Электронная почта. Работа с объектами и файлами компьютера

Размещено на http://www.allbest.ru

Нижегородский институт менеджмента и бизнеса

Кафедра экономики

Контрольная работа

по дисциплине «Информатика»

Выполнила студентка группы:

49У ФЭФ Михеева Татьяна Александровна

Научный руководитель:

Андрианова Татьяна Витальевна

Н.Новгород

2012

Какие клавиши на клавиатуре называют специальными?

Ответ:

{ENTER} - ввод команд на выполнение процессором;

{ESC} - отмена какого-либо действия;

{TAB} - перемещение курсора на позицию табуляции;

{INS} - переключение режима вставки символа в положении курсора в ражим забоя символа в положении курсора;

{DEL}- удаление символа в положении курсора;

{BACKSPACE} - удаление символа слева от курсора;

{HOME} - перемещение курсора в начало текста;

{END} - перемещение курсора в конец текста;

{PGUP} - перемещение курсора на одну экранную страницу по тексту вверх;

{PGDN} - перемещение курсора на одну экранную страницу по тексту вниз;

{ALT} и {CTRL} - при одновременном нажатии этих клавиш с какой-либо другой вызывается изменение действия последней;

{SHIFT} - удержание этой клавиши в нажатом состоянии обеспечивает смену регистра;

{CAPS LOCK} - фиксация/расфиксация регистра заглавных букв.

Как составляются шаблоны имен при поиске файлов

Ответ:

1. Создадим пустой документ.

2. Сразу сохраним его. Зайдем в меню "Файл" (File) и выберем команду "Сохранить как..." (Save as...). Откроется диалоговое окно "Сохранение документа", в котором нам надо выбрать в поле "Тип файла" (Save as type) тип "Шаблон документа" (*.dot) (Document Template (*.dot).

Будет открыта папка "Шаблоны", в которой по умолчанию сохраняются все шаблоны. Присвойте файлу имя и нажмите кнопку "Сохранить".

3. Определяем, какие элементы (текст и графика) и где именно будут располагаться в документе

Как правило, все официальные письма содержат такие элементы, как название организации, логотип, реквизиты. В самом тексте письма может быть вежливое обращение к получателю письма и, собственно, сам текст письма. В конце письма приводится наименование должности руководителя организации с его подписью. Возьмем и мы за основу подобную структуру письма.

4. Название организации мы разместим в верхней части документа по центру. Для этого напечатаем название нашей организации прописными буквами, например, ООО "БЕЛЫЕ НОЧИ". Нажимаем клавишу Enter и переходим на новую строку.

5. Ниже можем вставить разделительную линию. Для этого нужно кликнуть мышкой на кнопке "Рисование" (Drawing). В нижней части экрана появится панель рисования с управляющими кнопками. Нас интересуют линии, поэтому выбираем соответствующую кнопку "Линия" (Line). Курсор мыши превращается в крестик.

Обратите внимание: возможно, у вас будет вставлено так называемое полотно - пунктирная область вставки фигур/рисунков. Чтобы предусмотрительно избавиться от вставки полотна, зайдите в меню "Сервис" (Tools) и выберите команду "Параметры" (Options). Щелкните вкладку "Общие" (General) и снимите галочку с опции автоматического создания полотна при вставке автофигур (Automatically create drawing canvas when inserting AutoShapes). Щелкаем "OK" и закрываем окно "Параметров" (Options).

6. Подводим курсор в форме крестика к названию организации и чуть ниже проводим линию от мигающего курсора до правого края поля, нажимая и удерживая левую кнопку мыши. Линия нарисована.

7. Можно оставить линию как есть, а можно придать ей более элегантный вид. Для этого на панели рисования есть соответствующая кнопка "Тип линии" (Line Style). Щелкаете на ней и выбираете любой тип.

8. После того как вы остановитесь на каком-либо типе линии, дважды щелкните ниже этой линии - в этом месте будут напечатаны адрес и реквизиты организации. Впечатайте те данные, которые считаете необходимыми: юридический и фактический адрес, телефон, факс, URL сайта, E-mail, банковские реквизиты.

9. Теперь отформатируйте набранный текст в соответствии с вашими представлениями. Название организации, например, я выделил и присвоил ему стиль "Заголовок 1" (Heading 1). Я также выровнял заголовок по центру и сделал между буквами разреженный интервал в пять пунктов.

Размер шрифта текста под линией я уменьшил до девяти пунктов и выровнял по центру. Образец вы можете наблюдать ниже на скриншоте.

Таким образом, мы создали постоянную (неизменяемую) часть нашего шаблона, так называемую "шапку". Теперь двинемся дальше и создадим поля, в которые позже вы будете подставлять свои данные.

В левой части шаблона под "шапкой" дважды щелкаем мышкой и печатаем название города, например, Москвы. Затем в противоположной (правой) части шаблона опять дважды щелкаем мышью и в месте мигания курсора вставляем дату. Для этого:

1. В меню "Вставка" (Insert) выбираем команду "Дата и время" (Date and Time). Откроется окно, в котором вы выбираете необходимый формат отображения даты, например 18 июля 2012 г.

2. Отмечаем галочкой поле "Обновлять автоматически" (Update automatically). Теперь при создании нового документа на базе этого шаблона дата уже будет проставлена в соответствии с текущим временем на вашем компьютере.

3. В правой части шаблона ниже даты - с отступом от левого края примерно на 10 см по горизонтальной линейке - дважды щелкаем мышкой. Замигает курсор, и в этом месте мы вставим поле для подстановки данных получателя письма.

4. В меню "Вставка" (Insert) выбираем команду "Поле" (Field). Откроется окно как на скриншоте ниже:

5. В области "Категории" (Categories) выберите "Автоматизация" (Document Automation). В области "Поля" (Field names) выберите команду MacroButton. В области "Сообщение" (Display text) наберите текст "Вставить ФИО получателя" и нажмите OK.

Строго говоря, в области "Имя макроса" следовало было бы указать NoMacro (то есть команда без макроса), но такового в списке не оказалось. Поэтому оставляем как есть, по крайней мере, я никогда не встречал никаких ошибок.

6. Получаем поле с нашим текстом.

Если у вас это поле отображается как обычный текст без затенения, то я рекомендую сделать такое затенение. Это позволит вам впоследствии легко определять в документе нужные поля для ввода данных. Для этого зайдите в меню "Сервис" (Tools) и выберите команду "Параметры" (Options) и на вкладке "Вид" (View) в группе "Показывать" (Show) выберите из списка затенение полей (Field shading) опцию всегда (Always).

Ниже можно дополнительно вставить аналогичное поле адреса получателя и его должности.

У нас осталось вставить приветственное обращение к получателю данного письма, сам текст обращения и подпись отправителя внизу. Попробуйте самостоятельно вставить в ваш шаблон эти поля, опираясь на те указания, которые приведены выше, и не забудьте сохранить получившийся шаблон.

Для примера вы можете взглянуть на скриншот шаблона, который получился у меня:

Теперь, чтобы воспользоваться этим шаблоном для создания письма, вам надо зайти в меню "Файл" (File) и выбрать команду "Создать" (New). Справа появится область задач, в которой нужно выбрать опцию "Общие шаблоны" (On my computer). Откроется окно со всеми доступными шаблонами. Выбираете созданный вами шаблон и нажимаете "OK". Новый документ на основе вашего шаблона будет загружен в Word. Добавляйте свои данные в соответствующие поля и наслаждайтесь автоматизацией.

Дайте описание и перечислите функции объекта «Мой компьютер»

Безусловно, начинать знакомство следует со значка Мой компьютер. Выбераем в меню Пуск папку Мой компьютер и щелкните на нем правой клавишей мыши. В контекстном меню выбераем команду Создать ярлык, после чего перетащите созданный ярлык на рабочий стол. Таким же образом мы можете создать ярлыки на рабочем столе для любых необходимых нам папок и программ.

Выполним теперь на нем двойной щелчок, и на экране появится окно , содержащее значки-объекты, отображающие различные устройства вашего компьютера. При этом Windows XP специально группирует выводимую информацию: Жесткие диски, Устройства со сменными носителями и Файлы, хранящиеся на этом компьютере. Каждый из этих значков позволяет одним щелчком получить доступ ко всему, с чем нам придется работать.

В левой части окна отдельно сгруппированы Системные задачи, Другие места и Подробное описание выделенного объекта.

Поговорим более подробно о содержимом нашего ПК. Верхняя часть окна отображает основные инструменты для навигации. Здесь расположены кнопки перехода Назад и Вперед, а также кнопка перехода на один уровень Вверх. Кнопка Поиск служит для восстановления памяти (вашей) о местоположении файлов, а кнопка Папки отображает одноименную панель в левой части окна вместо Системных задач. При этом окно Мой компьютер начинает напоминать окно Проводника.

Кроме того, есть еще возможность изменить Вид значков. Для этого можно выбрать один из пяти вариантов, предложенных в раскрывающемся меню кнопки Вид, или последовательно щелкая на самой кнопке.

Конечно, есть еще и строка Меню, предоставляющая значительно больший набор функций, но так уж исторически сложилось, что немногие пользователи заглядывают в Меню.

Правая часть окна более интересна, потому как предлагает непосредственный доступ к файлам, находящимся на ПК. При условной разбивке на группы в верхней части окна отображаются Файлы, хранящиеся на данном компьютере. Множество папок, как показано на рисунке рядом, отображается в случае, если за компьютером работают несколько пользователей.

Жесткие диски вынесены в отдельную категорию. При этом приятно радует, что исправлена система переименования дисков -- на тот случай, если вы установите еще один винчестер. Теперь логические диски просто добавляются к уже существующим, а не смешиваются с ними. Это значит, что если наш основной жесткий диск имел буквы С: и D:, то такими они и останутся, а остальные будут добавлены с новыми буквами.

Каким образом осуществляется настройка часов?

Ответ:

Открыть компонент «Дата и время». Для этого нажать кнопку Пуск, выбрать последовательно компоненты Панель управления, Часы, язык и регион и Дата и время.

На вкладке Дата и время щелкнуть Изменить дату и время.

В диалоговом окне Настройка времени и даты выполнить одно или несколько следующих действий:

изменить час, дважды щелкнув и увеличив или уменьшив значение кнопками со стрелками;

изменить минуты, дважды щелкнув и увеличив или уменьшив значение кнопками со стрелками;

изменить секунды, дважды щелкнув и увеличив или уменьшив значение кнопками со стрелками.

Завершив изменение настроек времени, нажать кнопку ОК.

Чтобы изменить часовой пояс, щелкнуть Изменить часовой пояс.

В диалоговом окне Выбор часового пояса выбрать текущий часовой пояс в раскрывающемся списке и нажмите кнопку ОК.

Опишите способы выделения группы файлов

Ответ:

1 Способ:

Чтобы выделить несколько подряд идущих файлов и папок, устанавливаем курсор на верхний из выделяемых объектов. Зажимаем Shift и нажимаем несколько раз Стрелку вниз. При этом постоянно удерживаем Shift. С каждым нажатием "Стрелки вниз" к группе выделенных файлов и папок добавляется ещё один файл или ещё одна папка. Их пиктограммы и названия выделяются на экране синим цветом. Джоз читает имя вновь выделенного элемента. Если выделили лишний файл, то, не отпуская Shift, нажимаем Стрелку вверх. С нижнего элемента выделение снимается. Когда выделение закончено, отпускаем Shift.

Проверить результат можно по комбинации Shift+Insert+Стрелка вниз.Выделение очень легко потерять. Нажатие любой буквы или стрелки полностью отменяет выделение.

2 Способ:

Выделение элементов снизу вверх делается аналогично. Только нужно поместить курсор на нижний объект и нажимать Стрелку вверх в комбинации с Shift.

3 способ:

Shift+Home выделит все файлы и папки, от начала списка до позиции курсора.

4 Способ:

Shift+End выделит все элементы от курсора до конца списка.

5 Способ:

В меню "Правка" проводника есть команда "Выделить все". Обычно горячая комбинация для этой команды - Control+A. По этой команде выделяется всё содержимое текущей папки. То есть, все входящие в неё папки и файлы.

6 Способ:

Для выделения можно также использовать в комбинации с клавишей Shift клавиши горизонтальных стрелок и клавиши поэкранного листания. В этих случаях папки и файлы будут выделяться целыми столбиками или целыми экранами соответственно.

7 Способ:

Зажать Control. Его мы будем держать всё время, пока будет идти выделение. С зажатой клавишей Control передвигаемся стрелками по списку папок и файлов. На файле, который хотим выделить, нажимаем Пробел. При повторном нажатии Пробела выделение с объекта снимается. После отпускания Control нужно быть очень осторожным, чтобы не потерять выделение. Результат выделения можно также проверить по Insert+Shift+Стрелка вниз.

А для копирования и вставки можно использовать не только меню "Правка" проводника и горячие клавиши соответствующих пунктов этого меню. Можно воспользоваться контекстным меню.

Перечислите и опишите средства работы с буфером обмена

Ответ:

Копирование в буфер обмена. Для работы с буфером обмена нужно знать всего две комбинации клавиш -- это «Ctrl» + «С» (скопировать) и «Ctrl» + «V» (вставить). Буфером обмена можно пользоваться еще с помощью мышки.

Для примера, выделите в каком-нибудь документе отрывок текста и кликните правой клавишей мыши по выделенному тексту. В появившемся контекстном меню выберите «Копировать«. Этот отрывок текста можно скопировать при помощи клавиатуры, нажав «Ctrl» + «Insert» или «Ctrl» + «C». Вроде ничего не произошло, но этот текст уже скопирован в буфер, и теперь его можно вставить в другом месте этого документа или в другом файле.

Отдельно выделенный текст можно не только скопировать в буфер обмена, но и вырезать, то есть, выделенный фрагмент текста удалится при копировании в буфер. Для этого нужно выделить отдельный фрагмент текста или весь текст, кликнуть правой клавишей мыши по выделенному тексту и в появившимся контекстном меню выбрать «Вырезать».

Можно использовать клавиши «Shift» + «Del» или «Ctrl» + «X». Вставить содержимое буфера обмена можно с помощью мыши, кликнув правой клавишей мыши на место, где Вы хотите вставить скопированный текст и в появившемся контекстном меню выбрать «Вставить«. Такое же действие можно выполнить при помощи клавиатуры «Ctrl» + «V» или «Shift» + «Insert»

Дайте определение и опишите функции электронной почты

Ответ:

Электронная почта -- один из наиболее широко используемых видов сервиса, как в корпоративных сетях, так и в Интернет. Она является не просто способом доставки сообщений, а важнейшим средством коммуникации, распределения информации и управления различными процессами в бизнесе. Роль электронной почты становится очевидной, если рассмотреть функции, которые выполняет почта:

Обеспечивает внутренний и внешний информационный обмен;

Является компонентом системы документооборота;

Формирует транспортный протокол корпоративных приложений;

Является средством образования инфраструктуры электронной коммерции.

Благодаря выполнению этих функций электронная почта решает одну из важнейших на настоящий момент задач -- формирует единое информационное пространство. В первую очередь это касается создания общей коммуникационной инфраструктуры, которая упрощает обмен информацией между отдельными людьми, подразделениями одной компании и различными организациями.

Использование электронной почты для обмена информацией между людьми как внутри отдельно взятой организации, так и за ее пределами способно коренным образом изменить технологии и методы ведения дел. Переход к обмену документами в электронном виде открывает новые возможности для повышения эффективности труда и экономии средств и времени.

Размещено на www.allbest.