Если какой-либо факт представлен одной записью (т.е. при отсутствии избыточности), то противоречий возникнуть не может. Противоречий можно также избежать, если не удалять избыточность, а контролировать ее, тогда, с точки зрения пользователя, База данных никогда не будет противоречивой. Это обеспечивается тем, что если обновление вносится в одну запись, то оно автоматически распространяется на все остальные этот процесс называется множественным обновлением, где под обновлением понимаются любые операции вставки, удаления или обновления. Общий доступ к данным дает возможность доступа к ним нескольких пользователей. Благодаря полному контролю над Базой данных можно определить правила безопасности, которые будут проверяться при попытке доступа к уязвимым данным. Для разных типов доступа (выборку, вставку, удаление и т.д.) и разных частей данных можно установить различные правила.

Необходимо также обеспечение целостности. Задачей заключается в обеспечении правильности и точности данных в базе данных. Противоречие между записями, представляющим один «факт» является примером недостатком целостности, эта проблема может возникнуть, лишь при наличии избыточности в хранении даны. Но даже если избыточность отсутствует, База данных может содержать неправильную информацию. Централизованное управление Базой данных позволяет избежать подобных проблем. Для этого администратор данных определяет правила целостности, которые применяются при любой попытке проделать какую - либо операцию обновления.

1.4.6 Техническое обеспечение

Техническое обеспечение - комплекс технических средств (технические средства сбора, регистрации, передачи, обработки, отображения, размножения информации, оргтехники и другие), предназначенные для работы информационной системы. Структурными элементами технического обеспечения, наряду с техническими средствами являются также методические и руководящие материалы, техническая документация и обслуживание эти технические средства персонала.

Комплекс технических средств составляют:

1. Компьютеры любых моделей (на рабочем месте, установлен персональный компьютер Intel (R) Celeron CPU 2.26 GHz, 512Мб - ОЗУ, операционная системы - Windows 2000);

2. Устройство вывода информации (Монитор Samsung Sing Master 763 17 дюймовый)

3. Лазерный принтер НР3050

4. Устройство считывания штрихкода cipher N1181

Локальная вычислительная сеть внутри магазина реализована согласно топологии Ethernet.

Вывод по общей части. В данном разделе был рассмотрен объект информатизации, а именно ОАО «Центрпродсервис» (сеть магазинов «Ближний»). Были рассмотрены теоретические основы бухгалтерского учета, принцип заполнения различного рода документов, отчетов. Рассмотрены теоретические основы создания автоматизированных информационных систем. Был произведен обзор и анализ известных разработок наиболее актуальных для работы в сегодняшнее время. Этими разработками являются: система учета товарооборота «1С:Предприятие», система автоматизации торгового процесса «Галактика», система автоматизации торгового процесса «Парус»,система автоматизации торгового процесса «Турбо - Бухгалтер».



2. Специальная часть. Развитие типовой конфигурации 1С:Предприятие применительно к условиям торгово-розничного предприятия ОАО «Центрпродсервис»

2.1 Описание объекта информатизации

Объект информатизации: магазин «Ближний»

Название предприятия: ОАО «Центрпродсервис»

Торговля - это форма товарного обращения, осуществляемого посредством денег. На потребительском рынке торговля выступает как специфическая общественно полезная деятельность, она заключается в организации и осуществлении эквивалентно-возмездного обмена денег на товар. Вид торговли реализованный на ОАО «Центрпродсервис» - розница, т.е. реализация товара конечному потребителю. Данное предприятие является конкурентоспособным и обладает рядом преимуществ перед другими фирмами города, расположенными в одной торговой нише.

В магазинах Ближний поддерживается достаточно высокий уровень обслуживания покупателей, ассортимент товаров постоянно расширяется и пополняется новинками, постоянно действует система скидок по накопительным дисконтным картам до 10%, возможность произведения оплаты за совершенные покупки может осуществляться как за наличные денежные средства так и безналичному расчету (карты Золотая корона, Сберкарт, Виза). Во время праздников проводятся акции с праздничными скидками для покупателей.

Основной целью деятельности общества является удовлетворение потребностей населения в высококачественной продукции, расширение хозяйственных связей в стране, насыщение потребительского рынка необходимыми товарами. ОАО «Центрпродсервис» осуществляет следующие виды деятельности:

- формирование товарооборота, способствующего увеличению прибыли;

- изучение и прогнозирование спроса населения на непродовольственные группы товаров;

- организация рекламы, направленной на конкурентоспособность товара;

- организация продажи товаров по образцам, по заявкам граждан и организаций;

- создание удобной сферы обслуживания клиентов.

Ассортиментный состав проданных товаров по группам или отдельным товарным наименованиям характеризует структуру розничного товарооборота и служит его качественной характеристикой.

ОАО «Центрпродсервис» осуществляет продажу непродовольственных товаров по следующим группам:

- банные принадлежности;

- игрушки;

- канцелярские товары;

- мыло;

- одежда и белье;

- парфюмерно-косметические товары;

- подарки;

- посуда;

- синтетические моющие средства;

- товары бытовой химии;

- хозяйственные товары;

- чулочно-носочные изделия;

- электротовары;

Торговая сеть «Ближний», занимающаяся реализацией непродовольственных товаров включает 5 магазинов, базу, гараж и ремонтно-строительную группу. Численность сотрудников на 1 января 2009 года составила 90 человек.

Производственные мощности:

1. Административное здание по адресу: ул. Орджоникидзе, 7а;

2. Торговая площадь магазинов Ближний: 150 кв. м по адресу: ул. Дружбы 21;

300 кв. м по адресу: ул. Металлургов, 9, 65 кв. м по адресу: ул. Металлургов, 4,

50 кв. м по адресу: ул. Тореза, 24, 20 кв. м по адресу: ул. Циолковского, 33.

3. Складские помещения при торговых залах.

На российском рынке распространителей непродовольственных товаров присутствует очень много, что заставляет вести очень жесткую конкуренцию.

Предприятие ОАО «Центрпродсервис» за три года функционирования в городе Новокузнецке завоевало доверие покупателей высоким качеством предлагаемой продукции, внимательным обслуживанием покупателей и приемлемыми ценами для различных слоев населения.

Основными поставщиками являются: ООО «Цимус-Новокузнецк», ЛТД ООО «Паритет», ЧП Бедарева, ЗАО «Парфюм-Новосибирск», ООО «Новикова», ООО «Мегатрейд», ООО «Компания Данко», ООО «Санг-Кузбасс», ООО «АСК-Детям», ООО «Мак-Дак Сибирь», ООО ТД Ева, ЗАО ТПК Велком, ООО Рушер-Н, ООО Кия1, и др.

Взаимоотношения с поставщиками складываются на основании договоров, которые заключаются товароведами в коммерческом отделе торга. В договорах обговариваются все нюансы поставок: дни поставки, возврат брака, просроченного товара, формы и срок оплаты и т.д.

2.2 Характеристика проблемы

Менеджер по закупкам формирует заявки на различные группы товара, в зависимости от графика работы поставщиков. Получив подтверждение, о поставке продукции, центральный офис переводит денежные средства на счет поставщика, далее в течение нескольких дней осуществляется поставка товара. Менеджер, анализируя товародвижение каждой позиции на складе, делает на нее заказ. Заказываемое количество зависит от некоторых объективных факторов: остатков на складе, срока доставки, сезона и т.д. Также имеется зависимость и от необъективных факторов: большой объем работы и загруженность, и в связи с этим возникновение ошибок, текущее настроение и самочувствие менеджера. При этом менеджер опирается в основном на интуицию.

Обычно в однородной группе товаров насчитывается около 300 позиций товара, т.е. всего насчитывается около семи тысяч наименований товара. Таким образом, менеджер должен держать в памяти информацию по каждой позиции товара.

В настоящее время на предприятии произведена автоматизация процесса торговли, установлен пакет программ «1С:Предприятие», налажена оперативная связь с поставщиком. Однако существующий пакет «1С» типовой конфигурации не всегда позволяет осмысленно, т.е. опираясь на существующие данные, принимать решения о следующем шаге в бизнесе. Типовая конфигурация «Торговля и Склад» предоставляет возможность планирования закупок на основании спроса. Структура отчета «Планирование закупок» приведена на рисунке 13.

Интерфейс стандартного отчета «Планирование закупок» приведен на рисунке 14. Данный отчет предназначен для анализа продаж ТМЦ за определенный период.

С помощью параметров настройки отчета можно произвести различный отбор и группировку параметров отчета. В отчет можно отобрать информацию по конкретным ТМЦ, группам ТМЦ, а также по произвольному списку ТМЦ, групп ТМЦ и их свойств (множественный фильтр).



Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 13 - Типовая структура отчета «Планирование закупок»

Рисунок 14 - Интерфейс отчета «Планирование закупок»

Результат работы отчета «Планирование закупок» приведен в соответствии с таблицей 1.



Таблица 1

Результат работы стандартного отчета «Планирование закупок»

Код	ТМЦ	Ед	Остаток на 01.11.11	Поступ-ление всего	Продано всего	Факт. дней продаж	Остаток на 06.11.11
906431	Белизна Белоконь 900г п/б	шт.	46,000	60,000	37,000	4	69,000
906688	Жидкость Мр Пропер апельсин д/уборки дома 500мл п/б	шт.	8,000	0,000	2,000	1	6,000
117700	Жидкость Мр Пропер лимон д/уборки дома 500мл п/б	шт.	0,000	5,000	0,000	0	5,000
117701	Жидкость Мр Пропер океан д/уборки дома 500мл т/у	шт.	0,000	6,000	0,000	0	6,000
117702	Жидкость Мр Пропер океан д/уборки дома 750мл п/б	шт.	4,000	0,000	4,000	2	0,000

Информация в отчете:

Продано -- количество ТМЦ, отгруженного за период анализа продаж.

Остаток на <дату начала анализа> -- остаток ТМЦ на начало периода.

Остаток рассчитывается в соответствии с заданным в настройках алгоритмом расчета.

Фактически дней продажи -- число рабочих дней за период анализа продаж, в течение, которых ТМЦ продавался (либо имелся в наличии).

Менеджер для принятия решения использует данные об остатках на складе, объемах продаж за определенный период, информацию выбранную с разных ответов. Типовая конфигурация не дает возможности эффективного планирования с учетом многих факторов в одном месте.

В случае, если менеджер пользуется стандартным средством «Планирование закупок», то результаты получаются сильно грубыми, менеджеру приходиться корректировать заказ, нет рекомендации по необходимому количеству закупки, не учитывается скорость продажи товаров.

Типовая конфигурация не дает возможности градации по какому-либо признаку, поэтому менеджеру требуется просматривать и анализировать каждую позицию в отдельности. Таким образом, видно, что для формирования заказа на поставку товаров, менеджер затрачивает большой объем времени, при этом уделяется равное внимание всем позициям, не учитывая насколько этот товар прибыльный.

Также для менеджера по закупкам важна информация о товарах, которые плохо реализуются или не продаются совсем. Эту информацию можно выбирать вручную с различных отчетов, но это длительный процесс, занимающий много времени и требующий большой внимательности. Инвентаризация в программе означает формирование соответствующих корректирующих проводок с остатками товаров для выведения их на количество, посчитанного во время учета. После проведения учета все ведомости снятия остатков (документы "Инвентаризации") находятся в общем журнале документов и не должны быть проведенные, рисунок 15. Общий вид документа «Инвентаризация» приведен на рисунке 16.

Рисунок 15 - Журнал документов «Инвентаризация»

Для сверки результатов по инвентаризации с ревизорами необходимо распечатывать как сводные по комиссиям, так и отдельные листы. В программе предусмотрена печать сводной по комиссии, сводной по комиссиям. А печать отдельно листов инвентаризационных ведомостей производится обычно путем включения режима отметки и ручного выделения листов, которые необходимо распечатать по каждой из комиссий.

Если учесть, что учет обычно проводится десятью комиссиями примерно по 20 листов в каждой, то печать ведомостей для сверки занимает большой промежуток времени.

Рисунок 16 - Внешний вид документа «Инвентаризация»

Грамотное использование документов и печатных форм программы по инвентаризации позволяют быстро и точно произвести инвентаризацию и все вытекающие из ее результатов складские операции.

2.3 Постановка задач

2.3.1 Постановка задачи построения базы данных

Дано:

1. Потоки данных, характеризующие документы;

2. Система управления базами данных: MS SQL Server;

3. Методика построения реляционной базы данных;

4. Ограничение: предусмотреть хранение шаблонов типовых документов в базе данных;

5. Критерий: среднее время ф_ср, затрачиваемое на поиск и выдачу информации на один запрос:

ф_ср = ф_пср + ф_вср,

где ф_пср - среднее время, затрачиваемое на поиск информации,

ф_вср - среднее время, затрачиваемое на выдачу информации.

Требуется: построить базу данных, которая удовлетворяет ограничению и минимизирует критерий.

2.3.2 Постановка задачи модернизации информационной системы

Дано:

1. Система прототип торгово-складской комплекс (1С:Торговля Склад 7.7 версия 1.4);

2. Язык программирования 1С;

3. Стандартный отчет «Планирование закупок»;

Критерий:

Среднее время (Q) поиска учетной информации и формирование выходных документов, определяется по формуле (1):

(1)

где N - количество документов,

ф - время, затрачиваемое на формирование i-го документа,

i- порядковый номер документа;

Требуется:

1. Усовершенствовать структуру информационной системы торгово-розничного предприятия:

- доработать стандартный отчет «Планирование закупок»,

- создать дополнительный внешний отчет «Нулевая реализация»,

- создать дополнительную внешнюю обработку «Пакетная печать инвен-таризаций»;

2. Интегрировать разработанные алгоритмы в действующую конфигурацию информационной системы.

2.4 Проектирование базы данных

Для полноценного функционирования информационной системы обязательным условием является наличие базы данных, которая будет хранить всю необходимую информацию. База данных должна удовлетворять всем необходимым требованиям предъявляемым системой. Основная задача базы данных состоит в обеспечении целостности хранения всей информации в требуемом виде и с требуемой надежностью.

2.4.1 Разработка модели базы данных

В данной информационной системе база данных предназначена для учета и управления документооборотом, а также для удобного и доступного хранения документов предприятия. База данных должна обеспечивать:

- учет и хранение всех необходимых документов;

- хранение данных о сотрудниках организации;

- отслеживание статусов документов в режиме реального времени;

- предоставление доступа к информации соответствующим лицам;

- формирование данных по документам и их исполнителях.

Для проектирования модели базы данных необходимо четко определить, исходя из описания предметной области, какую именно информацию она должна хранить. Все данные хранятся в виде взаимосвязанных между собой сущностей. Каждая сущность является множеством подобных индивидуальных объектов, называемых экземплярами. Каждый экземпляр индивидуален и должен отличаться от всех остальных экземпляров. Атрибут выражает определенное свойство объекта. С точки зрения базы данных (физическая модель) сущности соответствует таблица, экземпляру сущности - строка в таблице, а атрибуту - колонка таблицы [11].

Построение модели данных предполагает определение сущностей и атрибутов, то есть необходимо определить, какая информация будет храниться в конкретной сущности или атрибуте. Сущность можно определить как объект, событие или концепцию, информация о которых должна сохраняться. Сущности должны иметь наименование с четким смысловым значением, именоваться существительным в единственном числе, не носить "технических" наименований и быть достаточно важными для того, чтобы их моделировать.

В первую очередь база данных должна хранить информацию о потоках документов (входящие, внутренние и исходящие документы), а именно:

- тип документа;

- статус документа;

- дату регистрации;

- сроки исполнения;

- подписчиком и исполнителей;

- ссылки на сами документы.

Так как все действия и операции над документам выполняют сотрудники техникума необходимо учитывать их персональные данные, такие как:

- фамилия, имя, отчество;

- адрес электронной почты;

- авторизационные данные для работы с системой;

- подразделение, в котором работает сотрудник.

2.4.2 Инфологическое моделирование

Проектируемая база данных состоит из следующих сущностей:

1. Сущность «Сотрудники» содержит информацию о сотрудниках организации. Перечень полей, их атрибуты и ограничения сущности «Сотрудники» представлен в таблице 1.

Таблица 1

Сущность «Сотрудники»

Атрибут	Тип данных (длина)	Ограничение
IDСотрудника	Числовой (счётчик)	Not null
ФИО	Строковый (30)
e-mail	Строковый (20)
Логин	Строковый (20)
Пароль	Строковый (8)
IDКабинета	Числовой	>0
IDДолжности	Числовой	>0
IDГруппы	Числовой	>0

2. Сущность «Подразделения» является справочником подразделений техникума, содержит в себе наименования подразделений. Перечень полей, их атрибуты и ограничения сущности «Подразделения» представлен в таблице 2.

Таблица 2

Сущность «Подразделения»

Атрибут	Тип данных (длина)	Ограничение
IDПодразделения	Числовой (счётчик)	Not null
Подразделение	Строковый (30)

3. Сущность «Кабинеты» является справочником кабинетов, где располагаются сотрудники определенных подразделений. Перечень полей, их атрибуты и ограничения сущности «Кабинеты» представлен в таблице 3.

информационный организационный технологический алгоритмический



Таблица 3

Сущность «Кабинеты»

Атрибут	Тип данных (длина)	Ограничение
IDКабинета	Числовой (счётчик)	Not null
НомерКабинета	Числовой
Телефон	Строковый (10)
IDПодразделения	Числовой	>0

4. Сущность «Должности» является справочником должностей сотрудников техникума. Перечень полей, их атрибуты и ограничения сущности «Должности» представлен в таблице 4.

Таблица 4

Сущность «Должности»

Атрибут	Тип данных (длина)	Ограничение
IDДолжности	Числовой (счётчик)	Not null
Должность	Строковый (20)

5. Сущность «Группы» содержит список групп доступа к документам, которые определяют права пользователей в системе. Перечень полей, их атрибуты и ограничения сущности «Группы» представлен в таблице 5.

Таблица 5

Сущность «Группы»

Атрибут	Тип данных (длина)	Ограничение
IDГруппы	Числовой (счётчик)	Not null
Группа	Строковый (20)

6. Сущность «Статус документа» является справочником статусов обрабатываемых документов. Перечень полей, их атрибуты и ограничения сущности «Статус документа» представлен в таблице 6.



Таблица 6

Сущность «Статус документа»

Атрибут	Тип данных (длина)	Ограничение
IDСтатуса	Числовой (счётчик)	Not null
Статус	Строковый (15)

7. Сущность «Типы документов» является справочником типов обрабатываемых документов. Перечень полей, их атрибуты и ограничения сущности «Типы документов» представлен в таблице 7.

Таблица 7

Сущность «Типы документов»

Атрибут	Тип данных (длина)	Ограничение
IDТипа	Числовой (счётчик)	Not null
ТипДокумента	Строковый (20)

8. Сущность «Класс документа» является справочником классов обрабатываемых документов. Перечень полей, их атрибуты и ограничения сущности «Класс документа» представлен в таблице 8.

Таблица 8

Сущность «Класс документа»

Атрибут	Тип данных (длина)	Ограничение
IDКласса	Числовой (счётчик)	Not null
КлассДокумента	Строковый (15)

9. Сущность «Подписчики» содержит идентификаторы сотрудников являющихся подписчиками каких-либо документов и служит для согласования таблиц. Перечень полей, их атрибуты и ограничения сущности «Подписчики» представлен в таблице 9.



Таблица 9

Сущность «Подписчики»

Атрибут	Тип данных (длина)	Ограничение
IDПодписчика	Числовой (счётчик)	Not null
IDСотрудника	Числовой	>0

10. Сущность «Исполнители» содержит идентификаторы сотрудников являющихся исполнителями каких-либо документов и служит для согласования таблиц. Перечень полей, их атрибуты и ограничения сущности «Исполнители» представлен в таблице 10.

Таблица 10

Сущность «Исполнители»

Атрибут	Тип данных (длина)	Ограничение
IDИсполнителя	Числовой (счётчик)	Not null
IDСотрудника	Числовой	>0

11. Сущность «Отправители» является справочником отправителей документов для таблицы «Входящие документы». Перечень полей, их атрибуты и ограничения сущности «Отправители» представлен в таблице 11.

Таблица 11

Сущность «Отправители»

Атрибут	Тип данных (длина)	Ограничение
IDОтправителя	Числовой (счётчик)	Not null
Отправитель	Строковый (50)

12. Сущность «Получатели» является справочником получателей исходящих документов. Перечень полей, их атрибуты и ограничения сущности «Получатели» представлен в таблице 12.



Таблица 12

Сущность «Получатели»

Атрибут	Тип данных (длина)	Ограничение
IDПолучателя	Числовой (счётчик)	Not null
Получатели	Строковый (50)

Инфологическое проектирование представляет собой процесс построения семантической модели предметной области. Результатом данного процесса является построенная логическая модель базы данных, определение всех сущностей и их атрибутов.

Логическая модель базы данных представлена на рисунке 17.

Рисунок 17 - Логическая модель базы данных



2.5 Усовершенствование структуры информационной системы торгово-розничного предприятия

Методы, используемые на предприятии для планирования закупок не совершенны. Менеджер не имеет реальной информации о спросе на будущий период, и лишь может предполагать, полагаясь на свой опыт, интуицию и данные, о прошлых продажах, на которых было акцентировано его и продавцов внимание. При использовании стандартного отчета «Планирование закупок» менеджер может получить информацию об остатках на складе, количестве проданного товара. Для более точного планирования закупок предлагается усовершенствовать стандартную структуру отчета «Планирование закупок» торгово-розничного предприятия, путем добавления таких блоков как: период закупок, остаток к началу периода закупок, показ только необходимых закупок. Усовершенствованная структура отчета «Планирование закупок» приведена на рисунке 18.

Планирование закупок с использованием дополнительных фильтров отбора позволит более детально относиться к товарам, имеющим наибольшую оборачиваемость, уменьшить время, затрачиваемое менеджером на анализ всей номенклатуры в несколько раз и увеличить оборачиваемость средств. Также система будет предлагать менеджеру рекомендованное количество товара для закупки, основываясь на информации о продажах за анализируемый период, скорости движения товара.

Для быстрого выбора менеджером товаров с низким потребительским спросом предлагается создать дополнительный отчет «Нулевая реализация». В качестве исходной информации отчет «Нулевая реализация» будет брать отчет ККМ о продажах с учетом выбранного критерия. Содержит возможность выбора различных групп товаров, построения отчета по разным поставщикам.

Создание обработки «Пакетная печать инвентаризаций» позволит быстро и точно проводить инвентаризацию и подготавливать отчетную документацию ревизорам. В качестве исходной информации обработка будет использовать: номер инвентаризационной комиссии, номер листа для печати и дату проведения инвентаризации.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 18 - Усовершенствованная структура отчета «Планирование закупок»

2.6 Алгоритмы для решения поставленной задачи

Для начала работы необходимо настроить общие фильтры и нажать кнопку «Сформировать». В процессе анализа и формирования составляется протокол работы программы по времени. Результаты работы алгоритмов представлены в виде табличных форм необходимым менеджеру для работы. Блок-схема алгоритма формирования отчета «Нулевая реализация» приведена на рисунке 19.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 19 - Блок - схема алгоритма формирования отчета «Товары с нулевым движением»

Для начала работы с отчетом «Нулевая реализация» менеджеру необходимо настроить фильтры и задать период анализа. После нажатия кнопки «Сформировать» запускается подпрограмма отчета «Товары с нулевыми продажами».

В ходе работы алгоритма производится сортировка карточек товара по признаку «не помеченные на удаление», товары, имеющие такой признак, в работе отчета не учитываются. Запускается цикл по элементам запроса. Отбор товаров производится по принципу наличия товародвижения за выбранный период. Если на выбранном отрезке времени не было продаж, то такой товар в отчет включается.

Результаты работы алгоритма представляется в виде таблицы, готовой к печати.

Блок-схема алгоритма формирования отчета «Планирование закупок» приведена на рисунке 20. Листинг программной реализации отчета «Планирование закупок» приведен в Приложении А.

Для начала работы с отчетом «Планирование закупок» менеджеру необходимо настроить фильтры и задать условия анализа. После нажатия кнопки «Сформировать» запускается подпрограмма отчета «Планирование закупок».

В ходе работы алгоритма проверяется корректность заданных дат, условия необходимости прогнозирования спроса на выбранный период закупок, производится сортировка элементов справочника. Запускается цикл, в котором считается общее количество продаж за период анализа по элементам. Для просмотра данных о единицах обслуживаемого оборудования необходимо правильно структурировать эту информацию и отображать ее в легко воспринимаемом виде. На основании полученных сумм рассчитывается рекомендуемое количество единиц каждого товара для закупки с учетом количества рабочих дней продаж и средней скорости продаж. По завершению выполнения циклов подпрограмма формирует таблицу, которая уже содержит рекомендацию по количеству единиц товара подлежащего заявке поставщику. Результаты выводятся в виде таблицы, которую можно распечатать. Для начала работы с обработкой «Пакетная печать инвентаризаций» менеджеру необходимо настроить фильтры и выбрать порядковый номер комиссии. После нажатия кнопки «Сформировать» запускается подпрограмма отчета «Пакетная печать инвентаризаций».

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 20 - Блок-схема алгоритма формирования отчета «Планирование закупок»

Блок-схема алгоритма формирования обработки «Пакетная печать инвентаризаций» приведена на рисунке 21.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 21 - Блок-схема алгоритма формирования обработки «Пакетная печать инвентаризаций»

В ходе работы алгоритма проверяется корректность заданных дат, совпадает ли она с датой указанной в инвентаризационных документах, производится сортировка документов справочника. Запускается процедура отбора документов согласно выбранным условиям.

По завершению выполнения процедуры обработка формирует печатную форму всех инвентаризационных ведомостей по указанной комиссии, которая уже готова к распечатке.

Листинг программной реализации отчета «Нулевая реализация» приведен в Приложении Б. Листинг программной реализации отчета «Пакетная печать инвентаризаций» приведен в Приложении В.

2.7 Описание программной реализации алгоритмов

2.7.1 Встроенный язык системы «1С:Предприятие»

Встроенный язык системы 1С:Предприятие предназначен для описания (на стадии разработки конфигурации) алгоритмов функционирования прикладной задачи.

Встроенный язык (далее - язык) представляет собой предметно-ориентированный язык программирования, специально разработанный с учетом возможности его применения не только профессиональными программистами. В частности, все операторы языка имеют как русское, так и англоязычное написание, которые можно использовать одновременно в одном исходном тексте. Типизация переменных в языке не жесткая, т. е. тип переменной определяется ее значением. Переменные не обязательно объявлять в явном виде. Неявным определением переменной является ее первое упоминание в левой части оператора присваивания. Возможно также явное объявление переменных при помощи соответствующего оператора. Допускается применение массивов.

Встроенный программный код. Необходимость наличия встроенного языка определена концепцией настраиваемости системы. Синтаксис встроенного языка вполне отвечает стандартам высокоуровневых языков.

Язык является предметно-ориентированным. Он поддерживает специализированные типы данных предметной области, определяемых конфигураций системы. Работа с этими типами данных в языке организованна с использованием объектной технике. В частности, его отличает мягкая типизация данных и жесткий контроль синтаксических конструкций, уменьшающих вероятность ошибок. Так как система сочетает в себе визуальные и языковые средства конфигурации, использование встроенного языка в системе имеет событийно-зависимую ориентацию, то есть модули используются в конкретных местах для обработки отдельных алгоритмов, настраиваемых в процессе конфигурации. Создание внешнего отчета (обработки).

Для создания внешнего отчета (обработки) необходимо выбрать пункт "Новый" в меню "Файл" главного меню “Конфигуратора” и в выданном на экран запросе выбрать строку "Внешний отчет (обработка)".

На экран будет вызван редактор форм для разработки внешнего отчета (обработки).

Для сохранения внешнего отчета необходимо использовать пункт "Сохранить" или "Сохранить как..." из меню "Файл" главного меню Конфигуратора. В стандартном диалоге сохранения файла выбрать тип файла "Внешний отчет (обработка) (*.ert)" и введите имя для сохраняемого внешнего отчета.

Создать внешний отчет можно также из существующего объекта метаданных типа "Отчет". Для этого необходимо открыть для редактирования форму отчета и в меню "Файл" главного меню Конфигуратора выбрать пункт "Сохранить как...". В стандартном диалоге сохранения файла следует выбрать тип файла "Внешние отчеты (*.ert)" и указать имя для сохраняемого внешнего отчета (обработки).

По умолчанию внешний отчет (обработка) предлагается сохранить в подкаталоге ExtForms, который автоматически создается в каталоге с информационной базой. Однако это не обязательно - внешний отчет можно сохранить в любом каталоге. Но с точки зрения использования отчетов при работе системы 1С:Предприятис размещение отчета будет играть решающую роль.

Редактирование внешнего отчета (обработки)

Редактирование внешнего отчета (обработки) выполняется в Конфигураторе.

Чтобы открыть существующий внешний отчет, в меню "Файл" главного меню Конфигуратора выберите пункт "Открыть". В выданном на экран стандартном диалоге выберите тип файла "Внешний отчет (обработка) (*.ert)" и укажите имя открываемого внешнего отчета.

При открытии внешнего отчета в Конфигураторе автоматически открывается редактор форм.

При редактировании модуля внешнего отчета в меню "Действия" главного меню доступен пункт "Открыть в отладчике". При выборе этого пункта меню будет вызван Отладчик, в список модулей Отладчика будет добавлен редактируемый внешний отчет и будет автоматически открыто окно модуля внешнего отчета.

Добавление внешнего отчета в структуру метаданных. Существующий внешний отчет (обработка) может быть вставлен в структуру метаданных как новый объект метаданных типа "Отчет" или "Обработка". Для этого необходимо в структуре метаданных выделить наименование любого объекта метаданных типа "Отчет" или "Обработка" и использовать пункт "Вставить внешний отчет" контекстного меню объекта метаданных. В выданном на экран стандартном диалоге открытия файла необходимо выбрать тип файла "Внешний отчет (обработка) (*.ert)" и указать имя файла внешнего отчета, который требуется вставить в структуру метаданных. В результате этих действий в дереве метаданных появится новый отчет (или обработка). Новому объекту метаданных будет присвоен условных идентификатор, состоящий из слова "Новый" и числа - порядкового номера нового объекта метаданных.

Редактирование формы объекта метаданных. Для редактирования компонентов, образующих визуальную форму объекта метаданных, используются три специальных редактора.

Редактор диалогов позволяет создать экранное представление элемента данных в виде стандартного Windows-диалога. В диалоге конкретный элемент данных можно просматривать и редактировать.

Табличный редактор служит для разработки описания печатной формы элемента данных. Это описание используется при формировании окончательного печатного представления элемента данных.

Редактор текстов используется для создания алгоритма на встроенном языке системы 1С:Предприятие, который связывает экранное и печатное представление элемента данных. Основу концепции системы 1С:Предприятие составляет понятие метаданные. Однако прежде чем дать расшифровку этого понятия, введем понятие объекта метаданных. Под объектом метаданных в системе 1С:Прсдприятие понимается формальное описание группы понятий предметной области со сходными характеристиками и одинаковым предназначением. Каждый объект метаданных обладает уникальным набором свойств. Этот набор описан на уровне системы и не может быть изменен в процессе настройки конфигурации задачи. Набор свойств объекта метаданных определяется, в основном, его назначением в системе 1С:Предприятие. Главным свойством любого объекта метаданных является идентификатор - краткое наименование объекта метаданных.

2.7.2 Описание интерфейса отчета «Планирование закупок»

Расположение отчета «Планирование закупок» в графическом интерфейсе программы приведено на рисунке 22. Данный отчет предназначен для анализа продаж ТМЦ и планирования необходимого объема закупок на определенный период.

Необходимый объем закупок рассчитывается с учетом минимального остатка, остатка ТМЦ на начало периода продаж и средней скорости продаж.

На рисунке 23 изображен интерфейс усовершенствованного отчета «Планирование закупок» реализованного в 1С: Предприятие.

Рисунок 22 - Расположение отчета «Планирование закупок»

Рисунок 23 - Интерфейс отчета «Планирование закупок»

Данная форма была разработана специализировано для менеджера по закупке товара. Форма выполнена в виде внешней обработки для 1С: Предприятие. Это позволяет быстро ее настраивать и компилировать код, без выхода из программы. Была выбрана среда 1С поскольку на предприятии уже произведена автоматизация торговли на базе 1С:, структура документооборота построена, БД постоянно пополняется и важно, чтобы заказ поставщику был сформирован именно в этой среде.



2.7.3 Общие фильтры для работы обработки «Планирование закупок»

Период анализа продаж - это период, за который производится анализ деятельности. Это тот период, на основании продаж за который рассчитывается средняя скорость продаж ТМЦ за день. На основании этой скорости продаж вычисляется предполагаемый объем продаж ТМЦ на период планирования закупок. По предполагаемому объему продаж и начальному складскому остатку рассчитывается количество ТМЦ, которое следует купить, чтобы к концу периода планирования закупок на складе осталось оптимальное количество ТМЦ, равное минимальному остатку.

Правильный выбор границ периода анализа продаж позволяет достигать наиболее точной оценки предполагаемого объема продаж. Так, для ТМЦ, уровень продаж, которых не подвержен сезонным колебаниям и в среднем в течение всего времени остается на одном и том же уровне, следует выбрать максимально большой период анализа, например, за один год.

Помимо расчета необходимого объема закупок отчет «Планирование закупок» позволяет также выявить факт потери прибыли торговой компанией, вызванный отсутствием на складе пользующегося спросом ТМЦ. В отчете формируются данные о реальном количестве дней продажи ТМЦ, то есть дней, когда ТМЦ присутствовал на складе, и об общем количестве рабочих дней в периоде анализа продаж. Проанализировав эти две величины можно сделать выводы о величине потерь из-за отсутствия ТМЦ.

С помощью параметров настройки отчета можно произвести различный отбор и группировку параметров отчета. В отчет можно отобрать информацию по конкретным ТМЦ, группам ТМЦ, а также по произвольному списку ТМЦ, групп ТМЦ и их свойств (множественный фильтр).

Период закупок - это период, на который будет планироваться необходимый объем закупок.

Поле ТМЦ - позволяет выбрать необходимую группу товаров для анализа продаж, отдельный товар, если необходимо провести анализ по всей номенклатуре, то поле оставляют пустым.

Поставщик - данный фильтр позволяет выбрать при необходимости поставщика по товарам которого будет производиться анализ.

Минимальный остаток задается для каждого ТМЦ в его форме. В данном отчете можно также получить полную информацию о скорости продаж ТМЦ (т.е. о среднем объеме продаж ТМЦ за день) в те дни, когда ТМЦ имелся в наличии, и о числе таких дней. Можно выбрать один из двух вариантов расчета остатка ТМЦ на начало интервала планирования закупок:1) Взять из итогов -- будет получено фактическое значение остатка (наличия товара) из итогов на дату начала периода закупок; 2) Равен минимальному остатку -- предполагается, что к началу закупок на складах останется заданный в справочнике номенклатуры минимальный остаток ТМЦ. Количество дней, в течение которых продавался ТМЦ, рассчитывается с учетом числа рабочих дней в неделе у фирмы. Число рабочих дней в неделе настраивается в окне настроек отчета - «рабочая неделя».

Для того, чтобы показать только те ТМЦ, для которых необходимый объем закупок больше нуля, в настройках отчета требуется установить переключатель «Показать только необходимые закупки». После настройки всех необходимых фильтров для работы следует нажать кнопку «Сформировать», и на экран выведется отчет о планировании закупки. Внешний вид отчета в табличной форме приведен на рисунке 24.

Информация в отчете:

1) продано -- количество ТМЦ, отгруженного за период анализа продаж;

2) дней продажи -- число рабочих дней за период анализа продаж, в течение, которых ТМЦ продавался (либо имелся в наличии);

3) средняя продажа за 1 день -- скорость продажи за день, получаемая как отношение общего объема отгрузки за период анализа продаж к числу дней продажи;

4) остаток на <дату начала закупок> -- остаток ТМЦ на начало периода планирования закупок;

Остаток рассчитывается в соответствии с заданным в настройках алгоритмом расчета.

5) необходимый объем закупки -- рассчитанное количество ТМЦ, которое следует приобрести для того, чтобы ТМЦ можно было продавать в течение периода планирования закупок, заданного в настройках отчета;

Рисунок 24 - Результаты работы отчета «Планирование закупок»

Предполагается, что в течение этого периода ТМЦ будет продаваться по рабочим дням со скоростью, равной средней скорости продажи за период анализа продаж и на момент начала продаж имеется остаток, указанный в предыдущей графе.

6) планируемый объем продаж -- количество ТМЦ, которое планируется продать в указанном периоде;

Рассчитывается исходя из средней скорости продаж за 1 день и количестве рабочих дней в периоде планирования закупок. Менеджер , используя данные об остатках, информацию о динамике изменения продаж и планируемом объеме продаж может сформировать заказ поставщику, который наилучшим образом отразит будущую ситуацию продаж. Позволяет сотрудникам хранить информацию о поступившем и проданном товаре в базе данных, составлять отчеты продаж, а также редактировать уже имеющуюся информацию. Таким образом при более внимательном отношении к товарам, учитывая прогноз спроса на будущие периоды, предприятие сможет высвободить оборотные средства, увеличить скорость их оборачиваемости и тем самым повысить прибыль предприятия.

2.7.4 Описание интерфейса отчета «Нулевая реализация»

Расположение отчета «Нулевая реализация» в графическом интерфейсе программы приведено на рисунке 25.

На рисунке 26 изображен интерфейс дополнительного отчета «Нулевая реализация» торгово - розничного предприятия реализованного в 1С: Предприятие. Данная форма была разработана специализировано для менеджера по закупке товара. Форма выполнена в виде внешней обработки для 1С: Предприятие. Это позволяет быстро ее настраивать и компилировать код, без выхода из программы.

Была выбрана среда 1С поскольку на предприятии уже произведена автоматизация торговли на базе 1С:, структура документооборота построена, БД постоянно пополняется и важно, чтобы заказ поставщику был сформирован именно в этой среде.

Данный отчет предназначен для анализа продаж ТМЦ и выявления товаров, которые не имеют товародвижения за выбранный период.

Описание общих фильтров для работы отчета «Нулевая реализация»

Период - это период, за который производится анализ продаж ТМЦ.

Отдел - позволяет выбрать необходимое подразделение общества для проведения анализа.

Рисунок 25 - Расположение отчета «Нулевая реализация»

Рисунок 26 - Интерфейс отчета «Нулевая реализация»

Товар - позволяет выбрать необходимую группу товаров для анализа продаж, отдельный товар, если необходимо провести анализ по всей номенклатуре, то поле оставляют пустым.

Поставщик - данный фильтр позволяет выбрать при необходимости поставщика по товарам которого будет производиться анализ.

После настройки всех необходимых фильтров для работы следует нажать кнопку «Сформировать», и на экран выведется отчет о товарах с нулевым движением. Внешний вид отчета в табличной форме приведен на рисунке 27.

Рисунок 27 - Результаты работы отчета «Нулевая реализация»

Описание интерфейса обработки «Пакетная печать инвентаризаций»

Расположение отчета «Пакетная печать инвентаризаций» в графическом интерфейсе программы приведено на рисунке 28.

Рисунок 28 - Расположение отчета «Пакетная печать инвентаризаций»

Данная обработка предназначена для подготовки формы и вывода на печать принтером листов инвентаризационных ведомостей, отобранных по номерам комиссий. На рисунке 29 изображен интерфейс дополнительной обработки «Пакетная печать инвентаризаций». Форма выполнена в виде внешней обработки для 1С: Предприятие. Это позволяет быстро ее настраивать и компилировать код, без выхода из программы. Была выбрана среда 1С поскольку на предприятии уже произведена автоматизация торговли на базе 1С:, структура документооборота построена, БД постоянно пополняется и важно, чтобы заказ поставщику был сформирован именно в этой среде.

Рисунок 29 - Интерфейс обработки «Пакетная печать инвентаризаций»

После настройки всех необходимых фильтров для работы следует нажать кнопку «Печать», и на экран выведется печатная форма всех выбранных инвентаризационных листов по выбранной комиссии. Внешний вид отчета в табличной форме приведен в соответствии с рисунком 30.

Рисунок 30 - Результаты работы отчета «Пакетная печать инвентаризаций»

Вывод по специальной части

В специальной части дипломного проекта была выбрана система-прототип, в качестве которой бралась действующая система. Система была описана по всем видам обеспечения, а также составлена блок-схема заполнения бланков учета товаров.

В дальнейшем была охарактеризована проблема, заключающаяся в отсутствии автоматизированной системы учета товарооборота, которая бы позволила хранить, обрабатывать и систематизировать информацию о товарах, а также осуществить быстрый доступ необходимых данным и снизить риск ошибок возникающих в ходе работы с бумажными носителями информации.

В результате анализа проблемы было выявлено, что действующая система на предприятии неэффективна. Огромные временные ресурсы тратятся на поиск необходимой информации, формирование различного рода отчетов. Избежав всего этого, могла появиться возможность перенаправить ресурсы работников в новое русло, для повышения качества и доходности предприятия. Для решения выявленной проблемы было решено в первую очередь создать новые отчеты. После постановки задачи на создание данного отчета было решено делать языком программирования 1С. Первоначально была описаны формирование отчетов до модернизации для того, чтобы выделить основные потоки информации. Затем определен состав и количество необходимых таблиц. В дальнейшем начался процесс создания интерфейса для более удобной работы. После привязки всех таблиц и настройки форм добавления, изменения и удаления данных следовала реализация алгоритмов обновления товаров имеющихся в наличии, а также создания отчета по продажам. Модернизированная структура АИС позволит: сократить время, которое тратит менеджер для работы над заказом, обеспечит оптимальное с точки зрения спроса и предложения количество товарных остатков на складах предприятия, существенно облегчит проведение инвентаризации на предприятии, путем сокращения времени, затрачиваемого на проведение и сверку с ревизорами результатов учета ТМЦ.



3 Экономическая часть

Объектом исследования дипломного проекта является торгово - розничное предприятие ОАО “Центрпродсервис” (магазин “Ближний”), занимающиеся реализацией различных групп непродовольственных товаров в городе Новокузнецке. Для того чтобы увеличить оборачиваемости денежных средств, используемых на предприятии, сократить время, задействованное на формирование и печать документов, а так же для повышения внимания к товарам плохо пользующихся спросом, предлагается модернизация автоматизированного рабочего места менеджера предприятия на базе ППП «1С».

В данной части дипломного проекта рассматриваются следующие вопросы:

- проектные затраты, включающие в себя затраты времени, заработной платы участников проекта, затраты на материалы, энергетические затраты;

- затраты на эксплуатацию информационной системы;

- расчет экономической эффективности модернизированной системы;

3.1 Расчет проектных затрат

Затраты на проектирование системы З_ПР, руб. рассчитываются по формуле (2):

З_ПР = З_ОБ + З_ПО + З_МАТ + З_ЭЭ + З_ЗП + З_ВГФ + З_НР + З_П (2)

где З_ОБ - затраты на оборудование, руб.;

З_ПО - затраты на программное обеспечение, руб.;

З_МАТ - затраты на материалы, руб.;

З_ЭЭ - затраты на электроэнергию, руб.;

З_ЗП - затраты на заработную плату разработчиков проекта, руб.;

З_ВГФ - отчисления во внебюджетные государственные фонды (ставка 34%), руб.;

З_НР - затраты на накладные расходы, руб.;

З_П - прочие затраты, руб.

В магазине “Ближний” уже имеется необходимое оборудование (кассовые аппараты, ПК, принтеры и т.д.), т. к. процесс торговли на предприятии уже автоматизирован.

Сумма затрат на материалы З_МАТ в период подготовки проекта отражена в таблице 2.

Таблица 2

Затраты на материалы, используемые в проекте

Наименование материалов	Количество	Цена руб.	Общая стоимость
Картридж HP 3050 C (черный)	1	2100	2100
Flash Drive 1Гб	1	200	200
SvetoCopy New A4 бумага (500 листов) Россия	1	150	150
Итог по материалам:	2450

Так как на используемых при проектировании персональных компьютерах уже имеется установленная операционная система и необходимый набор пакетов прикладных программ, затраты на программное обеспечение отсутствуют.

Совокупная потребляемая мощность компьютера и периферийных устройств составляет 0,65 кВт/час. Плата за 1 кВт электроэнергии для предприятий составляет 1,85 руб.

Расчет затрат на электроэнергию З_ЭЭ приведен в таблице 3 .

В состав разработчиков проекта входят:

- руководитель проекта;

- проектировщик.



Таблица 3

Затраты на электроэнергию в период разработки проекта

Наименование оборудования	Количество часов работы	Коэффициент загрузки оборудования	Мощность потребляемого оборудования	Цена (руб.)	Общая стоимость
Персональный компьютер	481	0,85	0,42	1,85	896,14
Итог по затратам на электроэнергию:	1623,48

Расчет затрат на заработную плату разработчиков проекта З_ЗП приведен в таблице 4.

Таблица 4

Затраты на заработную плату участников разработки проекта

№ п/п	Наименование этапа	Ответственный	Среднедневная заработная плата, руб.	Коэфф. загрузки, %	Длитель-ность этапа, дней	Всего, руб.
1	Получение проектного задания	Руководитель проекта	730,2	90	1	657,18
2	Согласование проектного задания	Руководитель проекта	730,2	70	2	1022,28
		Проектировщик	585,3	30	2	351,18
3	Техническое задание	Проектировщик	585,3	40	9	2107,08
4	Проектирование ИС	Руководитель проекта	1240,5	10	22	2729,10
		Проектировщик	585,3	90	22	11588,94
5	Технический проект	Руководитель проекта	730,2	30	9	1971,54
		Проектировщик	585,3	70	9	3687,39
6	Согласование тех. проекта с руководителем диплома	Руководитель проекта	730,2	75	5	2738,25
		Проектировщик	585,3	25	5	731,63
7	Ввод в действие	Проектировщик	585,3	55	12	3862,98
	Итого:				30	31447,55

В таблице 5 приведены затраты на заработную плату участников проекта и отчисления во внебюджетные государственные фонды.



Таблица 5

Затраты на заработную плату участников проекта и отчисления во внебюджетные государственные фонды

Должность исполнителя	Месячный оклад, руб.	Средне-часовая оплата	Затраченное время	Зарплата по окладу, руб.	Районный коэф-т, %	Районный коэф-т, руб.	Всего, руб.
Руководитель к.т.н.	10000	56,82	87,2	4954,704	30	1486,41	6441,12
Проектировщик	3000	17,04	602,4	10264,89	30	3079,46	13344,35
Итого				15219,59		4565,87	19785,46
Отчисления во ВГФ							6727,05
Итого по фонду заработной платы							26512,51

Отчисления во ВГФ составляют 34% от затрат на заработную плату разработчиков проекта. Отчисления ВГФ З_ВГФ, руб. рассчитываются по формуле (3):

З_ВГФ = З_ЗП * 34% (3)

где З_ЗП - затраты на заработную плату разработчиков проекта, руб.

З_ВГФ = 31447,55 * 0,34 = 10692,16

Накладные расходы З_НР составляют 5-7% от суммы затрат на заработную плату разработчикам проекта и отчислений на ВГФ, руб., рассчитываются по формуле (4):

З_НР = (З_ЗП + З_ВГФ) * 6% (4)

где З_ЗП - затраты на заработную плату разработчиков проекта, руб.;

З_ВГФ - отчисления во ВГФ, руб.

З_НР =(31447,55+ 10692,16) * 0,06 = 2528,38

Прочие затраты составляют 2-3% от суммы всех затрат на проектирование. Прочие затраты З_П, руб., рассчитываются по формуле (5):

З_П = (З_МАТ + З_ЭЭ + З_ЗП + З_ВГФ ) * 2,5% (5)

где З_МАТ - затраты на материалы, руб.;

З_ЭЭ - затраты на электроэнергию, руб.;

З_ЗП - затраты на заработную плату разработчиков проекта, руб.;

З_ВГФ - отчисления во ВГФ, руб.;

З_НР - затраты на накладные расходы, руб.

З_П = (2450+1623,48+31447,55+10692,16) * 0,025 = 1155,32

Общие затраты на проектирование системы З_ПР сведены в таблицу 6.

Таблица 6