Использование баз данных (Excel и Access)

Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное агентство по образованию Российской Федерации»

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Южно-Уральский государственный университет

Факультет «Экономика и управление»

Кафедра «Экономика и финансы»

Вариант № 17

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА К КУРСОВОЙ РАБОТЕ

по дисциплине «Информатика»

Руководитель

Н.С. Швецова.

Автор работы

Студент группы ЭиУ - 253

А.А. Павельчук.

Работа защищена с оценкой

ЮУрГУ - 080105.2010.

Челябинск

2010

Оглавление

• Задание 1. Применение приложения Excel как базы данных
• 1.1 Создание таблицы «Охранное предприятие»
• 1.2 Сортировка
• 1.3 Фильтрация данных
• 1.4 Структурирование
• 1.5 Применение функции Итоги
• 1.6 Консолидация
• 1.7 Диаграмма
• 1.8 Гиперссылка
• Задание 2. Применение приложения Access для решения задач в различных предметных областях
• 2.1 Создание структуры таблицы
• 2.2 Сортировка
• 2.3 Фильтрация данных
• 2.4 Формирование запросов
• 2.5 Создание отчета с группированием
• 2.6 Создание формы
• 2.7 Создание кнопочной формы
• ЗАКЛЮЧЕНИЕ
• БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
• ВВЕДЕНИЕ
• На работе и дома, в магазине и в банке - везде мы сталкиваемся с числами. Для многих наших современников вычисления стали обычным видом деятельности. Для автоматизации вычислений и представления полученных результатов в наглядном виде, как правило, используются электронные таблицы.
• Базы данных занимают все более прочное место в нашей жизни. Мы пользуемся ими для решения различных задач, из которых наиболее общими являются задачи хранения, постоянного обновления и анализа данных о каких-то объектах, будь то документация, списки продукции, клиентов, рабочих и т.д. Система MS Access предлагает для создания приложения, решающего подобные задачи, следующие объекты: таблицы, запросы, формы, отчеты. База данных служит для автоматизации накопления и обработки большого количества разнообразных сведений.
• Главной целью этой работы является изучение способов размещения информации, хранения, использования для дальнейших расчетов, анализа, а также способов представления информации. В этой работе представлены алгоритмы и инструменты, при помощи которых осуществляются перечисленные выше операции.
• Задание 1. Применение приложения Excel как базы данных
• База данных (БД) - совокупность взаимосвязанных, хранящихся вместе данных при наличии такой минимальной избыточности, которая допускает их использование оптимальным образом для одного или нескольких приложений.
• В Excel имеется развитый аппарат быстрого и удобного извлечения и формирования различных обобщающих сводок. Программа входит в состав Microsoft Office и работает под управлением Windows. Запускается программа двойным щелчком мыши с рабочего стола или с помощью кнопки Пуск - Программы - Excel.
• Документом (т.е. объектом обработки) является файл с произвольным именем и расширением XLS. В терминологии Excel такой файл называется Рабочей книгой. В каждом файле может размещаться от 1 до 255электронных таблиц, каждая из которых называется рабочим листом. Электронная таблица состоит из 65536 строк и 256 столбцов, размещенных в памяти компьютера. Строки пронумерованы от 1 до 65536, (первый столбец называется заголовком строки), а столбцы обозначены буквами латинского алфавита A, B,……, Z, AA, AB,…..IV. (Первая строка называется заголовком столбцов). На пересечении столбца и строки располагается ячейка.

1.1 Создание таблицы «Магазин строительных материалов»

Подсчет данных по формулам.

Для выполнения задач курсовой работы была создана таблица «Магазин строительных материалов», в которой были заполнены вручную поля «Отдел», «Вид продукции», «Производитель», «Адрес производителя», «Телефон производителя», «Цена продукции», «Сроки годности (дней)», «Условия хранения», «Дата поступления в магазин», и были рассчитаны следующие поля:

§ «Текущая дата». Рассчитывался по формуле: =СЕГОДНЯ()

Результат показывает дату на данный момент.

§ «Дата истечения срока годности». Рассчитывается, как сумма: (=I3+G3).

§ «Количество дней до истечения срока годности». Рассчитывается, как разность: (=J3-$P$1). Отрицательные значения данного поля указывают на количество дней после истечения срока.

§ «Вид продукции, имеющие наибольшие сроки хранения». Рассчитывается с помощью функции ЕСЛИ: (=ЕСЛИ(G3=$F$25;B3; ""))

§ «Производитель, выпускающий продукцию по цене выше средней». Рассчитывается с помощью функции ЕСЛИ: (=ЕСЛИ(F3>$F$26;C3; ""))

§ «Продукция, превысившая срок хранения». Рассчитывается c помощью функции ЕСЛИ: (=ЕСЛИ(K3<0;B3; ""))

§ «Отдел с продукцией по срокам хранения меньше 10 дней».

Рассчитывается с помощю функций ЕСЛИ:

(=ЕСЛИ(G3<10;A3; ""))

§ «Телефон прозводителя по адресу Москва».

Рассчитывается с помощю функций ЕСЛИ и СОВПАД:

(=ЕСЛИ(СОВПАД(D3;"г.Москва");E3; ""))

Так выглядит исходная таблица «Магазин строительных материалов» (рис. 1.1):

рис. 1.1 - Исходные данные

1.2 Сортировка

Сортировка - упорядочение данных по возрастанию или убыванию.

Универсальное средство сортировки содержится в меню Данные - Сортировка с установкой необходимых параметров.

Можно выполнять сортировку данных по тексту (от А к Я или от Я к А), числам (от наименьших к наибольшим или от наибольших к наименьшим), а также датам и времени (от старых к новым или от новых к старым) в нескольких столбцах. Можно также выполнять сортировку по настраиваемым спискам (таким как состоящий из элементов «Большой», «Средний» и «Маленький») или по формату, включая цвет ячеек, цвет шрифта, а также по значкам. Большинство сортировок применяются к столбцам, но возможно также применить сортировку к строкам.

Критерии сортировки сохраняются вместе с книгой, предоставляя возможность повторного применения сортировки каждый раз при открытии книги в таблице Excel, но не к диапазону ячеек. Если необходимо сохранить параметры сортировки для периодического повторного применения при открытии книги, рекомендуется использовать таблицу. Это особенно важно при сортировке по нескольким столбцам или сортировке, составление которой занимает много времени.

Одноуровневая сортировка.

Одноуровневая сортировка выполнена по полю "Отделение" по возрастанию. На листе Одноуровневая сортировка была произведена Одноуровневая сортировка. Для её выполнения нужно выполнить следующие операции: необходимо установить курсор в поле списка и ввести команду «Данные» - «Сортировка». При этом должна выделиться вся область списка. Если этого не произошло, то предварительно необходимо выделить весь список, а затем ввести указанную команду. Затем в диалоговом окне «Сортировка диапазона» необходимо установить:

Сортировать по: «Отдел» по возрастанию (в алфавитном порядке).

Затем по: (не сортировать).

В последнюю очередь: (не сортировать).

После этого необходимо поставить флажок в строке «Идентифицировать поля по подписям», чтобы исключить из области, подлежащей сортировке заголовков столбцов. Отсортированные данные приведены на рисунке 2 «Одноуровневая сортировка» (рис. 1.2). Эта сортировка выделена цветом.

рис. 1.2 - Одноуровневая сортировка

Двухуровневая сортировка.

Двухуровневая сортировка производится аналогично одноуровневой сортировке с помощью команды «Данные - Сортировка». В диалоговом окне «Сортировка диапазона» необходимо установить:

Сортировать по: «Отдел», по возрастанию (в алфавитном порядке).

Затем по: поле «Адрес производителя», по возрастанию (в алфавитном порядке).

В последнюю очередь: (не сортировать).

После этого необходимо поставить флажок в строке «Идентифицировать поля по подписям», чтобы исключить из области, подлежащей сортировке заголовков столбцов.

Отсортированные данные приведены на рисунке 3 - «Двухуровневая сортировка» (рис. 1.3). Они выделены цветом.

рис. 1.3 - Двухуровневая сортировка

Трехуровневая сортировка.

Трехуровневая сортировка выполнена в первую очередь по полю "Отдел", затем по полю "Адрес производителя" и в последнюю очередь по полю "Дата поступления в магазин" - все поля по возрастанию.

Отсортированные данные приведены на рисунке 4 «Трехуровневая сортировка». (рис. 1.4)

рис. 1.4 - Трёхуровневая сортировка

1.3 Фильтрация данных

Фильтрация данных в списке -- это выбор данных по заданному критерию (условию), т.е. эта операция позволяет выделить нужные данные среди имеющихся.

В отфильтрованных данных отображаются только строки, соответствующие заданным условиям (Условие. Ограничение, заданное для отбора записей, включаемых в результирующий набор записей запроса или фильтра.), а ненужные строки скрываются. После отбора данные в этом подмножестве можно копировать, искать, изменять, форматировать, преобразовывать в диаграммы и выводить на печать; при этом их местонахождение и порядок не изменятся.

Возможен отбор по нескольким столбцам. Несколько фильтров можно применять одновременно. Фильтры действуют по дополнительному принципу, т. е. каждый новый фильтр накладывается на фильтр, примененный до него, и в еще большей степени ограничивает подмножество данных.

Осуществляется Фильтрацияс помощью команды Данные - Фильтр - и две разновидности этой команды: Автофильтр и Расширенный фильтр.

Автофильтрация.

С помощью автофильтра можно создать три типа фильтров: по значениям списка, по формату или по условиям. Все они являются взаимоисключающими в пределах диапазона ячеек или столбца таблицы. Например, можно выполнить отбор по цвету ячеек или по списку чисел, но нельзя использовать оба типа одновременно; точно так же необходимо выбрать один тип из двух, если требуется выполнить отбор по значкам или на основе фильтра, заданного пользователем.

Для того, чтобы произвести автофильтрацию, необходимо изначально скопировать на новый лист «Автофильтрация» исходную базу данных с листа «Подсчет данных по формулам». Затем установим курсор в область списка и выполним команду «Данные» - «Фильтр» - «Автофильтр». По этой команде Excel помещает раскрывающиеся списки непосредственно в имена столбцов списка. Щелкнув по стрелке, можно ознакомиться со списком возможных критериев выбора. Если кнопка была использована для назначения фильтра, то стрелка окрашивается в синий цвет. Существуют следующие варианты списка критериев:

· «Все» - выбираются все записи;

· «Первые 10» - в диалоговом окне «Наложение условия по списку» выбрать определенное кол-во наименьших или наибольших элементов списка, которое необходимо отобразить;

· «Значения» - будут выбраны только те записи, которые в данном столбце создают указанное значение;

· «Условие» - выбираются записи по формируемому пользователем условию в диалоговом окне «Пользовательский автофильтр»;

· «Пустые» - предъявляются строки, не содержащие данные в колонке;

· «Непустые» - предъявляются только те записи, которые содержат непустые строки в колонке.

Автофильтрация данных была проведена по столбцам «Отдел», «Производитель», «Дата поступления в магазин», таким образом, отдел отбирался по условию «Сухие смеси», производитель - «ЗАО Финнколор» и дата поступления в магазин - «08 или 17». (рис. 1.5)

рис. 1.5 - Автофильтрация

Расширенный фильтр.

Важной особенностью этого режима является необходимость формирования заранее, до выполнения самой команды фильтрации, специального блока (облас-ти) для задания сложных поисковых условий, называемых областью критерия (диапазоном условия). Фильтрация проходит в два этапа:

Этап 1. Формирование области критериев поиска

В «Расширенном фильтре» также как и в «Автофильтре» существует несколько вариантов видов критерия, такие как:

Критерий сравнения включает операции следующего типа:

· точного значения;

· значения, формируемого с помощью операторов отношения;

· шаблона значения, включающего символы или

Множественный критерий - критерий, формируемый в нескольких столбцах.

· Если критерии указываются в каждом столбце на одной строке, то они считаются связанными условием И.

· Если критерии записаны в нескольких строках, то они считаются связанными условием ИЛИ.

Вычисляемый критерий - представляет собой формулу, записанную в строке области условий, которая возвращает логическое значение «ИСТИНА» или «ЛОЖЬ».

Для этого копируем первую строку с именами полей из области исходных данных в область критериев отбора записей. Далее проставляем в области критериев, что отбор будет производиться по столбцам «Производитель» = ОАО Метизный завод, «Цена продукции» >800.

Этап 2. Фильтрация записей расширенным фильтром

Выполняем команду Данные - Фильтр - Расширенный фильтр.

Появляется диалоговое окно Расширенный фильтр.

Определяем диапазон, где отобразятся результаты фильтрации.

Определяем диапазон условий. ( рис. 1.6)

рис. 1.6 - Расширенный фильтр

1.4 Структурирование

Для группировки и суммирования данных из списка (Список. Набор строк, содержащий взаимосвязанные данные, или набор строк, которому назначаются функции листа с помощью команды Создать список.) с данными можно создать многоуровневую структуру с числом уровней в пределах восьми, по одному для каждой группы. Каждый внутренний уровень, представленный большим числом символов структуры (Символы структуры. Символы, используемые для изменения вида структурированного листа. Подробные данные можно показать или скрыть, щелкнув знак «плюс», «минус» или цифры 1, 2, 3, 4, показывающие уровень структуры.), отображает подробные данные (Подробные данные. В таблицах с итогами и структурах -- строки или столбцы с исходными данными, по которым вычисляются итоги. Подробные данные обычно расположены непосредственно сверху или слева от итогов.) для соответствующего внешнего уровня. При этом внешний уровень представлен меньшим числом символов структуры. Используйте многоуровневую структуру для быстрого отображения итоговых строк или столбцов или для отображения подробных данных для каждой группы. Можно создавать многоуровневую структуру из строк , столбцов или из строк и столбцов сразу.

Прежде чем структурировать таблицу, необходимо произвести сортировку записей, тем самым косвенно выделяя необходимые группы.

Структурирование выполняется с помощью команды Данные, Группа и Структура, а затем выбирается конкретный способ -- автоматический или ручной.

Структурирование в трех уровнях.

Перед началом структурирования нужно произвести сортировку. Затем вставим пустые разделяющие строки между "Отделениями". Создать структурные части таблицы. Для этого: выделил блок строк, относящихся к первой группе - выполнил команду Данные- Группировать. В появившемся окне установил флажок строки; аналогичные действия повторил для других групп. Затем произвел группировку. Выполнив команду Данны, Группировать.

Структурирование было выполнено следующим образом: 1-ый уровень группировки объединила "Отдел" ; 2-ой уровень группировки объединила «Адрес производителя»; 3-ий уровень объединила «Дата поступления в магазин». (рис. 1.7)

рис. 1.7 - Структурирование

1.5 Применение функции Итоги

Использование функции Итоги, из меню Данные позволяет выполнить детальный анализ сводных показателей для групп данных, объединенных каким-либо общим признаком. Чтобы формирование итогов имело смысл, необходимо предварительно отсортировать исходные данные по желаемому признаку.

После сортировки, для подведения итогов выполняем команду Данные - Итоги: Выбираем

При каждом изменении в: Отдел

Операция: Среднее

Добавить итоги по: Отдел Ставим галочки в графах «Заменить текущие итоги» и «Итоги под данным» (рис 1.8).

рис. 1.8 - Итоги

1.6 Консолидация

Консолидация -- агрегирование (объединение) данных, представленных в исходных областях-источниках.

Инструмент Консолидация позволяет объединить таблицы, находящиеся в разных местах и, даже, в разных книгах.

Все таблицы должны иметь абсолютно идентичную структуру. Соединение не является механическим.

Итоговая таблица будет содержать только одну строку с ключевым полем, а числовые данные в ней будут суммами (или другими функциями) всех строк объединенного подмножества.

Ключевым полем считается самое левое поле (колонка) таблицы или ее выделенная часть.

Для выполнения консолидации предварительная сортировка не нужна.

Для консолидации была создана дополнительная таблица ( ТАБЛИЦА №2) идентичная исходной ( ТАБЛИЦА №1), но с измененными значениями Цены продукции (рисунок 1.9).

рис. 1.9 - таблицы для Консолидации

Нам необходимо найти Сумму по цене продукции в каждом отделе. Далее мы выполняем команду Данные - Консолидация, появляется табличка, где мы добавляем в список диапазонов исходные таблицы, выбираем функцию Среднее и ставим галочки : подпись верхней строки и значение левого столбца.

1.7 Сводная таблица

Инструмент Сводная таблица из меню Данные является чрезвычайно мощным и удобным средством анализа и трансформации данных. С его помощью можно сделать практически любой «разрез» таблицы, получить итоги по любым Сводная таблица создаётся с помощью команды Вставка- Сводная таблица. Построение сводной таблицы происходит в несколько этапов :

· 1этап: Определение диапазона источника данных( лист Исходные данные)

· 2этап: Выбор места расположения сводной таблицы.

· 3этап: Создание Макета

Далее в макете определяем, по каким столбцам (строкам) будут рассчитаны данные в сводной таблице. Определяем, что сводная таблица будет группироваться по строке «Отдел» и столбцам «Цена продукции» среднее значение, "Вместимость палат" минимум.

После того как макет сводной таблицы был сформирован, нажимаем ОК и Готово. (рис 1.10)

рис. 1.10 -Сводная таблица

1.8 Диаграмма

Диаграмма является графическим представление данных. Диаграммы используются для анализа и сравнения данных, представления их в наглядном виде. В Microsoft Office Excel 2007 легко создать диаграммы профессионального вида.

В курсовой работе в построенной диаграмме будут отражаться данные по средней цене продукции по каждому отделу и минимум по сроку годности.

Вставка - Сводная диаграмма, далее нужно выполнить следующие действия:

1) Выбрать тип диаграммы ( у нас "Гистограмма" и «График»)

2)Определить исходные данные.

3)Составить макет ( выбрать оси - "Отдел", и значения - "Средняя цена продукции", "Минимум по сроку годности",)

Далее настраиваем параметры диаграммы и приводим ее в приятный для просмотра вид. В итоге получаем (рис 1.11):

рис. 1.11 - Диаграммы

1.9 Гиперссылка

Чтобы создать гиперссылку ставим курсор на напечатанный текст и нажимаем правую кнопку мыши и в появившемся окне выбираем «Гиперссылка».

В строке «Связать с»: выбираем «Место в документе»;

В строке «Текст»: пишем название указателя или оно там же написано;

В строке «Введите адрес ячейки»: ставим адрес ячейки, в которой будет располагаться адрес указателя (А1)

В строке «Или выберите место в документе»: выбираем на какой лист нам нужно перейти.

И щелкаем «ОК». Указатель готов.

Аналогично создаем указатели и для других листов.

Полученные данные представлены на рисунке «Указатели».

рис. 1.12 - Указатели

еxcel аccess база данные

Задание 2. Применение приложения Access для решения задач в различных предметных областях

Для работы в этом приложении импортируем таблицу из Excel в Access.

Для этого в Excel создадим ещё одну таблицу ,где будут только те столбцы , которые являются первичными: «Отделение», «Количество палат», «Специализация», «Вместимость», «Диагноз», «Фамилия Врача», «Дата поступления в больницу», «Количество дней в больнице»,

После этого в окне «Импорт электронной таблицы» выбираем нужную нам таблицу и импортируем ее.

В окне Базы данных необходимо выбрать вкладку «Таблицы», затем нажать правую кнопку мыши, выбрать «Импорт». Затем появляется окно «Импорт», где необходимо выбрать нужный документ, т.е. документ Excel и выбрать нужную нам там таблицу на листе и нажать кнопку «Импорт».

Далее можно начинать работу непосредственно в самом редакторе Microsoft Access.

2.1 Создание структуры таблицы

Далее в конструкторе создаем структуру, присваиваем имя полям и изменяем размер и указываем тип данных.

Затем необходимо перейти в режим «Таблица», воспользовавшись командой «Вид» - «Режим таблицы». На вопрос о сохранении таблицы необходимо щелкнуть по кнопке «Да». Таблица «Больница» (рисунок 2.1)



рис. 2.1 - Структура таблицы

2.2 Сортировка

Сортировка данных в Access производится аналогично сортировке в Excel. Для этого ставим курсор в нужный столбец и сортируем данные при помощи команды «Записи» - «Сортировка» - «По возрастанию».

Сортировка была произведена по «Отделениям».

2.3 Фильтрация данных

Для фильтрации данных ставим курсор в ячейку, в которой находится значение, по которому нужно отфильтровать данные. Далее выполняем команду «Записи» - «Фильтр» - «Фильтр по выделенному». И получаем отфильтрованные данные. Фильтрация была выполнена по диагнозу «Грипп».

2.4 Формирование запросов

Запрос - инструкция на отбор записей. Запросы используются для просмотра, изменения и анализа данных.

Запросы можно создавать самостоятельно в режиме «Конструктора» и с помощью «Мастеров запроса». «Мастера запросов» автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы.

В Ассеss можно создавать следующие типы запросов:

· «запрос на выборку» - предназначенный для отбора данных, хранящихся в таблицах, и не изменяющий эти данные;

· «запрос с параметрами» - позволяющий определить одно или несколько условий отбора во время выполнения запроса;

· «перекрестный запрос»;

· «запрос на изменение» - запрос на удаление, обновление и добавление записей, на создание таблицы.

На основе запроса можно построить отчет или форму.

Для одной таблицы можно создать множество запросов, каждый извлекает из таблицы лишь малую часть информации, которая в данный момент необходима.

В результате работы запроса из общей исходной базы формируется результирующая таблица, содержащая часть общей информации, соответствующую запросу.

При создании результирующей таблицы можно не только выбирать информацию из базы, но и обрабатывать ее. (данные могут сортироваться, фильтроваться, объединяться, разделяться, изменяться, при этом изменений в базовых таблицах может не происходить).

Результаты обработки сказываются только на содержании результирующей таблицы, а она имеет временный характер, и иногда ее даже называют моментальным снимком.

Ценное свойство запросов - способность выполнять итоговые вычисления. Запрос может не только выдать результирующую таблицу, но и найти, например, среднее (наибольшее, наименьшее, суммарное и т. п.) значение по какому-то полю.

Простой запрос

Для выполнения простого запроса выполняются следующие действия:

1. Создать - Простой запрос

2. Выбираем в качестве исходных данных таблицу «Больница» и с помощью кнопки переносим поля Фамилия врача, Отделение, Специализация. Нажимаем далее.

3. Присваиваем имя запросу и нажимаем - «Врач запрос» Готово. (рисунок 2.2)

рис. 2.2 - простой запрос в режиме таблица

рис. 2.3 - простой запрос в режиме конструктор

Запрос на выборку с параметром.

Запрос с параметрами -- это запрос, при выполнении которого в его диалоговом окне пользователю выдается приглашение ввести данные, на основе которых будет выполняться запрос.

Для запроса с параметром нужно выполнить те же действия, что и при создании простого запроса, но в конструкторе в Условие отбора прописать параметр (фразу), который будет всплывать при выполнении запроса. В курсовой работе такой фразой является «Введите фамилию врача». Параметр, записанный словами нужно заключать в скобки [ ].

Запрос с параметром в режиме таблицы

рис. 2.4 - запрос с параметром в режиме таблицы

Перекрестный запрос

Перекрестный запрос - запрос, в котором отображаются результаты статистических расчетов, (например, подсчитывается сумма, среднее, число значений), выполненных по данным из одного поля таблицы. После чего результаты группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой заголовки строк.

Результаты обработки выводятся в виде таблицы, которая очень похожа на сводную таблицу Excel.

Перекрестные запросы обладают следующими достоинствами:

§ возможностью обработки значительного объема данных и вывода их в формате, который очень хорошо подходит для автоматического создания графиков и диаграмм;

§ простотой и скоростью разработки сложных запросов с несколькими уровнями детализации;

§ возможностью указать поле, которое является заголовком строки;

§ возможностью задать поле или несколько полей, которые являются заголовками столбцов, а также условия определяющее значения в столбцах.

В нашем случае создан перекрестный запрос, в котором выведены данные по о средней вместимости палат специализации каждого отделения

Перекрёстный запрос в режиме таблицы.

рис. 2.5 - перекрёстный запрос в режиме таблицы

2.5 Создание отчета с группированием

Отчет -- это гибкое и эффективное средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации. (В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы).

Отчет создавался с помощью мастера отчетов. Его можно вызвать, выполнив команду Отчет - Создать - Мастер отчетов. В качестве источника данных выбираем таблицу «Больница». Далее выполняем следующие действия:

Переносим поля: Отделение, Фамилия Врача, специализация из таблицы «Расписание занятий» в выбранные поля нажатием кнопки . Присваиваем имя отчету «Состав больницы» и нажимаем Готово. (рисунок 2.6)

рис. 2.6 - отчёт с группированием

2.6 Создание формы

Формами называются настраиваемые диалоговые окна, сохраняемые в БД в виде объектов специального типа.

Access позволяет организовать удобный и интуитивно понятный интерфейс пользователя для работы с данными с помощью форм.

Формы представляют более удобный способ просмотра и правки данных в таблицах, чем режим Таблицы.

Формы содержат так называемые элементы управления, с помощью которых осуществляется доступ к данным в таблицах, что существенно упрощает процесс ввода данных и позволяет предотвратить ошибки.

Для создания формы таблицы «Больница» использовался мастер форм. Вызвать его можно, выполнив команду Формы - Создать - Мастер форм. В качестве источника данных указана таблица «Больница».

Далее выполняем следующие действия:

1. Переносим все доступные поля таблицы «Исходные данные» в выбранные поля нажатием кнопки .

2. Выбираем внешний вид формы: в один столбец

Присваиваем имя форме «Больница форма», выбираем действие Изменить макет, и нажимаем Готово.

Далее с помощью конструктора выравниваем поля формы и также создаем вычисляемые поля, которые нужны для подсчета данных, в нашем случае -

1. «Дата»,

2. Количество больных в отделении

Для их создания необходимо для начала перейти в режим «Конструктор», выполнить команду «Вид» - «Панель элементов», на этой панели щелкнуть по кнопке «ab» - элемент управления «Поле», создать прямоугольник для надписи, имени поля, ввести надпись «Название поля»(1,2), и затем в область данных необходимо ввести формулу.

Для этого необходимо нажать правую кнопку мыши и выбрать «Свойства». В окне «Свойства» выбрать вкладку «Данные», затем в строке «Данные» необходимо нажать кнопку …, после чего появится окно Построитель выражений, где необходимо ввести формулу:

1 = Data( )

2 =[Количество палат]*[Количество больных ы палате]

Открыть окно Свойства и задать Формат поля, (например 2: короткий формат времени).

Установить длину поля таким образом, чтобы в нем помещалось нужное количество символов.

Затем нажать кнопку «ОК». После этого перейти в режим таблицы и проверить результат.(рисунок 2.12)

рис. 2.12 - Форма

2.7 Создание кнопочной формы

Для создания кнопочной формы нужно выполните следующие действия:

ь На вкладке «Работа с базами данных»,нажмите кнопку «Диспетчер кнопочных форм»;

ь подтвердите создание кнопочной формы, щелкнув по кнопке «Да»;

ь Ассеss предложит вам работать с главной кнопочной формой или создать дополнительно новую. Создаём свою форму, щелкнув по кнопке «Создать»;

ь вводим имя «Кнопочная форма» , «ОК»;

ь в окне выберите «Кнопочная форма» и щелкните по кнопке «Изменить»;

ь создайте элементы данной кнопочной формы, щелкнув по кнопке «Создать»>;

ь в строке Текст вводится название кнопки:

1. Больница

2. Больница запрос

3. Больница перекрестный запрос

4. Врач запрос

5. ВЫХОД

ь в строке Команда выбираем из списка Открытие формы (отчёта) в режиме редактирования;

ь в строке Форма(отчёт) выберите из списка форму (1,2,3,4,5 для ВЫХОДА, там отдельная функция) и щелкнуть по кнопке «ОК»;

ь закрыть окно кнопочной формы, щелкнув по кнопке «3акрыть»;

ь щелкнуть по кнопке «По умолчанию»

ь закрыть диспетчер кнопочных форм, щелкнув по кнопке «3акрыть»;

(рисунок 2.7)

рис. 2.7 - Кнопочная форма

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе выполнения курсовой работы получены навыки работы с приложением Microsoft Excel как базы данных. Были выполнены необходимые вычисления и операции: сортировка, фильтрация, структурирование, подведение итогов, консолидация данных, создание сводной таблицы и построение диаграммы.

В приложении Microsoft Access изучены особенности создания структур таблиц, форм, различных типов запросов и формирования отчетов.

Полученные навыки позволят более свободно пользоваться приложениями офисных программ и в будущем помогут облегчить работу.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Информатика: Учебник. - 3-е перераб. изд. /Под ред. проф. Н.В. Макаровой. - М.: Финансы и статистика,1999. - 768с.: ил.

2. Информатика: Практикум по технологии работы на компьютере. - 3-е перераб. изд. /Под ред. проф. Н.В. Макаровой. - М.: Финансы и статистика,2000.- 256 с.

3. http://office.microsoft.com/ru-ru/excel/FX100646951049.aspx?CTT=96& Origin=CL100570551049

Размещено на Allbest.ru