Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Опыт применения информационных технологий для построения прикладных систем обработки данных показывает, что самым эффективным инструментом здесь являются системы управления базами данных (СУБД, англ. DBMS - DataBaseManagementSystem).

Потоки информации, циркулирующие в мире, которые нас окружают, огромны. Во времени они имеют тенденцию к увеличению. Поэтому в любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Некоторые организации используют для этого шкафы с папками, но большинство предпочитают компьютеризированные способы - базы данных, позволяющие эффективно хранить, структурировать и систематизировать большие объемы данных. И уже сегодня без баз данных невозможно представить работу большинства финансовых, промышленных, торговых и прочих организаций. Не будь баз данных, они бы просто захлебнулись в информационной лавине.

Существует много веских причин перевода существующей информации на компьютерную основу. Сейчас стоимость хранения информации в файлах на компьютере дешевле, чем на бумаге. Базы данных позволяют хранить, структурировать информацию и извлекать оптимальным для пользователя образом.

Для использования столь огромных объемов хранимой информации, помимо развития системных устройств, средств передачи данных, памяти необходимы средства обеспечения диалога «человек-компьютер», которые позволяют пользователю вводить запросы, читать файлы, модифицировать хранимые данные, добавлять новые данные или принимать решения на основании хранимых данных.

Для обеспечения этих функций созданы специализированные средства - системы управления базами данных (СУБД). Современные СУБД - многопользовательские системы управления базой данных, которые специализируется на управлении массивом информации одним или множеством одновременно работающих пользователей.

Наращивание экономической и статической информации происходит ежедневно и ежесекундно. Если раньше, в связи с недостаточной компьютеризацией экономики, информации в электронном виде было очень мало, то сегодня это уже обычное дело. В связи с этим возникает новая проблема - поиск и отбор нужной информации среди того океана данных, которые мы можем сегодня наблюдать в Интернете и локальных корпоративных сетях. Поэтому правильная организация наращивания экономической и статической информации для дальнейшего её быстрого извлечения и эффективного использования - очень актуальная тема сегодня.

При осуществлении деятельности сотрудниками почтовых отделений возникают актуальные вопросы, которые требуют решения:

- сократить время поиска информации подпискам;

- сократить время на получение отчетов;

- повысить скорость на подготовку и печать приказов по предприятию;

- повысить достоверность требуемой информации.

Без применения средств автоматизации, справиться с данной проблемой сложно.

Изложенные выше обстоятельства определяют актуальность и обусловили выбор темы данного исследования

Цель данной работы рассмотреть вопрос автоматизации работы служащего на примере АО «Казпочта».

Для достижения указанной цели были поставлены задачи:

- изучить современного состояния баз данных, их оценка и определение тенденций развития;

- выявить технологические и организационно-методические особенности при разработке баз данных.

- осуществить сбор необходимой информации для дальнейшей разработки и функционирования базы данных.

- построить информационно-логическую модель АРМ служащего почты.

- провести анализ информационных потоков на предприятии.

- разработать базу данных и программный продукт.

- оценить степень эффективности использования данной программы для предприятия;

- разработать предложения по совершенствованию управленческого учета на основе компьютерных технологий.

Объектом исследования является организация автоматизации управленческих задач в АО Казпочта.

Предметом исследования является ведение баз данных.

Теоретическую и методологическую основу исследования составляют основные положения и закономерности, изложенные в трудах отечественных и зарубежных авторов, связанные с рассматриваемой проблемой.

В качестве правового и информационного обеспечения служат законодательные, нормативные и правовые акты, стандарты, инструктивные и другие регламентирующие документы в области разработки Баз данных.

Методы исследования:

В самом начале работы над проектом, был проведен сбор всех необходимых данных о предметной области, о самом предприятии, о деятельности отдела кадров, взаимодействии отдела с другими подразделениями. Все данные были проработаны и добавлены по мере необходимости. Также были проведены беседы с ведущими специалистами отдела кадров, анализ документооборота происходящего в отделе.

Для построения информационно-логической модели использован реляционный подход. Эта модель полностью независима от физической среды хранения данных. Были применены методы объектно-ориентированного программирования и средства быстрого создания приложений. Повышение экономической эффективности работы отдела в результате автоматизации деятельности оператора.

Научная новизна работы заключается в проектировании АРМ служащего почты как отдельной единицы, с учетом всех требований к локальной версии.

Разработанное программное обеспечение заменяет существующею базу и полностью соответствует всем требованиям.

Практическая ценность:

Программа АРМ служащего почты - автоматизирует учет подписки на газеты и журналы в АО Казпочта. Программа служит для эффективной и быстрой работы с информацией о подписках, а также для автоматического составления отчетов на основе информации базы данных. Данная программа позволяет значительно повысить скорость и эффективность работы при типичных операциях.

Преимущества использования программы особенно велики для данного предприятия, так как численность подписчиков довольна высока. Благодаря автоматизации документооборота экономится время сотрудников предприятия. Разработанная программа существенно снизила нагрузку при обработке информации, оформления необходимой документации.

Дипломная работа состоит из введения, трех разделов, заключения, списка использованных источников и приложений.

В первой главе описывается основные тенденции информационных технологий и развития баз данных, использование различных отечественных и импортных программ, а также проектирование автоматизированных систем складского учета.

Во вторую главу включены разделы, где дана краткая характеристика предприятия и анализ предметной области, приведен алгоритм решения разработки информационной системы, описано проектирование информационного обеспечения базы данных и его структуры

В третью главу включены разделы, где рассмотрено программное обеспечение, назначение разрабатываемой базы данных, функциональная блок-схема и исходный текст программы, приведены результаты исследовательских и экспериментальных расчетов разработанной базы данных, дана оценка экономической эффективности работы и обоснование расчетов стоимости и окупаемости разработанной программы

В Заключении дается общая оценка выполненной работы, и приводятся предложения для практической реализации.

В Приложении приведена общая блок- схема АРМ и графическая часть.

1. Теоретические аспекты разработки информационных систем почтовой связи

почта данные программа автоматизированный

1.1 Аналитический обзор современного состояния существующих подходов к разработке информационных систем почтовой связи

Веками человечество накапливало знания, навыки работы, сведения об окружающем мире, другими словами - собирало информацию. Вначале информация передавалась из поколения в поколение в виде преданий и устных рассказов. Возникновение и развитие книжного дела позволило передавать и хранить информацию в более надежном письменном виде. Открытия в области электричества привели к появлению телеграфа, телефона, радио, телевидения - средств, позволяющих оперативно передавать и накапливать информацию. Развитие прогресса обусловило резкий рост информации, в связи с чем, вопрос о ее сохранении и переработке становился год от года острее. С появлением вычислительной техники значительно упростились способы хранения, а главное, обработки информации. Развитие вычислительной техники на базе микропроцессоров приводит к совершенствованию компьютеров и программного обеспечения. Появляются программы, способные обработать большие потоки информации. С помощью таких программ создаются информационные системы. Целью любой информационной системы является обработка данных об объектах и явлениях реального мира и предоставление человеку нужной информации о них.[11].

Если мы рассмотрим совокупность некоторых объектов, то сможем выделить объекты, обладающие одинаковыми свойствами. Такие объекты выделяют в отдельные классы. Внутри выделенного класса объекты можно упорядочивать как по общим правилам классифицирования, например по алфавиту, так и по некоторым конкретным общим признакам, например по цвету или материалу. Группировка объектов по определенным признакам значительно облегчает поиск и отбор информации. Все эти сведения накапливаются в совокупности файлов называемой базой данных, а для управления этими файлами создаются специальные программы - системы управления базами данных (СУБД).[10].

Информационные системы (ИС) можно условно разделить на фактографические и документальные.

В фактографических ИС регистрируются факты - конкретные значения данных (атрибутов) об объектах реального мира. Основная идея таких систем заключается в том, что все сведения об объектах (фамилии людей и названия предметов, числа, даты) сообщаются компьютеру в каком-то заранее обусловленном формате (например дата - в виде комбинации ДД.ММ.ГГГГ). Информация, с которой работает фактографическая ИС, имеет четкую структуру, позволяющую машине отличать одно данное от другого, например фамилию от должности человека, дату рождения от роста и т.п. Поэтому фактографическая система способна давать однозначные ответы на поставленные вопросы.

Документальные ИС обслуживают принципиально иной класс задач, которые не предполагают однозначного ответа на поставленный вопрос. Базу данных таких систем образует совокупность неструктурированных текстовых документов (статьи, книги, рефераты и т.д.) и графических объектов, снабженная тем или иным формализованным аппаратом поиска. Цель системы, как правило, - выдать в ответ на запрос пользователя список документов или объектов, в какой-то мере удовлетворяющих сформулированным в запросе условиям.

Указанная классификация ИС в известной мере устарела, так как современные фактографические системы часто работают с неструктурированными блоками информации (текстами, графикой, звуком, видео), снабженными структурированными описателями. При известных факторах фактографическая система может превратиться в документальную (и наоборот).[1,11].

Для систем обработки экономической и статистической информации больше подходят фактографические ИС, которые используются буквально во всех сферах человеческой деятельности.

Понятие базы данных.

Существует хорошо известное, но трудно реализуемое на практике понятие базы данных как большого по объему хранилища, в которое организация помещает все необходимые ей данные и из которого различные пользователи могут эти данные получать. Устройства памяти, в которых хранятся все данные, могут быть расположены в одном или нескольких местах; в последнем случае они должны быть связаны средствами передачи данных. К данным должны иметь доступ программы.

Действительно, большинство существующих на сегодняшний день баз данных предназначено для ограниченного ряда приложений. Часто на одном компьютере создается несколько баз данных. Со временем базы данных, предназначенные для реализации отдельных родственных функций, можно будет объединить, если такое объединение будет способствовать увеличению эффективности и интенсивности использования всей системы.

Базу данных можно определить как совокупность взаимосвязанных хранящихся вместе данных при наличии такой минимальной избыточности, которая допускает их использование оптимальным образом для одного или нескольких приложений; данные запоминаются так, чтобы они были независимы от программ, использующих эти данные; для добавления новых или модификации существующих данных, а также для поиска данных в базе данных применяется общий управляемый способ. [1,12].

Говорят, что система содержит совокупность баз данных, если эти базы данных структурно полностью самостоятельны. В системах с простой организацией данных для каждого приложения создается своя совокупность записей. Назначение базы данных заключается в том, чтобы одну и ту же совокупность данных можно было использовать для максимально возможного числа приложений. Исходя из этого, базу данных часто разрабатывают в качестве хранилища такой информации, необходимость в котором возникает в процессе выполнения определенных функций на заводе, правительственном учреждении или какой-либо другойорганизации. Такая база данных должна обеспечивать возможность не только получения информации, но также постоянной ее модификации, необходимой для процессов управления в данной организации, может оказаться, что для получения информации для целей планирования или ответов на вопросы потребуется осуществлять поиск в базе данных. Совокупностью данных могут пользоваться несколько ведомств независимо от того, имеются ли при этом между ними ведомственные барьеры.[12].

База данных может разрабатываться для пакетной обработки данных, обработки в реальном времени или оперативной обработки (в этом случае обработка каждого запроса завершается к определенному моменту времени, но при этом на время обработки не накладывается жестких ограничений, существующих в системах реального времени). Во многих базах данных предусмотрена совокупность этих методов обработки, а во многих системах с базами данных обслуживание терминалов в реальном времени происходит одновременно с пакетной обработкой данных.[2].

Большая часть дисковых или ленточных библиотек, которые существовали до использования средств управления базами данных, содержали большое количество повторяющейся информации. При запоминании многих элементов данных допускалась избыточность, так как на носители информации для различных целей записывались одни и те же данные и, кроме того, хранились различные варианты модификаций одних и тех же данных. База данных предоставляет возможность в значительной степени избавиться от такой избыточности. Базу данных иногда определяют как неизбыточную совокупность элементов данных. Однако в действительности для уменьшения времени доступа к данным или упрощения способов адресации во многих базах данных избыточность в незначительной степени присутствует. Некоторые записи повторяются для того, чтобы обеспечить возможность восстановления данных при их случайной потере. Чтобы база данных была неизбыточной и удовлетворяла другим требованиям, приходится идти на компромисс. В этом случае говорят об управляемой, или минимальной, избыточности или о том, что хорошо разработанная база данных свободна от излишней избыточности.

Неуправляемая избыточность имеет несколько недостатков. Во-первых, хранение нескольких копий данных приводит к дополнительным затратам. Во-вторых, при обновлении, по крайней мере, нескольких избыточных копий необходимо выполнять многократные операции обновления. Избыточность поэтому обходится значительно дороже в тех случаях, когда при обработке файлов обновляется большое количество информации или, что еще хуже, часто вводятся новые элементы или уничтожаются старые. В-третьих, вследствие того, что различные копии данных могут соответствовать различным стадиям обновления, информация, выдаваемая системой, может быть противоречивой.[12].

Если не использовать базы данных, то при обработке большого количества информации появится так много избыточных данных, что фактически станет невозможным сохранять их все на одном и том же уровне обновления. Очень часто пользователи обнаруживают явные противоречия в данных и поэтому испытывают недоверие к полученной от компьютера информации. Невозможность хранения избыточных данных на одинаковом уровне обновления является основным препятствием в обработке данных с помощью компьютера.

Одной из наиболее важных характеристик большинства баз данных является их постоянное изменение и расширение. По мере добавления новых типов данных или при появлении новых приложений должна быть обеспечена возможность быстрого изменения структуры базы данных. Реорганизация базы данных должна осуществляться по возможности без перезаписи прикладных программ и в целом вызывать минимальное количество преобразований. Простота изменения базы данных может оказать большое влияние на развитие приложений баз данных в управлении производством.[10].

О независимости данных часто говорят как об одном из основных свойств базы данных. Под этим подразумевается независимость данных и использующих их прикладных программ друг от друга в том смысле, что изменение одних не приводит к изменению других. В частности, прикладной программист изолирован от влияния изменений данных и их организации, а также от изменения характеристик физических устройств, на которых они хранятся. В действительности же полностью независимыми данные бывают так же редко, как и полностью неизбыточными. Как мы увидим ниже, независимость данных определяется с различных точек зрения. Сведения, которыми должен располагать программист для доступа к данным, различны для различных баз данных. Тем не менее, независимость данных--это одна из основных причин использования систем управления базами данных.

В том случае, когда один набор элементов данных используется для многих приложений, между элементами этого набора устанавливается множество различных взаимосвязей, необходимых для соответствующих прикладных программ. Организация базы данных в значительной степени зависит от реализации взаимосвязей между элементами данных и записями, а также от того, как и где эти данные хранятся. В базе данных, используемой многими приложениями, должны быть установлены многочисленные промежуточные взаимосвязи между элементами. В этом случае при хранении и использовании данных контролировать их правильность, обеспечивать их защиту и секретность труднее, чем при хранении данных в простых, несвязанных файлах. Что касается обеспечения секретности данных и восстановления их после сбоев, то этот вопрос является очень важным при конструировании баз данных.[8].

В некоторых системах средства управления базами данных применяются для того, чтобы пользователи могли использовать данные таким путем, который не был предусмотрен разработчиками системы. Администраторы или сотрудники могут обращаться к вычислительной системе с вопросами, которые заранее в ней не предусматривались. Наличие этой возможности означает такую организацию данных в системе, при которой доступ к ним можно осуществлять по различным путям, причем одни и те же данные могут использоваться для ответов на различные вопросы. Вся существенная информация об объектах запоминается одновременно и полностью, а не только та ее часть, которая необходима для одного приложения. [10].

В настоящее время существуют СУБД, реализующие эти возможности как на уровне локальных баз данных, расположенных на одном диске (Paradox, Dbase), так и промышленных баз данных (Acsess, Oracle, FoxPro).

1.2 Материально-техническое обеспечение предприятия

Реализация работы локальной вычислительной сети позволяет сократить бумажный документооборот внутри подразделения, повышает производительность труда, сокращает время на обработку информации. Как следствие, образуются дополнительные временные ресурсы для разработки и реализации новых экономических и инвестиционных проектов. Таким образом, решится проблема окупаемости и рентабельности внедрения корпоративной сети.

Тенденция к объединению компьютеров в сети обусловлена рядом важных причин, таких как ускорение передачи информационных сообщений, возможность быстрого обмена информацией между пользователями, получение и передача сообщений, не отходя от рабочего места. Возможность мгновенного получения любой информации, а также обмен информацией между компьютерами разных фирм и производителей, работающих под разным программным обеспечением. Такие огромные потенциальные возможности, которые несет в себе вычислительная сеть и тот новый потенциальный подъем, который при этом испытывает информационный комплекс, а также значительное ускорение производственного процесса не дают нам право не принимать это к разработке и не применять их на практике.

Основная часть компьютеров объединена в ту или иную сеть. Опыт эксплуатации показывает, что около 80 процентов всей пересылаемой информации пересылается в рамках одного офиса, поэтому особое внимание разработчиков стали привлекать, так называемые локальные вычислительные сети. Локальные вычислительные сети отличаются от других тем, что они обычно ограничены умеренной географической областью. В настоящее время достаточно трудно представить себе организацию, занимающуюся любым видом деятельности, без локальной сети. Для АО «Казпочта» локальная сеть необходима для обмена информацией, которая проходит через локальную сеть. Кроме локальной сети, используются сети интернет через прокси-сервер. Использование информационно-вычислительных сетей может снять большинство проблем, связанных с использованием больших объемов информации в таких организациях.

Через эти сети организуется автоматизированный документооборот (электронная почта), создается различная коммерческая и другая информация общего назначения. Появляются возможности использования различных средств или инструментов решения различных задач (инженерных, финансовых и т.д.).

Локальные сети позволяют обеспечить:

- коллективную обработку данных пользователями подключенных в сеть компьютеров и обмен данными между этими пользователями;

- совместное использование программ;

- совместное использование принтеров, модемов и других устройств.

Поэтому практически все фирмы, имеющие более одного компьютера объединяют их в локальные сети. Многие пользователи портативных компьютеров могут, подключаются к локальной сети АО «Казпочта» либо приходя в офис, либо соединяясь с компьютером по телефонным каналам по средствам модема.

В управлении информационные системы используют для поддержки принятия решений. По мере развития и усложнения структуры, какой либо организации затрудняется управление ее деятельностью. Как правило, системы поддержки принятия решений предоставляют руководителям и управленческому персоналу организации достоверную и оперативную информацию, необходимую для оценки ситуации и принятия правильных решений.

Применение локальных сетей Kazpost в АО «Казпочта», позволяет руководителям и управляющим оперативно получать сведения, используя электронную почту.

Локальная вычислительная сеть спроектирована таким образом, чтобы обеспечить надлежащую степень защищенности данных. Для решения поставленной цели в работе решаются следующие задачи:

- выбор операционной системы;

- выбор способа управления сетью;

- управление сетевыми ресурсами и пользователями сети;

- рассмотрение вопросов безопасности сети;

1.3 Прогрессивный опыт внедрения и эксплуатации почтовых информационных систем

В мире сегодня преобладают тенденции развития и расширения сети и услуг почтовой связи, в том числе, с использованием современных технических и технологических средств. Широкие возможности информационных технологий, возрастающая популярность электронных средств связи дополняют работу почтовой индустрии, содействуют ее дальнейшему развитию и совершенствованию.

В качестве примера рассмотрим информационные системы почтовой службы одного из ближайших соседей - России. Почта России - наиболее близка по организации объему и охвату страны сетью филиалов.

Информационные системы Российской почты внедрены IT специалистами отрасли на основе собственных программных и технологических разработок.

Эффективное использование технологий должно привести к расширению спектра услуг, предоставляемых отраслью, к повышению качества почтовых услуг.

ИС Контроля доступа.

Аппаратно-программный комплекс автоматизированного контроля и управления доступом на охраняемую территорию и учета времени нахождения служащих на ней построен по принципу модульной конструкции, состоящей из ядра и адаптируемой оболочки.

Ядро комплекса включает в себя аппаратную и программную части.

Аппаратная часть ядра представляет собой набор стандартных средств вычислительной техники, обеспечивающий функционирование специального программного обеспечения. В состав аппаратной части входят сервер, станция администратора, станции охранников и сетевые средства связи.

Программная часть состоит из трех модулей: серверного модуля, модуля автоматизированного рабочего места охранника и административного модуля.

Серверный модуль, включающий в себя операционную среду, необходимые сетевые ресурсы и реляционную базу данных комплекса, располагается на сервере.

Модуль автоматизированного рабочего места охранника располагается на рабочих станциях и обеспечивает идентификацию служащего и контроль его прав на доступ в охраняемую территорию. Кроме того, модуль обеспечивает автоматическую фиксацию времени и направления прохода через пост охраны служащего с последующей передачей этих данных в базу данных комплекса.

Административный модуль располагается на рабочей станции администратора и осуществляет настройку, ввод и корректировку системных данных, а так же обеспечивает получение требуемых отчётов о нахождении служащих на охраняемой территории, как в текущий момент времени, так и за любой прошедший период времени.

Модули оболочки, подключаемые к комплексу через программируемый контроллер, обеспечивают аппаратно программное сопряжение ядра с исполнительными механизмами, выбор которых, в свою очередь, зависит от физических особенностей охраняемой территории, климатических условий и сути поставленной задачи.

В комплексе могут быть установлены следующие аппаратно программные модули оболочки:

- модуль идентификации личности в момент прохода через КПП (Вывод фотографии и сопровождающей информации на монитор для сличения с оригиналом и принятия решения охранником непосредственно в месте прохода через КПП). Пример оборудования КПП на ГП «Международный почтамт» с использованием этого модуля на рис.1.

- модуль обработки телесигналов (обработка сигналов поступающих от телекамер наблюдения, управление работой камер, подсветка территории);

- модуль обработки внешних сигналов (обработка цифровых или аналоговых сигналов, поступающих от различных датчиков, например - магнитные, радио зонды и т.п.);

- модуль дистанционного управления электромеханическими устройствами (генерация цифровых или аналоговых команд управления электромеханическими устройствами, например - электрические замки, турникеты, электродвигатели и т.п.).

Список подключаемых модулей и их функций не ограничивается данным перечислением и определяется в каждом конкретном случае спецификой охраняемого объекта.

Аппаратная часть ядра комплекса строится на PC IBM, работающих в среде WindowsNT/98, с применением поддерживаемых сетевых ресурсов. Сервер комплекса строится на базе процессора не ниже Pentium II. Рабочие станции охранников и администрации строятся на базе процессоров Pentium.

Состав аппаратных средств оболочки зависит от решаемой комплексом задачи, специфики охраняемого объекта и климатических условий эксплуатации. Подбор аппаратных средств оболочки осуществляется индивидуально в каждом конкретном случае

ИС Почтового отделения.

Информационная система почтового отделения предназначена для автоматизированного оформления, учета и первичной обработки почтово-кассовых операций по услугам, предоставляемым предприятиями Федеральной службы почтовой связи РФ. Система состоит из программного обеспечения (ПО) и аппаратных средств.

ПО системы поддерживает оформление следующих услуг:

- прием и вручение внутренних и международных регистрируемых почтовых отправлений

- тарификация внутренних и международных простых почтовых отправлений

- прием и оплата внутренних и международных почтовых денежных переводов

- продажа товаров

- прием подписки

- прием платежей (в том числе по системе CyberPlat)

- прием телеграмм

- выплата пенсий и пособий

Программное обеспечение системы обеспечивает учет приходных сумм по следующим видам расчета:

- наличному

- безналичному

- в счет внесенного аванса

- с кредитной карты

В качестве фискальных устройств используются фискальные регистраторы. Эти устройства осуществляют по концу смены запись итоговых сумм по покупкам и продажам в фискальную память. В настоящий момент поддерживаются фискальные регистраторы следующих моделей:

- Азимут-Epson TM-U950.1РФ, Азимут-Epson TM-U950.2РФ, Азимут-Epson TM-U950.3РФ

- ПРИМ-07Ф, ПРИМ-07К, ПРИМ-09ТК

- ГАРАНТ-К

- GEG POS МАСТЕР 01К

- МЕРКУРИЙ-114.1Ф

Обеспечивается оформление трех видов печатных фискальных и нефискальных документов:

- рулонного отрезного (фискальный чек, квитанция, ярлык ф.2 и т.п.)

- подкладного (фискальный документ, бланк, реестр, накладная, кассовая справка)

- рулонного непрерывного (операционный дневник)

Возможна работа системы в учебном режиме (без печати на фискальном регистраторе - с выводом печатаемой информации на экран монитора или стандартный принтер).

Программное обеспечение системы поддерживает взаимодействие со следующими дополнительными устройствами:

- устройство ввода pin-кода (pin-pad) Verifone 1000 SE

- считыватель магнитных карт

- считыватель штрих-кода

- весы электронные CAS AD-25, МАССА-К

- табло клиента Wincor Nixdorf BA 63, LCD DSP-420/430

- программируемая клавиатура Wincor Nixdorf

- система электронной очереди

В процессе выполнения операций ПО системы обеспечивает автоматическую проверку правильности ввода необходимых реквизитов, в том числе защищенных контрольными суммами.

Вся введенная информация заносится в базу данных. Имеется возможность актирования ошибочно проведенных операций с отметкой об актировании в базе данных.

При оформлении услуг выполняется автоматическая порядковая нумерация операций, автоматическая тарификация основных и дополнительных услуг (настраиваемая в базе данных).

Обеспечивается автоматизированный учет сумм подкреплений денежной наличности и сверхлимитных остатков.

Возможно снятие показаний по всем проведенным операциям (количество и сумма) с выводом на экран и печать, а также автоматическое формирование и печать сопроводительных реестров и накладных.

В качестве отдельного модуля поставляется программа конфигуратора, позволяющая производить различные настройки и осуществлять экспорт/импорт данных, в том числе:

настройка кассовой справки, обеспечивающей дифференцированный учет количества проведенных операций и денежных сумм по приходным и расходным операциям (отдельно наличные, безналичные, в счет внесенного аванса, с карты)

- настройка плана направлений сортировки/приписки почтовых отправлений

- настройка списка предоставляемых услуг

- редактирование тарифов на услуги

- редактирование реестра товаров

- настройка нумераторов

- импорт данных об объектах почтовой связи

- настройка экспорта данных, имеющихся в системе

ИС E-POST

I. Назначение системы

Интегрированная система гибридной почты ePOST предназначена для формирования и рассылки различных документов от юридических лиц (называемых далее поставщиками услуг) к другим юридическим или физическим лицам (клиентам).

Система ePOST позволяет не только рассылать, но и формировать выходные документы требуемого вида, не накладывая при этом ограничений на формат исходных электронных данных.

Отправитель может быть поставщиком любой услуги. Услуга может подлежать оплате, тогда выходными документами являются счета, платежные поручения и т.д. Услуга может носить чисто информационный характер, в этом случае могут рассылаться различные рекламные материалы, бланки заказов, извещения, письма и т.п. Структура взаимодействия системы ePOST (см. схему) в отношении к отдельно взятому поставщику услуг может быть реализована как полно, так и частично. Также имеется возможность вносить дополнительные возможности под конкретно поставленные задачи.

II. Функциональные возможности ePOST

Универсальное конвертирование данных. Отсутствие жестких ограничений на формат входных данных позволяет поставщикам услуг передавать в систему уже имеющиеся у них данные без дополнительной обработки. Конвертер системы обрабатывает данные из текстовых или двоичных файлов, файлов баз данных любых известных форматов.

Генерация выходных документов. Формирование документов на основе входных данных по установленным стандартам (счета, счета-фактуры и т.п.) и произвольных форм по требованию заказчика.

Контроль достоверности адресов рассылки. Интеграция с адресной базой обеспечивает проверку правильности адресов доставки и юридических адресов клиентов.

Контроль оплаты счетов физическими лицами. Интеграция с автоматизированной почтовой системой позволяет отслеживать оплату счетов, производимую клиентами через отделения связи.

Контроль доставки почтовых сообщений. Система генерирует для поставщика информационное сообщение о результатах распечатки и доставке сообщений.

Отчетность. По требованию заказчика формируются любые отчеты по расчетам клиентов как в бумажном, так и в электронном виде.

Internet-сервис - размещение информации для поставщиков и клиентов в сети Internet.

III. Программная реализация

Система построена на основе базы данных, реализованной на СУБД InterBase версии 6.0 или Firebird версии 1.0. Для доступа к данным система использует прямое соединение с СУБД (без использования ODBC, BDE и др.). Система включает в себя следующие программные продукты:

Диспетчер системы ePOST -- головная программа, в которой заносятся сведения по поставщикам услуг, определяются услуги и их реквизиты, формат данных. В ней конструируются макеты документов на основе входных данных по установленным стандартам (счета, счета-фактуры и т.п.) и произвольных форм по требованию заказчика (в т.ч. ярлыки произвольного формата).

Конвертер данных -- преобразует электронную информацию поставщика услуг произвольного формата в формат системы ePOST. Производит проверку достоверности адресов в соответствии с данными адресной БД, целостность информации. Принимает любые форматы баз данных, текстовые форматы и форматы MS Office. Позволяет подключать модули для конвертации произвольных двоичных форматов. Позволяет отбирать, сортировать и объединять исходные документы.

Программа печати документов после конвертирования данных поставщика в систему ePOST, наполняет сконструированные в диспетчере макеты документов данными и распечатывает выходные документы.

Регистратор платежей -- программа ручного ввода квитанций об оплате (с помощью считывателя штрихкода и без него). Независима от наличия СУБД и подключения к базе данных ePOST. Шифрует выходные данные 64 битными ключами.

Программа приема платежей -- производит квитирование данных об оплате, полученных от почтово-кассовых терминалов и от регистратора платежей.

Диспетчер документов -- позволяет управлять и конвертированными, и распечатанными, и оплаченными документами. Позволяет формировать произвольные отчетные документы как в бумажной, так и в электронной форме по различным критериям отбора.

Программа Internet-сервиса системы ePOST -- обеспечивает необходимые Internet-услуги для поставщика услуг и клиентов.

2. Анализ использования информационных систем связи в АО «Казпочта»

2.1 Краткая характеристика предприятия АО «Казпочта»

АО «Казпочта» является акционерным обществом контрольный пакет которого находится в собственности государства. АО «Казпочта» имеет двойственный статус, являясь предприятием связи, в тоже время является банком второго уровня. АО «Казпочта» образовано с 2000г. в результате разделения Почтамта на две отдельные организации «Казпочту» и «Казахтелеком». На сегодняшний день АО «Казпочта» имеет широкую сеть филиалов и структурных подразделений охватывающих всю территорию страны. На рынке страны «Казпочта» представлена такими видами услуг как финансовые услуги, почтовые услуги, торговля товарами народного потребления. Структура АО «Казпочта» выглядит следующим образом центральный аппарат управления находится в г. Алматы и подразделяется на департаменты каждый из которых курирует и отвечает за определенный вид работ (коммерческая деятельность, банковские операции, почтовая служба, охрана и безопасность, информационные технологии и.т.д.). Во главе управления ЦА и общества в целом стоит председатель, который является топ-менеджером компании. На региональном уровне общество представлено областными филиалами которые подчиняются ЦА. Филиалы также состоят из различных отделов которые, как и департаменты в ЦА разделяются по характеру курируемых и ответственных работ и служб. Во главе филиала стоит - директор. Областному филиалу также относятся и подчиняются районные узлы почтовой связи расположенные в районных центрах области. Районные узлы также делятся на отделы, как и областные филиалы по тому же принципу. Кроме того, узлы имеют отделения и пункты почтовой связи в каждом населенном пункте района. Руководит узлом - Начальник узла. Таким образом, АО «Казпочта» покрывает своей сетью всю территорию страны, включая даже самые отдаленные села и деревни.

Казпочта первой на территории СНГ разработала почтово-сберегательную систему, и пока остается единственной, ее внедрившей. Результаты деятельности АО «Казпочта» по созданию полноценной почтово-сберегательной системы были признаны успешными Региональным содружеством в области связи, а модель развития новой почтовой системы в Казахстане рекомендована как перспективный путь развития для почтовых администраций стран Содружества.

Отдел информационных технологий (далее ОИТ) является структурным подразделением Павлодарского областного филиала АО «Казпочта». Основными видами деятельности ОИТ является:

- контроль над соблюдением требований настоящими Правилами пользователями ПК Общества;

- пломбирование корпуса системного блока сервера, ПК пользователей, специальными пломбами;

- паспортизацию серверов, ПК пользователей;

- перенос и восстановление конфиденциальной информации с неисправного ПК, либо ПК уволившегося сотрудника;

- своевременное предоставление отчетов в ДБ по ремонту серверов, ПК пользователей;

- ведение информационно-поисковой системы, отражающей состояние и индикацию программно-аппаратных средств.

Начальник ОИТ несет ответственность за:

- определение проекта бюджета;

- участие в принятии решения при утверждении бюджета по приобретению КОиО;

- сбор информации с подразделений Филиала для составления планов-заявок. Форма плана-заявки представлена в Приложении А;

- рассмотрение документов по списанию и утилизации КОиО;

- осуществление верификации КОиО;

- определение необходимых ресурсов для обеспечения работ по управлению КОиО на уровне Филиала;

- своевременный ввод в эксплуатацию КОиО, полученных по разнарядке ДИТ;

- оформление ввода КОиО в эксплуатацию на местах;

- целевую эксплуатацию КОиО;

- учет КОиО;

- составление и своевременное предоставление отчетов в ДИТ и УТС;

- составление графика проведения ремонта и технического обслуживания КОиО;

- проведение ремонта и технического обслуживания КОиО;

- осуществление контроля над ремонтом, техническим обслуживанием, списанием и утилизацией КОиО в филиале;

- предоставление документации по списанию и утилизации КОиО;

- своевременное предоставлении информации по потребности и обновлению КОиО с технико-экономическим обоснованием;

- своевременное предоставлении плана заявок на закуп услуг и материалов.

Сотрудники ОИТ филиалов несут ответственность за:

- выполнение пуско-наладочных работ по введению КОиО в эксплуатацию;

- своевременное и качественное проведение ремонта и технического обслуживания КОиО;

- своевременное и качественное выполнение ремонта и технического обслуживания, вышедших из строя КОиО;

- внесение записей в журнал регистрации техники поступившей на ремонт;

- осуществление контроля работоспособности эксплуатируемой в подразделениях КОиО;

- оперативное выведение из процесса эксплуатации КОиО, требующей ремонта, и оперативное введение в эксплуатацию КОиО, прибывшей в подразделение вновь или после ремонта.

Для непосредственного осуществления деятельности ОИТ применяет последние версии лицензионного программного обеспечения. Технологическое оборудование обновляется в связи с потребностями рынка. Новые потребности рынка в сфере финансовых услуг диктуют новые критерии качества обслуживания одним из приоритетных из них является скорость и оперативность. В ближайшее время общество планирует расширение своей деятельности, и покрытие автоматизированными точками всей территории страны включая отдаленные сельские пункты. На сегодняшний день уже существует единая корпоративная информационная сеть (КИС «Colvir»)общества с единой базой данных с серверным центром в г. Алматы. АО «Казпочта» успешно сотрудничает со многими организациями области. Постоянный рост квалификации сотрудников иповышение материально-технической базы способствует повышению качества оказания услуг.

В ходе анализа деятельности ПОФ АО «Казпочта» были выявлены следующие элементарные составляющие производственного процесса:

- Директор ОФ;

- Почтовый отдел;

- Бухгалтерия;

- Кассовая кладовая;

- ОИТ;

- Центральный операционный участок и отделения почтовой связи (далее ОПС );

- Коммерческий участок;

- Кредитный отдел;

- Плановый отдел.

Директор ОФ является главным ответственным лицом и гарантом качества оказываемых услуг. В обязанности директора входит общий контроль над работой ОФ, своевременное решение вопросов и проблем, возникающих в ходе производственного процесса. Директор проводит мониторинг деятельности подразделения для более слаженной деятельности коллектива и повышения качества оказываемых услуг.

Бухгалтерия - в ходе производственного процесса в обязанности бухгалтерии включена проверка поступления материально-денежных средств на расчетные счета ОФ и лицевые счета клиентов, контроль за финансовыми потоками, а также осуществляет баланс по основным средствам, и выполнение прочей стандартной бухгалтерской работы. Отчитывается директору ОФ и бухгалтерии центрального аппарата. Работа полностью автоматизирована, все работы выполняются ч/з ПО 1С бухгалтерия, а также в корпоративной информационной системе «Сolvir».

Кассовая кладовая - ведет контроль по ежедневному приходу и расходу денежной наличности. Каждый день выдает утром деньги в Центральный операционный участок, в отделения почтовой связи и районные узлы почтовой связи, а вечером их принимает обратно. Следит за лимитом денежных средств в кассе и кладовой, по надобности заказывая деньги у выше стоящего подразделения. Осуществляет операции по инкассации денег. Отчитывается директору ОФ, бухгалтерии ОФ и отделу кассовых операций ОФ. Работа полностью автоматизирована, все работы по учету выполняются в корпоративной информационной системе «Сolvir».

Центральный операционный участок и отделения почтовой связи - осуществляет расчетно-кассовые операции непосредственно с клиентами и является как бы основным производственным цехом структурного подразделения, именно здесь осуществляются все виды деятельности по оказанию финансовых услуг: выдача заработной платы, пенсий, пособий, прием платежей в бюджет, коммунальные платежи, выдача, гашение кредитов, операции с переводами и.т.д. Отчитывается бухгалтерии. Работа полностью автоматизирована, все работы по учету выполняются в корпоративной информационной системе «Сolvir».

Коммерческий участок - Занимается распределением товаров по киоскам, ведет учет и контроль товарооборота, занимается продвижением товаров на рынок, собирает вырученные деньги с киосков и проводит их как приход через ЦОУ в кассу.Отчитывается перед бухгалтерией ОФ, и отделом продаж ОФ. Работа полностью автоматизирована, все работы по учету выполняются в корпоративной информационной системе «Сolvir».

Кредитный отдел - здесь работа производится по агентскому соглашению с коммерческими банками АО «Альянс банк» , АО «Хоум кредит», АО «Просто кредит», АО «Жилстойсбербанк Казахстан». Согласно соглашения заключенного м/у банками и «Казпочтой». Казпочта через свои структурные подразделения занимается оформлением, выдачей потребительских кредитов, а также прием гашения кредитов по займам. Предоставляя для этого производственные помещения и рабочую силу. Банки в свою очередь выделяют денежные средства для кредитования, предоставляют компьютерную технику и специализированное программное обеспечение, разрабатывают рабочий процесс по оформлению кредита. Отдел отчитывается директору ОФ, бухгалтерии ОФ, отделу банковских операций ОФ, а также региональным менеджерам и структурам коммерческих банков курирующих кредитование через «Казпочту». Работа полностью автоматизирована и ведется через ПО предоставленными коммерческими банками.

Плановый отдел - отдел занимается продвижением новых услуг и расширением существующих. Проводит общий анализ деятельности структурного подразделения. Прогнозирует план предстоящих доходов и расходов, подводит итоги за прошедший период работы, подсчитывая убытки и доходы. Вносит предложения для увеличения доходов, при одобрении их руководством целенаправленно их вводит в производство. Кроме того, за отделом закреплены работы по кадрам и делопроизводство подразделения. Отдел отчитывается директору ОФ и плановому отделу центрального аппарата. Работа автоматизирована.

Почтовый отдел - отдел непосредственно занимается технологией и улучшением качества почтовых услуг, путем разработки планов направления, региональных маршрутов, улучшением бизнес - процесса при оказании услуг при приеме почтовых отправлений.

2.2 Исследование уровня и степени материального обеспечения на предприятии для функционирования информационных систем

АО "Казпочта" является национальным оператором почтовой связи и представляет Республику Казахстан в мировом почтовом сообществе.

В настоящее время АО «Казпочта» предоставляет широкий спектр как почтовых, так и финансовых, агентских и прочих услуг, а также является системой, через которую проходят информационные, денежные и товарные потоки.

Основной целью Общества является обеспечение свободного доступа населения к услугам почтово-сберегательной системы, предоставляемым на качественном уровне, соответствующем ожиданиям потребителей.

Отдел ИТ работает непосредственно со всеми сферами деятельности общества.

На всех ПК акционерного общества установлена ОС Windows XP, которая не совсем удовлетворяет своим быстродействием. Так же на всех компьютерах установлен базовый пакет программ Microsoft Office, защита осуществляется с помощью антивирусной системы NOD 32, база которой обновляется ежедневно.

В ПОФ АО Казпочта имеется более 200 рабочих мест оснащенных персональными компьютерами, все оснащены сетевыми и частично локальными принтерами.

Все компьютеры объединены в локальную сеть. Существует взаимосвязь между подразделениями и техническими средствами, что позволяет сосредоточить всю плановую работу и регулирование электронным документооборотом.

Реализация работы локальной вычислительной сети позволяет сократить бумажный документооборот внутри подразделения, повышает производительность труда, сокращает время на обработку информации. Как следствие, образуются дополнительные временные ресурсы для разработки и реализации новых экономических и инвестиционных проектов. Таким образом, решится проблема окупаемости и рентабельности внедрения корпоративной сети. С распространением электронно-вычислительных машин нетрудно предсказать рост в потребности передачи данных.

Корпоративная информационная система (КИС), включающая в себя комплексную автоматизацию аналитического и бухгалтерского учета, работы сортировочных узлов и рабочих мест по оказанию банковских и почтовых услуг, административно-хозяйственной деятельности и др.

Целью внедрения КИС является создание единого информационного пространства, отвечающего таким требованиям, как доступность, достоверность, полнота информации и, конечно, возможность построения на этой основе любой отчетности. КИС представляет собой интегрированные модули по банковской и почтовой деятельности, управлению бюджетом и административно-хозяйственной деятельности, а также электронному документообороту.

Отличительной особенностью продуктов Colvir является возможность работы удаленных подразделений как в режиме on-line, так и в режиме off-line с полной поддержкой централизованной обработки всех подразделений независимо от режима работы.

В АО «Казпочта» банковская система Colvir является основной компьютерной программой работы всего общества. Однако и у этой программы и ее внедрением есть определенные сложности. Одна из них решение удаленных подразделений РУПС, СОПС (районных, сельских узлов почтовой связи). Но решение этой проблемы уже практически выполнено. Возможность интеграции в единой системе всех операций банка.

Необходимо разработать рациональную, гибкую структурную схему сети предприятия, выбрать аппаратную и программную конфигурацию сервера, а также проработать вопросы обеспечения необходимого уровня защиты данных.

Для выполнения поставленной задачи в отчете по производственной практике решаются следующие задачи:

- организация локальной вычислительной сети Kazpost

- настройка Электронной почты Microsoft Outlook

- отправка и получение файлов FTP

- программное обеспечение Colvir

проделанной в период прохождения практики

Таким образом, анализ работы отдела информационных технологий показал, что массовое внедрение информационных технологий в сферу деятельности почтово-сберегательной системы предъявляет высокие требования к квалификации и профессиональной грамотности специалистов, занятых в управлении экономическими объектами.

2.3 Факторный анализ эффективности использования информационных систем на предприятии

Для того чтобы принимать эффективные решения на всех уровнях менеджмента, необходима полная, оперативная и достоверная информация, которую невозможно получить без внедрения автоматизированной системы. Поэтому в настоящее время в ведется разработка Корпоративной информационной системы (КИС), включающея в себя комплексную автоматизацию аналитического и бухгалтерского учета, работы сортировочных узлов и рабочих мест по оказанию банковских и почтовых услуг, административно-хозяйственной деятельности и др.