]:

· Процессор: 1 Ghz и выше.

· Оперативная память: от 256Mb.

· Жесткий диск: Свободного места на жестком диске от 100Mb.

Для доступа через Web-интерфейс необходимо устройство с доступом к интернету и браузером, совместимым с Microsoft Internet Explorer 6.0 и выше.

В необходимых случаях в состав локальной вычислительной сети (ЛВС) должны включаться системы бесперебойного энергоснабжения, обеспечивающие гарантированное электропитание ответственных потребителей.

Для организации сегментов ЛВС на основе беспроводных технологий должны применяться системы, использующие стандарт IEEE 802.11 (в частности RadioEthernet и WirelessIP).

Система должна использовать стандартные, унифицированные методы реализации функций (задач) системы:

· поддержка современных транспортных протоколов: TCP/IР;

· поддержка распределенного доступа к информации;

· возможность функционирования на различных аппаратных платформах.

2.2.3 Требования к программному обеспечению

Разрабатываемая система должна представлять собой единую автоматизированную информационную систему. При создании ИС необходимо адаптировать для использования ранее созданное используемое в подразделениях ООО «КСК-Электро» программное обеспечение и данные.

ИС должна иметь модульную структуру с четким разделением функций между ее компонентами. Выполнение функций ИС и доступ к содержащимся в ней данным и управляющим структурам должны осуществляться посредством компонент, обладающих, в том числе и, механизмами на базе web-технологий для взаимодействия с пользователями, что обусловлено необходимостью доступа к системе через web-браузеры с любого компьютера.

Общее (системное) программное обеспечение ИС должно соответствовать следующим основным принципам:

1) использование сертифицированных программных средств, обеспечивающих реализацию требований, предъявляемых к комплексной системе защиты информации;

2) минимальная номенклатура используемых программных средств;

3) масштабируемость и высокая производительность;

4) совместимость;

5) наличие встроенной системы безопасности;

6) надежность и отказоустойчивость;

7) возможность быстрой модернизации типового специального программного обеспечения;

8) наличие механизмов поддержки коммуникационных средств;

9) возможность мультипроцессорной обработки данных.

В качестве операционной системы может использоваться Windows Server 2000 и выше или Red Hat Linux.

На клиентских компьютерах допускается использование операционной системы Microsoft Windows 2000 и выше. [18]

Сетевые ОС должны позволять организовать работу пользователя на рабочих станциях в рамках одной или нескольких локальных сетей, а также на распределенной территориальной сети, иметь встроенные средства электронной почты, отвечать требованиям контроля доступа к ресурсам системы.

Специальное (прикладное) программное обеспечение должно разрабатываться в соответствии со следующими требованиями:

1) унификация пользовательских интерфейсов, которые обеспечивают единое визуальное представление различных сведений об объектах учета, получаемых из БД;

2) комплексирование функций, состоящее в рациональном распределении функций между приложениями и устранении дублирования функций;

3) эволюционная преемственность, обеспечивающая постепенный переход от существующих систем к перспективным, путем интеграции уже действующих систем друг с другом и с перспективными системами по мере их создания.

Прикладное программное обеспечение системы должно быть представлено как совокупность программных комплексов автоматизированных рабочих мест, реализующих функции ИС, в том числе:

· обработка запросов пользователей к БД по произвольной совокупности реквизитов;

· создание и обработка типовых запросов;

· формирование и вывод на печать списков;

· формирование и вывод на печать статистических данных;

· обеспечение сохранности и восстановления баз данных;

· аудит действий пользователей;

· парольная защита информации от несанкционированного доступа, с установлением прав доступа к определенной информации для каждого пользователя.

Прикладное программное обеспечение ИС должно отвечать следующим общим требованиям:

1. обеспечение санкционированного доступа к информационным ресурсам и предоставление информации в объеме, соответствующем правам пользователей, в том числе обеспечение ввода новой информации, замены и ее удаления;

2. обеспечение журналирования действий, выполняемых пользователями при работе в ИС;

3. обеспечение модульной реализации программного комплекса для обеспечения возможности расширения круга решаемых задач, увеличения объемов хранения и обработки данных, а также возможности подключения к работе новых подразделений и ведомств;

4. обеспечение автоматизированного обновления программных модулей из состава специального программного обеспечения;

5. обеспечение возможности пакетной обработки запросов, присылаемых пользователями.

ИС должна отвечать требованиям масштабируемости, то есть входящее в ее состав ПО должно обеспечивать одновременную работу необходимого числа пользователей путем наращивания вычислительных ресурсов. Следует ожидать роста числа пользователей ИС в будущем.

Система и ее подсистемы должны быть построены с использованием стандартных и унифицированных методов реализации функций информационной системы. Реализация ИС и ее подсистем должна осуществляться с использованием единой системы проектирования. Используемые решения должны обеспечивать унификацию функциональных задач, операций и интерфейсов.

В целях реализации требований законодательства и нормативных актов должна быть обеспечена возможность изменения состава форматов данных, используемых при работе программного обеспечения. Вновь применяемые форматы данных должны быть описаны и утверждены «КСК-Электро».

В случае изменений нормативно-правовой базы, влекущих за собой изменения в структуре и составе баз данных, его функциональности, все доработки ИС проводятся в рамках его модернизации.

2.2.4 Требования к информационному обеспечению

Система кодирования и классификации должна отвечать требованиям классификации и атрибутирования документов, принятых в Российской Федерации, а так же учитывать зарубежный опыт создания подобных систем.

Общими требованиями к ведению справочников и классификаторов являются:

· Обеспечение возможности внесения новых записей, редактирования существующих и удаления записей с помощью экранных форм в соответствии с правами, предоставленными пользователю;

· Обеспечение загрузки справочников и классификаторов с машинных носителей информации в согласованных форматах.

В состав информационного обеспечения ИС входят классификаторы и справочники, образующие в совокупности нормативно-справочную информацию ИС. Целью создания и использования классификаторов информации в составе ИС является создание условий для формирования единого информационного пространства, как внутри Организации, так и во взаимодействии с другими компаниями, ведомствами и учреждениями.

Классификаторы информации в составе ИС решают задачи:

· стандартизации информационных ресурсов (терминологии, документов, классификаторов/справочников, форматов передачи), гармонизации описания этих ресурсов;

· систематизации информации по единым классификационным правилам и их использование при прогнозировании развития и ведения различных видов учета и отчетности;

· обеспечения совместимости информационных систем и ресурсов.

Системы кодирования и классификации, используемые для решения автоматизируемого комплекса задач сотрудника отдела продаж представлены в Таблице 3.

Таблица 3

Используемые системы кодирования

Наименование кодируемого множества	Значность кода	Система кодирования	Вид классификатора
№ Клиента	5	Порядковая	Локальный
№ Заказа	6	Порядковая	Локальный
№ Счета	9	Порядковая	Локальный
№ Счет-фактуры	9	Порядковая	Локальный
№ ТОРГ-12	9	Порядковая	Локальный

Для кодирования множеств «№ Клиента», «№ Заказа», «№ Счета», «№ Счет-фактуры», «№ ТОРГ-12» используется порядковая система, так как указанные множества не требуют предварительной классификации. Нужно заметить, что для кодирования клиентов-организаций будет использоваться локальный классификатор, несмотря на наличие общесистемного классификатора предприятий и организаций (ОКПО). Суть порядковой системы кодирования заключается в последовательном присвоении каждому объекту кодируемого множества номера его порядка. [13]

В системе используются следующие справочники:

· Сроки оплаты;

· Условия оплаты;

· Склады;

· Способ доставки;

· Условия доставки;

· Валюты.

2.2.5 Требования к лингвистическому обеспечению

Используемые при разработке ИС языки программирования высокого уровня и платформы разработки должны обеспечивать решение задач по реализации функций и задач Системы. Допускается использование стандартных языков высокого уровня, отвечающих требованиям реализации задач предметной области. При разработке Системы должны использоваться средства описания предметной области и подобъектов автоматизации, обеспечивающие автоматизированный процесс прямого и обратного проектирования баз данных и компонент, а также документирование полученных результатов.

В состав лингвистического обеспечения Системы должен входить язык подготовки отчетов, обеспечивающий модификацию существующих и создание новых отчетов. Язык подготовки отчетов должен иметь встроенные средства создания графических представлений (диаграмм, графиков и т.п.), а также обеспечивать экспорт результатов в форматы широкого применения (текстовый, XLS, DOC, PDF и т.п.).

2.2.6 Требования к организационному обеспечению

При создании ИС должны быть разработаны организационно-распорядительные документы регламентирующие:

· Порядок эксплуатации системы;

· Работу пользователей с элементами системы;

· Модернизацию и развитие системы.

Функционирование программно-технического комплекса ИС должно обеспечиваться сотрудниками «КСК-Электро».

Обслуживающим персоналом «КСК-Электро» должны выполняться:

· Процедуры архивирования базы данных;

· Восстановления базы данных после аварий и сбоев, вызванных неисправностями технических средств;

· Установка и обновление программно-технического комплекса ИС



2.2.7 Требования к обеспечению информационной безопасности

Общими требованиями к надежности ИС являются:

· Программно-технический комплекс ИС должен функционировать круглосуточно, в непрерывном режиме, кроме времени проведения работ по резервному копированию данных, восстановлению данных, смене версий программного комплекса, других профилактических работ по техническому обслуживанию, требующих остановку технических средств.

· Должно производиться регулярное (не реже одного раза в сутки) резервное копирование баз данных. Необходимо наличие как минимум двух резервных копий всех данных. Данные копии должны храниться в физически удаленных местах.

· Отказы и сбои в работе рабочих станций и сетевого оборудования не должны приводить к разрушению данных и сказываться на работоспособности системы в целом.

· Выход из строя одной из подсистем не должен приводить к прекращению функционирования остальных подсистем, т.е. при этом должна обеспечиваться возможность выполнения функций всех оставшихся подсистем.

· Неправильные действия пользователей не должны приводить к возникновению аварийной ситуации.

· Должны быть минимизированы ошибки технического персонала, в том числе путем четкого разграничения прав доступа к системе, а также ведения журнала событий системы.

· Предусмотрено регулярное копирование и хранение всех данных прикладных задач на дисковых носителях для обеспечения защиты данных от логического разрушения или в случае аварий.

Сохранность информации должна быть обеспечена в случае возникновения следующих событий (аварий, отказов и т.п.):

1. Отказ аппаратуры сервера;

2. Отключение питания на рабочем месте и/или на сервере баз данных;

3. Отказ оборудования рабочей станции;

4. Отказ линий связи.

Для обеспечения сохранности информации ИС должно использоваться:

· Резервное копирование;

· Восстановление данных в непротиворечивое состояние при программно-аппаратных сбоях, влекущих внеплановую остановку специального программного обеспечения или его компонент, таких как остановка системы при отключении электрического питания, сбоях операционной системы и других;

· Восстановление данных в непротиворечивое состояние при сбоях в работе сетевого, программного и аппаратного обеспечения.

Для обеспечения сохранности информации ИС необходимо создать резервный сервер, на котором будет храниться актуальная копия ЕХД. Резервное копирование, архивирование и восстановление данных должно осуществляться с использованием стандартных средств СУБД и сервера приложений. Контроль над функционированием системы, проведение плановых и внеплановых регламентных работ, устранение отказов и сбоев должны осуществляться эксплуатационным персоналом, входящим в состав соответствующего подразделения ООО «КСК-Электро».

Для обеспечения требуемого уровня защищенности и возможности быстрой реконфигурации локальной вычислительной сети, активное оборудование должно поддерживать технологию виртуальных рабочих групп VLAN.

Процедуры разграничения доступа должны обеспечивать санкционированный доступ пользователей к данным и функциям ИС в соответствии с их полномочиями.

Общими требованиями к разграничению доступа ИС являются:

· Обеспечение пользователям доступа к функциям Системы в соответствии с предоставленными полномочиями.

· Обеспечение разграничения прав доступа как в клиентских, так и в серверных приложениях.

· Обеспечение регистрации пользователя и настройки пользовательского интерфейса клиентских приложений на основе предоставленных прав.

· Хранение данных о правах доступа пользователей в базе данных.

· Идентификация пользователя при запуске программного обеспечения с последующей проверкой его прав;

· Подключение к серверу приложений с указанием IP-адреса сервера приложений и номера порта;

· Запись в журнал успешных и неуспешных попыток регистрации при работе с программным обеспечением.

Системный администратор должен иметь возможность изменять права доступа пользователей к данным и меню при изменении организационной структуры, технологии работы или других факторов, влияющих на права доступа к информации.

2.2.8 Требования к внешнему интерфейсу

Структура размещения и представление информации в программном комплексе должны соответствовать следующим требованиям:

· Пункты меню в пользовательских интерфейсах должны быть сгруппированы в соответствии с тематикой информации, функциональными задачами и технологией работы;

· Каждому пункту меню должна соответствовать только одна выполняемая функция;

· Действие должно выполняться только одним способом;

· Пункты меню должны называться или изображаться так, чтобы пользователь однозначно понимал их назначение;

· Сигнализация об ошибках или ошибочных действиях должна сопровождаться подсказкой о дальнейших действиях.

При совершении пользователями ошибочных действий должны выдаваться сообщения на русском языке, на основе которых пользователь может определить причину ошибки и способы ее устранения.

Язык взаимодействия пользователя с Системой должен быть организован с помощью формализованного подмножества естественного языка. Способ организации диалога с пользователем должен обеспечивать:

· минимизацию случайных ошибочных действий оператора;

· логический контроль ввода данных;

· возможность индивидуальной настройки АРМ пользователем с сохранением настроек.

2.3 Прототип ИТ-решения

Перечисленные в предыдущих разделах требования могут быть представлены в виде следующей модели функционирования системы в ООО «КСК-Электро», представленной в виде схем в Приложении 2.

Бизнес-процесс по управлению продажами предназначен для регистрации клиентов и условий работы с ними, а также управления процессами формирования заказов клиентов и осуществления полного цикла процесса продаж.

Начальным процессом является регистрация клиента в системе. Клиенты в системе создаются в окне Карточка клиента. Следует различать два понятия относительно клиента в системе: Клиент (компания, для которой отгружаются товары) и Клиент-плательщик (компания, которая оплачивает отгруженные товары). При создании Клиента, система автоматически копирует адресную и иную информацию в информационные поля Клиента-Плательщика. Существует возможность привязки к Клиенту отдельного Клиента-плательщика в карточке клиента по умолчанию (это удобно, если для всех заказов одного и того же клиента, используется один и тот же клиент-плательщик) или возможность указания Клиента-плательщика непосредственно для отдельно взятого заказа. Клиенты и плательщики создаются в одном окне системы.

Также, в карточке клиента регистрируется его номер, название, адресная информация, банковские реквизиты, страна нахождения, контактное лицо, валюта расчетов, прайс-лист, склад, с которого отгружается товар данному клиенту, контрольный счет расчетов с данным клиентом, условия оплаты, условия доставки.

Условия работы с клиентами регистрируются в карточке клиента.

В системе регистрируются следующие условия оплаты по клиентам:

· Предоплата (100%);

· Отсрочка платежа (вводится несколько вариантов отсрочки в днях).

Условия оплаты привязываются по каждому из клиентов в соответствующей карточке.

Прайс-листы в системе предназначены для закрепления сформированных цен на наименования для последующей отгрузки наименований клиентам. Предусмотрены следующие типы продажных прайс-листов (список может изменяться в процессе эксплуатации ИС):

· Контракт (для каждого из крупных клиентов, для которых существует контракт с утвержденными ценами отгрузки, создается отдельный прайс-лист);

· Цена 1-й категории (прайс-лист, который включает в себя все наименования с указанием минимальной продажной цены);

· Распродажа (прайс-лист, который включает в себя наименования, подлежащие распродаже, и их цены);

· Стандартный (прайс-лист, который применяется для всех остальных клиентов, не имеющих индивидуального прайс-листа с названием Контракт).

Прайс-листы могут корректироваться, обновляться новыми версиями, добавляться новыми наименованиями. Прайс-лист имеет срок действия, в течение которого цены, указанные в нем, являются актуальными для продажи наименований. Для изменения цен в текущих прайс-листах, а также при добавлении новых наименований, требуется создать новую его версию и изменить цены/добавить наименования в новой версии прайс-листа. Система позволяет проанализировать изменение цен по версиям в разрезе каждого из прайс-листов.

Прайс-лист присоединяется к каждому клиенту в соответствующей карточке. Данная привязка осуществляется для того, чтобы при формировании заказа на продажу тому или иному клиенту, цены наименований автоматически попадали в строки заказов.

Так как в карточке наименования есть отдельное поле для указания цены 1-й категории, для автоматического обновления информации в данном поле пользователь должен запустить процедуру из окна прайс-листов, которая перенесет цену наименования из прайс-листа «Цена 1-й категории» в соответствующее поле в карточке данного наименования. Процедура осуществляет обновление всех наименований сразу. Данную процедуру требуется запускать после каждого планового обновления цен 1-й категории в прайс-листе.

Для клиентов, для которых существует прайс-лист типа Контракт, также отдельно прописываются наценки на группы товаров по отношению к прайс-листу Цена 1-й категории. По запуску отдельной процедуры, система создает новую версию прайс-листа типа Контракт по каждому из клиентов и формирует цены по наименованиям, исходя из внесенных наценок по группам наименований для каждого такого клиента. Сформированный прайс-лист Контракт по клиенту выгружается в MS Excel и передается клиенту на согласование. Он включает следующую информацию: артикул, название наименования, штрих-код КСК, штрих-код клиента, цену, единицу измерения. Цены в продажных прайс-листах указываются с учетом НДС.

Специальные ценовые условия (рекламные акции) предназначены для осуществления продаж тех или иных наименований по специальной цене для определенного количества отгружаемых наименований. Данная функциональность реализуется в окне предоставления скидок наименований, где для конкретного наименования указывается: группа клиентов, период действия специальных ценовых условий, минимальное количество для заказа, минимальная сумма заказа, размер скидки в привязке к прайс-листу.

Продажи клиентам оформляются в окне заказов клиентов. В карточке заказа клиента вносится следующая информация: номер клиента, группа клиентов, плательщик, прайс-лист, условия оплаты, валюта заказа, склад, с которого осуществляется отгрузка, дата отгрузки. В табличной части окна заказа клиента вводятся наименования, которые требуется отгрузить. Стоимость наименований проставляется системой автоматически из прайс-листа, связанного с заказом клиента, но существует возможность их изменения пользователем вручную.

Если наименование включено в рекламную акцию, система отобразит стоимость с учетом предоставляемой скидки на данное наименование.

Созданный заказ клиента утверждается соответствующим служащим, после чего может быть отгружен при наличии наименований на складе.

Резервирование наименований по складам осуществляется на основе плана распределения наименований после прихода. Данный план формируется во внутренней системе APS и передается в Maconomy, после чего в Maconomy формируется набор складских транзакций перемещения наименований с Главного склада на виртуальные склады клиентов.

После проведения отгрузки по системе, печатается отгрузочная ведомость и спецификация к ней. Отгрузка по системе осуществляет как физическую отгрузку товара по складскому модулю, так и проводит счет-фактуру (при этом по соответствующим бухгалтерским счетам проводятся себестоимость продаж и доход от реализации, а также возникает задолженность по клиенту, исходя из условий его оплаты). При отгрузке в системе печатаются документы ТОРГ-12 (по каждому заказу).

По каждой позиции заказа клиента устанавливается плановая дата доставки и комментарии для склада (условия доставки, транспортировки). Также по каждой товарной позиции указывается объем и вес позиции в упаковке для последующего определения способа транспортировки. После того, как товар упакован и собран для доставки, в окне заказа клиента делается соответствующая отметка готовности к доставке.

Данные о платежах от клиентов поступают из приложения Банк-Клиент и согласовываются с выставленными счетами-фактурами.

Возвраты клиентов осуществляются на виртуальный склад Транзит (клиент) и производятся без привязки к заказам клиентов. При получении возврата осуществляется печать складского ордера по приходу и сверка с фактическими позициями и количествами. После сортировки принятого возврата, наименования распределяются на склады Главный склад, Ремонт и Брак.

Анализ продаж в различных срезах данных достигается посредством отдельного инструмента системы - Анализатора. С помощью данного инструмента можно проводить анализ продаж наименований, используя такие параметры, как наименование, группа наименований, склад, клиент, номер заказа, номер счета, менеджер по продажам, условия доставки, ценовые условия и др. Данные анализа предоставляются системой в табличном или графическом (секторная диаграмма, гистограмма) видах.

ГЛАВА 3. СИСТЕМНАЯ АРХИТЕКТУРА ПРОЕКТА

3.1 Системная архитектура

На Рисунке 5 представлено описание состава программных компонентов, их распределение по серверам и рабочим станциям, перечень платформ, на которых могут быть развернуты программные средства, протоколов взаимодействия, технических средств для обеспечения информационной безопасности.

Рисунок 5 - Трехуровневая архитектура системы

Ядром архитектуры данных ИС является Единое хранилище данных (ЕХД). Ряд прикладных подсистем ИС используют собственные хранилища данных (в общем случае интегрированные с ЕХД).

Для размещения всех хранилищ в Центральном офисе Организации организован Центр обработки данных (ЦОД) - программно-аппаратный комплекс, обеспечивающий надежное хранение данных, их резервное копирование, постоянный доступ к ним, комплекс мер по достижению необходимой производительности.

Единое хранилище данных ИС обеспечивает поддержку функций всей технологической цепочки обработки информации:

· хранение и обработку информации, поступающей из внешних источников;

· оптимальную организацию данных с точки зрения скорости выполнения

· операций загрузки информации и запросов пользователей;

· форматно-логический и семантический контроль, очистку и преобразование

· исходной информации с целью повышения качества предоставляемых конечным пользователям системы данных;

· управление метаданными;

· разграничение доступа пользователей к данным средствами СУБД;

· обеспечение возможности доступа пользователей к данным ЕХД через слой аналитических приложений.

ИС реализована в соответствии с трехуровневой архитектурой (уровень базы данных, уровень бизнес-логики, уровень клиента). Соответственно, в основе технической архитектуры лежат следующие компоненты:

· Сервер базы данных.

· Сервер приложений.

· Клиентские рабочие места.

· Средства информационной безопасности.

В состав ИC включены ряд подсистемы:

1. Подсистема безопасности предназначена для обеспечения информационной безопасности ИС.

2. Подсистема формирования отчетных форм предназначена для обеспечения возможности формирования отчетов из прикладных подсистем.

3. Подсистема поиска данных предназначена для поиска объекта учета или информации по запросу пользователя ИС.

4. Подсистема администрирования предназначена для обеспечения:

· общего конфигурирования системы;

· настройки параметров системы и ее технических характеристик;

· формирования информационных массивов системы (в частности, для управления используемыми в ИС справочниками и классификаторами, пользователями и группами пользователей).

Сервер базы данных и сервер приложений реализованы на базе следующих конфигураций:

· Процессор: 2 x Intel Xeon E5630 2.53 Ghz

· Оперативная память: 12 GB

· Жесткий диск: 2 x 500 GB

В качестве сетевой ОС используется Microsoft Windows Server 2008 R2.

Уровень базы данных реализован с использованием СУБД Microsoft SQL.

Описание предметной области, выполненное без ориентации на используемые в дальнейшем программные и технические средства, называется инфологической моделью предметной области [9].

На Рисунке 6 представлен фрагмент модели данных в виде диаграммы «сущность-связь».

Поля «Кем создано» и «Кем изменено» в каждой таблице являются внешними ключами и служат для связей с таблицей «Пользователь». Для наглядности, в представленной диаграмме связи с таблицей «Пользователь» отображены только с таблицей «Служащий».

Как было сказано в разделе 2.2.8, для кодирования множеств «№ Клиента», «№ Заказа», «№ Счета», «№ Счета-фактуры» и «№ ТОРГ-12» используется порядковая система. Рассмотрим более подробно принцип формирования указанных классификаторов.



Рисунок 6 - Диаграмма «Сущность-связь»

Классификатор «№ Клиента» имеет следующую структурную формулу:

Ф_Лицо = [ ХХХХХ ]: [наименование Клиента]

код клиента

Классификатор «№ Заказа» имеет следующую структурную формулу:

Ф_Орг = [ ХХХХХХ ]: [номер Заказа]

код Заказа

Классификатор «№ Счета» имеет следующую структурную формулу:

Ф_Дог = [ ХХХХХХХХХ ]: [номер Счета]

код Счета

Классификатор «№ Счет-фактуры» имеет следующую структурную формулу:

Ф_Счет = [ ХХХХХХХХХ ]: [номер Счет-фактуры]

код Счета-фактуры

Классификатор «№ ТОРГ-12» имеет следующую структурную формулу:

Ф_Усл = [ ХХХХХХХХХ ]: [номер ТОРГ-12]

код ТОРГ-12

В справочнике сроков оплаты хранится информация о всех возможных сроках оплаты для клиентов. Обновление справочника происходит при появлении нового срока. Список хранимых полей справочника представлен в таблице 4.

Таблица 4

Состав хранимых полей справочника сроков оплаты

№ п/п	Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля
1	№ срока оплаты	Payment Modes Number	Счетчик
2	Описание	Payment Modes Description	Строка
3	Кем создано	CreatedBy	Ссылка на таблицу Пользователь
4	Дата создания	DateCreated	Дата
5	Кем изменено	ChangedBy	Ссылка на таблицу Пользователь
6	Дата изменения	DateChanged	Дата

В справочнике условий оплаты хранится информация о всех возможных условиях оплаты для клиентов. Обновление справочника происходит при появлении нового условия. Список хранимых полей справочника представлен в таблице 5.

Таблица 5

Состав хранимых полей справочника условий оплаты

№ п/п	Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля
1	№ условия оплаты	PaymentTermsNumber	Счетчик
2	Описание	PaymentTermsDescription	Строка
3	Кем создано	CreatedBy	Ссылка на таблицу Пользователь
4	Дата создания	DateCreated	Дата
5	Кем изменено	ChangedBy	Ссылка на таблицу Пользователь
6	Дата изменения	DateChanged	Дата

В справочнике складов хранится информация о складах ООО «КСК-Электро». Обновление справочника происходит при появлении нового склада. Список хранимых полей справочника представлен в таблице 6.

Таблица 6

Состав хранимых полей справочника складов

№ п/п	Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля
1	№ склада	WareHouseNumber	Счетчик
2	Название	WareHouseName	Строка
3	Адрес	Adress	Строка
4	Виртуальный	Virtual	Булев
5	Кем создано	CreatedBy	Ссылка на таблицу Пользователь
6	Дата создания	DateCreated	Дата
7	Кем изменено	ChangedBy	Ссылка на таблицу Пользователь

В справочнике способов доставки хранится информация о всех возможных способах доставки товаров. Обновление справочника происходит при появлении нового способа доставки. Список хранимых полей справочника представлен в таблице 7.

Таблица 7

Состав хранимых полей справочника способов доставки

№ п/п	Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля
1	№ срока доставки	DeliveryModesNumber	Счетчик
2	Описание	DeliveryModesDescription	Строка
3	Кем создано	CreatedBy	Ссылка на таблицу Пользователь
4	Дата создания	DateCreated	Дата
5	Кем изменено	ChangedBy	Ссылка на таблицу Пользователь
6	Дата изменения	DateChanged	Дата

В справочнике условий доставки хранится информация о всех возможных условиях доставки товаров. Обновление справочника происходит при появлении нового условия доставки. Список хранимых полей справочника представлен в таблице 8.

Таблица 8

Состав хранимых полей справочника условий доставки

№ п/п	Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля
1	№ условия доставки	DeliveryTermsNumber	Счетчик
2	Описание	DeliveryTermsDescription	Строка
3	Кем создано	CreatedBy	Ссылка на таблицу Пользователь
4	Дата создания	DateCreated	Дата
5	Кем изменено	ChangedBy	Ссылка на таблицу Пользователь
6	Дата изменения	DateChanged	Дата

В справочнике валюты хранится информация о всех доступных в системе валютах и их обменных курсах. Обновление справочника происходит ежедневно. Список хранимых полей справочника представлен в таблице 9.

Таблица 9

Состав хранимых полей справочника способов доставки

№ п/п	Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля
1	Код валюты	CurrencyNumber	Счетчик
2	Название	CurrencyName	Строка
3	Дата курса	CurrencyDate	Дата
4	ЦБ РФ	DateCreated	Числовое, дробное



Уровень клиента включает:

1. для клиентской части приложений - компоненты пользовательского интерфейса и взаимодействия с уровнем бизнес-логики функциональных задач;

2. для тонкого клиента - интернет-браузер;

3. для АРМ Администратора - компоненты пользовательского интерфейса и взаимодействия с уровнем бизнес-логики задач прикладного администрирования и информационной безопасности.

Пользовательский интерфейс построен по технологии WIMP (окна, пиктограммы, мышь, всплывающие и выпадающие меню). Использованы основные элементы графического интерфейса: окна приложения, окна диалога, окна контекстного меню, иерархическое меню, компоненты ввода-вывода, пиктограммы панели инструментов, программные пиктограммы и т.д. Элементы графического интерфейса реализуют как служебные, так и основные функции программы.

Диалог - это процесс обмена информацией между пользователем и программной системой, осуществляемый через интерактивный терминал и по определенным правилам [12]. Общение компьютера и пользователя при работе с информационной системой осуществлено в диалоговом режиме, управляемой программой.

Дерево функций представлено на Рисунке 7.

На Рисунке 8 представлен сценарий диалога относительно менеджера отдела продаж.

Принцип работы с основными функциями разработанной информационной системы описан в разделе 3.2, в Приложении 4 приведены шаблоны печатных форм.

Технологический процесс представляет собой комплекс операций, выполняемых в строго определенной последовательности с использованием конкретных методов обработки и инструментальных средств, охватывающих все этапы обработки данных, начиная с регистрации первичных данных и заканчивая передачей результатной информации пользователю [15].

На рисунке 9 представлена основная схема технологического процесса сбора, передачи обработки и выдачи информации, который затрагивает только процесс создания карточки клиента. Технологические схемы других процессов, затрагивающих создание карточки клиента, приведены в Приложении 5.

Рисунок 7 - Дерево функций

Рисунок 8 - Сценарий диалога

Рисунок 9 - Схема технологического процесса

3.2 Реализация проектного решения на пилотном участке

3.2.1 Создание карточки клиента

В карточке клиента содержится информация по клиенту. Для создания карточки клиента необходимо:

1. Зайти в Меню - Клиенты - Настройка - Карточка клиента;

2. Для регистрации новой карточки не обходимо нажать комбинацию клавиш Ctrl+N или выбрать из меню Вставка/Удаление - Новый Клиент;

3. Поле «№ Клиента» заполнять не нужно, система присвоит номер новому клиенту автоматически после создания карточки клиента;

4. В полях «Название», «Полное название» необходимо ввести название клиента. Эти поля обязательны для заполнения и служит необходимым статистическим полем при анализе данных по клиенту;

5. В полях «Фактический Адрес», «Юридический Адрес» необходимо ввести адресные данные.

6. В полях «Телефон», «Факс» и «E-mail» можно ввести соответствующую информацию;

7. В поле «Контактное Лицо» можно внести контактное лицо клиента;

8. В поле «Валюта» выберите из списка валюту клиента, все транзакции по данному клиенту будут конвертироваться в стандартную валюту клиента, а именно в ту, которую Вы укажите в данном поле. Валюта может быть изменена до тех пор, пока в системе не будут созданы записи по клиенту.

9. В поле «Группа Клиентов» необходимо выбрать соответствующую информацию для клиента из выпадающего списка;

10. В островке «Реквизиты» необходимо указать реквизиты клиента в соответствующих полях;

11. Клиент-Плательщик: в данном поле заносится номер клиента, который фактически является плательщиком, клиент-плательщик может отличаться от клиента-покупателя;

12. В полях «Условия оплаты», «Прайс-лист» выбирается соответствующая информация из предлагаемых списков;

автоматизация продажа программа инвестиция

3.2.2 Заказы клиентов

Данное окно предназначено для ввода, редактирования заказов клиентов. В карточной части необходимо ввести основную информацию, а в табличной части вводится информация о товарах. Окно «Заказы клиентов» находится в Меню - Заказы клиентов - Регистрация - Заказы клиентов.

Заказ может быть оформлен только в случае отсутствия просроченных платежей клиента. Проверить наличие просроченных платежей по клиенту можно, выполнив Действие 2 - Печать справки по клиенту в окнах «Карточка клиента» и «Заказы клиентов».

Для ввода заказов клиентов необходимо:

1. Для регистрации нового заказа необходимо нажать комбинацию клавиш Ctrl+N или выбрать из меню Вставка/Удаление - Новый Заказ клиента;

2. В поле «№ клиента» необходимо ввести номер клиента, или выбрать его из списка с помощью комбинации клавиш Ctrl+G, нажать клавишу Enter.

3. В группах полей «Отправить по адресу», «Цена», «Доставка» система проставляет данные автоматически из Карточки клиента, при необходимости их можно изменить;

4. В группе полей «Цена» для полей «Всего по заказу», «Итого по заказу» рассчитываются автоматически, после ввода наименований в табличной части окна.

5. В группе полей «Доставка», в поле «№ заказа у клиента» необходимо ввести номер заказа у клиента, для поля «Дата Заказа» - дата проставляется автоматически и соответствует сегодняшней дате, для поля «Планируемая дата отгрузки», дата отгрузки всего заказа проставляется автоматически, ее можно изменить вручную при необходимости. Поле «Частичная отгрузка» помечается для того, что бы система позволила сделать частичную отгрузку наименований клиенту, если поле не помечено, сделать частичную отгрузку будет невозможно.

6. После ввода необходимых полей необходимо нажать клавишу Enter;

7. В группе полей «Цена» для поля «Прайс-лист» необходимо выбрать Прайс-лист из выпадающего списка.

Рисунок 10 - Экранная форма «Заказы клиентов»

Рисунок 11 - Экранная форма «Списки товаров к перемещению»

Рисунок 12 - Экранная форма "Показать счет-фактуру"



Рисунок 13 - Экранная форма "Заказы на возврат"

Рисунок 14 - Экранная форма "Прайс-листы"

Рисунок 15 - Экранная форма "Осуществление проводок"

Табличная часть Заказа предназначена для ввода наименований, которые заказывает клиент:

1. Для ввода наименований необходимо нажать комбинацию клавиш Ctrl+M или выбрать из меню Вставка/Удаление - Добавить Строка заказа клиента;

2. В поле «№ наименования» необходимо ввести номер наименования, или с помощью комбинации клавиш Ctrl+G найти его в окне поиска, ввести заказанное количество в поле «Кол-во», подтвердить ввод, нажав клавишу Enter.

3. В поле «Кол-во к упаковке» подтянется количество, которое доступно, количество может равняться заказываемому количеству или может быть меньше, но не больше, если же в данном поле количество к упаковке равно нулю, это означает, что на данный момент на складе нет доступного количества. Обновление резервации производится через Действия 2 - Обновить Резервации в окне Заказы клиентов.

4. В поле «Цена за ед.» система автоматически перенесет цену наименования из установленного Прайс-листа, если цена наименования будет равна нулю, значит, или не был установлен Прайс-лист, или данное наименование не было внесено в установленный Прайс-лист. С помощью Действия 2 - Артикулы отсутствующие в Прайс-листе - отчет, можно посмотреть какие наименования не входят в выбранный в заказе Прайс-лист, при помощи Действия 2 - Артикулы отсутствующие в Прайс-листе - удаление, их можно удалить.

5. В поле «Общая Цена» отобразиться общая сумма по заказанному количеству с учетом скидок по данному наименованию. Общая сумма по всем наименованием отображается в карточной части в поле «Всего по заказу».

6. Поле «Кол-во невыполненное Заказы», показывает количество недоступного товара для данного заказа.

7. Поле «Кол-во отгружено», показывает количество товара, отгруженного клиенту;

8. После внесения всех данных, необходимо утвердить заказ клиента, для этого нужно зайти в Действие - Утвердить заказ;

3.2.3 Отгрузка товаров клиенту

Для создания складского ордера по заказу необходимо выбрать Действие - Печать списка товаров к перемещению в окне «Заказы клиентов». После этого на экране появится окно, подтверждающее создание списка товаров к перемещению. В момент создания списка, диспетчер и начальник склада получат автоматическое уведомление по электронной почте о новом складском ордере. В поле «Создан список на перемещение» в заказе клиента появится отметка.

После того, как работники склада подтвердят, что товар по созданному складскому ордеру собран, в поле «Собрано» в заказе клиента появится отметка. Для создания отгрузочных документов, необходимо ввести дату отгрузки в поле «Предпочтительная Дата Накладной» в заказе клиента (если данное поле не заполнено, товар отгрузится текущей датой).

Распечатать накладную ТОРГ-12, счет-фактуру, счет на оплату можно в окне «Показать счет-фактуру» (Меню - Заказы клиентов - Анализ), где необходимо найти требуемые отгрузочные документы по номеру заказа клиента и воспользоваться пунктом Действия 2.

Для закрытия частично отгруженного заказа клиента, по которому больше не планируется отгрузок, можно воспользоваться пунктом Действия 2 - Закрыть не полностью выполненный заказ в окне Заказы клиентов.

3.2.4 Возвраты клиентов

Возвраты делаются в окне «Заказы на возврат» (Меню - Заказы клиентов - Регистрация - Заказы на возврат).

1. Для регистрации нового заказа необходимо нажать комбинацию клавиш Ctrl+N или выбрать из меню Вставка/Удаление - Новый Заказ на возврат;

2. В поле «№ клиента» необходимо ввести номер клиента, или выбрать его из списка с помощью комбинации клавиш Ctrl+G, нажать клавишу Enter. В поле «№ компании» необходимо ввести номер компании, или выбрать его из списка с помощью комбинации клавиш Ctrl+G, нажать клавишу Enter;

3. В группе полей «Отправить по адресу», «Цена», «Доставка» система проставляет данные автоматически из Карточки клиента, при необходимости их можно изменить;

4. В группе полей «Сумма заказа на возврат» в поле «Цена» сумма рассчитывается автоматически, после ввода наименований в табличной части окна.

5. В полях «№» и «Дата Накладной клиента», «№» и «Дата счета-фактуры клиента» укажите номера и даты отгрузочных документов (накладная, счет-фактура) клиента.

6. После ввода требуемых полей необходимо нажать клавишу Enter;

7. Для ввода наименований в табличной части необходимо нажать комбинацию клавиш Ctrl+M или выбрать из меню Вставка/Удаление - «Добавить Строка заказа на возврат»;

8. В поле «№ наим.» необходимо ввести номер наименования, или с помощью комбинации клавиш Ctrl+G найти его в окне поиска, ввести возвращаемое количество в поле «Количество», подтвердить ввод, нажав клавишу Enter.

9. В поле «Цена за ед.» система автоматически подтянет цену наименования из установленного Прайс-листа. Цена наименования, которое возвращает клиент, подтягивается из Прайс-листа, установленного в поле Прайс-лист текущего заказа или, если Прайс-лист не установлен, подтягивается текущая себестоимость наименования для выбранного в заказе склада. При необходимости цену можно исправить вручную;

10. После внесения всех данных, необходимо утвердить заказ на возврат, для этого нужно зайти в Действие - Утвердить заказ на возврат;

11. Далее необходимо нажать Действия 2 - Создать складскую транзакцию для прихода, система запросить номер существующей складской транзакции (если хотите добавить артикулы к существующему списку товаров к получению), если номер не указан, система создаст новую складскую транзакцию.

12. Для создания списка товаров к перемещению (складского ордера), в окне «Складские транзакции» (Меню - Управление запасами - Регистрация) находим транзакцию и утверждаем ее (Действие). Далее, создаем список товаров к перемещению (Действие). В момент создания списка, диспетчер и начальник склада получат автоматическое уведомление по электронной почте о новом складском ордере.

После того, как на складе было отсканировано реально полученное количество товара, поле «Фактическое кол-во» обновляется количеством, полученным на складе.

13. После того, как работники склада подтвердят, что товар по созданному списку перемещения (складскому ордеру) получен, для возврата товаров необходимо ввести дату получения в поле «Предпочтительная Дата Накладной на Возврат» (если данное поле не заполнено, товар будет получен текущей датой) и выполнить Действие - Печать накладной на возврат. На экране появится окно, подтверждающее возврат товаров по данному заказу. После возврата товаров, заказ на возврат закрывается для изменения.

Созданный заказ на возврат можно увидеть, редактировать и отработать в окне «Заказы на возврат».

3.2.5 Создание Прайс-листа

Окно «Прайс-листы» находится в Меню - Управление запасами - Настройка - Прайс-листы.

Для создания нового Прайс-листа выберите Вставка/Удаление - Новый Прайс-лист, введите название Прайс-листа, выберите валюту Прайс-листа, нажмите Enter для подтверждения.

Критерий отбора предназначен для просмотра наименований в Прайс-листе:

1. В поле «Показать Строки» ставится пометка для отображения наименований по данному Прайс-листу, в противном случае наименования отображаться не будут;