Работа с текстовым редактором Word

Окно Word может быть открыто:

а). Выбором пункта главного меню Пуск => Программы => Microsoft Office => Microsoft Word

б). С панели Microsoft Office.

в). Двойным щелчком на ярлыке программы на рабочем столе.

г). Щелчком на ярлыке программы в панели быстрого запуска.

Панель Microsoft Office позволяет на рабочем столе, в окнах папок и программ Windows после инсталляции Microsoft Office. Она содержит ярлык Microsoft Office и других программ. На панели Microsoft Office Word имеет свой ярлык и может быть запущен с нее. Для размещения не панели Microsoft Office ярлыков и панелей инструментов достаточно щелкнуть правой кнопкой мышки на свободном пространстве. С помощью пункта Настройка контекстного меню можно открыть вкладки Кнопки и Панели инструментов. Во вкладке Кнопки в списке Отобразить кнопки следует установить флажки напротив выбираемых ярлыков. Во вкладке панели инструментов флажки устанавливаются в списке Папки Панели инструментов. Вид каждого ярлыка настраивается из контекстного меню ярлыка (пункт Свойства).

Панель Microsoft Office можно перетащить мышью к любой границе экрана, а также поместить в любое место окна текущей программы.

1.2 Изучение меню Word.

Окно Word содержит все элементы для редактирования и форматирования текстов.

В верхней части окна расположены:

1. Строка заголовка, которая содержит кнопку управляющего меню - , название программы, название документа (если документ открыт) и кнопки управления размерами окна - .

2. Строка меню. Открывается меню: <Alt> или <F10>, или <Alt + подчеркнутая буква меню>.

Окно Word содержит все элементы для редактирования и форматирования текстов.

В верхней части окна расположены:

1. Строка заголовка, которая содержит кнопку управляющего меню - , название программы, название документа (если документ открыт) и кнопки управления размерами окна - .

2. Строка меню. Открывается меню: <Alt> или <F10>, или <Alt + подчеркнутая буква меню>.

3. Панели инструментов.

Панели инструментов могут быть отображены на экране с помощью команды Вид => Панели инструментов. Всего доступно 22 панели инструментов. Настроить любую из них можно в диалоговом окне Настройка, которое открывается с помощью команд Сервис => Настройка или Вид => Панели инструментов => Настройка.

4. Под панелями инструментов располагаются линейка, которая помогает контролировать размещение элементов страницы и управлять операциями форматирования. Линейка выводится и убирается с помощью команды Вид => Линейки.

5. В рабочей области окна размещается окно документа с редактируемым текстом. Если окно документа развернуть на всю рабочую область, то оно совпадает с окном программы. В этом случае в верхнем правом углу окна расположены два ряда кнопок управления размером окна. Верхние кнопки относятся к окну программы, нижние - к окну документа.

6. Под вертикальной полосой прокрутки расположены кнопки перехода на предыдущую - и следующую - страницы или к избранному месту документа - , который может быть выбран из всплывающего меню перехода. Слева от горизонтальной линейки находятся кнопки режимов отображения документа - .

7. В самой нижней части окна располагается строка состояния со сведениями о параметрах страницы, выполняемых операциях, о текущем расположении курсора, на ней также отображаются подсказки о командах и кнопках. На строке состояния расположены индикаторы, указывающие на текущий режим обработки документа:

1. ЗАП - запись активизируется в режиме записи макрокоманд и двойным щелчком на ней.

2. ИСПР - исправление активизируется в режиме записи исправлений. Режим вкл/откл двойным щелчком на его аббревиатуре в строке состояния. Кроме того, режим структуры можно изменить с помощью команды Сервис => Исправление => Выделить исправления. Откроется окно Исправления, в котором устанавливают/убирают флажок записывать исправления.

3. ВДЛ - выделение активизируется в режиме выделения фрагмента, который включается нажатием клавиши <F8>, а отключается клавишей <Esc>. Режим можно также вкл/выкл двойным щелчком на его аббревиатуре в строке состояния.

4. ЗАМ - замена показывает, что новый текст может набираться поверх старого. Режим может быть вкл/выкл двойным щелчком на аббревиатуре в строке состояния.

5. Состояние проверки правописания - . После двойного щелчка на этом индикаторе можно просмотреть последнее проверяемое слово, в котором обнаружена орфографическая ошибка.

6. Индикатор языка -

Стр і - курсор на і-ой странице

Разд і - курсор на і-ом разделе

к/р - от начала документа к странице, весь документ содержит р странице

на 5 см - расстояние от курсора до верхній границы странице составляет 5 см

Ст. t - курсор находится в t-ряде текущей страницы

Кол W - курсор находится в W-ой колонке.

1.6 Выбор вида отображения документа

Слева от горизонтальной полосы прокрутки расположены кнопки выбора вида отображения документа в рабочей области.

1. Обычный режим - (Вид => Обычный - ) - используется для простого ввода, форматирования и редактирования текста. Устанавливается по умолчанию - упрощенная версия документа; не отображаются номера страниц, рисунки и столбцы текста, так как режим предназначен только для работы с текстом. Программа работает быстро.

2. Черновик - (Сервис => Параметры) в окне Параметры во вкладке Вид установить флажок Черновик. Работать еще быстрее.

3. Режим Web-документа - используется при создании Web-страниц. (Вид => Web-документ - ). Облегчается просмотр документа на экране (символы увеличиваются, длина строк устанавливается равной размеру окна; вид текста не соответствует тому, как он будет выглядеть в напечатанном виде). Только этот режим позволяет задать фон для страницы. Фон, установленный в этом режиме не влияет на печать документа на принтере, а позволяет разнообразить вывод на экран.

4. Разметка страницы (Вид => Разметка страницы - ) - отображает документ так, как он будет выведен на печать. В этом режиме появляются элементы форматирования текста, которые не видны в обычном режиме.

5. Структура (Вид => Структура - ) - используется для работы с большими документами, состоящими из многих глав и разделов. Удобно работать над планом документа, просматривать выбранные части. Позволяет сворачивать и разворачивать заголовки и относящийся к ним текст. Можно работать с документами, текст которых расположен в нескольких файлах и даже на разных компьютерах. В этом случае говорят об интеграции вложенных документов в главный документ.

6. Предварительный просмотр (щелчок на кнопке - Предварительный просмотр на стандартной панели инструментов) - используется для одновременного просмотра нескольких страниц в уменьшенном виде; отображаются разрывы страниц и скрытый текст. Перед печатью можно в документ внести дополнительные изменения формата и правки.

7. Предварительный просмотр Web-страниц - документ в виде Web-страницы. Копия документа сохраняется как Web-страница и отображается в обозревателе (Файл => Предварительный просмотр Web-страницы).

8. Вид => во весь экран или щелчок на кнопке - панели инструментов убираются все панели инструментов, строка меню и строка состояния. Позволяет разместить на экране больше строк текста. Клавиша <Alt> или < F10> вызывает строку меню, и перемещаться по ней можно с помощью мыши или клавиш управления курсором. Для выхода используется клавиша Esc.

2. Работа с документами

2.1 Работа с документами

Текстовый процессор Word позволяет работать одновременно с несколькими документами, каждый из которых открывается в своем окне. Эти окна не выходят за пределы общего окна программы, но могут перекрывать друг друга.

Если окно развернуто не полностью, его размеры можно изменить, захватив указателем мыши границу окна и перетащив ее нужном направлении.

Выбрать несколько рабочих документов и открыть их окна можно командой Файл => Открыть. Откроется диалоговое окно Открытие документа, из которого можно выбрать файлы. Это окно можно также открыть щелчком на кнопке Открыть стандартной панели инструментов.

Закрыть документ можно командой Файл => Закрыть или щелчком на кнопке Закрыть окно стандартной панели инструментов.

Если файл не был сохранен, то Word запросит его сохранить.

2.2 Работа в окнах документов

Файл => Создать или кнопка Создать на стандартной панели инструментов - открывается пустой документ, в который вводят текст.

Окно => Новое - открывает новое окно с тем же документом, что позволяет редактировать различные части одного документа.

Размеры окон можно уменьшать, щелкая в любом месте окна - переходят в него для работы.

Окно => Упорядочить все - позволяет увидеть все окна документа в рабочей области одновременно. (Окна друг под другом - одинакового размера).

<Ctrl + F6> (перебор окон в прямом порядке) - последовательно переключаются между окнами

<Ctrl + Shift + F6> (перебор в обратном порядке).

Меню Окно (есть список окон) - переход между окнами.

2.3 Разделение окна на несколько подокон

Окно => Разделить (окно делится на два подокна с одним документом) или выбрать мышью элемент в виде короткой серой линии - , расположенной над полосой вертикальной прокрутки. В этом месте указатель мыши изменит вид на - . Захваченный мышью элемент можно перетащить вниз, разделив экран на две части, для возврата к одному экрану, надо перетащить элемент вверх за край экрана в то место, где он был.

2.4 Выход из Word

Перед выходом сохранить все документы, в которых были изменения.

1. Файл => выход.

2. Установить курсор на кнопке вызова управляющего меню, дважды щелкнуть левой кнопкой.

3. Открыть управляющее меню и выполнить команду Закрыть.

2.5 Сохранение файла на диске.

Файл => Сохранить (открывается окно Сохранения документа) в поле Имя файла ввести имя, из списка Папка выбирается дисковод и папку для хранения.

В списке Тип файла - тип файла документа обычно .doс (если не дать имени с расширение, то по умолчанию установится расширение - .doc в папке мои документы). Выбрав пункт Параметры окна сохранения документа (Сервис => Параметры, вкладка Сохранить) устанавливают важные параметры:

1. Разрешить сохранение в фоновом режиме - позволяет продолжить работу с редактором во время сохранения документа (при сохранении в строке состояния появляется мигающий значок дискеты).

2. Автосохранение каждые (1 - 120 мин) - для создания копии документа через заданное время. При сбое файл автосохранение открывается при запуске Word. При повреждении файла он может быть восстановлен из файла автосохранения. Файл автосохранения имеет расширение .asd и хранится в папке С:\Windows\Temp или C:\TMP. Задайте 3-5 минут

быстрое автосохранение - сохраняются только внесенные изменения.

3. Разрешить быстрое сохранение. Обеспечивает сохранение документа за счет записи только внесенных изменений, после окончания работы документ следует сохранить полностью.

Полное сохранение - рядом с файлом создается и обновляется каждые 3-5 мин его копия с расширением .Wbk.

4. Внедрять шрифты True Type - позволяет сохранить шрифты в документе на случай, если при чтении документа на другом ПК таких шрифтов нет.

5. Всегда создавать резервную копию - при сохранении документа обеспечивает создание в папке, где хранится документ, его копии с расширением .bak или .Wbk.

В окне Сохранение документа есть поле со списком всех форматов хранения документов:

Только текст - универсальный, есть во всех версиях Word.

Текст в формате RTF (Reach Text Format) - представляет форматированные тексты.

Текст DOS - можно перенести документ на ПК с ОС DOS.

Если файл ранее сохранялся - щелкнуть сохранить или Файл => Сохранить, и закрыть файл командой Файл => Закрыть или кнопка Закрыть на панели инструментов.

Файл => сохранить как Web-страницу - сохраняет документ в виде файла МТМС (Hyper Text Markup Language - язык гипертекстовой разметки), который используется в сети Интернет (при этом некоторые кнопки панели инструментов и команды меню заменяются новыми, которые используются для разработки Web-документов).

Файл => Сохранить как - сохраняет документ с другим именем (F12).

2.6 Загрузка файла с диска

Файл => Открыть или щелчок на кнопке Открыть. В диалоговом окне Открыть надо выбрать дисковод, папку, двойным щелчком или на кнопке Открыть загружается файл.

<Ctrl> или <Shift> выбирают несколько файлов (до 12 шт.).

Если файл подготовлен в другом редакторе или не известно его точное имя, то надо:

1. в окне Тип файла - указать в каком редакторе файл создан. В окне Имя файла - указать имя. В окне текст (свойство) можно вписать слова, которые есть в документе. В окне изменен - время изменения.

2. Пункт Найти окна Открытия или Файл => Найти, где можно задать имя файла или маску поиска.

Чтобы поиск происходил не в текущей папке, а во вложенных папках - нажать кнопку Отбор и в окне поставить галочку Просмотр подкаталогов. Здесь же можно задать сложные условия поиска.

В окне Открыть можно также удалять, переименовывать, вырезать и копировать через контекстное меню или клавиатурными комбинациями.

В окне есть кнопки просмотра документа в виде списка, таблицы, ознакомится со свойствами документа, бегло его просмотреть без открытия.

Окно расщепляется на два окна.

Кнопка (команды и режимы: вызывает контекстное меню, определяющее, что редактор может сделать с файлом, кроме того, как загрузить - открыть только для чтения, напечатать, посмотреть его свойства и т.д.)

2.7 Редактирование документов

Для выделения слова - надо дважды щелкнуть по слову.

Небольшой фрагмент - протащить указатель мыши по выделяемым символам. Ctrl + щелчок мыши - выделяет предложение.

Строка - указатель мыши слева от строки, один раз щелкнуть.

Фрагмент текста - выделить начало текста, нажать Shift и одновременно на конечной строке фрагмента.

Весь документ - Ctrl + A, Правка => Выделить все, Ctrl + 5.

Абзац - трижды по слову, дважды по полю слева от текстового поля.

Shift + <, Shift + > - выделение символа слева/справа от курсора.

Shift +^, Shift + v - выделение строки сверху/снизу от курсора.

Shift + Home, Shift + End - выделение текста от курсора до начала/конца ряда.

Shift + PgUp, Shift + PgDn - выделение текста от курсора до начала/конца текста

F8 - включает режим выделения (в строке состояния активизируется индикатор выделения ВДЛ) с помощью клавиш со стрелками можно выделить любой фрагмент.

ESC - снимает режим выделения.

Двойной щелчок на аббревиатуре ВДЛ в строке состояния

Ctrl + Shift + F8 - вкл режим выделения колонки (прямоугольного блока) в строке информации появится слово КОЛ. Выделяется нужный блок стрелками или мышью. Закончить выделение - нажать Esc, не отрывая кнопки мыши и держа Shift.

Выделенный фрагмент можно отбуксировать в любое место документа, но прежде чем отпускать левую кнопку, следует убедиться, что указатель занял нужную позицию.

Выделение снимается щелчком в любом месте рабочего поля

Удалить: Del, Правка - Очистить или кнопка Удалить на панели Стандартная.

Вставка в буфер: Правка - Копировать или кнопка копировать.

Перенести: Правка - Вырезать и Правка - Вставить.

Shift + F10 - вызов контекстного меню - позволяет выполнить эти операции.

Смена регистров: Формат => Регистр

Сервис => Параметры, во вкладке Правописание настраивается проверка орфографии и грамматики, разрешение и запрет выполнения проверки.

При проверке грамматики можно воспользоваться контекстным меню ошибочных слов, в котором есть команды: пропускать все, добавить, Автозамена, язык, орфография.

Сервис => Язык, выбрать язык в окне Язык выбирается язык. Автозамена в контекстном меню для автозамены ошибок. Орфография проверяется из контекстного меню или Сервис => Правописание…или F7.

В окне Правописание можно:

1. пропустить выделенный программой проверки правописания фрагмент текста без исправления ошибки, используя кнопку Пропустить.

2. кнопка Следующее - перейти к проверке следующей части текста.

3. кнопка Изменить - сделать исправление из предложенного варианта замены.

4. можно вернуться к предыдущей ошибке и возобновить проверку правописания после исправления ошибки вручную, кнопка Возобновить.

Сервис => Язык => Тезаурус или Shift + F7 подбор синонимов к слову.

В строке состояния есть значок Состояние проверки правописания или Alt + F7, двойной щелчок на котором выводит панель проверки правописания. В контекстном меню значка можно отключить проверку орфографических и грамматических ошибок и вывести диалоговое окно Правописание, в котором кнопкой Словари можно вызвать окно Вспомогательные словари, которые можно создавать и удалять. Это - пользовательские словари, которые представляют собой текстовый файл custom.dic, корректируемый прямо в текстовом редакторе.

2.14 Форматирование символов

Гарнитура - это тип шрифта.

Кегль - это размер шрифта.

Кернинг - регулирование расстояния между символами в зависимости от особенностей используемого шрифта.

Символьное форматирование - изменение формата каждого символа.

Интерлиньяж - это расстояние между строками абзаца.

Абзац - это текст любого объема, расположенный между двумя маркерами конца абзаца, которые появляются при нажатии клавиши Enter.