Автоматизация учёта и реализации продукции на предприятии

Рыночная ситуация создала условия для постоянного роста платежеспособности спроса на программно-технические продукты. Первой потребностью любой фирмы, организации, банка становится фиксирование выполнения производственно-хозяйственных операций, обработка учетных данных, составление отчетности, оформление и систематизация маркетинговой информации, что формирует спрос на технические и программные средства, сложные автоматизированные информационные системы и технологии.

Произошло смещение акцентов и в формулировании критериев эффективности автоматизированных систем и технологий. Если в условиях административно-командной системы основной упор делался на выявление затрат на машинную обработку информации, то сегодня актуальны прежде всего быстрое принятие решений, степень адекватности аналитических данных реальных процессам, возможность использования экономико-математических методов и моделей для анализа конкретных финансово-производственных ситуаций. Такая постановка вопросов привносит в практику предпринимательства и хозяйствования научно-исследовательский аспект, требует новых научно-обоснованных решений, подходов и квалифицированных кадров.

Формирование управленческих кадров новой формации, овладение ими экономико-математическими методами и необходимыми знаниями и умениями для реализации своих решений в соответствующей информационно-технологической среде является сложной проблемой.

Актуальность вопросов информатизации всех сфер общественно-экономической жизни вполне очевидна. Потребность в разработке и применении эффективных и адекватных реальной действительности компьютерных программ и технологий сегодня возрастает. Внесение порядка в хаос и свободу рынка - первая и пока не до конца осознанная необходимость субъектов предпринимательской деятельности. И здесь компьютерная технология незаменима, поскольку она дает возможность оптимизировать и рационализировать управленческую функцию за счет применения новых средств сбора, передачи и преобразования информации. Реформа методов управления экономическими объектами повлекла за собой не только перестройку организации процесса автоматизации управленческой деятельности, но и распространение новых форм реализации этой деятельности.

В период информатизации общества формирование и производство информации становится важнейшим для ее полноценного применения.

Информацию как продукт производства и применения отличает прежде всего предметное содержание. Она очень разнообразна и подразделяется по виду обслуживаемой ею человеческой деятельности: научная, техническая, производственная, управленческая, экономическая, социальная, правовая и т.п. Каждый из видов информации имеет свои технологии обработки, смысловую ценность, формы представления и отображения на физическом носителе, требования к точности, достоверности, оперативности отражения фактов, явлений, процессов.

Информация, которая обслуживает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и обеспечивает решение задач организационно-экономического управления народным хозяйством и его звеньями, называется управленческой. Она представляет собой разнообразные сведения экономического, технологического, социального, юридического, демографического и другого содержания. В информационном процессе, каким является управленческая деятельность, информация выступает как один из важнейших ресурсов наряду с энергетическими, материальными, трудовыми, финансовыми. В технологии обработки первичные сведения о производственных и хозяйственных операциях, людях, выпуске продукции, фактах приобретения и продажи товаров выполняют роль предметов труда, а получаемая результатная информация - продукта труда; она используется для анализа и принятия управленческих решений.

Важнейшей составляющей управленческой информации является экономическая информация, представляющая собой совокупность различных сведений экономического характера, которые можно фиксировать, передавать, обрабатывать, хранить и использовать в процессе планирования, учета, контроля, анализа на всех уровнях отраслевого и регионального управления народным хозяйством.

Экономическая информация включает сведения о составе трудовых, материальных и денежных ресурсов и состоянии объектов управления на определенный момент времени. Экономическая информация отражает деятельность предприятий и организаций посредством натуральных, стоимостных и других показателей.

Для экономической информации характерны:

*большие объемы;

*многократное повторение циклов ее получения и преобразования в установленные временные периоды (месяц, квартал, год и т.д.);

многообразие ее источников и потребителей;

значительный удельный вес логических операций при ее обработке.

Эти свойства экономической информации предопределяют научно-техническую необходимость и экономическую целесообразность использования средств вычислительной техники и прежде всего компьютеров при ее сборе, накоплении, передаче и обработке, что в свою очередь требует умения определять структуру и объемы перерабатываемой информации.

Структура экономической информации достаточно сложна и может включать различные комбинации информационных совокупностей, обладающих определенным содержанием.

В России в условиях становления рыночных отношений скорость обновления информации на государственном, территориальном, отраслевом уровне и уровне предприятия очень высока. Спрос на достоверную, актуальную и полную информацию возрастает.

6 Анализ существующего уровня автоматизации

Проведенный анализ существующего уровня автоматизации показал, что основной объем работ по планированию, учету и отчетности производства завода велось с помощью автоматизированных систем АСУП, САПР и АРМ на базе вычислительной техники ЕС ЭВМ и персональных компьютеров. В 2000 г., в связи с физически и морально устаревшей ЭВМ ЕС-1036 проводились работы по переводу программного обеспечения задач АСУП с ЕС ЭВМ на ПК с созданием в ряде служб локальных вычислительных сетей. Наряду с переводом задач с ЕС ЭВМ на ПК, велись новые разработки по учету, отчетности и совершенствованию планирования и конструкторско-технологической подготовки производства.

Внедрение в 2000г. в ряде служб завода АРМ на базе ПК позволили перейти на безбумажную технологию ведения и учета ТЭП производства по пооперационным трудовым нормативам, нормам времени и расценок, планам производства основной продукции и запасным частям, ценникам, готовой и отгруженной продукции, расчетам с поставщиками и потребителями и ряд других.

В отчетном году продолжались проектные работы по созданию программного обеспечения обработки бухгалтерско-финансовых документов в системе расчетов с поставщиками, потребителями, а также проведения операций взаимозачетов с использованием ЛВС ПК в отделе отгрузки готовой продукции и бухгалтерии завода.

В отделе отгрузки готовой продукции с помощью компьютера реализуются следующие задачи:

расчеты с потребителями;

расчеты с поставщиками;

обновление файла поставщиков, потребителей;

поиск кодов поставщиков, потребителей;

-формирование остатков на 1 января по потребителям;

взаимозачеты;

полная ведомость по потребителю-поставщику;

формирование файла адресов;

монопольные операции с файлами базы;

полная ведомость с измененной справкой.

Как было сказано выше, проводились работы по переводу программного обеспечения задач с ЕС ЭВМ на ПК нового поколения которые удовлетворяют потребностям современных программных продуктов и различным операционным системам с большими функциональными возможностями.

На информационном рынке существуют различные информационные продукты, которые значительно проще в использовании, требуют минимальное количество специальных знаний, и что не мало важно существуют русифицированные версии. Поэтому с целью устранения существующих на предприятии в процессе автоматизации проблем мною предложено использование пакета прикладных программ Microsoft Office XP и его составляющей Access 2002г.

В общем виде Access, входит в группу персональных СУБД, возможности которой ограничены, но более просты в использовании. Так же к ней относятся (Visual FoxPro, Paradox, Clipper, Delphi, Clarion и т.д.)

Сравнивая Access, с выше перечисленными СУБД видно, что они требуют кроме отличного знания интерфейса, так же знания общепринятых специальных обозначений, операций, данных, структуры, вообще навыков программирования, а это является прерогативой квалифицированных пользователей.

Для работы с Access 2002 рекомендуется использовать компьютер с процессором Pentium III и оперативной памятью емкостью 128 Мбайт, работающий под управлением операционной системы Windows XP. Windows ХР - это самая насыщенная функциональными возможностями ОС семейства Windows, в сочетании с пакетом Office XP она позволяет пользователю максимально эффективно использовать компьютер, при этом ее установка не является обязательным условием для работы с пакетом Office XP.

Практическим минимумом, предъявляемым Access 2002 к ПК, является процессор Pentium 133МГц или более быстрый.

При стандартной установке Office XP Professional и Professional Special Edition требуется примерно 250Мбайт свободного пространства на жестком диске. В зависимости от конфигурации приложений, требования к объему жесткого диска изменятся. Дополнительно требуется 115Мбайт на том диске, где установлена ОС.

Рекомендуется использовать монитор Super VGA (800-600) или с более высоким разрешением с поддержкой 256 цветов.

7 Обоснование проектных решений по технологии сбора, хранения, передачи, обработки и выдачи информации

Неотъемлемой частью жизни современного общества являются компьютеры с программным обеспечением, реализующим функции хранения, поиска, обработки и выдачи информации по запросам пользователя.

Экономическая деятельность любого предприятия всегда связана с такими функциями управления, как учет, контроль, планирование, анализ и регулирование, в процессе выполнения, которых формируется информация о ходе работы предприятия, сопоставляются фактические показатели и нормативные, формируются глобальные и локальные направления деятельности, разрабатываются предложения по установлению причин отклонений и корректировки результатов.

Информация - это сведения, сообщения, о каком-либо событии, деятельности. Отражая объективную реальность, информации фиксируется в первичных и отчетных документах, книгах, газетах, журналах, содержатся в показаниях контрольно-измерительных приборах, счетчиках, датчиках, электронных табло, передается по телетайпам и диспетчерской связи.

Она характеризуется 2 основными признаками - количественным и

качественным:

*Качественный признак позволяет классифицировать ее по отраслям знаний, функциям управления;

*Количественный дает возможность выяснить единицы измерения, на основании которых можно установить ее объем и трудоемкость получения, а также технические средства для передачи, сбора, хранения и фиксации, технологию обработки.

Под экономической информацией следует понимать все те сведения в сфере экономики, которые необходимо фиксировать, передавать, хранить и обрабатывать для использования в управлении как хозяйством страны в целом, так и отдельными ее объектами. Информацию, описывающую уже совершившиеся события, явления и хозяйственные процессы, называют учетной. Информацию описывающую явления и события, которые будут совершены в будущем - плановой (перспективной, прогнозируемой).

Под планированием понимается некоторое целенаправленное воздействие на объект, предусматривающее определение путей и средств достижения целей. Формирование плановой информации основано на экономическом анализе, в процессе которого оцениваются результаты работы и выявляются имеющиеся резервы.

Получение всех показателей по результатам деятельности предприятия и их оценка базируются на данных учета. Взаимосвязь планирования, анализа, регулирования и учета представляет собой контур управления. Исходя из единства взаимосвязей и взаимной обусловленности, учет и планирование целесообразно рассматривать как характеристику учетной информации в совокупности.

Теорию экономической информации следует рассматривать, как часть общей теории информации, одним из важных понятий которого является сигнал, представляющей собой форму воплощения и перенесения информации. С помощью сигналов можно передавать и получать сообщения.

Экономическая информация в основном дискретна и состоит из отдельных сообщений, т.е. комплексов знаний, характеризующих конкретные факты, предметы, явления, хозяйственные операции.

Способы передачи информации подразделяются на:

*традиционный, с использованием бумажных носителей;

*электронный, который характеризуется применением ЛВС, аналоговых и цифровых каналов связи.

Каждый хозяйствующий субъект можно рассматривать как объект регулирования с присущей ему информационной системой. В эту систему поступает информация, разделяемая на внешнюю и внутреннюю. Первую предприятие получает из вне, а вторая образуется на самом объекте регулирования в основном как первичная в результате регистрации тех или иных явлений и фактов. Для внешней информации характерна неточность, обрывочность и противоречивость. Внутренняя информация возникает в самой системе управления и отражает различные временные интервалы и состояния объекта управления.

Вся информация может быть разделена на обрабатываемую и не обрабатываемую. Одна из характерных особенностей учетной информации заключается в непрерывности ее обработки, поскольку она отражает сложный объект регулирования. Эта сложность обусловлена, с одной стороны большим числом взаимосвязанных и взаимодействующих элементов внутреннего характера, а с другой - местом предприятия в общей экономической системе, составной частью которой оно является.

Другая характерная особенность учетной информации заключается в цикличности ее обработки, связанной с особенностями ведения учета. С позиции цикличности можно утверждать, что учетная информация подвергается одинаковой обработки за одни и те же временные периоды, но ее содержание и числовые наполнения меняются.

Третью особенностью учетной информации является массовость однородных арифметических операций, производимая группами данных.

Четвертая особенность - сложность расчетов. И чем они сложнее, тем больше времени потребуется на автоматизацию данной задачи или комплекса задач. Все это делает выгодным использование §олее совершенной вычислительной техники.

В результате обработки первичной обработки образуется производная информация, подразделяющаяся на исходящую результирующую, использующую для различных целей, и промежуточную, которая вместе с исходящей и первичной информацией снова проходит обработку.

Для автоматизации процесса подсчета и измерения используются простейшие приборы (весы, счетчики, датчики) и сложные приборы.

Регистрация исходных данных осуществляется вручную и является весьма трудоемкой. Регистрация экономической информации происходит на материальных носителях, к числу которых относятся бумажные документы, накопители на дисках, выносные винчестеры.

Передача информации осуществляется различными способами: с помощью курьера, пересылки по почте, доставка транспортными средствами, дистанционная передача по каналам связи с помощью других средств коммуникации.

Хранение и накопление информации осуществляется в информационных базах, на машинных носителях в виде информационных массивов.

В процессе поиска данных отбираются нужные сведения, которые поступают затем на обработку для получения результатной информации.

Экономическая информация подвергается передачи, хранению и преобразованию по определенным правилам.

Заключение

Результаты проведенного исследования свидетельствуют, что автоматизация складского учета является важнейшим средством повышения эффективности работы отдела отгрузки готовой продукции и завода в целом, повышения производительности труда, экономии трудовых и материальных ресурсов.

Одной из значимых проблем в складском учете является его автоматизация, которая как показала практика способствует еще большему повышению производительности труда, позволяет повысить квалификацию и профессиональную грамотность, а также производить складской учет в наиболее короткие сроки.

Надо отметить, что как следствие уменьшения времени и стоимости ввода информации увеличится объем введенной полезной информации, а значит, возрастет производительность труда. Это позволит осуществлять более полный складской учет и контроль за поступаемой продукцией в наиболее короткие сроки.

Литература

1. Организация управлением производством. Завод "Пластмасс". г. КопейскЛ980 г.

2. У став федерального государственного унитарного предприятия завод "Пластмасс".

3. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник / Под. Ред. Проф. Г.А. Титаренко. - М.: Компьютер, ЮНИТИ, 1998.

4. Бугорский В.Н., Соколов Р.В. Экономика и проектирование информационных систем. - СПб: Роза мира, 1998г.

5. Буч Г. Объектно-ориентированное проектирование с примерами применения: Пер. с англ. -М.: Конкорд, 1992г.

б. Вендров A.M. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем: Учебник, - М.: Финансы и статистика, 2000г.

7. Рузакова О.В. Проектирование Экономических Информационных Систем/ Уч. Пособие, - Екатеринбург: Издательства УрГЭУ,2003г. - 163с.

8. Плещёв В.В. Базы данных, Visual Fox Pro, Access SQL Server, Oracle, с примерами и упражнениями. - Екатеринбург: Издательства УрГЭУ, 2003г. -322с.

9. Бекаревич Ю.Б. Душкина Н.В.: Самоучитель Microsoft Access 2002. -СПб.: БХВ - Петербург, 2002. - 720с.

10. Информатика: Учеб. Пособие / Сост. В.В.Попов, Р.М.Эйдинов, Т.В. Кортева, Н.Ю. Бетева, О.Б. Слепухина. - Екатернбург: Издательства УрГЭУ, 2001г. 4.2-228с.