При заполнении адресов можно воспользоваться адресным классификатором. В форме списка справочника есть возможность просмотра информации о должностях, датах рождения и телефонах сотрудников (рисунок 3.7).



Рисунок 3.7. Справочник «Сотрудники»

Справочник «Контрагенты» содержит информацию о контрагентах организации. При создании нового контрагента необходимо заполнить поля «Наименование», «Полное наименование», указать контактное лицо контрагента, а также заполнить вкладки «Контактная информация» и «Банковские реквизиты» (рисунок 3.8).

Рисунок 3.8. Справочник «Контрагенты»

Документ «Входящий» служит для регистрации в программе поступающей (входящей) корреспонденции. Номер входящего документа присваивается автоматически. У каждой организации своя нумерация.

Из справочника выбирается статус входящего документа, проставляется срок исполнения. Также можно указать номер и дату исходящего документа, ссылку на исходящий документ, просмотреть или загрузить скан исходящего документа (рисунок 3.9).

В документе реализована возможность хранения сканов документов с помощью справочника «Хранилище дополнительной информации» (Кнопка «Файлы» на панели инструментов вверху формы).

Рисунок 3.9. Карточка входящего документа

Также разработана система оповещения ответственных, которая позволяет делать рассылку сканов документов на электронную почту сотрудников и создавать задачи сотрудникам.

Если у вас в документе назначены исполнители и срок исполнения, а также описана задача, вы можете отправить оповещение и создать задачу сотруднику. Для этого необходимо поставить галки в колонках «Создать задачу» и «Отправить оповещение» и нажать кнопку «Оповестить ответственных». Если установлена галка в колонке «Создать задачу», то пользователю автоматически будет передана задача.

Если была отмечена колонка «Отправить оповещение», то ответственному придет оповещение на электронную почту вместе со сканом документа.

Документ «Исходящий документ» служит для регистрации исходящей корреспонденции в программе. Номер присваивается документу автоматически. У каждой организации своя нумерация. Из справочника выбираются адресат (контрагент), документ и исполнители. Если это новый документ, то в поле «Вид документа» нужно выбрать значение «Новый». Если документ ответный, то нужно выбрать значение «Ответный» и указать входящий документ (рисунок 3.10).

Рисунок 3.10. Карточка исходящего документа

В документе «Внутреннее движение» фиксируются все перемещения входящего документа внутри организации. В документе выбирается входящий документ, проставляется срок исполнения и исполнители по данному документу. В процессе работы отмечается состояние исполнения документа (выполнено, не выполнено) и краткое пояснение по каждому исполнителю (рисунок 3.11).

Рисунок 3.11. Внутренне движение документа

Документ «Приказы» служит для регистрации приказов по предприятию. В документе из списка сотрудников предприятия выбирается руководитель и назначается срок исполнения приказа. В документе также есть система оповещения ответственных и размещения сканов.

Рисунок 3.12. Приказ

Документ «Распоряжение» служит для регистрации распоряжений. В документе выбираются руководитель, а также заносится краткое содержание распоряжения. Документу присваиваются исполнители. Документ «Резолюция» аналогичен документу «Распоряжение» и предназначен для регистрации резолюций.

Рисунок 3.13. Распоряжение

Все отчеты формируются аналогичным образом. Для того, чтобы выбрать период нужно нажать на кнопку выбора периода в верхней части формы. Далее чтобы установить отбор, нужно нажать на кнопку «Отбор» на панели инструментов формы. В списке отбора необходимо поставить галочку в нужной колонке и выбрать значение. Чтобы сформировать отчет нужно нажать кнопку «Сформировать». Для того, чтобы открыть документ, нужно щелкнуть по номеру документа в отчете.

Функции отчетов:

Отчет «Журнал регистрации входящей документации» показывает объем документооборота по документам «Входящий документ» за период (рисунок 3.14).

Рисунок 3.14. Журнал регистрации входящих документов

Отчет «Журнал регистрации исходящей документации» показывает объем документооборота по документам «Исходящий документ» за период (рисунок 3.15).

Рисунок 3.15. Журнал регистрации исходящих документов

Отчет «Движение внутренних документов» показывает объем документооборота по документам «Внутреннее движение» за период.

Отчет «Журнал приказов» показывает объем документооборота по документам «Приказ» за период (рисунок 3.16).



Рисунок 3.15. Журнал регистрации приказов

Отчет «Журнал Распоряжений» показывает объем документооборота по документам «Распоряжение» за период (рисунок 3.16).

Рисунок 3.16. Журнал регистрации распоряжений

Отчет «Журнал служебных записок» показывает объем документооборота по документам «Служебная записка» за период.

Отчет «Объем документооборота» показывает объем документооборота по документам «Входящий документ», «Исходящий документ», «Внутреннее движение» за период (рисунок 3.17).

Рисунок 3.17. Справка об объеме документооборота

Отчет «Контроль исполнения приказов» контролирует исполнения приказов по сроку исполнения. Если срок истек, или он не был установлен в отчете, появится предупреждение (рисунок 3.18).

Рисунок 3.18. Отчет контроля приказов

Отчет «Контроль исполнения входящих документов» контролирует исполнения входящих документов по сроку исполнения. Если срок истек, или он не был установлен в отчете, появится предупреждение.

Отчет «Контроль исполнения внутреннего движения документов» контролирует исполнения внутреннего движения документов по сроку исполнения. Если срок истек, или он не был установлен в отчете, появится предупреждение.

Отчет «Контроль исполнения распоряжений» контролирует исполнения распоряжений по сроку исполнения. Если срок истек, или он не был установлен в отчете, появится предупреждение.

Рисунок 3.19. Отчет контроля распоряжений

Отчет «Контроль исполнения задач» отслеживает выполнение назначенных задач.



3. Обоснование экономической эффективности проекта

3.1 Выбор и обоснование методики расчета экономической эффективности проекта

Предметная область проекта - обработка входных и выходных документов в банке. Для этой предметной области характерны такие проблемы: ручная обработка данных, большие временные затраты, наличие ошибок. Выполнением процесса обработки документов занимается работник канцелярии. Работа сотрудника достаточно трудоемка, это сказывается и на стоимостных затратах на выполнение проекта.

Основными задачами, которые автоматизируем система, является обработка входных и выходных документов. В год работник канцелярии выполняет обработку порядка 960 входных документов и 720 выходных документов. На каждый входной документ тратится около 25 минут или 0,4 часа, на каждый выходной - в среднем 1 час. Т.е. в год на обработку входящих документов работник канцелярии тратит порядка 384 часов, а на работу с исходящими документами - до 720 часов. Предположительно информационная подсистема сократит время работы с документами на 30%.

Средний оклад работника канцелярии составляет 16320 рублей, т.е. 85 рублей в час при восьмичасовом рабочем дне, считая, что в месяце 24 рабочих дня. Таким образом, затраты на обработку входных документов составляют 32640 руб. в год, затраты на обработку исходящих документов - 61200 руб. в год.

На основе проведенного анализа сформулируем основные проблемы предметной области, проведем их качественную и количественную оценку. Полученные данные представлены в таблице 3.1.

Таблица 3.1. Проблемы, требующие решения на основе информатизации

Качественное описание	Количественное выражение (стоимостное, руб.)	Количественное выражение (трудозатраты, чел/час)
Избыточная трудоемкость обработки входящих документов	9775	115
Избыточная трудоемкость обработки исходящих документов	18360	216
Итого:	28135	331

Таким образом, можно обозначить следующие цели проекта:

- Снижение времени, затраченного на обработку входящих и исходящих документов, на 30% (для решения проблемы высокой трудоемкости задачи);

Цели и задачи проекта отражены в таблице 3.2.

Таблица 3.2. Цели и задачи проекта

Проблемы, требующие решения	Цели проекта	Задачи проекта
Высокая трудоемкость обработки входящих документов	Снижение времени, затраченного на обработку одного входящего документа, на 30%	Автоматизация процесса обработки входящих документов
Трудоемкость обработки исходящих документов	Снижение времени, затраченного на обработку одного исходящего документа, на 30%	Автоматизация процесса обработки исходящих документов

За счет автоматизации процесса обработки данных цели будут достигнуты. За счет автоматизации процесса обработки данных ожидается экономия на оплату труда работников. Ожидаемые результаты проекта в предметной области отражены в таблице 3.3.

Таблица 3.3. Результаты проекта в предметной области

Задачи проекта (функции проектной продукции)	Факторы улучшения бизнес-процессов в результате проекта	Факторы экон. выгоды, получаемые в результате проекта	Количественное выражение
Автоматизация процесса обработки входящих документов	Снижения количества ошибок	Экономия на оплату труда работников	до 9775 руб./год
	Уменьшение времени на ввод данных	Экономия трудовых затрат работников	до 115 чел.часов/год
Автоматизация процесса обработки исходящих документов	Наглядность представления данных	Экономия на оплату труда работников	до 18360 руб./год
		Экономия трудовых затрат работников	до 216 чел.часов/год

Экономическая эффективность проекта складывается из двух составляющих: косвенный и прямой эффект.

Прямой эффект характеризуется уменьшением времени обработки запроса. К косвенному эффекту также можно отнести ряд направлений роста эффективности, которые вызывает проект внедрения информационной системы:

? улучшение имиджа предприятия, в связи с использованием передовых информационных технологий;

? приток кадров, заинтересованных в работе с современными средствами труда;

? повышение интереса работников предприятия к собственному труду, в связи с внедрением современного программного обеспечения и, следовательно, рост производительности труда и улучшение организационной дисциплины в компании.

Прямой эффект характеризуется снижением трудовых и стоимостных показателей.

1. К трудовым показателям обработки входящих документов относятся:

1.1. Трудозатраты на выполнение задач по базисному варианту (Т0вх.док.).

1.2. Трудозатраты на выполнение задач по проектному варианту (Т1вх.док.).

1.3. Абсолютное снижение трудовых затрат (Твх.док.) на выполнение всех операций, час/год:

Твх.док.=Т0вх.док.-Т1вх.док. (3.1)

В дипломном проекте критерий установлен не менее 115 чел-час./год.

1.4. Коэффициент относительного снижения трудовых затрат (К):

Квх.док.=Твх.док./Т0вх.док. *100% (3.2)

1.5. Индекс снижения трудовых затрат или повышение производительности труда(Y):

Yвх.док.=T0вх.док./T1вх.док (3.3)

2. К стоимостным показателям относятся: абсолютное снижение стоимостных затрат (Cвх.док.), коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (КCвх.док.), индекс снижения стоимостных затрат (YCвх.док.), рассчитываемые аналогично.

2.1. Стоимостные затраты на выполнение задач по базисному варианту (С0вх.док.), руб/год.

2.2. Стоимостные затраты на выполнение задач по базисному варианту (С1вх.док.), руб/год.

2.3. Абсолютное снижение стоимостных затрат (Свх.док.) на выполнение всех операций, руб/год:

Свх.док.=С0вх.док.-С1вх.док. (3.4)

В дипломном проекте критерий установлен не менее 9775 руб./год.

2.4. Коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (Ксвх.док.)

Ксвх.док.=Свх.док./С0вх.док. *100% (3.5)

2.5. Индекс снижения стоимостных затрат или повышение производительности труда(Yвх.док.):

Yвх.док.=С0вх.док./С1вх.док. (3.6)

3. К трудовым показателям составления отчетов относятся следующие:

3.1. Трудозатраты на выполнение задач по базисному варианту (Т0исх.док.).

3.2. Трудозатраты на выполнение задач по проектному варианту (Т1исх.док.).

3.3. Абсолютное снижение трудовых затрат (Тисх.док.) на выполнение всех операций, час/год:

Тисх.док.=Т0исх.док.-Т1исх.док. (3.7)

В дипломном проекте критерий установлен не менее 216 чел-час./год.

3.4. Коэффициент относительного снижения трудовых затрат (Кисх.док.):

Кисх.док.=Тисх.док./Т0исх.док. *100% (3.8)

3.5. Индекс снижения трудовых затрат или повышение производительности труда(Yисх.док.):

Yисх.док.=T0исх.док./T1исх.док. (3.9)

4. К стоимостным показателям относятся: абсолютное снижение стоимостных затрат (Cисх.док.), коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (КCисх.док.), индекс снижения стоимостных затрат (YCисх.док.), рассчитываемые аналогично.

4.1. Стоимостные затраты на выполнение задач по базисному варианту (С0исх.док.), руб/год.

4.2. Стоимостные затраты на выполнение задач по базисному варианту (С1исх.док.), руб/год.

4.3. Абсолютное снижение стоимостных затрат (Сисх.док.) на выполнение всех операций, руб/год:

Сисх.док.=С0исх.док.-С1исх.док. (3.10)

В дипломном проекте критерий установлен не менее 18360 руб./год.

4.4. Коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (Ксо)

Ксисх.док.=Сисх.док./С0исх.док. *100% (3.11)

4.5. Индекс снижения стоимостных затрат или повышение производительности труда(Yисх.док.):

Yисх.док.=С0исх.док./С1исх.док (3.12)

5. К итоговым показателям относятся следующие:

5.1. Трудозатраты на выполнение задач по базисному варианту (Т0итог).

Т0итог = Т0вх.док.+Т0исх.док. (3.13)

5.2. Трудозатраты на выполнение задач по проектному варианту (Т1итог).

Т1итог = Т1вх.док.+Т1исх.док. (3.14)

5.3. Абсолютное снижение трудовых затрат (Титог) на выполнение всех операций, час/год:

Титог=Т0итог-Т1итог (3.15)

5.4. Коэффициент относительного снижения трудовых затрат (К):\

Китог=Титог/Т0итог *100% (3.16)

5.5. Индекс снижения трудовых затрат или повышение производительности труда(Yитог):

Yитог=T0итог/T1итог (3.17)

6. К стоимостным показателям относятся: абсолютное снижение стоимостных затрат (Cитог), коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (КCитог), индекс снижения стоимостных затрат (YCитог), рассчитываемые аналогично.

6.1. Стоимостные затраты на выполнение задач по базисному варианту (С0итог), руб/год.

С0итог = С0вх.док+С0исх.док (3.18)

6.2. Стоимостные затраты на выполнение задач по базисному варианту (С1итог), руб/год.



С1итог = С1вх.док.+С1исх.док. (3.19)

6.3. Абсолютное снижение стоимостных затрат (Ситог) на выполнение всех операций, руб/год:

Ситог=С0итог-С1итог (3.20)

6.4. Коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (Кситог)

Кситог=Ситог/С0итог *100% (3.21)

6.5. Индекс снижения стоимостных затрат или повышение производительности труда(Yитог):

Yитог=С0итог/С1итог (3.22)

7. Показатели единовременных затрат проекта

7.1. Время разработки и отладки программы Tразр, час

7.2. Часовая тарифная ставка программиста, руб., ЧТС

7.3. Затраты на разработку Зразр

Зразр = Tразр ЧТС (3.23)

7.4. Затраты на программное обеспечение Зпо

7.5. Общие затраты

З = Зразр + Зпо (3.24)

8. Показатели эффективности проекта

8.1. Годовой экономический эффект

Э=Си - ЕнЗ, где (3.25)

Ен - процент амортизации основных средств, принимается равным 0,15.

Этот критерий устанавливается большим нуля (Э0).

8.2. Эффективность единицы затрат

Кэ =Си / З (3.26)

8.3.Срок окупаемости затрат на внедрение проекта автоматизированной обработки информации (Ток), лет.

Ток = З/С (3.27)

где З - затраты на создание проекта (проектирование и внедрение)

Срок окупаемости должен быть не более трех лет (в соответствии с выбранной методикой трехлетний период расчета соответствует существующим общепризнанным принципам оценки показателей [2]). Представленное методическое обеспечение будет использовано при расчетах в пункте 3.2.

3.2 Расчет показателей экономической эффективности проекта

1. Проведем вычисление трудовых и стоимостных затрат в базовом и проектном вариантах. Определим показатели изменения трудовых затрат:

1.1. Определим общие трудовые затраты работников по обработке документов по базисному варианту:

Т0вх.док.=9600,4 = 384 чел.-часа

1.2. Общие трудозатраты по проектному варианту:

Т1вх.док.=9600,28 = 269 чел.-часов

1.3. Рассчитаем абсолютное снижение трудовых затрат на выполнение задачи:

?Твх.док.=384 - 269= 115 чел.-часов

Показатель соответствует требованиям, установленным в дипломном проекте.

1.4. Коэффициент относительного снижения трудовых затрат составит:

Квх.док= 115 / 384 100% = 30 %

1.5. Индекс снижения трудовых затрат или повышение производительности труда:

Yвх.док.=384 / 269= 1,4

2. Определим показатели изменения стоимостных затрат:

2.1. Определим общие стоимостные затраты работников по базисному варианту:

С0вх.док.= 384 85 = 32640 руб/год

2.2. Общие стоимостные затраты по проектному варианту:

С1вх.док.= 269 85 = 22848 руб/год

2.3. Рассчитаем абсолютное снижение стоимостных затрат на выполнение задачи:

?Свх.док.= 32640 - 22848 = 9775 руб/год

Показатель соответствует требованиям, установленным в дипломном проекте.

2.4. Коэффициент относительного снижения стоимостных затрат составит:

Ксвх.док.= 9775 / 32640 100% = 30%

2.5. Индекс снижения стоимостных затрат:

Yсвх.док.= 32640 / 22848 = 1,4

Таким образом, наблюдается явное снижение трудовых и стоимостных затрат на обработку документов (на 30%) при использовании предлагаемой информационной системы.

3. Проанализируем эти показатели для задачи обработки исходящих документов.

3.1. Определим общие трудовые затраты руководителей по подготовке отчетов по базисному варианту:

Т0исх.док.=7201 = 720 чел.-часов

3.2. Общие трудозатраты по проектному варианту:

Т1 исх.док.=7200,7 = 504 чел.-часов

3.3. Рассчитаем абсолютное снижение трудовых затрат на выполнение задачи:

?Т исх.док.= 720 - 504 = 216 чел.-часа

Показатель соответствует требованиям, установленным в дипломном проекте.

3.4. Коэффициент относительного снижения трудовых затрат составит:

К исх.док.= 216 / 216 100% = 30 %

3.5. Индекс снижения трудовых затрат или повышение производительности труда:

Y исх.док.= 216 / 504 =1,4

4. Определим показатели изменения стоимостных затрат:

4.1. Определим общие стоимостные затраты работников по базисному варианту:

С0 исх.док.= 720 85= 61200 руб/год

4.2. Общие стоимостные затраты по проектному варианту:

С1 исх.док.=504 85= 42840 руб/год

4.3. Рассчитаем абсолютное снижение трудовых затрат на выполнение задачи:

?С исх.док.= 61200 - 42840 = 18360 руб/год

Показатель соответствует требованиям, установленным в дипломном проекте.

4.4. Коэффициент относительного снижения стоимостных затрат составит:

Кс исх.док.= 18360 / 61200 100% = 30 %

4.5. Индекс снижения стоимостных затрат или повышение производительности труда:

Yс исх.док.= 61200 / 42840 = 1,4

Таким образом, наблюдается явное снижение трудовых и стоимостных затрат на подготовку исходящих документов (на 30%) при использовании предлагаемой информационной системы.

5. Проанализируем итоговые показатели по проекту.

5.1. Определим общие трудовые затраты по базисному варианту:

Т0итог=384 + 720 = 1104 чел.-часов

5.2. Общие трудозатраты по проектному варианту:

Т1 итог = 269 + 504 = 773 чел.-часов

5.3. Рассчитаем абсолютное снижение трудовых затрат на выполнение задачи:

?Т итог =1104 - 773 = 331 чел.-часа

Показатель соответствует требованиям, установленным в дипломном проекте.

5.4. Коэффициент относительного снижения трудовых затрат составит:

К итог =331 / 1104 100% = 30 %

5.5. Индекс снижения трудовых затрат или повышение производительности труда:

Y итог =1104 / 773 = 1,4

6. Определим показатели изменения стоимостных затрат:

6.1. Определим общие стоимостные затраты работников по базисному варианту:

С0 итог = 32640 + 61200= 93840 руб/год

6.2. Общие стоимостные затраты по проектному варианту:

С1 итог = 22848 + 42840= 65688 руб/год

6.3. Рассчитаем абсолютное снижение стоимостных затрат на выполнение задачи:

?С итог = 93840 - 65688 = 28135 руб/год

Показатель соответствует требованиям, установленным в дипломном проекте.

6.4. Коэффициент относительного снижения стоимостных затрат составит:

Кс итог = 28135 / 93840 100% = 30 %

6.5. Индекс снижения трудовых затрат или повышение производительности труда:

Yс итог = 93840 / 65688 = 1,4

7. Определим показатели единовременных затрат проекта

7.1. Время разработки и отладки программы составило 70 часов.

7.2. Часовая тарифная ставка программиста составляет 110 руб. /час.

7.3. Затраты на разработку Зразр

Зразр = 70 110 = 7700

7.4. Рассчитаем общие затраты.

Таблица 3.4. Затраты на программное обеспечение

Стоимость лицензионной версии программы Delphi, руб	38 300
Стоимость лицензионной версии СУБД MS Access	34 500

З = 7700 + 38 300 + 34 500 = 80500

8. Рассчитаем показатели эффективности проекта

8.1. Годовой экономический эффект

Э=28135 - 0,1580500= 16060

Показатель соответствует требованиям, установленным в дипломном проекте.

8.2. Эффективность единицы затрат

Кэ = 119850/ 80500= 0,35

8.3. Срок окупаемости затрат на внедрение проекта автоматизированной обработки информации

Ток = 80500 / 119850 = 2,86

Показатель соответствует требованиям, установленным в дипломном проекте.

Полученные показатели можно представить графически в виде диаграмм. На рисунке 3.1 представлена диаграмма, показывающая изменение трудозатрат на обработку документов в связи с внедрением проекта.

Рисунок 3.1 Трудозатраты на обработку документов до и после внедрения ИС

На рисунке 3.2 представлена диаграмма, показывающая изменение стоимостных затрат на обработку документов в связи с внедрением проекта.

Рисунок 3.2 Стоимостные затраты на обработку документов до и после внедрения ИС

Изменение стоимостных затрат до и после внедрения информационной системы (значение ?С) для входящих и исходящих документов представлено на рисунке 3.3.

Рисунок 3.3 Изменение стоимостных затрат до и после внедрения информационной системы

Таким образом, все полученные показатели соответствуют норме и свидетельствуют об экономической выгодности проекта.

Предметная область проекта - обработка входных и выходных документов в нотариальной конторе. Выполнением процесса обработки документов занимается работник канцелярии. Работа сотрудника достаточно трудоемка, это сказывается и на стоимостных затратах на выполнение проекта.

Основными задачами, которые автоматизируем система, является обработка входных и выходных документов. В год работник канцелярии выполняет обработку порядка 3 000 входных документов и 3500 выходных документов. На каждый входной документ тратится около 25 минут или 0,4 часа, на каждый выходной - в среднем 1 час. Т.е. в год на обработку входящих документов работник канцелярии тратит порядка 1200 часов, а на работу с исходящими документами - до 3500 часов. Предположительно информационная подсистема сократит время работы с документами на 30%.

Средний оклад работника канцелярии составляет 16320 рублей, т.е. 85 рублей в час при восьмичасовом рабочем дне, считая, что в месяце 24 рабочих дня. Таким образом, затраты на обработку входных документов составляют 102000 руб. в год, затраты на обработку исходящих документов - 297500 руб. в год.

Показатели экономии на оплату труда работников по проектному варианту составят 119850 руб./год. По этим показателям проект полностью удовлетворяет поставленным перед ним требованиям. Показатели экономии трудозатрат составляют 1410 чел-часа. Данные показатели также соответствуют поставленным критериям.

Снижение трудовых затрат персонала позволит сократить время внеурочной работы, снизить утомляемость, а значит повысить эффективность труда работников.

Годовой экономический эффект проекта составляет 100590 руб., что свидетельствует об эффективности. Эффективность единицы затрат - 0,93. Это означает, что каждый потраченный рубль приносит 93 копейки дохода (экономии). Срок окупаемости единовременных затрат составит 1 год. Чтобы проект был эффективен на практике, необходимо ввести новые должностные инструкции, которые будут обязывать работника канцелярии вести обработку документации с помощью новой информационной подсистемы.



Заключение

В ходе проекта была разработана информационная подсистема «Электронный документооборот канцелярии».

Одним из преимуществ этой системы является высокая экономическая эффективность и эффект, позволяя организации значительно снизить затраты на систему документооборота, а также быстрая окупаемость. Это достигается за счет значительного снижения времени выполнения трудоемких операций. Сотрудники компании смогут тратить меньше времени на рутинные операции и больше уделять внимания своим задачам.

В дипломном проекте были решены следующие задачи: проанализирован процесс обработки документации в канцелярии; определены цели и задачи внедрения системы электронного документооборота; произведен анализ существующего технического и программного обеспечения; рассмотрены основные преимущества внедрения информационной системы; выполнена постановка задачи на разработку системы, функций поиска и контроля исполнения документов в системе документооборота;

В результате внедрения системы электронного документооборота удалось достичь: уменьшения времени на обработку информации; сокращения времени поиска документов; организации эффективной защиты информации и качественного улучшения контроля за сроками исполнения документов.



Источники информации

1. Архангельский А.Я. Программирование в Delphi 7. - М.: ООО «Бином-Пресс», 2008, - 1152с.

2. Архипенков С. Лекции по управлению программными проектами [текст] С. Архипенков. - М.: 2009. - 128 с.

3. Архипов А.И. Экономика. Финансы. Страхование. - Учебник. - М.: Велби, 2007. - 840 с.

4. Бекашевич Ю.А., Пушкина Н.Д. Microsoft Access 2003. - СПб.: БХВ-Петербург, 2009, - 752с.

5. Богатин Ю. В. Экономическая оценка качества и эффективности работы предприятия. -- М.: Издательство стандартов, 2009. --216 с.

6. Братищенко В. В. Проектирование информационных систем. [Текст] / Иркутск: БГУЭП, 2008 - 84 стр.

7. Вендров А. М. CASE-технологии: Современные методы и средства проектирования информационных систем. [Текст] / М.: Финансы и статистика, 2009 - 176 стр.

8. Вендров А. М., Практикум по проектированию программного обеспечения экономических информационных систем: Учеб. пособие. - 2-е изд., перераб. и доп. [Текст] / М.: Финансы и статистика, 2009 - 192 стр.

9. Вендров А. М., Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем: Учебник. 2-е изд., перераб. и доп. [Текст] / М.: Финансы и статистика, 2009 - 544 стр.

10. Вилков Л.А. Менеджмент процессов [текст] / Л.А. Вилков, Й. Беккер, В. Таратухин, М. Кугелер, М. Роземанн; пер. с нем. - М.: Эксмо, 2007. - 384 с.

11. Гагарина Л.Г. Технология разработки программного обеспечения: учебное пособие [текст] / Л.Г.Гагарина, Е.В. Кокорева, Б.Д. Виснадул. - М.: ИД «ФОРУМ»: ИНФРА-М, 2008. - 400 с.

12. Гвоздева В.А. Основы построения автоматизированных информационных систем: учебник [текст] / В.А. Гвоздева, И.Ю. Лаврентьева. М.: ИД «ФОРУМ»: ИНФРА-М, 2007. - 320 с.

13. Годин В. В., Корнев И. К. Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учебник. -- М.: Мастерство: Высшая школа, 2008. -213с.

14. Голицина О.Л. Базы данных: Учебное пособие [текст] / О.Л. Голицина, Н.В. Максимов, И.И. Попов. - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2009. - 352 с.

15. Головач В. Дизайн пользовательского интерфейса. Искусство мыть слона [текст] / В. Головач. - М.: Dreamstime.com. 2009. - 97 с.

16. Грекул В.И. Проектирование информационных систем: курс лекций: учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по специальностям в области информ. технологий [текст] / В.И. Грекул, Г.Н. Денищенко, Н.Л. Коровкина. - М.: Интернет-Ун-т Информ технологий, 2009. - 304 с.

17. Гусева Т. М. Самоучитель по бухгалтерскому учету: учеб. пособие. - 2-е изд [текст] Т.М.Гусева., Т.Н.Шеина. - М.: Проспект, 2009. - 464с.

18. #G0Гусятников В. Н., Безруков А. И. Стандартизация и разработка программных систем, учебное пособие [Текст] / М.: ФиС, 2010 - 288 стр.

19. Дейт К.Дж. Введение в системы баз данных, 8-е издание.: Пер. с англ [текст] / К.Дж.Дейт. - М.: Издательский дом "Вильяме", 2010. -- 1328 с.

20. Диго С.М. Базы данных: проектирование и использование: Учебник [текст] / С.М.Диго. - М.: Финансы и статистика, 2010. - 592 с.

21. Диго С.М. Проектирование использование баз данных: Учебник. - М.: Финансы и статистика, 2009.

22. Емельянова Н.З. Основы построения автоматизированных информационных систем: Учебное пособие [текст] / Н.З.Емельянова, Т.Л. Партыка, И.И.Попов. - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2007. - 416 с.

23. Зыков С. В. Модели жизненного цикла и методологии разработки корпоративных систем [Видеокурс] / Интернет-университет информационных технологий - ИНТУИТ.ру, 2009 - DVD-box: 2 диска.

24. Иванова Г.С. Технология программирования: Учебник для вузов. - 2-е изд., стереотип. - М.: Изд-во МГТУ им. Н.Э. Баумана, 2009. 320 с.: ил.

25. Избачков Ю.С. Информационные системы: Учебник для вузов. 2-е изд [текст] / Ю.С.Избачков, В.Н.Петров. - СПб.: Питер, 2009. - 656 с.

26. Кантор М. Управление программными проектами. Практическое руководство по разработке успешного программного обеспечения [Текст] / М.: Вильямс, 2007 - 176 стр.: с ил.

27. Котляров В.П. Основы тестирования программного обеспечения: Учебное пособие / В.П.Котляров, Т.В. Коликова. - М.: Интернет-Университет Информационных технологий; БИНОМ. Лаборатория знаний, 2009. - 285 с.

28. Крупский А.Ю. Разработка и стандартизация программных средств: Учебное пособие [текст] / А.Ю.Крупский, Л.А.Феоктистова. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2009. - 100 с.

29. Лойко В.И. Информационные системы и технологии в экономике: Учебник. - 2-е изд., доп. и перераб [текст] / В.И. Лойко, Т.П. Барановская, М.И. Семенов, А.И. Трубилин. - М.: Финансы и статистика, 2009. - 416 с.

30. Макконел Стив. Профессиональная разработка программного обеспечения [текст] / С. Макконел; пер. с англ. под ред. В.Агаповой. - СПб.: Символ-Плюс, 2011. - 240 с.

31. Маклаков С. В. BPwin ERwin CASE-средства разработки ИС [Текст] / М.: Диалог-МИФИ, 2009 - 304 стр.

32. Маклаков С. В. Моделирование бизнес-процессов - М., 2009. - 224с.

33. Марков А.С. Базы данных. Введение в теорию и методологию: Учебник [текст] / А.С.Марков, К.Ю.Лисовский. - М.: Финансы и статистика, 2009. - 512 с.

34. Маслов А.В. Проектирование информационных систем в экономике: учебное пособие / А.В. Маслов. - Томск: Изд-во Томского политехнического университета, 2008. - 216 с.

35. Мацяшек Л.А. Анализ требований и проектирование систем.- М.: Наука, 2008- 352 с.

36. Пестриков В.М. Delphi на примерах [текст] / В.М.Пестриков, А.Н.Маслобоев. - СПб.: БХВ-Петербург, 2009. - 496 с.

37. Петров В.Н., Избачков Ю.С. Информационные системы: Учебник для вузов. 2-е изд. [Текст] / СПб.: Питер Принт, 2010 - 656 стр.

38. Поляков А.В. Семь лекций об учёте затрат на предприятиях, имеющих распределённую структуру [текст] / А.В.Поляков. - М.: ИД «Русский журнал», 2006. - 56 с.

39. Проектирование и разработка автоматизированных, информационных и аналитических систем [Электронный ресурс]. - Режим доступа: www.info-system.ru

40. Проектирование экономических информационных систем: Учебник / Г. Н. Смирнова, А. А. Сорокин, Ю. Ф. Тельнов; Под ред. Ю. Ф. Тельнова. - М.: Финансы и статистика, 2008. - 512с.

41. Рогозов Ю.И. Разработка метода построения информационных функционально-ориентированных моделей предприятия / Изв. ЮФУ. Технические науки [текст] / Ю.И.Рогозов. - 2008. - №7. - С.70-76.

42. Сергеев А. Access 2007. Новые возможности [текст] / А.Сергеев. - СПб.: Питер, 2008. - 176 с.

43. Скрипкин К.Г. Экономическая эффективность информационных систем. М.: ДМК Пресс, 2010. - 256с.

44. Смирнов Н.В. Проектирование информационных систем [текст] / Н.В.Смирнов. - СПб.: БГТУ «ВОЕНМЕХ», 2008. - 146 с.

45. Сорокин А.В. Delphi. Разработка баз данных [текст] / А.В.Сорокин. - СПб.: Питер, 2010. - 477 с.

46. Стивенс Род. Программирование баз данных. Изд. 2-е, стереотипное [текст] / Р. Стивенс; пер с англ. под ред. С.М.Молявко. - М.: ООО «Бином-Пресс», 2007. - 384 с.

47. Тельнов Ю.Ф. Реинжиниринг бизнес процессов. М. Финансы и статистика, 2009-319с.

48. Титоренко Г.А. Информационные системы в экономике: учеб. пособие для вузов - 2-е изд.доп. - М.: «ЮНИТИ-ДАНА», 2008.-463с.

49. Титоренко Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник - М.: Компьютер, ЮНИТИ, 2009.-400с.

50. Трофимов С. А. CASE-технологии. Практическая работа в Rational Rose [Текст] / М.: Бином-Пресс, 2010 - 272 стр.: ил.

51. Фаронов В.В. Программирование баз данных в Delphi 7. Учебный курс [текст] / В.В.Фаронов. - СПб.: Питер, 2011. - 459 с.

52. Фельдман Я.А. Создаем информационные системы [текст] / Я.А.Фельдман. - М.: СОЛОН-ПРЕСС, 2006. - 120 с.

53. Фленов М.Е. Библия Delphi. - 2-е изд., перераб. и доп [текст]/ М.Е.Фленов. - СПб.: БХВ-Петербург, 2008. - 800 с.

54. Фуфаев Э.В. Базы данных: учеб. пособие для студ. сред. проф. образования - 3-е изд., стер [текст] / Э.В.Фуфаев, Д.Э.Фуфаев. - М.: Издательский центр «Академия», 2007. - 320 с.

55. Хомоненко А. Д., Цыганков В. М., Мальцев М. Г. «Базы данных» Учебник для вузов Изд., Корона-Принт 2008 г - 736с.

56. Цирлов В.Л. Основы информационной безопасности автоматизированных систем [текст] / В.Л.Цирлов. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2008. - 173 с.

57. Шеремет А.Д. Комплексный экономический анализ деятельности предприятия (вопросы методологии). - М.: Экономика, 2008. - 207 с.

58. Экономический анализ / Под. ред. Л.Т. Гиляровской. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009.-527 с.

59. Якобсон А., Буч Г., Рамбо Дж. Унифицированный процесс разработки программного обеспечения [Текст] / СПб.: Питер, 2009 - 496 стр.: с ил.



Приложение

Техническое задание

Наименование программы

Полное наименование системы и ее условное обозначение - автоматизированная информационная документооборота.

1.2 Характеристика области применения программы

Обработка входящих документов начинается с их предварительного рассмотрения делопроизводителем канцелярии. Он распределяет документы:

- руководителю;

- в структурные подразделения, не требующие резолюции руководителя.

Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация регистрируется в «журнале регистрации входящих документов» и передается в соответствии с предварительным распределением для внесения резолюции.

При рассмотрении документа руководителем пишется резолюция, которая содержит решение по существу поставленного в документе вопроса. В резолюции определяется ФИО исполнителя, четкие и конкретные указания по исполнению, срок исполнения, подпись, дата. [15]

Рассмотренные руководителем документы возвращаются в канцелярию на следующий день, где информация о документах, принятых на контроль заносится в журнал «контроль исполнения», затем заполняется реестр получения входящей корреспонденции и документ передается исполнителю под роспись. В течение срока делопроизводитель осуществляет регулярные проверки хода исполнения.

Исполнитель возвращает исполненный документ не позднее дня исполнения для внесения информации в журнал и снятия документа с контроля. Исполненные документы подшиваются в дело.

2 Основания для разработки

Заказчик системы: банк «ВТБ 24».

3 Назначение разработки

3.1 Функциональное назначение программы

Программа должна обеспечивать регистрацию входящих и исходящих документов в канцелярии организации, а также поиск их по разным параметрам и подготовка отчетов.

3.2 Эксплуатационное назначение программы

Программа должна эксплуатироваться в профильных подразделениях (канцелярии) в организации заказчика. Пользователями программы должны являться сотрудники профильных подразделений (работники канцелярии).

4 Требования к программе

4.1 Требования к функциональным характеристикам программы

4.1.1 Требования к составу выполняемых функций

- Регистрация входящих документов;

- Прикрепление входящих документов;

- Регистрация исходящих документов;

- Прикрепление исходящих документов;

- Просмотр и поиск входящих документов по параметрам:

- Контроль на дату исполнения;

- Работа за день;

- Работа за период;

- Поиск по № документа

- Просмотр и поиск исходящих документов по параметрам:

- Работа за день;

- Работа за период;

- Печать входящих документов;

- Печать исходящих документов.

4.1.2 Требования к организации входных и выходных данных

Данные представляются в системе в виде реляционных таблиц,.

4.1.3 Требования к производительности и потребляемым ресурсам

Время отклика на запросы пользователя должно быть не более 1 секунды, требуется наличие свободного места на жестком диске: не менее 2 Мб для хранения самой программы и место для хранения файла базы данных (10 Мб)

4.2 Требования к надежности программы

Программа реализует анализ входных данных для предотвращения ввода заведомо ложных значений, которые могут привести к сбоям в работе. При вводе данных проводится проверка соответствия вводимых данных типу поля, в которые они вводятся. При несоответствии поле очищается и выдается сообщение об ошибке. Кроме того, для повышения надежности для части полей обеспечивается выбор из списков данных. Происходит анализ типа ошибки при записи или чтении из файла данных. Соответствующее сообщение выводится на экран. При сбое данные, хранящиеся в файле базы данных, не повреждаются. Теряются только новые, не сохраненные записи

4.3 Условия эксплуатации программы

Система должна обеспечивать круглосуточный режим работы с перерывами 1 раз в неделю на сервисное обслуживание.

Должно обеспечиваться ежедневное проведение работ по наблюдению за состоянием аппаратно - технических средств.

Условия эксплуатации должны соответствовать нормальным климатическим условиям, определенным в ГОСТ 27201-87 и иметь следующие значения:

- температура воздуха от 150 С до 250 С;

- относительная влажность от 45% до 75% при 250 С;

- атмосферное давление от 630 мм. рт. ст. до 800 мм. рт. ст.

4.4 Требования к составу и параметрам технических средств

Тип процессора - Pentium 66 и выше

Объем ОЗУ - 256 Мб.

Требования к монитору -монитор SVGA с диагональю 17'.

Наличие свободного места на жестком диске: не менее 2 Мб для хранения самой программы и место для хранения файла базы данных (10 Мб).

- Наличие устройств ввода (клавиатура и мышь)

- Наличие принтера

4.5 Требования к информационной и программной совместимости

Требуется совместимость с платформой ОС Windows7

4.5.1 Требования к информационным структурам на входе и выходе программы

Все данные должны храниться в таблицах.

4.5.2 Требования к реализуемым методам решения

Особых требований не предъявляется

4.5.3 Требования к исходным кодам и используемым языкам программирования

Для выполнения запросов пользователя в системе должен быть использован структурированный язык запросов SQL по стандарту ANSI99. Допускается использование более позднего стандарта.

Для обеспечения дружественного интерфейса в диалоговом режиме между пользователем и системой должна использоваться система 1С 8.2.

4.5.4 Требования к программным средствам, используемым программой

В разрабатываемой системе для хранения данных и обработки запросов должна применяться система 1С 8.2

Основные требования:

- построение объектно-реляционной модели данных;

- надежность, безопасность, высокая производительность обработки данных;

- возможность восстановления базы данных;

- удобный механизм задания прав доступа к базе данных, а также выделение каждому пользователю ресурсов памяти для ускорения работы;

- совместимость с платформой ОС Windows7;

- невысокая стоимость СУБД.

4.5.5 Требования к защите информации и программ

1) В автоматизируемом подразделении должна на каждом рабочем месте пользователя (ПК) в обязательном порядке обеспечиваться реализация средств защиты информации (программно и аппаратно).

2) Программная защита информации заключается в применении различного рода комплексных пакетов программ антивирусной защиты (файловые, почтовые и антивирусные компоненты, сетевые экраны (FireWall) и прочее).

3) Аппаратная защита информации заключается в отключении возможности пользователям добавления и копирования любой информации из системы с помощью внешних носителей кроме случаев, связанных с устранением неполадок в работе самой системы.

4) Требования по сохранности информации при авариях

К числу аварий, в результате которых должна соблюдаться сохранность данных в системе, относятся:

- аварии из-за отключения электропитания, в том числе и бесперебойного;

- аварии, связанные с внезапным отключением компонента системы от общей сети;

- аварии, связанные с недопустимыми действиями пользователей с системой;

- аварии из-за конфликтов взаимодействия программного обеспечения и компонентов системы.

4.6 Специальные требования к программе

Не предъявляются

5 Состав и требования к программной документации

5.1 Предварительный состав программной документации

Должны присутствовать следующие документы:

Техническое задание

Руководство пользователя

5.2 Специальные требования к программной документации

В документе оформления результатов работы должны быть отражены следующие моменты:

- расшифровка выполненных работ с указанием затраченного времени;

- описание созданных программных модулей и алгоритмов их работы;

- описание работы созданных модулей на конкретном контрольном примере.

6 Технико-экономические показатели

6.1 Экономическая эффективность разработки

Экономическая эффективность будет достигнута за счет повышения скорости обработки документов, экономии времени, уменьшение количества ошибок и необходимости их исправления.

6.2 Сравнительный анализ преимуществ разработки

7. Стадии и этапы разработки

7.1 Организационная структура и группы разработчиков

В группе разработчиков имеется руководитель (руководитель дипломного проекта) и разработчик (студент)

7.2 Основные стадии и этапы разработки

Проект разработки информационной системы включает следующие этапы:

- Описание функций работников

- Разработка функциональной модели «как-есть»

- Разработка модели потоков данных «как-есть»

- Формулирование проблем

- Разработка функциональной модели «как-будет»

- Разработка модели потоков данных «как-будет»

- Формулирование требований

- Сравнительный анализ ПС

- Описание задач пользователей

- Разработка диаграммы вариантов использования

- Разработка инфологической модели

- Проектирование таблиц, нормализация

- Выбор среды разработки

- Разработка таблиц

- Разработка запросов

- Разработка форм

- Разработка отчетов

- Разработка интерфейса

- Ввод данных в базу

- Тестирование БД

- Разработка технической документации

- Разработка пользовательской документации

- Установка БД

- Обучение персонала

7.3 Календарный план выполнения работ

Проект разработки информационной системы займет 67 дней (рисунок 1).



Рисунок 1. График внедрения информационной системы

8 Порядок контроля и приемки

8.1 Контрольные точки выполнения работы

Техническое задание

Проект информационной системы

База данных

Проект интерфейса

Готовая информационная система

8.2 Программа и методика испытаний

8.2.1 Последовательность испытаний

Все испытания создаваемой системе на этапе разработке проводит разработчик. Состав и объем работ определяется им же

Методы проведения испытаний

Испытания системы должны проводиться на конкретном примере, смоделированном с учетом структуры системы

8.2.3 Требования к представлению результатов проведения испытаний Отметки об испытаниях системы и список проводимых работ разработчик предоставляет начальнику автоматизируемого подразделения.

8.3 Общие требования к приемке работы

1 Окончательная приемка работ осуществляется комиссией, в которую входят заказчик, пользователь и разработчики.

2 На заседании комиссии разработчик должен продемонстрировать работу программного средства с данными контрольного примера.

3 При отсутствии замечаний к демонстрируемому объекту комиссия принимает решение об опытной эксплуатации.

4 В случае успешного окончания опытной эксплуатации комиссия принимает решение о внедрении объекта.

5 Требования к документированию. Требования к документированию определяются руководством автоматизируемого подразделения.

Размещено на Allbest.ur