Создание отчетов СУБД Access

Размещено на http://www.allbest.ru/

Реферат

Создание отчетов СУБД Access



1. Определение

Отчеты - объекты СУБД Access, предоставляющие возможность выбирать из базы данных необходимую информацию и оформлять ее в виде документа, предназначенного для просмотра и печати.



2. Создание отчетов

2.1 Создание простого отчета (с помощью мастера)

Задание:

1. Создать отчет по таблице «Справочник товаров».

2. Пронумеровать записи в отчете, вывести в примечание отчета общее количество наименований товаров.

Порядок работы:

1. В Окне навигации выбирается Категория объекта - Тип объекта, а в разделе Фильтр по группам устанавливается переключатель Отчеты. На вкладке Создание в группе Отчеты нажимается кнопка Мастер Отчетов.

2. В разделе Таблицы и запросы выбирается таблица Справочник товаров и из раздела Доступные поля в раздел Выбранные поля перемещаются все поля таблицы (рис. 1).

Рис. 1. Выбор полей

2. На следующем шаге в разделе Добавить уровни группировки группировка снимается (если она установлена) (рис. 2). Для этого нажимается кнопка .

Примечание: если в отчете установлена группировка по какому-либо полю, то оно будет выделено синим цветом и располагаться в отдельной рамке (рис. 2 а).

а) б)

Рис. 2. Группировка: а) группировка по полю Код поставщика; б) группировка отсутствует

3. Задается порядок сортировки (не обязательно): Коды товаров должны идти по возрастанию (рис. 3).

Рис. 3. Определение порядка сортировки данных

4. Выбирается шаблон отчета (рис. 4).

Рис. 4. Определение шаблона отчета

Задается имя отчета (рис. 5). Для просмотра отчета в режиме Предварительного просмотра устанавливается опция Просмотреть отчет и нажимается кнопка Готово.

Рис. Задание имени отчета

7. Созданный отчет откроется в режиме Предварительного просмотра (рис. 6).

Рис. 6. Отчет в режиме Предварительного просмотра

7. Для внесения изменения в отчет, необходимо перейти в режим Конструктора. Для этого на вкладке Предварительный просмотр нажимается кнопка . Отчет примет вид (рис. 7):



Рис. 7. Отчет в режиме Конструктора

8. Для добавления нумерации записей в верхний колонтитул отчета вставляется надпись с текстом «№», а в Область данных отчета добавляется новое поле, в котором будут отображаться порядковые номера товаров (рис. 8 б).

Примечание: при установке поля в область данных будет добавлено два элемента - Надпись (содержит текст Поле 21:) и Поле (Свободный) (рис. 8 а). Надпись необходимо удалить.



а)

Рис. 8. Добавление полей в отчет: а) поле для отображения номера; б) отредактированный отчет

б)

Рис. 8. Окончание

9. Щелчком правой кнопки мыши по полю открывается окно Свойства, в котором выбирается закладка Данные.

10. В строке Данные записывается номер, с которого будет начинаться нумерация. В строке Сумма с накоплением устанавливается Для всего, чтобы номера автоматически увеличивались на единицу для всех записей отчета (рис. 9).

Рис. 9. Просмотр свойств поля

11. В режиме Предварительного просмотра отчет примет вид (рис. 10).

Рис. 4.10. Нумерация записей

12. В примечании отчета создается новое поле для вывода общего количества записей (рис. 11).

база данные группировка отчет



Рис. 11. Создание поля для вывода общего количества записей

13. В поле записывается формула (рис. 12).

Рис. 12. Формула

14. Результат: отчет в режиме предварительного просмотра (рис. 13).

Рис. 13. Вывод общего кол-ва записей



2.2 Создание отчета с группировкой данных

Под группировкой данных в отчете понимается объединение данных в группы по определенному критерию.

Задание: создать отчет, содержащий сгруппированную информацию о товарах, полученных от каждого поставщика (рис. 14).

В данном примере информация должна быть сгруппирована по полям Поставщик и по № накладных. Ниже на рис 14 а) и 14 б) представлен требуемый отчет с сгруппированными данными рис. 14 а) и без группировки рис. 14 б).



а)

б)

Рис. 14. Продолжение: б) отчет без группировки данных



Порядок работы:

1. В Окне навигации выбирается Категория объекта - Тип объекта, а в разделе Фильтр по группам устанавливается переключатель Отчеты. На вкладке Создание в группе Отчеты нажимается кнопка Мастер Отчетов.

2. В разделе Таблицы и запросы поочередно выбираются таблицы и соответствующие поля из раздела Доступные поля перемещаются в раздел Выбранные поля (рис. 15).

Рис. 1 Выбор полей

3. Определяется вид представления данных (рис. 16).



Рис. 16. Вид представления данных

4. Указываются уровни группировки: 1 уровень - по Покупателям, 2 уровень - по № накладной (рис. 17).

Рис. 17. Группировка данных

Определяется порядок сортировки данных (не обязательно), например, по полю Товар, по алфавиту (рис. 18).

Рис. 18. Определение сортировки данных



6. По нажатию на кнопку можно подвести итоги по числовым данным: вычисляются суммарная цена и суммарное количество по каждой накладной (рис. 19).

Рис 19. Подведение итогов

7. Определяется внешний вид отчета.

8. Задается имя отчета и режим просмотра.

9. В результате отчет примет вид (рис. 20).

Рис. 20. Вид отчета в режиме просмотра

10. Возможна дальнейшая корректировка отчета в режиме Конструктора.

Для того, чтобы не загромождать отчет лишней информацией, удаляются строки с итогами , а вместо текста Sum записывается пояснение Итого по накладной (рис. 21).

Рис. 21. Готовый отчет после доработки

2.3 Создание отчета с подчиненным отчетом

Инструмент Подчиненный отчет позволяет объединять данные из разных отчетов в один.

Задание: создать отчет с подчиненным отчетом, имеющий следующую структуру (рис. 21). В основном отчете содержится информация о № накладной и дате, а в подчиненном - информация о товарах.



Рис. 21. Отчет с подчиненным отчетом

Порядок работы:

1. Создается основной отчет с помощью Мастера (без группировки данных и добавления итогов) с полями № накладной, Дата, (рис. 22, 23).

Рис. 22. Основной отчет в режиме Предварительного просмотра



Рис. 23. Основной отчет в режиме Конструктора

2. Создается подчиненный отчет с полями № накладной, Код товара, Цена, Единицы измерения, Количество (рис. 24).

Рис. 24. Запрос, который будет являться источником данных для подчиненного отчета

Примечание: обратите внимание. что основной и подчиненный отчеты должны иметь одинаковые поля, по которым будут связываться данные. В нашем примере это поле № накладной.

3. Основной отчет открывается в режиме Конструктора. На вкладке Конструктор в разделе Элементы управления выбирается объект Починенная форма/отчет и прорисовывается в Области данных.

4. На экране появляется диалоговое окно Мастер подчиненных отчетов (рис. 25), в котором выбирается подчиненный отчет.

Рис. 2 Мастер подчиненных отчетов

Указываются поля, по которым будут связаны данные. В нашем случае это поле № накладной (рис. 26).

Рис. 26. Выбор полей для связи отчетов

6. В итоге, основной отчет в режиме конструктора примет вид
(рис. 27).



Рис. 27. Основной отчет с подчиненным отчетом

7. Для удобства печати (чтобы каждая накладная располагалась на отдельной странице), в область данных основного отчета необходимо добавить объект -- Разрыв страницы (рис. 27), расположенный на вкладке Конструктор в разделе Элементы управления (рис. 28).

Рис. 28. Отчет с починенным отчетом



Литература

Дюваль, Поль М. Непрерывная интеграция. Улучшение качества программного обеспечения и снижение риска; М.: Вильямс, 2008. - 497 c.

Каратыгин, С.; Тихонов, А. Работа в Paradox для Windows 0 на примерах; М.: Бином, 2011. - 512 c.

Каратыгин, Сергей Access 2000 на примерах. Руководство пользователя с примерами; М.: Лаборатория Базовых Знаний, 2012. - 376 c.

Кауфельд, Джон Microsoft Office Access 2003 для "чайников"; М.: Диалектика, 2013. - 439 c.

Каучмэн, Джейсон; Швинн, Ульрике Oracle 8i CertifiedProfessionaql DBA Подготовка администраторов баз данных; ЛОРИ, 2009. - 510 c.

Луни, Кевин; Брила, Боб Oracle 10g. Настольная книга администратора баз данных; М.: Лори, 2008. - 365 c.

Мак-Федрис, Пол Формы, отчеты и запросы в Microsoft Access 2003; М.: Вильямс, 2010. - 416 c.

Наумов, А.Н.; Вендров, А.М.; Иванов, В.К. и др. Системы управления базами данных и знаний; М.: Финансы и статистика, 2010. - 352 c.

Нимик, Ричард Дж Oracle9i. Оптимизация производительности. Советы и методы; М.: Лори, 2012. - 648 c.

Озкарахан, Э. Машины баз данных и управление базами данных; М.: Мир, 2009. - 551 c.

Постолит, Анатолий Visual Studio .NET: разработка приложений баз данных; СПб: БХВ, 2009. - 544 c.

Редько, В.Н.; Бассараб, И.А. Базы данных и информационные системы; Знание, 2011. - 602 c.

Тимошок, Т.В. Microsoft Office Access 2007: самоучитель; Вильямс, 2008. - 464 c.

Тоу, Дэн Настройка SQL; СПб: Питер, 2009. - 539 c.

Туманов, В.Е. Основы проектирования реляционных баз данных; Бином, 2012. - 420 c.

Уорден, К. Новые интеллектуальные материалы и конструкции. Свойства и применение; М.: Техносфера, 2012. - 456 c.

Федоров, Алексей; Елманова, Наталья Введение в OLAP-технологии Microsoft; М.: Диалог-МИФИ, 2008. - 473 c.

Фейерштейн, С.; Прибыл, Б. Oracle PL/SQL для профессионалов; СПб: Питер, 2012. - 540 c.

Фуллер, Лори Ульрих; Кауфельд, Джон; Кук, Кен Microsoft Office Access 2007 для "чайников"; М.: Вильямс, 2012. - 384 c.

Хаббард, Дж. Автоматизированное проектирование баз данных; М.: Мир, 2011. - 453 c.

Хабрейкен, Джо; Хайден, Мэтт Освой самостоятельно сетевые технологии за 24 часа; М.: Вильямс, 2008. - 432 c.

Шаймарданов, Р.Б. Моделирование и автоматизация проектирования структур баз данных; М.: Радио и связь, 2008. - 469 c

Размещено на Allbest.ur