Разработка интерфейса пользователя для работы с базой данных Дома культуры

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФГБОУ ВПО «Пензенский государственный университет»

Кафедра ИнОУП

Курсовая работа

Разработка интерфейса пользователя для работы с базой данных Дома культуры

Выполнила:

Ванькова И.С.

Содержание

Введение5

1. Структура базы данных

1.1 Семантическое моделирование

1.2 Проектирование базы данных на основе модели типа объект /отношение

1.3 Описание данных на языке SQL

1.4 Функциональные зависимости и нормализация данных

2. Создание таблиц средствами СУБД Access

3. Создание межтабличных связей

4. Создание форм

5. Ограничения целостности базы данных

5.1 Целостность данных

5.2 Общие ограничения целостности

5.3 Частные ограничения целостности

6. Вопросы надежности взаимодействия

6.1 Изменение последовательности перехода

6.2 Введение всплывающей подсказки

7. Проектирование запросов

7.1 Виды запросов

7.2 Создание запросов с параметром и вычисляемым параметром

7.3 Создание запросов с помощью операций реляционной алгебры

8. Создание главной кнопочной формы

9. Безопасность данных

10. Руководство работы пользователя с базой данных

Заключение

Список литературы

Введение

Microsoft Access в настоящее время является одной из самых популярных среди настольных (персональных) программных систем управления базами данных. Среди причин такой популярности следует отметить:

- высокую степень универсальности и продуманности интерфейса, который рассчитан на работу с пользователями самой различной квалификации. В частности, реализована система управления объектами базы данных, позволяющая гибко и оперативно переходить из режима конструирования в режим их непосредственной эксплуатации;

- глубоко развитые возможности интеграции с другими программными продуктами, входящими в состав Microsoft Office, а также с любыми программными продуктами, поддерживающими технологию OLE;

- богатый набор визуальных средств разработки

Очевидно, что отправной точкой в процессе работы с любой СУБД является создание файла (или группы файлов) базы данных.

Важным средством, облегчающим работу с Access для начинающих пользователей, являются мастера - специальные программные надстройки, предназначенные для создания объектов базы данных в режиме последовательного диалога. Для опытных и продвинутых пользователей существуют возможности более гибкого управления ресурсами и возможностями объектов СУБД в режиме конструктора.

Целью курсовой работы является разработка удобного и эффективного интерфейса пользователя для работы с базой данных на примере Дома культуры по средствам программы Microsoft Access.

1. Структура базы данных

таблица access алгебра реляционный

Разработать структуру БД - значит определить, какие таблицы входят в БД и из каких атрибутов состоит каждая из них, а также выяснить, каким образом таблицы БД связаны между собой.

Данные в таблицах должны отвечать некоторым ограничениям, соответствующим ограничениям реального мира. Такие ограничения называют ограничениями целостности.

Проектирование структуры БД до сих пор остается субъективным процессом, т.к. качество полученного результата во многом зависит от интуиции разработчика. Однако существенную помощь в решении этой проблемы могут оказать идеи семантического моделирования.

1.1 Семантическое моделирование

Семантическая модель данных называется модель, отражающая смысловое значение данных и служащая основой для разработки структуры БД.

Схема, содержащая графическую интерпретацию основных объектов и отношений между ними, называется диаграммой объект/отношение.

Основными элементами диаграммы объект-отношение являются: объект, смысловое отношение, свойство объекта или смысловое отношение типа многие ко многим.

Объект - это реальный или представляемый объект, мало изменяющийся с течением времени, информация о котором должна сохраняться и быть доступна. Представляется в виде прямоугольника, содержащего имя объекта.

Для Дома культуры выделила объекты: специалисты, кружок, ребята, занятие и мероприятие.

Объекты отражается на диаграмме «объект/отношение» следующим образом. Сначала выделяются объекты, сведения о которых участвуют в приведенном выше описании. Как правило, они мало меняются с течением времени и не зависят от существования других объектов. Такие объекты называются правильными.

Если существование некоторого объекта зависит от существования другого объекта, то такой объект называется слабым.

Для Дома культуры были выбраны объекты для группы правильных.

Правильные: специалисты, кружок, ребята, занятие и мероприятие.

В данной базе данных слабые объекты отсутствуют.

Свойство - характеристика, описывающая объект или смысловое отношение типа многие ко многим, так же можно сказать, что свойством является любая деталь, которая служит для уточнения, идентификации, классификации, числовой характеристики или выражения объекта. На диаграмме они представлены в виде овалов.

Свойством объекта Специалисты являются: табельный номер специалиста, ФИО, должность, дата рождения, телефон, адрес, паспортные данные, данные о выслуге лет, дата поступления на работу, высшее образование, место учебы.

Свойством объекта Кружок являются: номер группы, вид художественной самодеятельности, количество ребят.

Свойством объекта Занятие являются: № занятия, номер группы, № п/п ребенка, дата, что делали.

Свойством объекта Ребята являются: № п/п ребят, ФИО, телефон, направление, место жительства, дата рождения, пол, количество наград.

Мероприятия являются: код мероприятия, дата, название, участники, содержание, ответственные.

К ключевым свойствам объектов относятся: табельный номер, номер группы, № занятия, №п/п ребят, код мероприятия.

Смысловое отношение - это смысловая связь между двумя и более объектами. На диаграмме обозначается в виде ромба.

Объекты вступают между собой в некоторые смысловые взаимоотношения, отображаемые на диаграмме «объект/отношение» в виде ромбов. Ромбы соединяются отрезками прямых с прямоугольниками, которые соответствуют объектам, участвующим в отношении. Существуют несколько типов смысловых отношений.

Если одному экземпляру первого объекта соответствует один и только один экземпляр второго объекта, а одному экземпляру второго объекта - один и только один экземпляр первого объекта, то говорят об отношении типа один-к-одному (1-1) между двумя объектами.

Если одному экземпляру первого объекта могут соответствовать несколько экземпляров второго объекта, а одному экземпляру второго объекта - один и только один экземпляр первого объекта, то речь идет об отношении типа один-ко-многим (1-М).

Если одному экземпляру первого объекта могут соответствовать несколько экземпляров второго объекта, а одному экземпляру второго объекта - несколько экземпляров первого объекта, то говорят об отношении типа многие-ко-многим (М-М).

Для Дома культуры использовала два вида связей объектов: многие-к-одному, многие-ко-многим. Для реализации последней создано отношение Занятие, позволяющее связывать любое количество групп кружка с любым возможным количеством ребят, занимающихся в том или ином кружке.

Остальные связи - типа многие-к-одному. Например, один сотрудник может руководить многими кружками, в одном мероприятии может участвовать несколько ребят (таблица 1)

Таблица 1 -Отношения

Название отношения	Тип отношений	Участвующие объекты
Руководство	1-М	Специалист, кружки
Занятие (Кружок-объект, ребята-объект)	М - М	Кружки, ребята
Участие	1 - М	Мероприятие, ребята

В конце процедуры семантического моделирования получила диаграмму объект/отношение.

1.2 Проектирование базы данных на основе модели типа объект /отношение

К правильным объектам относятся: специалисты, кружок, ребята, занятие и мероприятие.

Каждый правильный тип объекта соответствует некоторому базовому отношению, поэтому наша БД будет содержать 5 базовых отношений: специалисты, кружок, ребята, занятие и мероприятие.

Каждое из этих базовых отношений будет иметь первичный ключ, соответствующий ключам, заданным в диаграмме О/О, - ТН#, НГР#, №#, №п/п#, код мер#.

Все эти факты будут задокументированы с помощью соответствующего набора утверждений на языке определения данных:

1. Выделяем правильные объекты. Им ставятся в соответствие базовые отношения, для каждого из которых определяется первичный ключ. Базовое отношение - это именованная таблица, создаваемая пользователем, причем данные в этой таблице не являются результатом обработки данных из других таблиц. Для БД Дома культуры объекту «Специалист» поставим в соответствие таблицу Специалист с первичным ключом ТН, «Кружок» - таблицу Кружок с первичным ключом НГР, «Ребята» - Ребята (№п/п#), «Мероприятия» - таблицу Мероприятия с первичным ключом код мер#. Это выглядит следующим образом:

Специалисты - Специалисты (т.н#);

Кружок - Кружок (н.гр#);

Ребята - Ребята (№ п/п #);

Мероприятия - Мероприятия (код мер#).

2. Выделила отношения типа многие-ко-многим. Им ставятся в соответствие базовые отношения, для каждого из которых определяются внешние ключи. После этого формируется первичный ключ отношения. Для БД Дома культуры отношению Занятие поставим в соответствие таблицу Занятие с внешними ключами н.гр (для связи с таблицей Кружок) и №п/п (для связи с таблицей Ребята); первичным ключом таблицы будет являться комбинация внешних ключей (н.гр, №п/п). Эти соображения документируются на языке определения данных следующим образом:

Занимаются - Занятие (№#, н.гр#, № п/п #)

PRIMARY KEY (н.гр#, № п/п #,№#)

FOREIGN KEY (н.гр#,) REFERENCES Кружок

ON DELETE NO ACTION

ON UPDATE CASCADE

FOREIGN KEY (№ п/п #) REFERENCES Ребята

ON DELETE NO ACTION

ON UPDATE CASCADE

3. Выделила отношения типа многие-к-одному в которых участвуют только правильные объекты. Это отношения руководят и участвуют. Для них новые базовые отношения не создаются. Но в базовое отношение, соответствующее стороне «многие», добавляется внешний ключ для доступа к базовому отношению, соответствующему стороне «один». В качестве внешнего ключа используется первичный ключ базового отношения стороны «один». В БД Дома культуры для отношения руководят новой таблицы создавать не будем. Но в таблицу Кружок (сторона «многие») добавляется внешний ключ тн для связи с таблицей Специалисты (сторона «один»). Для отношения участвуют новой таблицы создавать не будем. Но в таблицу Ребята (сторона «многие») добавляется внешний ключ код мер для связи с таблицей Мероприятия (сторона «один»). Эти соображения документируются на языке определения данных следующим образом:

Участвуют - Ребята (№ п/п #, код.мер#)

PRIMARY KEY (№ п/п #)

FOREIGN KEY (код.мер#) REFERENCES Мероприятия

ON DELETE NO ACTION

ON UPDATE CASCADE

Руководят - Кружок (н.гр#; т.н #)

PRIMARY KEY (н.гр#)

FOREIGN KEY (т.н #) REFERENCES Специалисты

ON DELETE NO ACTION

ON UPDATE CASCADE

4. Выделяются отношения многие-к-одному, в которых участвуют слабые объекты. Для каждого слабого объекта создается базовое отношение и определяется первичный ключ. Для отношений многие-к-одному новые базовые отношения не создаются, но ставится внешний ключ со стороны «многие» к стороне «один». При указании правил внешних ключей разрешается удаление значений первичных ключей (даже при наличии ссылок на них) вместе с соответствующими значениями внешних ключей. Это означает, что указываются следующие правила:

ON DELETE CASCADE

ON UPDATE CASCADE

На диаграмме «Объект/отношение» для БД Дома культуры слабых объектов нет.

5. Каждому неключевому свойству объектов и отношений во всех созданных базовых отношениях ставится в соответствие неключевой атрибут. В БД Дома культуры добавляются неключевые атрибуты в каждую созданную таблицу.

На основании всех выше приведенных рассуждений получаем следующую структуру фрагмента БД Дома культуры:

Специалисты (т.н#, ФИО, должность, дата рождения, образование, телефон, адрес, паспортные данные, место обучения, данные о выслуге лет, дата поступления на работу);

Кружок (н.гр#, т.н#, вид художественной самодеятельности, количество ребят, возрастные группы);

Ребята (№ п/п #, код мер#, ФИО, телефон, направление, место жительства, дата рождения, пол, количество наград);

Мероприятия (код мер #, дата, название, участники, содержание, ответственные);

Занимаются (№#, н.гр#, № п/п #; Дата, что)

1.3 Описание данных на языке SQL

Сами по себе данные в компьютерной форме не представляют интерес для пользователя, если отсутствуют средства доступа к ним. Доступ осуществляется в виде запросов, которые формулируются на стандартном языке запросов. Сегодня для большинства СУБД таким языком является SQL.

Его появление и развитие как средства описания доступа к базе данных связано с созданием теории реляционных баз данных. Прообраз языка возник в 1970 г. в лаборатории Санта-Тереза фирмы IBM в рамках научно-исследовательского проекта System/R. Сегодня -- это фактический стандарт интерфейса с современными СУБД. Популярность его настолько велика, что разработчики нереляционных СУБД (например, ADABAS) снабжают свои системы SQL-интерфейсом.

Для пользователя представляет интерес не сами операторы языка, а их последовательность, оформленная как единое целое и имеющая смысл с его точки зрения. Каждая такая последовательность операторов языка SQL реализует определенное действие над базой данных. Оно осуществляется за несколько шагов, на каждом из которых над таблицами выполняются определенные действия.

SQL -- это язык запросов, поэтому на нем невозможно написать достаточно сложные прикладные программы, которые работают с базой данных.

База данных Дома культуры может быть представлена в виде программы на языке SQL

Описание таблиц:

CREATE TABLE Специалисты (тн TEXT(4) NOT NULL, ФИО TEXT, Должность TEXT, Дата рождения DATE, Образование TEXT, Телефон TEXT(11), Адрес TEXT, Паспортные данные INTEGER(10), Высшее образование LOGICAL, Данные о выслуге лет DATE, Место учебы TEXT, Дата поступления на работу DATE, PRIMARY KEY (тн));

CREATE TABLE Кружок (н.гр TEXT(3) NOT NULL, тн TEXT(4) NOT NULL, вид художественной самодеятельности TEXT, количество ребят INTEGER(25), PRIMARY KEY (н.гр), FOREIGN KEY (т.н ) REFERENCES Специалисты, ON DELETE NO ACTION ON UPDATE CASCADE));

CREATE TABLE Ребята (№п/п TEXT NOT NULL, код мер TEXT(4) NOT NULL, ФИО TEXT, Телефон TEXT(11), Направление TEXT, Место жительства TEXT, Дата рождения DATE, Адрес TEXT, Пол TEXT , Количество наград INTEGER, PRIMARY KEY ((№п/п), FOREIGN KEY (код мер.) REFERENCES Мероприятия, ON DELETE NO ACTION ON UPDATE CASCADE));

CREATE TABLE Мероприятия (код мер. TEXT(3) NOT NULL, Ответственные TEXT, Содержание TEXT, Участники TEXT, Название TEXT, Дата DATE, PRIMARY KEY (код мер.));

CREATE TABLE Занятие (н.гр TEXT(3) NOT NULL, №п/п TEXT(5) NOT NULL, № TEXT(3) NOT NULL, Дата DATE, Что делали TEXT), PRIMARY KEY (н.гр, № п/п), FOREIGN KEY (н.гр) REFERENCES Кружок, ON DELETE NO ACTION ON UPDATE CASCADE, FOREIGN KEY (№ п/п) REFERENCES Ребята, ON DELETE NO ACTION ON UPDATE CASCADE)).

1.4 Функциональные зависимости и нормализация данных

Весьма серьезную угрозу состоянию целостности БД могут создать функциональные зависимости (ФЗ) между неключевыми атрибутами. Для проверки их наличия и необходимости проведения нормализации отношений следует построить диаграммы ФЗ для каждого отношения.

ФЗ - это связь типа многие к одному между множествами атрибутов внутри данного отношения. Левая часть ФЗ называется детерминантом, а правая часть - зависимой частью.

Цель нормализации отношений - устранение избыточности отношений. Отношение находится в некоторой нормальной форме, если оно удовлетворяет заданному набору условий.

Отношение находится в 1НФ тогда и только тогда, когда отношение содержит только скалярные значения.

Требования к 1НФ:

1. каждое значение любого атрибута реляционной таблицы является скалярным;

2. исходные отношения представлены данными - реляционной таблицей и относящимися к нему условиям целостности данных;

3. в таблицах отсутствуют одинаковые строки;

4. каждый столбец имеет уникальное имя;

5. записи упорядочены явно или неявно;

6. никакой из компонентов первичного ключа не может быть пустым;

7. если определяется первичный ключ, то должны соблюдаться условия ссылочной целостности для внешних ключей.

Предполагаю, что все отношения базы данных строительной фирмы находятся в 1НФ, так как выполнены все требования к 1НФ.

Отношение находится во 2НФ тогда и только тогда, когда оно находится в 1НФ, и каждый неключевой атрибут неприводимо зависим от первичного ключа.

Отношение находится в 3НФ тогда и только тогда, когда все неключевые атрибуты отношения взаимно независимы и полностью зависят от первичного ключа.

Отношение Кружок

В отношении Кружок все атрибуты тривиально зависят от первичного ключа н.гр.

Отношение находится в первой нормальной форме, так как оно содержит только атомарные значения, отсутствуют одинаковые картежи (как следствие первичного ключа).

Н.гр - потенциальный ключ

Рисунок 1

Отношение находится во второй нормальной форме тогда и только тогда, когда отношение находится в первой нормальной форме, и каждый атрибут неприводимо зависим от первичного ключа.

В данном отношении все атрибуты неприводимо зависят от первичного ключа, следовательно, отношение находится во второй нормальной форме.

Отношение находится в третьей нормальной форме, если оно находится во второй нормальной форме, и в нем нет функциональных зависимостей между неключевыми атрибутами. Переменная отношения находится в нормальной форме Бойса--Кодда тогда и только тогда, когда детерминанты всех ее ФЗ являются потенциальными ключами.

Иначе говоря, на диаграмме функциональных зависимостей все стрелки должны начинаться только с элементов, представляющих потенциальные ключи, в соответствии с данным определением, никакие другие стрелки не допускаются.

Данное отношение находится в 1 НФ, 2НФ, 3НФ,НФБК.

Отношение Ребята

В отношении Ребята все атрибуты тривиально зависят от первичного ключа № п/п.

Отношение находится в первой нормальной форме, так как оно содержит только атомарные значения, отсутствуют одинаковые картежи (как следствие первичного ключа).

№ п/п.- потенциальный ключ

Рисунок 2

Отношение находится во второй нормальной форме тогда и только тогда, когда отношение находится в первой нормальной форме, и каждый атрибут неприводимо зависим от первичного ключа.

В данном отношении все атрибуты неприводимо зависят от первичного ключа, следовательно, отношение находится во второй нормальной форме.

Отношение находится в третьей нормальной форме, если оно находится во второй нормальной форме, и каждый неключевой атрибут нетранзитивно зависит от первичного ключа.

В данном отношении есть атрибуты, транзитивно зависимые. Для исключения функциональных зависимостей подобного рода необходимо заменить отношение следующими:

Рисунок 3

После этого каждое отношение будет находиться в третьей нормальной форме.

Переменная отношения находится в нормальной форме Бойса--Кодда тогда и только тогда, когда детерминанты всех ее ФЗ являются потенциальными ключами.

Иначе говоря, на диаграмме функциональных зависимостей все стрелки должны начинаться только с элементов, представляющих потенциальные ключи, в соответствии с данным определением, никакие другие стрелки не допускаются.

Данное отношение находится в НФБК.

Отношение Специалисты

В отношении Сотрудники все атрибуты зависят от первичного ключа ТН.

Отношение находится в первой нормальной форме, так как оно содержит только атомарные значения, отсутствуют одинаковые картежи (как следствие первичного ключа).

ТН - потенциальный ключ

Но при этом, в данном отношении можно выделить и другие функциональные зависимости: от атрибутов Фамилия, Имя, Отчество, зависят атрибуты дата рождения, адрес, телефон, паспортные данные, профессия, данные о выслуге лет, место обучения, дата поступления на работу.

Рисунок 4

Отношение находится во второй нормальной форме.

В данном отношении есть атрибуты, транзитивно зависимые. Для исключения функциональных зависимостей подобного рода необходимо заменить отношение следующими:

Рисунок 5

После этого каждое отношение будет находиться в третьей нормальной форме.

Переменная отношения находится в нормальной форме Бойса--Кодда тогда и только тогда, когда детерминанты всех ее ФЗ являются потенциальными ключами.

Иначе говоря, на диаграмме функциональных зависимостей все стрелки должны начинаться только с элементов, представляющих потенциальные ключи, в соответствии с данным определением, никакие другие стрелки не допускаются.

Данное отношение находится в НФБК.

Отношение Мероприятия

В отношении Мероприятия все атрибуты тривиально зависят от первичного ключа код. мер.

Отношение находится в первой нормальной форме, так как оно содержит только атомарные значения, отсутствуют одинаковые картежи (как следствие первичного ключа).

Код. мер - потенциальный ключ

В данном отношении все атрибуты неприводимо зависят от первичного ключа, следовательно, отношение находится во второй нормальной форме.

В данном отношении атрибуты, нетранзитивно зависят от первичного ключа. Следовательно, отношение находится в 3 НФ

Рисунок 6

Переменная отношения находится в нормальной форме Бойса--Кодда тогда и только тогда, когда детерминанты всех ее ФЗ являются потенциальными ключами.

Данное отношение находится в НФБК.

Отношение Занятие

Это отношение было получено при проведении процесса нормализации.

В отношении Занятие все атрибуты тривиально зависят от первичного ключа №.

Отношения находится в первой нормальной форме, так как оно содержит только атомарные значения, отсутствуют одинаковые картежи (как следствие первичного ключа).

№ - потенциальный ключ

Рисунок 7

В данном отношении все атрибуты неприводимо зависят от первичного ключа, следовательно, отношение находится во второй нормальной форме.

В данном отношении атрибуты, нетранзитивно зависят от первичного ключа. Следовательно, отношение находится в 3 НФ

Переменная отношения находится в нормальной форме Бойса--Кодда тогда и только тогда, когда детерминанты всех ее ФЗ являются потенциальными ключами.

Данное отношение находится в НФБК.

2. Создание таблиц средствами СУБД Access

Таблица - объект, используемый для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа. Таблица содержит поля (столбцы) и записи (строки).

Для своей базы данных создала 6 таблиц. Существуют три способа создания таблиц: с помощью мастера, в режиме таблицы и в режиме конструктора. Для своих таблиц использовала последний метод создания. Для этого выбрала пункт Конструктор таблиц во вкладке Создание ТаблицыПравый щелчок мышиКонструктор. На экране появилось окно конструктора. В верхней части ввела нужные имена полей и типы данных для них. Указала ключевые поля с помощью кнопки в виде ключа с надписью Ключевое поле на панели инструментов. В нижней части окна конструктора в свойствах поля для каждого поля указала свойства: для ключевых полей Индексированное поле - Да (совпадения не допускаются), для внешних полей - Индексированное поле - Да (совпадения допускаются). Сохранила таблицы.

Таблица Специалисты:

Поле ТН (первичный ключ): тип данных - числовой, индексированное поле - Да (совпадения не допускаются).

Поле ФИО: тип данных - текстовый, обязательное поле - да, индексированное поле - да (допускаются совпадения).

Поле Должность: тип данных - текстовый, обязательное поле - да, индексированное поле - да (допускаются совпадения).

Поле Дата рождения: тип данных - текстовый, обязательное поле - да, индексированное поле - да (допускаются совпадения).

Поле Паспортные данные: тип данных - текстовый, обязательное поле - да, индексированное поле - да (совпадения не допускаются).

Поле Текущая дата: тип данных - дата/время, обязательное поле - да, индексированное поле - да (совпадения допускаются).

Поле Адрес: тип данных - текстовый, обязательное поле - да, индексированное поле - да (совпадения допускаются).

Поле Данные о выслуге лет сотрудников: тип данных - текстовый, обязательное поле - да, индексированное поле - да (совпадения допускаются).

Поле Дата поступления на работу: тип данных - дата/время, обязательное поле - да, индексированное поле - да (допускаются совпадения).

Поле Аттестация: тип данных - дата/время, обязательное поле - да, индексированное поле - да (совпадения допускаются).

Поле Высшее образование: тип данных - логический, индексированное поле - да (совпадения допускаются).

Поле Место учебы: тип данных - текстовый, обязательное поле - да, индексированное поле - да (совпадения допускаются).

Поле Служащие Администрации сельсовета: тип данных - логический, индексированное поле - да (совпадения допускаются).

Таблица Ребята:

Поле №п/п сотрудника (первичный ключ): тип данных - числовой, индексированное поле - Да (совпадения не допускаются).

Поле ФИО: тип данных - текстовый, обязательное поле - да, индексированное поле - да (допускаются совпадения).

Поле Телефон, Направление, Место жительства, Дата рождения, Пол, Количество наград: тип данных - текстовый, обязательное поле - да, индексированное поле - да (допускаются совпадения).

Поле код мер (внешний ключ): тип данных - числовой, обязательное поле - да, индексированное поле - да (совпадения допускаются).

Таблица Мероприятия:

Поле код мер (первичный ключ): тип данных - числовой, индексированное поле - Да (совпадения не допускаются).

Поле Участники, Название, Ответственные, Содержание: тип данных - текстовый, обязательное поле - да, индексированное поле - да (совпадения допускаются).

Поле Дата: тип данных - Дата/Время, обязательное поле - да, индексированное поле - да (допускаются совпадения).

Таблица Кружок:

Поле н.гр (первичный ключ): тип данных - числовой, обязательное поле - да, индексированное поле - Да (совпадения не допускаются),.

Поле вид художественной самодеятельности: тип данных - текстовый, обязательное поле - да, индексированное поле - да (допускаются совпадения).

Поле Количество ребят: тип данных - числовой, обязательное поле - да, индексированное поле - да (допускаются совпадения).

Поле тн (внешний ключ): тип данных - числовой, обязательное поле - да, индексированное поле - да (совпадения допускаются).

Таблица Занятие:

Поле № (первичный ключ): тип данных - числовой, индексированное поле - Да (совпадения не допускаются), условие на значение - >0.

Поле н.гр (внешний ключ для связи с таблицей Кружок): тип данных - текстовый, обязательное поле - да, индексированное поле - да (допускаются совпадения).

Поле №п/п внешний ключ для связи с таблицей Ребята)(: тип данных - текстовый, обязательное поле - да, индексированное поле - да (допускаются совпадения).

Поле что делали: тип данных - текстовый, обязательное поле - да, индексированное поле - да (допускаются совпадения).

Поле Дата: тип данных - числовой, обязательное поле - нет, индексированное поле - да (совпадения допускаются).

3. Создание межтабличных связей

Создание связей между таблицами - последний этап проектирования системы таблиц. На этом этапе фактически формируются связи между первичными и внешними ключами, запланированные при конструировании таблиц.

Наличие связей между таблицами позволяет включать данные из нескольких таблиц в запросы, формы и отчёты. Таблицы связываются между собой через ключевые поля.

Для связывания таблиц необходимо воспользоваться командой Схема данных. Открыла окно Схема данных. Появилось диалоговое окно Добавление таблицы. На вкладке Таблицы последовательно выделяла каждую таблицу и добавляла в схему с помощью кнопки Добавить. В окне Схема данных отобразились все таблицы со списками полей.

Затем выбрала пару связанных между собой таблиц. В одной из них должен присутствовать внешний ключ, в другой - первичный ключ, на который он ссылается. Перетащила поле первичного ключа из второй таблицы на поле внешнего ключа первой таблицы. После этого появилось диалоговое окно Изменения связей.

Кроме того, необходимо обеспечить возможность автоматического соблюдения правила ссылочной целостности. Для этого пометила флажком Обеспечение целостности данных и Каскадное обновление связанных записей (рисунок 8).

При нажатии кнопки Создать. Тонкая линия соединит связующие поля двух таблиц. Описанные действия повторяются для всех пар связанных таблиц.

.

Рисунок 8 - Создание связи

Рисунок 9 - Создание связи

Целостность базы данных достигается при выполнении ряда условий. Во-первых, поля совпадения в главной таблице должны быть ключевыми или входить в составной ключ. Во-вторых, они должны иметь одинаковый тип данных. И, наконец, обе таблицы должны входить в одну базу данных. Целостность данных возможна, только если связанные таблицы имеют формат Microsoft Access.

Целостность базы данных накладывает некоторые ограничения на ввод и корректировку информации, которые способствуют правильности ввода данных.

1. Нельзя ввести значение во внешний ключ связанной таблицы, если не существует совпадающий первичный ключ в главной таблице.

2. Запрещается удалять записи в главной таблице, если есть соответствующие записи в связанной таблице.

3. Изменение значения первичного ключа в главной таблице приведет к изменению значений внешнего ключа в связанной таблице.

4. Создание форм

Форма представляет собой служебное окно Microsoft Access, содержащее различные элементы, называемые элементами управления.

Создать форму можно несколькими способами. Для базы данных строительной фирмы создавала формы с помощью мастера форм. Для этого нажимала кнопку Мастер форм во вкладке Создание Формы>Мастер форм. В поле Таблицы и запросы выбираем нужную таблицу. Из области Доступные поля выбираем все поля таблицы с помощью кнопки . Нажимаем кнопку Далее.

В открывшемся диалоговом окне выбираем внешний вид формы. Задаем имя формы. Закрываем созданную форму, щелкнув мышью по символу Ч в правом верхнем углу области формы.

Таким образом было создано 5 форм:

1. Специалисты

2. Кружок

3. Занятие

4. Ребята

5. Мероприятия

Создала поля со списком значений данных для всех внешних ключей, т.к. можно уменьшить количество ошибок при вводе данных, если не печатать их, а выбирать значения из числа возможных. Это особенно важно для задачи обеспечения одного из общих ограничений целостности - правила ссылочной целостности данных. СУБД Access будет автоматически проверять соблюдение пользователем правила ссылочной целостности. При большом количестве записей в таблицах запомнить все имеющиеся значения первичных ключей становится очень трудно.

Существенно облегчить положение может использование комбинированного поля, позволяющего как вводить данные с клавиатуры, так и выбирать их из списка. Чтобы создать комбинированное поле, следует поместить элемент управления поле со списком в форму и через его свойства определить источник, содержащий возможные значения данных. Для таблиц Кружок - Занятие, Кружок - Ребята создала поля со списком.

Подчиненной формой называется форма, которая встраивается в другую форму. При этом форма, которая включает подчиненную форму, называется главной формой. Обычно такие формы применяются для отображения данных из связанных таблиц. Применение подчиненных форм обеспечивает более компактное представление на экране данных из нескольких таблиц, чем использование разных форм для каждой таблицы.

Выбрала таблицы Мероприятия - Ребята. С помощью Мастера форм для таблицы, Мероприятия, соответствующей стороне 1 создала форму с внешним видом в один столбец, а для таблицы Ребята, соответствующей стороне М, форму с внешним видом ленточный. Дальнейшие действия выполняла в режиме Конструктора.

Гиперссылка -- это активная ссылка, которая с помощью одного шага (клика) позволяет перейти на какой-либо документ в Интернете, заданный по умолчанию, или открыть файл (директорию), на который ведет ссылка. Гиперссылка является проводником от вашей базы данных до объекта информации, где бы он ни находился: в вашей базе, документе Office или узле Интернет.

Для связи формы с таблицей с помощью гиперссылки выполним следующее:

- в окне базы данных откроем форму Занятие, в которую необходимо вставить гиперссылку в режиме Конструктора;

- на панели инструментов щелкнем на кнопке Добавление гиперссылки. Появится диалоговое окно Добавление гиперссылки;

- в этом диалоговом окне в области Связать с выберем опцию с объектом в этой базе данных. Появится диалоговое окно с названием Выберите объект в этой базе данных. В нем выбираем объект - форма;

- щелчком мыши на знаке "плюс" открываем список всех форм этой базы данных (аналогично можно открыть список всех форм и запросов этой базы данных);

- в списке форм щелкаем на имени формы Кружок, которую нужно связать с формой, и затем щелкаем на кнопке ОК;

- в верхней части диалогового окна Добавление гиперссылки в поле Текст появится имя формы - Кружок;

- щелкаем на кнопке ОК. Надпись с именем таблицы добавляется в форму;

- перетаскиваем надпись под поле формы Занятие;

- чтобы проверить гиперссылку, переходим в Режим формы;

- щелчком на гиперссылке с именем формы открываем соответствующую форму (форма откроется в режиме Формы);

- закрываем форму Кружок;

- закрываем форму Занятие;

- щелкаем на кнопке Да, когда появится диалоговое окно, запрашивающее, сохранить ли изменения.

Аналогично создаем гиперссылку для связи формы Занятие с таблицей Ребята.

Чтобы создать подсказку, которая выводиться на экран при подведении курсора к гиперссылке, нужно нажать на кнопку Подсказка…, расположенную рядом с полем Текст, после чего на экране появится окно Текст подсказки. В этом окне введите текст Таблица Кружок для первой гиперссылки и Таблица Ребята - для второй гиперссылки, который должен появляться при наведении указателя на гиперссылку.

- Также была создана гиперссылка для связи с текстовым файлом. В таблице Мероприятия в режиме Констуктора вставила гиперссылку, в области Связать с выбрала опцию с имеющимся файлом или Web-страницей, выбрала имя файла лаба 7, с которым связываем данную форму;

Также была создана кнопка, позволяющая из некоторой формы открыть все записи какой-либо другой формы, необходимо выполнить следующие действия. В форме Мероприятия создана кнопка Сведения о ребятах.

Создала кнопку, позволяющую открывать связанные записи, выполните следующие действия.

- Выбрали смысловое отношение типа М-1 на диаграмме «объект-отношение», Форма1-Занятие и Форма2-Ребята;

- Выбрали Форму1 в Области переходов и перешли в режим Конструктора;

- На Ленте выбрали Инструменты конструктора форм/ Конструктор /Элементы управления / Кнопка/ Создание кнопок; в столбце Категория: установили курсор на категорию Работа с формой, в столбце Действия выбрали Открыть форму, щелкнули мышью кнопку Далее;

- Выбрали Форму2; нажали Далее; затем выбрали вариант открытия формы Открыть форму для отобранных записей. Щелкните мышью кнопку Далее.

- Выбрали столбец, соответствующий Форме1, и щелкнули по полю первичного ключа, а в столбце, соответсвующем Форме2, выбрали поле, соответствующее внешнему ключу, и щелкните по нему. Дважды щелкнули левой кнопкой мыши кнопку . В результате в поле Соответствующие поля появляется строка, в которой указаны имена первичного ключа и внешнего ключа, который на него ссылается. Далее;

- Задали текст надписи на кнопке и имя; Готово.

Для того, чтобы создать вычисляемое поле, необходимо выполнить следующие действия.

- Выбрали форму Специалист; в режиме Конструктора вычисляемое поле - Данные о выслуге лет;

- Инструменты конструктора форм > Конструктор > Элементы управления > Поле и щелкнули на месте, отведенном на форме для вычисляемого поля;

- Щелкнули правой кнопкой мыши по полю, нажали на Свойства;

- Перешли на вкладку Данные и выбрали свойство Данные. Щелкнули кнопку и перешлие в Построитель выражений. =DateDiff;[Дата поступления на работу];[Текущая дата]), нажали ОК.

Были созданы два Выключателя, причём выбираем таблицу имеющую поле с типом данных Логический - Высшее образование и служащие Администрации Староандреевского сельсовета.

5. Ограничения целостности базы данных

5.1 Целостность данных

То, что база данных находится в состоянии целостности, означает, что эта база данных корректна, а точнее, не нарушает ни одного ограничения целостности. Иначе говоря, база данных корректна тогда и только тогда, когда удовлетворяет логическому умножению всех известных ограничений.

Аспекты целостности необходимо учитывать как при проектировании базы данных, так и во время ее использования. Это значит, что при проектировании недостаточно правильно задать только структуру данных, следует также указать необходимые ограничения целостности.

5.2 Общие ограничения целостности

Существуют два общих ограничения целостности: правило целостности и правило ссылочной целостности.

Правило целостности утверждает, что среди значений потенциального ключа не должно быть null-значений. Null-значение - это неопределенное, пропущенное значение в столбце.

Согласно правилу ссылочной целостности внешний ключ не должен содержать значения, не содержащиеся в первичном ключе ссылочной таблицы, и null-значения.

Обеспечила возможность автоматического соблюдения правила ссылочной целостности. Для этого пометила флажком Обеспечение целостности данных и Каскадное обновление связанных записей в окне создания связей в базе данных (см. Глава Создание межтабличных связей). Щелкнула на кнопке Создать. Тонкая линия соединила связующие поля двух таблиц. Эта связь будет существовать, пока ее не удалят.

Если таблицы связаны, то изменения в одной из них влияют на данные в другой таблице. Это обеспечивается целостностью базы данных, суть которой состоит в том, что если установлено соответствие записей в связанных таблицах, нельзя произвольно менять или удалять связанные данные.

Целостность базы данных достигается при выполнении ряда условий.

Во-первых, поля совпадения в главной таблице должны быть ключевыми или входить в составной ключ. Для своей базы данных в каждой таблице есть ключевые поля, которые являются внешними для других таблиц, например, поле код мер. является первичным ключом в таблице Мероприятия и внешним ключом в таблице Ребята.

Во-вторых, они должны иметь одинаковый тип данных. Все первичные ключи таблиц имеют тип данных - числовой. Являясь внешними полями в других таблицах - они имеют тип данных - числовой. Это допускается в СУБД.

И, наконец, обе таблицы должны входить в одну базу данных. Целостность данных возможна, только если связанные таблицы имеют формат Microsoft Access.

Целостность базы данных накладывает некоторые ограничения на ввод и корректировку информации, которые способствуют правильности ввода данных.

Нельзя ввести значение во внешний ключ связанной таблицы, если не существует совпадающий первичный ключ в главной таблице. Поэтому для некоторых форм, содержащих данные из других таблиц, базы данных создала поля со списком. С помощью них можно уменьшить количество ошибок при вводе данных, если не печатать их, а выбирать значения из числа возможных.

Для формы Ребята: создала поле со списком, выводящее пол ребёнка с помощью мастера подстановок. Для этого открыла форму Ребята в режиме конструктора, удалила поле Пол. После этого на панели элементов управления выбрала элемент Поле со списком и перетащила его на форму, при включённом Мастере. После этого появилось диалоговое окно, в котором будет введен фиксированный набор значений. Ввела два столбца - мужской и женский. Сохранила в поле пол, задала подпись и нажала на Готово. Таким же образом создала поле со списком для № п/п, н.гр, ТН Фамилия.

5.3 Частные ограничения целостности

Частные ограничения целостности распространяются только на некоторые таблицы созданной базы данных и отражают специфику ее предметной области.

Для базы данных строительной фирмы создала частные ограничения.

Сначала создала запрет незаполненных полей. В некоторых таблицах существуют поля, которые должны быть обязательно заполнены, хотя они и не являются потенциальными или внешними ключами. Для того, чтобы программа MS Access автоматически контролировала наличие записи в каждой ячейке нужно столбца таблицы были выполнены следующие действия в режиме Конструктора таблиц:

Щелкнула по таблице Специалисты в Области переходов правой кнопкой мыши и выбрала из раскрывшегося контекстного меню пункт Конструктор.

Выбрала в Конструкторе поле Должность, которое обязательно должно быть заполнено и задайте в свойстве Обязательное поле значение Да. Теперь MS Access будет автоматически проверять выполнение свойства Обязательное поле при каждом добавлении новой записи или исправлении поля в уже имеющейся записи. Таким же образом установила запрет незаполненных полей в таблице Кружок на поле вид художественной самодеятельности, в таблице Занятие - что делали, в таблице Ребята - направление, в таблице Мероприятие - дата, название, содержание, ответственные, участники.

Предотвратили дублирование вводимых значений. Для этого выбрали таблицу Специалисты в Области переходов, щелкнули по этой ссылке правой кнопкой мыши и перешли в режим Конструктора таблиц. Выбрали поле «Паспортные данные», которое не должно содержать повторяющиеся значение, и задали в свойстве Индексированное поле значение Да (Совпадения не допускаются). Access будет автоматически проверять уникальность значений в нужном поле таблицы в результате выполнения этих действий.

Следующий способ частного ограничения целостности: контроль данных через элементы управления форм

Применим функцию Len , которая возвращает число символов в строке.

Для этого перейдем в форму Специалисты в режиме Конструктора, выбираем поле - Паспортные данные; щелкаем на кнопке Свойства, в построителе определяем аргументы: Len([Паспортные данные])=10. В сообщение об ошибке вводим:

Паспортные данные содержат 10 цифр!

Применим функцию количественные значения, для этого: выполним следующие действия: выделим форму Кружок и щелкнем на кнопке Конструктор, в Свойствах выбрали Условие на значение. В построителе выражений:

В области Категории выражений выбрали [Количество ребят] щелкнули левой кнопкой мыши, в Элементах выражения выбрали Операторы сравнения, нажали на ? В Построителе ввели значение, равное 15

щелкаем в поле свойства Сообщение об ошибке, чтобы поместить в него курсор и вводим:

Количество ребят не должно превышать 15 человек!

Применим функцию Between для таблицы Ребята.

Синтаксис:

Between 3 And 15, в условии отбора поля [Количество наград] в запросе, содержащем данные о количестве наград ребят, будут выделены записи о наградах ребят.

- Выбираем форму Ребята, переходим в режим конструктора, устанавливаем курсор на поле количество наград;

В Окне свойств выбрали Условие на значение. Щелкнули по появившейся кнопке и перешли в окно Построитель выражений, задаем Between 3 And 15;

нажимаем на ОК;

щелкаем в поле свойства Сообщение об ошибке, чтобы поместить в него курсор и вводим:

Количество наград ребят оценивается по шкале от 3 до 5

Применим функцию DateDiff, которая возвращает число дней (месяцев, лет, кварталов, часов, минут) в интервале между двумя заданными датами.

В форме Специалисты переходим в режим Конструктор, в поле Данные о выслуге лет левой кнопкой мыши щелкаем на кнопке Свойства, в Окне свойств выбрали Условие на значение. Щелкнули по появившейся кнопке и перешли в окно Построитель выражений, в области Элементы выражений выбрали Функции щелкнули левой кнопкой мыши, выбрали из списка Встроенные функции, в области Значения выражений выбрали Date Diff. Далее определяем аргументы: =DateDiff('yyyy';[Дата поступления на работу];[Текущая дата]; firstweekday»";"«firstweek»"). Нажимаем на ОК

В поле свойства Сообщение об ошибке:

Указать стаж работы (дата поступления на работу - текущая дата)!

Применим функцию DateAdd , которая позволяет формировать дату, отстоящую от указанной на заданное количество дней, месяцев, лет.

Для этого выполним следующие действия:

Выделим форму Специалисты и щелкнем на кнопке Конструктор, нажимаем левым щелчком мыши на поле Аттестация и переходим в Свйства. В Окне свойств выбрали Условие на значение. Щелкнули по появившейся кнопке и перешли в окно Построитель выражений, в области Элементы выражений выбрали Функции щелкнули левой кнопкой мыши, выбрали из списка Встроенные функции, в области Значения выражений выбрали Date Add. Далее определяем аргументы: DateAdd('yyyy';+10;[Дата приёма на работу];"«firstweekday»";"«firstweek»"). В поле свойства Сообщение об ошибке вводим:

Аттестация проводится через 10 лет с даты поступления на работу!

Функция Date

Возвращает текущую системную дату. Применим функцию, для этого выполним следующие действия:

Перейдем в форму Занятие и щелкнем на кнопке в режиме Конструктор, щелкаем на кнопке Свойства, в Окне свойств выбрали Условие на значение. Щелкнули по появившейся кнопке и перешли в окно Построитель выражений, в области Элементы выражений выбрали Функции щелкнули левой кнопкой мыши, выбрали из списка Встроенные функции, в области Значения выражений выбрали Date().Нажимаем на ОК. В поле свойства Сообщение об ошибке вводим: Введите текущую дату!

То же самое проделали в таблице Специалисты для поля Текущая дата и Дата поступления на работу, в таблице Мероприятия - Дата.

Создали одно поле со списком значений (мужской и женский) в режиме Конструктора форм с помощью Мастера создания полей со списком.

6. Вопросы надежности взаимодействия

6.1 Изменение последовательности перехода

Для того, чтобы пользователю было удобно заполнять форму и чтобы при заполнении было меньше ошибок изменила последовательность перехода в формах. Для этого открыла форму в режиме конструктора, вызвала контекстное меню формы и выбрала пункт Переходы. Выделила нужную строку и перетащила в необходимое место - в начало или конец списка. Тем самым определила, какие пола будут заполняться в самом начале, а какие - в конце (см. Рисунок 10).

Рисунок 10 - Последовательность перехода

Для формы Занятие указала: №, №п/п, н.гр, дата, что делали.

Для формы Кружок указала: н.гр, ТН, вид художественной самодеятельности, количество ребят, возрастные группы.

Для формы Ребята указала: № п/п, ФИО, дата рождения, место жительства, телефон, направление, пол, количество наград.

Для формы Мероприятия указала: № код. мер, название, дата, содержание, участники, ответственные.

Установка значения по умолчанию

Значения по умолчанию устанавливала в свойствах полей во вкладке Данные.

В форме Ребята для поля место жительства указала значение по умолчанию «село Старая Андреевка», а для поля телефон значение «5», в форме Специалисты - должность: сотрудник БДЦ

6.2 Введение всплывающей подсказки

Всплывающие подсказки ввела для названий полей форм и для всех кнопок в формах. Для этого выделяла нужный элемент формы и во вкладке Другие страницы свойств данного элемента вводила текст подсказки.

Форма Занятия:

Для поля № занятия: «Введите номер занятия»

Форма Ребята:

Для поля ФИО - «Введите ФИО в виде Иванов Иван Иванович»,

Форма Мероприятия:

Для поля Ответственные - «Введите ФИО ответственного мероприятия»

Форма Специалисты

Для поля Место обучения - «Введите место учебы того или иного работника»

2. Создание отчетов

Отчет - объект, предназначенный для создания документа. Отчет можно просмотреть на экране, отпечатать и при необходимости включить в документ другого приложения.

В MS Access можно создавать отчеты различными способами:

- полностью автоматически средствами самой СУБД;

- с помощью Мастера отчетов;

- в режиме Конструктора

Для базы данных Дома культуры создала четыре отчёта. Один отчёт создала с помощью мастера отчётов, остальные - в режиме конструктора.

Создала простой отчета выполнила следующие действия (документ Докладная записка).

Мастер отчетов позволяет создавать отчеты с группировкой записей и представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает несколько стилей его оформления. Создание табличных документов значительно упрощается при выборе макета табличный.

Для создания отчета необходимо в Области переходов выбрала таблицу Специалисты, который должен служить источником данных для отчета, установила на этот объект курсор, не открывая самого объекта, и с помощью Ленты перейти Создание>Отчеты>Мастер отчетов.

Отчет, созданный с помощью Мастера отчетов доработан в режиме Конструктора. Данный документ носит название Список. Таким же образом создала документ Приказ.

Отчет Докладная записка №2.

Данный отчёт создан путем добавления готовых фрагментов документов из файлов MS Word. Для этого были выполнены следующие действия:

- Отрегулировала размеры рабочего поля документа Word в соответствии с заданными полями страницы Access.

- Выбрала Конструктор>Элементы управления>Свободная рамка объекта.

- Задайла положение вставляемого фрагмента текста, растянула рамку на всю ширину рабочего поля документа

- Установила выключатель в положение Создать из файла

- Нажала кнопку Обзор и задала путь к файлу, содержащему необходимый документ. Щелкните ОК.

- Щелкнула область, содержащую вставленный текст, правой кнопкой мыши и выбрала в контекстном меню пункт Свойства

- На вкладке Макет выбрала свойство Установка размера; выбрала из раскрывающегося списка значение По размеру рамки.

- Отрегулировала размеры сформированной свободной рамки объекта.

- Щелкнула на свободном поле объекта. Перешла в режим Предварительного просмотра.

3. Создание макросов

В Microsoft Access многие процедуры выполняются автоматически. Так, например, мастера форм, таблиц или отчетов выполняют последовательность шагов, необходимую для создания объекта. Одним из способов автоматизации заданной последовательности действий является создание макроса. Макрос содержит список команд Microsoft Access, которые выполняются одна за другой.

Для курсовой работы создала макросы.

Создала макрос, открывающий форму и макрос, открывающий связанные записи.

Макрос представляет собой список команд Microsoft Access, которые выполняются одна за другой.

Создала макрос, открывающий форму и позволяющий сразу перейти к последней строке. Для этого выполнила следующие действия.

Выбрала таблицы Занятие - ребята, связанных на диаграмме «Объект/отношение» смысловым отношением типа М-1. Выбрала на ленте Создание > Макросы и код > Макрос. Добавила первую макрокоманду. Для этого выбрала из раскрывающегося списка Добавьте новую макрокоманду макрокоманду Открыть Форму. В открывшемся окне с названием, сформированным по имени макрокоманды, заполнила необходимые поля: имя формы, режим Только чтение.

Добавила новую макрокоманду На Запись. В открывшемся окне указала тип объекта Форма, имя формы Занятие, запись Последняя. Щелкнула на Ленте Сервис > Выполнить и запустила созданный макрос на выполнение, предварительно сохранив его.

Создала кнопку для работы с созданным макросом. Для этого: Открыла в режиме > форму, соответствующую стороне 1- Ребята. На Ленте выбрала Инструменты конструктора форм > Конструктор > Элементы управления > Кнопка. Щелкнула по кнопке Кнопка, установила курсор на место, предназначенное для кнопки, и щелкнула левой кнопкой мыши. Появляется окно Создание кнопок. В столбце Категория: установила курсор на категорию Разное. В столбце Действия выбрала Выполнить макрос. Щелкнула мышью кнопку Далее. Выбрала макрос, выполняемый нажатием данной кнопки. Нажала Далее. Указала текст, который необходим разместить на кнопке - Открытие формы для чтения. Задала имя для кнопки и нажала Готово.