Автоматизация журнала учета документации учебной части отделения архитектуры ГБОУ СПО ПО ПМПК

Размещено на http://www.allbest.ru

2

Размещено на http://www.allbest.ru

Дисциплина

"Разработка и эксплуатация информационных систем"

Курсовая работа на тему:

«Автоматизация журнала учета документации учебной части отделения архитектуры ГБОУ СПО ПО ПМПК»



Оглавление

Введение

1.Основная часть

1.1Описание предметной области. Постановка задач

1.2Выбор средств - методология проектирования

1.3Схема данных

2.Разработка базы данных

2.1 Разработка реляционных таблиц

2.2 Структура БД

3.Создание запросов, форм, отчетов

3.1Создание запросов

3.2Создание форм

3.3Создание отчетов

4.Разработка эксплуатационной документации

4.1Инструкция пользователя

Заключение

Список используемой литературы

Приложение



Список сокращений

БД - база данных

БЗ - база знаний

СУБД - система управления базами данных

СУРБД - система управления распределенными базами данных

ПО - предметная область



Введение

В настоящее время в разных сферах деятельности все более нуждаются в средствах, позволяющих быстро и безошибочно перерабатывать большое количество информации. Применение таких средств позволяет существенно снизить затраты и повысить эффективность работы. Например, в каждом учебном заведение большой поток данных (абитуриенты, студенты, преподаватели, данные об успеваемости и т.п.) и чтобы снизить время обработки информации и облегчить работу сотрудникам заведений создается информационная система, которая может это позволить.

Основные идеи современной информационной технологии базируются на концепции БД. Согласно данной концепции основой информационной технологии являются данные, организованные в БД, адекватно отражающие действительность в той или иной предметной области и обеспечивающие пользователя актуальной информацией в соответствующей предметной области.

В работе рассматриваются системы управления базами данных реляционного типа. Обычно различают три класса СУБД, обеспечивающих работу иерархических, сетевых и реляционных моделей. Однако различия между этими классами постепенно стираются, причем, видимо, будут появляться другие классы, что вызывается, прежде всего, интенсивными работами в области баз знаний (БЗ) и объектно-ориентированной технологией. Поэтому традиционной классификацией пользуются все реже, но я придерживаюсь именно ее, как наиболее устоявшуюся. Каждая из указанных моделей обладает характеристиками, делающими ее наиболее удобной для конкретных приложений.

Цель любой информационной системы -- обработка данных об объектах реального мира. В широком смысле слова база данных -- это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области. Под предметной областью принято понимать часть реального мира, подлежащего изучению для организации управления и в конечном счете автоматизации, например, предприятие, вуз и т.д.

Создавая базу данных, пользователь стремится упорядочить информацию по различным признакам и быстро извлекать выборку с произвольным сочетанием признаков. Сделать это возможно, только если данные структурированы.

Структурирование -- это введение соглашений о способах представления данных.

Неструктурированными называют данные, записанные, например, в текстовом файле.

БД -- это поименованная совокупность структурированных данных, относящихся к определенной предметной области.

СУБД -- это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания баз данных, поддержания их в актуальном состоянии и организации поиска в них необходимой информации.

Централизованный характер управления данными в базе данных предполагает необходимость существования некоторого лица (группы лиц), на которое возлагаются функции администрирования данными, хранимыми в базе.

По технологии обработки данных базы данных подразделяются на централизованные и распределенные.

Централизованная база данных хранится в памяти одной вычислительной системы. Если эта вычислительная система является компонентом сети ЭВМ, возможен распределенный доступ к такой базе. Такой способ использования баз данных часто применяют в локальных сетях ПК.

Распределенная база данных состоит из нескольких, возможно пересекающихся или даже дублирующих друг друга частей, хранимых в различных ЭВМ вычислительной сети. Работа с такой базой осуществляется с помощью системы управления распределенной базой данных (СУРБД).

По способу доступа к данным базы данных разделяются на базы данных с локальным доступом и базы данных с удаленным (сетевым) доступом.

Системы централизованных баз данных с сетевым доступом предполагают различные архитектуры подобных систем:

* файл-сервер;

* клиент-сервер.

Цель моей работы состоит в том, чтобы создать ту информационную систему, с помощью которой можно существенно изменить работу учебной части колледжа. Для успешного создания работоспособной, отказоустойчивой и удобной информационной системы необходимо тщательное изучение предметной области, сбор исходных данных и их анализ. На этом этапе выделяется круг автоматизируемых задач и закладывается требования к функциональности системы.

Данный проект ставит перед собой следующие задачи:

Осуществлять учет документации (а именно расписание консультаций, расписание факультативных занятий, классное руководство групп, аттестация групп);

Иметь удобный, интуитивно понятный интерфейс пользователя;

Наглядно предоставлять отчётность.



1. Основная часть

1.1 Описание предметной области. Постановка задач

Цель курсовой работы - закрепление навыков по разработке автоматизированных информационных систем средствами СУБД Access, проработка комплекса вопросов, решаемых в технологической цепочке создания программного обеспечения, разработка информационной системы и пользовательской документации.

Тематика курсовой работы: Автоматизация журнала учета документации учебной части отделения архитектуры ГБОУ СПО ПО ПМПК В данной курсовой работе рассматривается задачи, выполняемые учебной частью колледжа. Данная информационная система обеспечивает: хранение информации о преподавателях, назначение преподавателей, сведения о группах, состав групп и т.д. Информационная система реализует запросы аттестация групп, классное руководство, расписание факультативных занятий, расписание консультаций и т.п.

При разработке БД следует принять во внимание следующее:

БД должна удовлетворять актуальным информационным потребностям.

БД должна удовлетворять актуальным требованиям за приемлемое время, т. е. заданным требованиям производительности.

БД должна удовлетворять выявленным и вновь возникающим требованиям конечных пользователей.

БД должна легко расширяться при реорганизации и расширении предметной области.

БД должна легко изменяться при изменении программной и аппаратной среды.

Загруженные в БД корректные данные должны оставаться корректными.

Данные до включения в БД должны проверяться на достоверность.

Доступ к данным, размещаемым в БД, должны иметь только лица с соответствующими полномочиями.

Главными требованиями, положенными в основу при разработке комплекса стали: лёгкое использование и расширяемость. Поэтому комплекс разбивается на 8 основных программных блоков (модулей):

Аттестация;

Группы;

Дисциплины;

Преподаватели;

Консультации;

Факультативы;

Запросы;

Отчеты.

1.2 Выбор средств - методология проектирования

В создании моей информационной системы использовалась система управления базами данных MicrosoftAccess. Она является одним из самых популярных приложений в семействе настольных СУБД. Все версии Access имеют в своем арсенале средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и предоставление информации в виде таблиц, графиков и отчетов. Начиная с версии Access 2000, появились также Web-страницы доступа к данным, которые пользователь может просматривать с помощью программы Internet Explorer. Помимо этого, Access позволяет использовать электронные таблицы и таблицы из других настольных и серверных баз данных для хранения информации, необходимой приложению. Присоединив внешние таблицы, пользователь Access будет работать с базами данных в этих таблицах так, как если бы это были таблицы Access. При этом и другие пользователи могут продолжать работать с этими данными в той среде, в которой они были созданы.

Access позволяет не только вводить данные в таблицы, но и контролировать правильность вводимых данных. Для этого необходимо установить правила проверки прямо на уровне таблицы. Тогда каким бы образом не вводились данные -- прямо в таблицу, через экранную форму или на странице доступа к данным, Access не позволит сохранить в записи те данные, которые не удовлетворяют заданным правилам. В Access возможно создание связей между таблицами, что позволяет совместно использовать данные из разных таблиц. При этом для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в системах управления электронными таблицами сложно, а иногда просто невозможно.

Устанавливая взаимосвязи между отдельными таблицами, Access позволяет избежать ненужного дублирования данных, сэкономить память компьютера, а также увеличить скорость и точность обработки информации. Для этого таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбивают на несколько связанных таблиц.

Access имеет развитую систему защиты от несанкционированного доступа, которая позволяет каждому пользователю или группе пользователей видеть и изменять только те объекты, на которые ему выданы права администратором системы, например можно запретить использование некоторых команд меню, открытие определенных форм, изменение данных в таблицах или формах. Электронные таблицы тоже позволяют защитить данные паролем или разрешить только просмотр данных, однако эти средства существенно проще.

Таким образом, СУБД Access применяется в тех случаях, когда прикладная задача требует хранения и обработки разнородной информации о большом количестве объектов и предполагает возможность многопользовательского режима.

Построение инфологической концептуальной модели предметной области

Предметная область определена, если известны существующие в ней объекты, их свойства и отношения(ПО: объекты, свойства, отношения). Модель "сущность-связь" - неформальная модель предметной области, используемая на этапе инфологического проектирования.

Модель сущность-связь строится с использованием трех конструктивных элементов: сущность, атрибут и связь.

Сущность - это некоторая абстракция (модель) реально существующего объекта, процесса или явления, о котором необходимо хранить информацию в ПО.

Ключ сущности - группа атрибутов, такая, что отображение набора сущностей в соответствующую группу наборов значений является взаимно-однозначным отображением. Другими словами: ключ сущности - это один или более атрибутов уникально определяющих данную сущность.

Атрибут - поименованная характеристика сущности - средство для описания свойств сущностей (средство для моделирования свойств объекта).

Связь - ассоциирование двух или более сущностей. Однако одно из основных требований к организации базы данных - это обеспечение возможности отыскания одних сущностей по значениям других, для чего необходимо установить между ними определенные связи.

Каждая связь может иметь один из следующих типов связи:

один-к-одному

один-ко-многим

много-ко-многим

Связь типаодин-к-одному означает, что один экземпляр первой сущности (левой) связан с одним экземпляром второй сущности (правой). Связь один-к-одному чаще всего свидетельствует о том, что на самом деле мы имеем всего одну сущность, неправильно разделенную на две.

Связь типа один-ко-многим означает, что один экземпляр первой сущности (левой) связан с несколькими экземплярами второй сущности (правой). Это наиболее часто используемый тип связи. Левая сущность (со стороны "один") называется родительской, правая (со стороны "много") - дочерней.

Связь типа много-ко-многим означает, что каждый экземпляр первой сущности может быть связан с несколькими экземплярами второй сущности, и каждый экземпляр второй сущности может быть связан с несколькими экземплярами первой сущности. Тип связи много-ко-многим является временным типом связи, допустимым на ранних этапах разработки модели. В дальнейшем этот тип связи должен быть заменен двумя связями типа один-ко-многим путем создания промежуточной сущности.

Каждая связь может иметь одну из двух модальностей связи:

Модальность "может" означает, что экземпляр одной сущности может быть связан с одним или несколькими экземплярами другой сущности, а может быть и не связан ни с одним экземпляром.

Модальность "должен" означает, что экземпляр одной сущности обязан быть связан не менее чем с одним экземпляром другой сущности.

Связь может иметь разную модальность с разных концов. Описанный графический синтаксис позволяет однозначно читать диаграммы, пользуясь следующей схемой построения фраз:

<Каждый экземпляр СУЩНОСТИ 1><МОДАЛЬНОСТЬ СВЯЗИ><НАИМЕНОВАНИЕ СВЯЗИ><ТИП СВЯЗИ><экземпляр СУЩНОСТИ 2>.

Каждая связь может быть прочитана как слева направо, так и справа налево.

В своей курсовой работе я применяю связи типа один-ко-многим, с помощью создания промежуточной сущности:

Сущность ПРЕПОДАВАТЕЛИ имеет атрибуты: (код_преподавателя, фамилия, имя, отчество, пол, норма_часов); сущность ДИСЦИПЛИНЫ имеет атрибуты: (код_дисциплины, наименование_дисциплины, аттестация). ПРЕПОДАВАТЕЛИ и ДИСЦИПЛИНЫ объединены промежуточной сущностью НАЗНАЧЕНИЕ.

Сущность ПРЕПОДАВАТЕЛИ(код_преподавателя, фамилия, имя, отчество, пол, норма_часов) и сущность ГРУППЫ с атрибутами: (код_группы, наименование_группы, кол-во_студентов) объединены промежуточной сущностью КЛАССНОЕ_РУКОВОДСТВО.

Сущность ДИСЦИПЛИНЫ (код_дисциплины, наименование дисциплины, аттестация) и сущность ГРУППЫ(код_группы, наименование_группы, кол-во_студентов) объединены промежуточной сущностью АТТЕСТАЦИЯ.

Сущности ФАКУЛЬТАТИВЫ(код, назначение, код_группы, аудитория, время, день_недели) и КОНСУЛЬТАЦИИ(код, назначение, код_группы, аудитория, время, день_недели) имеют общую связь с промежуточной сущностью НАЗНАЧЕНИЕ и связь с сущностью ГРУППЫ(код_группы, наименование_группы, кол-во_студентов).

Схема 1. «ER-диаграмма системы»представлена в Приложение 1.

1.3 Схема данных

Рассмотрим связи между таблицами в схеме данных MSAccess. Тип связи определяется по подписи: 1-?, означает связь «один-ко-многим» (см. Приложение 2. Схема 2. «Схема данных системы»).

Связь «один-ко-многим» имеют все таблицы: например, рассмотрим таблицы ГРУППЫ и ФАКУЛЬТАТИВЫ. Таблица ГРУППЫ имеет ключевое поле код_группы(primarykey - первичный ключ); первичный ключ в таблице является базовым уникальным идентификатором для записей. Значение первичного ключа используется везде, где нужно указать на конкретную запись. Чтобы организовать между двумя таблицами связь, в одну из связываемых таблиц добавляем поле (поля), содержащее(ие) значение первичного ключа записи в связанной таблице (такое поле называют внешним ключом); в таблице ФАКУЛЬТАТИВЫ атрибут код_группыявляется внешним ключом (foreignkey), т.е связь осуществляется с помощью первичного и внешнего ключа. Проще говоря, связь один-ко-многим можно читать так: у одной группы может быть много различных факультативов.

Любому отношению присущи следующие свойства:

Отсутствуют одинаковые строки.

Порядок строк не существен (обычный файл упорядочен в определенной последовательности прежде всего для достижения необходимой производительности).

Порядок столбцов не существен (предполагается, что каждый столбец имеет уникальное имя).

Все значения имеют атомарный характер, т е. их нельзя разбить на компоненты (без потери информации).

Отношение представляет собой множество элементов -- кортежей (Кортеж - это элемент отношения, строка таблицы; упорядоченный набор из N элементов), а по определению множество не допускает наличия одинаковых элементов. Однако в обычном файле таких ограничений не существует.

Процесс выявления объектов и их взаимосвязей с помощью концепций реляционной модели и табличной формы представления называется процессом нормализации. Теория нормализации основана на том, что определенные наборы отношений в процессе выполнения обновлений обнаруживают лучшие свойства по сравнению с любыми другими наборами отношений, содержащими те же данные.



2. Разработка базы данных

2.1 Разработка реляционных таблиц

В процессе разработки курсового проекта были разработаны таблицы: Аттестация, Группы, Дисциплины, Консультации, Назначение, Преподаватели, Руководитель группы, Факультативы.

Таблица № 1 - Разработка реляционных таблиц

№	Таблица	Название поля	Тип поля	Необходимость заполнения	Признак ключа, связь с таблицей сотрудников
1	2	3	4	5	6
1	Аттестация	Код	Счетчик	Автоматически	Первичный ключ (связь с табл. «Дисциплины»)
2		Код группы	Числовой	Обязательно	Внешний ключ (связь с табл. «Группы»)
3		Время начала	Дата/время	Обязательно
4		Время окончания	Дата/время	Обязательно
5		Количество 5	Числовой	Обязательно
6		Количество 4	Числовой	Обязательно
7		Количество 3	Числовой	Обязательно
8		Количество 2	Числовой	Обязательно
9		Качество	Числовой	Автоматически
10	Группы	Код группы	Счетчик	Автоматически	Первичный ключ (связь с табл. «Аттестация», «Факультативы», «Консультации», «Кл.руководство»)
11		Название группы	Текстовый	Обязательно
12		Кол-во студентов	Текстовый	Обязательно
13	Дисциплины	Код дисциплины	Счетчик	Автоматически	Первичный ключ (связь с табл. «Назначение»)
14		Наименование дисциплины	Текстовый	Обязательно
15		Аттестация	Числовой	Обязательно	Внешний ключ (связь с табл. «Аттестация»)
16	Консультации	Код	Счетчик	Автоматически	Первичный ключ
17		Назначение	Числовой	Обязательно	Внешний ключ (связь с табл. «Назначение»)
1	2	3	4	5	6
18		Код группы	Числовой	Обязательно	Внешний ключ (связь с табл. «Группы»)
19		Аудитория	Текстовый	Обязательно
20		День недели	Текстовый	Обязательно
21		Время	Дата/время	Обязательно
22	Назначение	Код	Счетчик	Автоматически	Первичный ключ (связь с табл. «Консультации», «Факультативы»)
23		Код дисциплины	Числовой	Обязательно	Внешний ключ (связь с табл. «Дисциплины»)
24		Код преподавателя	Числовой	Обязательно	Внешний ключ (связь с табл. «Преподаватели»)
25	Преподаватели	Код преподавателя	Счетчик	Автоматически	Первичный ключ (связь с табл. «Руковод.группы», «Назначение»)
26		Фамилия	Текстовый	Обязательно
27		Имя	Текстовый	Обязательно
28		Отчество	Текстовый	Обязательно
29		Пол	Текстовый	Обязательно
30		Дисциплина	Текстовый	Обязательно
31		Норма часов	Текстовый	Обязательно
32	Руководитель группы	Код	Счетчик	Автоматически	Первичный ключ
33		Код преподавателя	Числовой	Обязательно	Внешний ключ (связь с табл. «Преподаватели»)
34		Код группы	Числовой	Обязательно	Внешний ключ (связь с табл. «Группы»)
35	Факультативы	Код	Счетчик	Автоматически	Первичный ключ
36		Назначение	Числовой	Обязательно	Внешний ключ (связь с табл. «Назначение»)
37		Код группы	Числовой	Обязательно	Внешний ключ (связь с табл. «Группы»)
38		Аудитория	Текстовый	Обязательно
39		День недели	Текстовый	Обязательно
40		Время	Дата/время	Обязательно

В MicrosoftAccess таблицы создаются с помощью конструктора (см. ПРИЛОЖЕНИЕ 2 Схема 2.“Создание таблиц с помощью конструктора”).

2.2 Структура БД

Следующим этапом создания информационной системы является разработка схемы данных, создание связей между таблицами (см. 1.4., ПРИЛОЖЕНИЕ 3 Схема 3.“ER-диаграмма системы”).



3. Создание запросов, форм, отчетов

3.1 Создание запросов

Запрос -- это набор инструкций, который можно использовать для обработки данных. Запрос не только возвращает результаты, которые можно сортировать, группировать и фильтровать, с помощью запроса можно также создавать, копировать, удалять и изменять данные.

Рассмотрим создание запроса с параметром в режиме конструктора. Запрос с параметрами при выполнении требует ввода некоторых значений (Рисунок 1.Окно ввода данных в запросе). После ввода значения запрос с параметрами использует его в качестве условия поля. Поле, к которому должно быть применено условие, задается на этапе конструирования запроса. При отказе от ввода значения запрос с параметрами принимает в качестве значения пустую строку.

На языке SQLэто выглядит так:

SELECT группы.название_группы, аттестация.[время начала], аттестация.[время окончания]FROM группы INNER JOIN аттестация ON группы.код_группы = аттестация.ид_группы

WHERE (((группы.название_группы)=[введите название группы]));

Рисунок 1 - Окно ввода данных в запросе

В режиме конструктора имеет вид, представленный на рисунке 2



Рисунок 2 - Конструктор запросов

Рассмотрим также простой запрос на выборку данных.

На языке SQLвыглядит так:

SELECT преподаватели.фамилия, преподаватели.имя, преподаватели.отчество, группы.название_группы, группы.[кол-во_студентов]

FROM преподаватели INNER JOIN (группы INNER JOIN [руководитель группы] ON группы.код_группы = [руководитель группы].[код группы]) ON преподаватели.код_преподавателя = [руководитель группы].[код преподавателя];

При выполнении этого запроса в таблицу будут выводиться все сведения о классном руководстве групп и о составе групп.

В режиме конструктора он имеет вид, представленный на рисунке 3.



Рисунок 3 - Запрос на выборку данных

В табличном варианте будет иметь вид, представленный на рисунке 4.

Рисунок 4 -Вид простого запроса на выборку

3.2 Создание форм

Access предоставляет возможность вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с помощью форм.

Форма в БД - это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления.

Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается. Формы Access позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса.

Рассмотрим Создание форм с помощью мастера (Рисунок 5).

Вызвать Мастер форм можно несколькими способами. Один из них - выбрать Мастер форм в окне диалога Новая форма и щелкнуть на кнопке ОК. Откроется окно диалога Создание форм, в котором необходимо отвечать на вопросы каждого текущего экрана Мастера и щелкать на кнопке Далее.

Рисунок 5 - Создание форм с помощью мастера

Затем необходимо выбрать поля из источника данных (таблиц или запросов). Для этого надо открыть список Таблицы и запросы, щелкнув на кнопку, справа. Затем доступные поля требуется перевести в Выбранные поля, выделив их и щелкнув на кнопку >>, затем кнопку далее. Следующими этапами будет:

выбор внешнего вида;

выбор требуемого стиля;

ввести имя формы и открыть форму.

После ввода имени формы, выбора режима: «Открыть форму для просмотра и ввода данных» и щелчка на кнопке Готово, получим следующую форму для ввода и просмотра записей в таблице (рисунок 6).

Рисунок 6 - Просмотр формы, созданной с помощью мастера

В курсовом проекте я создаю формы в режиме конструктора

(рисунок 7).

Рисунок 7 - Конструктор форм

Форма «Меню» имеет вид, представленный на рисунке 8.

При нажатии кнопки открывается форма «Аттестация» (см. рисунок 9).При нажатии кнопки открывается форма «Группы» (см. рисунок 10).При нажатии кнопки открывается форма «Дисциплины» (см. рисунок 11).При нажатии кнопки открывается форма «Консультации» (см. рисунок 12).При нажатии кнопки открывается форма «Преподаватели» (см. рисунок 13).При нажатии кнопки открывается форма «Факультативы» (см. рисунок 14).При нажатии кнопки открывается форма «Запросы» (см. рисунок 15).При нажатии кнопкиоткрывается форма «Отчеты» (см. рисунок 16). Кнопка закрывает главную форму. А кнопка завершает работу с приложением MicrosoftAccess. - переход по записям: предыдущая/следующая. Кнопка служит для открытия отчета, кнопка - для отправки отчёта на печать.

Рисунок 8 - Главная кнопочная форма

Рисунок 9- Форма "Аттестация"

Рисунок 10- Форма "Группы"

Рисунок 11 - Форма "Дисциплины"

Рисунок 12- Форма "Консультации"



Рисунок 13 - Форма "Преподаватели"

Рисунок 14- Форма "Факультативы"

Рисунок 15- Форма "Запросы"

Рисунок 16- Форма "Отчеты"

3.3 Создание отчетов

Отчет - это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных. При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчетвключает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

Отчёты, так же как и формы, можно создавать с помощью конструктора или мастера отчётов. Используется также автоматическое создание отчётов. Последовательность действий при формировании отчёта с помощью Мастера такая же, как и при создании формы. Дополнительными являются два шага: добавление уровня группировок и задание требуемого порядка сортировки. Добавление уровня группировки позволяет выводить записи, объединённые по выбранным полям.

Отчеты представлены в приложении (Приложение 4-8).



4. Разработка эксплуатационной документации

учет документация учебная запрос

Для разработки данной БД использовалась операционная средаWindowsXPSP3 2011, пакет прикладных программ MicrosoftOffice2010 и его приложение MicrosoftAccess - мощный инструмент обработки данных, БД может эксплуатироваться на любом ПК, при наличии программного продукта MicrosoftOfficeAccess 2010.

Входной информацией будут являться документы, на основании которых будет формироваться расписание консультаций и факультативных занятий на семестр:

- информация о группах;

- информация о преподавателях;

- информация о распределении дисциплин между преподавателями;

- распределение аудиторий на семестр производится по утвержденному календарно-тематическому плану учебной части.

Выходной информацией будут являться отчеты, содержащие сведения об аттестации групп: (Группа, Время начала, Время окончания), расписание консультаций и факультативных занятий: (Преподаватель, Дисциплина, Группа, Время, Аудитории, День недели), сведения о классном руководстве групп (Преподаватель, Группа, Кол-во студентов в группе).

Структура БД позволит упростить бумажную работу персонала учебной части, записывая все данные в базу данных. Структура продукта может быть использована в учебных заведениях, для составления расписания факультативных занятий и консультаций.

4.1 Инструкция пользователя

Запустить Access2010.

При запуске Access появляется Предупреждение системы безопасности, для эффективной работы с базой данных, необходимо включить содержимое

Автоматически появляется заставка к базе данных, содержащая информацию о разработчике

После чего открывается главная кнопочная форма, содержащая кнопки для работы с формами, запросами и отчетами, также кнопки «Закрыть меню», «Закрыть программу»

При выборе нужной кнопки открывается контекстное меню, либо нужная форма

Для перехода по записям на определенных формах имеются кнопки «предыдущая», «следующая» в виде стрелок.

Для возвращения к главной кнопочной форме, необходимо выбрать кнопку «В меню»

Для закрытия формы есть специальная кнопка

При завершении работы сохранить все необходимые изменения, закрыть файл, и выйти из приложения.



Заключение

На основе анализа предметной области, была разработана информационная модель базы данных «Автоматизация журнала учета документации учебной части отделения архитектуры ГБОУ СПО ПО ПМПК».

Разрабатывая информационную модель, было выполнено концептуальное (логическое) проектирование. В результате концептуального проектирования было получено описание информационной модели. В результате проектирования были описаны: информационная модель Базы данных «Автоматизация журнала учета документации учебной части отделения архитектуры ГБОУ СПО ПО ПМПК», отражена инфологическая модель предметной области. Построена модель "Сущность-связи".

Структура БД позволит упростить процесс расписания факультативных занятий и консультаций на семестр, упростить бумажную работу персонала учебной части, записывая все данные в базу данных. С помощью запросов можно легко узнать: у какой группы в какое время какая консультация или факультатив; также можно узнать кто из преподавателей является классным руководителем той или иной группы.

С помощью отчетов можно получить полную и достоверную информацию в удобном для восприятия виде.

Интерфейс программы понятен и достаточно прост для использования



Список используемой литературы

В.В. Аладьев, Ю.Я. Хунт, М.Л. Шишаков. Основы информатики. Учебное пособие. - Москва. 2009.

В. М. Казиев. Системно-алгебраический подход к основам информатики. // Информатика и образование. -1996.- №4.

А. Чекалов. Базы данных: от проектирования до разработки приложений. BHV - Санкт - Петербург · 2011

Д.Крёнке. Теория и практика построения баз данных (8-е издание) Питер · 2003

Эрик Дж. Нейбург, Роберт А. Максимчук. Проектирование баз данных с помощью UML

"SQL Полное руководство" BHV, Киев, 2008

SQL в примерах и задачах; Учеб. пособие / И.Ф. Астахова, А.П. Толстобров,В.М. Мельников.-- Мн.: Новое знание, 2012. -- 176 с.

А.И. Костюк. Базы данных и знаний: Курс лекций. Таганрог: Изд-во ТРТУ, 1999. 175 с.

www.taurion.ru/access - самоучитель по MicrosoftAccess

www.sd-company.su/article/vba - Программирование VBA (office) Автоматизация работы офиса

30

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Схема 1. “ER-диаграмма системы”

30

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Схема 2. Создание таблиц с помощью конструктора

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Схема 3.“Схема данных”

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

Отчет Аттестация групп



ПРИЛОЖЕНИЕ 5

Отчет Группы

ПРИЛОЖЕНИЕ 6

Отчет Дисциплины

ПРИЛОЖЕНИЕ 7

Отчет Преподаватели

ПРИЛОЖЕНИЕ 8

Отчет Расписание Факультативных занятий

Размещено на Allbest.ru