Автоматизация комплекса задач менеджера отдела продаж торговой организации

Далее заполняется вкладка с контактной информацией.

В пункте «Номенклатура» содержится список номенклатуры, который несет сугубо информационное значение.

Пункт «Договора» предназначен для отображения списка договоров с контрагентами.

Данный раздел, так же предназначен для создания договоров. Для этого Код (присваивается автоматически при создании карточки);

- Наименование (наименование под которым договор будет отображаться в системе);

- Владелец (контрагент с которым заключен договор);

- Организация (ООО «Интер-М»)

- Дата начала;

- Дата окончания;

- Специалист (менеджер ответственный по контрагенту);

- Отсрочка оплаты (при работе по предоплате устанавливается 0).

После заполнения договора его можно распечатать нажав кнопку «Печать».

В разделе «Сотрудники» содержится список менеджеров компании.

Вкладка «Лицензии», предназначена для просмотра и создания лицензий контрагента.

Необходимо заполнить следующие поля:

- Наименование (номер лицензии);

- Тип (федеральная, региональная и письмо);

- Дата начала;

- Дата окончания;

- Разрешенные для работы клиента категории товаров (лекарственные препараты, изделия медицинского назначения, сильнодействующие лекарственные препараты, наркотические и другие лекарственные средства, подлежащие предметно-количественному учету).

Обработки

На вкладке «Обработки» доступны следующие пункты меню (Рис. 3.19):

- Заказы покупателя;

- Формирование счетов;

- Закрытие заказов покупателя.

Для загрузки файлов заказа покупателей, необходимо выбрать пункт «Заказы покупателя». В открывшемся окне в поле «Площадка» необходимо выбрать электронную площадку, по которой получен заказ и нажать «Загрузить заказы», после чего загруженные заказы будут добавлены в список заказов в статусе «Активен».

Загрузив заказы, следует перейти к пункту «Формирование счетов», где также выбирается площадка и устанавливается стадия в которой будут созданы счета. И выбирается «Заполнить», в результате чего появляется диалоговое окно «Создание счетов», где необходимо выбрать заказы, на основании которых, будут созданы счета и нажать «Подобрать».

Подобранные счета будут добавлены в список, после чего необходимо нажать «Сформировать счета».

В результате этих действий будут созданы счета. В случае если у клиента имеются проблемы с документами, будут выведены соответствующие информационные сообщения.

Для решения возникших проблем менеджеру необходимо перейти в соответствующий раздел, скорректировать данные, и повторить формирование счетов.

В случае, если некоторые заказы были не обработаны, необходимо воспользоваться «Закрытием заказов покупателя», для чего выбирается соответствующий пункт, в открывшемся списке нажимаем кнопку «Создать».

В диалоговом окне указываем организацию ООО «Интер-М» и нажимаем кнопку «Провести и закрыть», в результате чего у всех не обработанных заказов будет изменен статус на «Закрыт».

Документы

В данном разделе содержится два пункта:

- Счета;

- Заказы покупателя.

В разделе «Счета» содержится список созданных счетов.

В том случае, если необходимо создать счет вручную, в данном списке необходимо нажать кнопку «Создать».

В открывшейся экранной форме заполняются поля:

- Статус (статус в котором будет создан счет);

- Организация (ООО Интер-М);

- Контрагент;

- Договор (заполняется автоматически);

После чего пользователь может переходить к выбору номенклатуры.

Заполнив список номенклатуры счет проводится нажатием кнопки «Провести и закрыть».

Вкладка «Заказы покупателя» содержит список скачанных заказов (Рис. 3.20).

Отчеты

В данном пункте находится два отчета:

- Дебиторская задолженность;

- Отгрузка.

Для настройки отчета «Дебиторская задолженность», пользователь может воспользоваться экранной формой, где он указывает интервал, который его интересует, и значения для отбора.

Полученный отчет, пользователь может сохранить в файл формата MS Excell, кнопка «Сохранить копию», либо распечатать, кнопка с изображением принтера.

Настройка отчета «Отгрузка» происходит таким же образом как и отчет «дебиторская задолженность»

Расчет показателей экономической эффективности комплекса задач

Для расчета экономической эффективности необходимо определить капитальные затраты на информационную систему.

Применительно к информационным системам капитальные затраты принято группировать следующим образом [7]:

К = К_пр + К_тс + К_лс + К_пс + К_ио + К_уч + К_во + К_пл + К_оэ,

где К_пр - затраты на проектирование ИС;

К_тс - затраты на технические средства управления;

К_лс - затраты на создание линий связи информационных сетей;

К_пс - затраты на программные средства;

К_ио - затраты на формирование информационной базы;

К_уч - затраты на обучение персонала;

К_во - затраты на вспомогательное оборудование;

К_пл - затраты на производственную площадь;

К_оэ - затраты на опытную эксплуатацию.

Таблица 3.1. Фонд заработной платы проекта

№ этапа	Стадии разработки проекта	Исполнители	Время чел./час	Сумма
1	Исследование объекта проектирования	Руководитель	28	11116
		Разработчик	228	45144
2	Проектирование программной реализации комплекса задач	Разработчик	96	19008
3	Разработка программного продукта средствами 1С: Предприятие 8	Разработчик	120	23760
4	Отладка информационной системы	Разработчик	32	6336
5	Написание документации и руководства пользователей	Разработчик	40	7920
Фонд заработной платы проекта	113284

Рассчитаем затраты на проектирование информационной системы.

Для начала определим размер фонда заработной платы, заработная плата руководителя отдела составляет 70000 руб. то есть 397 руб./час. Заработная плата разработчика 35000 руб. что составляет 198 руб./час. Фонд заработной платы приведен в Таблица 3.1.

Для разработки проекта, инструментальные средства дополнительно не приобретались.

Потребность в машинном времени, для разработки проекта, составила 312 ч., рассчитаем стоимость одного часа машинного времени.

Стоимость компьютера составляет 25000 руб. Срок эксплуатации 5 лет. Рассчитаем амортизацию линейным методом.

25000 / 5 = 5000 руб./год.

Затраты на обслуживание компьютера составляют 260 руб./мес. рассчитаем годовые затраты:

260 * 12 = 3120 руб./год.

Тогда стоимость одного часа составит:

(5000 + 3120) / 2016 = 4 руб./час.

Стоимость машинного времени составит:

312 * 4 = 1248 руб.

Отчисления в государственные фонды составляют 30 % от фонда заработной платы.

Таблица 3.2. Затраты на проектирование информационной системы

№	Статья расходов	Сумма
1	Фонд заработной платы	113284
2	Стоимость машинного времени	1248
3	Отчисления в государственные фонды	33985,2
4	Инструментальные средства	0
5	Накладные расходы	52400
Затраты на проектирование ИС (Кпр)	200917,2

Затраты на технические средства управления состоят из затрат на приобретение сервера для работы с конфигурацией 1С, цена которого составила 245 тыс. рублей. и остаточной стоимости четырех компьютеров менеджеров. Средняя стоимость компьютера менеджера составляет 25000 руб. компьютеры отработали по 2 года из 5, остаточная стоимость равна:

25000 / 5 * 3 * 4 = 60000 руб.

Сервер приобретен для нужд всей компании, поэтому в качестве затрат на проект приходится 15 % от его стоимости:

245000 * 15 % = 36750 руб.

Тогда затраты на технические средства управления составят:

36750 + 60000 = 96750 руб.

К_пс - формируется из стоимости лицензии на сервер MS SQL Server Standard 2012 в размере 25 869 рублей, и 300 921 рублей для лицензии на клиентский доступ на 50 рабочих мест к MS SQL Server 2012 Full-use для 1С: Предприятие 8:

(25869 + 300921) * 15 % = 49018,5 руб.

Период эксплуатации линий связи, в организации, превысил установленный срок эксплуатации, поэтому остаточную стоимость линий связи принимаем равной нулю.

Для формирования информационной базы потребуется 48 чел./час. При стоимости часа 198 руб./час. получаем:

48 * 198 = 9504 руб.

На обучение сотрудников потребуется 4 часа на человека, при численности отдела в 4 человека данные расходы составят:

4 * 4 * 198 = 3168 руб.

Вспомогательное оборудование включает в себя установку металлической двери в серверную 12000 руб. и принудительной вентиляции 27000 руб.

Опытная эксплуатация будет производиться в течение 10 рабочих дней, то есть 80 часов:

80 * 198 + 4 * 80 = 16160 руб.



Таблица 3.3. Капитальные затраты

Затраты	Сумма
Затраты на проектирование ИС (Кпр)	202789,2
Затраты на технические средства управления (Ктс)	96750
Затраты на создание линий связи информационных сетей (Клс)	0
Затраты на программные средства (Кпс)	49018,5
Затраты на формирование информационной базы (Кио)	9504
Затраты на обучение персонала (Куч)	3168
Затраты на вспомогательное оборудование (Кво)	39000
Затраты на производственную площадь (Кпл)	0
Затраты на опытную эксплуатацию (Коэ)	16160
Капитальные затраты (К)	416389,7

Помимо капитальных затрат, при расчете экономической эффективности, необходимо учитывать эксплуатационные затраты. В состав данных затрат входят следующие статьи [7]:

С = С_зп + С_ао + С_то + С_пс + С_ин + С_ни + С_эл + С_пр,

где С_зп - зарплата персонала, работающего с использованием ИС;

С_ао - амортизационные отчисления;

С_то - затраты на техническое обслуживание, включая заработную плату персонала ИС;

С_пс - затраты на программное сопровождение;

С_ин - затраты связанные с использованием глобальных вычислительных сетей;

С_ни - затраты на носители информации;

С_эл - затраты на электроэнергию;

С_пр - прочие затраты.

Произведем расчет эксплуатационных затрат при базовом варианте.

Средняя заработная плата менеджера составляет 35000 руб. обработка заказов и составление отчетов, в данном варианте, занимает 80 % рабочего времени, отчисления в гос. фонды 30 %, накладный расходы 45 %. Расчеты производятся для 4 сотрудников отдела продаж. Тогда:

С_зпб = 35000 * 4 * 175 % * 12 * 80 %= 2352000 руб.

Амортизационные отчисления, при средней стоимости компьютера 25000 руб. и периоде эксплуатации равном 5 годам, составят:

С_аоб = 25000 / 5 * 4 = 20000 руб.

Затраты на техническое обслуживание в базовом варианте:

С_тоб = 600 * 12 * 4 = 28800 руб.

Затраты на программное сопровождение, на носители информации, затраты на электроэнергию и прочие затраты уже включены в накладные расходы, таким образом получаем эксплуатационные затраты при базовом варианте составят:

С_б = 2352000 + 20000 + 28800 = 2400800 руб.

Теперь необходимо рассчитать эксплуатационные затраты по предлагаемому вариану.

После внедрения системы на обработку заказов и составление отчетов менеджер будет тратить 50 % рабочего времени. Средняя заработная плата останется прежней и составит 35000 руб., так же не изменными остаются отчисления в гос. фонды 30 % и накладный расходы 45 %. Тогда расходы на 4 сотрудников составят:

С_зпп = 35000 * 4 * 175 % * 12 * 50 %= 1470000 руб.

Амортизационные отчисления, при средней стоимости компьютера 25000 руб. и периоде эксплуатации равном 5 годам, составят:

25000 / 5 * 4 = 20000 руб.

Необходимо также учесть амортизационные отчисления на сервер стоимостью 245000 рублей со сроком эксплуатации 5 лет. Доля которого в отделе продаж составляет 15 %.

245000 / 5 * 15 % = 7350 руб.

С_аоп = 20000 + 7350 = 27350 руб.

Затраты на техническое обслуживание в проектном варианте состоит из обслуживания 4 компьютеров:

600 * 12 * 4 = 28800 руб.

И обслуживание сервера:

3100 * 12 * 15 % = 5580 руб.

С_топ = 28800 + 5580 = 34380 руб.

Итого эксплуатационные затраты при проектном варианте составят:

С_п = 1470000 + 27350 + 34380 = 1531730 руб.

Расчет внутреннего экономического эффекта производиться по формуле [7]:

Э_внутр = П_б - П_п,

где, П_б - приведенные затраты по базовому варианту;

П_п - приведенные затраты по предлагаемому варианту.

П_б = С_б + ЕК_б,

П_п = С_п+ Е (К + К_б),

где С_б, С_п - годовые эксплуатационные затраты по базовому и предлагаемому варианту соответственно;

К, К_б - капитальные затраты по базовому и предлагаемому варианту соответственно.

Получаем:

Э_внутр = С_б - С - ЕК,

Норму прибыли на капитал примем равной 20 %.

Подставим значения

Э_внутр = 2400800 - 1531730 - 416389,7 * 20 % = 785792,06 руб.

Для расчета срока окупаемости проекта воспользуемся формулой [7]:

где Э_год - годовая экономия.

Э_год = С_б - С,

Тогда:

Э_год = 2400800 - 1531730 = 869070 руб.

Т = 416389,7 / 869070 = 0,48

Таким образом, срок окупаемости проекта составляет 0,48 года.

Коэффициент рентабельности рассчитывается по формуле [7]:

Получим:

Е = 869070 / 416389,7 = 2,09

Рассчитаем годовой экономический эффект по формуле [7]:

Э = Э_год - ЕК

Подставив значения получаем:

Э = 869070 - 416389,7 * 20 % = 785792,06 руб.

Таблица 3.4. Показатели экономической эффективности

Показатель	Значение
Единовременные затраты (К)	416389,7 руб.
Годовые эксплуатационные затраты (С)	1531730 руб./год
Годовой экономический эффект (Э)	785792,06 руб./год
Срок окупаемости (Т)	0,48 год



Для оценки внешнего экономического эффекта необходима накопленная статистическая информация, которой, в связи с коротким сроком эксплуатации проекта, не достаточно для проведения расчетов.

Автоматизация комплекса задач менеджера отдела продаж приведет к:

- увеличению скорости обработки заказов;

- увеличению клиентской базы;

- росту выручки;

- уменьшению количества ошибок в отчетах.



Заключение

Основная задача дипломного проекта - автоматизация рабочего места менеджера продаж. Постановка такой задачи вызвана острой необходимостью компании, в связи с ее расширением и освоением нового рынка сбыта, а, в современных условиях, выход на аптечный рынок практически не возможен без использования автоматизированных систем, так как многократно возрастает объем работы, который необходимо совершать менеджеру отдела продаж.

Аналитическая работа произведенная на объекте внедрения информационной системы, позволила четко сформулировать круг задач и обязанностей специалиста, определить бизнес-процессы, происходящие в отделе, определить схему документооборота и на основании полученных данных грамотно сформулировать постановку задачи и спроектировать модуль информационной системы.

На основании проектной части, средствами технологической платформы «1С Предприятие 8», был разработан программный комплекс, испытанный на локальном сервере и, в последствии, после испытаний и необходимых исправлений недочетов, интегрированный в информационную систему компании.

Разработанный модуль выполняет все поставленные задачи, а, в случае необходимости, может быть расширен путем добавления новых объектов конфигурации без изменения основной структуры. Например, можно расширить функциональность подсистемы добавлением других электронных площадок.

Помимо прямого экономического эффекта, рассчитанного в данном проекте, организация получит косвенный эффект в виде снижения рутинной нагрузки, на менеджера отдела продаж, и увеличении дополнительного времени для активных продаж и продвижения маркетинговых акций компании.

Список литературы

1. OHSAS 18001:2007 «Системы менеджмента охраны труда и техники безопасности. Требования»

2. ГОСТ 7.32-2003. «Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и порядок оформления»

3. ГОСТ 34.601-90 «Автоматизированные системы. Стадии создания»

4. ГОСТ 19.701-90 «Схемы алгоритмов, программ, данных и систем. Условные обозначения и правила выполнения»

5. Бугорский В.Н., Соколов Р.В. Сетевая экономика и проектирование информационных систем. - СПб.: Питер, 2007. - 320 с.: ил. - (Серия «Учебное пособие»).

6. Радченко М.Г., Хрусталева Е.Ю. 1С: Предприятие 8.3. Практическое пособие разработчика. Примеры и типовые приемы. - М.: 1С-Паблишин, 2013. - 964 с.

7. Соколов Р.В. Проектирование информационных систем: учебник - СПб.: СПбГИЭУ, 2012. - 336 с.

8. Методические указания к дипломному проектированию / Сост. Брусакова И.А., Соколов Р.В. И др. - СПб.: СПбГИЭУ, 2008. - 28 с.

9. Информатизация бизнес-планирования в корпорации: методические указания И.И. Свеженцев. - СПб: СПбГИЭУ, 2008. - 24 с.

10. Нуралиев С.Г. «Архитектура «1С: Предприятия» как продукт инженерной мысли» // PC Week/Russuan Edition (международного издательского дома Ziff (Davis Media Inc.), 2004 г. № 46 стр. 38.

11. Microsoft Dynamics AX (Axapta) [Электронный ресурс] Режим доступа: http://ms.korusconsulting.ru/ (15.04.2014)

12. Гарант. Информационно правовой портал. [Электронный ресурс] Режим доступа: base.garant.ru (20.05.14)

13. Калькулятор стоимости 1С [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.1 c.ru/ (10.04.2014)

14. КонсультантПлюс. Правовой интернет-портал. [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.consultant.ru/ (19.05.2014)

15. Рекомендации по выбору оборудования для работы 1С: Предприятие 8. [Электронный ресурс] Режим доступа: http://v8.1 c.ru/ (10.04.2014)

16. Управление ресурсами предприятия (SAP ERP) [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.info-pro.ru/ (13.04.2014)

Размещено на Allbest.ru