Проектирование информационной системы "Отдел кадров"

Работодатель использует персональные данные, в частности, для решения вопросов продвижения работника по службе, очередности предоставления ежегодного отпуска, установления размера заработной платы. На основании персональных данных решается вопрос о его допуске к информации, составляющей служебную или коммерческую тайну. При принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения. Работодатель также не вправе принимать решения, затрагивающие интересы работника, основываясь на данных, допускающих двоякое толкование. Если на основании персональных данных работника невозможно достоверно установить какой-либо факт, работодатель предлагает работнику представить письменные разъяснения. Информация, относящаяся к персональным данным работника, может быть предоставлена государственным органам в порядке, установленном федеральным законом.

Работодатель не вправе предоставлять персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом. Если лицо, обратившееся с запросом, не уполномочено федеральным законом на получение персональных данных работника либо отсутствует письменное согласие работника на предоставление его персональных сведений, работодатель обязан отказать в предоставлении персональных данных. Лицу, обратившемуся с запросом, выдается письменное уведомление об отказе в предоставлении персональных данных. Персональные данные работника могут быть переданы представителям работников в порядке, установленном ТК РФ, в том объеме, в каком это необходимо для выполнения указанными представителями их функций. .Работодатель обеспечивает ведение журнала учета выданных персональных данных работников, в котором регистрируются запросы, фиксируются сведения о лице, направившем запрос, дата передачи персональных данных или дата уведомления об отказе в предоставлении персональных данных, а также отмечается, какая именно информация была передана. При обработке персональных данных (т. е. при их получении, хранении, комбинировании, передаче или любом другом использовании) работодатель и его представители обязаны соблюдать установленные Кодексом общие требования (ст. 86 ТК РФ). Обработка персональных данных работника может осуществляться только в определенных целях, связанных с трудовыми отношениями: обеспечение соблюдения законов и иных нормативных правовых актов; личной безопасности работников; сохранности имущества; содействие работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе; контроль количества и качества выполняемой работы. При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией РФ, ТК РФ, иными федеральными законами. Получение персональных данных должно осуществляться в установленном законом порядке. По общему правилу все персональные данные следует получать у самого работника. Если же персональные данные возможно получить только у третьей стороны, то необходимо соблюдение следующих условий:

· Уведомление работника работодателем о намерении получить персональные данные у третьей стороны (с указанием цели, предполагаемых источников и способов получения данных, их характера, последствий отказа работника дать письменное согласие на их получение)

· Получение письменного согласия работника на получение его персональных данных у третьего лица

Кодекс устанавливает ряд ограничений на обработку персональных данных определенного рода. Так, работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом (п. 4 ст. 86 ТК РФ), а также сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия (абз. 2 ст. 88 ТК РФ). Следует также подчеркнуть, что на основании ст. 88 Кодекса работодатель может самостоятельно оценивать степень угрозы жизни и здоровью работника и с целью предупреждения такой угрозы предоставлять персональную информацию любым третьим лицам. Защита персональных данных работника от их неправомерного использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом. Работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников. Статья 87 ТК РФ предоставляет работодателям возможность самостоятельно устанавливать порядок хранения и использования персональной информации. Однако практика работы кадровых служб показывает, что требуется законодательно установленная, строго регламентированная процедура хранения, использования и защиты работодателем персональной информации. На сегодняшний день у подавляющего числа работодателей отсутствуют какие-либо локальные нормативные акты, регулирующие передачу персональных данных работника работодателю. В целях обеспечения защиты своих персональных данных, хранящихся у работодателя, работник в соответствии со ст. 89 Кодекса обладает правом на полную информацию о персональных данных и их обработке; на свободный бесплатный доступ к ним, включая право на получение копий любой записи, их содержащей; определение своих представителей для защиты персональных данных; доступ к относящимся к персональным медицинским данным с помощью медицинского специалиста по его выбору; на подачу требования об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований ТК РФ; на требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях; на обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защиты персональных данных. Соблюдение всех вышеизложенных требований должны обеспечивать совместными усилиями кадровая служба, юридическая служба, а в случае ведения автоматизированного учета кадров и специалисты по защите информации.

Защита нарушенных прав в данной сфере осуществляется в соответствии со ст. 90 ТК РФ, согласно которой лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.

1.15 Оплата и нормирование труда

Согласно Трудовому кодексу РФ оплата труда - система отношений, связанных с обеспечением установления и осуществления работодателем выплат работникам за их труд в соответствии с законами, иными нормативными правовыми актами, коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами и трудовыми договорами.

Заработная плата - вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также выплаты компенсационного и стимулирующего характера.

Трудовой кодекс РФ дает понятия и определяет минимальную заработную плату, тарифную ставку, тарифный разряд, тарифную сетку, тарифную систему и указывает форму оплаты труда, порядок и сроки ее выплаты, ограничения и размеры удержаний из заработной платы, исчисление средней заработной платы, ответственность работодателя за нарушение сроков выплаты заработной платы, оплату труда в особых условиях и при различной квалификации, оплату труда в выходные и праздничные дни, а также в ночное время.

1.16 Гарантии и компенсации

Согласно Трудовому кодексу РФ гарантии - средства, способы и условия, с помощью которых обеспечивается осуществление предоставленных работникам прав в области социально-трудовых отношений.

Компенсации - денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей.

Трудовой кодекс также определяет случаи предоставлений гарантий и компенсаций.

1.17 Трудовой распорядок. Дисциплина труда

Исходя из Трудового кодекса РФ дисциплина труда - это обязательное для всех работников подчинение правилам поведения, определенным в соответствии с Трудовым кодексом, иными законами, коллективным договором, соглашениями, трудовым договором, локальными нормативными актами организации.

Работодатель обязан в соответствии с Трудовым кодексом, законами, иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, трудовым договором создавать условия, необходимые для соблюдения работниками дисциплины труда. Трудовой распорядок организации определяется правилами внутреннего трудового распорядка. Правила внутреннего трудового распорядка организации - локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации.

Трудовой кодекс также предусматривает и определяет порядок дисциплинарных взысканий и поощрений за труд.

1.18 Охрана труда

Согласно Трудовому кодексу РФ охрана труда - это система сохранения жизни и здоровья работников в процессе трудовой деятельности, включающая в себя правовые, социально-экономические, организационно-технические, санитарно-гигиенические, лечебно-профилактические, реабилитационные и иные мероприятия. Трудовой кодекс РФ дает понятия условий труда, вредного производственного фактора, опасного производственного фактора, безопасного условия труда, рабочего места, средств индивидуальной и коллективной защиты работников и производственной деятельности. Содержит требования и организации охраны труда, обеспечение прав работников на охрану труда, гарантии права работников на труд в условиях, соответствующих требованиям охраны труда, финансирование мероприятий по улучшению условий и охраны труда, порядок расследования несчастных случаев на производстве.

1.19 Материальная ответственность сторон трудового договора

Согласно Трудовому кодексу РФ сторона трудового договора (работодатель или работник), причинившая ущерб другой стороне, возмещает этот ущерб в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами. Трудовым договором или заключаемыми в письменной форме соглашениями, прилагаемыми к нему, может конкретизироваться материальная ответственность сторон этого договора. При этом договорная ответственность работодателя перед работником не может быть ниже, а работника перед работодателем - выше, чем это предусмотрено Трудовым Кодексом или иными федеральными законами.

Трудовой Кодекс РФ определяет обязанности и пределы материальной ответственности сторон и гарантирует их выплату, также перечисляет случаи, при которых наступает материальная ответственность.

1.20 Защита трудовых прав работников

Основными способами защиты трудовых прав и законных интересов работников являются: государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства; защита трудовых прав работников профессиональными союзами; самозащита работниками трудовых прав. Трудовой кодекс РФ определяет органы государственного надзора и контроля за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, принципы деятельности и основные задачи органов федеральной инспекции труда, основные полномочия органов федеральной инспекции труда, права и обязанности государственных инспекторов труда, порядок инспектирования организаций, обжалование решений государственных инспекторов труда, ответственность за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.

1.21 Разрешение трудовых споров

Индивидуальный трудовой спор - это неурегулированные разногласия между работодателем и работником по вопросам применения законов и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, коллективного договора, соглашения, трудового договора (в том числе об установлении или изменении индивидуальных условий труда), о которых заявлено в орган по рассмотрению индивидуальных трудовых споров. Коллективный трудовой спор - неурегулированные разногласия между работниками (их представителями) и работодателями (их представителями) по поводу установления и изменения условий труда (включая заработную плату), заключения, изменения и выполнения коллективных договоров, соглашений, а также в связи с отказом работодателя учесть мнение выборного представительного органа работников при принятии актов, содержащих нормы трудового права, в организациях. Индивидуальным трудовым спором признается спор между работодателем и лицом, ранее состоявшим в трудовых отношениях с этим работодателем, а также лицом, изъявившим желание заключить трудовой договор с работодателем, в случае отказа работодателя от заключения такого договора.

Трудовой кодекс РФ предусматривает и определяет порядок рассмотрения трудовых споров, образование комиссий по трудовым спорам, компетенцию комиссии по трудовым спорам, сроки обращения в комиссию по трудовым спорам, порядок рассмотрения индивидуального трудового спора в комиссии по трудовым спорам, порядок принятия решения комиссией по трудовым спорам и его содержание, исполнение и обжалование решений комиссии по трудовым спорам, сроки обращения в суд за разрешением трудового спора, исполнения решений о восстановлении на работу, примирительные процедуры, право и порядок забастовки.

1.22 Ответственность за нарушение трудового законодательства

Лица, виновные в нарушении трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, привлекаются к дисциплинарной ответственности в порядке, установленном Трудовым Кодексом, иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.

Глава II. Постановка задачи

2.1 Цель разработки

Цель дипломной работы заключается в автоматизации и оптимизации работы людей, работающих в соответствующих сферах. В данном дипломном проекте целью ставилось разработка и создание автоматизированной информационной системы, которая могла бы юридически правильно и точно выполнять свои функции в сфере трудового права, облегчая, ускоряя и оптимизируя при этом работу сотрудников департамента управления персоналом.

Целью разработки является:

создание автоматизированной информационной системы «Отдел кадров», которая поможет юридически правильно оформить нового сотрудника на определенную должность;

Ш контроль законных прав и интересов при увольнении сотрудника;

Ш контроль законных прав и интересов при переводе сотрудника на другую должность или другое предприятие (организацию, учреждение);

Ш ускорить процесс оформления нового сотрудника на предприятие (организацию, учреждение), оснащенную проектируемой автоматизированной системой «Отдел кадров»;

Ш контроль соблюдение законных прав и интересов нового сотрудника с точки зрения Российского законодательства - Конституции РФ, Гражданского кодекса РФ, Трудового кодекса РФ и других нормативно-правовых актов);

Ш замена бумажных архивов более современными электронными архивами, соответствующих современным этапам компьютеризации, что позволит не только ускорить обработку информации, но и ускорить процесс доступа к ней;

Ш сокращение трудовых и материальных затрат на предприятии (организации, учреждении), обеспечивающих учет информации о сотрудниках;

Ш повышение оперативности, точности учета сведений о работниках предприятия, повышения правовой точности документов;

Ш повышение оперативности, надежности и правовой обоснованности оформления документации, связанной с документооборотом при заключении трудового договора между работником и работодателем;

Ш сокращение времени заведения, поиска и обработки необходимой информации и документов;

Ш упрощение доступа к информации;

Ш минимизация временных затрат на оформление документов;

2.2 Функции

Основные функции дипломного проекта должны, согласно специальности, отвечать требованиям Трудового законодательства.

Функции автоматизированной информационной системы «Отдел кадров»:

Ш контроль законности прав и интересов трудящихся при приеме, переводе и увольнении (Конституция РФ, Трудовой Кодекс РФ, Гражданский Кодекс РФ, Уголовный Кодекс РФ, указы Президента РФ, постановления правительства РФ);

Ш ввод и контроль входных документов;

Ш система ведение личных дел сотрудников предприятия (организаций, учреждений) (Трудовой Кодекс РФ, Гражданский Кодекс РФ, указы Президента РФ, постановления Правительства РФ, иные Федеральные законы);

Ш ведение штатного расписания;

Ш система планирования деятельности (подготовка приказов на поощрение, вознаграждение, пенсия) на предприятии (организации, учреждений);

Ш система ведение личных дел сотрудников предприятия (организаций, учреждений) (Трудовой Кодекс РФ, Гражданский Кодекс РФ, указы Президента РФ, постановления правительства РФ);

Ш система регистрации отпусков (Трудовой Кодекс РФ, постановления правительства РФ);

Ш система ведения трудовых книжек (Трудовой Кодекс РФ, Правила ведения трудовых книжек);

Ш система учета рабочих часов, сверхурочных часов, часов работы в ночное время (Трудовой Кодекс РФ);

Ш система учета накопленных отгулов (Трудовой Кодекс РФ);

2.3 Назначение

Разрабатываемая автоматизированная информационная система «отдел кадров» предназначена для организаций всех организационно-правовых форм, с помощью которой департаменту управления персоналом предоставляется возможность юридически правильно оформить, перевести или уволить работника, не нарушая при этом права и свободы ни одной из сторон (работника и работодателя). Система способна не только хранить, но и обрабатывать данные, формируя отчеты нужной формы и нужного образца, используя типы бланков, установленные законодательными актами РФ.

2.4 Предпроектная стадия

На предпроектной стадии мною было проведено исследование работы департамента управления персоналом на преддипломной практике, где были рассмотрены и изучены программы для хранения и обработки данных работников организации. Были изучены способы и методы их занесения и обработки, рассмотрен документооборот, используемый организацией в отношении данных работника.

2.4.1 Ознакомление с основными задачами и функциями департамента управления персоналом

Предназначение рядового отдела кадров обычно сводится к ведению кадрового делопроизводства и подбору персонала [8]. Отделы кадров в крупных компаниях осуществляют разработку системы кадровой политики, обучение, адаптацию, расстановку персонала, проведение тренингов, учет движения персонала внутри компании, формирование команды и корпоративной культуры, разработку схем мотивации. Функции отдела кадров включают в себя: планирование комплектования штата сотрудников компании в перспективе, исследование кадрового потенциала работающих сотрудников, планирование продвижения перспективных специалистов внутри компании. Менеджеры отдела кадров осуществляют оценку профессиональных и личностных качеств специалистов, находящихся в резерве, организуют процессы обучения и повышения квалификации, а также аттестации сотрудников. Также менеджеры отдела кадров занимаются разработкой должностных инструкций, поиском кандидатов, проведением собеседований и подбором персонала на необходимые вакансии. Психологи отдела кадров анализируют причины текучки кадров, контролируют и отслеживают состояние рабочей обстановки и соблюдение дисциплины в отделах компании, помогают найти оптимальное решение в конфликтных ситуациях возникающих между работниками. Инспектора отдела кадров оформляют документы, связанные с приемом, переводом и увольнением сотрудников в соответствии с кадровым законодательством, а также занимаются оформлением и ведением трудовых книжек, учетом личного состава предприятия. Инспектора отдела кадров также занимаются подготовкой документов для представления их в пенсионный фонд и налоговую инспекцию [4].

Кадровый учет является необходимой составляющей в организации работы предприятия.

Кадровый учет предполагает ведение следующих видов работ:

- документальное оформление приема, перевода, увольнения сотрудников;

- кадровый учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;

- заполнение трудовых книжек, ведение установленной документации по кадрам;

- подготовка приказов и распоряжений по персоналу;

- организация табельного учета, составление графика отпусков;

- подготовка правил внутреннего трудового распорядка, коллективного договора, трудовых контрактов;

- составление установленной отчетности по работе с кадрами;

- составление штатного расписания и замещения;

- ведение личных карточек;

- составление должностных инструкций;

- консультации.

Кадровый учет ведется сотрудниками кадрового отдела или человеком, отвечающим за кадровое делопроизводство.

Кадровое делопроизводство - это комплекс методов и процессов работы с кадровыми документами, осуществляемый предприятием при выполнении им своих функций и задач. Кадровое делопроизводство является составной частью управления [15]. Кадровое делопроизводство предусматривает составление и оформление документов по определенным кадровым задачам: прием на работу, увольнение, перевод, перемещение, совместительство, временный перевод для замещения отсутствующего работника, поощрение, взыскание, предоставление отпуска, командирование, аттестация и т.п. Кадровое делопроизводство регулируется нормативно-методической базой. При ведении кадрового делопроизводства необходимо учитывать требования Федеральной инспекцией труда. Кадровое делопроизводство ведется по установленным требованиям, закрепленным в инструкции. Информацию о документах, касающихся кадрового делопроизводства можно получить в специальной литературе, на специализированных семинарах, курсах. Сотрудник кадрового отдела должен своевременно знакомиться со всеми изменениями в кадровом делопроизводстве[19]. Штатное расписание - организационно-распорядительный документ, содержащий перечень наименований должностей постоянных сотрудников с указанием количества одноименных должностей и размеров должностных окладов. Штатное расписание утверждается собственником предприятия, руководителем или вышестоящим органом. Стандартная форма штатного расписания содержит следующие разделы [5]:

1. Наименование структурного подразделения.

2. Наименование должности.

3. Код профессии.

4. Количество штатных единиц.

5. Месячный оклад или тарифная ставка (диапазон).

Правильно составленное штатное расписание включает в себя название предприятия, дату составления, подпись утвердившего штатное расписание лица и печать предприятия. При возникновении необходимости в новых сотрудниках издается приказ о внесении в штатное расписание новых единиц. Особенно важно штатное расписание для бюджетных организаций (оно должно быть составлено и утверждено до начала нового календарного года, иначе финансирование будет невозможно) [16]. Небольшие компании могут обходиться без штатного расписания, довольствуясь списком сотрудников. Для автоматизации кадрового учета созданы специальные компьютерные программы, в которых работа со штатным расписанием облегчена и регламентирована.

2.4.2 Ознакомление с основными правовыми положениями, относящиеся к работе департамента управления персоналом

В своей работе отдел кадров руководствуется:

- Трудовым кодексом Российской Федерации;

- Законодательными, нормативными и нормативно-методическими актами Правительства РФ;

- Пенсионным законодательством;

- Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей;

- Основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления;

- Основами делопроизводства;

- Правилами и нормами охраны труда;

- Правилами внутреннего трудового распорядка;

- Уставом и иными организационными документами организации;

- Приказами и распоряжениями организации;

- Положением об отделе кадров;

- Методическими материалами по оформлению, ведению и хранению документации, связанной с кадрами и их движением;

- Порядком формирования и ведения банка данных о персонале организации;

- Порядком составления отчетности по кадрам;

- Инструкцией о порядке учета личного состава в организации;

Положение о кадровой службе (рис 2.1) - документ, который помогает определить место кадровой службы в структуре организации, дает возможность обозначить ее цели и задачи [5]. Для подготовки Положения о кадровой службе в организации создается специальная группа, состоящая из штатных сотрудников. Ее состав определяет руководитель организации. Как правило, в группу входит начальник отдела кадров, юрисконсульт и специалист-делопроизводитель.

№ п/п	Название раздела	Характеристика раздела
1	Общие положения	-Правовое положение кадровой службы в организации, порядок назначения и освобождения от должности ее руководителя, требования к его квалификации*, перечень нормативных правовых актов, которыми руководствуется кадровая служба
2	Основные задачи	-Перечень направлений работы кадровой службы(например, ведение кадровой документации)
3	Функции	-Конкретизация основных задач (например, оформление и учет трудовых книжек, личных дел, выдача справок и копий документов)
4	Права	-Перечень полномочий, которыми наделяется кадровая служба для нормального выполнения своих функций
5	Ответственность	-Определение ответственности руководителя кадровой службы: за что именно он отвечает
6	Взаимоотношения. Служебные связи	Порядок сотрудничества кадровой службы с другими-структурными подразделениями (отделом труда и заработной платы, производственным отделом, бухгалтерией, юридической службой и др.)
7	Порядок внесения изменений и дополнений	Порядок внесения изменений и дополнений в Положение о кадровой службе

Рис. 2.1

2.4.3 Делопроизводство в кадровой службе

Делопроизводство в кадровой службе выделено в самостоятельное подразделение. Связано это с тем, что в кадровой службе делопроизводство подразумевает специфический документооборот, и сотрудники отдела кадров специально обучаются работе с кадровыми документами. В первую очередь это трудовые книжки и личные дела работников, затем - штатное расписание, трудовые договоры, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка [23]. Именно эти документы имеют наибольший удельный вес в делопроизводстве в кадровой службе. Остановимся подробнее на ведении трудовых книжек. Делопроизводство в кадровой службе делит этот процесс на следующие этапы:

- правила заполнения трудовой книжки;

- занесение сведений о работе;

- занесение сведений о награждениях и поощрениях;

- вкладыш в трудовую книжку;

- выдача трудовой книжки при увольнении;

- дубликат трудовой книжки;

- расчеты за трудовые книжки и их хранение;

- учет, хранение и списание трудовых книжек.

Из вышеперечисленного можно сделать вывод: ведение трудовых книжек - один из основных видов работ в делопроизводстве в кадровой службе.

Следующий большой раздел - должностные инструкции. Они либо составляются кадровиками самостоятельно, либо предоставляются программой отдела кадров. Делопроизводство в кадровой службе подразумевает стандартную схему должностной инструкции:

Общие положения (кто назначает и увольняет на эту должность; кто может занять эту должность; какими ЗУН должен обладать человек на этой должности; кто заменяет этого человека в его отсутствие и др.).

Функциональные обязанности.

- права;

- ответственность;

- условия работы.

Обязательное условие - подпись сотрудника и дата.

Следующий большой раздел в делопроизводстве в кадровой службе - документы, регламентирующие управление персоналом, движение кадров и хранение дел. Всю информацию о документах, касающихся кадрового делопроизводства можно получить на специализированных семинарах, курсах, сайтах, и, естественно, в специальной литературе. Так как информация по кадровому делопроизводству часто обновляется, разрабатываются новые положения, издаются указы, пересматриваются инструкции, надо своевременно знакомится с изменениями в кадровом делопроизводстве.

2.5 Техническое задание и проектирование автоматизированной информационной системы отдел кадров

2.5.1 Полное наименование информационной автоматизированной системы

Полное наименование информационной автоматизированной системы - «Информационная автоматизированная система «Отдел кадров».

2.5.2 Основания для создания информационной автоматизированной системы

Основанием для разработки и создания информационной автоматизированной системы «Отдел кадров»:

- автоматизация деятельности организации;

- создание альтернативного программного продукта, имеющимся на рынке программного обеспечения;

- поддержание законных прав и интересов работников и работодателей;

- исключение не правовых действий департамента управлением персонала, в отношении работников;

- поддержание конкурентоспособности рынка программного обеспечения.

2.5.3 Назначение и цель создания информационной автоматизированной системы

· Создание и ведение базы данных структурных подразделений и кадрового состава организации

· Учет состояния и изменений по штатному расписанию, штатному замещению должностей, структуре организации, анкетным данным сотрудников, реестру государственных служащих

· Получение аналитической информации по кадровым перемещениям и изменениям штатного расписания

· Представление информации в виде документов утвержденной формы: справки, анкеты, личные карточки сотрудника (форма Т-2, Т-2ГС) и др.

· Формирование статистических отчетов (статистика по должностям, по должностным лицам), штатного расписания, штатного замещения, расчет стажа и т.д. 

· Ведение базы данных о соискателях, как кадровом резерве на выдвижение внутри организации

· Регистрация движения персонала, временного отвлечения от исполнения обязанностей

· Возможность восстановить актуальную картину данных кадровой службы на любую дату

· Формирование выходных документов в форматах офисных приложений (MS Word, MS Excel)

· Автоматизация процедур приема, аттестации и увольнения сотрудников

· Хранение постановлений, распоряжений, приказов и т.д., печать документов и выписок из них

· Автоматическое формирование по заданному шаблону документов - приказов о приеме на работу, увольнении, уходе в отпуск и т.д.

2.5.4 Возможности автоматизированной информационной системы

· Позволяет просматривать общий список работников и вносить в него изменения

· Обеспечивает удобный доступ к данным о работниках в соответствии со всеми разделами личной карточки (форма 2-ДС)

· Рассчитывает стаж работы (на государственной службе, общий и непрерывный)

· Вводит и хранит фотографии работников (цветные и черно-белые)

· Формирует и вносит изменения в штатное расписание и штатную расстановку

· Выполняет расчет и печатает справку об изменении надбавки за выслугу лет и справку об изменении продолжительности дополнительного отпуска

· Составляет список кадрового резерва для государственной службы и вносит изменения в общие сведения о работниках, включенных в кадровый резерв

· Учитывает работающих пенсионеров, рассчитывает и печатает справку об общем заработке для исчисления пенсии

· Проводит поиск данных о работниках по различным признакам, формирует и печатает оперативные справки

· Хранит в архиве данные об уволенных работниках

2.5.5 Пользователи информационной автоматизированной системы

Пользователями разрабатываемой автоматизированной информационной системы могут являться персонал, занимающийся кадровым учетом персонала. Ими могут являться лица, допущенные к данному виду работы или относящиеся к департаменту управления персоналом. Разрабатываемая автоматизированная информационная система «Отдел кадров» не требует определенных навыков работы с подобными автоматизированными системами и не требует обучения персонала для работы с ней, кроме навыков работы с документацией, относящейся к кадровому учету.

2.5.6 Характеристика входной и выходной информации

Использование диаграммы Use Case - это возможность увидеть систему с ее функциями и подфункциям с точки зрения пользователя - кадровика.

Рассмотрим каждую функцию:

1. Заполнение анкеты работником предполагает, что работник организации сам лично вводит свои персональные данные. Заполнение анкеты происходит каждый раз при появлении нового работника (при приеме на работу).

2. Создание личного дела включает в себя проверку пакета документов, который приносит работник; ввод анкеты работника, которая была до этого им заполнена; создание карточки с табельным номером работника.

Входной информацией, таким образом, является:

· Анкета

· Пакет документов (паспорт, военный билет, медицинские справки, свидетельство ИНН, страховое пенсионное свидетельство, свидетельство о рождении (детей))

Выходной информацией является Личная карточка работника (форма Т-2).

Частота создания личного дела зависит от частоты появления новых работников, а корректировка производится при необходимости (например, при переводе сотрудника на новую должность, новое место работы).

3. Создание БД работников

Входная информация:

· Личное дело

· Данные трудовой книжки

Создание Базы Данных происходит один раз, а затем осуществляется ее наполнение и обновление.

Выходная информация:

· Вся необходимая информация по работникам организации

4. Формирование отчетов - происходит по выполнению кадровых функций, а также по запросам.

Входная информация:

· Сведения о работниках из БД работников

Выходная информация:

· Список сотрудников

· Список сотрудников по отделам

· Список вакантных мест

· Список детей сотрудников

· Список военнообязанных

· Список уволенных

· Список женщин

· Список мужчин

5. Осуществление поиска по указанным параметрам - производится в случае возникновения такой необходимости (по собственной инициативе или по просьбе сотрудников).

Рис. 2.2

6. Осуществление нужных кадровых операций:

· Оформить прием на работу - осуществляется при приходе человека, который устраивается на вакантное место.

Входные данные:

· Анкета работника

· Пакет документов

Выходные данные:

· Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (Форма Т-1)

· Страховой медицинский полис обязательного гражданского страхования

· Страховое свидетельство

· Трудовой договор

7. Оформить увольнение - осуществляется на основании распоряжений руководящих органов или по собственному желанию сотрудника.

Выходные данные:

· Приказ об увольнении (расторжении трудового договора) с работником (форма Т-8)

· Записка-расчет при расторжении трудового договора (увольнении) (форма Т-61)

· Приказ об увольнении (расторжении трудовых договоров) с работниками (форма Т-8а)

8. Осуществить перевод - выполняется на основании распоряжений руководителей.

Выходные данные:

· Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма Т-5)

· Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма Т-5а)

· Измененное личное дело (в нем указывается новое место работы)

9. Оформить командировку - осуществляется на основании распоряжения от руководителя, но иногда сотрудник может проявить инициативу и попросить направить его на семинар, курсы повышения квалификации.

Выходная данные:

· приказ о направлении работника в командировку (форма Т-9)

· приказ о направлении работников в командировку (форма Т-9а)

· командировочное удостоверение (форма Т-10)

· Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма Т-10а)

10. Оформление пенсии сотрудникам - выполняется при достижении сотрудником пенсионного возраста.

Выходные данные:

· пакет документов для ПФРФ

11.1 Оформление отпусков. Сотрудник может взять отпуск один или несколько раз в году, что зависит от возможностей организации по предоставлению материального обеспечения, а также от количества недель, которые сотрудник желает использовать. Отпуск предусматривает 1 календарный месяц, который может быть разбит на несколько частей, но с тем условием, что нельзя брать отпуск подряд, то есть, если взять отпуск один раз осенью, то в другой раз можно будет взять весной или лучше летом.

Входные данные:

· график отпусков

Выходные данные:

· Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику(форма Т-6)

· Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам

(форма Т-6а)

· Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма Т-60)

11.2 Оформление больничных - у каждого сотрудника в табеле проставляется восьмерка (восьмичасовой рабочий день). Если сотрудник на больничном, то ему все равно ставится восьмерка, так как в зависимости от времени, которое сотрудник проработал на данном предприятии ему будут компенсированы эти дни материально. Поэтому делается отметка о непрерывном стаже.

12. Расчет стажа - ведется с использованием трудовой книжки сотрудника, из которой входными данными будут:

· Номер записи

· Дата записи

· Должность

· Название организации

· Дата принятия на работу

· Дата увольнения или перевода

Выходная информация:

· Рассчитанный стаж

Ниже на диаграмме Use Case (рис 2.3) хорошо видны все функции, которые выполняет кадровик. Эта диаграмма является как бы «наглядным пособием» для специалиста, так как позволяет быть на сто процентов уверенным в тех действиях, которые он выполняет.

Рис.2.3

2.6 Требования к программе

Разрабатываемая автоматизированная информационная система «отдел кадров» должна отвечать современным требованиям, предъявляемые к современным программным продуктам.

2.6.1 Общие требования

К проектируемой информационной автоматизированной системе предъявляются следующие общие требования:

1. Разрабатываемая автоматизированная информационная система должна обладать достаточным набором функций для обработки информации по кадровому учету.

2. Разрабатываемая автоматизированная информационная система должна обладать достаточным набором возможностей для занесения и обработки информации по кадровому учету.

3. Разрабатываемая автоматизированная информационная система должна обладать достаточным набором видов отчетностей по кадровому учету.

4. Разрабатываемая автоматизированная информационная система должна иметь простой и доступный интерфейс пользователя.

5. Разрабатываемая автоматизированная информационная система должна иметь возможность поднастройки, в связи с изменением законодательства.

6. Разрабатываемая автоматизированная информационная система должна обладать максимум возможностей, которыми обладают современные конкурентные программные продукты.

7. Разрабатываемая автоматизированная информационная система должна иметь минимальные системные требования, для работы с ней на компьютерах старой модификации.

2.6.2 Требования к документации

Разрабатываемая автоматизированная информационная система должна иметь возможность обрабатывать достаточное количество входной и выходной информации, необходимой для кадрового учета работников организации. Должна генерировать соответствующие типы отчетностей и необходимых форм для последующего вывода их на печать [25].

2.6.3 Системные требования

Разрабатывая данную автоматизированную информационную систему, я руководствовался анализом программного обеспечения, установленного на персональных компьютерах различных организаций. Как показывает анализ, практически на каждом компьютере установлен пакет Microsoft Office. Так как разрабатываемая мной автоматизированная информационная система ориентирована на установленный пакет Office, то данный программный продукт будет работать на персональном компьютере, который может поддерживать работу Microsoft Office. Разумеется, что необходимо осознавать, что чем выше продуктивность персонального компьютера, тем выше работоспособность программного продукта, в том числе и разрабатываемой информационной автоматизированной системы «отдел кадров».

Для работы с разрабатываемой автоматизированной системой «отдел кадров» необходимы следующие минимальные системные требования:

· Компьютер IBM PC 486 DX2-80

· Оперативная память 16 Мбайт

· Свободное дисковое пространство 20 Мбайт

2.7 Анализ существующих разработок

В настоящее время на Российском рынке программного продукта предоставлены основные конкурирующие автоматизированные информационные системы, позволяющие вести кадровый учет организаций и имеющие большой набор функций для обработки информации. Это программа поддержки и принятия решений SAP R\3, а именно его модуль - Human Resources Management System (модуль HR) для кадрового учета и 1С - бухгалтерия.

Рассматривая модуль HR системы SAP R\3 я пришел к выводу, что приведенный программный продукт, хотя и обладает максимальным набором функций для обработки информации кадрового учета, не является конкурентом к разрабатываемой, так как этот модуль является довольно дорогим, что делает его недоступным для бюджетных организаций и организаций с малым денежным оборотом. Модуль HR предназначен для крупных организаций и корпораций, где число работников превышает 1000 человек, что делает его излишним для небольших организаций. Описываемый модуль требует постоянной информационной и технической поддержки, которой занимаются специализированные организации, что делает его опять же дорогим и недоступным для небольших организаций. Для работы с данным модулем необходимо обучение персонала, который будет работать непосредственно с ним.

Если рассмотреть программу 1С, то мы увидим ее более подходящей для небольших организаций с численностью от 1 до 1000 человек, которая обладает большим набором функций для обработки информации кадрового учета. Но этот программный продукт является платным и требует постоянного платного обновления. Персонал, который непосредственно работает в рассматриваемом программном продукте, должен иметь необходимые знания, необходимые для работы с ней, что является также минусом этой системы. Существует также ряд подобного программного продукта для кадрового учета, которые или специально разрабатывались непосредственно для конкретной организации или коммерческие программные продукты, которые не поставлены на массовое производство и не имеют организаций по стране, которые могли бы производить ее техническую и информационную поддержку. Как правило, данные автоматизированные информационные системы стоят небольшого количества организаций по стране.

Разрабатываемая же мною автоматизированная информационная система идеально подходит для организаций с малым количеством работников и имеющих небольшой денежный ресурс. Не требует обучения с работой в ней. Обладает необходимым набором функций, что не делает ее избыточной.

Глава III. Проектирование автоматизированной системы

3.1 Выбор способа хранения информационной базы данных

Для работы с информационной базой необходимы программные средства, которые бы обеспечивали доступ к нужной информации, внесение каких-либо изменений в информационную базу и другие действия с данными [9]. Для решения этой задачи используются системы управления базами данных (СУБД). СУБД - это программные средства, предназначенные для создания, наполнения, обновления и удаления баз данных.

Все СУБД делятся на две группы:

§ Локальные (СУБД, работающие на одном компьютере) Программирование баз данных в Delphi 7. В Фаронов, М. 2003 г.. Все части локальной СУБД размещаются на компьютере пользователя базы данных. Чтобы с одной и той же БД одновременно могло работать несколько пользователей, каждый пользовательский компьютер должен иметь свою копию локальной БД. Существенной проблемой локальной СУБД является синхронизация копий данных, именно поэтому для решения задач, требующих совместной работы нескольких пользователей, локальные СУБД фактически не применяются.

§ Сетевые (СУБД, позволяющие нескольким компьютерам использовать одну и ту же базу данных с помощью технологии клиент-сервер), к ним относятся файл-серверные, клиент-серверные и распределенные СУБД.

В файл-серверных СУБД все данные обычно размещаются в одном или нескольких каталогах достаточно мощного компьютера, специально выделенного для этих целей (такой компьютер называется файл-сервером) и постоянно подключен к сети. Недостатком файл-серверных систем является значительная нагрузка на сеть и наличие мощного компьютера (сервера) [12].

Клиент-серверные (двухзвенные) системы снижают значительную нагрузку на сеть, так как пользователи общаются с данными через специального посредника - сервера баз данных, который размещается на компьютере со всеми данными. Сервер БД принимает запрос от пользователя, отыскивает в данных нужную запись и передает ее пользователю запрашивающего запись. Таким образом, по сети передается относительно короткий запрос и единственно нужная запись, даже если соответствующий файл с данными содержит большое количество записей.

Распределенные СУБД могут содержать несколько десятков и сотен серверов БД. Количество клиентских мест в них может достигать десятков и сотен тысяч. Обычно такие СУБД работают на крупных предприятиях. В таких СУБД некоторые серверы могут дублировать друг друга с целью достижения предельно малой вероятности отказов и сбоев в сети. Интерес к таким СУБД возрос в связи со стремительным развитием Internet. Недостатком распределенных СУБД является сложность в их программировании, в их реализации должна участвовать большая группа программистов, а не один человек [14]. В представленной автоматизированной информационной системе целесообразнее использовать сетевую СУБД (клиент-серверную), например InterBase сформированный на специальном языке структурированных запросов (Structured Query Language SQL). Так как проектируемой автоматизированной информационной системой «отдел кадров» будет использоваться не одним работником департамента управления персоналом, а несколькими. К тому же система должна будет содержать, хранить, и обрабатывать довольно большой объем информации.

Так же среди преимуществ клиент-серверных приложений можно отметить следующие:

§ Передается только востребованная информация, а не вся база данных, что приводит к снижению трафика (нагрузки) сети;

§ Обеспечение безопасности данных и возможности установки, прав доступа к информации для отдельных групп пользователей;

§ Упрощение клиентских приложений за счет сокращения кода, необходимого для обработки данных и обеспечения доступа к ним.

3.2 Проектирование структуры информационной базы данных

Для успешного функционирования различных организаций требуется наличие развитой информационной системы, которая реализует автоматизированный сбор, обработку и манипулирование данными [21].

Современной формой информационных систем являются банки данных, включающие в свой состав:

- вычислительную систему;

- систему управления базами данных (СУБД);

- одну или несколько баз данных (БД);

- набор прикладных программ (приложений БД).

База данных обеспечивает хранение информации, а также удобный и быстрый доступ к данным. Она представляет собой совокупность данных различного характера, организованных по определенным правилам. Информация в БД должна быть:

- непротиворечивой;

- неизбыточной;

- целостной.

Система управления базой данных (СУБД) - это совокупность языковых и программных средств, предназначенных для создания, ведения и использования БД. По характеру применения СУБД разделяют на: персональные и многопользовательские.

Персональная СУБД обеспечивает возможность создания локальных БД, работающих на одном компьютере. Ряд персональных СУБД обеспечивают также возможность многопользовательского доступа к данным.

Многопользовательские СУБД позволяют создавать информационные системы, функционирующие в архитектуре «клиент-сервер». В состав языковых средств современных СУБД входят следующие два типа языков:

- язык описания данных, предназначенный для описания логической структуры данных;

- язык манипулирования данными, обеспечивающий выполнение основных операций над данными - ввод, модификацию и выборку.

SQL обеспечивает управление структурой БД и манипулирование данными, является стандартным средством доступа к удаленным БД и сочетает в себе свойства языков обоих типов - описания и манипулирования данными.

Прикладные программы, или приложения, служат для обработки данных, содержащихся в БД. Пользователь осуществляет управление БД и работу с ее данными именно с помощью приложений, которые также называют приложениями БД [20].

В зависимости от взаимного расположения приложения и БД можно выделить локальные БД и удаленные БД.

Локальные БД (рис. 3.1) располагаются на том же компьютере, что и работающие с ними приложения. Работа с БД происходит, как правило, в однопользовательском режиме.

Рис. 3.1

Для выполнения операций с локальными БД разрабатываются и используются так называемые локальные приложения, а для операций с удаленными БД - клиент-серверные приложения (рис. 3.2).

В нашем случае целесообразнее использовать сетевую СУБД. Так как с проектируемой автоматизированной информационной системой «отдел кадров» будет работать не один человек. К тому же система должна будет содержать, и обрабатывать довольно большой объем информации [22].

Удаленная БД размещается на компьютере-сервере сети, а приложение, осуществляющее работу с этой БД, находится на компьютере пользователя. Клиент - это приложение пользователя.

Для получения данных клиент формирует и отсылает запрос удаленному серверу, на котором размещена БД. Запрос формулируется на языке SQL, который является стандартным средством доступа к серверу при использовании реляционных моделей данных. После получения запроса удаленный сервер направляет его SQL-серверу (серверу баз данных) - специальной программой, управляющей удаленной БД и обеспечивающей выполнение запроса и выдачу его результатов клиенту. Таким образом, вся обработка запроса выполняется на удаленном сервере.

Среди преимуществ клиент-серверных приложений можно отметить следующие:

- Передается только востребованная информация, а не вся база данных, что приводит к снижению трафика (нагрузки) сети;

- Обеспечение безопасности данных и возможности установки прав доступа к информации для отдельных групп пользователей;