ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время развитие информационных технологий привело к появлению методов и средств, обеспечивающих интегрированные решения по автоматизации офиса, позволяющие автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов и контролировать выполнение поручений, связанных с документами.

Рост сектора информации является лишь одной причиной, по которой управление процессом связи приобретает для производительности все более важный характер. Технический прогресс в обработке информации - компьютеры, спутники связи, всемирная телекоммуникационная сеть - радикальнейшим образом увеличили объемы обращающейся информации и сократили время на ее передачу.

Задача накопления, обработки и распространения (обмена) информации стояла перед человечеством на всех этапах его развития. В течение долгого времени основными инструментами для ее решения были мозг, язык и слух человека. Первое кардинальное изменение произошло с приходом письменности, а затем изобретением книгопечатания. Поскольку в эпоху книгопечатания основным носителем информации стала бумага, то технологию накопления и распространения информации естественно называть “бумажной информатикой”.

Воздействие роста объема информации и сокращение времени ее передачи не совсем однозначно. Понятно, что улучшение качества информации, имеющейся в момент принятия решения, позволяет руководству принять обоснованное, своевременное решение. Однако огромный объем циркулирующей в настоящее время информации все больше затрудняет нахождение и выделение нужных и относящихся к делу сведений. Информация является одним из основных ресурсов роста производительности. Более эффективное использование информации необходимо для обеспечения производительности организации в целом.

Одним из первых примеров подобного системного применения ЭВМ в мировой практике были так называемые административные системы обработки данных: автоматизация банковских операций, бухгалтерского учета, резервирования и оформления билетов и т.п. Решающее значение для эффективности систем подобного рода имеет то обстоятельство, что они опираются на автоматизированные информационные базы. Это означает, что в памяти ЭВМ постоянно сохраняется информация, нужная для решения тех задач, на которые рассчитана система. Она и составляет содержимое информационной базы соответствующей системы.

Внедрение техники и технологии в область обработки информации привело к повышению производительности, сравнимому с тем, которое дали стандартизации и сборочные конвейеры в производстве в начале промышленной революции. Точно также, как не выдержали конкуренции те организации, которые продолжали использовать старую технологию производства, в информационном обществе не смогут конкурировать организации, не использующие информационные технологии.

Обработка информации базируется на методах и средствах офисной автоматизации:

*обработка текста,

*электронные таблицы,

*деловая и презентационная графика,

*планирование работ и совещаний,

*генерация отчетов из базы данных, *мультимедиа.

Известно, что в офисе низкая эффективность работы служащих значительно замедляет производительность труда в целом по предприятию. Становится необходимым увеличивать оперативность обработки информации, а также следить за эффективностью организации деятельности современного офиса с точки зрения принятия обоснованных и своевременных управленческих решений.

Но если учесть, что во все области деятельности человека, в том числе и в сферу управления, стремительно входят компьютерные технологии, обеспечение необходимой эффективности труда офисных служащих в современных условиях становится реально выполнимой задачей. Особое значение приобретают компьютерные технологии в тех структурах, где основная деятельность связана с приемом, обработкой и передачей информации. В первую очередь к таким структурам относятся все подразделения, обеспечивающие систему управления организации любого уровня: фирмы, банка, государственного учреждения, высшего учебного заведения, школы, предприятий социально-культурного назначения и т.д.

Документ (документированная информация) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Методический кабинет - это отдел, отвечающий за организацию учебной работы. Это центр обработки всей методической документации в котором: накапливаются все методические документы, статистическая обработка, и получение отчета. Информационно-программные средства автоматизации учреждений делятся на следующие категории:

*функциональные и интегрированные пакеты офисной автоматизации;

*системы для организации групповой работы;

*системы управления электронными документами;

*средства управления документооборотом.

Управление любым предприятием или организацией можно представить как информационный процесс. Информация принимается, обрабатывается, в результате обработки вырабатывается решение, оно доводится до исполнителей, действия которых контролируются.

На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которых фиксируется разнообразная информация. Продвижение документов происходит:

- в пространстве: внутри предприятия и за его пределами;

- во времени: от места создания или получения документа до его отправки адресату или передачи на хранение.

Развитие техники и новых информационных технологий позволяет реорганизовать процесс управления. Современная работа с документами характеризуется внедрением в процесс работы компьютерной, организационной техники (многофункциональных телефонов, факсов, модемов) и сетевых технологий.

Рассмотрим программное обеспечение компьютеров, используемое для решения основных задач на современном этапе.

- Для создания документов используются текстовые редакторы. Специальные программные переводчики позволяют быстро и грамотно перевести документ на любой язык. Табличные процессоры позволяют включить в документы (отчеты, записки) фрагменты расчетов, различные диаграммы.

- Для обмена информацией используются компьютерные сети (локальные, корпоративные, глобальные), что ускоряет процесс обмена.

- Для регистрации документов и для контроля их исполнения используются программы по автоматизации управления и организации труда секретарей. Они позволяют регистрировать внутренние и внешние документы ставить их на контроль, вести ежедневники.

- Для хранения и систематизации документации используются системы управления базами данных. С помощью подобных программ можно не только создавать электронные картотеки, но и осуществлять быстрый поиск необходимых документов, уничтожение устаревших и введение новых.

Многие прикладные программы для создания и оформления текстовых документов предоставляют возможность проверки орфографии, что является еще одним существенным преимуществом использования компьютера в делопроизводстве.

Наше время характеризуется достижениями науки, быстрым ростом производства. Это требует изменений в сфере управления. Чтобы повысить эффективность и качество управления, следует совершенствовать делопроизводство. В связи с этим основными принципами организации современного делопроизводства становятся:

- оперативность в составлении и прохождении документа;

- высокое качество документов;

- оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их многократного дублирования и волокиты при прохождении и т.п.);

- безбумажные технологии обмена информацией, где это возможно.

1. ОБЩАЯ ЧАСТЬ

1.1 Цель разработки

Цель разработки этой программы: систематизация, автоматизация поиска и повышение скорости ввода данных по всем видам пособий; автоматизация создания печатных документов, сокращение бумажного документооборота, автоматизация архивирования документов. В этом ряду особое место занимают базы данных и другое программное обеспечение, связанное с их использованием в качестве инструмента для учебной части и рационализации труда. Их использование позволяет сократить время, требуемое на работу с пособиями. Достижение этих целей при проектировании значительно упростит процесс обработки документации, хранение архивных данных.

1.2 Анализ использования разработки

Данный продукт разработан под конкретные требования, предъявляемые к работе современного учреждения. Его применение возможно в условиях деятельности любого образовательного учреждения, что позволяет привести работу с документацией на более высокий уровень, поднять на более высокий уровень обмен информацией между всеми методическими комиссиями.

1.3 Анализ методов решения проблемы

Организация хранения и поиска документов

Основные преимущества автоматизации и новой технологии переработки информации сказываются там, где приходится выполнять повторяющиеся задачи, предусматривающие запрограммированные решения. Решение задач поиска, систематизации и обработки информации выполняется различными способами в зависимости от рода данных, способа их хранения, специфики производства и других факторов.

Активное использование компьютера для создания документов может породить проблему организации хранения и последующего поиска нужного документа.

Далее рассмотрим некоторые общие подходы к решению этой проблемы.

В настоящее время многие крупные компьютерные фирмы занимаются разработкой и внедрением комплексных систем управления документацией. Эти системы, как правило, ориентированы на использование в крупных компаниях, в которых придают большое значение управлению ресурсами, в том числе трудовыми, как одной из важнейших управленческих задач. К, системам такого типа можно отнести:

q БОСС-Референт (компания АйТи, Москва);

q Ефрат-документооборот (компания Cognitive Technologies);

q Золушка (фирма НТЦ ИРМ, Москва);

q Дело (компания «Электронные офисные системы»);

Каждая из этих систем имеет свои функциональные особенности, разный инструментарий и поддержку разных серверов баз данных (МS SQL Server, ORACLE, Lotus Domino et..), но все обеспечивают выполнение комплекса функций кадровой службы. Но для решения конкретно поставленной задачи не нашлось готового программного продукта.

Значительно меньше программных продуктов, рассчитанных на малые предприятия/организации.

При использовании только стандартных программ для создания и работы с документами организация хранения электронного вида документа - файла - полностью лежит на пользователе. Рациональная организация хранения особенно важна при большом количестве документов и необходимости поиска нужного в опре-деленный момент документа. Опираясь только на базовые возможности WINDOWS 9Х и MS Office, можно достаточно эффективно управлять файловой системой. Все эти базовые возможности можно разделить:

- на средства и методы организации хранения;

- средства организации поиска.

Применение приложения MS Office в данном проекте решает вопрос автоматизации таких процессов, как хранение, поиск информации, ее тиражирование. Максимально упрощено получение нужной информации, что облегчает условия труда пользователя.

1.4 Анализ средств программирования

1.4.1 Описание языка

БД MS Access - это система управления базами данных (СУБД), предназначенная для создания и обслуживания баз данных, обеспечения доступа к данным и их обработки.

Главное окно MS Access

В MS Access существуют режимы работы:

1. режим запуска,

2. режим конструктора

3. оперативный режим.

Элементы БД Access:

Таблица - это основной объект базы данных, в котором хранятся все данные, имеющиеся в базе, а также структура базы (поля, их типы, свойства). Одновременно могут быть открыты 1024 таблицы (при наличии достаточного количества системных ресурсов). Можно импортировать таблицы и связывать с таблицами из приложений и БД.

Запрос - позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Выборка может происходить одновременно из 16 таблиц, в запрос можно включать до 255 полей одновременно Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы.

Форма - это объект, предназначенный для ввода и отображения данных в более удобном виде. Форма может содержать элементы управления и внедрённые объекты - рисунки, графики.

Отчёт - это объект, предназначенный для печати данных. В Access можно не только красиво оформить отчёт, но и обработать данные с помощью языка программирования Access VBA.

Макрос - это набор из одной или нескольких макрокоманд (иногда говорят просто - команд), выполняющих определённые операции (открытие форм, печать отчётов…). Позволяет автоматизировать повторяющиеся операции. Microsoft рекомендует для процедур автоматизации или обработки событий использовать программный код Access VBA, так как в будущем макросы использоваться не будут.

Модули - прописаны на VBA, используются для описания процедур обработки событий: нажатие кнопки, настройка меню, панелей инструментов и т.д.

Таблица является основным структурным элементом БД. В ней хранятся все необходимые сведения. Таблицу можно создавать различными способами: в режиме конструктора, в режиме таблицы, с помощью мастера таблиц, с помощью импорта таблиц, а также можно использовать связь таблиц из другой базы данных или электронной таблицы Excel.

В режиме конструктора в бланке таблицы можно установить свойства полей, главные из которых Имя поля (не более 64 символа), Тип данных, Размер поля.

Для вывода данных удобно использовать такое свойство, как формат поля, а при вводе данных можно вводить маску ввода.

Очень важно при разработке базы данных правильно определить тип данных. В MS Access различают следующие типы данных: Текстовый, МЕМО, Счётчик, Числовой, Логический, Денежный, Дата/Время, Поле объекта OLE.

MS Access предоставляет простые и удобные средства сортировки и фильтрации данных в таблице. Эти средства позволяют изменить представление данных в соответствии с некоторыми критериями. В состав MS Access входят также средства поиска и замены, которые позволяют найти данные по определённому значению поля.

Важную роль в базах данных играют запросы. Они являются важным инструментом в любых системах управления базами данных. Запросы используются для выделения, обновления и добавления новых записей в таблицы.

Запрос по образцу (Query by Examply) изначально предназначался для пользователей БД, чтобы они могли осуществлять поиск данных без знания языков программирования по определённым условиям.

Для создания запросов необходимо выполнения следующих условий:

- необходимо указать таблицу или таблицы, из которых нужно получить данные;

- необходимо указать поля таблиц;

- необходимо указать условие отбора или составить выражение для вычислений или изменения данных таблиц.

При составлении выражений используют операторы, константы, идентификаторы и функции.

С помощью запросов можно получить любые интересующие вас ответы, изменить данные в таблицах, а также удалить ненужные записи, обновить, добавить в таблицу нужные записи.

В Access существуют четыре типа запросов для различных целей:

- Запросы на выборку (Select queries) отображают данные из одной или нескольких таблиц в виде таблицы.

- Запросы с параметром (Parameter queries) - это такие запросы, свойства которых изменяются пользователем при каждом запуске.

- Перекрёстные запросы (Crosstab queries) собирают данные из одной или нескольких таблиц в формате, похожем на формат электронной таблицы.

- Запросы с группировкой данных

- При обобщении данных используются команда  - групповые операции и в строке групповые операции указываются статистические функции: Count, Max, Sum, Avg.

- Запросы на изменение (Action queries) используются для создания новых таблиц из результатов запроса и для внесения изменений в данные существующих таблиц. С их помощью можно добавлять или изменять записи согласно выражениям, указываемых в режиме конструктора запроса.

Для работы в базе данных обычно создают формы для ввода просмотра данных. Формы могут содержать элементы управления.

Формы позволяют создавать пользовательский интерфейс для таблиц базы данных. Хотя для выполнения ввода и редактирования данных можно использовать таблицы, формы предоставляют преимущества для предоставления данных в упорядоченном и привлекательном виде. Правильно разработанная форма ускоряет процесс ввода данных и минимизирует ошибки.

В формах можно осуществлять проверку корректности данных, содержащих в таблице.

Форма позволяет осуществлять вычисления и выводить результат на экран.

Форма предоставляет возможность управления работы базы данных.

Содержание и вид формы зависит от того, для какого вида работ она предназначена. Формы можно разделить на три основных категории:

1. Управления транзакциями

Такие формы выполняют функции добавления новых записей в таблицы или изменения существующих записей, работают непосредственно с таблицами.

2. Доступ к данным

Фомы этой категории предназначены для представления такой информации, как диаграммы, отчёты, таблицы, но не позволяют пользователю добавлять или редактировать данные. Формы, предназначенные только для доступа к данным, в качества источника данных часто используют запросы, которые суммируют данные, находят средние значения.

3. Администрирование баз данных

Эта категория форм предназначена для выполнения административных функций - главная кнопочная форма, которая содержит кнопки, открывающие различные формы для ввода и просмотра данных, печати (просмотра) отчётов, выполняющих уплотнение БД, резервное копирование.

Существуют три способа создания форм:

- Автоматическое создание форм стандартного вида - автоформа в столбец, ленточная, табличная, сводная, диаграмма. Необходимо указать в качестве источника данных таблицу или запрос;

- создание с помощью мастера форм - позволяет создавать форму, содержащую поля из одной или нескольких таблиц или запросов, определяет внешний вид формы, Так как поля, выбранные для отображения в форме, взяты из двух различных таблиц, то мастер форм предоставляет возможность выбрать тип представления данных. Выбираем основной тип данных, для просмотра которых была предназначена форма;

- .создание формы - диаграммы удобно выполнять, используя в качестве источника данных данные запросов, таблиц.

Сводная таблица аналогична сводной таблицы в MS Excel.

Создание формы в режиме Конструктора используется чаще при создании главной кнопочной формы.

Форму можно разделить на три основные части: заголовок формы, область данных и примечание формы. Для изменения внешнего вида форм используется режим конструктора

Для оформления, создания удобного пользовательского интерфейса в формах можно использовать элементы управления. Наиболее часто используются Текстовые поля (рис1), Переключатели (рис2), Вкладки (рис 3)

В MS Access существует возможность вывода на печать любого объекта - таблицы, формы, но объект Отчёт - предназначенный специально для печати данных

В MS Access отчёты делятся на пять основных типов, так называемых макетов:

- отчёты в одну колонку;

- ленточные отчёты;

- многоколоночные отчёты;

- групповые/итоговые отчёты;

- почтовые наклейки.

Удобнее всего создавать отчёты с помощью мастера отчётов: имеется возможность указывать различные поля из различных таблиц, подводить итоги - сумму, среднее, минимальные и максимальные значения.

В конструкторе в отчёт можно вносить изменения отформатировать отчёт, добавить вычисляемые поля: например: =Sum([Оклад])*0,5

Для установки параметров страницы используем команду: Файл - Параметры страницы - вкладка Поля, Страница.

Access позволяет распечатать многоколоночные отчёты - Отчёт - Создать - Почтовые наклейки, можно выбрать размер наклейки, а количество строк и столбцов определяется автоматически.

В разделе примечание группы можно добавлять итоговые формулы:

Для выполнения часто повторяемых событий создаются макросы. Макрос - это последовательность макрокоманд, которая запускается в автоматическом режиме.

Созданный макрос можно связать с кнопкой или пунктом меню.

С помощью построителя выражений можно указать условие выполнения макроса.

Проверка Данных

При вводе данных достаточно просто допустить ошибку или забыть ввести информацию. Ошибки и опечатки в ваших данных делают базу данных менее удобной, а порой даже трудной для работы. Одним из преимуществ системы баз данных является то, что оно может проверять вводимые вами данные, иногда даже отказывая вам в сохранении информации, не соответствующей правилам ввода. Этот процесс называется проверкой на валидность, или просто проверкой данных, и заключается в проверке вводимой информации на соответствие данному полю.

В Access проверка информации осуществляется несколькими методами, большинство из которых не требуют от вас навыков программирования. Для формы с различными типами вводимых данных вы, как правило, используются одним или несколько приведенных ниже методов проверки.

Типы данных. Этот наиболее простая форма проверки, используемая в любом базе данных. Разумеется, Access не позволяет вам хранить данные в поле, если тип данных не соответствует типу информации, для которого предназначено данное поле. Если тип данных не соответствует типу информации, для которого предназначено данное поле. Например, Access позволяет ввести в поле Дата только значение даты.

Параметр Inputmask. Этот параметр помогает пользователям вводить в поля данные, которые имеют символы формирования, такие как дефис или скобки в постовых индексах или телефонных номерах. Access позволяет вводить только те значения которые удовлетворяют маски ввода.

Параметр Required. С помощью настройки этого параметра для поле в таблице вы можете обеспечить заполнение этих полей данными. Если пользователь оставляет незаполненным необходимое для заполнения поле или сохраняя запись без ввода значения в поле, в котором это необходимо, Access отображает сообщение с предупреждением.

Параметр ValidationRule. Настройка этого параметра для полей, таблиц или элементов управления в формах позволяет принимать только те видимые данные, которые соответствуют установленным вами правилам проверки. При обновлении пользователем поля или сохранении им записи Access проверяет данные на соответствие их всем установленным вами правилам проверки в случае ошибки выдает сообщение. Вы можете ввести текст этого сообщения, настроив параметр ValidationText.

Процедура события BeforUpdate. Если вы хотите обеспечить комплексную проверку полей, для которой нельзя написать выражение проверки, вы можете написать процедуру события, которая будет проверять данные. В отличие от других форм проверки, в которых Access автоматически отображает сообщение, ваша процедура события BeforUpdate будет отображать сообщение и отменять обновление.

В формате Контакты уже используются маски ввода. В этом разделе вы добавите другие выражения проверки, сначала настроив свойства в таблице Контакты, а затем создав процедуру события BeforUpdate для проверки данных каждый раз при сохранении записи пользователем.

Проверка ввода данных

1. На панели инструментов нажать кнопку Свойства.

2. В перечне свойств щелкнуть на параметр Условие на значение и ввести (“1” OR “2” OR “высшая”). Имеется ввиду, что на поле категория накладывается условие, т.е. можно вводить 1 либо высшая в противном случае будет выводиться сообщение.

3. Щелкнуть на параметр Сообщение об ошибке и ввести Вводится только 1, 2 или высшая!!!

Модуль - это набор процедур Visual Basic. По сравнению с макросом модуль более гибкий и удобный инструмент, но он доступен более опытным пользователям. Поэтому в Access существует возможность преобразования макросов в модули: в режиме конструктора сохранить макрос как модуль.

Поддержка синхронизации поля со списком

Несмотря на ,что поле со списком Найти запись выполняет все, что от него требуется, можно придраться к тому, что оно не отображает имя текущего контакта. Можно перейти к другой записи другим способом, нежели использование поля со списком Найти запись оно продолжает отображать имя предыдущего контакта и, таким образом остается не синхронизированным. Так как этот недочет является довольно существенным можно добавить строку кода в модуль формы чтобы решить эту проблему.

1. Открыть вкладку События в перечень свойств.

2. На параметре ТекущаяЗапись и затем нажать кнопку построения.

3. Выбрать Программы, добавить процедуру события Form_Current.

4. Нажать клавишу Tab и ввести строку кода:

Private Sub Form_Current()

cbofam = Фамилия

End Sub

Этот код устанавливает значение поля со списком на значение элемента Фамилия.Т.е. каждый раз при переходе к новой записи поле со списком будет обновляться и так же отображать эту запись.

Настройка приложения с помощью VBA

Чтобы решить проблему прямой возможности изменения данных в базе сделаем форму доступной только для чтения по умолчанию, чтобы пользователи не могли вносить изменения, не сделав специальный запрос на изменение данных. Таким образом, пользователи будут открывать форму и просматривать конкретную информацию не беспокоясь о возможности случайно внесения изменений. Чтобы сделать форму доступной только для чтения, нужно просто установить значения параметра AllowEdits на «Нет». Так же понадобится разработать способ, с помощью которого пользователи будут сообщать вам о надобности изменения данных.Нужно две дополнительные кнопки в вашем форме: одна для оповещения о желании пользователя внести изменения, и вторая для сохранения измененной записи.

1. Открыть вкладку Данные в перечень свойств.

2. Щелкнуть на параметре Разрешить изменения (AllowEdits) и установить его значение на «Нет»

Изменение записи

1. На панели элементов, щелкнув на инструмент Мастера(Control Wizards), чтобы включить его, и затем щелкнуть на элементе Кнопка. Отказаться от Мастера, а настраивать его параметры вручную.

2. При выключении элементе Мастера кнопка появится сразу, но будет иметь имя по умолчанию.

3. Нажать кнопку Свойства на панели инструментов.

4. В поле свойства Имя введите ИзменитьЗапись.

5. Нажать Enter и в поле свойства Подпись ввести & ИзменитьЗапись.

6. Щелкнув правой кнопкой мыши на кнопке Изменить запись и в появившемся меню выбрать Обработка событий.

7. Выбрать Программы. Откроется модуль формы Ввод пособий и будет создана процедура событий Click для кнопки.

Private Sub ИзминениеЗаписи _Click()

Me.AllowEdits=True

End Sub

Знак равенства (=) в коде означает «присвоить значение выражения слева выражению слева от знака». Слева от знака в нашем случае находится выражение Me.AllowEdits, которое ссылается на свойство формы РазрешитьИзменение(AllowEdits); для ссылки на свойство текущей формы используется ключевое слово Me, после которого вводится точка и далее имя свойства. Этот код дает команду Visual Basic присвоить выражению слева значение True(Истина). Установка свойства на значение True в коде Visual Basic - это то же самое, что и выбор значения Да (Yes) в перечне свойств формы. Чтобы установить значение параметра Нет (No) в коде, присвоить ему значение False (Ложь).

Возвращение формы

Когда пользователь щелкает по кнопке Изменить запись код выполняет и делает форму доступной для изменения. при перемещении пользователя к другой записи или сохранении текущей записи необходимо вернуть форму в состояние, в котором она доступна только для чтения, чтобы записи не были подвержены случайным изменениям до тех пор, пока снова не будет нажата кнопка Изменить запись.

Существует два случая, которые необходимо учесть:

§ Каждый переход пользователя к следующей записи.

§ Каждое сохранение текущей записи с использованием любого метода.

1 случай:

1. Открыть вкладку События в перечне свойств

2. Щелкнуть на свойстве Текущая запись и затем нажать кнопку построения.

3. Выбрать Программы. В окне Visual Basic будет создана процедура Form_Current.

4. Нажать Enter и затем Tab после чего ввести код:

Private Sub Form_AfterUpdate()

Me.AllowEdits = False

End Sub

2 случай:

1. Выбрать элемент Кнопка.

2. В примечании формы щелкнуть справа от кнопки Изменить запись. Откроется Мастер создания кнопок.

3. В списке Категории выбрать Обработка записей.

4. В списке Действия выбрать Сохранить запись.

5. Выбрать надпись кнопки - Текст. И ввести фразу &Сохранить запись.

6. Ввести СохранитьЗапись в качестве имени кнопки.

Добавление строки кода в процедуру события, чтобы настроить курсор

Чтобы начать ввод информации нужно сначала щелкнуть по полю Тема работы в Форме. Но будет гораздо удобнее, если курсор будет автоматически перемещаться в поле Тема работы после нажатия кнопки. Чтобы это сделать необходимо, дописать фразу в код Visual Basic:

Тема_работы.SetFocus

Эта строка установка курсора на указанный объект формы или элемент управления, а именно на поле Тема работы.

Создание собственной строки меню

1. В меню Вид навести указатель мыши на пункт панели инструментов и выбрать Настройка.

2. Открыть вкладку Панели инструментов, нажать кнопку Создать и ввести имя для новой строки меню.

3. В окне Создание панели инструментов ввести Строка меню Subscribers.

4. В диалоговой окне Настройка нажать кнопку Свойства.

5. В поле Тип выберите Строка меню.

6. В диалоговом окне Настройка открыть Команды. В списке Категории выберите Встроенные меню.

7. В списке Команды перетащите меню Файл на собственную строку меню.



8. Перетащить меню Правка из списка Команды а так же процедуру для меню Вид, Записи, Окно, Справка, перетащить каждую из них на собственную строку.

Добавление собственного меню Сервиса

1. В списке Категория щелкнуть на пункт Новое меню.

2. В списке Команды перетащить Новое меню на созданную строку меню между меню Записи и Окно.

3. Щелкнуть на имеющемся тексте в поле Имя, ввести С&ервис.

4. Удерживая клавишу Ctrl перетащить команды Орфография, Параметры замены, Параметры.

Создание новой панели инструментов

1. В меню Вид в пункте меню Панели инструментов выбрать Настройка.

2. Нажать кнопку Создать.

3. В поле Панели инструментов ввести Преподаватели.

4. Щелкнуть правой кнопкой мыши на одной из панели инструментов и выбрать меню Преподаватели.

5. На панели инструментов нажать кнопку Вид: Конструктор.

6. Установить параметр Панель инструментов на значение Преподаватели.

Добавление стандартной кнопки на панель инструментов

1. В диалоговом окне Настройка открыть вкладку Команды.

2. В списке Категории выбрать Правка. В списке команды отобразятся стандартные команды правки.

3. Выбрать команды Вырезать, Копировать, Вставить и Отменить в списке Команды и перетащить их на панели инструментов.

4. Щелкнуть правой кнопкой мыши на кнопку Отменить и в появившимся меню выбрать Начать группу. И между кнопками Вставить и Отменить появится разделительная линия.

2. СПЕЦИАЛЬНАЯ ЧАСТЬ

2.1 Постановка задачи

2.1.1 Назначение задачи

Стремительное проникновение компьютеров во все сферы человеческой деятельности и его использование для оформления и хранения документов открывает новые возможности для ускорения процесса обработки информации, и, следовательно, принятия решения и эффективного управления.

Эффективность работы малого предприятия определяется объемом, скоростью и качеством выполняемых работ как на предприятии в целом, так и на уровне каждого из его подразделений. Важными составляющими эффективной работы предприятия являются автоматизация обработки документации. Документы предприятия являются, в основном, типовыми документами и операции по обработке этих документов могут быть автоматизированы в рамках системы автоматизации предприятия.

Отсутствие автоматизации процессов учета документации приводит к нерациональному использованию трудовых и финансовых ресурсов малого предприятия, снижению конкурентоспособности и уменьшении прибыли.

Для организации эффективной работы с документацией предприятия необходимо:

-- координация деятельности по сбору и обработке документации по предприятию в целом;

-- определение основных видов документации;

-- определение основных направлений развития технологии обработки информации;

-- организация оперативной регистрации, поиска необходимой документации;

-- определение потребности в информации всех подразделений предприятия, оперативное получение необходимых отчетов и запросов.

Документация предприятия должна соответствовать современным требованиям, согласно государственным стандартам

Таким образом, проблема состоит в реализации системы обработки информации, позволяющей накапливать, хранить и обрабатывать (анализировать) документы. Для реализации необходимо создать реляционную базу данных, в которой можно будет осуществлять процесс автоматизации обработки документации.

2.1.2 Технико-математическое описание задачи

Создание комплексной автоматизированной системы предполагает использование всего комплекса технических средств обработки информации, переход к единой системе обработки всех видов информации.

В последние годы устройства автоматизированной обработки текстовой информации стали широко использоваться руководителями всех уровней, которые на выведенном, на экран документе делают свои замечания, ставят резолюции, что упрощает процесс согласования их действий, ускоряет процесс подготовки управленческих решений.

Для организации эффективной работы с документацией необходимо на предприятии иметь локальную сеть между различными структурными подразделениями.

В этой связи при системном подходе к автоматизации предприятий на первый план выходят такие параметры системы, как надежность, масштабируемость, безопасность.

Так как представление структуры базы данных, экранных форм, запросов, отчетных форм в Microsoft Access обеспечивается внутренней реализацией СУБД (в отличие от распространенных СУБД типа dBase, FoxPro, и т. д., в которых эти характеристики описываются программным путем), то представление полного программного кода базы данных, написанной на Microsoft Access является невозможным, в связи с отсутствием такового.

Однако, при создании экранных форм для присвоения различных функций элементам управления - кнопкам - использовался внутренний язык СУБД - Access Basic. Некоторые процедуры, написанные на этом языке, представлены в приложении

В базе данных «Методический кабинет» для генерации отчетов, получения некоторых данных используется запросы. Хотя эти запросы генерировались визуальными средствами, но есть возможность представить их в виде SQL-запроса.

Запросы являются важным инструментом в любых системах управления базами данных. Они используются для выделения, обновления и добавления новых записей в таблицы.

Запрос по образцу (Query by Examply) изначально предназначался для пользователей БД, чтобы они могли осуществлять поиск данных без знания языков программирования по определённым условиям.

Для проверки условий используются выражения, которые должны содержать, по крайней мере, одну операцию и, по крайней мере, одну константу, идентификатор или функцию.

Для создания выражений в Access существует шесть типов категорий операторов: арифметические операторы, операторы присваивания и сравнения, логические операторы, операторы слияния строковых значений (конкатенации &), операторы - разделители (восклицательный знак и точка), операторы сравнения.

В сочетании с операторами выражения создают константы. Существуют константы трёх видов:

1) числовые константы - это последовательность цифр (знак числа, десятичная точка)

2) текстовые (строковые) константы.

3) константы типа Дата/Время заключаются в знаки #, например #10:20:30#.

Идентификатор - это обычно имя объекта. Объекты в Access это таблицы, поля, запросы, формы, отчёты. Иногда имя идентификатора состоит из имени семейства и объекта, тогда отделяются «.» или «!».

В Access и VBA определены 140 различных функций и сгруппированы по назначению, например: функции даты и времени, текстовые функции, функции общего назначения, функции преобразования типов (математические, финансовые), функции специального назначения: статистические, динамического обмена.

В современных СУБД с интерактивным интерфейсом можно создавать запросы, используя другие средства, например Query by Examply (запрос по образцу). Однако применение SQL зачастую позволяет повысить эффективность обработки данных в базе. Например, при подготовке запроса в среде Access можно перейти из окна Конструктора запросов (формулировки запроса по образцу на языке QBE) в окно с эквивалентным оператором SQL. Подготовку нового запроса пу-тем редактирования уже имеющегося в ряде случае проще выполнить пу-тем изменения оператора SQL. В различных СУБД состав операторов SQL может несколько отличаться.

Язык SQL не обладает функциями полноценного языка разработки, а ориентирован на доступ к данным, поэтому его включают в состав средств разработки программ. В этом случае его называют встроенным SQL. Стан-дарт языка SQL поддерживают современные язы-ки программирования: PL/1, COBOL, PASCAL и др.

Для построения и выполнения произвольной запросной функции в Access очень удобным и доступным является язык запросов по образцу QBE, поддер-жанный мощным интерфейсом пользователя. Язык SQL в некотором роде скрыт от пользователя, хотя весьма важен при составлении VBA-программ в приложениях.

Язык SQL в Access может применяться при разработке экранных форм, отчетов, а также при создании макрокоманд и программ на VBA.

2.1.3 Требования к программе

2.1.3.1 Требования к функциональным характеристикам

Подход к обработке информации как к производственному процессу широко принят специалистами по автоматизации систем организационного управления. Считается, что рационализация информационного процесса с распространением на него элементов производственной деятельности (нормирование, технология) должна повысить эффективность управленческого труда. Одним из основных показателей эффективности работы предприятия является его продуктивность: качество, количество и скорость обработки информации.

Любая организация обрабатывает информацию для выработки двух видов «продукции»: информации (данных, документов, речевой информации) и решений (оперативных и стратегических). Организация получает начальную (входящую) информацию в различных видах: документы, доставляющие информацию в виде слов и цифр; речевая информация по телефону; данные от ЭВМ, часто в электронной форме. Конечная (исходящая) информация вырабатывается в таких же видах. Производственный цикл организации может включать перекомпоновку информации, объединение данной информации с дугой, накопление информации.

Деятельность предприятия будет эффективной только при наличии общей информационной системы, объединяющей управление финансами, персоналом, снабжением, сбытом и производством. Таким образом, задача компании, специализирующейся в области информационного обеспечения процессов, заключается в создании и внедрении комплексных систем управления, которые позволят заказчику перейти от частичной автоматизации к интегрированным системам, обеспечат работу в едином информационном пространстве и предоставят необходимую информацию для планирования и прогнозирования, анализа и принятия управленческих решений.

Существуют критерии, для каждого автоматизированных систем обработки информации для любого типа предприятий:

Система должна быть понятной.

Разработанная система должна быть понятной сотрудникам фирмы. Функциональные возможности системы и реализация должны соответствовать основным процессам, происходящих на предприятии.

Система должна быть удобной.

Разрабатываемая система может считаться удобной только тогда, когда она удобна для конкретного человека, именно его оценка должна быть решающей. Не исключен и путь постепенного усиления системы по мере роста компьютерной квалификации специалиста. Зато противопоказан обратный подход: "разработаем сложную систему, а людей потом научим", система подбирается под человека и должна быть удобна для него

Программа, если она хоть как-то тестирована (впрочем, известны случаи, когда на рынок выбрасывались системы, вообще неспособные отличить символьную информацию от числовой), будет защищать вас от грубых ошибок. Однако это вовсе не означает, что в системе предусмотрены также интеллектуальные средства анализа и защиты информации. Так как же оценивать с позиций надежности разрабатываемую систему? Эта задача распадается на три самостоятельные части.

Система должна быть адекватной.

Как уже отмечалось, переходная экономика характеризуется обилием изменений в правилах бухгалтерского учета и отчетности. В этих условиях разрабатываемая автоматизированная система достаточно быстро может оказаться неадекватной текущему положению дел. В системе должна существовать возможность настройки в соответствии с текущими требованиями. Это означает, что система изначально разрабатывается как легко адаптируемая, мобильная и гибкая.

В основу проектирования БД должны быть положены представления конечных пользователей конкретной организации - концептуальные требования к системе.

При рассмотрении требований конечных пользователей необходимо принимать во внимание следующее:

- База данных должна удовлетворять актуальным информационным потребностям организации. Получаемая информация должна по структуре и содержанию соответствовать решаемым задачам.

- База данных должна обеспечивать получение требуемых данных за приемлемое время, то есть отвечать заданным требованиям производительности.

- База данных должна удовлетворять выявленным и вновь возникающим требованиям конечных пользователей.

- База данных должна легко расширяться при реорганизации и расширении предметной области.

- База данных должна легко изменяться при изменении программной и аппаратной среды.

- Загруженные в базу данных корректные данные должны оставаться корректными.

- Данные до включения в базу данных должны проверяться на корректность.

- Доступ к данным, размещаемым в базе данных, должны иметь только лица с соответствующими полномочиями.

При проектировании дипломного проекта в качестве клиентской части была выбрана Система Управления Базами Данных Microsoft Access. Microsoft Access - это самая популярная сегодня настольная система управления базами данных. Успех Microsoft Access заключается в прекрасной реализации продукта, рассчитанного как на начинающего, так и квалифицированного пользователя. Опишем основные эргономические особенности данной СУБД на которые мы ориентировались при разработке клиентской части:

- MS Access имеет один из самых лучших наборов визуальных средств среди аналогичных программных продуктов. Вся работа с базами данных интегрирована в окне базы данных.

При разработке программы широко используются такие современные решения, как панели инструментов, технология Drag&Drop (перетащи и брось), панели свойств, гипертекстовые ссылки и др.

- При создании форм, отчетов, запросов существует возможность воспользоваться большим количеством встроенных шаблонов и «помощников», следовательно, сокращается процесс написания программы.

- Широко развитый пользовательский интерфейс.

- Существует возможность создавать в клиентских приложениях все элементы стандартного интерфейса Windows-приложений: окна, кнопки, полосы прокрутки, кнопки выбора, кнопки переключения и многие другие.

- Широкие возможности документирования и создания помощи пользователям.

- Окна подсказок, «ярлыки» подсказок, отличная документация на русском языке и встроенная система помощи - отличительные особенности СУБД Microsoft Access.

- Одно из основных преимуществ MS Access - тесная интеграции с популярным офисным пакетом Microsoft Office. 80% пользователей в мире применяют этот пакет для организации работы в офисе и дома. Следовательно, проектируемая нами система может быть легко применена и перенесена между множеством компьютеров.

- MS Access использует самый популярный на сегодняшний день язык программирования Visual Basic. Это позволяет рассчитывать на широкую поддержку со стороны пользователей и сторонних разработчиков.

2.1.3.2 Требования к надежности

Программа должна обеспечивать стабильное выполнение операций по обслуживанию базы данных, корректный ввод и вывод данных, а также минимальное время на восстановление после сбоя. Наибольшее количество ошибок возникает при некорректной работе пользователя или повреждении данных и кода программы. Для исключения неверного функционирования или отказа работы программа должна обеспечивать следующий контроль своей работы:

- контроль хранения данных в таблицах, обеспечивается за счет указания поэлементной структуры типов хранимых данных. При повреждении пользователь должен информироваться о такой ситуации, ошибочные данные удалятся из базы;

- контроль ввода обеспечивается путем фильтрации действий пользователя в соответствии с данными структуры таблицы. Ошибочный ввод пользователя должен отслеживаться и запрещаться, а также при необходимости пользователь должен информироваться о неверно занесенных данных;

- должен быть предусмотрен режим восстановления ошибочно удаленной информации непосредственно в ходе работы пользователя с программой;

Контроль периода выполнения программы заключается в отслеживании программных ошибок в ходе выполнения программы и ее соответствующая реакция. При возможности продолжения работы после сбоя работа должна быть продолжена с уведомлением пользователя о характере ошибки. При полном отказе системы пользователь также должен быть по возможности уведомлен.

Для контроля ввода данных можно использовать маску ввода. Маска ввода (Input Mask) задает строку символов, облегчающую ввод данных в поле. Например, удобно создать следующую маску ввода для поля Телефон, позволяющую вводить только цифры и автоматически добавляющую промежуточные символы: "("000") "00-00-00.

В Access реализованы способы защиты баз данных: парольная защита, защита на уровне пользователей и шифрование.

Парольная защита является простым и часто достаточным средством обес-печения защиты БД от открытия несанкционированными пользователями. Используемый при этом пароль называют паролем базы данных.

Зная пароль БД, любой пользователь сможет ее открыть и использовать, а также выполнить все необходимые операции с ней. Установка пароля может быть запрещена в случае, если для БД установлена защита на уровне пользователя и наложен запрет на парольную защиту.

Парольная защита может использоваться в дополнение к защите на уровне пользователя. В этом случае устанавливать парольную защиту может пользователь, обладающий правами администратора БД.

Таким образом, для установки обоих видов защиты БД сначала защищают на уровне пользователя, и потом устанавливают пароль.

Если парольная защита действует наряду с защитой на уровне пользователя, то пользователю предоставляется возможность выполнять над объектами БД действия, предусмотренные правами доступа.

Метод парольной защиты достаточно надежен, так как пароль система Access шифрует и к паролю нет прямого доступа. Он хранится вместе с защищаемой БД, а поэтому открыть БД не удается и на другом компьютере с установленной там системой.

2.1.3.3 Требования к составу и параметрам технических средств

1. Приложение Microsoft Access 2000 является реляционной СУБД, которая может функционировать под управлением Windows 95/98, Windows NT4.0 и выше.

2. Приложение MS Access предназначено для разработки настольных (desktop) БД, создания приложений БД архитектуры клиент - сервер, HTML - документов для работы в INTERNET.

3. Системные требования

Для нормальной работы с MS Access 2000 компьютер должен удовлетворять следующим требованиям:

1) процессор Pentium с тактовой частотой 75 МГц;

2) 16 Мбайтов основной памяти при работе под управлением Windows 95/98 или 32 Мбайта - Windows NT4.0;

3) около 90 МБ свободного дискового пространства при обычной установке.

2.2. Описание алгоритма

Для организации регистрации, контроля, поиска и систематизации документации необходимо выполнить предварительную работу.

Все документы образовательного учреждения должны быть выполнены с учётом единых требований к оформлению документации, регламентированных стандартами. Для оформления информационных документов необходимо создать бланк предприятия, в котором будут отражены все реквизиты, эмблема образовательного учреждения.

Для регистрации документации необходимо создать тематические папки.

Для оформления документации необходимы данные о структуре предприятия, сотрудниках, поэтому при разработке информационно-справочной системы были созданы две базы данных Сотрудники и Документация САКСЭС. БД по преподавателям в дальнейшем будет разворачиваться.

Для создания базы данных разработана инфологическая модель (см. Приложение 1).

На основании инфологической модели были созданы реляционные модели базы данных. Схема базы данных Методический кабинет (см. Приложение 2)

При создании информационно-справочной и поисковой системы образовательного учреждения используются различные способы создания таблиц: в конструкторе, с помощью мастера таблиц, используется связь между таблицами.