Якщо ви затрудняєтесь відразу визначити структуру таблиці, Microsoft Access дозволяє створити таблицю шляхом введення даних у вікно із традиційною табличною формою (мал.1.3).

Мал.1.3 Створення таблиці шляхом введення даних.

Для цього необхідно:

1) Відкрити вікно нової або існуючої бази даних і в нім відкрити список таблиць.

2) Виділити в списку таблиць ярлик Створення таблиці шляхом введення даних і двічі клацнути по ньому лівою кнопкою миші. З'явиться порожня таблиця із стандартними назвами стовпців: Поле1, Поле2 і так далі За умовчанням для створення таблиці надається десять полів.

3) У поля цієї таблиці потрібно ввести необхідні дані. Тип даних в одному полі (стовпці) у всіх записах має бути однаковим.

4) Можна ввести свої власні заголовки стовпців, для цього натиснути правою кнопкою миші по заголовку стовпця і вибрати з контекстного меню команду Перейменувати стовпець. Після цього стандартна назва стовпця підсвічує, і ви можете вводити свою назву.

5) Після закінчення введення даних натиснути кнопку Закрити (у верхньому правому кутку вікна таблиці).

6) У відповідь на питання Зберегти зміни макету або структури таблиці <ім'я таблиці>? натиснути кнопку Так.

7) У вікні Збереження в полі Ім'я таблиці ввести ім'я нової таблиці і натиснути кнопку ОК (мал.1.4).

Мал.1.4 Діалогове вікно Збереження.

Microsoft Access видасть повідомлення Ключові поля не задані і питання Створити ключове поле зараз? Натиснути кнопку Ні, якщо одне або декілька полів в таблиці можуть однозначно ідентифікувати записи в таблиці і служити первинним ключем, або кнопку Так, і тоді Access створить додаткове поле, яке зробить ключовим. До визначення ключового поля таблиці ми ще повернемося в розділ "Визначення ключових полів" даної глави.

У списку таблиць з'явиться нова таблиця, яка міститиме введені дані. Таблиця при цьому створюється автоматично. Поля її матимуть або стандартні назви, або ті, які ви ввели, а їх типи визначатимуться за введеними даними. У випадку, якщо в один стовпець були введені дані різних типів, наприклад числа, дати і текст, тип поля визначається як Текстовий.

Введення даних в таблицю Access мало чим відрізняється від введення в таблицю Excel. Для переходу між полями ви можете використовувати клавішу <Таb>. Дані, введені в поточний рядок, зберігаються при переході до наступного рядка. Детальніше режим введення і зміни даних в режимі таблиці описаний в розділ "Введення і перевірка даних" даної глави.

Для створення таблиць за допомогою Майстра таблиць необхідно:

1) Двічі клацнути лівою кнопкою миші на ярлику Створення таблиці за допомогою майстра.

2) У діалоговому вікні Створення таблиць (мал.1.5) вибрати призначення таблиці: Ділові (для інших цілей можна вибрати і Особисті).

3) У полі Зразки таблиць вибрати відповідну таблицю - Список розсилки.

4) Перемістити потрібні поля з списку Зразки полів в список Поля нової таблиці. Для цього слід скористатися кнопками із стрілками: > - перемістити одне поле " - перемістити всі поля.

Мал.1.5 Діалогове вікно Майстра таблиць

5) Повторювати описані в пп.3-4 дії до тих пір, поки не буде створений відповідний перелік полів для нової таблиці.

6) При необхідності перейменувати яке-небудь поле, потрібно виділити його в списку Поля нової таблиці і натиснути кнопку Перейменувати поле, потім ввести в діалоговому вікні Перейменування поля нове ім'я поля і натиснути кнопку ОК (мал.1.6). Натиснути кнопку Далі.

Мал.1.6. Діалогове вікно Перейменування поля.

7) В наступному діалоговому вікні в полі Задайте ім'я для нової таблиці ввести ім'я нової таблиці "Список розсилки сповіщень" (мал.1.7).

Мал.1.7 Друге діалогове вікно Майстра таблиць.

8) Вибрати спосіб визначення ключа Microsoft Access автоматично визначає ключ (є альтернатива Користувач визначає ключ самостійно). Тоді в таблицю буде додано поле автоматичної нумерації. Натиснути кнопку Далі.

9) У випадку, якщо було вибрано самостійне визначення ключа, в полі із списком Виберіть поле з унікальними для кожного запису даними необхідно вибрати ім'я поля, яке стане ключовим. Потім потрібно визначити типа даних, які міститимуться в ключовому полі. Майстер пропонує вибрати один з трьох варіантів:

- Послідовні числа, що автоматично привласнюються кожному новому запису;

- Числа, що вводяться користувачем при додаванні нових записів;

1.5 Технічна характеристика комп'ютера

При проходженні виробничої практики на підприємстві ООО "Торговый Дом Электротех" на моєму робочому місці був комп'ютер з такими характеристиками:

Версія Windows: Microsoft Windows XP Professional Service Pack 2 версія 2002.

Система: Intel® Pentium® 4 CPU 3.00 GHz,

Об'єм ОЗП: 512 MB.

Відомості про адаптер:

Завдання: Створення бази даних. Знайомство з основними об'єктами бази даних. Створення і заповнення таблиці. Режими представлення таблиці. Типи даних. Маска введення. Зміна структури таблиці в режимі конструктора.

Створення бази даних:

1. Наперед створіть каталог (теку) з назвою BAZA.

2. Запустіть MS Access 2003.

3. Натисніть кнопку Створити базу даних на панелі інструментів або в меню Файл - Створити. Буде відкрито вікно діалогу Створення бази даних, в яке слід ввести ім'я бази, наприклад Adress і вибрати каталог BAZA. В результаті ви побачите вікно бази даних.

Створення таблиці за допомогою Майстра:

1. У вікні База даних натисніть кнопку Таблиці, а потім кнопку Створення таблиці за допомогою майстра. У вікні Створення таблиці виберіть зразок Список розсилки (найперший в списку). Далі потрібно визначити перелік полий, які ви хочете включити в таблицю. Для цього по черзі виділяйте мишею поля в списку Зразків полий і натискайте кнопку щоб зразок поля потрапив в список полів створюваної таблиці. Виберіть наступні поля: КодСпискаРозсилки, Прізвище, Ім'я, Адреса, Домашній телефон, Сотовий телефон.

2. Натисніть кнопку Створити базу даних на панелі інструментів або в меню Файл - Створити. Буде відкрито вікно діалогу Створення бази даних, в яке слід ввести ім'я бази, наприклад Adress і вибрати каталог BAZA. В результаті ви побачите вікно бази даних.

3. Перейменуємо назви деяких полів, вибраних з шаблону. Для цього встановіть курсор у вікні Поля нової таблиці на рядку КодСпискаРозсилки і клацніть кнопку Перейменувати поле і натисніть кнопку Далі. До тих пір, поки кнопка Далі активна, користуйтеся нею, кнопку Готово натискайте тільки в останньому випадку!

4. У наступному вікні діалогу введіть ім'я таблиці Адреси і вирішіть MS Access 2003 самостійно визначити ключ і натисніть кнопку Далі.

5. У останньому вікні діалогу погодитеся на Безпосереднє введення даних в таблицю. І натисніть кнопку Готово.

Таблиця створена. У рядку заголовків таблиці можна знайти її назву. Всі імена полів представлені у вигляді заголовків таблиці.

2. Техніка безпеки при виконанні робіт

- торкатися екрана і тильного боку дисплея, проводів живлення та заземлення, з`єднувальних кабелів;

- порушувати порядок увімкнення й вимикання апаратних блоків;

- класти на апаратуру сторонні предмети;

- працювати на комп`ютері у вологому одязі та вологими руками;

- палити в приміщенні, де знаходяться комп`ютери.

Перед початком роботи на комп`ютері необхідно отримати дозвіл на роботу в уповноважених осіб педагогічно-лаборантського складу. Під час роботи на комп`ютері НЕОБХІДНО:

- суворо дотримуватися інструкції з експлуатації апаратури;

- працювати на клавіатурі чистими сухими руками, не натискуючи на клавіші без потреби чи навмання;

- працюючи з дискетами, оберігати їх від ударів, дії магнітного поля й тепла, правильно вставляти дискети в дисковод;

- коректно завершувати роботу з тим чи іншим програмним засобом.

У разі появи запаху горілого, самовільного вимикання апаратури, незвичних звуків треба негайно повідомити про це обслуговуючий персонал та вимкнути комп`ютер. Не можна працювати на комп`ютері при недостатньому освітленні, високому рівні шуму тощо.

Під час роботи комп`ютера екран дисплея є джерелом електромагнітного випромінювання, яке руйнує зір, викликає втому, знижує працездатність. Через це треба, щоб очі користувача знаходилися на відстані 60 - 70 см від екрана, а безперервна робота за комп`ютером тривала не більше 25 хв. для дітей та 40 - 45 хв. для дорослих.

3. Архівування роботи

4) Натиснути кнопку ОК.

Отже, структура таблиці - це структура запису, тобто сукупність назв полів, їxніx типів та властивостей, визначених користувачем під час аналізу конкретної задачі. Структура визначає послідовність розташування даних у записі на фізичному носії i вигляд даних на екрані.

СУБД MS Access належить до так званих об`єктно-орієнтованих систем. Під об`єктами у MS Access розуміють все, що має ім`я. Множину об`єктів MS Access складають таблиці, запити, форми, звіти, макроси та модулі. Ці об`єкти визначаться користувачем, а їх сукупність складає базу даних. Всі об`єкти взаємопов`язані, причому таблиці знаходяться в основі всіх зв`язків. На цій основі, як правило, будуються всі інші об`єкти. Це пояснюється перш за все тим, що саме в таблицях зберігаються дані, які вже надалі обробляються формами, запитами тощо. Таким чином таблиці призначені для збереження даних. Кожна таблиця містить інформацію певного типу.

Список використаних джерел

1. Дубнов П.Ю. Access 2003: Самовчитель. - М.: Изд-во ДМК Пресс, 2004. - 320с.

2. Бекаревич Ю.М., Пушкина Н.В. Microsoft Access 2003. - Дюссельдорф, К., М., СПб.: БХВ-Петербург, 2001. - 480с.

3. Баркер Скотт Ф. Професійне програмування в Access 2003. - М: Вильямс, 2002. - 992с.

4. Вонг У. Office 2003 для "чайників". Москва, Санкт - Петербург, Киев, Диалектика, 2004. - 259-279

5. Послед Б.Г. Access 2003. БД. - К: "ДиаСофт", 2000. - 512с.

6. Access 2003 для Windows 95 - К.: Торгівельно-видавниче бюро BHV, 1997 - 480с

7. Microsoft Access 2003. Шаг за шагом. - М.: ЭКОМ, 2002. - 352с.

8. Гаевський А.Ю. Самовчитель роботи з Microsoft Office Access 2003.2001 р. - 480 c.

9. Руденко В.Д. Практичний курс інформатики. За ред. Мадгізона В.М. - Фенікс. 1997-2004 р.

10. Леонтьев В.Ю. Microsoft Office: Access 2003.2008 р. - 455 с.