Автоматизация работы сотрудников отдела продаж ООО "КСК-Электро"

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

• Введение
• 1.1 Описание модели организации и анализ «узких мест»
• 1.1.1 Характеристика предприятия
• 1.1.2 Краткая характеристика отдела продаж
• 1.2 Экономическая сущность задачи
• 1.3 Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники
• 1.4 Обоснование выбора проектного решения
• Глава 2. Концепция проекта
• 2.1 Бизнес-требования
• 2.2 Системные требования
• 2.2.1 Функциональные требования
• 2.2.2 Требования к техническому обеспечению
• 2.2.3 Требования к программному обеспечению
• 2.2.4 Требования к информационному обеспечению
• 2.2.5 Требования к лингвистическому обеспечению
• 2.2.6 Требования к организационному обеспечению
• 2.2.7 Требования к обеспечению информационной безопасности
• 2.2.8 Требования к внешнему интерфейсу
• 2.3 Прототип ИТ-решения
• 3.1. Системная архитектура
• 3.2. Реализация проектного решения на пилотном участке
• 3.2.1 Создание карточки клиента
• 3.2.2 Заказы клиентов
• 3.2.3 Отгрузка товаров клиенту
• 3.2.4 Возвраты клиентов
• 3.2.5 Создание Прайс-листа
• 3.2.6 Счета-фактуры клиентов
• 3.2.7 Печать счета на оплату
• 3.2.8 Печать счет-фактуры
• 3.2.9 Печать накладной ТОРГ-12
• 3.2.10 Принципы работы с анализатором
• 3.2.11 Отчет «Выгрузка прайс-листов»
• 3.2.12 Отчет «Выгрузка заказов клиентов»
• 3.2.13 Отчет «Заказы клиентов»
• 3.2.14 Отчет «Дебиторская задолженность»
• Глава 4. Экономическая эффективность инвестиций в ИТ - проект
• 4.1. Определение уровня экономической зрелости предприятия
• 4.1.1 Метод расчета чистой текущей стоимости проекта
• 4.1.2 Срок окупаемости инвестиций
• 4.1.3 Определение индекса доходности инвестиций
• 4.1.4 Метод определения внутренней нормы доходности проекта
• 4.2. Расчет экономической эффективности
• 4.2.1 Оценка отрицательных денежных потоков
• 4.2.2 Оценка положительных денежных потоков
• 4.2.3 Расчет показателей
• 4.3 Выводы об экономической эффективности ИС
• Заключение
• Список литературы
• Приложение 1
• Приложение 2
• Приложение 3
• Приложение 4
• Приложение 5
• Приложение 6

ВВЕДЕНИЕ

Торговля является важнейшей отраслью экономики страны, состояние и эффективность функционирования которой непосредственно влияют как на уровень жизни населения, так и на развитие производства потребительских товаров. Оборот сектора торговли в Российской Федерации в 2009 г. достиг уровня в 43,1 трлн. руб.,торговля занимает лидирующие позиции по вкладу в российский ВВП - доля торговли в добавленной стоимости, созданной в экономике страны, превысила 20%. [7] Сектор торговли, как правило, является конечным звеном любой производственной цепочки, а соответственно именно от широты и разнообразия каналов, а также уровня их развития зависят эффективность, объемы и скорость, с которыми производимые в экономике и ввозимые на территорию страны товары достигают своего потребителя.

Развиваясь и желая увеличивать собственную эффективность, торговые организации стремятся к сокращению затрат, в том числе и на поставляемую продукцию, росту показателей операционной эффективности. Все это приводит к ужесточению конкуренции между компаниями, которые оказываются вынужденными изыскивать пути повышения собственной производительности и эффективности. Чтобы укрепить свои позиции на рынке, предприятию необходима слаженная, четкая организация работы, что невозможно без автоматизации его деятельности.

В дипломном проекте поставлена задача автоматизации работы сотрудников отдела продаж ООО «КСК-Электро», включая следующие направления: регистрация клиентов, оформление условий взаиморасчетов и обслуживания, регистрация прайс-листов, оформление продажи услуг и оборудования, контроль отгрузки оборудования, регистрация возврата оборудования, формирование результатных документов и отчетности по деятельности отдела продаж ООО «КСК-Электро».

В первой главе дипломного проекта рассмотрено существующее состояние предметной области, дается характеристика отдела продаж, осуществляется постановка задачи и обоснование выбора проектного решения.

Вторая глава проекта содержит бизнес-требования к информационной системе, определяются требования по техническому, программному, информационному, лингвистическому и организационному видам обеспечения задачи. Также представлен прототип ИТ-решения.

В третьей главе проекта описывается реализация программного модуля управления продажами: архитектура данных, проект технической инфраструктуры системы. В виде дерева функций представлена архитектура прикладных программ. Приводятся сценарий диалога и схема технологического процесса обработки данных. В качестве контрольного примера рассмотрены все основные функции модуля управления продажами.

В четвертой главе приводится методика расчета экономической эффективности от внедрения проекта, проводится расчет показателей эффективности, подтверждающих целесообразность внедрения проекта.

В заключении приводятся результаты работы и указываются возможные пути развития системы.

ГЛАВА 1. ПРЕДПРОЕКТНОЕ ОБСЛЕДОВАНИЕ

1.1 Описание модели организации и анализ «узких мест»

1.1.1 Характеристика предприятия

Группа компаний «КСК-Электро» - это динамично развивающийся холдинг, объединяющий следующие юридические лица:

· ООО «КСК-Электро» - розничная и оптовая продажа светотехники в Санкт-Петербурге;

· ООО «КСК-свет М» - розничные продажи в Москве;

· НПО «Дизайн» - проектирование светового оборудования по индивидуальным заказам;

· ООО «КСК-ЭлектроКомплект» - собственное производство светового оборудования;

· ООО «Лампадари» - эксклюзивный дистрибьютор продукции бренда «VITALUCE» в России.

Компания основана в 1993 г. Основные производственные и логистические мощности, а также головной офис группы расположены в Санкт-Петербурге, действует филиал в Москве. Деятельность организации в регионах осуществляется через сеть бизнес-партнеров.

В рамках данного дипломного проекта рассматривается деятельность ООО «КСК-Электро», представляющее собой отдельное юридическое лицо, от лица которого осуществляется учет хозяйственной деятельности холдинга. При этом связи с другими юридическими лицами холдинга в дипломном проекте не рассматриваются.

Организационная структура представлена на Рисунке 1.

Рисунок 1 - Организационная структура ООО «КСК-Электро»

Главным руководителем ООО «КСК-Электро» является Директор.

Руководство деятельностью организации выполняют сотрудники отдела «Администрация». Функциональные обязанности сотрудников данного отдела заключаются в осуществлении контроля за работой всех подразделений.

Коммерческая служба состоит из следующих отделов:

· Отдел продаж;

· Отдел финансового контроля;

· Отдел доставки корреспонденции.

В функции отдела продаж входит информирование клиентов об условиях обслуживания; регистрация данных о клиенте; оформление договора; продажа товаров/услуг; контроль оплаты и отгрузки оборудования, а также анализ продаж в различных разрезах.

Отдел финансового контроля ведет контроль результатов взаиморасчетов с клиентами, информирует их о результатах взаиморасчетов, контролирует задолженность клиентов.

Организация имеет собственный склад, на котором проводится учет движения (поступление, наличие, резервирование и выдача) товарно-материальных ценностей, регистрация технической информации об оборудовании.

Важные функции выполняют отделы службы маркетинга:

· Сектор маркетинга и рекламы: проведение маркетинговых исследований рынка; изучение мнений; мониторинг СМИ; обработка, анализ и обобщение результатов исследований; прогнозирование развития рынка; разработка рекламных кампаний.

· Группа PR: организация и поддержание внутреннего климата компании (разработка системы информирования сотрудников на разных уровнях, внутренние публикации, корпоративные праздники); формирование ПР-стратегии, разработка и осуществление ПР-программы и ПР-мероприятий; разработка и поддержка имиджа компании.

· Сектор учета и планирования: планирование деятельности предприятия; подготовка и анализ отчетов о результатах деятельности; информационное обеспечение принятия решений.

Финансовая служба Организации включает следующие отделы:

· Бухгалтерия: учет хозяйственных операций предприятия; учет собственной деятельности предприятия.

· Планово-экономический отдел: расчет финансовых показателей и финансовый анализ текущей деятельности предприятия; планирование деятельности предприятия.

Формирование отчетности ведется в соответствии с требованиями РСБУ (Российские стандарты бухгалтерского учёта).

Решением кадровых вопросов в ООО «КСК-Электро» занимаются отделы службы кадрового обеспечения:

· Сектор учета и развития персонала: учет данных о работниках предприятия; регистрация и изменение данных о работниках; организация повышения квалификации; регистрация увольнений.

· Сектор комплектования персонала: организация набора персонала; поиск кадров.

Деятельность ООО «КСК-Электро» осуществляется в соответствии с действующим в России законодательством, поэтому для сотрудников применяются все нормы трудового и административного законодательства РФ.

Организацию и ведение делопроизводства ООО «КСК-Электро», планирование рабочего дня руководителя, учет входящей и исходящей корреспонденции, организацию и учет коммуникаций руководителя осуществляет секретариат.

Служба хозяйственного обеспечения осуществляет обслуживание здания ООО «КСК-Электро», обеспечивает его хозяйственные и социальные потребности необходимым сырьем и материалами к требуемому сроку в указанном количестве с максимально выгодными для предприятия условиями.

IT служба обеспечивает бесперебойную работу оборудования и программных продуктов внутри организации.

Схема бизнес-процессов ООО «КСК-Электро» представлена на Рисунке 2.

Рисунок 2 - Схема бизнес-процессов ООО «КСК-Электро»

Следующие факторы обеспечивают конкурентные преимущества ООО «КСК-Электро»:

· Высокое качество продукции;

· Оригинальный дизайн и широкий ассортимент изделий;

· Изготовление продукции по индивидуальному проекту;

· Регулярное обновление товарного ассортимента;

· В каждом магазине есть профессиональные конультанты, которые готовы помочь каждому клиенту;

· Гибкая система скидок для клиентов.

Высокую динамику развития компания обеспечивает благодаря твердому следованию принципам высокого качества, экологичности и современности предлагаемой продукции, а также благодаря работе сплоченной команды высококвалифицированных специалистов. Ассортимент, предлагаемый торговой сетью ООО «КСК-Электро», на сегодняшний день насчитывает порядка 25 000 номенклатурных позиций: люстры, светильники, электромонтажное оборудование, профессиональное световое оборудование, аксессуары.

Качество продукции, постоянно расширяющийся ассортимент и гибкая ценовая политика делают продукцию компании ООО «КСК-Электро» интересной для любого клиента.

Миссия: предлагать партнерам больший ассортимент качественной продукции и услуг, сохраняя многолетнюю безупречную репутацию.

Видение: Дорожа безупречной деловой репутацией, организация будет и впредь выполнять все обязательства перед своими клиентами. В будущем ООО «КСК-Электро» видит себя как лидирующую и стабильную компанию с безупречной репутацией.

Основной задачей Группы компаний «КСК-Электро» является удержание текущих позиций на рынке каждой из компаний входящих в Группу.

В условиях постоянно увеличивающихся темпов развития экономики задачей ООО "КСК-Электро" является увеличение объемов продаж и поставляемых услуг пропорционально росту и развитию соответствующей отрасли. Таким образом, стратегическими целями ООО «КСК-Электро» как головной структуры холдинга являются:

· Развитие и усовершенствование производственных мощностей;

· Внедрение новых технологий в процесс производства и проектирования;

· Разработка взаимовыгодных схем сотрудничества с клиентами;

· Формирование новых каналов продаж;

· Повышение профессионального уровня сотрудников компании;

· Предоставление возможности каждому сотруднику творческой реализации и карьерного роста.

В современных условиях многие задачи бизнеса могут быть решены с помощью информационных технологий. Вместе с тем на предприятии существует ряд проблем, связанных в основном с отсутствием единой корпоративной политики в области информационных технологий и стратегии создания корпоративной информационно-управляющей системы предприятия в целом.

Под ИТ-стратегией будем понимать формализованную систему подходов, принципов и методов, на основе которых будут развиваться все компоненты единой корпоративной ИС [16]. В основе ИТ-стратегии ООО «КСК-Электро» является организация интегрированного корпоративного процесса по развитию информационных технологий для обеспечения их соответствия основным целям и направлениям развития бизнеса предприятия. Достижение указанной цели позволит обеспечить:

* совершенствование системы управления;

* целенаправленное планирование и внедрение информационных технологий;

* ориентацию информационных технологий для решения проблем бизнеса;

* создание единого информационного пространства предприятия;

* снижение совокупной стоимости владения информационными технологиями (закупка, разработка, внедрение, обучение, сопровождение и т. д.);

* сокращение сроков внедрения новых информационных технологий, получение быстрых и тиражируемых результатов;

* повышение эффективности используемых информационных технологий и отдачи от инвестиций в информатизацию;

* возможность быстро и экономично расширять информационную инфраструктуру в будущем;

* повышение конкурентоспособности и акционерной стоимости.

Для обеспечения эффективного управления любым торговым предприятием необходимо, чтобы сотрудники располагали актуальными данными из всех подразделений организации, могли оперативно подготовить необходимую документацию и отчеты для руководства.

В условиях постоянно усиливающейся конкуренции на рынках сбыта, без автоматизации деятельности отдела продаж эффективно развиваться практически невозможно. Так как данное подразделение является основным центром доходов ООО «КСК-Электро» объектом автоматизации в дипломном проекте был выбран именно отдел продаж.

1.1.2 Краткая характеристика отдела продаж

В отделе продаж ООО «КСК-Электро» ведут работу 32 сотрудника. Структура отдела изображена на Рисунке 3.

Рисунок 3 - Структура отдела продаж

В соответствии с принятой в организации технологией работы в отделе продаж существует следующее распределение функциональных обязанностей по должностям:

· руководитель отдела - координация работы сотрудников; планирование и анализ результатов деятельности отдела; контроль и развитие технологии работы отдела; коммуникации с руководителями взаимодействующих подразделений по вопросам функционирования организации;

· заместитель руководителя - выполнение функций руководителя отдела в его отсутствие; первичный анализ сформированной отчетности; координация работы сотрудников;

· менеджер по продажам - информирование клиента об условиях обслуживания; регистрация клиента и оформление договора; печать и удостоверение подписями документов, регламентирующих взаимоотношения клиента и компании; оформление продажи услуг и оборудования; инициирование отгрузки товаров; регистрация возврата товаров; формирование отчетности; выдача справочной информации.

Работа сотрудников отдела ведется в тесном взаимодействии с сотрудниками других структурных подразделений предприятия.

Для получения информации о проводимой организацией маркетинговой политике, рекламных акциях и скидках осуществляется взаимодействие с сектором маркетинга и рекламы, группой PR.

Для актуализации прайс-листов, плановые показатели сотрудники получают из сектора учета и планирования. В свою очередь руководитель отдела продаж отчитывается перед сотрудниками сектора, предоставляя в сектор учета и планирования данные о проделанной отделом работе за отчетный период для подробного анализа и информационного обеспечения принятия стратегических управленческих решений.

В тесном контакте с сотрудниками отдела Финансового контроля осуществляется контроль оплаты счетов.

Для получения информации об оборудовании, его наличии, организации отгрузки оборудования отдел продаж взаимодействует со складом.

В своей деятельности сотрудники отдела продаж руководствуются служебными и должностными инструкциями, устанавливающими порядок функционирования ООО «КСК-Электро» и его структурных подразделений, порядок разрешения спорных ситуаций, а также регламентирующими права, обязанности и ответственность сотрудников в масштабах отдела в частности и организации в целом.

1.2 Экономическая сущность задачи

Можно выделить следующий комплекс задач, выполняемых сотрудниками отдела продаж:

· регистрация клиентов;

· оформление условий взаиморасчетов;

· оформление договора;

· регистрация и контроль прайс-листов;

· оформление продажи;

· контроль оплаты и отгрузки оборудования;

· регистрация возврата оборудования;

· анализ продаж.

Экономическая сущность решения выделенного комплекса задач заключается в описании перечня результатных показателей, рассчитываемых на базе использования совокупности исходных показателей в процессе выполнения задач [11].

В рамках решения задачи "Регистрация клиентов" регистрируются справочные данные о клиентах Организации и формируется "Картотека клиентов", в последствии используемая для решения всех остальных задач отдела продаж.

Помимо этого фиксируется метод расчета, определяющий способ оплаты счетов - авансовый, предполагающий отгрузку товаров в пределах говоренной суммы, или кредитный, предполагающий оплату счетов по факту отгрузки товаров; способ оплаты счетов - безналичный банковский перевод; платежные реквизиты клиента, адрес для доставки счетов. Данные фиксируемые в результате решения данной задачи необходимы для решения задач службы расчетно-финансового обслуживания.

При решении задачи «Регистрация и контроль прайс-листов» создается документ «Прайс-лист» в котором перечислены все товарные позиции и цены, по которым они будут отгружаться клиентам. Также могут создаваться дополнительные прайс-листы, в которых на основе данных, полученных от службы маркетинга, отражаются цены товаров с учетом скидок или распродажные цены. При поступлении данных об изменении закупочных цен, продажные цены во всех прайс-листах актуализируются.

Юридическим оформлением отношений Организации и клиента по поводу продажи оборудования служит «Договор о продаже светотехнического оборудования», формирование которого осуществляется в рамках решения задачи «Оформление договора». Договор закрепляет права и обязанности Организации и клиента, порядок и условия предоставления услуг.

В результате решения задачи «Оформление продажи» клиенту делают начисления. Начисления представляют собой произведение стоимости единицы товара на количество заказанных единиц с учетом налогов.

Начисления отражаются в «Счете к оплате» - документе, формируемом в результате решения данной задачи. В документе указывается: количество единиц проданных товаров; цена товара - цена за единицу в соответствии с прайс-листом, сумма налога - вычисляется как произведение цены товара на количество предоставляемых единиц и на соответствующую процентную ставку; полная стоимость - сумма суммы налога на товар и произведения количества единиц товара на ее цену; итоговая сумма к оплате - сумма полной стоимости (включая налоги) всех товаров. Сумма налога рассчитывается с учетом возможного освобождения клиента от некоторых видов налогов (в соответствии с Российским налоговым законодательством). Освобождение от налогов оформляется при регистрации клиента. В связи с этим процент может иметь следующие значения: только налог на добавленную стоимость (НДС) - 18%, полное освобождение - 0%.

В рамках решения задачи "Контроль оплаты и отгрузки оборудования" формируется «Накладная отгрузки оборудования», которая является одним из важнейших документов для организации складского учета в Организации, и «Счет-фактура» - документ, необходимый организациям для учета налога на добавленную стоимость.

Накладная позволяет клиенту получить выбранное оборудование на складе. Документ содержит следующие показатели: цена - цена за единицу оборудования; количество - количество приобретаемых единиц оборудования; стоимость без налога - произведение цены на количество; сумма налога - произведение стоимости на процентную ставку (расчет происходит аналогично расчету суммы налога при оформлении «Счета к оплате», т.е. с учетом возможного освобождения от уплаты налогов; полная стоимость - сумма суммы налога и стоимости оборудования без налога; итого к оплате - сумма полной стоимости всего приобретаемого оборудования.

Оформление продажи организациям сопровождается выставлением «Счета-фактуры». Выставленные счета-фактуры (на продажу) подлежат регистрации в Книге продаж Организации (экземпляр счета-фактуры передается в бухгалтерию) и Книге покупок клиента (экземпляр счета-фактуры передается клиенту). Для выставленных счетов-фактур заполняются следующие важные реквизиты: единица измерения; количество единиц услуг/товаров/работ; цена за единицу; сумма продажи услуги/оборудования без налога; ставка НДС; сумма НДС по услуге/оборудованию; сумма продажи услуги/оборудования, включая налог; сумма НДС; сумма продажи с НДС; итоговая сумма НДС; итоговая сумма продажи с НДС. Кроме того, имеет значение дата выставленного счета-фактуры.

Расчет показателей счета-фактуры осуществляется следующим образом. Сумма продажи услуги/оборудования без налога рассчитывается как произведение количества единиц проданных услуг/оборудования на цену за единицу. Ставка НДС берется равной 18% (в соответствии с законодательством). Сумма НДС по услуге/оборудованию получается путем умножения суммы продажи услуги/оборудования без налогов на соответствующую ставку НДС. Сумма продажи услуги/оборудования, включая налог, рассчитывается как сумма суммы НДС по услуге/оборудованию и суммы продажи услуги/оборудования без налога.

По сумме продажи услуг/оборудования, включая НДС, отражающиеся в показателях сумма НДС и сумма продажи с НДС.

При решении задачи «Регистрация возврата оборудования» производится сверка товарных позиций документа «Складской ордер прихода» и «Накладной». На основании этого формируется «Акт соответствия» в котором указываются следующие реквизиты: количество - количество единиц оборудования, подлежащих возврату; артикул - артикул товарной позиции; категория - категория возвращаемого оборудования (брак, подлежат ремонту).

Денежные средства возвращаются клиенту, при этом формируется документ «Акт возврата денежных средств», состоящий из следующих реквизитов: артикул - артикул товарной позиции; количество - количество товарных позиций, возвращаемых клиентом; стоимость оборудования к возврату - произведение количества на цену оборудования (данные берутся из Счета-фактуры); НДС к возврату - произведение стоимости оборудования к возврату на ставку НДС; всего к возврату - сумма стоимости оборудования к возврату и НДС к возврату; номер клиента - номер из карточки клиента; счет клиента - номер счета клиента; дата возврата денежных средств.

В процессе решения задачи "Анализ продаж" формируются отчеты, содержащие информацию о продаже оборудования соответственно в разрезе сотрудников предприятия за отчетный период, в разрезе клиентов, а также по данным об оплате. Отчеты содержат следующие показатели: цена единицы оборудования одного вида, количество проданных единиц оборудования данного вида по одной цене, сумма налога по оборудованию данного вида - рассчитывается как произведение цены на количество и на соответствующую ставку налога, полная стоимость оборудования данного вида - сумма налога и произведения количества на цену, итоговое количество - сумма по количеству проданного оборудования по всем видам, итоговая сумма налога - сумма по всем видам оборудования, итоговая стоимость - сумма по всем видам оборудования, к оплате выставлено, дата выставления счета, оплачено, дата оплаты, долг - рассчитывается как разница между суммой, выставленной к оплате и суммой оплаты. А также итоговые показатели по отделу: итоговое количество проданного оборудования, итоговая сумма налога, итоговая стоимость оборудования - рассчитываются как сумма по всем сотрудникам отдела. Данные отчеты позволяет руководству подвести итоги деятельности отдела в отчетном периоде.

1.3 Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники

Четкая организация работы современного предприятия с большим количеством клиентов и широким ассортиментом товаров невозможна без автоматизации его деятельности, поддерживающей гибкую систему расчетов, контроля оплаты, контроля наличия товаров на складе, а также формирования всех необходимых документов. На любом предприятии существует большое количество взаимодействий между подразделениями, информация одного подразделения должна быть доступна другим подразделениям. Таким образом, для улучшения информационного обмена необходимо наличие единой информационной системы, которая в настоящий момент отсутствует. В деятельности структурных подразделений используется частичная автоматизация, преимущественно средствами пакета MS Office.

В частности документооборот отдела продаж организован с применением инструментов MS Word и Excel. Схема бизнес-процессов отдела продаж представлена на Рисунке 4.

Рассмотренная декомпозиция организации работы отдела продаж, выполненная по методологии SADT с использованием CASE средства DESIGN/IDEF (нотация IDEF0) представлена в Приложении 1.

Рисунок 4 - Схема бизнес-процессов «Как есть». Управление продажами ООО «КСК-Электро»

В настоящее время существует следующая технология работы отдела продаж ООО «КСК-Электро».

Взаимодействие организации и потенциального клиента начинается с начального информирования клиента о предоставляемых услугах и условиях обслуживания. Информирование производится преимущественно через средства рекламы. Задача создать эффективную рекламу и информировать потенциального клиента лежит на Службе маркетинга.

Следующим подразделением, с которым взаимодействует клиент, является отдел продаж. Менеджер отдела продаж подробно информирует клиента об условиях обслуживания. Процесс А1 «Регистрация клиентов» делится на 3 подпроцесса. Клиенту, заинтересованному в услугах организации, предлагается заполнить «Запрос на закупку». Бланк заявки оформлен с помощью редактора MS Word. Данный документ является входным для процесса А11. Данные из запроса проверяются в процессе А12 на предмет ранее заключенных договоров с клиентом. Если контрагент уже существует, то менеджер по продажам переходит к процессу А2, в противном случае в процессе А13, используя MS Excel, регистрируется новый клиент. Результатом процесса А1 является «Карточка клиента» - составная часть «Картотеки клиентов».

Процесс А2 «Оформление условий взаиморасчетов» состоит из 3 подпроцессов. На основании данных из «Карточки клиента» в процессе А21 составляется «Проект коммерческих условий». Затем, в процессе А22, этот документ согласовывается с заказчиком. Согласованные коммерческие условия утверждаются руководителем отдела продаж в процессе А23.

При выполнении процесса А2 используется MS Word. Существует шаблон стандартного договора, который вручную заполняется необходимыми данными. При этом возникает большое количество ошибок.

Процесс А3 «Контроль и оформление договоров» состоит из четырех этапов. В процессе А31 анализируется «Реестр договоров», с целью составление списка договоров, срок которых истекает. Затем, в процессе А32, происходит составление нового договора на основе запроса на закупку и коммерческих условий клиента. При этом используется шаблон договора хранящийся в виде фала MS Word. При составлении договора приходится вручную копировать много информации, что требует более тщательной проверки и увеличивает время выполнения операции. Составленный договор утверждается руководителем отдела продаж в процессе А33, а затем менеджер отдела продаж регистрирует данный договор в реестре договоров как действующий в процессе А34.

Задачей процесса А4 «Регистрация и контроль прайс-листов» является создание отдельных прайс-листов для клиентов. Сначала менеджер отдела продаж, анализируя договор с клиентом и общий прайс-лист, составляет «Список товарных позиций» в процессе А41, данный список будет являться основой для выполнения процесса А42, в результате которого формируется «Проект прайс-листа». При выполнении процесса А43 «Проект прайс-листа» утверждается руководителем отдела продаж. Выполнение процессов А41 и А42 происходит с использованием средств MS Excel.

В дальнейшем менеджер по продажам на основе прайс-листа клиента, общего прайс-листа, договора и запроса на закупку рассчитывает стоимость заказанного товара в процессе А51 и составляет следующий пакет документов: «Приложение к договору» в MS Word, в котором перечисленное заказанное оборудование и количество; «Счет за оборудование» из шаблона MS Excel в процессе А52. Готовый пакет документов утверждается руководителем отдела продаж в процессе А53.

Работник отдела продаж, проверяет поступление платежа в процессе А61, и инициирует отгрузку оборудования клиенту, при этом операция оформляется с помощью средств MS Excel всеми необходимыми документами:

· «Накладной выдачи оборудования» - для склада, процесс А62;

· «Счетом-фактурой» - для клиента и бухгалтерии Организации, процесс А63.

В случае поступления в отдел продаж «Приходного складского ордера» от склада, в котором указаны товарные позиции возвращенные клиентом инициируется процесс А7 «Регистрация возврата оборудования». Он состоит из двух этапов: сначала (процесс А71) составляется «Список товарных позиций, к возврату оплаты», а затем (А72) клиенту возвращается уплаченная им стоимость товаров.

В обязанности сотрудника отдела продаж входит формирование отчетов (процесс А8) по результатам деятельности отдела за отчетный период («Отчет о клиентах», «Отчет о продажах и «Отчет об оплате»), которые предоставляются в сектор учета и планирования для последующего анализа. Для формирования отчетов используют MS Excel, их передача осуществляется по каналу связи.

В дальнейшем отношения клиента и Организации возникают всякий раз, когда клиенту осуществляется продажа оборудования, он производит оплату. При этом сотрудники подразделения Организации используют в своей работе «Картотеку клиентов» и «Реестр договоров», ведение которых осуществляется сотрудниками отдела продаж.

Рассмотренная существующая технология работы отдела продаж Организации имеет существенные недостатки. Они выражаются в следующем:

· наличие задержек при обслуживании;

· возможность неточных расчетов показателей;

· невысокая достоверность результатов;

· низкая оперативность предоставления информации руководству;

· низкая адекватность принимаемых управленческих решений;

· низкая производительность сотрудников отдела;

· высокая трудоемкость обработки информации;

· несовершенство регистрации исходной информации.

Ликвидации выявленных недостатков будет способствовать комплексная автоматизация работы отдела продаж.

1.4 Обоснование выбора проектного решения

В условиях, когда ассортиментная матрица торговых организаций включает несколько десятков, а то и сотен тысяч позиций, нельзя по-настоящему эффективно управлять ими без специального программного обеспечения. Программные средства позволяют оптимизировать ассортимент и снизить торговые риски от неправильно принятых решений.

В настоящее время в ООО «КСК-Электро» используется компонент системы «1С: предприятие 7.7: «Бухгалтерский учет» и формируется стандартная отчетность системы. Также функционирует Система планирования закупок и производства (APS).

В связи с ростом и развитием организации, увеличением числа потребителей и ассортиментной матрицы возникла необходимость в новом программном средстве.

Разработка программного средства требует выбора технологии проектирования.

Технология проектирования -- это совокупность методологий и средств проектирования, а также методов и средств организации проектирования [14].

В настоящее время широко используются следующие методы проектирования:

· Оригинальное (каноническое) проектирование;

· Типовое проектирование;

· Автоматизированное проектирование;

· Комбинированные варианты.

Технология оригинального проектирования основана на принципе создания уникального проектного решения для сложной системы. Данная технология поддерживает следующие методы: средства регламентации труда разработчиков (организационные структуры, схемы, ГОСТы и т.д.), средства организации труда программистов (различные библиотеки программистов) и средства частичной автоматизации проектирования (утилиты ОС ПЭВМ, СУБД, операционные оболочки).

Типовое проектирование основано на разбиение существующей системы на типовые модули или задачи, также данная технология проектирования предусматривает возможность настройки типовых проектных решений и разработку оригинальных недостающих модулей. В зависимости от объекта типизации выделяют три метода данной технологии: метод элементного проектирования - объектом является задача (элемент), метод подсистемного проектирования - функциональная подсистема, подразделение предприятия, метод системного проектирования. В системном типовом проектировании выделяют объектный метод - выделение из большого количества предприятий одной отрасли базового и для него разработка типового проекта - и групповой - в качестве объекта рассматриваются не все предприятия, а узкий круг предприятий с похожими характеристиками [14].

Основные недостатки оригинального и типового проектирования: низкая степень автоматизации проектировочных работ, длительные сроки разработки, высокая стоимость. Данные отрицательные моменты технологий проектирования привели к тому, что проектировщики стали разрабатывать технологии автоматизированного проектирования:

· Модельное проектирование, которое отражало модель всей системы. Модельное проектирование дало увеличение жизненного цикла проекта, с сокращением времени и стоимости проектирования. Основным недостатком технологии является отрыв требований конечного пользователя от готового продукта.

· Прототипное проектирование - получение проекта в основных чертах на стадии технического задания, и в дальнейшем, сокращение трудовых и стоимостных затрат и повышение качества проектной документации.

· CASE-технология -- это автоматизированное проектирование с графическими образами. Данная технология ускоряет время проектирования, повышает качество проекта, сохраняет положительные качества предыдущих технологий.

· RAD-технология -- это совмещение CASE-технологий и объектно-ориентированного проектирования.

Применение последней технологии эффективно по ряду причин: быстрое проектирование, удобный и дружественный интерфейс, наличие прототипного проектирования. Данная технология включает в себя инструменты быстрой разработки приложений (например, Delphi, Builder и др.), а это означает наличие солидной библиотеки классов компонентов, которая минимизирует утомительное программирование.

Факторами выбора технологии проектирования служат: наличие денежных средств на приобретение и поддержку выбранной технологии, ограничения по времени проектирования, доступность соответствующих инструментальных средств и возможность обеспечения поддержки их эксплуатации собственными силами, наличие специалистов соответствующей квалификации. [14]

Для автоматизации задач отдела продаж ООО «КСК-Электро» целесообразно использовать технологию типового проектирования в сочетании со средствами автоматизации отдельных этапов (CASE и RAD - технологий). Использование преимуществ выбранных технологий позволяет достичь оптимальных сроков и высокого качества разработки программного средства.

Существует следующие варианты решения проблемы: закупка готового программного обеспечения и его адаптация под собственные особенности или разработка нового программного средства.

Современный рынок программных продуктов в области автоматизации торговой деятельности отличается изобилием и разнообразием.

Многие разработчики предлагают корпоративные информационные системы, охватывающие полный спектр продуктов, автоматизирующих как отдельные направления деятельности, так и комплексные системы. Наиболее популярны решения от таких компаний как SAP, Microsoft и 1С. Ниже представлены характеристики наиболее известных программных продуктов этих фирм-разработчиков.

Система управления ресурсами предприятия SAP Enterprise Resource Planning (SAP ERP) - полнофункциональное ERP-решение, представляющее собой набор пакетов и модулей, которые можно развертывать по мере необходимости. [31] Это позволяет компаниям внедрять только ту функциональность управления бизнесом, которая им необходима, и тогда, когда она им необходима. Это упрощает процесс перехода на новые версии и сокращает затраты. Кроме того, компании могут включать в решение дополнительные функциональные возможности, такие как деятельность на базе портала, мобильный сервис, бизнес-аналитика и пр. Возможность подключения новых модулей реализована за счет технологии интеграции SAP NetWeaver. Решение SAP ERP включает в себя:

· SAP ERP Financials;

· SAP ERP Human Capital Management;

· SAP ERP Operations;

· SAP ERP Corporate Services. [28]

Стоимость ERP-решения на базе SAP составляет от 160 до 390 тысяч евро, при этом затраты на внедрение и поддержание SAP ERP не разглашаются в открытых источниках (это требование и условие договора c клиентом), однако аналитически можно сделать вывод что они находятся в диапазоне от 200 до 300% от стоимости лицензий или от 480 тысяч до 1,170 млн евро. Столь высокие затраты обосновываются сложность системы, кроме того необходимо тщательное обучение конечных пользователей, что приводит к увеличению срока внедрения в целом.

Microsoft Dynamics AX (ранее Axapta) - комплексная система управления предприятием класса ERP II для крупных и средних компаний. [32] В системе реализовано управление финансами, товарно-материальными потоками, отношениями с клиентами, персоналом и другими областями деятельности компании. В основе Axapta лежат технологии и принципы программного обеспечения Microsoft, что дает возможность строить современные бизнес-решения, интегрированные с уже работающими практически в каждой компании приложениями, а следовательно, значительно сократить ресурсы, необходимые для обучения сотрудников, и дать им возможность сосредоточиться на достижении целей бизнеса.

В среднем, стоимость лицензии в расчете на одно рабочее место составляет 1600 - 2500 евро. [30 Соответственно, пакет на 35 одновременных пользователей будет стоить примерно 56 000 - 87500 евро. Стоимость внедрения, в среднем, составляет 150-200% от стоимости лицензий. Исходя из этого, общая стоимость составляет от 140000 до 262500 евро.

Система программ «1С:Предприятие 8» включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности организаций и частных лиц. Сама платформа не является программным продуктом для использования конечными пользователями, которые обычно работают с одним из многих прикладных решений (конфигураций), разработанных на данной платформе. Такой подход позволяет автоматизировать различные виды деятельности, используя единую технологическую платформу.

Архитектура системы 1С:Предприятие 8 нацелена на то, чтобы значительно ускорить и унифицировать как саму разработку прикладных решений, так и их сопровождение. Повышение уровня абстракции, четкое разделение на платформу и прикладное решение, построение прикладного решения на основе метаданных - все это позволяет перейти от технических и низкоуровневых понятий к более содержательным и высокоуровневым, а значит приблизить их к языку пользователей и специалистов в предметной области. Благодаря тому, что все прикладные решения строятся на основе определенной модели, решаются и традиционные задачи, связанные с производительностью, эргономикой, функциональностью и т.д.

Стоимость лицензий на 50 рабочих мет составляет 156 тысяч рублей, лицензия для сервера (x86-64) стоит 72 тысячи рублей. [25]

Также рассмотрим продукт «Maconomy» поставляемый ЗАО «Система-Сервис».

Информационная система по автоматизации деятельности торговых организаций Maconomy ERP включает в себя эффективную систему с полностью интегрированной обработкой закупок и заказов. Данная система поддерживает полный цикл продаж, начиная с коммерческого предложения и получения заказа до поставки, выставления счета и оплаты. Решение в полной мере поддерживает все аспекты процесса закупок такие, как ввод первоначальных заказов на закупку, ввод поступления товаров и взаимодействие со складом.

Решение Maconomy Trade Solution разрабатывалось с учетом опыта практического использования в компаниях-клиентах по всему миру и имеет следующие возможности:

· финансовый менеджмент;

· управление запасами и складами;

· управление продажами;

· электронная коммерция;

· организация снабжения;

· контроль производства и расширенные возможности по созданию отчетов.

Причем все эти возможности интегрированы в один стандартный продукт.

Maconomy быстро и без существенных затрат настраивается под требования конкретного бизнеса, способствуя его рентабельности и динамичности, обеспечивает прозрачность учета товарных и денежных потоков. Учитывает современные требования к информационным системам в бизнесе.

Maconomy разработана на основе объектно-ориентированного подхода. Набор встроенных в систему инструментальных средств дает конечному пользователю возможность модифицировать логику обработки первичных данных и настраивать клиентский интерфейс в соответствии со своими задачами и предпочтениями. Все это значительно увеличивает эффективность и удобство работы торгового предприятия.

В таблице 1 приведены основные данные по описанным выше системам.

На основе анализа информации из открытых источников, а также по результатам предпроектных обследований было принято решение о заказе проектного решения, автоматизирующего основные функции отдела продаж, на основе решения Maconomy, так как данный продукт позволяет автоматизировать все бизнес-процессы описанные в разделе 1.3, стоимость внедрения укладывается в рамки бюджета (не более 2 млн рублей), а сроки позволяют рассчитывать на быстрое внедрение продукта в коммерческую эксплуатацию.

Таблица 1

Сравнение ERP-систем

Решение	Производитель	Сфера применения	Срок внедрения	Стоимость внедрения	Примеры внедрений
SAP R/3	SAP AG (Германия)	Оборонные предприятия, компании нефтегазового комплекса, металлургия, энергетика телекоммуникации, банковский сектор.	1-5 лет и более	Лицензия на 50 рабочих мест стоит около $350 тыс. Стоимость внедрения может в несколько раз превышать стоимость решения.	Омский НПЗ, Ярославский НПЗ, группа "Мечел", ТНК-ВР, "Белгородэнерго", "Сургунефтегаз", "ЕвразХолдинг" и др.
MBS Axapta, Navision	Microsoft (США)	Предприятия нефтяной отрасли, пищевой промышленности, торговые компании, металлургия, дистрибуция, телекоммуникационная отрасль.	от 1 года	В среднем стоимость решения на одно рабочее место - $3,5 тыс. Стоимость внедрения составляет 100-250% стоимости решения.	Останкинский молочный комбинат, МВО, "Юнимилк", РУССО, "Интерспорт", "Ростелеком", "Краски ТЕКС", ПНТЗ, Московский завод "Кристалл", книжная сеть "Буквоед", "Феликс", "Промет", аэропорт "Кольцово" и др.
"1С: Предприятие 8.0. Управление производственным предприятием"	1C (Россия)	Машиностроение, пищевая промышленность и др.	от 6 месяцев до 2 лет	Лицензия на одно рабочее место $150-600. Стоимость внедрения на одно рабочее место $200-1000	"Торжокский вагоностроительный завод", "Цветлит", "Плитпром", "Карельский окатыш", "Остров", "НИИЭФА-ЭНЕРГО" и др.
Maconomy	Deltek Maconomy (Нидерланды)	Розничная и оптовая торговля, производство товаров, логистика, консалтинговые услуги и др.	от 4 до 9 месяцев	Лицензия на 1 рабочее место 400 евро. Стоимость внедрения до 200% (включая 5 лет поддержки)	KPMG, Deloitte, PHILIPS, Ramboll, IBM, Schneider Electric, PricewaterhouseCoopers, Xerox, IKEA, Henkel,Stokman, Тройка Диалог, WPP и др.

ГЛАВА 2. КОНЦЕПЦИЯ ПРОЕКТА

2.1 Бизнес - требования

Под бизнес-требованиями, в контексте разработки программного обеспечения, понимается сбор и документирования требования от ключевых бизнес-пользователей, таких как клиенты, сотрудники и поставщики, в начале цикла разработки системы для направления проекта будущей системы. [22]

Бизнес-требования обычно включают в себя:

· Описания текущей ситуации, в том числе причины необходимости в изменениях;

· Основные заинтересованные стороны бизнеса;

· Факторы успеха для будущего / целевое состояние;

· Модели бизнес-процессов и их анализ (используют схему обозначений «как есть» и «как будет»);

· Логическая модель данных;

· Глоссарий терминов бизнеса;

· Диаграммы потоков данных для иллюстрации того, как данные проходят через информационную систему.

Когда определяется миссия предприятия, нужно учитывать мнения тех людей, чьи интересы и действия могут повлиять на дальнейшее развитие фирмы. Этими людьми являются:

· Акционеры предприятия. Люди, которые создали бизнес, и продолжают заниматься его развитием.

· Деловые партнеры. Такие партнеры предоставляют определенные услуги фирме, а взамен получают материальное вознаграждение или какие-то услуги.

· Сам персонал предприятия, который обеспечивает своим трудом и усилием работоспособность всей организации.

Для следования миссии руководство организации определяет ключевые бизнес-цели - результаты, к достижению которых должны стремиться все сотрудники компании.

Бизнес-целям проекта по внедрению информационной системы в ООО «КСК-Электро» являются:

· Увеличение доли рынка;

· Возврат инвестиций;

· Повышение удовлетворенности клиентов;

· Оптимизация затрат на бизнес-процессы;

· Повышение производительности;

· Обеспечение процесса принятия стратегических решений необходимой информацией;

· Оптимизация ассортимента и снижение торговых рисков от неправильно принятых решений.

Критериями достижения поставленных целей являются следующие показатели:

· Единое хранилище данных;

· проведение комплексной автоматизации отдела продаж;

· сокращение жалоб со стороны клиентов, улучшение обслуживания клиентов;

· рост числа клиентов;

· высокое качество аналитических отчетов;

· повышение точности расчета финансовых показателей;

· высокая оперативность предоставления информации руководству.

На современном этапе развитие бизнеса многих предприятий в значительной степени зависит от качественной поддержки со стороны информационных технологий. Но поскольку развитие и эксплуатация ИТ-систем характеризуются определенными рисками, то управление ИТ-рисками становится неотъемлемой частью процесса внедрения информационных систем. [21] В качестве основных рисков, способных свести к нулю эффект от внедрения ИС в ООО «КСК-Электро» приняты:

1) риски бизнес-потерь (упущенная выгода, дополнительные издержки) связанные с отказами, простоями, искажением данных и несанкционированным доступом к системе. Как следствие, падает лояльность клиентов, сокращается рыночная доля компании. Вероятность наступления риска - высокая.

Предупреждение риска: Пользователем программного комплекса ИС может быть сотрудник КСК-Электро, имеющий навыки работы в среде Microsoft Windows и прошедший необходимый курс обучение, а также выполнение мер, перечисленных в разделе 2.2.8.

2) Риск недостижения стратегических целей (изменения в бизнесе компании настолько значительны, что планируемые выгоды могут быть не достигнуты или проект может быть не реализован). Сдача проекта в коммерческую эксплуатацию задержится, вырастут затраты и инвестиции могут не окупиться. Вероятность наступления риска - ниже среднего.

Предупреждение риска: Фокусировка на изменении модели услуг, ограничение функционала внедряемой системы наиболее необходимыми задачами.

3) Риск возрастания эксплуатационных расходов до нерентабельного уровня (стоимость услуг для потребителей с новой системой существенно превышает текущее значение). Данный риск приведет к оттоку клиентов и сокращению выручки. Вероятность наступления риска - средняя.

Предупреждение риска: последовательное применение модели оценки совокупной стоимости владения системой, сравнение с рыночными ценами. Четкая связь между инвестициями в проект и результатами для бизнеса.

Разрабатываемая информационная система предназначена для автоматизации деятельности отдела продаж ООО «КСК-Электро».

Основной задачей в рамках проекта является автоматизация процесса управления продажами, что подразумевает под собой:

· настройку клиентов и условий работы с ними,

· процесс оформления заказов клиентов,

· управление прайс-листами;