Складання звітів в програмі Microsoft Office Access 2007

Размещено на http://www.allbest.ru/

План

Вступ

1. Звіти в Microsoft Access

2. Створення звіту за допомогою Майстра звітів

3. Зміна розмірів звіту і його розділів

4. Створення звіту за допомогою Майстра звітів

5. Додавання виражень, що обчислюються, у форми і звіти

6. Створення автозвіту

7. Перегляд звіту в режимі попереднього перегляду

8. Збереження роботи

9. Надсилання звіту як повідомлення електронної пошти

Висновки

Список літератури

Вступ

За допомогою Microsoft Office Access 2007 можна створювати різноманітні звіти, від простих до складних. Перш за все слід визначити джерело записів, на якому базуватиметься звіт. Незалежно від того, чи є звіт простим списком записів, чи згрупованим зведенням щодо продажу за регіонами, спочатку необхідно визначити, в яких полях містяться потрібні для звіту дані та в яких таблицях або запитах розташовані ці поля.

Після того визначення джерела записів зазвичай простіше за все створити звіт за допомогою майстра звітів.

Одним з основних завдань створення і використання баз даних є надання користувачам необхідної інформації на основі існуючих даних. У Access 2000 для цих цілей призначені форми і звіти. Звіти дозволяють вибрати з бази даних потрібну користувачем інформацію і оформити її у вигляді документів, які можна переглянути і надрукувати. Джерелом даних для звіту може бути таблиця або запит. Окрім даних, отриманих з таблиць, в звіті можуть відображатися обчислені за початковими даними значення, наприклад, підсумкові суми.

Звіти і форми Access мають багато спільного Проте, на відміну від форм, звіти не призначені для введення і правки даних в таблицях. Вони дозволяють лише переглядати і друкувати дані. У звіті неможливо змінити початкові дані за допомогою елементів управління, як це можна зробити за допомогою форм. Хоча в звітах можна використовувати такі ж елементи управління для вказівки стану перемикачів, прапорців і списків.

Звіт, як і форма, може бути створений за допомогою Майстра. Розділи звіту подібні до розділів форми і включають заголовок і примітки звіту, область даних, а також верхній і нижній колонтитули. У примітках звіту часто поміщають поля з підсумковими значеннями. Елементи управління можуть бути додані в звіт за допомогою панелі інструментів Панель елементів (Toolbox), ідентичною тій, що використовується в режимі Конструктора форм. Форматування і угрупування елементів управління в звіті виконується аналогічно форматуванню і угрупуванню елементів управління у формі. Форми можуть містити підлеглі форми, та звіти можуть містити підлеглі звіти.

1. Звіти в Microsoft Access

Розташовуючи базою даних, можна роздрукувати будь-яку таблицю, чи запит форму. Однак результати друкування не будуть виглядати професійно, тому що ці інструменти не призначені для друкування. За допомогою звіту можна одержати результати у високоякісному варіанті. У Access звіт являє собою форму спеціального типу, призначену для виводу на друк. Але на відміну від форм звіти не призначені для виводу у вікні, а призначені тільки для друку, тобто створюють не екранні, а друковані документи.

При створенні звіту Access завжди оперує тільки з однією єдиною таблицею чи запитом. Якщо необхідно об'єднати інформацію з декількох таблиць і (чи) запитів в одному звіті, то колись варто зібрати бажані дані в новому запиті.

Звіти є ефективним засобом подання даних на папері або на екрані. Більшість звітів приєднані до однієї або кількох таблиць та звітам бази даних. Джерелом записів звіту являються поля в базових таблицях і запитах.

Результатом створення звіту може бути будь-який вид текс того документа, наприклад: поштова наклейка, діаграма як графічний засіб пред'явлення результатів обчислень, таблична форма з результатами обчислень та графічним оформленням (емблемами, логотипами, декоративними лініями тощо) .

Перед створенням звіту необхідно продумати, які вихідні дані він буде містити та які обчислення необхідно виконати.

Основні розділи звіту

Заголовок - виводиться на першій сторінці звіту.

Верхній колонтитул - виводиться у верхній частині кожної сторінки.

Область даних - містить записи таблиці або запиту.

Нижній колонтитул - виводиться в нижній частині кожної сторінки. Примітка - виводиться на останній сторінці звіту.

2. Створення звіту за допомогою Майстра звітів

У вікні База данных клацніть на вкладці Отчет.

У вікні, що відкрилося, клацніть на кнопці Создать. З'явиться вікно Новый отчет.

Вкажіть ім'я таблиці чи запиту, на основі яких створюєте звіт, і виберіть режим Мастер отчетов.

Виберіть поля, дані з яких будуть поміщені в звіту

Далі визначте, чи потрібно згрупувати дані по якому-небудь з полів і, якщо потрібно, те виберіть варіант групування. Інтервал групування може бути змінений після натискання кнопки Группировка.

Далі задайте порядок сортування записів звіту. У разі потреби включення в звіт підсумкових полів, натисніть кнопку Итоги й установіть необхідні прапорці, що визначають тип підсумкових обчислень для запропонованих полів. Натисніть кнопку ОК.



На наступних двох кроках створення звіту за допомогою майстра необхідно визначити вид макета звіту і стиль його оформлення.

Майстер звітів дозволяє підготувати наступні типи звітів:

звіт, що містить інформацію, розташовану в один стовпець чи у вигляді таблиці;

звіт з угрупованням і обчисленням підсумкових величин;

поштові наклейки.

MS Access відкриває вікно звіту в режимі Конструктора. Вікно Конструктора розділене на кілька областей у відповідності зі стандартною структурою звіту. У ці області при необхідності можна ввести керуючі й інші елементи, рівні угруповання.

Проектування звіту складається в створенні структури його розділів і в розміщенні елементів керування усередині цих розділів, а також у завданні зв'язків між цими елементами і полями таблиць чи запитів бази даних.

Звіти призначені для виводу інформації на принтер, тому для розрахунку розташування даних на друкованій сторінці програма Access повинна «знати» усе необхідне про особливості принтера. Ці дані Access одержує від операційної системи. Відповідно, принтер у системі повинен бути встановлений.

При відсутності принтера звіти також можна створювати. Досить виконати програмну установку за допомогою команди операційної системи Пуск, Настройка, Принтери, Установка принтера, після чого установити драйвер будь-якого принтера, доступного операційній системі.

3. Зміна розмірів звіту і його розділів

Щоб змінити горизонтальний розмір, тобто ширину звіту, за допомогою миші перетягніть праву границю звіту вліво чи вправо. При цьому горизонтальна лінійка, розташована у верхній частині вікна Конструктора звітів, допоможе установити точну ширину звіту. Щоб змінити вертикальні розміри області якого-небудь розділу звіту, помістите покажчик миші на нижню границю області так, щоб він прийняв форму риси з двома вертикальними стрільцями, і перетягніть його нагору чи вниз. В. цьому випадку вертикальна лінійка, розташована в лівій частині вікна Конструктора звітів, допоможе установити точну висоту області роздягнула.

Вертикальний розмір звіту визначається вертикальними розмірами всіх розділів звіту.

4. Створення звіту за допомогою Майстра звітів

Ще одним простим і швидким способом створення звітів є використання Майстра звітів. З його допомогою можна створювати звіти (від найпростіших до тих, що включають підлеглі звіти), що містять поля з однієї чи більш таблиць чи запитів.

Щоб створити простий звіт:

На панелі об'єктів вікна бази даних клацніть по ярлику Отчеты і натисніть кнопку Создать. З'явиться діалогове вікно Новый отчет.

звіт програма майстер



У списку діалогового вікна Новый отчет виділіть елемент Мастер отчетов. У поле зі списком, що знаходиться в нижній частині діалогового вікна Новый отчет, містяться імена всіх таблиць і запитів бази даних, що можуть бути використані як джерело даних для звіту. Розкрийте цей список і виділіть в ньому потрібну таблицю. Натисніть кнопку ОК. З'явиться перше діалогове вікно Мастера отчетов.

Насамперед потрібно визначити, які поля включити в звіт. За допомогою кнопки ">" (чи двічі клацнувши по елементі списку) по черзі перемістити потрібні поля зі списку Доступные поля в список Выбранные поля. У звіті поля з'являються зліва направо, відповідно до послідовності їхнього розташування в списку Выбранные поля.

Зауваження

Якщо на якому-небудь кроці створення звіту за допомогою Майстра звітів була допущена помилка чи виникла необхідність зміни яких-небудь параметрів, то для повернення до попереднього кроку натисніть кнопку Назад. Крім того, у будь-який момент можна натиснути кнопку Отмена для відмовлення від створення звіту і повернення до вікна бази даних.

Для додавання полів з інших таблиць чи запитів розкрийте список Таблицы и запросы і виберіть потрібний елемент (таблицю чи запит). У списку Доступные поля виділіть потрібні поля і натисніть кнопку ">". Access перемістить обране поле зі списку Доступные поля і вставить його в список Выбранные поля.

Натисніть кнопку Далее.

Зауваження

Можна таким способом додавати в створюваний звіт поля з різних таблиць, що зв'язані між собою в схемі даних.

В другому діалоговому вікні необхідно вказати, яким образом будуть структуровані дані в звіті. Майстер перевіряє зв'язки між таблицями й у залежності від обраного представлення пропонує кілька варіантів угруповання запису в звіті. Щоб здійснити угруповання по визначеному елементу, виділіть в списку цей елемент.

Натисніть на кнопку Вывести дополнительные сведения в лівій частині діалогового вікна для відображення одного з допоміжних діалогових вікон Майстра звітів. Якщо в цьому діалоговому вікні натиснути кнопку Показать примеры, то Access виведе додаткові допоміжні діалогові вікна, у яких використовуються приклади з таблиць "Продажу", "Клієнти" і "Замовлення", що дозволяють продемонструвати різні способи угруповання, які Майстер звітів може автоматично застосувати до створюваного звіту. Закрийте всі допоміжні діалогові вікна і поверніться до діалогового вікна Мастера отчетов, зображеному на мал. 5. Натисніть кнопку Далее для переходу до третього діалогового вікна Мастера отчетов.

У третім діалоговому вікні Майстра звітів необхідно визначити додаткові рівні угруповання в звіті. Виділите в списку поле, по якому потрібно групувати і натисніть кнопку ">" (чи просто двічі клацніть по цьому полю в списку), щоб установити угруповання.

Зауваження

Якщо буде потрібно скасувати додавання полю угруповання, натисніть кнопку "<" чи двічі клацніть за назвою цього поля (виділеному жирним шрифтом) в області діалогового вікна з ескізом звіту.

Майстер звітів дозволяє задати інтервали значень, по яких групуються дані. Щоб змінити їх у цьому ж (третьому) діалоговому вікні Майстра звітів, натисніть кнопку Группировка. На екрані з'явиться діалогове вікно Интервалы группировки, зображене на мал. 6. Змінюючи інтервал угруповання, можна впливати на спосіб угруповання даних у звіті. Для числових полів можна задати угруповання по десятках, сотнях і інших значеннях. Для текстових полів можливе угруповання по першій букві, першим трьох буквах і т.д.

Для створюваного звіту виберіть зі списку Інтервали угруповання потрібний вам варіант і натисніть кнопку ОК. Для переходу до четвертого діалогового вікна Майстра звітів натисніть кнопку Далее.

Access 2002 дозволяє сортувати записи в межах групи за значенням довільного поля, при цьому сортування проводиться не більш ніж по чотирьох полях (мал. 7). Виберіть у першому списку, що розкривається, перше потрібне поле. За замовчуванням прийнятий порядок сортування по зростанню; якщо ви хочете вибрати порядок сортування по убуванню, то натисніть на кнопку праворуч від списку, що розкривається. Для повернення до сортування по зростанню знову натисніть на цю кнопку.

Щоб указати для стовпця звіту підсумкову інформацію, натисніть на кнопку Итоги. У діалоговому вікні Итоги, що з'явилося, можна задати параметри для обраного стовпця. Вибрати можна серед усіх числових полів звіту, що не є лічильниками, які Майстер звітів перелічить у цьому діалоговому вікні і дозволить установити для кожного з них прапорці Sum, Avg, Min і Мах. У залежності від установлених прапорців Майстер звітів додасть відповідні підсумкові поля, що обчислюють підсумкову суму, середнє значення, мінімальне чи максимальне значення даного полю по всіх записах в кінець звіту.

Група перемикачів Показать дозволяє вибрати, чи треба в звіті вказувати тільки підсумки чи необхідно видавати повний звіт, додаючи поля з проміжними підсумками наприкінці кожної групи і поля з повними підсумками наприкінці звіту. Для створюваного звіту установіть потрібні прапорці для цікавлячих вас полів. Для повернення до діалогового вікна Майстра звітів натисніть кнопку ОК.



Натисніть кнопку Далее, щоб перейти до п'ятого діалогового вікна Майстра звітів. Майстер звітів запропонує на вибір шість варіантів оформлення згрупованих даних (варіантів макета звіту). У лівій частині діалогового вікна Майстра відображається ескіз обраного макета. Виберіть у групі Макет перемикач ступенчатый. За замовчуванням Майстер звітів установлює прапорець Настроить ширину полей для размещения на одной странице, що дозволяє заощадити папір і зробити звіт більш зручним для читання. У групі Ориентация можна вибрати розташування сторінки звіту при друкуванні. Широким звітам, у яких відображається багато полів в одному рядку, зручно задавати орієнтацію альбомная Щоб перейти до шостого діалогового вікна Майстра звітів, натисніть кнопку Далее (Next).

У шостому діалоговому вікні Майстра звітів виберіть один із запропонованих стилів оформлення звіту. У лівій частині діалогового вікна Майстра відображається ескіз звіту обраного стилю. Для створюваного звіту виберіть стиль Сжатый, а потім натисніть кнопку Далее для переходу до останнього діалогового вікна Майстра звітів.

Зауваження

У шостому вікні Майстра звітів відображається список усіх доступних у даний момент стилів. Крім шести заздалегідь визначених стандартних стилів, Access дозволяє настроїти будь-який стандартний стиль чи створити свій власний для використання при оформленні форм і звітів, у тому числі за допомогою майстра. Набір варіантів оформлення для звітів можна поповнити і застосувати аналогічно тому, як це робиться для форм.

В останньому діалоговому вікні Мастера отчетов як заголовок звіту введіть потрібний вам заголовок. Майстер звітів збереже створений звіт під цим же ім'ям. Виберіть перемикач Просмотреть отчет і натисніть кнопку Готово для завершення створення звіту. Майстер звітів створить звіт і відобразить його в режимі Попереднього перегляду. Якщо при цьому необхідно одержати довідку по роботі зі звітом, попередньо установите прапорець Вывести справку по работе с отчетом?.

5. Додавання виражень, що обчислюються, у форми і звіти

Для виконання додавання виражень, що обчислюються, у форми й звіти:

Відкрийте форму (звіт) у режимі Конструктора.

Виберіть команду Вид, Панель элементов.



Виберіть піктограму Поле панелі елементів.

Виберіть мишею порожнє місце в будь-якій області чи форми звіту (наприклад, область чи приміток колонтитулів).

Для нового полю вкажіть необхідні властивості:

* відкрийте вікно властивостей полю (команда Вид, Свойства);

для властивості «Данные» введіть починаючи зі знака "=" потрібне вираження, уклавши імена полів БД у квадратні дужки. Як вираження може бути використана як вбудована функція (наприклад, "=DATE()" -- системна дата), так і будь-яка дія над значеннями полів з використанням арифметичних чи інших операцій;

для властивості «Формат поля» виберіть зі списку тип даних, що обчислюються.

У разі потреби вставте поруч з полем елемент Надпись і заповните його потрібним текстом.

6. Створення автозвіту

Для того щоб створити автозвіт, виділите таблицю або запит у вікні бази даних і виберіть в меню Вставка команду Автозвіт або на панелі інструментів в списку кнопки, що розкривається Новий об'єкт виберіть Автозвіт . В результаті буде створений звіт, що містить всі поля таблиці або запиту, розташовані в стовпчик

7. Перегляд звіту в режимі попереднього перегляду

Клацніть правою кнопкою миші звіт в області переходів і виберіть у контекстному меню пункт Попередній перегляд

Для послідовного перегляду сторінок або для переходу до потрібної сторінки можна користуватися кнопками переходу.

Клацніть, щоб відобразити першу сторінку.

Клацніть, щоб відобразити попередню сторінку.

Клацніть, щоб відобразити наступну сторінку.

Клацніть, щоб відобразити останню сторінку.

Щоб перейти до потрібної сторінки, введіть у полі номер сторінки та натисніть клавішу ENTER.

У режимі попереднього перегляду можна збільшити масштаб для відображення подробиць або зменшити його, щоб переглянути розташування даних на сторінці. Установивши вказівник на звіті, клацніть один раз. Щоб скасувати ефект масштабування, клацніть ще раз. Можна також скористатись елементом керування масштабом у рядку стану Access для подальшого збільшення або зменшення зображення.

Щоб вийти з режиму попереднього перегляду, виконайте одну з таких дій:

1. На вкладці Попередній перегляд натисніть кнопку Закрити вікно попереднього перегляду.

2. Клацніть правою кнопкою миші звіт в області переходів і виберіть у контекстному меню пункт Режим розмічування або Конструктор .

8. Збереження роботи

Після збереження структури звіту можна запускати його потрібну кількість разів. Структура звіту не змінюється, але кожен раз під час друку використовуються поточні дані. Якщо потрібно, можна змінити структуру звіту або створити новий звіт на базі вихідного.

Збереження структури звіту

Натисніть кнопку Microsoft Office і виберіть пункт Зберегти або натисніть клавіші CTRL+S .

Також можна натиснути кнопку Зберегти на панелі швидкого доступу.

Якщо звіт не має імені, введіть ім'я в полі Ім'я звіту й натисніть кнопку ОК.

Збереження структури звіту з новим іменем

Натисніть кнопку Microsoft Office і виберіть пункт Зберегти як.

У діалоговому вікні Зберегти як введіть ім'я в полі Зберегти звіт до, виберіть варіант Звіт у списку Як і натисніть кнопку ОК.

9. Надсилання звіту як повідомлення електронної пошти

Замість друкування паперової копії можна надіслати звіт одержувачам як повідомлення електронної пошти.

1. В області переходів виберіть звіт, натисніть кнопку Microsoft Office і виберіть пункт Електронна пошта .

2. У діалоговому вікні Надіслати об'єкт як виберіть у списку Виберіть формат виводу потрібний формат.

3. Закрийте всі діалогові вікна, що залишилися.

4. У програмі електронної пошти введіть відомості про повідомлення та надішліть його..

Висновки

Microsoft Access є потужним додатком Windows. Вперше СУБД відповідає можливостям такої розвитий операційної системи, як Microsoft Windows. Оскільки і Windows, і Access -- дітища фірми Microsoft, вони дуже добре взаємодіють одна з іншої. Система Access працює під керуванням Windows; таким чином, усі переваги Windows доступні в Асcess. Це означає, що ви можете вирізати, копіювати і вставляти дані з будь-якого додатка Windows у додаток Access і навпаки.

У той же час Access -- це реляційна СУБД. Це означає, що за допомогою Access можна одержати доступ до будь-яким даних будь-якого типу і використовувати одночасно кілька таблиць бази даних. Використання реляційної СУБД дозволяє спростити структуру даних і, таким чином, полегшити виконання роботи. Можна зв'язати таблицю Access з даними, що зберігаються на великий ЕОМ або на сервері, а також використовувати таблицю, створену в Paradox або dBASE. Можна швидко і без проблем комбінувати дані Access з даними Excel. Використовуючи Microsoft Office можна переконатися, як легко взаємодіють Access, Word, Excel і PowerPoint. Потужність і гнучкість системи Access роблять її сьогодні кращою програмою для керування базами даних.

Повнофункційне середовище розробки системи Access має сучасні засобів створення додатків. В ньому використовується багато віконний інтерфейс, виділення кольором при редагуванні і налагодженні, автоматичний контроль синтаксису, динамічний контроль даних, крапки переривання, покрокове виконання і т.д.

Метою даної роботи було ознайомитись з призначенням та режимами роботи зі звітами, навчитися створювати звіти.

Предметом дослідження - форми та засоби виведення інформації з бази даних - звіти.

В роботі розглянуті довідникові, академічні видання та посібники користувачів вітчизняних та зарубіжних авторів.

Список літератури

1. Глушаков С.В., Ломотько Д.В. Базы данных: учебный курс. - Харьков: Фолио, 2002, - 504с.

2. Керри Н. Праг и Майкл Р. Ирвин. Microsoft Access 2000: библия пользователя. -М.: Издательский дом «Вильямс», 2000, - 1040с.

3. Робинсон С. Microsoft Access 2000: учебный курс. - СПб: ПИТЕР, 2000, - 743с.

4. Дьяконов В.П. Компьютерная математика: теория и практика. - М.: «Нолидж», 2001, - 1296с.

5. M. Херхагер, Х. Партолль. Mathcad 2000: полное руководство. - К.: Издательская группа BHV, 2000, - 416с.

6. Мартынов Н.Н., Иванов А.П. MATLAB 5.X: вычисления, визуализация, программирование. - М.: КУДИЦ-ОБРАЗ, 2000, - 336с.

7. Дьяконов В.П. Maple 6: учебный курс. - СПб: ПИТЕР, 2001, - 608с.

8. Мотигін В.В. Методичні вказівки до виконання курсової роботи з дисципліни “Експлуатація комп'ютеризованих систем обробки інформації”. - Вінниця: ВДТУ, 2000, - 22с.

Размещено на Allbest.ru