Разработка базы данных в MS Access, анализ средствами MS Excel

Размещено на http://www.allbest.ru/

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА К КУРСОВОЙ РАБОТЕ

Разработка базы данных в MS Access, а также анализ средствами MS Excel

по дисциплине: Информационные системы и технологии

Содержание

1. Введение

2. Описание предметной области

3. Создание таблиц

4. Схема базы данных

5. Разработка запросов

6. Создание сводных таблиц в MS Excel

7. Построение диаграмм в MS Excel

8. Заключение

9. Список использованной литературы

1. Введение

Целью курсового проекта является разработка базы данных (далее БД) в MS Access по тематике «прокат автомобилей », а также анализ данных в БД средствами MS Excel.

Основной задачей курсового проекта, является закрепление полученных знаний в области проектирования и разработки информационных систем - баз данных. Для достижения поставленной задачи, в данной курсовой работе рассматривается информационная система Прокат автомобилей. Эта система предназначена для упрощения и автоматизации работы с информацией, а также составление отчетов о работе Проката автомобилей.

2. Описание предметной области

В автопарк входит некоторое количество автомобилей различных марок, стоимостей и типов. Каждый автомобиль имеет свою стоимость проката. В пункт проката обращаются клиенты.

Все клиенты проходят обязательную регистрацию, при которой о них собирается стандартная информация (фамилия, имя, отчество, адрес, телефон). Каждый клиент может обращаться в пункт проката несколько раз.

Все обращения клиентов фиксируются, при этом по каждой сделке запоминаются дата выдачи и ожидаемая дата возврата.

Набор сущностей

1)Автомобили (Код автомобиля, Марка, Стоимость, Стоимость проката, Тип);

2)Клиенты (Код клиента, Фамилия, Имя, Отчество, Адрес, Телефон);

3)Выданные автомобили (Код автомобиля, Код клиента, Дата выдачи, Дата возврата).

Запросы в MS Access

1)Подсчитать количество автомобилей, сданных в прокат одному клиенту в заданный интервал дат.

2)Выявить автомобиль, имеющий наибольшую популярность в конкретный интервал времени.

3)Вычислить стоимость автомобилей, которые были сданы в прокат конкретному клиенту в заданный интервал дат.

4)Определить марку автомобиля, пользующуюся наименьшим спросом в заданный период времени.

5)Определить клиентов, арендовавших автомобилей на сумму, превышающую заданное значение.

Запросы в MS Excel

1)Построить диаграмму, которая отражает общую стоимость автомобилей, выданных автопарком напрокат в каждом месяце.

2)Построить диаграмму, которая для каждого типа автомобиля отражает уровень популярности по месяцам.

3)Построить диаграмму, которая для определенного клиента отображает сумму его затрат на прокат автомобилей по месяцам.

4)Построить диаграмму, которая для каждой марки автомобиля отражает уровень популярности по месяцам.

5)Построить диаграмму, которая для каждой марки автомобиля отражает общее количество дней проката по месяцам.

3. Создание таблиц

Таблица -- это простой режим отображения данных, упорядоченных в виде строк и столбцов.

В режиме конструктора можно создавать таблицы с нуля, а также устанавливать и изменять любые свойства каждого из полей. Кроме того, в режиме конструктора можно открывать существующие таблицы для добавления, удаления и редактирования полей.

1) На вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Конструктор таблиц.

2) В столбце Имя поля конструктора введите имена полей таблицы. Как правило, первым создаваемым полем является поле первичного ключа. Помните о том, что на данном этапе не нужно добавлять внешние ключи: это можно будет сделать при создании связей.

3) В столбце Тип данных в списке рядом с именем поля выберите для него тип данных.

4) В области Свойства поля можно задавать свойства отдельных полей.

Например, в этой области можно изменить значения поля подстановки (это будет рассматриваться в ходе практического занятия).

Рисунок 1. Таблица Автомобили в режиме конструктор.

Рисунок 2. Таблица Клиенты в режиме конструктор.

Рисунок 3. Таблица Выданные автомобили в режиме конструктор.

4. Схема базы данных

Создание схемы данных позволяет упростить конструирование многотаблиц, форм, запросов, отчетов, а также обеспечить поддержание целостности взаимосвязанных данных при корректировке таблиц. Схема данных наглядно отображает таблицы и связи между ними, а также обеспечивает использование связей при обработке данных и целостность БД.

Схема данных задает структуру БД. Она является графическим образом БД. Схема данных базы графически отображается в своем окне, таблицы представлены списками полей, а связи - линиями между полями разных таблиц. Схема данных ориентирована на работу с таблицами, отвечающими требованиям нормализации, между которыми установлены связи 1:М и 1:1 с обеспечением целостности БД. Поэтому схема данных отроится в соответствии с информационно-логической моделью.

При построении схемы данных Access автоматически определяет по выбранному полю связи тип связи между таблицами. Если поле, по которому нужно установить связь, является уникальным ключом, как в главной таблице, так и в подчиненной Access устанавливает связь «один - к - одному». Если поле связи является уникальным ключом в главной таблице, а в подчиненной таблице является неключевым или входит в составной ключ, Access устанавливает связь «один ко многим» от главной таблице к подчиненной.

Связи - объединения. При выборе в качестве поля связи в главной таблице неключевого поля Access сообщает, что тип отношения не может быть определен. В этом случае между таблицами возможно установление только связи - объединения.

Связь - объединение обеспечивает объединение записей двух таблиц, имеющих одинаковые значения в поле связи. Причем производится объединение каждой записи из одной таблицы с каждой записью из другой таблицы при условии равенства значений в поле связи.

Результатом объединения записей, который определяется выбором одного из трех способов, может быть:

- объединение только тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают;

- объединение тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают, а также объединение всех записей из первой таблицы, для которых нет связанных во второй, с пустой записью второй таблицы;

- объединение тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают, а также объединение всех записей из второй таблицы, для которых нет связанных в первой, с пустой записью первой таблицы.

Создание схемы данных начинается в окне БД с выполнения команды Сервис / Схема данных или нажатием соответствующей кнопки. После этого можно выбрать таблицы, включаемые в схему данных, и приступить к определению связей между ними. Устанавливая связи между парой таблиц в схеме данных, надо выделить в главной таблице уникальное ключевое поле, по которому устанавливается связь, и протащить курсор мыши в соответствующее поле подчиненной таблицы.

Поскольку схема строится для нормализованной БД, в открывающемся окне Связи автоматически установится тип отношения 1:М.

Для такой связи можно задать параметр: Обеспечение целостности данных, а затем установить флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей.

Рисунок 4. Схема данных

5. Разработка запросов

Запрос -- это набор инструкций, который можно использовать для обработки данных. Чтобы эти инструкции были выполнены, запрос следует запустить. Запрос не только возвращает результаты -- которые можно сортировать, группировать и фильтровать -- с помощью запроса можно также создавать, копировать, удалять и изменять данные.

1. Подсчитать количество автомобилей, сданных в прокат одному клиенту в заданный интервал дат.

Рисунок 5. Запрос 1 в режиме конструктора.

Рисунок 5. Результат выполнения Запроса 1.

2. Выявить автомобиль, имеющий наибольшую популярность в конкретный интервал времени.

Рисунок 6. Запрос 2 в режиме конструктора.

Рисунок 7. Результат выполнения Запроса 2.

3. Вычислить стоимость автомобилей, которые были сданы в прокат конкретному клиенту в заданный интервал дат.

Рисунок 8. Запрос 3 в режиме конструктора.

Рисунок 9. Результат выполнения Запроса 3.

4. Определить марку автомобиля, пользующуюся наименьшим спросом в заданный период времени.

Рисунок 10. Запрос 4 в режиме конструктора.

Рисунок 11. Результат выполнения Запроса 4.

5. Определить клиентов, арендовавших автомобилей на сумму, превышающую заданное значение.

Рисунок 12. Запрос 5 в режиме конструктора.

Рисунок 13. Результат выполнения Запроса 5.

6. Создание сводных таблиц в MS Excel.

Для перемещения данных из MS. Access в MS. Excel необходимо создать запрос на создание таблицы в MS. Access, в которой будут содержаться данные, необходимые для выполнения запросов в MS. Excel. В результате выполнения запроса будет создана таблица Архив.

Рисунок 14. Запрос Архив в режиме конструктора.

Данные, содержащиеся в таблице Архив, нужно переместить в MS Excel программными средствами MS Access.

Рисунок 15. Результат выполнения запроса на создание таблицы. Таблица Архив.

Рисунок 16. Перенос таблицы Архив в MS. Excel.

Рисунок 17. Таблица архив в MS. Excel.

7. Создание диаграмм в MS Excel

Для построения диаграмм в таблицу Архив были добавлены дополнительные поля.

база данные таблица запрос

Рисунок 18. Дополнительные поля таблицы Архив.

Дата* - поле показывает месяц, в котором был выдан в прокат автомобиль.

Дата возврата* - дата возврата автомобиля.

Стоимость проката день* - показывает стоимость проката автомобиля в день.

Дней прокат* - считает сколько дней автомобиль находился в прокате.

Всего к оплате* - показывает, сколько клиент заплатил за прокат автомобиля.

1) Построить диаграмму, которая отражает общую стоимость автомобилей, выданных автопарком напрокат в каждом месяце.

Рисунок 18. Результат выполнения запроса 1 в MS. Excel.

Рисунок 19. Поля сводной таблицы 1.

2) Построить диаграмму, которая для каждого типа автомобиля отражает уровень популярности по месяцам.

Рисунок 20. Результат выполнения запроса 2 в MS. Excel.

Рисунок 21. Поля сводной таблицы 2.

3) Построить диаграмму, которая для определенного клиента отображает сумму его затрат на прокат автомобилей по месяцам.

Рисунок 22. Результат выполнения запроса 3 в MS. Excel.

Рисунок 23. Поля сводной таблицы 3.

4) Построить диаграмму, которая для каждой марки автомобиля отражает уровень популярности по месяцам.

Рисунок 24. Результат выполнения запроса 4 в MS. Excel.

Рисунок 25. Поля сводной таблицы 4.

5) Построить диаграмму, которая для каждой марки автомобиля отражает общее количество дней проката по месяцам.

Рисунок 26. Результат выполнения запроса 5 в MS. Excel.

Рисунок 27. Поля сводной таблицы 5.

8. Заключение

Сущность современных информационных и коммуникационных технологий состоит в их универсальности и многофункциональности, но при больших возможностях данные технологии представляют собой лишь средства, потенциально позволяющие сделать более эффективной деятельность человека.

Была проделана большая работа по упрощению и автоматизации работы с информацией. В процессе выполнения данной работы я научился разрабатывать базы данных в MS Access, а также анализировать данные средствами MS Excel, получил навыки проектирования информационных систем, обработки данных.

9. Список литературы

база данные таблица запрос

1. Преснякова Г.В. Проектирование интегрированных реляционных баз данных. - М.: КДУ; СПб : Петроглиф, 2009.

2. Карпова Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация. - СПб.: Питер, 2011.

3. Хомоненко А.Д., Цыганков В.М., Мальцев М.Г. Базы данных: учебник для вузов. - М.: Корона-Принт, 2004.

4. Рэймонд Фрост и др. Базы данных. Проектирование и разработка. - М.: НТ Пресс, 2006.

5. Разработка бизнес-приложений в экономике на базе MS EXCEL: Учебник/ А. И. Афоничкин, В. Л. Акимов, Е. А. Афоничкина и др. ; Ред. А. И. Афоничкин. - М.: Диалог-МИФИ, 2012. - 416 с.

6. Информатика. Практикум по технологии работы на компьютере/ Н. В. Макарова [и др.] ; ред. Н. В. Макарова. - 3-е изд., перераб.. - М.: Финансы и статистика, 2003. - 256 с.

7. Office XP/ М. Хэлворсон, М. Янг. - СПб.: ПИТЕР, 2010. - 1072 с.

Размещено на Allbest.ru