Главная База знаний "Allbest" Программирование, компьютеры и кибернетика Модель информационной системы отдела снабжения предприятия ООО "Бисквит"

Модель информационной системы отдела снабжения предприятия ООО "Бисквит"

Описание отдела снабжения предприятия ООО "Бисквит". Функциональная схема и сценарии процесса пополнения сырьевых запасов, определения норм закупки сырья. Оптимизация и реинжиниринг бизнес-процессов. Проектирование информационной системы, ее параметры.

Рубрика Программирование, компьютеры и кибернетика
Вид дипломная работа
Язык русский
Дата добавления 11.12.2012
Размер файла 1,9 M

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Страница:

Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

  • Введение
  • 1. Описание и анализ предметной области
  • 1.1 Описание предприятия ООО "Бисквит"
  • 1.2 Описание отдела снабжения предприятия ООО "Бисквит"
  • 1.3 Описание процесса снабжения
  • 1.4 Функциональная схема и сценарии процесса пополнения сырьевых запасов
  • 1.5 Сценарий процесса определения норм закупки сырья
  • 1.6 Математическая модель
  • 1.7 Документация отдела снабжения
  • 1.8 Постановка задачи дипломной работы
  • 2. Оптимизация и реинжиниринг бизнес-процессов
  • 2.1 Математические модели определения оптимального объема поставки сырья, предлагаемая для использования в ИС
  • 2.1.1 MRP - Модель планирования потребности в материалах
  • 2.1.2 Математико-экономическая модель определения оптимального объема поставки сырья
  • 2.2 Сценарий процесса определения норм закупки сырья после оптимизации
  • 2.3 Функциональная схема процесса определения норм закупки сырья после оптимизации
  • 2.4 Перечень измененных бизнес-процессов
  • 2.5 Оптимизация математической модели
  • 2.6 Выбор CASE-средств моделирования
  • 3. Проектирование ИС
  • 3.1 Характеристика, критерии и сравнительный анализ существующих информационных систем
  • 3.2 Место и взаимосвязь проектируемой системы с системами более высокого уровня
  • 3.3 Формирование параметров и требований к ИС
  • 3.4 Выбор архитектуры ИС
  • 3.5 Проектирование ИС
  • 3.5.1 Модульная структура ИС
  • 3.5.2 Объектные модели ИС
  • 3.6 Проектирование структуры БД
  • 3.7 Входная, выходная информация; внешние информационные связи
  • 4. Реализация ИС
  • 4.1 Выбор средств реализации системы
  • 4.1.1 Выбор ОС
  • 4.1.2 Выбор СУБД
  • 4.1.3 Выбор аппаратного обеспечения
  • 4.2 Описание работы ИС
  • 4.3 Социальная значимость разработки
  • 5. Технико-экономическое обоснование разработки
  • 5.1 Необходимость и актуальность разработки
  • 5.2 Оценка разработки
  • 5.3 Расчет экономического эффекта от использования системы
  • 5.4 Сравнение технико-экономических характеристик разрабатываемой информационной системы и аналога
  • 6. Безопасность и экологичность разработки
  • 6.1 Анализ безопасности процесса эксплуатации информационной системы
  • 6.1.1 Особенности функционального назначения ИС
  • 6.1.2 Анализ условий труда оператора при эксплуатации ИС
  • 6.2 Факторы, влияющие на человека при его работе с компьютером
  • 6.2.1 Неподвижный характер работы оператора
  • 6.2.2 Воздействие на зрение оператора
  • 6.3 Экологичность при эксплуатации ИС
  • 6.4 Разработка мероприятий по улучшению условий труда
  • 6.4.1 Организационные мероприятия
  • 6.4.2 Технические мероприятия
  • 6.4.3 Психологические мероприятия
  • Заключение
  • Список используемой литературы

Введение

Темой данного проекта является модель информационной системы отдела снабжения предприятия ООО "Бисквит".

Отдел снабжения играет ключевую роль в процессе производства. Он является неким буфером обмена между поставщиками и внутренними производственными структурами, более того, миссия данного отдела так же включает обеспечение нормального функционирования системы снабжения предприятия, обеспечение постоянной доступности сырья, сопровождение сделок, поиск новых потенциальных партнёров, сохранение хороших взаимоотношений с существующими и т.д.

Работа отдела снабжения связана с накоплением большого количества информации о поставщиках, сырье, поставках и т.д. Традиционно информация храниться на бумажных носителях. При этом трудно осуществить быстрый отбор нужных данных при составлении отчетов и выполнении расчетов, также велика вероятность допущения ошибок.

Ошибки в расчетах же могут негативно повлиять на прибыль предприятия. Например, если сотрудник отдела снабжения неправильно рассчитает объем поставки, и он окажется больше, чем предприятию необходимо на самом деле, то излишек сырья пропадет на складе, т.к. предприятие производит продукты питания, а сырье для их производства является скоропортящимся. А если объем поставки сырья окажется меньше, чем необходимо, то предприятие не произведет нужное количество продукции из этого сырья и не получит возможной прибыли.

Основанием разработки послужил ряд причин, возникающих в силу влияния человеческого фактора, которые отрицательно сказываются на качестве и интенсивности работы отдела снабжения:

1) возможность случайной ошибки в ручном заполнении бланков;

2) невозможность быстро справиться с большим объемом информации;

3) сложность поиска необходимой информации.

Автоматизировав процессы, происходящие в отделе снабжения можно устранить необходимость тратить значительное количество времени, требующегося для проделывания всех ежедневных операций вручную, тем самым, более эффективно использовать труд сотрудников отдела и предприятия в целом.

Также автоматизация функции определения норм закупки сырья позволит избежать непреднамеренных ошибок.

Следовательно, целью проекта является разработка и проектирование информационной системы отдела снабжения.

Разработка информационной системы предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и переработке информации будут возлагаться на вычислительную технику, специалист же будет выполнять только определенную часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при подготовке управленческих решений.

Задачей данной работы является построение информационной системы, которая позволит сократить время выполнения функций сотрудников отдела снабжения, устранить случайные ошибки при расчетах, автоматизировать большую часть информационных процессов, и повысить учётно-аналитические возможности, предоставляемой отделом информации с целью принятия эффективных управленческих решений.

1. Описание и анализ предметной области

1.1 Описание предприятия ООО "Бисквит"

Пекарня "Бисквит" специализируется на производстве хлебобулочных и кондитерских изделий. Предприятие является коммерческой организацией и не имеет филиалов и представительств.

Ассортимент продукции составляет около 100 наименований.

Качество изделий гарантирует технологический и бактериологический контроль на всех этапах производства (от поступления сырья до передачи изделия на склад). Также вся продукция сертифицирована.

Производство фабрики оснащено современным оборудованием отечественных и зарубежных фирм.

Реализация продукции осуществляется через кондитерскую "Бисквит".

Предприятие ООО "Бисквит" имеет линейно-функциональную структуру, что представляет собой наиболее распространенный вид иерархической структуры. Такая организационная структура позволяет каждому отделу (подразделению) решать свою определенную, конкретную задачу.

Организационная структура предприятия ООО "Бисквит" представлена на рисунке 1.1.

отдел снабжение информационная система

Рисунок 1.1 - Организационная структура предприятия ООО "Бисквит"

1.2 Описание отдела снабжения предприятия ООО "Бисквит"

Отдел снабжения является главным подразделением, где принимаются решения о закупке товаров, заключаются контракты на поставку продукции, решаются вопросы выбора поставщика, устанавливаются требования к качеству продукции и т.д.

Важность этого подразделения в общей структуре оптовой фирмы трудно переоценить точно так же, как трудно переоценить важность правильно организованной закупочной деятельности для работы всего предприятия.

Отдел снабжения занимается материально-техническим снабжением предприятия, т.е. снабжением предприятия сырьем, материалами, полуфабрикатами, оборудованием, комплектующими изделий, топливом и др. В работе, в связи с выделенной выше проблемой данной области, будет рассмотрено сырьевое снабжение предприятия.

Штат сотрудников отдела снабжения не велик. Снабжением занимаются 4 человека: начальник отдела снабжения, менеджер, водитель-экспедитор и кладовщик сырьевых запасов. Главой отдела снабжения является начальник, которому подчиняется менеджер. Водитель и кладовщик находятся в подчинении у менеджера.

Графическое представление структуры отдела снабжения представлено на рисунке 1.2.

Рисунок 1.2 - Графическое представление структуры отдела снабжения

Менеджер отдела снабжения ведёт календарь закупок, в котором фиксирует все операции по осуществлению закупочной деятельности. По календарю определяется время очередной поставки груза, состояние сырьевых запасов, источники поступления сырья, их стоимость, условия поставки.

На складе фирмы осуществляется учёт сырьевых запасов. Правильный учёт сырьевых запасов и его документальное оформление имеет большое значение для планирования закупок. На основании этих документов принимаются решения о новых закупках. В документах, связанных с закупочной деятельностью, отражается следующая информация: ассортимент сырья, источники поступления, цена за единицу, условия поставок, резервнодопустимое (минимальное) количество сырья на складе, минимально и максимально установленные партии сырья, время поставки, общий объём закупок за определённый период времени, статистика закупок и т.д.

Менеджер отдела снабжения периодически просматривает учетные документы. В результате проверки устанавливается состояние сырьевых запасов. При минимальном количестве сырья агент направляет на склад запрос с целью установления соответствия между физическим наличием сырья на складе и его количеством по учетным документам.

Периодически осуществляемый выборочный учет сырьевых запасов на складе облегчает работу по общему учёту наличных запасов. Цель инвентаризации состоит в определении действительных сырьевых запасов, необходимых для производства товаров. Если количество сырья, хранящегося на складе, не совпадает с данными учетных документов, менеджеру отдела снабжения необходимо запросить склад и уточнить, всё ли сырье было учтено при его приёме и размещении на хранение. Различные несовпадения могут быть связаны с ошибками в указании места хранения сырья, либо с расположением данного сырья в местах, предназначенных для хранения другого сырья. В случае, когда выборочная инвентаризация не позволяет установить истинное количество хранящегося сырья, менеджер отдела снабжения вправе потребовать от управляющего складом полной инвентаризации.

По получении данных о наличном количестве сырья менеджер рассматривает другие факторы, влияющие на определение объёма закупки. Например, в результате перепроизводства или сокращения рынка сбыта может возникнуть возможность приобретения сырья у поставщика по сниженным ценам.

Для каждого вида сырья устанавливается минимальные и максимальные партии сырья. При закупке минимальных партий сырья менеджер отдела снабжения руководствуется соображениями экономической целесообразности. Закупка товара ниже минимально установленной партии означает, повышение расходов на транспортировку. На решение о максимальном объёме закупки влияют те же самые факторы, а также перебои в поставках сырья, ограничения в площадях хранения, в трудовых и материальных ресурсах.

Принятые менеджером решения об объёмах закупок отражается в рабочем листе или карточке, где фиксируются закупки сырья у соответствующего поставщика. Напротив каждого вида сырья агент указывает количество сырья, включаемого в заказ на будущую поставку.

Повышенная необходимость в сырье может стать основанием для осуществления специальной закупки. Специальный одноразовый заказ может включать закупку сырья, не включённого в обязательный ассортиментный перечень фирмы. Как правило, такое действие менеджера отдела снабжения объясняется его желанием установить более прочные контакты с определённым поставщиком или желание фирмы привлечь определенную потребительскую группу.

Целью отдела снабжения является предоставление качественного сырья на предприятие к установленному сроку с минимальными расходами.

Основные задачи отдела снабжения

1) Организация снабжения подразделений организации необходимым сырьем требуемого качества в заданные сроки.

2) Организационно-методическое руководство, координация и контроль деятельности структурных подразделений организации по вопросам снабжения предприятия и рационального использования сырьевых запасов.

3) Подготовка и представление руководству информационно-аналитических материалов о состоянии и перспективах развития снабжения деятельности предприятия.

4) Участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений руководства организации.

5) Решение иных задач в соответствии с целями предприятия.

Функции отдела снабжения:

1) Обеспечение предприятия необходимым сырьем требуемого качества в заданные сроки.

2) Определение необходимого количества сырья для закупки.

3) Определение периодичности поставок сырья.

4) Поиск наиболее выгодных предложений от поставщиков сырья.

5) Подготовка заключения договоров с поставщиками, согласование условий и сроков поставок, изучение возможности и целесообразности установления прямых долгосрочных хозяйственных связей по поставкам сырьевых ресурсов.

6) Подготовка претензий к поставщикам при нарушении ими договорных обязательств, контроль составления расчетов по этим претензиям, согласование с поставщиками изменений условий заключенных договоров.

7) Заказ необходимого сырья у поставщика.

8) Обеспечение доставки сырьевых ресурсов с минимальными затратами транспортировку.

9) Обеспечение доставки сырьевых ресурсов в соответствии с предусмотренными в договорах сроками, контроль их количества, качества.

10) Оплата счетов, услуг.

11) Размещение сырьевых ресурсов на складе предприятия.

12) Контроль над состоянием запасов сырья, оперативным регулированием сырьевых запасов, соблюдением лимитов на закупку сырьевых ресурсов и их расходованием в подразделениях организации по прямому назначению.

13) Предоставление сырья кондитерскому и хлебопекарному цехам предприятия.

14) Составление установленной отчетности в процессе снабжения предприятия.

15) Учет движения сырья на складах организации, участие в проведении инвентаризации.

1.3 Описание процесса снабжения

Снабжение (материально-техническое снабжение, supply) - обеспечение предприятия необходимыми для его деятельности основными и оборотными средствами производства.

Процесс снабжения - это совокупность операций, обеспечивающих предприятие необходимыми предметами и средствами труда.

Основная задача предприятия по организации снабжения - своевременное бесперебойное и комплексное снабжение производства всеми необходимыми материальными ресурсами при минимальных издержках управления запасами.

Обеспечение производств сырьем, материалами, покупными полуфабрикатами и готовыми изделиями связано с выполнением таких функций, как закупка, транспортировка, складская переработка и другими. Все эти операции планируются, осуществляются, контролируются и регулируются специализированными службами, подразделениями снабжения или специальными сотрудниками (в зависимости от размера предприятия).

Закупка. Обработанные поставщиками заказы сопровождаются отгрузочной и платежной документацией. Копии отгрузочных и платежных документов направляются различным подразделениям фирмы.

Приобретая материальные ценности, предприятие уплачивает поставщику их стоимость по оптовым ценам, т.е. таким ценам, по которым одно предприятие продает продукцию другому предприятию или государству.

Транспортировка. От выбора перевозчика зависит и уровень цен товаров, и своевременность их доставки, и состояние товаров в момент их прибытия к местам назначения. А ведь это в свою очередь скажется на степени удовлетворенности потребителей.

При отгрузке товаров складам, дилерам и потребителям фирма может выбирать из пяти видов транспорта: железнодорожный, водный, автомобильный, трубопроводный и воздушный.

Основные издержки товародвижения складываются из расходов по транспортировке, последующему складированию товаров, поддержанию товарно-материальных запасов, получению, отгрузке и упаковке товаров, административных расходов и расходов по обработке заказов.

Складская переработка. Любой фирме приходится хранить товар до момента его продажи. Организация хранения необходима потому, что циклы производства и потребления редко совпадают друг с другом. Многие с/х товары производятся в сезон, хотя спрос на них постоянный. Организация складского хранения помогает устранить эти противоречия. Чем больше у фирмы пунктов хранения, тем быстрее можно доставить товар потребителям. Однако при этом растут издержки. Решение о числе пунктов хранения необходимо принимать, увязывая между собой проблемы уровня сервиса для потребителей и издержек по распределению.

В снабженческой деятельности предприятия можно выделить два основных вида функций: внешние и внутренние.

Внешние функции снабжения определяют взаимоотношения предприятия с другими предприятиями-поставщиками, оптовыми и розничными торговыми фирмами, транспортными организациями:

· поиск возможных поставщиков материальных ресурсов, анализ и выбор наиболее подходящих из них; заключение договоров с поставщиками;

· установление рациональных хозяйственных связей по поставкам продукции на предприятие, заключение договоров с потребителями;

· выбор средств доставки материальных ресурсов от поставщиков и к потребителям, заключение договоров с транспортными фирмами.

Внутренние функции снабжения характеризуют взаимодействие службы снабжения с административными и производственными подразделениями данного предприятия:

· планирование материально-технического снабжение на основе баланса материальных ресурсов (плана снабжения);

· организация и планирование снабжения средствами и предметами труда производственных подразделений;

· лимитирование отпуска материалов со склада;

· подготовка материальных ресурсов к производственному потреблению, отпуск и доставка материальных ресурсов со склада на место их потребления;

· оперативное регулирование движения материальных ресурсов, контроль над их использованием на предприятии.

1.4 Функциональная схема и сценарии процесса пополнения сырьевых запасов

Для того чтобы более подробно проанализировать состояние "как есть" рассматриваемого объекта, необходимо построить модели этого объекта.

На основе перечисленных выше функций отдела снабжения построим функциональную схему, которая демонстрирует функциональное взаимодействие в отделе (см. рисунок 1.3).

Рисунок 1.3 - Функциональная схема работы отдела снабжения

1 Отчеты о нормах закупки сырья.

2 Информация о поставщиках (прайс-лист продукции, условия сотрудничества и др.).

3 Договор с поставщиком.

4 Накладная на заказ требуемого сырья.

5 Банковские реквизиты сторон для оплаты.

6 Груз.

7 Товарно-транспортная накладная.

8 Путевой лист.

9 Акты приёмки сырья.

10 Учетные документы.

11 Сертификаты соответствия, отчеты о состоянии сырья.

12 Претензии поставщикам.

13 Рецептурные нормы расхода сырья.

14 Отчеты о проведении маркетингового анализа на потребительский спрос.

Рассмотрим сценарии бизнес - процесса пополнения сырьевых запасов в пекарне (см. рисунок 1.4). В сценарии отражена последовательность выполнения функций отдела снабжения [1].

Процесс снабжения предприятия начинается с определения норм закупки сырья для производства, который осуществляется менеджером предприятия. Далее менеджер составляет отчет и согласует нормы закупки сырья, полученные в результате расчета, с начальником отдела снабжения. Менеджер осуществляет поиск выгодных предложений поставщика и формирует список возможных поставщиков. Начальник отдела окончательно выбирает поставщика и заключает с ним договор. После этого менеджер осуществляет заявку на закупку необходимого количества сырья. Поставщик принимает заявку и составляет сопровождающую документацию и предоставляет сырье водителю - экспедитору (представителю ООО "Бисквит"). Водитель - экспедитор, получив сырьё, перевозит его на склад пекарни и сдает сырьё кладовщику. Во время перевозки менеджер отслеживает местонахождение груза. Кладовщик принимает сырье, производит контроль качества и количества сырья. Если сырье не соответствует нормам качества, указанным в договоре с поставщиком, то кладовщик сообщает об этом начальнику отдела и тот предъявляет претензии поставщику. Далее кладовщик размещает сырье на складе предприятия и ведет учетные документы о движении сырья на складе.

Рисунок 1.4 - Сценарий процесса пополнения сырьевых запасов

Оценим длительность работы сотрудников отдела снабжения. Для этого в качестве метрики для оценки выберем временные интервалы, затрачиваемые сотрудниками на выполнение своих функциональных обязанностей.

Начальник отдела снабжения:

Т4 = 55 мин. (Согласование норм закупки сырья);

Т7 = 10 мин. (Выбор поставщика);

Т8 = 30 мин. (Формирование или продление договора с поставщиком);

Т17 = 25 мин. (Предъявление претензий поставщикам при несоблюдении условий договора).

Общие временные затраты начальника отдела снабжения (ОВН): 120 мин. = 2 ч.

Менеджер:

Т2 = 155 мин. (Определение норм закупки сырья);

Т3 = 60 мин. (Составление отчета о нормах закупки сырья);

Т5 = 50 мин. (Поиск выгодных предложений поставщиков);

Т6 = 25 мин. (Формирование списка возможных поставщиков);

Т9 = 15 мин. (Отправка заявки поставщику на закупку необходимого сырья);

Т10 = 15 мин. (Выполнение обязательств по оплате заказа);

Т13 = 15 мин. (Отслеживание местонахождения груза в процессе доставки).

Общие временные затраты менеджера (ОВМ): 335 мин = 5 ч.35 мин.

Водитель-экспедитор:

Т11 = 12 мин. (Получение сырья от поставщика);

Т12 = n * 60 мин. (Погрузка и перевозка сырья); Среднее время доставки не превышает двух часов. Возьмем для расчета максимальное время доставки сырья: Т12 = 120 мин.

Т14 = 30 мин. (Разгрузка и сдача сырья кладовщику);

Общие временные затраты водителя - экспедитора (ОВВ-Э): 162 мин. = 2 ч.42 мин.

Кладовщик:

Т1 = 20 мин. (Предоставление учетных документов);

Т15 = 20 мин. (Организация приема груза);

Т16 = 20 мин. (Контроль качества и количества полученного сырья);

Т18 = 45 мин. (Размещение сырья на складе);

Т19 = 55 мин. (Ведение учетных документов движения сырья на складе).

Общие временные затраты кладовщика (ОВК): 160 мин. = 2 ч.40 мин.

Общие временные затраты (ОВЗ) на заказ и доставку одной партии сырья:

ОВЗ= ОВН + ОВМ + ОВВ-Э + ОВК = 777 мин = 12 ч.57 мин

Сравнив временные затраты можно сделать вывод о том что самым загруженным работником на предприятии является менеджер. Ему трудно справляться с работой, так как для выполнения расчетов необходимо обрабатывать большие объемы информации о поставщиках, сырье, рецептурных нормах расхода сырья и др. Также менеджер выполняет функцию, которая требуют самых больших временных затрат из всех функции выполняемых в процессе снабжения: определение норм закупки сырья (Т2 = 155 мин.) Отметим также, что функция формирования отчетности (Т3 = 60 мин) непосредственно связана с функцией определения норм закупки сырья и тоже занимает значительную часть времени и пронизывает всю деятельность отдела снабжения. Можно сделать вывод, что "слабым звеном" является менеджер, а самыми загруженной функцией является определение норм закупки сырья. Рассмотрим подробнее процесс выполнения менеджером функции определения норм закупки сырья.

1.5 Сценарий процесса определения норм закупки сырья

Функция "Определение норм закупки сырья" включат множество этапов расчетов. Рассмотрим более подробно сценарий процессов выполнения этой функции (см. рисунок 1.5).

Рисунок 1.5 - Сценарий процесса определения норм закупки сырья

Процесс определения норм закупки сырья начинается с предоставления кладовщиком учетных документов. Далее на основе этих данных менеджер отдела снабжения выявляет оставшиеся запасы сырья, определяет нужное количество сырья для производства, определяет период, на который осуществляется закупка, оптимальный объем поставок сырья. Оптимальный объем поставки сырья и период менеджер согласует с начальником отдела снабжения.

После всего этого менеджер составляет отчет с рассчитанными данными, который предоставляет начальнику отдела снабжения. Далее начальник анализирует и проверяет рассчитанные нормы закупки сырья и в зависимости от правильности расчетов утверждает их или нет.

Оценим каждый этап выполнения функции определения норм закупки сырья с помощью временных интервалов, затрачиваемых менеджером отдела снабжения в процессе работы:

Т1 = 20 мин. (Предоставление учетных документов); Т2 = 15 мин. (Выявление оставшихся запасов сырья); Т3 = 35 мин. (Определение нужного количества сырья для производства по рецептурным нормам); Т4 = 40 мин. (Определение периода, на который осуществляется закупка); Т5 = 20 мин. (Согласования объема поставок и периода, на который осуществляется закупка); Т6 = 65 мин. (Определение оптимального объема поставок сырья); Т7 = 60 мин. (Составление отчета о нормах закупи сырья); Т8 = 30 мин. (Анализ и проверка норм закупки сырья); Т9 = 10 мин. (Утверждение норм закупки сырья).

Общие временные затраты менеджера на выполнение функции определения норм закупки сырья:

ОВЗОНЗСМ = 15 мин. + 35мин. + 65 мин. + 40 мин + 60 мин. = 215 мин. = 3 ч.35 мин.

Общие временные затраты на процесс определения норм закупки сырья:

ОВЗОНЗС = 20 мин. + 15 мин. + 215 мин. + 20 мин. + 30 мин. + 10 мин. = 310 мин. = 5 ч.10 мин.

Самыми продолжительным по времени выполнения этапами определения норм закупки сырья является этап определения оптимального объема поставок сырья (Т6 = 65 мин) и этап составления отчета о нормах закупки сырья (Т7 = 60 мин).

Такая продолжительность выполнения этих функций отрицательно сказывается на функционировании предприятия в целом.

Проанализируем процесс определения норм закупки сырья с помощью математического моделирования.

1.6 Математическая модель

При анализе и синтезе любых систем возникает задача построения модели, описывающей функционирование системы на языке математики, т.е. математической модели. Математическая модель представляет собой некоторое аналитическое выражение (или систему выражений), связывающее входные, выходные параметры и параметры, определяющие состояние системы, и позволяющее рассчитать основные характеристики системы.

Были выделены две основные проблемы предметной области. Это такие проблемы как:

1. необходимость тратить значительное количество времени, требующегося для проделывания операций вручную;

2. вероятность допущения ошибок менеджером при выполнении расчетов.

Следовательно, для математического моделирования нужно использовать модель, которая имела бы в качестве параметров время (t) и вероятность наступления события (Р), в нашем случае вероятность допущения ошибок.

Целесообразным математическим аппаратом для расчета затраченного времени на выполнение расчетов (t) является теория сетей Петри.

Сети Петри - это инструмент для моделирования процессов обработки. Теория сетей Петри делает возможным моделирование системы математическим представление м её в виде сети Петри. Предполагается, что анализ сетей Петри поможет получить важную информацию о структуре и поведении моделируемой системы. Эта информация будет полезна для оценки моделируемой системы и выработки предложений по её усовершенствованию и изменению.

Сеть Петри (СП) - это двудольный ориентированный граф, включающий вершины двух типов - позиции и переходы. Графически позиции изображаются кружками, а переходы - прямоугольниками. В позиции может находиться одна или несколько меток, графически отображаемых точками. Число меток в позиции называется маркировкой позиции.

Основная интерпретация сетей Петри для моделирования систем дается в терминах событий и условий. Переходы сетевой модели интерпретируются как события, входные позиции перехода - как условия возникновения события (пред-условия), выходные позиции - как условия, возникающие после совершения события (пост-условия) [2].

Математическая модель в виде сети Петри представлена на рисунке 1.6, она отражает процесс определения норм закупки сырья.

Рисунок 1.6 - Математическая модель в виде сети Петри

На представленной математической модели P={P1, P2, P3, P4, P5, P6, P7, P8, Р9, P10, P11, Р12} - это множество состояний, описывающих процесс определения норм закупки сырья.

Опишем каждое из представленных состояний:

Р1 - предоставлена учетных документов;

Р2 - предоставлены отчеты о проведении маркетингового анализа на потребительский спрос;

Р3 - выявлены оставшиеся запасы сырья;

Р4 - определено нужное количество сырья для производства по рецептурным нормам;

Р5 - определен период на который осуществляется закупка;

Р6 - определен оптимальный объем поставок сырья;

Р7 - оптимальный объем поставок сырья согласован;

Р8 - период, на который осуществляется закупка сырья, согласован;

Р9 - нормы закупки сырья согласованны;

Р10 - отчет о нормах закупки сырья составлен;

Р11 - проведены итоговые анализ и проверка норм закупки сырья;

Р12 - нормы закупки сырья утверждены.

T={t1, t2, t3, t4, t5, t6, t7, t8, t9} - это множество переходов. В данной модели они отражают количество затрачиваемого времени на этапы выполнения процесса определения норм закупки сырья.

t1 = 20 мин. (потрачено на предоставление учетных документов);

t2 = 15 мин. (потрачено на предоставление отчетов о проведении маркетингового анализа на потребительский спрос);

t3 = 50 мин. (потрачено на выявление оставшихся запасов сырья и определение нужного количества сырья для производства по рецептурным нормам);

t4 = 65 мин. (потрачено на определение периода, на который осуществляется закупка сырья);

t5 = 40 мин. (потрачено на определение оптимального объема поставок сырья);

t6 = 15 мин. (потрачено на согласование оптимального объема поставок сырья и периода, на который осуществляется закупка сырья);

t7 = 5 мин. (потрачено на итоговое согласование норм закупки сырья);

t8 = 60 мин. (потрачено на составление отчета о нормах закупки сырья);

t9 = 40 мин. (потрачено на анализ и проверку отчета о нормах закупки сырья и их утверждение).

Общее время, затрачиваемое на процесс определения норм закупки сырья составляет:

T = t1+t2+ t3+ t4+ t5+ t6+ t7+ t8+ t9 = 20+15+215+ 60= 5 ч.10 мин.

Следовательно, можно сделать вывод, что при такой организации этапов процесса он длится 5 ч.10 мин. Это означает, что определение норм закупки сырья занимает больше половины рабочего дня менеджера. К тому же расчеты норм закупки сырья могут быть не всегда верны, а это может увеличить общее время, затрачиваемое на процесс определения норм закупки сырья. Для того, чтобы отразить вероятность допущения ошибок, и увеличение общего времени была построена математическая модель с помощью теории массового обслуживания.

На рисунке 1.7 представлена математическая модель в виде сети СМО. Отметим, что данная модель является агрегатной. Агрегатная модель описывает объект управления в виде многоуровневой структуры из динамических систем заданных типов или агрегатов. Агрегат используется для моделирования элементарных блоков сложных систем. В данном случае элементарные блоки агрегатной модели являются частями сети СМО [3].

Рисунок 1.7 - Математическая модель в виде сети СМО

В модели в виде систем массового обслуживания (СМО) представлены менеджер (ресурс S1) и начальник отдела снабжения (ресурс S2). А выполняемые ими функции интерпретируются как требования (или заявки), которые циркулируют между СМО и обслуживаются в них.

Входной поток заявок с интенсивностью л1 направляется на обработку к ресурсу S1, далее с интенсивностью л2 на обработку к ресурсу S2.

Вероятность перехода к первому ресурсу P21 показывает вероятность ошибок совершенных менеджером при расчетах. А вероятность Р12 наоборот вероятность безошибочности расчетов. Переходная вероятность Р1 - это вероятность получения начальником отдела снабжения (S2) отчетов менеджера (S1) о нормах закупки сырья, т.е. Р1=1.

В таблице 1.1 представлены основные характеристики сети СМО. При их расчете использовались те же данные, что и при рассмотрении модели в виде сети Петри.

Таблица 1.1 - Характеристики сети СМО

Менеджер (S1)

Начальник отдела снабжения (S2)

Среднее число заявок, стоящих в очереди (r)

0,712

0,029

Среднее число заявок в СМО (k)

1,272

0,187

Среднее время ожидания заявки в очереди (Tож)

4 ч.15 мин.

11 мин.

Среднее время пребывания заявки в СМО (TСМО)

7 ч.35 мин.

1 ч.6 мин.

Общее время обработки заявки (Тобщ)

8ч.41 мин.

В таблице 1.1 указано, что время, которое тратит на заявку менеджер (включая время ожидания обработки и само время обработки) составляет 7 ч.35 мин. (454,54 мин), т.е. расчет норм закупки сырья занимает у менеджера почти весь рабочий день. Далее менеджер передает начальнику отдела отчеты о нормах закупки сырья на проверку. Начальник анализирует и проверяет отчеты в течение 66 мин (включая время ожидания обработки и само время обработки). Таким образом, общее время пребывания заявки в сети СМО составляет 8 ч. 41 мин. При данном расчете учитывалась вероятность допущения ошибок менеджером при расчете интенсивности входящего потока заявок, поэтому общее время, затрачиваемое на процесс определения норм закупки сырья больше, чем при анализе того же процесса с помощью теории сетей Петри.

Для того чтобы обосновать необходимость оптимизации бизнес-процессов отдела снабжения с помощью разрабатываемого в работе решения нужно охарактеризовать эффективность выполнения сотрудниками процесса пополнения сырьевых запасов до и после внедрения ИС. Показателем, наиболее полно отражающим эффективность, является прибыль. Определим эффективность работы менеджера отдела снабжения, так как выполняемые им функции в процессе снабжения должны подлежать оптимизации.

Эффективность работы менеджера можно определить отношением результата (прибыли) к расходам, которые обеспечили его получение:

Е = I / R,

где I - прибыль предприятия, полученная в результате выполнения процесса определения норм закупки сырья, R - расходы предприятия при определении норм закупки сырья.

Опишем функцию прибыли предприятия, для того чтобы охарактеризовать бизнес-процессы предприятия с точки зрения эффективности их выполнения. Функция прибыли предприятия представляет собой линейное уравнение:

I = N • (C - R),

где N - количество спланированных закупок сырья менеджером за день, C - коэффициент прибыли от реализации спланированных закупок сырья, R - расходы при планировании закупок сырья.

N = Tдн / Tвып,

где Tдн - длительность рабочего дня менеджера отдела снабжения, Tвып - время выполнения менеджером планирования закупки.

С = D - RT,

где D - доход от продажи установленной партии продукции, RT - расходы на издержки производства.

R = Зм + Ззпч,

где

Зм - затраты на оборудование и материалы для работы (в случае до оптимизации это бумага и канцелярский принадлежности, а в случае после оптимизации это См • Tм, где См - стоимость одного часа машинного времени, Tм - длительность работ с использованием ЭВМ), Ззпч - часовая заработная плата менеджера

Поставив все формулы в исходное уравнение, получим:

I = Tдн / Tвып • (D - RT - Зм + Ззпч)

Из данного выражения следует, что чем меньше Tвып, тем больше прибыль предприятия, а следовательно и эффективность работы.

Определим эффективность выполнения функции определения норм закупки сырья до оптимизации.

С использованием данных анализа модели в виде сети Петри:

I = Tдн/Tвып • (D - RT - Зм + Ззпч) = 8/5,16 • (8850 - 25 + 268) = 13263 руб.;

R = 25 + 268 = 293 руб.;

Е1, СП = I / R = 13263/293 = 45,2.

С использованием данных анализа модели в виде сети СМО:

I = Tдн / Tвып • (D - RT - Зм + Ззпч) = 8/8,6 • (8850 - 25 + 268) = 7960 руб.;

R = 25 + 268 = 293 руб.;

Е1, СМО = I / R = 7960/293 = 27.

Вывод:

Математический анализ процесса определения норм закупки сырья показал, что использующаяся на предприятии организация данного процесса требует больших затрат времени от менеджера отдела снабжения. Это свидетельствует о неэффективности работы всего отдела снабжения. Необходимо автоматизировать процесс определения норм закупки сырья. Этого можно добиться с помощью ввода ИС отдела снабжения, которая выполняла бы трудоемкие этапы функции расчета норм закупки сырья и позволила бы уменьшить длительность их выполнения.

1.7 Документация отдела снабжения

Входная документация:

1) акты приемки сырья;

2) рецептурные нормы расхода сырья;

3) информация о поставщиках.

Акт приемки сырья считается приходным документом и содержит данные о сырье и его количестве.

Рецептурные нормы расхода сырья выдаются заведующие цехами, в них содержится информация о расходуемом объеме сырья и примерном количестве видов сырья для производства продукции.

В форме информация о поставщиках соответственно вводится контактная и расчетная информация с поставщиками. С поставщиками заключаются договора на поставку продукции, а к договорам прилагаются накладные.

Выходная документация:

1) договора с поставщиками;

2) товарные накладные;

3) приходные / расходные товарные документы.

Договора заключаются с поставщиками на поставку продукции, помимо контактной информации и реквизитов сторон, заключивших договор (поставщика и предприятия) в договор вносится информация о грузополучателе (Ф.И.О., ИНН, КПП) и конечной станции назначения.

Товарные накладные относятся к оперативно - учетной информации, привязывается к номеру договора.

Приходные / расходные товарные документы содержат информацию о приходе (закупке) и расходе сырья за определенный промежуток времени.

Внутренняя документация:

1) журнал учета данных о поставщиках;

2) журнал учета прихода/расхода сырья;

3) учетные документы.

Для успешной работы отдела снабжения необходимо вести журналы, в которых будут отмечаться данные о сырье и поставщиках.

Все первичные учетные документы по движению материальных ценностей на складах ведутся на основании приходных и расходных товарных документов.

1.8 Постановка задачи дипломной работы

Для того чтобы уменьшить убытки предприятия, количество ошибок работников отдела снабжения, увеличить эффективность и быстродействие работы отдела, необходимо спроектировать, разработать и внедрить ИС в отделе снабжения предприятия.

С помощью ИС должны быть оптимизированы такие функции отдела снабжения как:

1) Определение норм закупки сырья, а именно такие этапы выполнения этой функции как: определение оптимального объема поставок сырья и составление отчетов о нормах закупки сырья.

2) Учет движения сырья на складах организации.

3) Составление установленной документации в процессе снабжения предприятия.

Для проектирования и разработки ИС необходимо выполнить следующие задачи:

· изучить теоретические основы процесса снабжения;

· провести обследование объекта автоматизации;

· построить модель бизнес-процессов деятельности отдела снабжения;

· определить перечень функций, подлежащих автоматизации;

· выполнить проектирование ИС;

· разработать и внедрить программный продукт в деятельность отдела снабжения.

2. Оптимизация и реинжиниринг бизнес-процессов

2.1 Математические модели определения оптимального объема поставки сырья, предлагаемая для использования в ИС

В данном разделе представлены две математические модели:

1) MRP - Модель планирования потребности в материалах;

2) Математико-экономическая модель определения оптимального объема поставки сырья.

Расчет потребности в материалах с помощью модели MRP основан на данных о количестве сырья имеющегося в наличии или в незавершенном производстве, о величине резерва сырья (объема сырья которое должно быть в наличии постоянно) и данных о потребности сырья.

При использовании математико-экономическая модели определения оптимального объема поставки сырья расчет производится на основе цен на готовую продукцию. С помощью рассчитанных цен определяются объемы реализуемой продукции и объемы закупаемого сырья.

Менеджер в процессе определения норм закупки сырья сам выбирает метод расчета, учитывая его специфику.

2.1.1 MRP - Модель планирования потребности в материалах

MRP (Materials Requirements Planning - планирование потребности в материалах) - система централизованного управления "выталкивающего" типа, планирующая наличие необходимых компонентов продукции в нужном месте в установленном время и в требуемом количестве для наиболее полного удовлетворения зависимого спроса на них, а, следовательно, и независимого рыночного спроса на готовую продукцию.

Основная идея MRP систем состоит в том, что любая учетная единица материалов (сырья) или комплектующих (полуфабрикатов), необходимых для производства изделия, должна быть в наличии в нужное время и в нужном количестве.

Основные цели MRP:

· удовлетворение потребности в материалах (сырье), компонентах (полуфабрикатах) и продукции для планирования производства и доставки потребителям;

· поддержка низких уровней запасов;

· планирование производственных операций, расписаний доставки, закупочных операций.

Метод MRP позволяет определить, сколько и в какие сроки необходимо произвести конечной продукции. Затем с помощью метода определяется время и необходимые количества материальных ресурсов для удовлетворения потребностей производственного расписания.

Принципиальная структура системы MRP представлена на рисунке 2.1.

В качестве исходной информации система MRP использует:

1) спрос на конечную продукцию предприятия, будь то прогноз или заявки покупателей, т.е. независимый спрос;

2) величину запланированных закупок незавершенного производства и количество продукции, запущенной в производство;

3) размер складских запасов и заявки на их пополнение;

4) четко определенный состав (рецептура) производимых изделий.

Рисунок 2.1 - Принципиальная структура системы MRP

Из теории управления запасами известно, что свободный остаток запаса на складе используется для принятия решения о пополнении запасов ("когда заказывать" - при фиксированной партии поставки, "сколько заказывать" - при фиксированном ритме поставки). Расчет свободного остатка выполняется следующим образом (см. рисунок 2.2):

Рисунок 2.2 - Расчет свободного остатка

Ожидаемый свободный остаток запаса период за периодом совершенно точно рассчитывается (без элементов прогноза). Это главная рабочая процедура в системе MRP, так как известный свободный (доступный) для использования остаток запаса ресурса на складе - это главный параметр MRP-расчета.

Очередная заказываемая партия должна быть получена к моменту, когда свободный остаток запаса оказывается меньше резерва. На основе свободного остатка рассчитывается и чистая потребность в компоненте (см. рисунок 2.3):

Рисунок 2.3 - Расчет чистой потребности в ресурсе

Если чистая потребность отрицательна, то она приравнивается к нулю, и заказ на изготовление новой партии не открывается, если потребность существует, то должен быть спланирован новый заказ для ее удовлетворения.

Метод MRP предусматривает ряд стандартных шагов.

На первом этапе делается расчет нетто-потребностей в материалах (сырье) на основании данных о составе изделия (рецептуре). Число

необходимых материалов оценивается с учетом имеющегося в наличии.

В таблице 2.1 представлен расчет потребности в сырье для производства пяти ассортиментных позиций продукции (A, B, D, E, F).

Таблица 2.1 - Шаг 1: расчет потребности в ресурсах

A

B

D

E

F

Брутто-потребность (заказ клиента)

100

200

100

100

200

В наличии

0

100

20

70

220

Нетто-потребность

100

100

80

30

0

Второй шаг - расчет во времени нетто-потребностей в материалах на основании данных о составе изделия (рецептуре). На этом этапе необходимые количества рассчитываются с учетом всех приходов и расходов материалов. Если при этом система выявляет снижение уровня количества материала ниже определенного уровня, то определяется количество, которое нужно закупить.

В таблице 2.2 представлен расчет потребности в сырье во времени.

Таблица 2.2 - Шаг 2: расчет нетто-потребностей во времени

Дата

Компонент D

Приход/Расход

В наличии

Сегодня

В наличии

250

250

Сегодня

Расход в производство

-75

175

Завтра

Потребность 1

-50

125

Послезавтра

Потребность 2

-100

25

**/**/**

Ожидаемый приход

200

225

**/**/**

Потребность 3

-105

120

**/**/**

Настоящая потребность от А (см. выше)

200

-80

Третий шаг - определение сроков закупки и изготовления. На этом этапе для отделов планирования и снабжения система определяет сроки начала действий по реализации рассчитанных нетто-потребностей. Алгоритм MRP берет за начало дату реализации конечной потребности и "раскручивает" назад во времени процесс изготовления изделия или закупки материалов, определяя даты начала производственных операций с компонентами (деталями) нижнего уровня, вплоть до определения дат формирования заказов поставщикам.

В таблице 2.3 представлен расчет сроков закупки сырья и изготовления продукции.

Таблица 2.3 - Шаг 3: определение сроков закупки и изготовления

Компонент

Время

Примечание

A

2 дня

Изготовление из материалов С и узла D

B

1 день

Время доставки материала

D

4 дня

Изготовление из материалов E и F

E

3 дня

Время доставки материала

F

1 день

Время доставки материала

Алгоритм расчета представлен на рисунке 2.4.

Рисунок 2.4 - Алгоритм расчета потребности в запасах

Описанные выше шаги соответствуют алгоритму расчета потребностей MRP. Одной из особенностей метода является то, что MRP не предполагает возможности отсутствия необходимых материалов на складе. Если все исходные данные и процедуры планирования выполнены корректно и все отклонения в выполнении плана учитываются своевременно, то все поставки материалов должны быть реализованы точно вовремя. Кроме того, MRP-метод не учитывает прошлое, количество необходимых материалов рассчитывается на основе информации о будущих потребностях и ожидаемых уровнях запасов на складах.

Достоинства данного метода - в возможности учитывать будущие потребности предприятия, формировать заказы на пополнение запасов в нужные сроки и в нужных объемах. Недостаток MRP - невозможность учесть ограниченность ресурсов предприятия.

2.1.2 Математико-экономическая модель определения оптимального объема поставки сырья

Математико-экономическая модель определения оптимального объема поставки сырья, построена на основе логистической согласованности материальных потоков от поставщиков сырья и до потребителей.

Предлагаемая методика включает следующие этапы:

1) Определение рыночной функции спроса на продукцию, то есть зависимости объема спроса на каждую ассортиментную позицию в зависимости от цен.

2) Определение функции предложения сырья поставщиками, которая показывает связь цен на сырье и запрашиваемых объемов поставки.

3) Построение матрицы с технологическими коэффициентами, отражающими объем сырья того или иного вида, используемого для производства единицы готовой продукции каждой ассортиментной позиции.

4) Определение функции суммарных издержек предприятия производителя за исключением затрат на сырье. Данная функция затрат должна включать в себя кроме постоянных издержек еще и затраты на упаковку, маркировку, складирование, хранение, комплектование партий, транспортировку.

5) Построение экономико-математической оптимизационной модели, которая обеспечивает максимум прибыли предприятия-производителя.

Так как для предприятий пищевой промышленности рынок представляет собой случай монополистической конкуренции, то будем считать, что цены на продукцию на региональном рынке устанавливает предприятие-производитель, как при монополии, а в зависимости от цены уже определяется рыночный объем спроса.

Пусть цена за единицу продукции i - ой ассортиментной позиции составляет pi, (i = 1,., I) рублей, где I - количество ассортиментных позиций, тогда p = (p1,.,pi,., pI) - вектор цен на готовую продукцию. Индивидуальная функция спроса n - го покупателя для i - ой ассортиментной позиции при цене pi равна qin (pi), (n = 1,.,N), где N - количество всех покупателей на рынке. Рыночный спрос на i-ую ассортиментную позицию получается суммированием индивидуальных функций спроса:

Страница:


Подобные документы

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.

© 2000 — 2023, ООО «Олбест» Все права защищены