Анализ, оценка и выбор систем электронного документооборота

создание единого информационного пространства для ввода, обработки, анализа, хранения документов;

автоматизация и повышение эффективности работы сотрудников подразделений КП № 11 ОУиИТ;

увеличение скорости прохождения документов как между объектами КП № 11 ОУИИТ, так и внутри каждого объекта;

создание предпосылок для организации электронного документооборота органов КП № 11 КП № 11 ОУиИТ с федеральными органами власти.

Характеристика объекта автоматизации

Примерный состав объектов КП № 11 ОУиИТ, участвующих в создании единой и открытой для будущих усовершенствований информационно-технологической среды, обеспечивающей эффективную взаимосвязанную работу КП № 11 ОУиИТ, приведен в следующей таблице.

Сведения об условиях эксплуатации и характеристики программно-аппаратных средств объектов КП № 11 ОУиИТ приведены в следующей таблице.

Требования к Системе

Требования к Системе в целом

Требования по патентной чистоте

Программное обеспечение Системы должны быть свободным от возможности предъявления основанных на промышленной, интеллектуальной или другой собственности любых прав и притязаний третьих лиц.

Программные изделия (компоненты Системы) должны обладать патентной чистотой на территории России.

Требования к стандартизации, унификации

Комплексы Системы должны обеспечивать сопряжение с комплексом, обеспечивающим автоматизацию делопроизводства Департамента образования г. Москвы.

В клиентской части сетевые варианты комплексов Системы должны функционировать под управлением операционной системы Windows.

Программные средства Системы должны соответствовать соглашениям и стандартам, имеющимся в Windows, в части работы с клавиатурой, отображения информации на экране, вызова справочной информации, организации пользовательского интерфейса и т.п.

Для исключения избыточности технологических процедур при выполнении функций системы следует единообразно реализовать общие для всех функций процедуры.

Должен быть обеспечен удаленный доступ к документальной информации через системы телекоммуникаций, а также и через Интернет.

Требования к функциям (задачам), выполняемым Системой

Требования к делопроизводственным функциям

Система должна обеспечивать автоматизацию следующих делопроизводственных функций:

централизованная, децентрализованная или смешанная регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением электронной версии документа на рассмотрение руководству и в структурные подразделения;

регистрация всей исходящей корреспонденции и внутренних документов;

регистрация движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов;

поиск документов по любому набору реквизитов регистрационно-контрольной карточки (РКК), в том числе контекстный поиск как по РКК, так и по тексту самого документа;

получение статистических отчетов по документообороту;

учет движения оригиналов (в том числе экземпляров) и копий документов;

хранение электронных образов документов произвольного формата;

отправка документов, формирование реестров рассылки для экспедиции или отправка документов по электронной почте;

работа с взаимосвязанными документами, образование гипертекстовой сети зарегистрированных документов;

регламентация прав доступа к документальной информации и определение набора допустимых для конкретного пользователя делопроизводственных функций.

Требования к функциям контроля исполнения

Для обеспечения контроля исполнительской дисциплины Система должна обеспечивать автоматизацию следующих функций:

регистрация для каждого документа последовательного списка уточняющих резолюций при прохождении его по уровням иерархии управления, с указанием сроков и исполнителей;

автоматическое формирование на каждом рабочем месте индивидуального списка документов, поручения по которым были получены «сверху», и индивидуального списка документов, поручения по которым были выданы «вниз»;

получение справок упреждающего контроля, т.е. формирование списков документов, по которым срок исполнения резолюций истекает завтра (через три дня, и т.д.);

автоматическая визуальная сигнализация о документах, по которым сроки исполнения резолюций просрочены;

получение различных справок по состоянию исполнительской дисциплины и имевшим место нарушениям.

Требования к поддержке процессов разработки и согласования документов

Система должна поддерживать работу над проектами документов, включая:

поддержку версий документов;

обеспечение процесса визирования документа его разработчиками;

обеспечение процесса согласования (визирования) докумерта ответственными лицами;

обеспечение процесса утверждения документа или возврата его на доработку;

возможность интеграции со средствами организации коллективной работы над документами.

Требования к обеспечению работы сотрудников территориально удаленных подразделений

Для обеспечения функционирования территориально удаленных структурных подразделений, а также возможности доступа к информации в Системе со стороны вышестоящих и контролирующих органов Система должна обеспечивать:

возможность работы пользователя Системы в удаленном режиме с центральной базой данных;

возможность организации веб-сервера делопроизводства, обеспечивающего простой доступ к данным о документах и самим документам с любого локального или удаленного компьютера через сеть Интернет в соответствии с предоставляемыми правами доступа.

Требования к поддержке электронного документооборота между органами власти

Для реализации электронного документооборота между органами КП № 11 ОУиИТ, а также с вышестоящими и другими органами власти Система должна обеспечивать автоматизацию следующих функций:

отправка исходящей корреспонденции средствами электронной почты, встроенной в Систему, и/или через Центры обмена данными;

обеспечение достоверности передаваемой по линиям связи информации средствами шифрования и/или электронно-цифровой подписи;

формирование и отправка служебной информации (паспорта документа), содержащей настраиваемый перечень значений реквизитов РКК передаваемого исходящего документа;

отправка электронного образа документа (файлов любого формата);

автоматизированная регистрация поступившего по линиям связи документа на основании реквизитов паспорта документа и файлов документа;

автоматическая отправка уведомления корреспонденту о регистрации поступившего документа с указанием даты, времени и присвоенного входящему документу регистрационного номера.

Требования к возможностям настройки Системы

Система должна обеспечивать гибкие возможности настройки на особенности организационной структуры учреждения и процессов работы с документами, в том числе обеспечивать:

возможности настройки словарей (справочников) Системы;

возможности настройки набора видов документов, в том числе создания средствами администратора Системы новых видов документов и изменение реквизитного состава их РКК;

гибкие возможности настройки прав пользователей Системы, в том числе возможности для делопроизводственного персонала осуществлять ввод информации за специалистов руководящего состава;

возможности настройки обмена электронными документами.

Требования к механизмам интеграции Системы с другими приложениями

Для обеспечения возможностей интеграции с другими информационными системами организации Система должна обеспечивать:

доступ к хранимым Системой данным через API-интерфейс;

поддержку стандарта ODMA для хранения и поиска файлов документов;

возможность хранения файлов документов произвольных типов;

возможность интеграции с порталом КП № 11 КП № 11 ОУиИТв части

публикации на портале публичных документов КП № 11 ОУиИТ;

приема и регистрации обращений граждан и организаций, поданных посредством портала.

Требования к видам обеспечения

Информационное, программное, техническое, лингвистическое и организационное обеспечение должно обеспечивать реализацию следующих принципов:

Функциональная масштабируемость. Ввод в действие возможен на одном рабочем месте с дальнейшим, при необходимости, неограниченным наращиванием количества рабочих мест без потери накопленной информации в базе данных для конкретной организации.

Территориальная масштабируемость.

Ввод в действие на неограниченном числе организаций.

Корпоративность.

Обеспечение прозрачного доступа пользователя (в соответствии с предоставленными правами) к документам и к информации об их исполнении в других органах КП № 11 ОУиИТ.

Гибкость.

Отсутствие необходимости переналадки Системы при структурной реорганизации учреждения. Совершенствование управленческих процессов не должно приводить к остановке Системы.

Открытость.

Наличие интерфейсов прикладного программирования, позволяющих заказчику создавать новые приложения и организовывать обмен данными с собственными системами.

Защищенность.

Наличие ранжирования доступа к базам данных, а также криптографических средств шифрования и электронно-цифровой подписи.

Распределенность.

Обеспечение удаленного доступа к документальной информации через системы телекоммуникаций, а также и через Интернет.

Размещено на Allbest.ru