Обзор возможностей программ MS Word и MS Excel. Работа с массивами данных в MS Excel

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Информационная сфера деятельности человека стала определяющим факторам развития науки, техники и экономики. Для последних десятилетий характерны рекордные темпы роста информационных технологий.

Информационные технологии, явившиеся результатом сочетания технических возможностей вычислительной техники, связи и информатики направлены на сбор, накопление и доставку информации, на автоматизацию рутинных операций в сфере управления и на подготовку аналитической информации для принятия решения.

Информационные технологии - это совокупность технологических элементов, используемых в данном обществе для обработки информации.

За последние десятилетия информационные технологии стали развиваться очень быстро, что в первую очередь связано с появлением компьютеров. Успехи интегральной микроэлектроники обусловили проникновение информационных технологий во все сферы повседневной жизни.

ИТ охватывают вычислительную технику, средства связи, а также частично бытовую электронику, теле- и радиовещание. ИТ применяются в промышленности, торговле, управлении, образовании, медицине, науке, быту.

Развитые страны проводят политику совершенствования ИТ, что является дорогостоящей и сложной задачей. В настоящее время в этих странах создание крупномасштабных информационных технологических систем является экономически возможным. Благодаря этому появились национальные исследовательские и образовательные программы.

Основные исследовательские проблемы в развитии ИТ связаны с развитием методов программирования и созданием человеко-машинного интерфейса.

Принципиальные изменения в развитии ИТ произошли в связи с появившейся возможностью перейти от ручных способов сбора и обработки информации к автоматизированным.

Переход от традиционных методов обработки информации к новым безбумажным технологиям приводит к способности человека адекватно ориентироваться в экономических событиях, явлениях, процессах.

Понятие информационной технологии, таким образом, неотделимо от той специфической среды, в которой она реализована, т.е. от технической и программной среды. Следует заметить, что ИТ - достаточно общее понятие и как инструмент может использоваться различными пользователями, - как непрофессиналами в компьютерной области, так и разработчиками новых ИТ.

I. Анализ возможностей текстового редактора Word и электронной таблицы Excel для решения экономических задач.

Microsoft Word-это текстовый редактор, т.е. программа, предназначенная для подготовки документов, состоящих из текста. Она позволяет выполнять ввод, форматирование, проверку текста и выводить его на печать. Кроме текста, документы могут включать графику, звуковые файлы и видеоклипы, рисунки, диаграммы, формулы, таблицы и многое другое.

Запуск Microsoft Word.

Прежде всего нужно запустить программу Microsoft Word.

Надо щелкнуть на кнопке Пуск на панели задач Windows.

Выбрать команду программы.

Выбрать команду Microsoft Word.

Теперь программа Word открыта.

Основные элементы окна программы Word.

Появляющийся экран программы Word содержит документ в виде чистого листа бумаги. В заголовке окна отображается название документа. Word называет документы Документ1, Документ2 и т. д.

Под строкой заголовка окна располагается строка меню. Меню содержат команды, организованные в группы. Названия меню соответствуют определенной задаче, например, Правка, Сервис, Вставка.

Чтобы раскрыть меню, надо на его название поместить указатель мыши и нажать кнопку мыши. Меню раскроется, и можно увидеть его содержимое. Если поместить указатель мыши на значок в виде двойной стрелки вниз в нижней части раскрытого меню, можно увидеть дополнительные, реже используемые команды этого меню.

Под меню располагается панели инструментов. Они состоят из кнопок, каждая из которых предназначена для выполнения какой-нибудь команды. Обычно на панели инструментов выносят самые нужные команды, чтобы не тратить время на их поиски в меню. Если мы щелкнем на кнопке с двойной стрелкой в правой части панели инструментов, то можно увидеть дополнительные кнопки.

Еще ниже располагается линейка. Чтобы ее было видно на экране надо поместить указатель мыши на тонкую серую черту под панелью инструментов и задержать его на пару секунд. На экран “выплывет” линейка. На ней отображаются параметры полей страницы, отступов абзацев и столбцов таблицы, а также другие полезные сведения.

Под линейкой располагается рабочая область программы. В ней мы вводим текст, вставляем рисунки и вообще делаем все, что нам придет в голову (и позволяют возможности программы).

Мерцающая вертикальная черта (курсор ввода) обозначает точку, в которую в данный момент будет производиться вставка символов, изображений и т. д. Горизонтальная черта рядом с ним обозначает конец файла. В данном режиме просмотра документа текст можно вводить только в область выше отметки конца файла. Для того чтобы переместить курсор ввода в другое место, достаточно щелкнуть мышью в соответствующем месте текста.

Справа и снизу от рабочей области располагаются полосы прокрутки. Они служат для перемещения в многостраничных документах.

Кнопки переключения режимов просмотра документа располагаются в левом конце горизонтальной полосы прокрутки. Они необходимы для того, чтобы наиболее оптимально отображать документ на экране при работе над разными задачами.

Ниже расположена строка состояния. В ее левой части показан номер текущей страницы, текущего раздела, номер страницы и общее число страниц в документе, текущие координаты курсора (расстояние от верхней части страницы, номер строки и номер позиции). Кроме этого, в строке состояния расположено несколько полезных индикаторов.

Работа с меню

Пункты меню, выделенные серым цветом, принадлежат к полному варианту меню, а остальные образуют сокращенный набор команд. Если мы используем “скрытую” команду, далее она будет изображаться на экране как “видимая”.

Рядом с некоторыми командами меню расположены значки. Они показывают соответствие команд меню кнопкам на панели инструментов. Если команда меню заканчивается многоточием, это значит, что ее выполнение приводит к появлению на экране окна диалога.

Выберим, например, команду Файл Открыть.

В появившемся окне диалога видны документы, расположенные в папке Мои документы.

Щелкнем на кнопке Отмена, чтобы закрыть окно диалога.

Для закрытия окна диалога без внесения изменений можно использовать кнопку Закрыть или клавишу Esc.

Для активизации строки меню можно нажать клавишу Alt. Теперь с помощью клавиш перемещения можем перемещаться между меню. Чтобы раскрыть меню, нажмем клавишу или клавишу, сответствующую подчеркнутой букве в нужном меню, например Ф в слове Файл.

Чтобы выбрать команду в раскрытом меню, используют клавишу или и после выбора нужной команды клавишу Enter.

Кроме обычных меню можно пользоваться и контексными меню. Эти меню содержат команды, которые применяемые в данном месте в данное время.

Для вывода на экран контексного меню нужно щелкнуть правой кнопкой мыши в нужном месте или нажать клавиши Shift+F10.

Панели инструментов

Панели инструментов предоставляют доступ к некоторым, наиболее часто используемым командам меню.

Word содержит множество панелей инструментов, которые обычно объединяют кнопки, относящиеся к какой-нибудь большой теме, например Таблицы и границы, Рисование, Базы данных и Web. Их можно выводить на экран и убирать с него по мере необходимости. Например:

Щелкнем правой кнопкой мыши на любой панели инструментов или строке меню. На экране появится список всех панелей инструментов. Галочками помечены панели инструментов, которые в данный момент отражаются на экране.

Щелкнем на строке с именем необходимой панели инструментов, например на строке Рисование. На экране появится еще одна панель инструментов.

Ввод текста

Основной составляющей документов Word обычно является текст. Введем, например какой-нибудь текст в документ Word, затем нажмем клавишу Enter.

Чтобы переключиться с русской раскладки клавиатуры на английскую, нужно нажать клавиши Ctrl+Shift. Индикатор клавиатуры отображается в Панели задач. Также можно переключить раскладку с помощью мыши. Для этого щелкнем левой кнопкой мыши на индикатор и выберем нужную раскладку из появившегося списка.

Чтобы удалить символ слева от курсора ввода надо нажать клавишу Backspase. Чтобы удалить символ справа от курсора, надо нажать клавишу Delete.

Правка текста

После первоначального ввода текста нам надо изменять его. Для этого сначала добавим и затем удалим текст в документе. Курсор ввода показывает, в каком месте документа будут появляться вводимые символы.

Один раз щелкнем левой кнопкой мыши в документе, чтобы изменить положение курсора ввода. Курсор также можно переместить с помощью клавиш со стрелками. Например:

Щелкнем после какого-нибудь слова.

Введем пробел.

Введем любые слова.

Дважды щелкнем на эти слова.

Нажмем клавишу Delete.

Форматирование текста

Word предоставляет очень много средств форматирования.

Форматирование-это изменение типа, размера шрифта, применение различные начертания символов, а также добавление различных текстовых эффектов, изменять интервалы между символами и их размерами.

Шрифт определяет тип символов текста. Разные шрифты могут использоваться, например, для заголовков и для основного текста документа. Шрифты имеют разные названия. Шрифтом по умолчанию в шаблоне Обычный является шрифт Times new Roman с размером 10.

Для выбора шрифта и его размера можно использовать кнопки на панели форматирования. На ней присутствуют кнопки для применения полужирного и курсивного начертаний, а также для подчеркивания текста. Кнопки на панели форматирования соответствуют лишь небольшой части всех параметров, доступных в меню Формат. В частности, для изменения всех параметров форматирования символов можно использовать окно диалога Шрифт.

В этом окне диалога можно изменять сразу несколько параметров. Кроме того, возможные результаты применения форматирования можно просматривать заранеее. Большая часть параметров этого окна диалога на панели инструментов недоступна.

Шрифт можно изменить в любом фрагменте текста, выделив его затем выбрав нужный шрифт. Для изменения цвета шрифта можно использовать кнопку Цвет шрифта на панели форматирования, или изменить этот параметр в окне диалога Шрифт.

Применим какое-нибудь форматирование тексту. Щелкнем левой кнопкой мыши на поле страницы слева от строки с текстом, чтобы выделить эту строку.

Щелкнем на слове Формат в строке меню.

Выберим команду Шрифт. На экране появится окно диалога Шрифт.В списке Шрифт выделим шрифт с названием Times New Roman.

В списке Начертание выберим пункт Полужирный.

Прокрутим список Размер с помощью полосы прокрутки и выберим значение 24.

В области Эффекты установим флажок Тень.

Щелкнем на кнопке ОК. Щелкнем в любом месте документа, чтобы снять выделение с текста.

Сохранение документа

Документы обязательно нужно сохранять. Сохранять документы необходимо, чтобы найти свой документ и не тратить время на восстановление данных.

Выберим в строке меню пункт Файл.

Выберим команду Сохранить. На экране появится окно диалога Сохранение документа. Word автоматически предлагает имя документа.

В текстовом поле свое имя файла. Вводимый нами текст сотрет текст, выделенный в поле Имя файла.

Раскроем список Папка в верхней части окна диалога.

Выберим диск С:.

Щелкнем на кнопке создать новую папку.

Введем свое имя в окне диалога Создание Папки.

Щелкнем на кнопке ОК. Новая папка будет открыта в окне диалога Сохранение Документа.

Щелкнем на кнопке Сохранить.

Печать документа

Документы обычно выводятся на печать. Чтобы распечатать документ достаточно просто щелкнуть на кнопке Печать. Можно также изменить некоторые параметры печати, для этого:

Выберим в строке меню пункт Файл.

Выберим команду Печать. Проверим, что в списке Имя открывающегося окна диалога указан наш текущий принтер.

Введем число 2 в поле число копий.

Щелкнем на ОК.

Закрытие документа

Чтобы закрыть документ, надо выбрать команду Файл Закрыть или щелкнуть на кнопке Закрыть окно в строке меню для документа.

Открытие документа

Для открытия своего документа нужно:

Выбрать в строке меню пункт Файл;

Выбрать команду Открыть;

Раскрыть список папка в верхней части открывшегося окна диалога.

Выбрать диск С:

Дважды щелкнуть на значке своей папке;

Выделить значок своего документа;

Щелкнуть на кнопке Открыть.

Параметры полей страницы

Поля - это пустые области по краям страницы. Они требуются для того, чтобы документ выглядел аккуратно. Поля с левого края страницы обычно делает шире, чтобы документ можно было переплести или подшить в папку.

По умолчанию поля в документах Word, созданных на основе шаблона Обычный, задаются равными 2,54 см для верхнего и нижнего поля и 3,17 см для правого и левого поля.

Отступ текста, выравнивание и интервалы

Помимо изменения поля на всей странице, можно изменять и отступы для отдельных абзацев.

Отступы определяют расстояние от краев абзаца до краев страницы. Для изменения отступов используют следующие инструменты:

- команду Формат Абзац;

- метки отступа на линейке;

- кнопки для изменения отступа на панели форматирования.

На линейке имеются 4 небольшие подвижные маркеры отступа. Их можно перемещать с помощью мыши. Белая область линейки показывает область страницы, на которой можно вводить текст. Серые области обозначают поля страницы.

Отступ первой строки. Изменяя положение этого маркера, изменяется величина “красной строки” в абзаце.

Выступ. Этот маркер позволяет сдвинуть все строки абзаца кроме первой. Вариант, когда начало первой строки расположено левее остальных строк абзаца, часто используется при создании заголовков и списков.

Отступ слева. Этот маркер позволяет сдвинуть сразу все строки абзаца.

Отступ справа. Этот маркер задает расстояние от правого края абзаца до правого поля страницы.

Выравнивание абзаца определяет, какой край абзаца является ровным, а какой-“рваным”.

При выравнивании по левому краю слова в абзаце выравниваются по левому краю, при переносе слов по строкам ширина пробелов между словами не изменяется.

При выравнивании по правому краю слова в абзаце выравниваются по правому краю.

При выравнивании по ширине слова в абзаце выравниваются по обоим краям, а при переносе слов по строкам ширина пробелов между словами изменяется так, чтобы немного растянуть или ужать строки.

При выравнивании по центру слова в абзаце выравниваются по середине строки.

При оформлении документов часто приходится изменять межстрочный интервал в абзаце по команде Формат Абзац. Существует 6 вариантов межстрочных интервалов:

Одинарный;

Полуторный;

Двойной;

Минимум;

Точно;

Множитель.

Выравнивание, отступы абзаца и межстрочный интервал можно изменять по очереди, с помощью кнопок на панели инструментов или сочетаний клавиш. Однако проще изменять все параметры форматирования абзаца в окне диалога Абзац.

Списки

Для улучшения наглядности и облегчения восприятия материала Word предоставляет нумерованыые и маркированные списки.

Маркированные списки удобны при перечислении каких-либо пунктов или тезисов, порядок следования которых не имеет значения. Нумерованные списки лучше подходят, например, для пошаговых инструкциях или других наборов пунктов, для которых важен порядок следования или количество.

Существует два способа создания списков. Во-первых, можно ввести в документ все пункты списка, затем выделить их и применить к ним нумерацию или маркеры спомощью команды Формат Список. Во-вторых, вместо этой команды можно использовать кнопки Маркеры и Нумерация на панели форматирования.

Колонтитулы

Колонтитулы - это надписи, помещаемые вверху и внизу каждой страницы документа. Они не относятся к основному тексту документа и обычно содержат информацию, которая либо помогает ориентироваться в многостраничных документах, либо служит для идентификации самого документа. В колонтитулы можно вставлять номера страниц, дату, время, имена файлов, фамилии, адреса, рисунки и многое другое.

Колонтитулы могут быть разными для разных фрагментов документа. Т. к. в колонтитулы обычно входит вспомогательная информация, ее принято оформлять шрифтом немного меньшего размера, чем основной текст.

Добавление объектов

В Word можно добавлять графические объекты прямо в текст документа, можно вставить готовый объект, можно нарисовать его самим с помощью средств рисования Word.

Объекты WordArt представляют собой текст, оформленный с применением специальных эффектов. Их удобно использовать для создания красивых заголовков или крупных надписей. В объектах WordArt можно изменять форму букв надписей, сжимать их, растягивать, добавлять тени, рамки и множественно других эффектов. Добавляются объекты WordArt с помощью команды Вставка Рисунок Объект WordArt.

Вставляются рисунки в документы Word с помощью меню Вставка Рисунок Картинки.

Границы и заливка

Чтобы отдельный заголовок или фрагмент документа выделялся, можно обвести его рамкой или добавить к нему какой-нибудь фон.

Добавление фона к документу: команда Формат Фон.

С помощью обрамления и заливки можно добавить рамки, границы, фоновые рисунки, узоры и цвета к отдельным абзацам, разделам и даже всему документу.

С помощью возможностей автоматического форматирования Word можно добавить в документ горизонтальные линии, вводя простые символы типа дефисов, знаков равенства, звездочек и т. д.

Границы добавляются с помощью команды Формат Граница и заливка Граница.

Создание таблиц

Таблицы незаменимы для организации текста и других данных. Таблицы удобны еще тем, что упрощают решение многочисленных проблем выравнивания текста. Они служат хорошей альтернативой размещению текста в колонках, поскольку внутри каждой ячейки позволяют выравнивать текст по любому краю или по центру.

Word позволяет не только вставлять таблицы с фиксированным числом строк и столбцов, но и рисовать таблицы, располагая в них ячейки как угодно.

Для добавления таблицы в документ существуют два способа.

Вставка таблиц. Вставляют таблицу с помощью соответствующей кнопки на стандартной панели инструментов. При этом вставляется обычная таблица с указанным числом столбцов равной ширины и указанным числом строк.

Рисование таблиц. В этом режиме с помощью специального “карандаша” сначала рисует внешний контур таблицы, а затем все внутренние границы между ячейками и стирать их.

Чтобы удалить таблицу, надо выделить ее и с помощью команды контекстного меню Вырезать.

Получение справочной информации

Для получения справки в Word имеются следующие способы.

Клавиша F1. Этот помощник позволяет вести поиск нужного раздела справки по ключевым словам, а также дает советы и указания, относящиеся к выполняемой нами задаче.

Клавиши Shift+F1. Выбрав команду Что это такое? можно щелкнуть на любом элементе экранного интерфейса и просмотреть справочную информацию, которая к нему относится.

Команда Office on the Web. Она позволяет получать справку непосредственно с Web-узла Microsoft.

Выход из Word

Чтобы выйти из Word надо выбрать команду Файл Выход или щелкните на кнопке Закрыть для окна приложения. Она расположена в строке заголовка окна, рядом с кнопками Свернуть и Восстановить.

Microsoft Excel

Наиболее мощным средством пакета Office 2000 для создания больших и сложных таблиц являются электронные таблицы Excel, которые используются экономистами, научными работниками и другими людьми для организации трудоемких вычислений непосредственно в таблицах.

Запуск программы Excel.

Для запуска программы нужно:

Щелкнуть левой кнопкой мыши в панели задач на кнопке Пуск.

Выбрать команду Программы.

На экране откроется подменю, выбрать программу Microsoft Excel и щелкнуть ее кнопкой мыши. Программа будет запущена.

Экран Excel.

После запуска программы на экране появится главное окно программы с новой рабочей книгой.

В верхней части окна располагается строка заголовка, которая содержит кнопки для выполнения над окном программы операций сворачивания, восстановления и закрытия.

Под строкой заголовка расположена строка меню. Она содержит девять меню с взаимосвязанными командами. Под строкой меню расположена панели инструментов Стандартная и Форматирование. Ниже строк панелей инструментов располагается строка формул, а под ней - область ввода данных. Под областью ввода данных расположены ярлычки листов с кнопками прокрутки ярлычков, строка состояния и Панель задач Windows.

Строка меню и команды меню.

Для выполнения различных операций используют команды меню. Через строку меню можем получить доступ ко всем командам программы. Для выбора команды можно использовать различные способы:

Щелкнув на имени меню левой кнопки мыши можно открыть меню и выбрать одну из команд.

С помощью клавиатуры, нажав клавишу Alt или F10, затем нажав клавишу с подчеркнутой буквой откроем нужное меню. Для выбора команды нажмем клавишу с подчеркнутой буквой.

Многие команды можно выбрать из контекстного меню.

В зависимости от режима работы и ситуации команды меню отображаются различным цветом. Если команда отображена серым цветом, то это означает, что она не доступна. Взаимосвязанные команды в меню объединены в группы, границы которых разделены линиями.

Панели инструментов.

Excel располагает несколькими встроенными панелями инструментов, из которых по умолчанию на экране отображены только панели Стандартная и Форматирование.

Чтобы задать отображение нужной панели инструментов надо открыть Вид.

Выбрать в этом меню команду Панели инструментов.

Щелчком мыши сбросить или установить флажки панелей Стандартная и Форматирование и других по желанию.

Панели инструментов содержат кнопки, которые с помощью нажатия мыши можно задать выполнение связанных с кнопками команд. При помещении на кнопке мыши появится подсказка о функциональном предназначении кнопки.

Функции кнопок панели инструментов Стандартная.

Создать. Предназначена для создания новой пустой рабочей книги.

Открыть. Предназначена для вывода на экран окна диалога Открытие документа и последующего выбора открываемого документа.

Сохранить. Используется для выполнения операции сохранения файла.

Печать. Используется для вывода документа на печать с учетом используемых по умолчанию параметров.

Предворительный просмотр. С помощью этой кнопки можно перейти в режим предварительного просмотра, в котором документ отображается в том виде, в каком он будет выведен на печать.

Орфография. Проверяет орфографии во всем листе или выделенном диапазоне.

Вырезать. Используется для помещения в буфер обмена выделенный фрагмент документа. Оттуда можно вставить его в любой фрагмент любое количество раз. Вырезанный фрагмент будет храниться в буфере обмена до помещения туда другого содержимого.

Копировать. С помощью этой кнопки можно скопировать фрагмент документа в буфер обмена. Из буфера обмена можем вставить скопированное содержимое.

Вставить. Вставка содержимого буфера обмена.

Формат по образцу. Нажав эту кнопку, можно скопировать параметры форматирования с одного объекта на другой.

Отменить. Нажав эту кнопку можно отменить произведенные изменения.

Вернуть. Нажав эту кнопку можно вернуть изменения, которые были отменены.

Добавить гиперссылку. При нажатии этой кнопки открывается окно диалога Добавить гиперссылку.

Панель Web. С помощью этой кнопки можно отобразить и скрыть панель инструментов Web.

Автосумма. Нажав эту кнопку можно сложить значения диапазона ячеек. В ячейку будет вставлена функция определения суммы.

Мастер функций. Она открывает окна диалога Мастер функций.

Сортировка по возрастанию. Используется для задания сортировки списка в возрастающем порядке.

Сортировка по убыванию. Используется для задания сортировки списка в убывающем порядке.

Мастер диаграмм. Используется для запуска мастера диаграмм.

Карта. Используется для вставки географической карты.

Рисование. С помощью этой кнопки можно отобразить и скрыть панель Рисование.

Масштаб. Нажав эту кнопку можно задать масштаб отображения документа.

Помощник. Нажав эту кнопку, можно вызвать на экран Помощника по Office, который поможет советами в различных ситуациях.

Функции кнопок панели инструментов Форматирование.

Шрифт. Позволяет выбрать другой вид шрифта.

Размер. С помощью списка Размер можно изменить размер шрифта.

Ж. Назначение шрифту полужирного начертания.

К. Назначение шрифту курсивного начертания.

Ч. Подчеркивание текста.

Выравнивание содержимого по левому краю ячеек.

Выравнивание содержимого по центру ячейки.

Выравнивание содержимого по правому краю ячейки.

Объединить и поместить в центре. С помощью этой кнопки можно поместить содержимое по центру нескольких ячеек.

Назначение денежного формата.

%. Назначение процентного формата.

, Назначение формата с разделителями разрядов.

Увеличить разрядность. Увеличение количества дробных десятичных знаков на один знак при каждом нажатии кнопки.

Уменьшить разрядность. Уменьшение количества дробных десятичных знаков на один знак при каждом нажатии кнопки.

Уменьшить отступ. Уменьшение отступа содержимого ячейки.

Увеличить отступ. Увеличение отступа содержимого ячейки.

Внешние границы. Используется для добавления выделенной ячейке или диапазону ячеек рамки.

Цвет заливки. Нажатие этой кнопки приведет к назначению ячеек выбранного цвета заливки.

Цвет шрифта. Используется для назначения цвета шрифта.

Строка формул

С помощью строки формул можно вводить данные - числовые значения, текст, формулы - в ячейки рабочего листа или в диаграмму. С ее помощью можно также выделить ячейку или диапазон ячеек.

В строке формул отображается содержимое активной ячейки - постоянное значение или формула. С помощью команды Вид Строка формул можно скрыть и отобразить строки формул.

Для редактирования данных в строке формул надо щелкнуть в ней кнопкой мыши или нажать клавишу F2. Внести нужные изменения и нажать клавишу Enter.

Можно отменить изменение данных, щелкнув на кнопке с изображением красного крестика в строке формул или нажав клавишу Esc.

В левой части строки формул располагается поле имени. С его помощью можно присвоить имена определенным диапазонам ячеек, а также выделить отдельные ячейки или диапазоны ячеек.

Кнопки прокрутки.

В левом нижнем углу документа расположены кнопки прокрутки ярлычков, с помощью которых можно задать отображение на экране ярлычков определенных листов.

Полосы прокрутки

Excel имеет на правом и нижнем краях окна горизонтальную и вертикальную полосы прокрутки, с помощью которых можно перемещаться по документу. word excel оборот инвестиция

Также Excel имеет маркеры разделения окна, которые расположены справа от горизонтальной и сверху от вертикальной полос прокрутки. Маркеры разделения окна можно перетаскивать. С помощью маркеров разделения окна можно разделить окно документа на несколько областей и в каждой области задать отображение своей части документа.

Редактирование ячеек

Редактировать содержимое ячейки можно следующими способами:

Дважды щелкнуть на ячейке и ввести новое содержимое. После нажатия клавиши Enter новое содержимое заменит старое.

Если нужно изменить только определенную часть содержимого ячейки надо щелкнуть сначала на ячейке, а затем - в строке формул.

Сделать клетку активной и нажать клавишу F2.

Рабочие книги и листы

Рабочая книга Excel представляет собой файл, с которым работают и в котором сохраняют данные. Рабочая книга может содержать листы различных типов. Окно рабочей книги содержит строку заголовка с тремя кнопками -сворачивания, разворачивания и закрытия.

Рабочие листы используются для ввода и анализа данных и являются составной частью рабочей книги. Рабочий лист содержит прямоугольную сетку, которая образует 16384 строк и 256 столбцов. Пересечение строки и столбца образует ячейку. В ячейках можно сохранить различную информацию - текст, числа или формулы. Каждая ячейка имеет адрес, образуемый буквой столбца и номером строки. Адреса ячеек нужны при работе с формулами. В левой части строки формул - поле имени - отображается адрес активной ячейки или диапазона ячеек.

Ввод данных в рабочем листе

Ввод данных выполняется в активной ячейке. Чтобы активизировать ячейку, ее нужно выделить, т.е. щелкнуть мышью по ячейке.

Ввод данных осуществляется следующим образом:

Выделим ячейку, чтобы ввести данные. Для этого поместим на ячейку указатель мыши и щелкнем.

Введем данные.

Нажмем клавишу Enter.

Excel различает следующие типы данных:

Числовые значения - данные составленные из знаков +/-, цифр, разделителей целой/дробной части, разделителей групп разрядов и символов основания системы счисления, а также символа валюты.

Значения даты и времени. Значения даты - числа, попадающие в допустимый диапазон значений даты, которая включает в себя кроме цифр точку, дефис и косую черту. Значение времени - сочетание цифр и двоеточия.

Логические значения и значения ошибки. Элементы истина и ложь программа воспринимает в качестве логических значений.

Формулы. Формула приказывает программе выполнить вычисления в определенной ячейке. Формула начинается со знака равенства и может состоять из числовых значений, ссылок на ячейку и диапазоны ячеек, имен, функций и операторов.

Текст. Текст выравнивается программой по левому краю ячейки. Если текст выходит за пределы ячейки, то он будет отображен поверх смежной ячейки, если та не заполнена. Если смежная ячейка заполнена, то программа скроет часть текста, которая не помещается в ячейке. Но скрытый текст можно отобразить, увеличив ширину соответствующего столбца.

Мастер диаграмм

С помощью диаграмм можно нагляднее отобразить существующее положение вещей, чем с помощью столбцов чисел.

Основные операции, выполняемые при создании диаграммы:

Выделить диапазон ячеек со значениями, которые нужно представить в диаграмме.

Щелкнуть на кнопке Мастер диаграмм на панели инструмента Стандартная.

На экране будет открыто окно диалога Мастер диаграмм: тип диаграмм.

Выбрать сначала щелчком мыши из списка Тип тип диаграммы, а затем - её вид.

Нажав кнопку просмотр результата, можно получить представление о виде создаваемой диаграммы. После нажатия кнопки в окне диалога будет отображен образец диаграммы.

Нажав кнопку Далее, можно перейти во второе окно мастера диаграмм.

Во втором окне мастера диаграмм нужно определить диапазон данных, на основе которых строится диаграмма. На вкладке Диапазон данных в поле Диапазон задана ссылка на выделенный диапазон ячеек. В кнопке параметра Ряды, находятся ряды данных в строках или столбцах рабочего листа. Другая вкладка имеет имя Ряд, с ее помощью можно добавить ряды данных в диаграмму.

Нажать кнопки Далее и откроется третье окно мастера диаграмм. В нем надо определить отдельные параметры диаграммы.

На вкладке Заголовки в поле Название диаграммы надо ввести название диаграммы. Также можно в соответствующих полях внести названия осей.

В третьем окне мастера диаграмм расположена вкладка Легенда. В поле Размещение можно определить размещение легенды. Также в третьем окне можно задать параметры осей, подписи данных и т. д.

После нажатия кнопки Далее открывается последнее окно мастера диаграмм. В этом окне определяют, где следует разместить диаграмму в: отдельном или имеющемся.

Кнопка Готово завершает процесс создания диаграммы.

Завершение работы программы

Закрыть Excel можно различными способами:

Выбрать команду Файл Выход.

Щелкнуть на кнопке закрытия окна программы в строке заголовка.

Нажать сочетание клавиш Alt+F4.

Щелкнуть дважды на значке системного меню.

II. Анализ задания на курсовую работу, выбор прикладных программ для его реализации.

Для решения задания курсовой работы я выбрала программу Microsoft Excel, т.к. электронные таблицы Excel, используются для организации трудоемких вычислений непосредственно в таблицах.

Согласно условию задачи 1 дано: выплата за 23.04.97- 400000 руб. и доходы за 28.11.97 - 149000 руб., за 20.05.93 - 180000 руб., за 01.01.99 - 150000 руб. Требуется рассчитать внутреннюю скорость оборота инвестиций.

Для определения внутренней скорости оборота инвестиций Excel предлагает финансовую функцию ЧИСТВНДОХ (значения; даты; предположение).

Согласно условию задачи 2 дано: затраты по некоторому проекту 800000, ожидаемые доходы 80000 руб., 200000 руб., 300000 руб., 450000 руб. в течение последующих 4-х лет. Требуется оценить экономическую целесообразность проекта по скорости оборота инвестиций, если рыночная норма дохода 12%.

Для этой задачи Excel предлагает финансовую функцию ВНДОХ (значения; предположение)

III. Описание общих формул, математических моделей и финансовых функций Excel, используемых для решения задания.

Формулы

Вычисления в Excel выполняются с помощью формул. Формула представляет собой указание программе выполнить вычисления в ячейке. Формула может содержать константы, ссылки на ячейки и диапазоны ячеек, имена диапазонов, функции и операторы. Формула начинается знаком равенства и вводится в активной ячейке.

Вводить формулы можно пятью способами:

Ввод с клавиатуры знак равенства с последующими операторами и операндами, например = A1*B1*C1.

Ввод с клавиатуры знак равенства и имя функции.

Выбрав команду Вставка Функция.

Нажав сочетание клавиш Shift+F3.

Щелкнув на кнопке вставка функции на панели инструментов Стандартная.

Функции

Функция используется как элемент формулы. При работе с функциями нужно следовать их синтаксису. Любая функция имеет такие понятия, как:

Имя функции указывает программе, о каких вычислениях идет речь.

Аргументы - значения, которые функция использует, вычисляя результат. Аргументы записываются в скобках следом за именем функции. Отдельные аргументы разделяются точкой с запятой.

Результат - значение, полученное при вычислении функции.

Функции бывают:

Финансовые

Дата и время

Математические

Статистические

Ссылки и массивы

Работы с базой данных

Текстовые

Логические

Проверки свойств и значений

Также можно задать отображение полного алфавитного перечня и десять недавно использовавшихся.

Финансовые функции

Финансовые функции используются в сложных финансовых расчетах, например для выполнения расчета амортизации и определения процентов по займам и инвестициям, а также анализируются операции с ценными бумагами. С помощью этих функции можно определить текущую стоимость, инвестиции, доходность ценных бумаг и т. д.

Примеры финансовой функции:

АМР (стоимость, ликвидная стоимость, время амортизации) определяет размер амортизации за один год.

Стоимость - начальная стоимость приобретаемого имущества.

Ликвидная стоимость - стоимость имущества в конце периода амортизации.

Время амортизации - количество периодов, за которое имущество амортизируется.

ПЛПРОЦ (норма; период; кпер; тс; бс; тип) определяет размер выплаты по процентам на указанную сумму инвестиции за данный период.

Описание математических моделей и финансовых функций Excel для решения задания

Для решения задачи 1 использую формулу:

ЧИСТВНДОХ

Возвращает внутреннюю скорость оборота для расписания денежных поступлений, которые не обязательно периодические.

Синтаксис:

ЧИСТВНДОХ(значения;даты;предположение)

Значения - это ряд поступлений наличных, которые соответствуют расписанию в аргументе даты. Первая выплата не является обязательной, она соответствует выплате в начале инвестиции. На все последующие выплаты делается скидка на основе 365-дневного года.

Даты - это расписание дат платежей, которое соответствует ряду операций с наличными. Первая дата означает начало расписания платежей. Все другие даты должны быть позже этой даты и могут идти в любом порядке.

Предположение - это предполагаемое значение результата функции ЧИСТВНДОХ.

В большинстве случаев нет необходимости задавать аргумент прогноз для функции ЧИСТВНДОХ. Если это аргумент опущен, то прогноз полагается равным 0,1 (10%).

Microsoft Excel использует итеративный метод для вычисления ЧИСТВНДОХ. Используя меняющуюся скорость оборота (начиная со значения предположение), функция ЧИСТВНДОХ производит циклические вычисления, пока не получит результат с точностью до 0,000001 процента. Если функции ЧИСТВНДОХ не удается найти результат за 100 попыток, то возвращается значение ошибки #ЧИСЛО!. Скорость оборота меняется до тех пор, пока:

, где

n - кол-во выплат и поступлений;

d_i - дата i-ой или последней операции с наличными;

Value i- сумма i - ой операции;

d₀ - дата 0-ой операции (начальная дата);

R - сумма i-ой или последней операции.

Для решения задачи 2 использую формулу:

ВНДОХ.

Возвращает внутреннюю скорость оборота для ряда последовательных операций с наличными, представленными числовыми значениями. Объемы операций не обязаны быть одинаковыми, как в случае ренты. Однако они должны происходить через равные промежутки времени, например, ежемесячно или ежегодно. Внутренняя скорость оборота - это процентная ставка дохода, полученного от инвестиции, состоящий из выплат (отрицательные значения) и поступлений (положительные значения), которые происходят в регулярные периоды времени.

Синтаксис:

ВНДОХ(значения;предположение)

Значения - это массив или ссылка на ячейки, содержащие числовые величины, для которых вычисляется внутренняя скорость оборота средств. Значения должны включать одно положительное значение и одно отрицательное значение, для того, чтобы можно было вычислить внутреннюю скорость оборота. ВНДОХ использует порядок значений для интерпретации порядка денежных выплат или поступлений.

Предположение - это величина, о которой предполагается, что она близка к результату ВНДОХ.

Microsoft Excel использует метод итераций для вычисления ВНДОХ. Начиная со значения предположение, функция ВНДОХ выполняет циклические вычисления, пока не получит результат с точностью 0,00001 процента. Если функция ВНДОХ не может получить результат после 20 попыток, то возвращается значение ошибки #ЧИСЛО!.

В большинстве случаев нет необходимости задавать прогноз для вычислений с помощью функции ВНДОХ. Если прогноз опущен, то он полагается равным 0,1 (10 %).

Следующая формула вычисляет внутреннюю скорость оборота инвестиции:

, где

n - кол-во выплат и поступлений;

Value i- сумма i - ой операции;

R - сумма i-ой или последней операции.

Функция даты и времени

Значения даты времени сохраняются и обрабатываются программой как числа. Начальной датой является 1.1.1900 года, ей соответствует целое значение 1. Каждый последующий день представлен целочисленным значением на единицу большим значения предыдущей даты. Значения даты и времени используются при вычислении соответствующих функций. С помощью этого способа можно определить интервал в днях между двумя датами.

Примеры функции Даты и времени:

МЕСЯЦ (Дата_ как_ число) - возвращает Месяц, соответствующий аргументу дата в числовом формате. Месяц определяется как целое в интервале от 1 МЕСЯЦ (Январь) до 7 (Декабрь).

Например, =Месяц (“ 19-Декабрь”) равняется 12.

ТДАТА()- возвращает текущую дату и время в числовом формате.

Например, =ТДАТА() равняется 15.12.01. 14:30.

ДНЕЙ360 (начальная дата; конечная дата; метод)- вычисляет количество дней между двумя датами на основе 360-дневного года.

Например, =ДНЕЙ360 (“15.12.01”; “9.12.01”) равняется 4.

Математические функции

Математические функции используются для выполнения элементарных вычислительных операций (вычитания, умножения, сложения, деления, возведения в степень и т. д.).

Примеры математической функции:

Произвед (число1; число2;…) - вычисляет произведение аргументов.

ПРОИЗВЕД является именем функции, а число1, число2-аргументами. Многоточие указывает на то, что можно задать дополнительные аргументы.

Например, =ПРОИЗВЕД(5; 3). Значение:15.

СУММ (число1,чичло2;…) - суммирует аргументы.

Например, =СУММА(20;30). Значение:50.

Функции ссылки и массива

С помощью функций массива можно вычислить значения массивов и областей ячеек. Формулы массива позволяют значительно сократить время, необходимое для ввода повторяющихся формул.

Пример функции ссылки массива:

ЧИСТРОК (массив) - возвращает количество строк в ссылке или массиве.

Например, =Массив (А1:А2) равняется 2.

Статистические функции

Статистические функции выполняют операцию по вычислению параметров случайной величины.

Пример:

СРЗНАЧ (число 1; число2;…) - определяет среднее арифметическое для своих аргументов.

Например, =СРЗНАЧ ({2;4;7;12;27}) равняется 10,4.

Функции работы с базой данных

С помощью этой функции можно выполнить анализ данных рабочего листа. База данных представляет собой прямоугольную область рабочего листа с набором структурированных данных и имеет следующую структуру:

Имена полей в первой строке

Каждая следующая строка содержит запись данных

Каждый столбец содержит значения отдельного поля данных

Почти все базы данных имеют одинаковый синтаксис и набор аргументов:

База данных. Этот аргумент задает ссылку на всю базу данных, включая имена полей. Если диапазону присвоено имя, то можно указать его вместо ссылки на ячейку.

Поле. Функции базы данных всегда используются по тоношению к определенному полю базы данных.

Критерий. Диапазон, содержащий условие базы данных .

Пример функции работы с базой данных:

ДМАКС(база данных; поле; критерий) - проверяет, какая из записей, соответствующая критерию, содержит наибольшее значение.

Текстовые функции

Текстовые функции используются при работе с текстом. Можно искать, заменять или объединять определенные последовательности символов, а также подсчитать количество символов и многое другое.

Пример:

ДЛСТР(текст) - определяет количество символов во фрагменте текста.

Например, =ДЛСТР(“Курсовая работа”). Значение:15.

Логические функции

Логические функции используются с логическими значениями и результат их тоже представляет собой логическое значение - ИСТИНА или ЛОЖЬ. Наиболее часто используемой логической функцией является функция ЕСЛИ. Эта функция позволяет осуществить одну операцию при выполнении условия другую в противном случае. Результат проверки условия определяет возвращаемое функцией значение.

Если (логическое _ выражение; значения _ если истина; значения _ если ложь).

Функции проверки свойств и значения

В категории функций проверки свойств и значений различают две группы. Первую группу образуют Е-функции, возвращающие логическое значение. В зависимости от результата проверки возвращается ИСТИНА или ЛОЖЬ. Е-функции можно использовать в формулах для проверки результатов вычисления.

Пример:

ЕНЕТЕКСТ(текст) - возвращает ИСТИНА, если значение не является текстом.

Например,

=ЕНЕТЕКСТ(15) - возвращает ИСТИНА.

или

=ЕНЕТЕКСТ(“Курсовая работа”) - возвращает ЛОЖЬ.

IV. Описание выполняемых действий по решению задания в Excel.

Описание выполнения Задачи 1

Согласно условию задачи 1 дано: выплата и доходы за определенные периоды. Требуется рассчитать внутреннюю скорость оборота инвестиций.

Для определения внутренней скорости инвестиций Excel предлагает функцию ЧИСТВНДОХ. Перед тем, как использовать функцию, я выполнила следующие действия:

Ввела следующие данные: в ячейку B5-Выплата, B6-Доход, B7-Доход, B8-Доход, С5-23.04.97, С6-28.11.97, С7-20.05.98, С8-01.01.99, D5 - (-400) тыс. руб., D6-149 тыс. руб., D7-180 тыс. руб., D8-150 тыс. руб.

Сделала ячейку C8 активной и на панели инструментов Стандартная выбрала команду Мастер функции.

Из списка Категория выбрала Финансовые.

Из списка Функция выбрала ЧИСТВНДОХ.

Нажала кнопку ОК. На экране открылось второе окно мастера функций.

Для функции ЧИСТВНДОХ (значения; даты; предположение) задала следующие аргументы:

Значения - (-400000; 149000; 180000; 150000). Значение (-400000) я взяла с минусом потому что - это выплата по инвестициям, а значения 149000, 180000, 150000 с плюсом потому что это ожидаемые доходы по этим инвестициям.

Даты - (“23.04.97”, “28.11.97”, “ 20.05.98”, “01.01.99”).

Предположение - равен 10%.

В поле Значения ввела значения (-400000; 149000; 180000; 150000), в поле Даты ввела даты соответствующие значениям (“23.04.97”, “28.11.97”, “ 20.05.98”, “01.01.99”), поле Предположение ничего не ввела, т.к. по условию задачи не дано.

=ЧИСТВНДОХ({-400000; 149000; 180000; 150000},{“23.04.97”, “28.11.97”, “ 20.05.98”, “01.01.99”})

Нажала ОК. В ячейке D9 появилась сумма дохода для расписания денежных поступлений - 18%.

Построила диаграмму.

Выделила диапазоны ячеек B5:B9 и D5:D9.

Щелкнула на кнопке Мастер диаграмм на панели инструментов Стандартная.

На экране открылось окно диалога Мастер диаграмм.

Выбрала сначала щелчком мыши из списка Тип диаграммы - Круговая. Затем ее вид - Объемный. Нажала кнопку Далее и перешла во второе окно мастера диаграмм.

Открыла третье окно мастера диаграмм нажав кнопку Далее. В нем я определила отдельные параметры диаграммы.

На вкладке Заголовки в поле Название диаграммы ввела заголовок - Расчет внутренней скорости инвестиций. На вкладке Подписи данных в поле Подписи значений щелкнула мышью на категория и доля. На вкладке Легенда в поле Размещение щелкнула справа.

Затем нажала кнопку Далее и перешла в последнее окно мастера диаграмм. Здесь определила размещение диаграммы, поместив ее в отдельном листе.

Описание выполнения Задачи 2

Согласно условию задачи 2 дано: затраты, доходы и норма дохода. Требуется оценить экономическую целесообразность проекта по скорости оборота инвестиций.

Для этой задачи подходит функция ВНДОХ. Перед тем, как использовать функцию, я выполнила следующие действия:

Ввела следующие данные: в ячейку В5- Затраты, В6-Доход за 1-й год, В7-Доход за 2-й год, В8-Доход за 3-й год, В9-Доход за 4-й год, В10-Рыночная норма, С5-(-800), С6-80 тыс. руб., С7-200 тыс. руб., С8-300 тыс. руб., С9-450 тыс. руб., С10-12%.

Сделала ячейку C11 активной и на панели инструментов Стандартная выбрала команду Мастер функции.

Из списка Категория выбрала Финансовые.

Из списка Функция выбрала ВНДОХ.

Нажала кнопку ОК. На экране открылось второе окно мастера функций.

Для функции ВНДОХ (значения; предположение) задала следующие аргументы:

Значения - (-800000; 80000; 200000; 300000; 450000). Значение (-800000) я взяла с минусом потому что - это затраты по проекту скорости оборота инвестиций, а значения 80000, 200000, 300000, 450000 с плюсом потому что это ожидаемые доходы по этому проекту.

Предположение - это предполагаемая величина, близкая результату ВНДОХ. Он равен 10%.

В поле Значения ввела значения (-800000; 80000; 200000; 300000; 450000), в поле Предположение ничего не ввела, т.к. по условию задачи предположение не дано.

=ВНДОХ(800000; 80000; 200000; 300000; 450000)

Нажала ОК. В ячейке С8 появилась сумма внутреннего дохода -9%.

Оценила экономическую целесообразность проекта по скорости оборота инвестиций. Т.к. полученный внутренний доход 9% меньше рыночной нормы дохода 12% проект по скорости инвестиций экономически не целесообразен.

По условию задачи привела графическую интерпритацию в виде схемы денежных потоков, т. е. построила диаграмму.

Выделила диапазоны ячеек B5:B11 и C5:C11.

Щелкнула на кнопке Мастер диаграмм на панели инструментов Стандартная.

На экране открылось окно диалога Мастер диаграмм.

Выбрала сначала щелчком мыши из списка Тип диаграммы - График. Затем ее вид - График с накоплением, на котором отдельные значения помечены маркерами.

Нажала кнопку Далее и перешла во второе окно мастера диаграмм.

Открыла третье окно мастера диаграмм нажав кнопку Далее. В нем я определила отдельные параметры диаграммы.

На вкладке Заголовки в поле Название диаграммы ввела заголовок - Проект по скорости оборота инвестиций, также дала название оси X (категорий) - Затраты и доходы и название оси Y (значений). На вкладке Подписи данных в поле Подписи значений щелкнула мышью на значение. На вкладке Легенда в поле Размещение щелкнула справа.

Затем нажала кнопку Далее и перешла в последнее окно мастера диаграмм. Здесь определила размещение диаграммы, поместив ее в отдельном листе.

V. Результаты выполнения работы в табличной и графической форме.

Задача №1
Расчет внутренней скорости оборота инвестиций
Выплаты	23.04.97	-400000
Доход	28.11.97	149000
Доход	30.05.98	180000
Доход	01.01.99	150000
ЧИСТВНДОХ		18%

Результат выполнения работы в графической форме

Задача №2
Проект по скорости оборота инвестиций.
Затраты	-800000
Доход за первый год	80000
Доход за второй год	200000
Доход за третий год	300000
Доход за четвертый год	450000
Рыночная норма дохода	12%
Внутренний доход	9%

Т.к. внутренний доход 9% меньше рыночной нормы дохода 12% проект по скорости инвестиций не целесообразен.

Заключение

В выполненной курсовой работе я постаралась изложить основные возможности программы Microsoft Word и Microsoft Excel.

Также получила представление о возможностях Microsoft Office, познакомилась с основными терминами и понятиями текстового процессора Word и электронной таблицы Excel.

В мощном текстовом процессоре Microsoft Word удобно создавать разнообразные документы. Вводимый текст отображается на экране в том виде, в каком он будет выведен на печать. Мощные средства редактирования текста приближают его по своим возможностям к настольным издательским системам, сохраняя при этом простоту использования.

Microsoft Word позволяет писать без ошибок. В нем имеется встроенная программа коррекции ошибок.

При помощи Microsoft Excel можно анализировать большие массивы данных. С помощью финансовых функций Excel получила результаты своих задач.

Использованная литература

Асхабова “Информационные системы в экономике ”: учебное пособие, г. Махачкала 1999г.

Юрий Леонтьев “Самоучитель Word 2000”: издательство “Питер”, 2006г.

Размещено на Allbest.ru