Рис. 1.1 - Графическое описание взаимосвязи программных модулей в автоматизированной системе Мини-автопредприятие

1.3 Взаимосвязь с другими технологиями

АИС Мини-Автопредприятие имеет удобный интерфейс, настраиваемые отчеты и диаграммы, процедуры контроля корректности ввода данных, возможность импорта справочника автотранспорта из программ 1С-Предприятие 7.7, обеспечивает взаимосвязь с другими программами семейства KorsSoft (Лайтик-Автопр-е, Корс Автопредприятие) а также с программой Microsoft office (в т.ч. печать отчетов в Excel).

1.4 Сравнительный анализ заданной АИС с аналогичными системами

1.5 Сценарий работы с пользователем

Пример организации диалога пользователя с АИС Мини-Автопредприятие в графическом виде представлен на рис. 1.2.

Рис. 1.2 Структура организации диалога пользователя с АИС Мини-Автопредприятие

1.6 Функциональные возможности АИС Мини-Автопредприятие, освоенные автором

1.6.1 Учет автотранспорта

Ведение списка автотранспорта осуществляется на закладке Автотранспорт» (открывается из меню "Режимы - Автотранспорт"):

В режиме просмотра списка автотранспорта доступны следующие возможности:

· отбор по типу транспорта (в окне «Кол-во» показывается количество единиц автотранспорта выбранного типа);

· сортировка по различным признакам;

· изменение (кнопка «Изменить» или двойной клик кнопки мыши на выбранной строке) карточки автотранспорта;

· формирование списка автотранспорта с выбранной сортировкой и отбором (кнопка «Печать списка») в Excel;

· открытие списка путевых листов по выбранному автомобилю (кнопка «Путевые листы»).

Заполнить список автотранспорта можно, импортируя его из внешнего файла в меню «Сервис» - «Импорт справочника `Автотранспорт'из файла Excel или из базы данных 1С-Предприятие 7.7 в меню «Сервис» - «Импорт справочника `Автотранспорт'из 1С (только для Лайтик-Автопредприятие).

Обязательные для заполнения поля: «Марка, модель» и «Гос.рег.номер». При записи карточки автотранспорта контролируется уникальность гос.рег.номера. Доступность полей ввода группы реквизитов «Расход топлива» определяется видом автомобиля. Нормативные значения расхода топлива и масел устанавливаются автоматически при выборе реквизитов «Норматив расхода топлива» и «Норматив расхода масла», а также могут быть установлены вручную.

В поле «Начальный пробег» вносится значение начального (до начала ввода путевых листов в программу) пробега транспорта. Это значение добавляется к пробегу по путевым листам при контроле суммарного пробега транспорта в напоминаниях по пробегу.

В поле «Дополнительная информация» можно внести любую информацию по автомобилю (максимальный размер - 100 символов).

Паспорт транспортного средства доступен для ввода только после записи автотранспорта.

При вводе данных в паспорт ТС изменения сразу записываются в базу данных для выбранного автомобиля.

1.6.2 Учет клиентов и объектов

Список клиентов и объектов открывается из меню "Режимы - Справочник клиентов и объектов".

В программе принята двухуровневая организация справочника:

· на первом уровне (в группах) ведется учет клиентов с реквизитами: адрес, телефоны, доп.информация;

· на втором уровне для каждого клиента ведется список объектов со своими реквизитами: средний пробег, телефоны, доп.информация.

· Средний пробег используется для подсчета суммарного пробега по маршруту и путевому листу.

1.6.3 Учет маршрутов

Список маршрутов открывается из меню "Режимы - Справочник маршрутов".

В форме справочника маршрутов в верхнем окне вводятся названия маршрутов (с контролем уникальности по названию маршрута).

В нижнем окне для текущего маршрута можно добавить произвольное количество объектов из справочника "Клиенты и объекты".

В информационном окне справа для текущего маршрута подсчитывается количество объектов и суммарный пробег.

1.6.4 Учет путевых листов

Журнал учета путевых листов ведется на закладке «Путевые листы» (открывается из меню "Режимы - Путевые листы").

Режимы работы в журнале путевых листов:

· отбор по типу транспорта (общий для списка транспорта и путевых листов - устанавливается на закладке «Автотранспорт»);

· установка периода просмотра журнала путевых листов (кнопка «Период», при запуске программы устанавливается период, определенный в настройках программы из меню «Сервис» - «Основные настройки программы»);

· быстрый выбор предыдущего/следующего периода (день, месяц, квартал; год);

· отбор по автомобилю (кнопкой «Установить отбор» по выбранному автомобилю или выбором из списка «Автомобиль»);

· отбор по водителю (выбором из списка «Водитель»);

· добавление (кнопка «Добавить»), удаление (кнопка «Удалить»), изменение (кнопка «Изменить» или двойной клик кнопки мыши на выбранной строке) путевого листа;

· формирование реестра путевых листов (кнопка «Реестр») в Excel;

· отбор путевых листов по маршруту;

· переход к первой, последней, следующей, предыдущей странице списка путевых листов.

Примечание: ввод новых путевых листов возможен только при установленном отборе по автомобилю.

В форме путевого листа заполняются реквизиты:

· дата;

· номер (до записи путевого листа при выборе даты номер присваивается программой автоматически, обеспечивая уникальность нумерации в пределах года), может быть изменен вручную;

· водитель (выбором из списка «Водитель» или из справочника «Сотрудники» по двойному клику мыши);

· количество отработанных часов, тариф (руб./час - устанавливается автоматически при выборе водителя и может быть изменен), заработная плата (руб. - рассчитывается умножением тарифа на количество отработанных часов);

· маршрут;

· пробег для каждого из объектов маршрута (пробег по любому объекту можно исключить из расчета суммарного пробега по маршруту);

· регион (первоначально подставляется регион, установленный в меню «Сервис -Основные настройки программы», используется для расчета зимней надбавки и автоматически устанавливает или снимает поправочный коэффициент «Зимняя надбавка» по данным начала и окончания действия надбавки для выбранного региона;

· показания спидометра - при выезде из гаража (рассчитываются автоматически по данным из предыдущего путевого листа выбранного автомобиля до записи путевого листа), при возвращении, пробег (рассчитывается автоматически);

· данные для расчета расхода основного и дополнительного вида топлива: остаток при выезде (рассчитывается по данным из предыдущего путевого листа выбранного автомобиля как разница между «Остаток при возвращении» и «Сдано» до записи путевого листа), получено, остаток при возвращении, сдано, расход топлива фактический, расход топлива по норме (только для дополнительного вида топлива).

Расход топлива по норме для основного вида топлива рассчитывается автоматически на основании данных, введенных в полях под заголовком «Расчет нормативного расхода основного вида топлива» и установленных поправочных коэффициентов.

Поправочные коэффициенты можно переносить между путевыми листами (используя ссылки «Запомнить пометки поправок» и «Вставить пометки поправок»).

Посмотреть список выбранных поправок можно, нажав на кнопку «Выбранные поправки».

Прочитать полное наименование поправочного коэффициента можно, кликнув дважды по его наименованию.

Кнопкой «Х» снимаются все пометки у поправочных коэффициентов.

Для печати путевого листа в формате Excel (по кнопке «Печать») используются шаблоны путевых листов, расположенные в каталоге программы.

Перечень шаблонов и выводимых реквизитов путевых листов приведен в меню «Сервис» - «Настройка печати путевых листов».

Для подготовки собственного шаблона поместите в каталог программы файл Excel с соответствующим именем, внесите в его ячейки в нужных местах наименования шаблонов реквизитов путевого листа, начинающихся со служебного символа #.

1.6.5 Учет сотрудников (водителей)

Список сотрудников открывается из меню "Режимы - Справочник сотрудников".

Доступные режимы:

· добавление (только в версии Лайтик-Автопредприятие);

· удаление с контролем ссылок на водителя в путевых листах (только в версии Лайтик-Автопредприятие);

· поиск;

· сортировка;

· печать;

· выбор фотографии (файл с расширением bmp, gif, jpg), изменение ширины фотографии.

Вводимые реквизиты:

· фамилия, имя, отчество;

· адрес;

· телефоны;

· дата рождения;

· № удостоверения;

· часовой тариф для расчета заработной платы по путевым листам (руб./час);

· паспортные данные;

· дата приема;

· дата увольнения;

· дополнительная информация (до 250 символов).

1.6.6 Отчеты

Вызов отчетов осуществляется из меню «Отчеты» основного окна программы.

Все отчеты формируются за произвольный период в формате Excel в виде таблиц или диаграмм.

Устанавливаемые отборы:

· вид топлива;

· вид транспорта;

· автомобиль;

· сотрудник (водитель);

· маршрут (в отчете по пробегу);

· объект (в отчете по пробегу).

Степень детализации отчетов:

· за период в целом;

· по видам транспорта;

· по автомобилям;

· по путевым листам;

· по сотрудникам(водителям);

· по маршрутам (в отчете по пробегу);

· по объектам (в отчете по пробегу);

· по периодам (год, квартал, месяц).

Анализируемые параметры для ведомости остатков, выдачи и расхода топлива:

· получено, л;

· расход топлива фактический, л;

· сдано, л;

· расход по норме, л;

· экономия, л;

· перерасход, л.

Анализируемые параметры для отчета о пробеге, работе автотранспорта и среднем расходе топлива:

· пробег, км;

· длительность простоя с включенным двигателем, час;

· длительность работы отопителя, час;

· объем транспортной работы, т. км;

· пробег с грузом, км;

· количество ездок с грузом за смену;

· длительность работы специального оборудования, час;

· длительность работы битумного насоса, час;

· длительность работы гудронатора, час;

· длительность работы подогревателя цистерны, час;

· количество заполнений и сливов цистерны, шт.;

· количество загрузок и обдувов цистерны, шт.;

· длительность работы двигателя со спец. агрегатами, мин.;

· длительность работы двигателя в стационарном режиме без нагрузки, мин.;

· количество погруженных и разгруженных комплектов контейнеров, шт.;

· расход топлива, л;

· средний расход топлива, л/100 км.

Анализируемые параметры для отчета об отработанном времени и заработной плате водителей:

· отработано часов;

· заработная плата, руб.

1.6.7 Сервис

Сервисные возможности программы вызываются из меню «Сервис» и включают в себя:

· основные настройки программы;

· настройку печати путевых листов;

· импорт справочника `Автотранспорт' из файла Excel.

Основные настройки программы содержат:

· название организации;

· адрес организации;

· телефоны;

· основной регион;

· основной тип автомобиля;

· дата подтверждения записи путевых листов;

· период журнала путевых листов при запуске программы (текущий месяц или текущий день);

· флаг использования зимней надбавки для расчета нормируемого расхода топлива при простоях с включенным двигателем;

· точность расчета расхода топлива (число знаков дробной части).

Настройка печати путевых листов включает:

· Названия файлов-шаблонов путевых листов (для открытия шаблона путевого листа кликните по имени файла);

· наименования шаблонов реквизитов путевых листов.

Для импорта справочника `Автотранспорт' из файла Excel необходимо:

· выбрть файл нужного формата;

· ввести номер строки, с которой начинать импорт;

· установить значения по умолчанию для отсутствующих реквизитов;

· нажать кнопку «Импорт».

1.6.8 Просмотр нормативной базы

Для просмотра информации из нормативной базы данных необходимо использовать меню «Нормативная база» и закладки «Нормы расхода топлива», «Нормы расхода масел и смазок», «Нормы расхода топлива на обогрев» и «Значения зимних надбавок».

автоматизированная информационная система автотранспортный

1.6.9 Просмотр справочной информации

Для просмотра дополнительной справочной информации используйте меню «Помощь» следующие разделы:

· примеры расчета расхода топлива;

· полный текст руководящего документа «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»;

· нормы эксплуатационного пробега шин;

· правила дорожного движения РФ, включая «Основные положения по допуску транспортных средств к эксплуатации».

1.6.10 Работа с календарем

Для быстрого выбора месяца необходимо кликнуть по названию месяца, для быстрого выбора года необходимо кликнуть по году:

1.6.11 Выбор периода в журналах и отчетах

При выборе периодичности - год, квартал, месяц, день, - первоначально устанавливается период, соответствующий системной дате компьютера (текущий год, текущий квартал, текущий месяц или текущая дата).

При смене периода кнопками «<» и «>» устанавливается предыдущий/следующий период относительно начальной даты.

1.6.12 Ведение нескольких баз данных на одном компьютере

Для работы с несколькими базами данных:

1. Скопируйте установленную папку программы (по умолчанию "C:\KorsSoft\MiniTra") в любой другой каталог на любом логическом диске компьютера.

2. Для вывода ярлыка запуска новой базы на рабочий стол правой кнопкой мыши отправьте файл "minitra.exe" из созданного каталога на рабочий стол (создать ярлык).

3. В меню "Сервис-Основные настройки программы" для созданной базы введите название организации.

4. При необходимости создания дополнительных баз повторите пункты 1-3.

2. ФОРМИРОВАНИЕ ТРЕБОВАНИЙ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ К СИСТЕМЕ

2.1 Общее назначение АИС

АИС Мини-Автопредприятие предназначена для решения следующих задач:

• учет автотранспорта (включая паспорт транспортного средства);

• учет и корректировка норм расхода топлива автомобильного подвижного состава общего назначения и специальных автомобилей;

• расчет нормативного расхода топлива и смазочных материалов с учетом поправочных коэффициентов;

• учет списочного состава (с фотографиями) сотрудников и работы водителей;

• учет клиентов, объектов и маршрутов (с расчетом протяженности маршрута);

• учет путевых листов всех видов автотранспорта (с возможностью создания пользовательских шаблонов путевых листов);

• поддержка типовых форм документов для учета на Автопредприятиях;

• поддержка актуальной нормативной базы;

• формирование аналитических отчетов и диаграмм;

• просмотр и печать дополнительной справочной информации (нормы эксплуатационного пробега шин; ПДД; положение по допуску транспортных средств к эксплуатации);

• ведение неограниченного числа баз данных на одном компьютере.

Ниже на рис. 2.1. в графическом виде представлена задача первоначального заполнения информационной базы раздела «Автотранспорт».

Рис.2.1- Схема первоначального заполнения информационной базы раздела «Автотранспорт»

2.2 Состав возможных пользователей АИС